Где хранить документы дома: Как хранить важные документы в квартире — Roomble.com

Содержание

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации

, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у

Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

 

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега

Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

  

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

 

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

 

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

 

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах».

Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

 

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома :: BusinessMan.ru

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

  • На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
  • Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
  • Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
  • Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
  • Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
  • Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
  • Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
  • Фотографии. Их надо поместить в конверт.
  • Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
  • Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

  • Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
  • Размеры, вес.
  • Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Существуют следующие виды сейфов:

  • Переносные. Могут применяться для дома, а также для различных организаций.
  • Компактные. Используются для хранения бланков, печатей, штампов, ключей, ценных вещей.
  • Огнестойкие. Применяются для секретных документов, считаются самыми безопасными, так как защищают все содержимое.
  • Вместительные. Используются в крупных фирмах, где работает много людей.

Перед выпуском сейфы проходят испытания на прочность. Обычно их изготавливают их материалов, которые защитят бумаги от механических воздействий. Цена приспособления зависит от технических характеристик и степени защиты.

Длительность хранения

Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.

Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.

Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.

Рекомендации

Каждое место хранения документов имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы все бумаги были в порядке, нужно учитывать следующие правила:

  • Чтобы не испортить документы, их следует хранить далеко от воды и солнца.
  • Желательно создать папку с ксерокопиями ценных бумаг, и передать ее родственникам или другим надежным лицам. Также необходимо оставить документы в электронном виде на флешке. Это позволит быстро восстановить оригиналы в случае повреждения.
  • Дома не нужно хранить амбулаторную карту, так как это считается нарушением закона РФ. Она признана юридическим документом, ее оставляют в регистратуре больницы.
  • Так как чеки со временем выцветают, при крупных покупках их желательно ксерокопировать.
  • Нежелательно хранить дома ненужные рекламы, газеты, визитки. Бумаги необходимо сразу сортировать, а также помещать в надежные места.
  • Чтобы документация была в порядке, нужно ежегодно выполнять их ревизию. Все ненужное надо выбрасывать, а остальное помещать для дальнейшего хранения.

Хранить документы дома можно разными способами. Из всех имеющихся непременно получится выбрать наиболее подходящий. Важно помнить не только о безопасности, но и о доступности бумаг. Если их правильно разместить, то всегда нужный документ будет под рукой.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

  • Документы не разобраны за целый год
  • Документы хранятся не в одном месте
  • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

  • несколько папок с файлами,
  • три канцелярских папки с кольцами,
  • несколько скоросшивателей,
  • большая папка на замке для важных документов,
  • много файлов,
  • папки пластиковые разных цветов и размеров,
  • наклейки для идентификации,
  • один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

  • нежелательная почта – такой не было
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
  • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
  • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

  1. документы, которые я ношу всегда с собой
  2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
  3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

 

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома — это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

  • Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
  • Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
  • Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
  • Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
  • Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Похожие статьи:

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

к содержанию ↑

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

к содержанию ↑

Полезные советы и рекомендации

  • Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
  • Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
  • Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
  • Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
  • Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
  • Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Как хранить важные документы и семейные архивы — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Как хранить документы ребенка и не только. Личный опыт

Документы сопровождают каждого человека всю его жизнь, начиная от рождения. Со временем многие процессы, в том числе большая часть документов, перейдут в электронные варианты, а пока этого не произошло, стоит подумать и организовать хранение документов так, чтоб можно было легко и быстро найти нужные.

Как и где хранить документы дома

  1. Первым делом разобрать детские документы. Для хранения можно использовать папку, обязательно ее подписать. Но для удобства можно такой органайзер для хранения документов дома купить. Красивая папка с карманами, в которые можно поместить только самые-самые важные документы, например: свидетельство о рождении, подтверждение регистрации места проживания, ИНН, загранпаспорт.
  2. Купить специальный портфель с большим количеством отделений. Остальные важные документы ребенка и других членов семьи поделить на категории: паспорта, дипломы, удостоверения, медицинские справки/карты/снимки и т.п. Каждую из них подписать, и разложить документы согласно категориям в портфель. Чтоб найти один из документов, достаточно просто заглянуть в нужное отделение.
  3. Использовать скоросшиватель и папку с кольцами, когда в скоросшиватель не будет вмещаться.  В скоросшивателе хранить: чеки на крупные покупки, гарантийные талоны, инструкции и т.п. На каждый товар — отдельный файл. И в нем все, что касается именно этой покупки: болтики, гаечки, не крупные проводки и т.п. Таким образом, можно легко и быстро найти инструкцию к блендеру или переходник к телевизору.
  4. Если в портфель, скоросшиватель или папку не вмещаются документы, решить эту задачу легко. Нужно приобрести еще один портфель/скоросшиватель/папку. Главное, чтоб все документы хранились по местам согласно своей категории.

Есть еще много других удобных вариантов хранения документов. Спроси, как хранят документы подруги, знакомые, родственники, поищи в Интернете. Рекомендации, которые даны в этой статье, это личный опыт и система, удобная для меня на данном этапе жизни.
 
«История человечества может предстать в искажённом виде только потому, что раньше люди не могли достаточно бережно хранить документы». Тур Хейердал, норвежский археолог, путешественник и писатель.


Автор: Нинель Любимова, мастер скрапбукинга
Фото автора

Как хранить важные документы в Интернете и дома

Cake ценит честность и прозрачность. Мы следуем строгому процессу редактирования, чтобы предоставить вам наилучший контент. Мы также можем получать комиссию от покупок, сделанных по партнерским ссылкам. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Узнайте больше в нашей информации об аффилированных лицах.

Если вы хоть немного похожи на обычного человека, скорее всего, у вас дома разбросаны стопки документов (или свалены в кучу).Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

Перейти к этим разделам:

Вам может быть интересно, что произойдет, если вам нужно будет быстро получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

Лучший способ убедиться, что вы можете найти важные личные и домашние документы, — это создать надежную систему. Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

На всякий случай поделитесь последними пожеланиями.

Создайте бесплатный профиль для планирования ухода из жизни Cake и мгновенно делитесь своими решениями о здоровье, юриспруденции, похоронах и наследстве с любимым человеком.

Шаг 1. Соберите документы

Первый шаг — выяснить, какие документы необходимы, и отследить их. Это может быть легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, так как вам, возможно, придется поискать несколько ключевых элементов повсюду.

Если вы потеряли какой-либо из ваших обязательных документов, вы обычно можете запросить новый.Однако этот процесс может занять много времени, и вы хотите начать как можно скорее.

Итак, какие самые важные документы нужно иметь дома и надежно хранить в Интернете?

Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое: 

  • Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального страхования, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания о жизни, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и предварительные распоряжения, а также свидетельство о смерти
  • Документация на транспортное средство: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту 
  • Жилищная документация: Заявление об ипотеке или договоры доверительного управления и договоры аренды
  • Доход: Платежные квитанции и государственные пособия (включая социальное обеспечение, помощь ветеранам и т. д.)
  • Здравоохранение: Карта медицинского страхования, выписки со сберегательного счета и недавние медицинские записи
  • Активы и сбережения: Профессиональная оценка имущества, выписки по пенсионным счетам, выписки по инвестиционным счетам, а также выписки банков и кредитных союзов
  • Долги и обязательства: Выплаты по студенческим кредитам и алименты и выплаты на содержание детей
  • Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларация по налогу на имущество и налоговая декларация по личному имуществу

Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

Хранение важных документов в Интернете может показаться настоящей находкой.Тем не менее, вы должны быть осторожны при выборе и использовании платформы онлайн-хранилища.

Взлом данных становится все более и более распространенным явлением, поскольку крупные компании перебарщивают с головой и перерастают свои возможности безопасного хранения данных. Кроме того, многие сайты для хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, а это означает, что ваша личная медицинская информация может подвергаться риску.

С помощью Cake вы можете создать план на конец жизни, чтобы поделиться с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности.Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы любой, с кем вы делитесь ими, имел к ним доступ, когда и когда им это нужно.

В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных, мы также рекомендуем хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях. Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

Так как же сделать резервные копии всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть длительным.

Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и сколько вы хотите загрузить.

Получить доступ к сканеру

Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или подключение к компьютеру. Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, скорее всего, не подойдет для этого проекта.

Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас.Многие центры доставки и пункты канцелярских товаров предлагают услуги сканирования собственными силами. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно, или вы можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

Сделай сам или заплати за услугу сканирования

Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например ваш номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

В большинстве этих мест можно сканировать документы на компакт-диск или флэш-накопитель, чтобы взять их с собой. Вам нужно найти тот, который делает.

Загрузите свои документы

Когда у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

Также рекомендуется хранить флешку или компакт-диск в защищенном месте, где вы сможете легко их найти.

Вы даже можете сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, просто для дополнительной безопасности.

Шаг 4. Поместите копии в безопасный контейнер

Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все еще нужно хранить бумажные копии многих ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, вам также необходимо хранить их в безопасном месте.

Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: надежное домашнее хранилище документов или сейф (или оба варианта).

Сейф для хранения документов

Многие люди хранят копии наиболее важных бумажных документов или цифровых устройств хранения в банковских сейфах.

Вы можете использовать этот метод для хранения своего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно будет обращаться очень часто.

Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем регионе. Вам нужно будет платить ежемесячную арендную ставку, чтобы поддерживать коробку.

Если вы пойдете по этому пути, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

Если у вас есть ключ от ящика, храните его в безопасном месте дома, где кто-нибудь может найти его, если понадобится.Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к банковской ячейке в цифровое хранилище резервных копий. Вся эта информация может быть частью вашего письма с инструкциями.

Домашнее хранилище для документов

Независимо от того, решите ли вы арендовать сейф, вам также необходимо установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на случай, если вам понадобится обратиться к ним за важной информацией.

Сюда входят платежные квитанции, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах.Кроме того, вы часто будете добавлять новые документы и выбрасывать старые, поскольку они вам больше не нужны (см. «Как долго хранить ваши документы» ниже).

Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения: 

  • Приобретение контейнеров. При установке домашнего хранилища выбирайте водонепроницаемые и огнеупорные ящики для файлов. Для таких документов, как платежные квитанции, вам может не потребоваться высокий уровень безопасности. Однако для такой информации, как карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить эти документы в запертом, воздухонепроницаемом и водонепроницаемом/огнестойком контейнере.
  • Выбор места. Храните коробки для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши файловые ящики пожаро- и водонепроницаемы, изменения температуры и влажности могут повлиять на наиболее важные документы.
  • Ламинирование ключевых документов. Если вы хотите сделать еще один шаг, вы можете заламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся на долгие годы.
  • Предоставление доступа. Как и в случае с вашим сейфом, не забудьте включить информацию о том, как получить доступ к вашим ящикам для хранения и местонахождению любых ключей в онлайн-хранилище резервных копий или в другом безопасном месте.

Шаг 5. Как заменить важные документы

Происходят несчастные случаи. Люди переезжают, вещи выметаются вместе с мусором, а иногда документы просто исчезают. Нередко теряются важные документы, такие как налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карточка социального страхования.

К счастью, есть способы заменить эти документы и начать новую жизнь, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы: 

.
  • Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального обеспечения, вам необходимо обратиться в отдел записи актов гражданского состояния вашего штата.
  • Удостоверение личности: Если вы потеряете свои водительские права, обратитесь в DMV по месту жительства.
  • Паспорт: Немедленно сообщите в Государственный департамент, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
  • Карта постоянного жителя (зеленая карта): Если вы потеряете свою грин-карту, подайте заявление на ее замену в Службу гражданства и иммиграции США.
  • Налоговая отчетность: Если вам нужна копия формы W-2 или документа о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это все тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

Упрощение хранения документов

Начало работы с хранением важных документов поначалу может показаться сложной задачей. Но как только вы соберете все в порядке, вы сможете вздохнуть с облегчением.

Все ваши важные документы будут там, где их легко найти. И, что самое приятное, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и платежные квитанции 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

Совет по последующему планированию: Если вы являетесь душеприказчиком умершего любимого человека, вам будет сложно справиться как с эмоциональными, так и с техническими аспектами его незавершенного дела, не имея возможности организовать свой процесс. У нас есть контрольный список после потери, который поможет вам обеспечить заботу о семье, имуществе и других делах вашего близкого человека.



Источники

  1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовых отчетов». FDIC.www.fdic.gov/news/conferences/affordable/hcachecklist.pdf
  2. «Получить расшифровку». IRS. www.irs.gov/individuals/get-transcript
  3. «Замените записи актов гражданского состояния». USA.gov. www.usa.gov/replace-vital-documents
  4. «Замена грин-карты». USCIS. www.uscis.gov/green-card/after-green-card-granted/replace-a-green-card
  5. «Куда писать записи актов гражданского состояния». CDC. www.cdc.gov/nchs/w2w/index.htm
  6. «США Госдепартамент.» USA.gov. www.usa.gov/federal-agencies/u-s-department-of-state
  7. «Как долго я должен хранить записи?» IRS.10 июля 2019 г. www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records

Как упорядочить документы и легко их хранить

Если вы хотите добиться успеха в жизни, важно быть организованным, особенно когда дело касается бумажной работы. Чтобы хорошо жить, нужно научиться правильно получать, отслеживать, хранить и даже уничтожать очень важные или конфиденциальные документы. Но если ваши бумаги в беспорядке, вы, скорее всего, пропустите или потеряете важные документы.Первый шаг к тому, чтобы быть ответственным за бумажную работу, — это научиться упорядочивать бумаги.

На самом деле мы опробовали довольно много методологий и стратегий: Мари Кондо, папки для щекотки, картотечные шкафы, подвесные папки, корзины для бумаг и так далее. Наконец-то мы нашли потрясающую стратегию, которая оптимизирует как ваше время, так и ваше пространство. Читайте наши советы.

Как организовать документы дома

В качестве первого шага мы возьмем пример с Мари Кондо. При организации чего-либо одним из первых шагов, которые она рекомендует, является сбор всех ваших вещей вместе.Так что в данном случае это означает сбор всех ваших документов, где бы они ни находились. Подойдите к своему письменному столу, обеденному столу, журнальному столику у входной двери, да, даже к тем, что стоят на холодильнике, и к тому, что вы сейчас храните.

Затем настройте зону подготовки. Где вы хотите поселиться и пройти через все это? Выберите место, удобное для выполнения задачи и хорошо освещенное. Возможно, вы захотите выбрать свое место перед тем, как собирать документы, но это немного рискованно, так как вы можете не предусмотреть все необходимое место.Сделайте это приятным. Возьмите напиток, зажгите свечу (вдали от газет!) и включите хорошую музыку.

В-третьих, начните сортировать бумаги или папки следующим образом. (Если что-то уже отсортировано, вам не нужно вытаскивать отдельные бумаги, просто потяните и переместите бумаги в группы или папки, в которых они уже есть.)

Важные документы — это будут документы, которые вам нужны хранить в течение 7 лет и более. Итак, ваши свидетельства о рождении, старые налоговые отчеты, юридические документы, гарантии и т. д.

Годовые документы — Есть документы, которые вам нужно использовать в следующем году в какой-то момент или которые нужно хранить около года, прежде чем выбросить или перейти на долгосрочную перспективу. Таким образом, это могут быть налоговые документы за этот год, информация, относящаяся к школе для ваших детей и т. д.

Справочник предметов. Поместите сюда все, что вам нужно проверить или использовать в неопределенное время. Так что для меня это инструкции, журналы, купоны, квитанции и персонализированная информация — например, результаты анализов, медицинские карты и т. д.

Сентиментальный . Эти предметы вы храните только потому, что они имеют для вас какое-то личное значение. Сюда можно положить открытки, письма, детские рисунки и т. д.

Выбросить . Если вы следуете Мари Кондо, ее эмпирическое правило — «отбросить все». Конечно, если бы вы это уже сделали, вы бы сейчас не читали это здесь. Все это говорит о том, что стоит быть агрессивным, когда вы наводите порядок. Имейте в виду, что большинство руководств и многое другое можно найти или перепечатать при необходимости.

Теперь, когда мы разобрались с большой стопкой, неплохо было бы работать с каждой категорией бумаг по-разному. Наши предложения о том, что делать с каждой группой, приведены ниже.

Как организовать важные документы

Этот пост содержит партнерские ссылки. Мы зарабатываем комиссионные для поддержки нуждающейся молодежи, если вы совершаете покупки по ссылкам на этой странице. Ознакомьтесь с полной информацией об аффилированных лицах здесь.

Даже если вы собрали все документы, которые у вас есть, это не значит, что у вас есть все необходимые документы.Важные документы — это единственная категория, которую мы рекомендуем добавлять по ходу дела.

Важные документы

У вас есть все необходимые документы и знаете ли вы, как их хранить? Каковы предметы первой необходимости? Мы считаем, что следующие документы являются наиболее важными.

Документы, удостоверяющие личность
  1. Заверенная копия свидетельства о рождении
  2. Карточка социального обеспечения
  3. Информация о медицинском страховании
  4. Медицинские карты
  5. Паспорт, если он у вас есть
  6. Водительские права или удостоверение личности государственного образца* Личные документы
    1. Документы об образовании
    2. Справки об иммунизации/аллергии
    3. Документы о регистрации/владении транспортным средством
    4. Доказательство страхования транспортного средства
    5. Кредитные отчеты. , чтобы убедиться, что их личность не была украдена.Почему нет? Это бесплатно.

    Загрузите наше руководство на Etsy, которое поможет вам разобраться с конкретными документами и навести порядок! Это всего 2,99 доллара США, но только за посещение нашего сайта сегодня вы можете получить половину скидки с кодом купона = SUCCESS50. Правильно, всего 1,50 доллара. Более того, все доходы от продаж идут на благотворительность!

    Документы, необходимые для приемной молодежи

    Здесь, в «Доме семьи Наконец», мы обслуживаем молодежь, выходящую из приемных семей. Слишком многим молодым людям не хватает документов, необходимых для успеха.Чтобы получить доступ ко всем ресурсам, доступным им после ухода, приемной молодежи важно получить дополнительные документы.

    Если это вы, читайте дальше. Вы имеете право на свои записи. Американская ассоциация юристов рекомендует предоставить молодому взрослому, выходящему из системы, следующую дополнительную документацию:

    1. Письмо с указанием дат, когда молодой человек находился под юрисдикцией суда Требования к документам о финансовой помощи
    2. Документация о медицинском страховании несовершеннолетнего или Medicaid
    3. Документация о медицинской доверенности на несовершеннолетнего
    4. Доказательство гражданства несовершеннолетнего или законного проживания несовершеннолетнему лицу о возвращении под опеку, включая заполненный образец ходатайства  
    5. Четкие и соответствующие возрасту письменные инструкции о процессе подачи документов для доступа к их делу
    6. Свидетельства о смерти родителей подростка ИЛИ приказы о лишении родительских прав

    Кроме того, Американская ассоциация юристов рекомендует получение по решению суда, если это необходимо:

    1. Все документы об образовании подростка  
    2. Полные данные о состоянии здоровья и психическом здоровье подростка

    На веб-сайте омбудсмена штата Калифорния по опеке в приемных семьях есть список ссылок, которые помогут вам найти их.

    Как хранить важные документы

    После того, как вы идентифицировали и собрали важные документы, пришло время упорядочить их так, чтобы их было легко найти, но безопасно.

    Safewise рекомендует помещать каждый важный документ в пластиковый пакет, чтобы защитить его от проливания. Затем они рекомендуют поместить их в банковскую ячейку, домашний сейф (например, в Walmart) или запертый картотечный шкаф.

    Важно также быть готовым к неожиданностям, особенно если вы находитесь в зоне стихийных бедствий — землетрясений, наводнений, пожаров и т. д.Вам нужна резервная копия. Вы можете перейти на цифровой формат или создать «go-файл». Чтобы сделать «начальный файл», сделайте копии самых важных документов и поместите их в безопасный, но удобный для переноски контейнер. Я предпочитаю пластиковые, которые могут помочь защитить от воды.

    Если вы предпочитаете цифровое или онлайн-хранилище , существуют различные риски, но вы получаете преимущество в виде возможности доступа к своим документам, когда вы находитесь вдали от дома. У Leavitt Group есть отличные идеи о том, как оцифровать ваши личные документы.

    Как избавиться от конфиденциальной информации

    Вы можете найти важные документы, которые не хотите хранить. Не выбрасывайте их в мусор или на переработку. Любые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуют надлежащей утилизации .

    Автор Safewise Хиллари Джонстон рекомендует использовать измельчитель . ​»Не реже одного раза в месяц уничтожайте квитанции, предложения по кредитным картам, банковские выписки, кредитные карты с истекшим сроком действия и платежи за коммунальные услуги, которые вам больше не нужны.

    Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, в которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и/или имя, скорее всего, там, и преступники могут использовать это в своих интересах».

    Все, что не является конфиденциальным в вашей стопке отходов, почти всегда может быть помещено в мусорную корзину, которую мы рекомендуем вам держать под рукой рядом с измельчителем, когда вы расхламляете свои бумаги.

    Как организовать документы без шкафа для документов

    Шкафы для документов большие, громоздкие и редко имеют нужный размер.Вот почему для остальных ваших документов, которые вы планируете хранить, мы считаем, что лучше всего придерживаться корзин. Они могут быть пластиковыми, тканевыми или какими угодно. Просто выберите что-то легко транспортируемое и что вы можете уменьшить или увеличить по мере необходимости.

    Хотя для каждой категории можно использовать подборки одного стиля, мы обнаружили, что некоторые подборки лучше подходят для определенных типов документов.

    Как хранить ежегодные отчеты

    Напоминаем, что ваши ежегодные отчеты — это документы, которые вы будете либо выбрасывать, либо помещать в важные документы примерно раз в год.Например, вы можете хранить там все наши документы, связанные с налогами, до тех пор, пока не придет время уплаты налогов. После того, как вы уплатили налоги, переместите их в корзину для важных документов.


    Чтобы сделать жизнь еще проще, обязательно пометьте внешнюю сторону корзины категорией находящихся в ней бумаг.

    Хранение справочных документов

    Поскольку вы, вероятно, будете обращаться к своим справочным документам чаще, чем к любой другой категории, вы можете хранить их по-другому. Вы хотите, чтобы к ним был легкий доступ. Вы можете поместить их в декоративную папку или корзину, чтобы они лучше смотрелись на прилавке или книжной полке.Или вы можете хранить его в шкафу в такой же корзине. Это действительно о предпочтениях.

    Еженедельные газеты

    Подождите, еженедельно? Я знаю, мы не упоминали об этом. Тем не менее, мы рекомендуем получить коробку. Эта категория раньше не появлялась, потому что туда почти ничего не должно попадать. По сути, это будет ваш почтовый ящик, который вы просматриваете, как вы уже догадались, еженедельно. Мы рекомендуем помещать их прямо в коробку без папок. Вы хотите, чтобы было легко бросать бумаги и убирать.(Мы держим свои в шкафу у входной двери).

    Модификация A
    Если вам действительно нужно, вы можете попробовать использовать две папки. Один для купонов и один для товаров с высоким приоритетом.

    Поскольку срок действия купонов истекает быстрее всего, вы можете захотеть, чтобы папка с купонами помещалась в эту еженедельную папку. Это поможет напомнить вам, что они у вас есть, и проверить их срок действия.

    Элементы с высоким приоритетом должны быть отфильтрованы сразу. Если вы получаете что-то очень важное, например счет, мы рекомендуем бросить его прямо в красную папку, чтобы оно оставалось отдельно и его было легко определить как важное.

    Как хранить детские документы и другие сентиментальные документы

    Сентиментальные документы под руководством Мари Кондо относятся к сентиментальным материалам, а не к документам, и мы согласны с ней. Вряд ли какая-либо другая категория работ так сильно тронет ваши эмоции.

    Что касается их фильтрации или выяснения того, что выбрасывать, мы рекомендуем использовать ее руководство, изложенное в книге «Магия уборки, изменяющая жизнь». И мы не рекомендуем делать это в рамках дня сортировки бумаги.

    Пока, а то и позже, скорее всего, выберу большой защитный бункер.Большой, потому что сентиментальные предметы, особенно детские художественные проекты, редко имеют стандартный размер бумаги.

    Мы используем этот прозрачный пластиковый контейнер объемом 64 литра с защелкивающейся крышкой. Он сохраняет наши сувениры в целости и сохранности, позволяя легко идентифицировать содержимое коробки. Однако мы по-прежнему используем меловой маркер сбоку для максимальной ясности.

    Некоторые заключительные мысли по систематизации документов

    Реорганизация документов может быть утомительной, поэтому либо выделите много времени, чтобы действительно просмотреть все это, либо разделите их на части.Но если вы решите «брать это по частям», запланируйте его и будьте последовательны, иначе вы рискуете допустить, что куча «необходимых для упорядочения» бумаг станет слишком большой.

    Получите наш удобный путеводитель на Etsy! Получите скидку 50% с кодом купона = SUCCESS50.

    Одна из целей этого блога – помочь молодежи стать успешными независимыми взрослыми. Миссия  Семейных домов наконец –  – оказать поддержку тем приемным детям, у которых нет семьи или дома, чтобы они могли успешно перейти во взрослую жизнь  .

    Если вам нужны дополнительные советы о том, как организовать себя для достижения успеха, ознакомьтесь с:

    Как организовать себя дома

    Как разумно управлять своим временем

    Как добиться успеха в жизни — 10 мощных ключей

    Как творить и Управление цифровыми семейными документами

    В чрезвычайной ситуации последнее, что вам нужно делать, это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые вам могут когда-либо понадобиться, должны быть легко доступны и легко доступны.Как ты это делаешь?

    Лучший способ держать важные документы под рукой — это отказаться от бумаги, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в месте, откуда их можно будет получить с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы не можете сделать и цифровую копию. Есть так много преимуществ для этого.

    Во-первых, вы получаете резервную копию, которая невероятно полезна, если что-то случится с оригиналами.Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное подключение к Интернету. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не продираться сквозь стопки бумаги. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, который в нем нуждается, чем отправлять факсы или ксерокопии.

    Какие важные семейные документы вы, возможно, захотите оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, чтобы их было легко найти и чтобы они всегда были доступны, когда они вам нужны?

    Примеры документов для оцифровки

    Вам не нужно оцифровывать все подряд.Хотя может быть некоторая потенциальная ценность в сохранении каждого счета за коммунальные услуги или каждой выписки по кредитной карте, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего онлайн-счета в банке или у поставщика коммунальных услуг?

    Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно было бы полезно иметь резервную копию. Вот некоторые примеры:

    • Документы, связанные с существенными изменениями в жизни: свидетельство о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; Сертификаты и формы иммиграции

    • Паспорта, водительских лицензий и удостоверения личности

    • Отчеты о здравоохранении, включая записи о вакцинах и иммунизации

    • ПЭТ -записи

    • ОФИЦИАЛЬНЫЕ ОБРАЗОВАНИЕ Транскрипты и сертификаты выпускников

    • ОФИЦИАЛЬНЫЕ ОБРАЗОВЫ документы на собственность

    • Договоры аренды и займа

    • Налоговые декларации

    Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса сканирования и сохранения.С документом вам не нужно изображение с высоким разрешением, но с фотографиями вам нужно. Кроме того, с фотографиями вы должны учитывать цвет, оттенок сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

    Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они являются антиквариатом или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. Для любых чрезвычайно деликатных или ценных документов подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивариусу или прочитать несколько советов из Национального архива США.

    Как оцифровать важные документы

    Сначала рассмотрим, как отсканировать документ и преобразовать его в электронный файл.

    Вам не нужен настольный сканер, чтобы получить профессиональные результаты. Все, что вам нужно, — это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (т. е. если у вас белая бумага, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

    Для сканирования документа:

    1. Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно освещения.Нахождение возле окна в дневное время очень помогает.

    2. Положите документ горизонтально. Большинство приложений для сканирования исправляют незначительные дефекты, такие как складки и загнутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

    3. Запустите приложение для сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение краев, если вы прилагаете разумные усилия, чтобы обрамить страницу в направляющих на экране.

    4. Большинство приложений автоматически сканируют страницу, но в некоторых случаях для завершения сканирования может потребоваться коснуться ее.Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

    Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens — два замечательных примера. В облачное хранилище и приложения для создания заметок (которые, возможно, у вас уже есть) включено сканирование документов. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

    Если вы хотите иметь возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам потребуется приложение для сканирования, включающее распознавание символов и преобразование в редактируемый текст.

    Где безопасно хранить документы

    Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, например Google Drive или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать этот же сервис для хранения ваших семейных документов.

    В решениях для облачного хранения нет недостатка. Все упомянутые варианты — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — вполне хороши. Самое главное, поскольку они очень популярны, приложения для сканирования часто дают вам возможность экспортировать ваши оцифрованные документы непосредственно в них; или они предлагают свою собственную встроенную функцию сканирования.

    Рекомендовано нашими редакторами

    Какой бы сервис вы ни выбрали, убедитесь, что он шифрует ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. Менеджер паролей — ваш лучший друг в этом отношении.

    Как упорядочить цифровые семейные документы

    В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать ряд папок и подпапок в службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают с одного пути сортировки и организации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

    Итак, быстрый и простой способ сделать это по годам. Для начала создайте 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки с названиями 2020, 2019, 2018 и так далее. Как только вы достигнете 11 лет назад, добавьте «и старше» (или что-то подобное) к имени папки. Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

    Теперь вы можете рассортировать цифровые документы по папкам и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограмм используйте последний год посещения школы.Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 года» или «Медицинские карты 2019 года».

    А имена файлов? Я считаю, что имеет смысл дать файлу хорошее имя при первом его сканировании, обычно потому, что я сканирую документ по какой-то причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о прививках, я даю этому файлу четкое название перед отправкой.

    Если вы одновременно сканируете огромные пакеты документов, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, которые помогут вам разобраться в том, что у вас есть.Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы будут в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

    Помните о своей цели

    Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть создание резервной копии на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может заключаться в том, чтобы сделать файлы легко доступными в следующий раз, когда вам нужно будет отправить их кому-то другому.Помните о своей цели, чтобы направлять вас, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Пока вы помните об этом, вы можете легко справиться с этим проектом и получить отличные результаты.

    Нравится то, что вы читаете?

    Подпишитесь на информационный бюллетень Tips & Tricks , чтобы получить советы экспертов, чтобы получить максимальную отдачу от вашей технологии.

    Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности.Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

    20 личных важных документов для безопасного хранения

    Sabrina Quairoli Этот блог использует файлы cookie. Он также имеет партнерские ссылки. Мы получаем доход от спонсорского контента.

    ****Подробности см. в разделе «Политика раскрытия информации и файлы cookie».****

    Вы когда-нибудь смотрели на важный документ и, ища его, чувствуя тревогу и стресс, вы говорили себе: «Куда я положил этот документ? Не могу поверить, что не могу его найти! документы и храните их в надежном месте!» А после того, как ситуация пройдет, вы никогда не успеете собрать соответствующие важные документы на хранение, потому что это займет слишком много времени или энергии.

    В недавнем исследовании Caring.com 58% взрослых американцев признались, что не создавали завещаний и трастов. Узнайте больше о ошеломляющей статистике. Собрав вместе все эти важные документы, вы действительно сможете увидеть, что у вас есть, а чего нет. В результате он быстро узнает отсутствующие документные задачи.

    Ниже приведен список изображений важных документов, которые помогут вам в этом.

    Личные документы нужно хранить в надежном месте

    Вот документы, которые нужно хранить бессрочно:

    Документы об усыновлении
    Право собственности на автомобиль/грузовик
    Свидетельство о рождении
    Текущие документы и ипотека
    Текущие страховые полисы (жизни, дома, арендатора, автомобиля и т. д…)
    свидетельство о смерти
    Развод указы
    Соответствующие медицинские документы
    Lease документы
    лицензия Брак
    Военные Делопроизводство
    Натурализация / Гражданство Делопроизводство
    Старые водительские права
    Паспорта (старый и новый)
    Патенты и авторские права
    Карты социального обеспечения
    Заявления о социальном обеспечении для выхода на пенсию
    Акции и сертификаты облигаций
    Налоговые декларации
    Wills (Living Will of Attony, Attony, Attony, Attony, Attony, Attony, Attony, Attony. и т. д.)

    Изображение ниже также относится к этому списку. Не стесняйтесь поделиться им с семьей и друзьями. Это деликатный способ напомнить им, что им нужно позаботиться о задачах.

    Где хранить эти важные документы?

    Эти документы следует хранить неограниченное время в безопасном и сухом месте, например, в сейфе банка или в несгораемом сейфе в вашем доме.

    Если вы хотите хранить его в сейфе, купите ящик достаточного размера, чтобы в него поместилась папка-аккордеон.Таким образом, вы можете добавить упорядоченные документы в папку-аккордеон и хранить всю папку в сейфе. Меньший пластиковый с большим количеством вкладок работает хорошо. (Ссылки ниже взяты с Amazon, и я получу небольшую комиссию, если вы перейдете по ссылке и купите.) 

    Если вы не хотите тратить деньги на банковскую ячейку, вы можете купить сейф для хранения этих документов.

    Посетите наш пост «Сделай сам», в котором показано, как упорядочить важные документы в несгораемом сейфе.

    В этот несгораемый сейф можно также добавить расширяемые карманные папки. Он поддерживает порядок без использования подвесных папок, которые со временем могут сломаться. Посмотрите на эти изображения от Amazon Associates ниже для примера:

    Сделайте своим приоритетом сбор и знание того, где находятся эти предметы, чтобы позже, когда они вам понадобятся, вы могли быстро их найти. У меня много клиентов, которые не могут найти соответствующие документы, и им приходится платить за их замену или обходиться без документа.Потратив немного времени на сбор всех этих документов, вы сэкономите деньги и время не только себе, но и другим членам семьи, когда им нужно будет найти их после вашего ухода.

    Если вам нужна дополнительная информация о том, как упорядочить файлы длительного хранения, прочтите этот пост. Советы по организации долгосрочных файлов

    Если вы хотите узнать больше по этой теме, посетите эти сообщения ниже:

    Ведение документации
    Как долго я должен хранить записи?
    Какие документы следует уничтожить, а какие сохранить?
    Срок хранения налоговой отчетности и других документов

    Обратите внимание, что это партнерские ссылки через Amazon, и я без дополнительной платы заработаю партнерское вознаграждение, если вы решите совершить покупку.

    (посетили 8 327 раз, 61 посещение сегодня)

    Где мне хранить документы по планированию недвижимости?

    В моей практике планирования недвижимости мне часто задают одни и те же вопросы клиенты. На этой неделе я решил решить некоторые проблемы, которые возникают у моих клиентов по поводу хранения документов по планированию недвижимости.

     

     

    В. Где лучше всего хранить мои подписанные оригиналы документов по планированию недвижимости?

     A.  Лучшее место, вероятно, в банковской ячейке, потому что она защитит документы от кражи, пожара, случайной потери и большинства других видов повреждений или вреда.Однако потенциальная проблема заключается в том, чтобы открыть его после вашей смерти.

    Если вы решите хранить документы по планированию вашего имущества в сейфе, подумайте о том, чтобы указать члена семьи, вашего личного представителя или доверенное лицо в качестве совместного держателя на ящике. Это должно упростить дела после вашей смерти, потому что кто-то сможет без промедления попасть в ящик.

    Еще одно место, где можно хранить оригиналы документов по планированию имущества, — у юриста, который их составил. Однако я решил не сохранять оригиналы документов, опасаясь кражи, пожара, наводнения, урагана или другой потери документа.Кроме того, хранение сотен или тысяч оригиналов документов было бы непомерно дорогим.

    Многие люди хранят свои оригинальные документы по планированию недвижимости дома в надежном месте. Если у вас дома есть сейф, это может быть хорошим местом для их хранения. Имейте в виду, однако, что когда воры входят в ваш дом и обнаруживают запертый сейф, они часто берут весь сейф, думая, что найдут наличные деньги и драгоценности. Последнее, что им нужно, — это файл с вашими планировочными документами, но это одна из вещей, которую они получат, если вы будете хранить их в сейфе.Поэтому, если ваш сейф не прикручен к фундаменту вашего дома, возможно, это не лучшее место для хранения ваших оригиналов.

    Больше людей, чем вы ожидаете, хранят оригиналы завещаний и других документов по планированию недвижимости в воздухонепроницаемом пластиковом пакете на дне морозильной камеры. Морозильники хорошо изолированы и тяжелы, и способны противостоять пожарам, ураганам и торнадо. Кроме того, они не умирают и не уходят, и их крадут гораздо реже, чем домашние сейфы.

     

    В.Если чье-то завещание находится в сейфе в банке, когда он или она умирает, как вы можете получить к нему доступ?

    A. Есть два способа достать завещание из коробки.

    Проще всего, если в качестве совладельца коробки указано другое лицо. Этот человек может получить завещание без проблем и задержек.

    Другой вариант – обратиться в суд с требованием, чтобы судья назначил осмотр ящика. Если завещание будет найдено, оно будет направлено в суд. Это должно быть вариантом последней инстанции, потому что это занимает больше времени, требует подачи документов в суд и обычно требует услуг адвоката и связанных с этим судебных издержек.

     

    В. Должен ли я передавать копии моего завещания и других документов по планированию имущества моим детям и личным представителям моего имущества?

    A.  Для некоторых людей их документы по планированию имущества являются такой же конфиденциальной информацией, как и их декларации о подоходном налоге, и никому никогда не выдаются копии. Для других людей документы по планированию недвижимости ничем не отличаются от запасного ключа от дома, и каждому члену семьи, личному представителю и/или доверенному лицу, указанному в документах, выдается копия.

    Если вы относитесь к тому типу людей, которые ценят вашу конфиденциальность, которые не особенно доверяют своим детям, личному представителю или доверенному лицу, или если вы написали завещание или доверительное управление, которое не относится ко всем детям одинаково, то это может быть не так. хорошая идея раздать копии. Кроме того, у вас может быть больше денег, чем ожидают ваши дети, и в зависимости от того, как написано ваше завещание или траст, предоставление им копии может означать, что они слишком много узнают о вашем личном бизнесе.

    С другой стороны, если у вас достаточно открытые отношения со всеми вашими детьми, вы регулярно обсуждаете с ними финансы, и вы оставляете им свое имущество в равных долях, то действуйте и раздайте всем копии.Конечно, если вы решите изменить свое завещание или отзывное доверительное управление, вы должны обязательно предоставить всем тем же людям копии новых документов. Если вы этого не сделаете, то после вашей смерти могут возникнуть некоторые споры по поводу того, какой документ контролирует распоряжение вашим имуществом.

     

    В. Есть ли способ безопасного хранения моих документов в Интернете?

     

    А. Абсолютно! На самом деле, начиная с января, я буду предлагать эту услугу своим клиентам, занимающимся планированием недвижимости, через Docubank (еще один вариант — «Legacy Locker»), который поможет вам упростить вашу жизнь, объединяя, защищая и отслеживая ваши самые ценные личные, финансовые, юридические и медицинские данные в одном защищенном веб-сайте.

    Лучшее облачное хранилище документов 2022 года

    Лучшее облачное хранилище документов позволяет легко и просто управлять, систематизировать и синхронизировать сохраненные файлы и папки между вашими командами.

    Это особенно важно в современном мире, где решения для облачного хранения документов предлагают простой способ сохранения всех ваших файлов, папок, таких как документы и изображения. Это сделано не только для защиты от отказа жесткого диска или других подобных проблем, но также позволяет пользователям получать доступ к тем же файлам на ходу с мобильного устройства.

    Кроме того, рост числа инструментов для совместной работы означает, что документам, хранящимся в облаке, могут быть предоставлены права доступа, позволяющие обмениваться файлами с членами команды, что помогает повысить эффективность работы в офисе. Это может быть особенно актуально для внесения и редактирования офисных документов, программного обеспечения для управления проектами, CRM или платформ для повышения производительности сотрудников.


    Некоторые программные приложения в любом случае сохранят ваши данные в облаке, но предоставляют возможность использовать собственные службы или интеграцию с поставщиком облачного хранилища.Google Chromebook продается по принципу сохранения всей вашей работы и документов в облаке.

    Тот факт, что так много людей теперь работают из дома, подчеркивает важность облачного хранилища документов для современного бизнеса как ключевого и даже необходимого нового способа работы.

    Вот лучшие поставщики облачных хранилищ документов, доступные в настоящее время.

    Мы также представили лучшее облачное резервное копирование .


    (Изображение предоставлено Microsoft)

    1.Microsoft OneDrive

    Лучшая платформа для облачного хранения документов

    Причины для покупки
    +

    Бесплатное хранилище объемом 5 ГБ

    +

    Кроссплатформенность

    +

    Интеграция Microsoft 365

    Microsoft OneDrive, ранее известный как Microsoft ‘207 собственная облачная платформа хранения. Он работает как часть офисного пакета Microsoft 365 и предоставляет пользователям 5 ГБ бесплатного дискового пространства. Зарегистрированным студентам и тем, кто работает в академических кругах, предоставляется 1 ТБ бесплатного хранилища.

    OneDrive доступен для всех платформ. Вам нужна учетная запись Microsoft, но ее очень легко настроить. Затем пользователи могут совместно работать над документами, обмениваться ими и хранить их.

    OneDrive также предоставляет автономный доступ к документам, поэтому самые важные документы всегда будут у вас под рукой. Он предустановлен на всех компьютерах с Windows 10, и его можно легко получить или загрузить на другие платформы.

    Платные подписки предлагают очень большой объем облачного хранилища с Microsoft OneDrive, причем Microsoft 365 Personal и Microsoft 365 Family предлагают 1 ТБ хранилища на человека.

    В целом, OneDrive предлагает превосходное и очень щедрое решение, которое хорошо работает не только с офисными документами, но и со всеми типами файлов.

    Прочитайте наш полный обзор Microsoft OneDrive .

    (Изображение Кредит: Google)

    2. Google One

    Лучшие доступные облачные документы хранилище

    Причины для покупки
    +

    дешевые ценовые цены

    +

    Доступный сервис

    +

    Integrated G Sutie

    +

    +

    . Недавно Google занялся ребрендингом своих частей, и его знаменитый Google Диск ничем не отличается.В то время как название было сохранено для бесплатной версии с ограничением хранилища 15 ГБ, платные планы Google Диска теперь были переименованы в Google One, а Google Диск теперь возглавляет «Google Cloud».

    Диск Google сам по себе предлагает 15 ГБ облачного хранилища, хотя это включает не только документы в вашей учетной записи Google Диска, но и все остальное, сохраненное в вашей учетной записи Google, не в последнюю очередь Gmail и любые изображения с высоким разрешением, которые вы могли загрузить в Google Фото. .

    Google One, с другой стороны, предлагает не только дополнительное пространство для хранения, но и дополнительные функции.Для емкости хранилища существуют разные планы для отдельных лиц, основные три из которых — это 100 ГБ, 200 ГБ или 2 ТБ хранилища. Дополнительные планы с большим объемом памяти доступны по мере необходимости.

    В этих индивидуальных планах есть дополнительные опции, такие как настройка общей семейной учетной записи для использования вашего хранилища, а также рекламные акции для других служб Google.

    Однако для деловых целей с несколькими сотрудниками вам почти наверняка потребуется использовать Google Drive/Google One как часть Google Workspace, который является ребрендингом G Suite.

    Прочитайте наш полный обзор Google Диска .

    (изображение Кредит: Dropbox)

    3. Dropbox

    Упрощенное облачное хранилище документов

    Причины для покупки
    +

    2 ГБ бесплатно

    +

    интегрируются с большинством приложений

    Dropbox — одно из старых облаков

    +

    . поставщики хранилища. Он предлагает довольно незначительные 2 ГБ дискового пространства для бесплатных пользователей, но его можно увеличить до 16 ГБ с помощью рефералов, а также путем привязки вашей учетной записи Dropbox к учетным записям в социальных сетях.

    На сегодняшний день это один из самых простых в использовании поставщиков хранилищ. Dropbox может быть установлен на большинстве компьютеров или устройств и легко синхронизируется между приложениями. Приложение может хранить практически любые файлы без проблем с совместимостью. Вы можете легко перетаскивать файлы в настольное приложение.

    Вы также можете легко обмениваться файлами с другими пользователями по ссылкам, даже если у них нет учетной записи Dropbox. Поскольку Dropbox существует уже давно, он интегрируется с большинством других приложений, таких как MS Office и Slack.

    Недостатком Dropbox является то, что он может быть дорогим, если вам нужно больше 2 ГБ места и у вас закончились друзья, которых можно порекомендовать. Цены варьируются в зависимости от того, нужен ли вам индивидуальный или бизнес-план.

    Прочитайте наш полный обзор Dropbox .

    (Изображение Кредит: Egnyte)

    4. Egnyte

    Платформа хранения гибких облачных документов

    Причины купить
    +

    15-дневные бесплатные испытания

    +

    Отличные интеграции

    +

    Хорошие для команды для команд.

    Компания Egnyte была основана в 2007 году и предоставляет программное обеспечение для синхронизации и обмена корпоративными файлами.

    Egnyte позволяет предприятиям хранить свои данные локально и в облаке. Все типы данных могут храниться в облаке, в то время как данные более конфиденциального характера могут храниться на локальных серверах. Это обеспечивает лучшую безопасность.

    Бизнес-команды могут работать так, как и где они хотят, с помощью простой в использовании системы совместной работы через свою платформу контент-сервисов. Egnyte интегрируется с более популярными отраслевыми приложениями, такими как Microsoft 365. Это позволяет удаленным и внутренним сотрудникам получать доступ ко всем необходимым им файлам.

    Планы и цены зависят от количества сотрудников, которых нужно охватить, и Egnyte предлагает 15-дневную бесплатную пробную версию для своих пакетов.

    Прочитайте наш полный обзор Egnyte .

    (изображение Кредит: Adobe)

    5. Adobe Document Cloud

    для использования архивов документов PDF

    Причины для покупки
    +

    Команда

    Документирование. Adobe Document Cloud стоит добавить в этот список по той простой причине, что большинству предприятий необходимо активно обрабатывать PDF-документы.Это означает, что вам нужно не только хранить эти PDF-файлы в облаке, но и иметь возможность управлять ими и редактировать их по мере необходимости.

    Adobe Document Cloud в основном основан на Adobe Acrobat CC и Adobe Sign, которые вместе означают, что вы можете делать практически все, что вам нужно, с PDF-документами. Будь то редактирование, импорт или экспорт данных, а также сканирование, это не просто репозиторий пассивного хранения, но и способ активного использования документов PDF со встроенными функциями совместной работы.

    Еще одним преимуществом Adobe Document Cloud является то, что он имеет ряд интеграций, например, с программным обеспечением CRM, ERP и HR, включая Microsoft 365, Salesforce, Zoho и различные продукты от IBM и Oracle.

    Однако, как и в случае с приложениями Adobe в целом, модель подписки может быть дорогостоящей для частных лиц и малых предприятий, и, возможно, ее лучше рассматривать в качестве корпоративного решения.

    Прочитайте наш полный обзор Adobe Document Cloud .

    Мы также представили лучшее программное обеспечение для управления документами.

    Как долго хранить важные документы (и что можно уничтожить)

    Всего десять или два десятилетия назад люди предсказывали, что общество 21 века будет безбумажным. Все, от рабочих документов до счетов за коммунальные услуги, будет существовать строго в цифровой форме, а беспорядок бумажных документов, который заполняет многие дома, уйдет в прошлое.

    Когда-нибудь это может случиться. Но сегодня не тот день.

    Большинство из нас все еще видят бумажные документы, входящие в наши дома каждые несколько дней, если не каждый день: квитанции из магазина, нежелательная почта, счета, банковские выписки, налоговые документы, платежные квитанции. Заманчиво просто выкинуть все это в мусорное ведро, но мы задаемся вопросом: а вдруг нам еще понадобятся эти документы? Если да, то как долго мы должны их хранить и как мы должны их хранить, чтобы мы могли легко найти их, когда они нам понадобятся?

    Ответ на эти вопросы зависит от конкретного типа документа. Вот краткое изложение того, какие из этих надоедливых бумаг вам нужно хранить, как долго вам нужно их хранить и как лучше всего хранить их в безопасности и организованно.


    Рекомендации Motley Fool Stock Advisor имеют среднюю доходность 618% . За 79 долларов США (или всего 1,52 доллара США в неделю) присоединяйтесь к более чем 1 миллиону участников и не пропустите предстоящие выборы акций. 30-дневная гарантия возврата денег. Зарегистрироваться сейчас

    Как долго хранить важные записи

    Если бы вам пришлось хранить каждый клочок бумаги, который попадет в ваше распоряжение, навсегда, от продуктового чека до парковочного талона, вскоре он занял бы столько места в вашем доме, что вы со всеми своими вещами были бы выдавлены на улицу .

    К счастью, в этом нет необходимости. Есть некоторые документы, которые вы должны хранить неопределенное время, но есть и другие, которые вы можете безопасно выбросить всего за месяц. Вот руководство по срокам хранения для различных типов документов.

    Налоговые документы

    Когда вы закончите подачу налоговой декларации, вы не сможете просто выбросить все документы, которые вы использовали для ее заполнения. Налоговая служба (IRS) может проверять вашу налоговую декларацию в течение трех лет после ее подачи или до шести лет, если она подозревает серьезную ошибку – и если это произойдет, вам потребуются эти документы.IRS рекомендует хранить как вашу налоговую декларацию, так и все связанные с ней материалы «до истечения срока давности для этой налоговой декларации», и предоставляет подробный список ситуаций, в которых этот период может составлять от трех лет до бесконечности.

    Однако, по словам Грега Макбрайда, главного финансового аналитика Bankrate, нет необходимости вникать во все эти детали. Вместо этого Макбрайд сообщает Consumer Reports, что вы должны хранить все налоговые записи не менее семи лет.Это включает в себя саму вашу налоговую декларацию, вспомогательные формы, такие как W-2 и 1099, а также любые документы, относящиеся к статьям, которые вы указали в качестве вычетов, например:

    .

    Сохраняйте все банковские записи, квитанции и погашенные чеки, которые показывают, что вы понесли эти расходы, чтобы вы могли доказать это в случае проверки.

    Некоторые эксперты утверждают, что стоит хранить свои налоговые декларации вечно. Эрик Рид из TheStreet отмечает, что IRS может проверить вас в любое время в случае подозрения на мошенничество или в отношении возврата, который, по его утверждению, никогда не подавался.А Ева Розенберг из MarketWatch, также известная как «Tax Mama», говорит, что ваши старые декларации и формы W-2 могут быть единственным способом подтвердить ваш доход за данный год, если в вашем отчете о доходах Social Security есть ошибка.

    Записи кредитных карт

    Когда вы совершаете покупки с помощью кредитной карты, не выбрасывайте чеки в мусорное ведро, когда вернетесь домой. Сохраняйте их до тех пор, пока не получите счет по кредитной карте за этот месяц, а затем сравните их с выпиской, чтобы убедиться, что в нее включено все, что вы приобрели, и ничего лишнего.Таким образом, вы сможете оспорить любые необоснованные платежи или запросить возврат платежа за любые товары, которые вы заказали, но так и не получили.

    После того, как вы проверили свою ежемесячную выписку, в большинстве случаев вы можете избавиться от квитанций. Однако, если они предназначены для предметов, которые вы планируете претендовать на свои налоги, вам следует вместо этого поместить их в папку с налоговой информацией.

    Также стоит сохранять чеки на крупные покупки, такие как мебель, бытовая техника, электроника или ремонт дома.Вы можете использовать их в качестве доказательства покупки, если вам нужно подать гарантийный иск, или для подтверждения стоимости предмета, если вам нужно подать иск о потере или повреждении вашего дома. Если вы планируете сохранить квитанцию ​​по любой из этих причин, сделайте ее копию на обычной бумаге и заархивируйте ее, поскольку квитанции на термобумаге со временем тускнеют.

    Что касается самой выписки по кредитной карте, вы, вероятно, можете выбросить ее после оплаты. Если вам понадобится его копия позже, например, для подтверждения покупки, вы можете получить ее в компании, выпустившей кредитную карту.Однако, если выписка включает покупки, которые вы будете вычитать из налогов, храните ее в файле вместе с налоговыми документами.

    Другие счета

    После оплаты счетов за коммунальные услуги, кабельное телевидение и сотовый телефон за месяц храните их до тех пор, пока не убедитесь, что платеж прошел. Это может означать ожидание получения выписки за следующий месяц или просто проверку своей учетной записи в Интернете через пару дней.

    В большинстве случаев после подтверждения платежа вы можете избавиться от счетов.Однако, если вы работаете не по найму, придержите эти счета до тех пор, пока не подадите налоговую декларацию за следующий год. Есть шанс, что вы можете вычесть все расходы или их часть как коммерческие расходы.

    Платежные квитанции

    Если на вашем рабочем месте ваша зарплата не перечисляется непосредственно на ваш банковский счет, каждый чек сопровождается вкладышем, в котором указана такая информация, как ваша валовая заработная плата, налоги и другие вычеты до уплаты налогов. Эксперты говорят, что вы должны хранить эти формы до тех пор, пока не придет время подавать налоги за следующий год, чтобы вы могли сверить их с ежегодной формой W-2, которую вы получаете от своего работодателя.Если суммы в форме W-2 и ваших платежных квитанциях не совпадают, вы можете запросить измененную налоговую форму, используя квитанции в качестве доказательства.

    Вы также можете использовать свои платежные квитанции, чтобы убедиться, что доход, указанный в вашей ведомости социального обеспечения за год, точен. Администрация социального обеспечения (SSA) больше не рассылает эти выписки по почте, поэтому вам необходимо зарегистрировать у них учетную запись, чтобы просмотреть выписку.

    Рекомендуется каждый год проверять выписку на наличие ошибок.Если SSA занижает ваш доход за один или несколько лет, это повлияет на количество пособий, на которые вы имеете право после выхода на пенсию. Если вы обнаружите ошибку, свяжитесь с SSA, чтобы исправить ее как можно скорее.

    Страховые записи

    Если вы похожи на большинство американцев, у вас есть как минимум пара разных страховых полисов. Например, у вас может быть страхование здоровья, автомобиля, жизни и домовладельцев или арендаторов. Каждый из этих различных полисов поставляется с документами от страховщика, показывающими, что покрывает ваш полис и каковы ваши франшизы.

    Пока у вас есть полис, вы должны хранить текущие документы для него. Это позволит вам проверить свое покрытие до подачи претензии или доказать, что у вас есть покрытие в случае спора со страховой компанией. Когда вы продлеваете или изменяете свой полис, вы получаете для него новый комплект документов, после чего вы можете отказаться от предыдущих.

    Банковские записи

    Каждый раз, когда вы пользуетесь банкоматом или делаете депозит или снимаете деньги в кассе банка, вы получаете квитанцию.Сохраняйте их до тех пор, пока не получите ежемесячную выписку из банка, чтобы вы могли убедиться, что все ваши транзакции были правильно зарегистрированы. После этого их можно выкинуть.

    Если вы осуществляете банковские операции в Интернете, вам не нужно хранить ежемесячные банковские выписки после их проверки. Вы всегда можете зайти на веб-сайт или в приложение банка, чтобы получить доступ к копии своей выписки за любой месяц. Если вы не пользуетесь услугами онлайн-банкинга, рекомендуется хранить ежемесячные отчеты в течение года или до семи лет, если они нужны вам для целей налогообложения.Если вы получаете годовой отчет, содержащий налоговую информацию, вы можете сохранить его и отказаться от ежемесячных отчетов.

    Если вы по-прежнему используете бумажные чеки, храните погашенные чеки или их копии, прилагаемые к выписке, в течение одного года. Таким образом, вы можете предъявить чек, когда он вам понадобится в качестве доказательства платежа. Каждый месяц просматривайте все свои чеки, которые прошли годовой лимит, и регистрируйте те, которые связаны с вашими налогами, деловыми расходами, ремонтом дома или выплатами по ипотеке.Все остальные можно измельчить.

    Инвестиционные записи

    Если вы инвестируете в акции, облигации или взаимные фонды через брокерскую фирму, она будет присылать вам ежеквартальный отчет каждые три месяца, чтобы показать, как обстоят дела с вашими инвестициями. Сохраняйте эти отчеты до конца года, когда компания отправит свой годовой отчет. Проверьте ежеквартальные отчеты, чтобы убедиться, что они соответствуют годовому отчету, а затем выбросьте их. Держите годовые сводки до тех пор, пока вы владеете ценными бумагами, плюс еще семь лет, если они понадобятся вам для целей налогообложения.

    Если вы покупаете и продаете отдельные акции, облигации или фонды в Интернете, вы должны получать подтверждение покупки при каждой покупке ценной бумаги. Сохраняйте это подтверждение, пока не продадите ценную бумагу, чтобы вы могли ссылаться на него, когда сообщаете о приросте капитала от продажи по налогам. После этого вам, вероятно, следует хранить его вместе с другими налоговыми документами на случай, если он понадобится вам для аудита.

    Пенсионные документы

    Пенсионные планы

    , такие как планы 401(k) и 403(b), также рассылают ежеквартальные отчеты.Эксперты говорят, что вы должны относиться к ним так же, как к квартальным отчетам по другим инвестициям: сохраните их для сверки с годовым отчетом, а затем выбросьте.

    Эксперты сходятся во мнении, что вы должны хранить годовые отчеты по крайней мере до выхода на пенсию, а некоторые рекомендуют хранить их до тех пор, пока вы продолжаете получать деньги по плану. Это особенно важно для планов Roth IRA и Roth 401(k), чтобы вы могли доказать, что уже заплатили налоги со своих взносов. Если ваше рабочее место является одним из немногих, где до сих пор предлагается пенсионный план с установленными выплатами, эксперты рекомендуют хранить все документы, связанные с этим планом, даже после выхода на пенсию.

    Кредитные документы

    Если у вас есть долги, такие как ипотека, автокредит или студенческий кредит, храните все документы, связанные с этими кредитами, до тех пор, пока они не будут погашены. Это включает в себя кредитный договор и записи всех ваших платежей. Ведение этих записей позволяет вам точно доказать, что вы должны и сколько вы уже заплатили.

    После погашения кредита вы должны получить еще один документ, подтверждающий, что кредит полностью погашен. Вы должны хранить этот документ не менее семи лет для своего налогового учета.Однако, если у вас есть место, рекомендуется сохранить его навсегда, чтобы вы могли доказать, что кредит погашен. Для ипотечных кредитов вы обязательно должны сохранить эту запись навсегда.

    Записи о собственности

    Если вы являетесь домовладельцем, вам необходимо вести все записи, связанные с покупкой вашего дома и любыми значительными улучшениями дома, которые вы сделали. Это включает записи любых расходов, связанных с покупкой дома, таких как судебные издержки и комиссии за недвижимость. Эти документы потребуются вам для определения основы стоимости — то есть общей суммы денег, которую вы вложили в дом — при его продаже.Эта информация повлияет на сумму, которую вы платите в виде налога на прирост капитала при продаже.

    Аналогичным образом, если вы владеете загородным домом или инвестируете в сдаваемую в аренду недвижимость, вы должны хранить те же документы для всех объектов, которыми вы владеете, помимо основного дома. Для целей налогообложения храните эти документы в течение семи лет после продажи недвижимости.

    Еще один полезный документ, который нужно хранить, — это ваш квартальный счет по налогу на имущество. Сохраняйте счета, а также квитанции или погашенные чеки, чтобы доказать, что вы произвели платежи, до тех пор, пока вы не подадите налоговую декларацию за следующий год.Если вы участвуете в каком-либо споре по поводу уплаты налога на недвижимость, сохраните счет до разрешения спора.

    Еще один документ, который вам необходимо сохранить — и обязательно хранить в надежном месте — это право собственности на ваш дом. Этот документ является вашим юридическим доказательством того, что вы владеете недвижимостью. Сохраняйте право собственности на свой дом, пока не продадите его. Сделайте то же самое для права собственности на свой автомобиль, если он у вас есть.

    Если вы арендатор, вам не нужно беспокоиться о каких-либо записях о покупках, но, скорее всего, у вас есть договор аренды, который вы подписали при въезде.Сохраняйте этот документ до тех пор, пока вы проживаете в доме, чтобы вы могли обращаться к нему в случае возникновения каких-либо споров с арендодателем. После того, как вы выехали, держите договор аренды до тех пор, пока ваш арендодатель не вернет вам залог. После этого можно измельчить.

    Личные записи

    Некоторые из самых важных бумаг, которые у вас есть, это те, которые документируют важные события вашей жизни. В зависимости от того, как сложилась ваша история жизни, они могут включать любое из следующего:

    • Свидетельства о рождении (ваше собственное и ваших детей)
    • Документы об усыновлении
    • Карточка социального обеспечения
    • Свидетельство о браке
    • Декрет о разводе
    • Свидетельство о натурализации
    • Военные доверенности, доверенности и трастовые документы1 9002 документы по планированию
    • Свидетельства о смерти (для супруга и других близких родственников)

    Эти документы вам понадобятся в разное время на протяжении всей жизни.Например, вы можете использовать свидетельство о рождении или карту социального обеспечения в качестве удостоверения личности при подаче заявления на получение водительских прав или паспорта; вам нужно будет предъявить решение о разводе, если вы хотите снова жениться, и вашим наследникам потребуется доступ к вашему завещанию после вашей смерти. Сохраните эти документы навсегда и храните их в безопасном месте, например, в банковской ячейке.

    Говоря о сейфовых ячейках, Consumer Reports говорит, что если они у вас есть, неплохо было бы вести список их содержимого. Вы можете обратиться к нему, если подозреваете, что чего-то не хватает.Сохраняйте этот список, пока у вас есть коробка.


    Как хранить записи

    После того, как вы разобрались со всеми своими записями и решили, что хранить, вам нужно решить, где их хранить. Существует два основных способа хранения ваших документов: на бумаге или в цифровом виде. Какой бы способ вы ни выбрали, вам понадобится система для хранения ваших записей, чтобы вы могли легко найти их, когда вам это нужно. И пока вы работаете над тем, чтобы привести свои файлы в порядок, вы можете принять несколько мер предосторожности, чтобы защитить свои конфиденциальные документы от повреждения и кражи.

    Хранение бумажных документов

    Бумажные документы делятся на несколько категорий. Квитанции по кредитным картам, квитанции из банкоматов и банковские депозитные квитанции должны храниться менее месяца. Вы можете спрятать их в конверт или прикрепить к стойке для квитанций. В конце месяца вы можете проверить их все по кредитной карте или выписке из банка, а затем избавиться от них.

    Далее, некоторые документы, такие как квартальные инвестиционные отчеты и страховые формы, необходимо хранить в течение года или меньше.Их удобно хранить в картотеке или в подвесном ящике с отдельной папкой для каждой категории: дом, машина, финансы и т. д. Если у вас мало места и нужно хранить только несколько документов, органайзер-гармошка с несколькими встроенными карманами предлагает компактную альтернативу.

    Наконец, есть документы, которые необходимо хранить в течение длительного времени, такие как налоговые декларации и отчеты об имуществе. С ними вы должны решить, что для вас важнее: защитить ваши файлы или сделать их доступными.

    Хранение долгосрочных документов в картотеке вместе с краткосрочными документами упрощает их поиск в случае необходимости. А если вы выберете картотеку с замком, она защитит вашу конфиденциальную личную информацию от посторонних глаз. Однако это не защищает эти документы от повреждения в случае пожара или наводнения. Напротив, хранение ваших документов в несгораемом сейфе защитит их от повреждения и кражи, но усложнит доступ к ним.

    Эксперт по малому бизнесу Барбара Вельтман в беседе с Consumer Reports рекомендует выбирать огнеупорный сейф для особо важных документов: банковских и инвестиционных отчетов, налоговых документов, документов по планированию имущества и пенсионной информации.Поскольку эти документы содержат личную информацию, такую ​​как ваш номер социального страхования, оставляя их там, где их могут найти другие, вы подвергаетесь риску кражи личных данных.

    Также рекомендуется хранить страховые документы в сейфе, чтобы вы могли восстановить их после пожара, наводнения или кражи со взломом. Это включает в себя ваши страховые полисы и копию вашего домашнего инвентаря, который вам понадобится для подачи претензии. Эксперты также предлагают составить список всех ваших самых важных учетных записей и хранить его в сейфе для справки.

    Хранение электронных документов

    Хранение финансовых документов в цифровом виде может быть проще, чем хранение физических документов. Электронные файлы занимают в вашем доме меньше места, чем картотечные шкафы, заполненные бумагой, и они не могут быть уничтожены пожаром или наводнением. Если вы уже получаете большинство своих счетов и выписок в цифровом виде, их легко сохранить на жестком диске, а если у вас есть бумажные документы, вы можете преобразовать их в электронный вид, отсканировав.

    Однако электронные файлы уязвимы для других угроз, таких как компьютерные вирусы и взлом.Вот как защитить свои цифровые записи от этих опасностей:

    • Использовать защиту паролем . Во-первых, убедитесь, что вы используете надежные пароли для всех своих финансовых счетов в Интернете. Убедитесь, что вы используете разные пароли для всего. Обеспечьте безопасность каждого из них с помощью Keeper . Часто меняйте свои пароли и избегайте использования одного и того же пароля для нескольких сайтов. Если вы храните копии финансовых отчетов на жестком диске, вы можете защитить паролем отдельные файлы или папки, в которых вы их храните.Digital Trends объясняет, как это сделать для компьютеров Windows и Macintosh.
    • Установить антивирусное программное обеспечение . Компьютерные вирусы и другие типы вредоносных программ могут повредить ваши файлы или лишить вас доступа к ним. Чтобы избежать этих проблем, установите на свой компьютер хорошую антивирусную программу и регулярно обновляйте ее. Ознакомьтесь с нашей статьей, чтобы найти лучшее антивирусное программное обеспечение для компьютеров с Windows и Mac.
    • Используйте сетевой фильтр . Еще одна угроза для вашего компьютера — это скачки напряжения, которые могут поджарить его хрупкие внутренние компоненты.Лучший способ уменьшить эту угрозу — держать компьютер подключенным к сетевому фильтру. Разветвители с защитой от перенапряжения могут защитить до десятка электронных устройств одновременно.
    • Хранить резервные копии . Как бы тщательно вы ни защищали свой компьютер, вы не сможете полностью исключить риск его повреждения или кражи. Однако если вы храните резервные копии своих файлов в облаке, вы не потеряете к ним доступ, даже если потеряете компьютер. Убедитесь, что ваш поставщик облачных хранилищ использует технологию шифрования, чтобы хакеры не могли легко получить доступ к вашим файлам.Кроме того, вы можете создавать резервные копии своих файлов на внешнем жестком диске, защищенном паролем.

    Хранение личных записей

    Эксперты расходятся во мнениях относительно того, где следует хранить важные личные записи, такие как свидетельства о рождении, паспорта, завещания и право собственности на дом и машину. Вельтман рекомендует положить эти документы в сейф в банке, но другие эксперты отмечают, что это позволит вам получить доступ к документам только в рабочее время банка. Кроме того, если вы умрете, ваша сейфовая ячейка может быть опечатана, что затруднит возвращение содержимого вашим наследникам.Эти эксперты говорят, что несгораемый сейф — лучшее место для этих жизненно важных документов.

    Пожалуй, самым безопасным вариантом является создание резервных копий наиболее важных документов, таких как свидетельства о рождении и браке. Это позволит вам хранить один в банковской ячейке, а другой в огнеупорном сейфе дома.


    Измельчение старых документов

    Чтобы защитить себя от кражи личных данных, вам нужно сделать больше, чем надежно хранить документы, которые вы храните. Вы также должны безопасно утилизировать те, которые вы выбрасываете.Если вы просто выбросите документы с конфиденциальной личной информацией в мусорное ведро или мусорную корзину, воры могут выловить их из вашей корзины на обочине и использовать для взлома ваших учетных записей.

    Чтобы избежать этой проблемы, купите небольшой шредер для домашнего офиса. Лучше всего использовать поперечный шредер, поскольку он измельчает ваши документы на мелкие кусочки, а не на длинные полосы, которые можно было бы собрать заново. Нет необходимости уничтожать каждый листок бумаги с вашим именем, но эксперты говорят, что разумно уничтожать все, что содержит больше личной информации о вас, чем вы можете найти в телефонной книге.

    По данным Recycle Coach, в большинстве городов можно выбрасывать измельченные финансовые документы в мусорную корзину на обочине. сдувает. Обратитесь в местное агентство по утилизации, чтобы узнать, каковы правила. Вы также можете превратить клочки бумаги в компост или повторно использовать их в качестве мульчи или упаковочного материала.

    Один из видов финансовых документов, которые не следует утилизировать, — это чеки из магазинов и банкоматов, распечатанные на термобумаге.Как поясняет Recycle Coach, этот тип бумаги содержит тонкое покрытие из токсичного пластика BPA, который может загрязнить всю партию переработанной бумаги. Если в вашем городе нет специальной программы возврата чеков, просто выбросьте их в мусорное ведро. К счастью, в квитанциях не так много личной информации, поэтому нет необходимости их предварительно уничтожать.

    Также важно соблюдать меры предосторожности при удалении старых электронных файлов, содержащих конфиденциальные данные. Если вы просто переместите эти файлы в корзину — даже если вы сразу очистите корзину — файл не будет стерт навсегда.Вместо этого, согласно Electronic Frontier Foundation (EFF), ваш компьютер делает файл невидимым и делает занимаемое им место доступным для перезаписи. До тех пор, пока это не произойдет, а это может произойти через несколько недель, месяцев или лет, файл все еще находится на вашем диске, откуда его может получить опытный хакер.

    Чтобы безопасно избавиться от ваших файлов, вы должны указать компьютеру перезаписывать их сразу после их удаления. В EFF объясняется, как это сделать на компьютерах Macintosh и Windows.


    Последнее слово

    Создание системы хранения для всех ваших финансовых документов требует небольшой работы на начальном этапе, но в долгосрочной перспективе это может сэкономить ваше время. Как только вы точно знаете, какие документы вам нужно хранить и как долго, становится обычным делом складывать квитанции в конверт, квартальные отчеты в папку, а налоговые декларации в несгораемый сейф. Когда вы знаете, как работать с каждым документом немедленно, у вас не будет кучи бумаг на каждой поверхности в вашем доме, и вы не рискуете потерять важные записи, потому что они где-то зарыты в стопку.

    Упорядочение документов имеет и другие преимущества. Если ваш дом поврежден в результате стихийного бедствия, ваш бумажник или кошелек украдены, или IRS решит проверить вас, вы сможете получить все документы, необходимые для решения проблемы, в любой момент. Организация ваших финансовых отчетов может даже помочь вам понять свое финансовое положение, чтобы вы лучше понимали, что вы можете и не можете себе позволить.

    Иногда сортировка ваших финансовых записей может даже обнаружить пропажу денег.Например, вы можете обнаружить чек, который вы никогда не депонировали, медицинский счет, который вы можете предъявить для возмещения расходов, или даже старый банковский счет, который вы забыли иметь.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.