Матрица приоритетов эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Содержание

Что такое Матрица Эйзенхауэра? | Lucidspark

Время на чтение: около 4 мин.

Накопился такой список дел, что вы не знаете, с чего начать? Еще бы! Когда перед глазами горы задач, возникает такое чувство, что с ними ни за что не справиться. Но у вашей проблемы есть решение: достаточно заглянуть в прошлое.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент Соединенных Штатов, был известен тем, что эффективно использовал свое время. Управлять страной — непростая работа, поэтому Эйзенхауэр создал эффективную методику приоритизации различных задач, чтобы иметь возможность сосредоточиться на самом важном.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — это удобная система для принятия решений, с помощью которой разные задачи можно рассортировать по принципу важности и срочности. Матрица состоит из четырех сегментов: 

Сектор 1: важно и срочно

Сектор 2: важно, но не срочно

Сектор 3: срочно, но не важно

Сектор 4: не важно и не срочно

 

Срочные и важные задачи

Ключ к пониманию метода Эйзенхауэра — научиться распознавать разницу между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: важные задачи тесно вписываются в ваши ценности и способствуют достижению основных целей. Часто это долгосрочные начинания, от которых не стоит ждать моментального результата. Такие дела можно на время отложить, пока на повестке дня горят более срочные задачи. 

Срочно: срочные дела не терпят промедления, ими нужно заниматься я как можно скорее. Если важные дела откладывать в долгий ящик снова и снова, в конце концов они превратятся в срочные, а это — лишняя головная боль.

Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Каждому сегменту матрицы Эйзенхауэра соответствует свой уровень приоритетности. Определив, какие задачи являются важными, срочными либо важными и срочными одновременно, вы затем сможете найти оптимальный подход к их решению.

Сектор 1: сделать в первую очередь

В первый сектор — «важно и срочно» — попадают задачи, которые одновременно имеют высокий уровень важности и срочности.

Сосредоточьтесь на выполнении этих задач прежде всего. В этом секторе обычно оказываются два типа задач: те, которые возникли непредвиденно, и те, что появились в результате откладывания на потом менее срочных задач. По мере заполнения данного сектора определите, решение каких задач вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать подобного в будущем. Один из способов избежать стресса в будущем — предусмотреть дополнительное время в своем расписании на непредвиденные задачи, чтобы иметь запас времени на работу в случае отставания от графика.

Сектор 2: выкроить время

Второй сектор предназначен для задач «важных, но не срочных».

Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график.

Сектор 3: делегировать

Третий сектор — место, где многие начинают буксовать. Сюда отправляются «срочные, но не важные» задачи.

Именно эти задачи мешают нам двигаться к главным целям, причем часто они падают на нас от кого-то другого. Например, коллега просит проверить презентацию, которую нужно сдать через пару часов, однако это совершенно не входит в ваши обязанности. Старайтесь свести подобную работу к минимуму и по возможности либо вежливо отклоните просьбу, либо делегируйте задачу.

Сектор 4: сделать позже или удалить

Четвертый сектор содержит наименее приоритетные задачи. Они «не важные и не срочные».

По сути, эти задачи только и делают что отвлекают вас от важной работы. Самое мудрое решение — полностью исключить их из своих приоритетов или отложить до лучших времен, например, когда заметно сократится список важных задач.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра

Преимущество матрицы Эйзенхауэра — в том, что с ней просто работать. А чтобы она принесла вам еще больше пользы, предлагаем несколько рекомендаций. 

1. Цветовое кодирование

Цветовое кодирование каждого сектора помогает быстро оценить, что идет далее в вашем списке задач. Вы можете сами выбрать цвета для матрицы или использовать предложенную нами простую методику:

Красный: срочные и важные задачи (выполнить немедленно)

Желтый: важные, но не срочные (выкроить время)

Зеленый: срочные, но не важные (делегировать)

Серый: не важные и не срочные (сделать позже или удалить)

2. Не более 10 задач в каждом секторе

Избыточное количество задач может превысить ваши возможности и сделать невозможным выполнение работы в срок. Чтобы успевать следить за соблюдением сроков выполнения, добавляйте в каждый сектор не более 10 задач. В идеале постарайтесь сосредоточиться на 5–7 задачах в каждом секторе.

3. Сначала удалить, потом — оптимизировать

Время легче оптимизировать, когда у вас меньше дел. По мере заполнения матрицы старайтесь избавиться от всего лишнего. Найдите задачи, которые можно делегировать или полностью удалить. Устраните весь «мусор», и остальные дела пойдут как по маслу.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Тайм-менеджмент не всегда дается легко. Но онлайн-шаблон матрицы Эйзенхауэра от Lucidspark поможет вам повысить продуктивность, не упуская из виду самого главного.

Lucidspark — виртуальная интерактивная доска, где можно работать всей командой и воплощать лучшие идеи в жизнь. Наш бескрайний холст — самое подходящее место для активного мозгового штурма. Просто соберите наблюдения и превращайте их в конкретные шаги. Чтобы приступить к работе, вам потребуется завести учетную запись.

Матрица Эйзенхауэра — Coverdale.ru

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Матрица Эйзенхауэра — один из методов расстановки приоритетов при планировании большого количества задач. А это самая обычная ситуация в жизни руководителя.

        ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Применение метода основано на оценке каждой задачи по критериям 

  • ВАЖНОСТЬ и
  • СРОЧНОСТЬ

ВАЖНОСТЬ определяется по вкладу решения задачи в достижение конечной цели. Чем больший вклад вносит решения данной задачи в достижение цели, тем она более важна.

СРОЧНОСТЬ определяется по расстоянию до конечного срока решения задачи. Чем меньше времени осталось до ее решения, тем более срочной она является. 

         МЕТОД 

Метод Эйзенхауэра предполагает 3 шага:

  1. Составить список задач
  2. Распределить задачи в матрице ВАЖНОСТЬхСРОЧНОСТЬ
  3. Запланировать решение задач согласно определенным матрицей приоритетам

ВАЖНО и СРОЧНО:

Эти задачи нужно срочно решать самому, не откладывая и не делегируя их. Если их не решить, последствия могут быть катастрофичными.

ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО:
Важные и не срочные задачи обычно откладываются, откладываются и откладываются… Пока не не будет уже поздно. Хотя именно их решение дает наибольший эффект для достижения стратегических целей. Если вы запланируете, т.е. установите сроки решения, то по мере приближения к этим срокам они становятся и важными, и срочными. Нужно будет просто выполнять план.

СРОЧНО, но НЕ ВАЖНО:
Эти задачи имеют второстепенную важность, поэтому их можно либо редуцировать (сократить объем или снизить качество выполнения), либо делегировать.

НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО:
Самые замечательные задачи. Их можно просто проигнорировать. И выбросить в мусорную корзину.

 

Эффективность использования Матрицы Эйзенхауэра, конечно, зависит от правильности оценки важности и срочности.

что это, как применять, примеры

Недавно наша выпускница и студентка курса «Директор по интернет-маркетингу» Оксана Левченко написала статью «Как быстро вернуться в работу после перерыва?», где затронула тему тайм-менеджмента. Наши читатели попросили рассказать больше о матрице Эйзенхауэра.

От редакции. Для того, чтобы не упустить ничего важного, иметь весь список для чтения под рукой мы создали телеграм-канал академии WebPromoExperts.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Согласно Википедии, в технологии управления временем техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.

Немного истории. 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр (14.10.1890 – 28.03.1969) был американским государственным и военным деятелем, генералом армии и, скорее всего, не занимался технологией тайм-менеджмента. Однако многие знают его знаменитую фразу:

«Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные».

Именно эта фраза легла в основу метода, который назвали матрицей Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр

Какие проблемы решает матрица Эйзенхауэра

Уверена, что многие из нас сталкивались с ситуацией, когда целый день проводишь в офисе либо на удаленной работе, крутишься, как белка в колесе, решаешь многочисленные задачи и в конце концов погибаешь от выгорания. Ты не чувствуешь удовлетворения от проделанной работы и не понимаешь, зачем так трудишься.

В технологии тайм-менеджмента основная задача – поставить цель. Ведь без цели вся работа может превратиться в сплошную рутину без конца и края, где нет просвета и не видно результата.

Тут можно вспомнить древнегреческий миф о Сизифе. После смерти боги заставили Сизифа, строителя и царя Коринфа, катить на гору в Тартаре тяжёлый камень, который, едва достигнув вершины, раз за разом скатывался вниз. По разным версиям Сизифа принудили делать такую изнурительную и бессмысленную работу за то, что он разглашал тайны богов, пытался обмануть смерть.

Тициан «Наказание Сизифа»

Теперь «сизифов труд» означает тяжёлую бесконечную работу без результата.

Для нас главное – понять не то, что мы работаем мало или плохо. Главное – правильно поставить цель своей работы.

И вот матрица Эйзенхауэра помогает не только поставить цель, но и определить приоритеты для сортировки задач.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра можно наглядно представить как 4 блока с определенными задачами.

Так выглядит матрица Эйзенхауэра

К зеленому блоку

«Важно, но не срочно» относятся задачи, которые связаны с основной деятельностью. Такие задачи не требуют немедленного выполнения, но при этом следует знать, когда эти задачи будут решены. Кроме того, в этот блок следует вносить задачи, связанные с личностным ростом: обучение, занятия спортом.

На такие задачи выделяется достаточно времени, работа ведется без паники и максимально эффективно.

Кто справляется с управлением времени, обычно не допускает, чтобы такие задачи попадали в красный блок.

Красный блок «Срочно и важно» – это задачи, которые следует выполнить в первую очередь. Если не делать эти задачи, то человека ждут большие проблемы, и основной цели будет сложно достичь. Кроме того, в этот блок следует вносить все, что относится к здоровью.

Если грамотно распределять свое время, то можно не доводить дела до «пожарного» блока. Но такое редко бывает, просто старайтесь, чтобы этот блок был не переполнен задачами. А для этого работайте над заполнением других блоков.

Желтый блок «Срочно, но неважно» содержит рутинные задачи. Это может быть разбор электронной почты, переписка в мессенджере, отправка документов и т. п. Обычно выполнения таких задач от вас требуют другие люди.

Выполнение задач из этого блока не приближают нас к достижению цели, они могут отвлечь от важных дел, снизить эффективность.

Тут важно определить приоритеты и не спутать с делами из красного блока.

Синий блок «Не срочно и не важно» включает ваши любимые дела, которые помогают отдохнуть и перезагрузиться. Это чтение, просмотр фильмов или сериалов, листание ленты в соцсетях и пр. Возможно, на такие занятия выделяются часы, а не минуты, но такие дела тоже нужны, ведь это ваш отдых.

Не забывайте отдыхать. Включите любимую музыку, завернитесь в теплый плед и выпейте чашечку ароматного чая.

Пример использования матрицы Эйзенхауэра

Срочно и важно Важно, но не срочно
Написать статью (пообещал коллеге).
Сделать отчет (должен был сдать неделю назад)
Проверить домашние работы студентов (приоритет: основная деятельность).
Сходить в кино (обещал жене, приоритет: семья).
Сдать общий анализ крови (ежегодный осмотр у врача, приоритет: здоровье)
Срочно, но неважно Не срочно и не важно
Купить корм собаке (закончился) Досмотреть сериал.
Разобраться со старыми дисками

Как использовать? Можно взять листок бумаги и разделить на 4 части, а можно сделать документ в Google Docs. Также идеально подойдет такой сервис, как Trello.

Сделайте 4 карточки, которые соответствуют квадрантам Эйзенхауэра

Кроме Trello, подойдут такие программы как Evernote, ToDoList, AnyDo.

Есть еще приложения для смартфона, которые работают с матрицей Эйзенхауэра:

Резюмируем

В тайм-менеджменте множество различных методик и техник. Люди разные, и поэтому для кого-то матрица Эйзенхауэра станет спасением, а кому-то совершенно не понравится. Главное – пробовать управлять своим временем.

Когда вы научитесь правильно распределять свои дела, поймете, что у вас появилось много свободного времени, основные дела вы делаете вовремя и без спешки, цели достигаете одну за другой, все дела в порядке, чувствуете себя в бодром расположении духа и хорошем настроении.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра?

Вы ничего не успеваете или постоянно откладываете всё на потом? У вас проблемы с планированием своего времени? Тогда вам точно пригодится матрица Эйзенхауэра.

Что это такое?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой эффективный способ планирования на небольшой срок, например, на день или несколько дней. Многие из нас не успевают осуществлять всё запланированное только лишь потому, что не умеют правильно расставлять приоритеты. Конечно, можно составить список дел, но сделать их все удаётся немногим.

А порой бывает так, что мелкие проблемы решаются, а крупные и по-настоящему важные откладываются на потом. В итоге задачи скапливаются и нарастают, как снежный ком. Но тридцать четвёртый президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал уникальный метод, который позволяет рационально использовать время и решать проблемы по мере их поступления, а также расставлять приоритеты и делить все проблемы с учётом их важности.

Как составить?

Теперь вы знаете, что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра. А как её составить? Вообще, она представляет собой некую таблицу, состоящую из четырёх полей-квадрантов. Каждое поле соответствует одной категории дел, а все дела подразделяются по двум параметрам: срочность и важность.

Чтобы составить матрицу, можно проложить две оси. Горизонтальная будет обозначать срочность, а вертикальная – важность. В первом квадрате, расположенном в верхнем левом углу будут перечисляться важные и срочные дела.

Во втором поле, размещающемся в правом верхнем углу, следует записывать важные, но не срочные проблемы. В третьем поле (левый нижний угол) будут перечисляться срочные, но неважные дела. А в четвёртый квадрант (в нижнем правом углу) записывайте несрочные и неважные проблемы.

Какие дела могут входить в категории?

  • Важные и срочные. Это те задачи, невыполнение которых может повлечь ухудшение здоровья, вызвать серьёзные неприятности и трудности, а также препятствовать достижению поставленных целей.
  • Сюда относятся все задачи, которые являются важными, но пока не требуют немедленного выполнения. Иными словами, это дела, которые помогают добиваться успеха и способствуют достижению поставленных целей. Это могут быть проблемы, связанные с заботой о здоровье, личностным развитием.
  • Срочные и неважные дела – это то, что вам мешает или постоянно отвлекает вас, но к вашим целям не имеет никакого отношения. Это может быть помощь другу, ремонт обуви.
  • Последний квадрант (неважно и не срочно) – это то, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться или выглядеть лучше. Эйзенхауэр такие задачи называл «пожирателями времени», считая, что они оказывают негативное воздействие на продуктивность деятельности.
  • Основной секрет использования матрицы заключается в том, чтобы первое поле оставалось пустым. Если вы будете правильно расставлять приоритеты и выполнять все задачи вовремя, то срочных и важных просто не останется.

Как использовать?

Использовать матрицу приоритетов можно в самых разных сферах жизни. Вот несколько примеров:

  • Работа. Такой план позволит успеть выполнить все важные задания.
  • Обучение. Матрица поможет подготовиться к экзаменам, выполнить домашнее задание и ничего не забыть.
  • Быт. Чтобы домашние дела не накапливались, расставьте приоритеты.
  • Планирование бюджета, покупки. Вместо дел в матрицу можно вписывать то, что требуется купить. Это позволит приобретать всё самое важное и экономить.
  • Уход за ребёнком, воспитание. Многие молодые мамочки в силу своей неопытности не справляются со своими обязанностями, связанными с воспитанием и уходом за чадом. Матрица будет помогать делать всё вовремя.

Полезные советы

Несколько рекомендаций по поводу составления и использования матрицы приоритетов:

  • Желательно составлять матрицу на каждый день. При этом невыполненные дела могут переноситься в новую, а их значимость при этом может меняться. То есть то, что ещё вчера было несрочным, сегодня может стать очень срочным.
  • Желательно расположить матрицу Эйзенхауэра на видном месте или всегда носить с собой.
  • Важно научиться правильно расставлять приоритеты. Чтобы оценить срочность и важность какой-либо задачи, представьте, что будет, если в ближайшее время вы её не выполните. Как это отразится на дальнейших планах и достижении целей? Повлияет ли это на вашу жизнь?
  • Чтобы работать с матрицей было удобно, задачи в каждом квадранте следует расположить по степени важности и срочности, пронумеровав их.
  • Желательно сосредотачиваться на задачах из второго поля (важно, но не срочно). Именно их Эйзенхауэр считал наиболее важными и первоочередными, так как своевременное их выполнение поможет избежать важных и срочных дел.
  • Если есть возможность некоторые срочные дела делегировать (то есть поручить кому-то), то сделайте это.

Остаётся лишь пожелать всё успевать.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра | BBF.RU

Четвертый президент США был занятым человеком. Чтобы упорядочить дела, он разработал собственную систему определения приоритетов. Так называемая матрица Эйзенхауэра позволяет сконцентрироваться на важных делах и игнорировать незначительные задачи.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США

Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов, как и любой глава государства, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел.

Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность.

В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю.

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Что интересно, важные задачи становятся срочными по причине нашей лени и прокрастинации. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно.

По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие:

  • Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
  • Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
  • Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

  • Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
  • Внеплановый визит к доктору;
  • Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
  • Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
  • Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

Стоит отметить, что некоторые дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха.

Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А». Основной вашей задачей является недопущение такого исхода.

В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

  • Разработка плана нового проекта;
  • Анализ имеющихся результатов;
  • Превентивные действия;
  • Налаживание контактов и отношений;
  • Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрант С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами.

К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро (Читайте – «Как правильно отказать начальнику«). В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела:

  • Незапланированные срочные встречи;
  • Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
  • Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
  • Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи:

  • Хронофаги и поглотители времени;
  • Бесполезные телефонные разговоры;
  • Активность развлекательного характера.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Этот инструмент позволит вам быстрее достичь поставленных целей.

© Constructorus.ru

Матрица Эйзенхауэра. Обзор приложения для Битрикс24.

“А-а-а, я снова не начал делать эту задачу. Который день ее откладываю. Завтра точно примусь за нее!” Бывали такие мысли в конце рабочего дня? Скорее всего да, ведь очень сложно распланировать свой день так, чтобы успевать все.

Однако, вы можете перестать бесконечно откладывать выполнение несрочных задач, даже не изучая десятки книг по тайм-менеджменту. Вам поможет приложение «Матрица Эйзенхауэра»‎. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Несложно догадаться, что президент страны — весьма занятой человек, поэтому он должен использовать свое время с максимальной эффективностью.


Условия

Приложение дает возможность распределять задачи по четырем категориям:

  • важные и срочные,

  • важные и не срочные,

  • не важные и срочные,

  • не важные и не срочные.

Также у руководителя есть возможность распределять задачи подчиненных. Давайте посмотрим, как это работает!

Проверка

Сразу после установки приложения, все задачи находятся в списке “Не разобрано”. Перемещать их можно с помощью drag&drop. Распределите задачи по нужным категориям, и они сохранят свое расположение при следующем открытии приложения.

При клике на название задачи вы попадете на ее детальную страницу в Битрикс24.

Есть возможность изменить расположение областей. Доступны три варианта: “Не разобрано” сверху, “Не разобрано” слева, список. Выглядят они вот так:




Как уже говорилось выше, руководитель, имея доступ к управлению задачами подчиненных, может распределять их задачи в матрице. Это очень удобно для планирования дня подчиненных и установки приоритетов по задачам.

Если какая-то из задач не нужна в матрице, ее можно скрыть. Для этого зацепите ее курсором мыши и перетащите в появившуюся справа серую область.


Результат

«Матрица Эйзенхауэра» — простое и изящное решение для Битрикс24, помогающее в планировании рабочего дня. Планировать можно как свой день, так и работу подчиненных.

Отдельным плюсом является работа «Матрицы Эйзенхауэра» в мобильном приложении Битрикс24. Это очень удобно, ведь раскидать задачи по матрице можно, например, по пути на работу.



Как матрица Эйзенхауэра помогла прекратить конфликты между отделами

Конфликты и напряженность в отношениях между разными подразделениями случаются сплошь и рядом. Конфликты часто возникают потому, что один отдел задерживает работу другого. К примеру, юридический отдел слишком долго согласовывает договоры с клиентами, а менеджеры по продажам вынуждены ждать. Или смежники отвлекают специалистов других отделов просьбами сделать для них какую-то работу.

У нас подобные ситуации случались приблизительно раз в неделю. Чаще всего конфликты возникали между отделами продаж, маркетинга и юридическим отделом, а также между разработчиками и отделом тестирования. Если совместная работа дает сбой, страдает эффективность бизнеса. Проблема в том, что отделы не могут оценить важность задач и договориться о порядке совместных действий.

Мы воспользовались схемой расстановки приоритетов, придуманной еще в 1950-х гг. прошлого века американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Политик и талантливый военачальник, он ежедневно сталкивался с огромным количеством дел и сортировал задачи в зависимости от срочности и важности. Он расчерчивал лист ежедневника на четыре квадрата. В левый верхний угол вписывал все самые срочные и важные задачи (им он назначил приоритет P1). В правый верхний – важные, но менее срочные (приоритет P2). Левый нижний угол занимали срочные, но менее важные задачи (P3). Остальные, менее срочные и менее важные (P4), размещались в правом нижнем углу. Получившаяся табличка и называется матрицей Эйзенхауэра. Наиболее приоритетные задачи (P1) Эйзенхауэр выполнял сам, и безотлагательно. Задачи с приоритетом P2, например важные законопроекты, – подолгу обдумывал; срочные, но не очень важные задачи (P3) перепоручал помощникам, а за все остальные старался не браться вообще.

Мы используем матрицу Эйзенхауэра для назначения приоритетов половине задач разных отделов. В 50% случаев значимость и так понятна: к примеру, бухгалтер и сам прекрасно знает, когда ему сдавать отчетность или оплатить тот или иной счет. Вот несколько советов, которые помогут адаптировать президентскую методику к нуждам бизнеса.

 Определите критерии присвоения приоритетов. Допустим, в отдел разработки одновременно поступили сразу три задачи из коммерческого блока: от контактного центра, отделов продаж и маркетинга. «Мегаплан» разрабатывает системы управления отношениями с клиентами. Отдел продаж попросил добавить дополнительное поле в карточку клиента в программном продукте. Отдел маркетинга решил провести эксперимент с электронной рассылкой и потребовал написать скрипт для писем, с помощью которого клиент может получить скидку за покупку дополнительных лицензий. А контактный центр сообщил о том, что у двух клиентов проблемы с доступом к системе и программа не работает. Приоритет задаче мы назначаем по двум критериям: потенциальной пользе от ее выполнения и потенциальному вреду от неисполнения. Срочность зависит от того, есть ли у задачи дедлайн и как много времени остается до его наступления. Если пренебречь информацией от call-центра о проблемах с запуском программы, мы рискуем потерять клиентов. Поэтому эта задача считается самой важной и срочной и получает приоритет P1. Такие проблемы нужно решать за несколько минут. Задания от маркетологов и отдела продаж тоже важны, но менее срочные. Оба получили приоритет P2, но задача от отдела маркетинга оказалась в списке выше, так как речь идет о привлечении новых клиентов.

 Назначьте ответственных за присвоение приоритета. Система Эйзенхауэра имеет смысл, лишь если приоритеты расставлены верно. В нашей компании приоритет задаче могут присваивать только руководители отделов, поставивших задачу. Исполнитель не может изменить приоритет, иначе разработчики откладывали бы важные проекты ради более интересных или выполняли бы в первую очередь работу, которую по дружбе попросил сделать коллега во время перекура. В нашем примере руководители отделов маркетинга, продаж и call-центра выставили приоритеты, а руководитель отдела разработки увидел три задачи с разными приоритетами и назначил исполнителей в зависимости от их специализации и загруженности.

 Учите руководителей отделов мыслить стратегически. Могут возникнуть ситуации, когда необходимо будет выбирать между задачами с одинаковым приоритетом. Тогда руководители отделов должны договариваться друг с другом. Каждый должен ответить на вопрос, какую стратегическую выгоду компания получает от решения той или иной задачи. В спорных случаях окончательное решение за генеральным директором. Со временем руководители отделов научились корректно расставлять приоритеты так, чтобы у коллег не возникало вопросов.

 Сохраняйте прозрачность системы приоритетов. Для постановщика задачи самое важное – знать, что его задача добавлена в очередь и у исполнителя дойдут до нее руки, причем в определенные конкретные сроки. Когда разработчик взялся за выполнение задачи call-центра, отделы маркетинга и продаж убедились, что их задачи приняты, и спокойно вздохнули. Коммуникации работают, все довольны.

 Делегируйте или игнорируйте второстепенные задачи. Задачи с низкими приоритетами P3 и P4 необязательно выполнять самим. Можно делегировать их заместителям, поручать стажерам или отдавать на аутсорсинг. А часть задач с приоритетом P4 не будут выполнены никогда, потому что утратили актуальность. Как говорил Стив Джобс, решать, что не делать, порой так же важно, как и решать, что делать.

Мы начали пользоваться матрицей Эйзенхауэра несколько лет назад. По нашим оценкам, этот метод позволил в 1,5–2 раза увеличить скорость выполнения заданий, в которых участвуют одновременно несколько подразделений.

Автор – генеральный директор компании «Мегаплан»

Официальные приложения матрицы Эйзенхауэра

Существуют сотни инструментов для управления вашими задачами. И вы пробовали их все.
Но разве ты не уходишь всегда в какой-то момент, потому что списки становятся все длиннее и длиннее? Помощь наконец прибыла!
Мы упаковали матрицу срочности-важности Дуайта Эйзенхауэра в приложение, чтобы помочь вам бороться со стрессом и прокрастинацией при работе над действительно важными делами:
или попробуйте наше веб-приложение «Матрица Эйзенхауэра»

Специальные возможности

Матрица Эйзенхауэра
Наше приложение «Матрица Эйзенхауэра» создано специально для любителей тайм-менеджмента и автоматически помогает вам расставить приоритеты перед тем, как ставить задачи. Это гораздо более продвинутое решение, чем простая таблица «Матрица Эйзенхауэра» в Excel!
Счетчик задач
На каждом листе дел можно управлять неограниченным количеством задач, но мы рекомендуем придерживаться не более 8 задач в день.Для лучшего обзора существующей рабочей нагрузки открытые задачи также отображаются на больших навигационных вкладках.
Режим фокусировки
Для срочных и важных задач вы можете использовать специальный таймер, который поможет вам сосредоточиться на одной задаче в течение 30 минут или любого другого времени, которое вам больше подходит.
Переместить задачи
При изменении срочности и приоритета существующей задачи просто переместите задачу в другой квадрант.
Делегирование
Используя действия, связанные с задачей, вы можете легко инициировать электронные письма, содержащие описание вашей задачи, для делегирования задач другим людям.
Облачная синхронизация
Если вы входите в систему, используя свою учетную запись, и iPhone, и веб-клиент синхронизируются автоматически. Независимо от того, какой из них вы используете, ваши списки всегда актуальны.

Ваши преимущества

Легко и быстро
Созданный с учетом простоты и удобства использования, Eisenhower более чем прост в настройке и предоставляет вам все необходимое для начала решения ваших задач.
В дороге
Eisenhower — ваш личный помощник по тайм-менеджменту для вашего смартфона.Всегда готов, в любой ситуации.
Многоязычный
С помощью друзей мы переводим книгу Эйзенхауэра на другие языки: испанский, французский, итальянский, голландский и русский.

Мнения других

Приложение для выполнения задач, в котором используется новая система организации ваших задач — матрица Эйзенхауэра.

— Кит Итон, The New York Times

Приложение отлично подходит для организации личных и профессиональных задач, чтобы повысить производительность и избавиться от многочисленных списков дел, с которыми мы сталкиваемся.

— Пол Моррис, Редмонд Пай

Я использую Eisenhower для разбивки определенных проектов, чтобы сделать их более управляемыми, и из-за этого мне приходится делегировать или удалять намного больше.

— Майк Варди, The Next Web

Я выполнил все задачи «Сначала» по порядку и добился нулевой папки «Входящие». Это самый продуктивный день за последние месяцы!

— Амит С. Баджадж, заядлый пользователь

Eisenhower в App Store и для вашего браузера

Чего ты ждешь? Присоединяйтесь к многочисленным поклонникам и получите его сейчас:
или попробуйте наше веб-приложение «Матрица Эйзенхауэра»

Приложение

Матрица Эйзенхауэра для Android?

В настоящее время мы не предлагаем собственное приложение для устройств Android.Вместо этого вы можете добавить наше веб-приложение в закладки и добавить значок на главный экран для удобного доступа и полного погружения. Для получения дополнительной информации обратитесь к нашим часто задаваемым вопросам.

Тайм-менеджмент: методы, которые нужно применять немедленно

Позвольте познакомить вас с самым дорогим ресурсом в мире: временем. Нет рынка, чтобы купить его. Даже если бы они были, смогли бы вы справиться с тем, что вы стоите в час? Подумайте об ограниченном времени всей вашей жизни, а не только о зарплате и альтернативных затратах.Давайте начнем думать о времени, которое мы все проводим бессознательно каждый день.

Рекомендуемый
Чтение

15 секретов
Успешные люди
Знайте о
Управление временем
Кевин Круз

Когда вы применяете передовые методы управления временем в своей деловой и личной жизни, вы заранее планируете и контролируете все свои повседневные действия, чтобы повысить эффективность и результативность. Вы хотите управлять собой в отношении времени, которое у вас есть, чтобы не откладывать и не тратить время впустую, предотвращать стресс и повышать продуктивность и счастье в своей жизни.Неправильное управление временем приводит к стрессу, выгоранию и в конечном итоге рискует вашей жизнью.
Поэтому вам необходимо изучить основные принципы расстановки приоритетов, планирования, планирования и делегирования. Планирование иногда может восприниматься как предположение, но оно также создает цели и обеспечивает концентрацию. И, конечно же, вы всегда можете изменить свой план, но только после того, как он у вас появится. Вы также должны понимать разницу между правильными действиями (перфекционизм) и правильными действиями (эффективность).
Успех не означает, что вы хорошо управляете своим временем.Правильное управление временем делает вас успешным. Возьмите под свой контроль сейчас, чтобы вы могли достичь своих деловых и жизненных целей.
Однако не переусердствуйте с производительностью, иначе в конечном итоге вы можете больше управлять, чем делать. Вот почему мы рекомендуем матрицу Эйзенхауэра более сложным схемам: этот принцип похож на игру в понг, но уже через несколько минут он окажет серьезное влияние на вашу жизнь. Принимая во внимание, что такие фреймворки, как Getting Things Done, могут быть лучше по сравнению с такими играми, как Microsoft FlightSimulator, где вам лучше сначала прочитать длинное руководство.

Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра для приоритизации задач

Приоритизация задач и выделение необходимого времени для каждой задачи требует своевременного принятия решений, свободного от аналитического паралича и прокрастинации. Оба вышеупомянутых часто являются результатом неспособности людей расставлять приоритеты задач на основе их срочности и важности. Однако такая расстановка приоритетов проще, чем думает большинство людей, особенно если вы используете матрицу решений Эйзенхауэра .

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был 34-м президентом Соединенных Штатов и служил пятизвездным генералом, который был Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников в Европе во время Второй мировой войны. Матрица решений Эйзенхауэра или метод Эйзенхауэра основаны на известной его цитате, в которой он сказал:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.”

Эйзенхауэр передал приведенную выше цитату бывшему президенту колледжа. Однако в конечном итоге эта цитата стала основой принципа принятия решений Эйзенхауэра, согласно которому задачи оцениваются на основе критериев, также известных как ящик Эйзенхауэра. Этот критерий перечисляет задачи на основе срочных и важных, важных несрочных, срочных, но не важных и несрочных и неважных задач.

На приведенном ниже изображении, полученном из шаблона PowerPoint Матрица Эйзенхауэра, показан квадрант Эйзенхауэра и его различные приложения.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра, шаблон PowerPoint от SlideModel

1. Срочно и важно — сделайте это сейчас

Срочные и важные задачи в квадранте — это важные задачи, которые нельзя откладывать. Это может включать в себя сроки, встречу для разрешения кризиса, оценки для понимания прогресса проекта и т. д. Для отдельных задач, определяющих приоритетность, это может включать важный крайний срок для представления отчета начальнику, визит к врачу для связанного со здоровьем проблема, важные семейные обязательства и т. д.По сути, это задачи, которые вы должны немедленно выполнить. Откладывание такой задачи может привести к негативным последствиям, которых, вероятно, можно избежать, просто установив приоритетность задач.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра. Шаблон PowerPoint от SlideModel. . Нет смысла работать над отчетом, который должен быть сдан через 10 дней в приоритетном порядке.В этом случае вы можете расставить приоритеты перед завтрашним отчетом и убедиться, что вы уделяете ему достаточно времени. Задачи, которые являются важными, но не срочными, могут быть запланированы в соответствии с необходимостью лучшего управления временем и сосредоточения внимания на более насущных проблемах. Эти задачи могут включать планирование, развлекательные мероприятия или обязательства, связанные с отношениями.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

3. Срочно, но не важно — делегируйте

Многие из нас совершают ошибку, беря на себя слишком много бремени, когда мы можем делегировать задачи.Многие руководители могут совершить ошибку, недостаточно используя подчиненных. Точно так же некоторые внезапные встречи могут означать, что у вас нет времени для выполнения задачи, и может потребоваться делегирование полномочий. Это примеры случаев, когда необходимо делегировать задачи для лучшего управления задачами. Например, вы можете попросить своего подчиненного заполнить отчет и отправить его на проверку, чтобы убедиться, что он выпущен вовремя. Несколько примеров срочных, но не важных задач могут включать перерывы, встречи или действия, которые менее важны и могут быть делегированы.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

4. Не срочно и не важно – не делайте этого игра для андроида? Несрочные и не важные задачи нужно отбросить. Вы же не хотите опоздать на важную встречу из-за того, что пролистывали ленту Facebook и потеряли счет времени или были слишком заняты просмотром видео с котиками! Поскольку мы окружены цифровыми устройствами и отвлекающими факторами, важность избегать ненужных вещей в свете матрицы Эйзенхауэра становится даже важнее, чем когда-либо прежде.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

На самом деле именно отсутствие расстановки приоритетов приводит к снижению производительности и даже к таким проблемам со здоровьем, как бессонница. Исследования показали, что синий свет влияет на сон и вызывает бессонницу. Это связано с тем, что люди используют смартфоны ночью, что влияет на их режим сна. Это пример негативных последствий отсутствия приоритезации задач.

Как пользоваться матрицей решений Эйзенхауэра?

Использовать матрицу решений Эйзенхауэра очень просто.Вы можете выполнить несколько простых шагов, чтобы внедрить его в свою повседневную жизнь для улучшения рабочего процесса, а также лучшего управления задачами и временем. Воспользовавшись приведенными ниже простыми советами, вы сможете обеспечить своевременное выполнение важных задач и избежать аналитического паралича.

1. Создайте список задач по важности

Используете ли вы ручку и лист бумаги или приложение для создания заметок, например Evernote или Google Keep, вы можете начать с создания списка задач по важности. Вы также можете использовать для этой цели квадрант Эйзенхауэра и начать добавлять в него задачи.Вы даже можете использовать один из наших шаблонов PowerPoint с матрицей Эйзенхауэра для создания списков и даже обучения своей команды квадранту с помощью слайдов PowerPoint.

2. Приоритизация срочных и важных задач

Тот отчет, который должен быть завтра, над которым вы еще не работали, или встреча, которая должна начаться через час, которую вы еще не запланировали, — это те задачи, которые необходимо быть приоритетным. Даже если нет кризиса или неотложной проблемы, которую нужно решить, вы можете убедиться, что основные задачи на день находятся в верхней части вашего списка дел, которые вам нужно сделать вовремя.

3. Планирование задач, выполнение которых может быть отложено

Не все требует немедленного внимания. Когда время ограничено, вы можете легко планировать задачи для повышения производительности и улучшения рабочего процесса. Возможно, вам придется поговорить с вашей командой, обсудить предстоящий проект или спланировать ужин с супругом. Вы можете запланировать эти задачи на более позднее время и выполнить их в подходящие для них временные рамки. Не рекомендуется проводить совещание команды, которое может быть отложено, в то же время задерживая отправку срочного отчета вашему высшему руководству.Точно так же не лучшая идея обсуждать романтический ужин по телефону в рабочее время, когда на вашем столе куча работы.

4. Научитесь делегировать задачи, когда это возможно

Возможно, вам нужно починить машину или у вас слишком много дел, чтобы вовремя успеть в офисе. В таком случае вы можете делегировать задачи. Например, вы можете попросить механика или автосервис забрать и починить ваш автомобиль. Точно так же вы можете попросить подчиненного разделить часть вашей рабочей нагрузки, назначив задачи.Может быть встреча, которую вы можете пропустить, попросив члена команды, или отчет, который вы можете передать кому-то для завершения, поскольку вы изучаете более насущные проблемы. Вы даже можете проконсультироваться со своим начальником, чтобы получить разрешение или попросить его/ее делегировать задачу кому-то другому, чтобы вы могли выполнять другие задачи вовремя.

5. Пропускайте второстепенные задачи

Возможно, вы зависимы от игр или просто ненавидите определенные виды офисной работы. Возможно, вы захотите провести немного больше времени, играя в видеоигру, когда ожидаются важные задачи, или вы можете не хотеть работать над ежемесячным отчетом, потому что каждый месяц вы чувствуете себя утомленным.В этом случае вам нужно поработать над отчетом и пропустить игру, если вы серьезно настроены сохранить свою работу. Одна и та же игра может вызвать у вас головную боль, но вы продолжаете играть в нее, потому что вы зависимы от нее. Многие люди продолжают прокручивать свои ленты в социальных сетях, даже если в них нет ничего значимого. Навлекая на себя бессонницу, недосыпание, беспокойство и плохую репутацию в офисе из-за опозданий и лени. Пришло время избавиться от вредных привычек и расставить приоритеты, прежде чем они создадут беспорядок, который вам, возможно, будет трудно убрать.

6. Избегайте прокрастинации

Прокрастинация губительна для продуктивности. Вы можете зайти в Интернет, чтобы проверить электронную почту, и в итоге наткнуться на видео о том, как утилизировать использованные батареи! Дело в том, что прокрастинация встречается чаще, чем многие из нас хотели бы признать. И, рассказывая о причинах этого вслух, большинство из нас может даже смутиться. Вы не можете сказать своему боссу, что опоздали на встречу, потому что всю ночь смотрели видео на YouTube. Это просто звучит неправильно. Вместо этого вам нужно избегать прокрастинации и действовать сообща.Вы также можете получить несколько советов из наших постов о том, как избежать прокрастинации для более качественных презентаций и о технике помидора для повышения производительности.

Final Words

Хотя матрица решений Эйзенхауэра служит полезным механизмом для определения приоритетов задач, она так же ограничена, как любой метод повышения производительности или концепция управления временем. Это связано с тем, что то, что ограничивает человека, практикующего метод управления производительностью или временем, — это его / ее собственная приверженность концепции. Ленивость и намек на то, что концепция не сработает с самого начала, не помогут вам стать более продуктивным.Точно так же непоследовательное использование техники — не лучший способ составить правильный график.

Даже если вы не используете ящик Эйзенхауэра и не распределяете задачи по определенным заголовкам, просто расставьте приоритеты задач в соответствии с их срочностью и важностью, делегируйте задачи по мере необходимости и избегайте ненужных задач. важные, но значимые изменения образа жизни. Это может помочь вам избежать паралича анализа, прокрастинации и других негативных последствий, вызванных отсутствием приоритизации задач.Не говоря уже о том, что это может даже помочь вам избавиться от бессонницы!

Шаблон матрицы Эйзенхауэра и пример для групп

О шаблоне матрицы Эйзенхауэра

Мы все были там: вы садитесь, чтобы начать свой день, и вы настолько перегружены задачами, которые вам нужно выполнить, что вы не можете не знаю с чего начать. Электронные письма накапливаются, у вас есть поручения… Как вы разбираетесь в этом хаосе? Познакомьтесь с матрицей Эйзенхауэра, системой принятия решений, разработанной бывшим президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэр.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о матрице Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Вместо того, чтобы пытаться понять, в каком порядке вы должны выполнять свои задачи; решить, какие из них являются срочными, какие можно делегировать, а какие необязательны.

Как следует из названия, матрица Эйзенхауэра основана на принципах, созданных президентом Дуайтом Д.Эйзенхауэр. Известно, что Эйзенхауэр расставлял приоритеты на основе срочности и важности. Это простое, но мощное эмпирическое правило позже было систематизировано в виде матрицы.

Когда использовать матрицу Эйзенхауэра

В начале дня вам может быть полезно построить две матрицы Эйзенхауэра: одну для личных задач, а другую для профессиональных задач. Ограничьте себя не более чем восемью задачами на квадрант, и прежде чем добавлять еще одну, подумайте, стоит ли вам сначала выполнять начальные.

Обновляйте свои матрицы в течение дня. Но будьте осторожны и не тратьте на них слишком много времени. Все виноваты в том, что прокрастинируют, составляя списки дел! Выделите определенное количество времени для вашей матрицы, может быть, пять или десять минут утром и еще пять или десять минут в обед, чтобы не переусердствовать.

Создайте собственную матрицу Эйзенхауэра

Создать собственную матрицу Эйзенхауэра очень просто. Инструмент доски Миро — идеальное полотно для создания и публикации.Начните с выбора шаблона матрицы Эйзенхауэра, а затем выполните следующие шаги, чтобы создать свой собственный шаблон.

  1. Заполните первый квадрант.

  2.  Задачи в верхнем левом квадранте являются наиболее важными. Их нужно сделать сегодня. Например, ответьте на срочное электронное письмо от своего начальника или запишитесь на прием к врачу.

  3. Заполните квадрант расписания.

  4.  Задачи в верхнем правом квадранте важны, но не являются неотложными.Это вещи, которые вы можете запланировать на будущее и которые вам нужно внести в свой календарь. Встреча с другом или встреча с коллегой по несрочной теме может попасть в эту категорию. Основная часть ваших задач должна попадать в этот квадрант.

  5. Заполните квадрант делегата.

  6.  Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не так важны, как срочные задачи, но все же должны быть выполнены быстро. Обязательно следите за делегированными задачами, чтобы убедиться, что они выполняются должным образом.Например, если кто-то зовет вас на собрание, вы можете делегировать задачу, попросив вместо этого товарища по команде принять участие в собрании.

  7. Заполните квадрант «Не делать».

  8.  Нижний правый квадрант предназначен для задач, которые вам вообще не нужно выполнять. Подумайте о задачах, которые позволяют вам откладывать дела на потом и мешают вам их выполнить. В эту категорию могут попасть такие вещи, как прокрутка социальных сетей.

  9. Пересматривайте свою матрицу в течение дня.

  10.  Внесите необходимые изменения в матрицу. Ваши приоритеты могут меняться в течение дня; так что не стесняйтесь использовать шаблон, чтобы быстро добавлять, перемещать или изменять задачи по мере развития вашего расписания.

Матрица приоритетов проекта: какой тип лучше?

Часто одной из самых больших проблем менеджера проекта является расстановка приоритетов, и чтобы компенсировать это, он может обратиться к матрице приоритетов проекта. Этот инструмент гарантирует, что они тратят время на правильные действия.

Если вы хотите упростить приоритезацию проектов, мы вам поможем. В этом руководстве мы расскажем о двух популярных матрицах расстановки приоритетов и о том, как выбрать правильную в зависимости от ваших потребностей.

Мы начнем этот блог с самого главного, определяя матрицы приоритетов проектов.

Начните работу с monday.com

Что такое матрица приоритетов проекта?

Матрица приоритетов проекта — это двухмерная диаграмма, которая иллюстрирует относительную важность группы элементов (задач, проектов, целей и т. д.).Этот инструмент поможет вам сосредоточиться на самом важном и следить за критически важными действиями.

Типичная матрица приоритетов выглядит примерно так:

Начало работы

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это двумерное изображение, иллюстрирующее относительную важность группы элементов (задач, проектов, целей и т. д.) на основе двух наборов критериев. Это мощный инструмент, который помогает вам сосредоточиться на самом важном и следить за критически важными действиями.

Типичная матрица приоритетов выглядит примерно так:

Мы можем разбить ее на четыре различных компонента:

  • Две оси (X и Y):  X и Y представляют критерии, которые вы будете использовать для определения приоритетов элементов ( я.е. срочность и важность или влияние и усилие).
  • Масштаб:  Это показывает, как вы будете измерять свои переменные. Обычно в этих матрицах используется 2-балльная шкала (т. е. срочность или несрочность), но элементы также могут быть ранжированы от 1 до 5.
  • Элементы:  Элементы — это проекты, задачи, цели или все, что вы хотите нанести на свою матрицу.
  • Квадранты:  Вы будете взвешивать товары на основе определенных критериев и размещать их в одном из четырех квадрантов матрицы.

Как видите, это довольно простой инструмент, но при правильном использовании он может сэкономить ваше время, деньги и повысить успех проекта. Давайте расширим эту идею ниже.

Почему использование таблицы приоритетов повысит эффективность и успех проекта

Принцип Парето — 80 % вашей проектной деятельности принесут 20 % результатов — помогает объяснить, почему многие команды выигрывают от матрицы приоритетов.

Если вы и ваша команда не расставите приоритеты в работе и не сосредоточитесь на том, что действительно важно, вы можете потратить массу времени на задачи и действия, которые «не двигают иглу».”

Матрица может помочь вам сэкономить время, ресурсы и поддерживать командный дух на высоком уровне, сосредоточившись на получении максимальных результатов. Давайте посмотрим, как создать этот инструмент.

Начало работы

3 шага к созданию матрицы приоритетов проекта

Хотя любой может создавать матрицы приоритетов, вы не получите полной отдачи, если не будете использовать их в команде. В конце концов, если разные члены команды ранжируют задачи по-разному, вы можете столкнуться с конфликтующими приоритетами.Вот почему мы рекомендуем следующий трехэтапный подход:

Шаг 1: Создайте свой список задач

Первый шаг — составление списка элементов для определения приоритетов. Если у вас уже есть список дел для команды или список невыполненных работ по продукту, это займет всего несколько секунд — просто откройте свой список и убедитесь, что он актуален.

Если вы начинаете с нуля, соберите команду, чтобы создать свой список задач. Шаблон списка дел на неделю, подобный приведенному ниже, поможет вам быстро записывать и отслеживать эту информацию.

Шаг 2. Проанализируйте каждую задачу

Теперь, когда у вас есть список элементов, ранжируйте их на основе выбранных вами критериев и шкалы. Например, если одной из ваших метрик является срочность, вы и ваша команда будете решать, является ли каждый элемент срочным или несрочным.

Полезный совет: если вы используете бесплатный шаблон списка дел (показан выше), вы можете легко добавить новую колонку «срочности» и обозначить каждую задачу как срочную или несрочную, чтобы у вас была вся важная информация в одном место.

Шаг 3. Нанесите задачи 

После того, как вы расставили приоритеты и ранжировали свои элементы, пришло время нанести их на матрицу. Сопоставьте каждую задачу с верхней или нижней половиной сетки справа или слева. Не волнуйтесь, если вы не совсем понимаете, как это сделать прямо сейчас. Мы рассмотрим это более подробно в следующем разделе, когда будем обсуждать две популярные матрицы и то, как они работают.

Попробуйте monday.com

Получите у нас шаблон планирования проекта!

Начало работы

Две наиболее часто используемые матрицы приоритетов

Матрица приоритетов — это гибкий инструмент.Вы можете расставлять приоритеты на основе любых критериев, но проще всего начать с внедрения проверенного формата. Двумя наиболее популярными матрицами приоритетов являются:

  • Матрица приоритетов Эйзенхауэра
  • Матрица приоритетов действий

Хотя мы скоро увидим, что они похожи по структуре, каждая из них использует разные критерии для определения приоритетов. Ниже мы рассмотрим подробное объяснение каждого из них.

1.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Матрица приоритетов Эйзенхауэра основана на четырех квадрантах тайм-менеджмента, разработанных автором Стивеном Кови.Согласно модели, о любой задаче можно судить по двум критериям: важности и срочности.

В результате получается четыре квадранта:

1. Верхняя левая сторона: Эти задачи очень важны, но не так срочно. Хотя они не требуют немедленного внимания, слишком большая задержка сместит их в правый квадрант. Несколько примеров включают результат, запланированный на следующий месяц, или план проекта, который вы должны закончить на следующей неделе.

2. Верхняя правая сторона: Описывает s очень важных и чрезвычайно срочных задач, таких как проекты со сжатыми сроками или критические вопросы.

3. Нижняя левая сторона: Этот квадрант предназначен для не столь важных и срочных задач. Стоит изучить, отвлекают ли эти элементы вашу команду от важных заданий, которые лучше служат вашей прибыли. Это может включать бюрократические процессы или неиспользуемые отчеты.

4. Нижняя правая сторона: Эти задачи не супер важные, но более срочные. Эти действия требуют немедленного внимания, но не так важны для успеха вашего проекта.Однако не игнорируйте эти задачи. Если вы это сделаете, они могут превратиться в снежный ком и превратиться в неуправляемое предприятие.

Если вы руководите командой, вы можете делегировать эти задачи кому-то с большими возможностями или автоматизировать их. С правильным рабочим программным обеспечением вы можете автоматизировать электронную почту или отслеживать, сколько времени вы тратите на помощь коллегам в несвязанных проектах, и приостанавливать эти усилия, пока у вас не появится время.

Вот как может выглядеть матрица приоритетов Эйзенхауэра в полностью настраиваемом рабочем программном обеспечении:

Давайте посмотрим, как матрица второго приоритета сочетается с подходом Эйзенхауэра.

Начало работы

2. Матрица приоритетов действий

Эта модель похожа на матрицу Эйзенхауэра, но фокусируется на воздействии и усилиях. С левой стороны у нас есть два спектра: сильное воздействие и низкое воздействие.

Здесь вы составите список всех своих задач и оцените их на основе их потенциального воздействия и сложности.

Давайте разберем каждый квадрант:

1. Высокая отдача, небольшие усилия: Это вопросы, которые вы должны решить в первую очередь. Они сильно влияют на вашу прибыль и относительно просты по сравнению с другими элементами.Короче говоря, это быстрые победы, такие как создание призыва к действию для ваших статей в блоге.

2. Высокая отдача, большие усилия: Как правило, для выполнения этих важных задач требуется больше ресурсов. Планирование ежеквартальных целей и разработка стратегии их выполнения могут принадлежать этому квадранту.

3. Низкая отдача, небольшие усилия: Это элементы, которые легко сделать, но они не принесут много пользы для ваших бизнес-целей, таких как оплата счетов.

4. Низкое воздействие, большие усилия: Эти элементы требуют некоторого размышления о том, стоят ли они времени и усилий, например, повторная проверка электронных таблиц годичной давности.

Теперь, когда мы более подробно рассмотрели эти две матрицы, давайте поговорим о том, когда использовать каждую из них.

Когда следует выбирать матрицу Эйзенхауэра?

Поскольку матрица приоритетов Эйзенхауэра фокусируется на важности и срочности, она больше подходит для определения приоритетов работы в контексте времени. Используйте Эйзенхауэр для расстановки приоритетов:

  • Ежедневные задачи
  • Принятие решений
  • Действия с крайними сроками

Эта матрица отлично подходит для решения водопадных проектов, задач в рамках спринта или управления личным списком дел.

Когда следует выбирать Матрицу приоритетов действий ?

Как мы упоминали ранее, Матрица приоритетов действий взвешивает элементы на основе воздействия и усилий. Таким образом, эта матрица может быть идеальной для определения приоритетов таких возможностей, как:

  • Бизнес-операции
  • Характеристики продукта
  • Крупные инициативы

Эта матрица лучше всего подходит для определения приоритетов при использовании гибкой структуры. Это поможет вам определить, какие элементы должны быть в вашем следующем спринте, а какие отложить или выбросить.

Матрицы приоритетов помогут вам сосредоточиться на том, что действительно важно. Однако, чтобы вывести эти матрицы на новый уровень, вам нужны правильные инструменты, и в этом вам может помочь monday.com.

Что такое monday.com и как он может помочь вам изменить процесс расстановки приоритетов?

monday.com — это гибкое, интуитивно понятное рабочее программное обеспечение (Work OS), которое помогает планировать, управлять и выполнять любую работу.

Хотя мы представляем собой гораздо больше, чем программное обеспечение для управления проектами, мы помогаем вам выполнять проекты быстро и эффективно.Ниже мы познакомим вас с некоторыми из наших основных функций, которые помогут вам расставить приоритеты в вашем проекте.

  • Управление задачами : Установите зависимости задач, назначьте задачи членам команды в матрице и отслеживайте ход выполнения всех ваших проектов.
  • Автоматизация:  Автоматизируйте утомительные процессы, например уведомление членов команды об изменении статуса, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно.
  • Совместная работа:  Добавляйте теги, делитесь файлами и прозрачно общайтесь с членами команды на платформе, чтобы у всех было одинаковое представление о происходящем, даже если приоритеты меняются.

Полное описание всех функций, которые мы предлагаем, можно найти на нашей странице обзора продуктов.

Благодаря гибким строительным блокам вы можете создать любой рабочий процесс с нуля или сразу приступить к работе с одним из наших более чем 200 шаблонов. Выберите из:

Получите полный список всех наших шаблонов здесь.

Создайте свою идеальную матрицу на monday.com

Не все задачи одинаково важны. Матрица приоритетов поможет вам определить, какие из них заслуживают вашего внимания в первую очередь.Теперь, когда вы вооружены нужными знаниями, пришло время применить то, что вы знаете, на практике.

Создайте гибкую матрицу приоритетов проекта, которая поможет вашей команде быть в курсе и выполнять задачи на monday.com!

Начало работы

Как использовать матрицу расстановки приоритетов, когда каждая задача №1

Чтобы все делать правильно и вовремя, нужно быть продуктивным. Так как же узнать, какие задачи необходимы, а какие могут подождать? Ответ содержится в матрице приоритетов, также известной как матрица Эйзенхауэра.

Матрица получила свое название в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Эйзенхауэр был генералом армии США и 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Как пятизвездный генерал и Верховный главнокомандующий армией США он разработал стратегию вторжения союзников в Европу.

Эйзенхауэру каждый раз приходилось принимать трудные решения о том, какие задачи сделать приоритетными из многих, на которых ему нужно было сосредоточиться ежедневно. Так, он придумал знаменитую матрицу Эйзенхауэра или матрицу расстановки приоритетов.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент для оценки ваших задач на основе срочности. Это поможет вам узнать о критических действиях и тех задачах, которые вы должны обойти, и может быть полезно в управлении проектами, малом бизнесе или личных задачах.

Эйзенхауэр сказал о матрице:

«Большинство срочных задач не важны, а большинство важных задач не срочные».

Эта цитата стала для Эйзенхауэра правилом управления своим временем.

Преимущества матрицы приоритизации

Вы получите массу преимуществ, используя матрицу расстановки приоритетов. Этот инструмент прост в использовании и понятен. Помимо помощи в принятии обоснованных решений, этот инструмент позволит вам:

  • Разбивайте сложные вопросы и расставляйте приоритеты, когда на процесс принятия решений влияет множество факторов
  • Расставляйте приоритеты однозначно и объективно
  • Определить точки фокусировки
  • Выяснить, что важно, и создать основу для обсуждения
  • Получите поддержку заинтересованных сторон при принятии важных решений

4 квадранта в матрице приоритетов

В матрице приоритизации есть четыре квадранта, которые помогают сравнивать варианты того, что делать в первую очередь и в последнюю очередь, позволяя вам расставлять приоритеты в проектах и ​​создавать стратегический план.

Квадранты:

  • До
  • Расписание
  • Делегат
  • Устранить
Кредит: Visual Paradigm
1. Сделайте

Делать — это первый квадрант в матрице расстановки приоритетов, и он включает в себя важные действия. То есть те задачи, которые вам нужно выполнить срочно — кризисы, дедлайны и вопросы, которые требуют вашего срочного внимания и имеют прямое отношение к вашей жизненной миссии.

Как узнать, какая задача попадает в этот квадрант?

Начните с анализа ваших приоритетов, а затем определите, соответствует ли это критериям «сделай это сейчас».Если задача достижима в течение дня или в течение 24–48 часов, она срочная.

Другой подход, который вы можете использовать для определения приоритетности задач в этой категории, — это принять принцип «съесть лягушку» Марка Твена. Этот принцип рекомендует выполнять самые неотложные дела сразу же после пробуждения.

Вот практический пример.

Допустим, вам нужно составить контент-стратегию и отправить отчет вашему менеджеру. Сегодня суббота, а крайний срок подачи — понедельник.Можем ли мы сказать, что работа срочная? Определенно!

2. Расписание

Второй квадрант матрицы приоритетов — Расписание. Матрица приоритизации классифицирует задачи в этой категории как важные, но не очень срочные.

Это долгосрочные цели и задачи, для которых нет срочных сроков. Эти задачи могут включать медитацию, ведение дневника, учебу, семейное время и упражнения.

Вы можете запланировать деятельность в этом квадранте на другой период. Например, для хорошего здоровья вам следует заниматься спортом, но вы можете выделить на это время.

Запланируйте эти действия таким образом, чтобы они не переносились в квадрант «Выполнить» или «Срочно». Убедитесь, что у вас достаточно времени для их выполнения.

3. Делегат

Третий квадрант матрицы приоритетов — делегат.

Эти задачи не важны для вас, но очень важны для других. Здесь в игру вступает командная работа.

Вы можете технически выполнять задачи этой категории, но имеет смысл делегировать их. Делегирование задач гарантирует, что у вас будет больше времени для занятий в первых двух квадрантах.

Вы также должны следить за задачами, которые вы делегировали. Это будет пустой тратой времени только в том случае, если у вас нет системы отслеживания делегированных задач.

4. Устранить

Последний квадрант выделяет ваши убийцы продуктивности. Это задачи, которые не важны для ваших целей и не являются срочными. Единственный способ повысить свою продуктивность — избавиться от них.

Некоторые примеры постоянно проверяют ваш телефон, смотрят фильмы или играют в видеоигры.

Это также могут быть вредные привычки, которые необходимо выявить и исключить из своего ежедневного и еженедельного расписания.

Успешные люди научились расставлять приоритеты и придерживаться того, что важно. Они научились находить лучшего человека для выполнения задачи или исключать менее важные задачи.

Давайте рассмотрим двух вдохновляющих личностей, которые разработали свою систему расстановки приоритетов.

Уоррен Баффет разработал модель расстановки приоритетов с двумя списками, чтобы определить, какая задача заслуживает его наибольшего внимания. Суть в том, чтобы игнорировать вещи, которые важны и полезны, но не являются приоритетными.

Марк Форд, бизнес-консультант, маркетолог, миллионер, сделавший себя сам, и автор, разработал свою стратегию:

«Начать работу над самым важным приоритетом, сделать перерыв, поработать над вторым по важности заданием, сделать перерыв, затем разобраться с менее важными делами и любыми заданиями, которые он получил от других людей во второй половине дня».

Когда использовать матрицу приоритетов

Вы всегда должны использовать матрицу приоритетов, когда хотите сравнить варианты и ранжировать варианты на основе предопределенных критериев выбора.Этот метод подойдет вам, если вы хотите:

1. Приоритизация проектов

Не каждый проект создается одинаково. Команды и менеджеры проекта должны бороться с широким спектром скрытых целей, чтобы достичь поставленных целей после завершения проекта. Чтобы не тратить время и другие драгоценные ресурсы, проектные группы должны выработать критерии отбора, чтобы определить приоритетность наиболее выгодных для них проектов. Эти задачи также должны иметь высокие шансы на успешную реализацию в долгосрочной перспективе.

2. Лучше управляйте временем

Если стандартный список дел больше не помогает вам повысить продуктивность, матрица расстановки приоритетов станет для вас идеальным инструментом. Это поможет вам определить срочные и критические задачи, которые следует выполнить немедленно, и задачи, требующие много времени, чтобы избежать, например, бездумного серфинга в Интернете.

3. Содействие консенсусу

Как менеджер по маркетингу, у вашего отдела, вероятно, есть несколько проектов, которые конкурируют за ваше внимание.Вам нужен логичный и основанный на фактах процесс, который поможет вам определить проекты, которые должны быть приоритетными. В зависимости от человека, которого вы спрашиваете, приоритеты будут различаться. Члены команды могут потребовать от вас проведения обширных исследований в определенной области, в то время как другие побудят вас сосредоточиться на разработке стратегии брендинга. Простой чат по расстановке приоритетов поможет вам сравнить варианты для разрешения конфликтов и достижения консенсуса.

6 простых советов по использованию матрицы приоритетов

Использование Матрицы приоритетов может быть сложным, если вы новичок в этом, но, выполнив несколько простых шагов, вы сможете научиться использовать ее наилучшим образом.

1. Перечислите и ранжируйте свои приоритеты

Выделите все задачи, которые вам нужно выполнить в течение дня. Затем классифицируйте их по взвешенным критериям, основанным на срочности и важности.

Идентифицируйте любые действия, требующие немедленных действий. Я имею в виду задание, которое, если вы не выполните его в этот день, может привести к серьезным последствиям. Например, если вы не представите свою контент-стратегию, другие авторы контента не смогут работать. Это означает, что вам нужно проверить наличие высокоприоритетных зависимостей.

2. Определите значение

Следующим шагом является изучение важности и оценка того, какие из них больше всего влияют на ваш бизнес или организацию. Как правило, вы можете проверить, какие задачи имеют более высокий приоритет по сравнению с другими. Например, вам нужно выполнить требования клиента, прежде чем заняться какой-либо внутренней работой.

Вы также можете оценить ценность, изучив, как задача влияет на людей и клиентов в организации. Короче говоря, чем большее влияние задача оказывает на людей или организацию, тем выше ее приоритет.

3. Выполните самое сложное задание

Прокрастинация — это не симптом лени, а избегание. Правда в том, что обычно вы избегаете задач, которые не хотите делать. Бывший генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн однажды сказал, что, придя в офис, первым делом берется за самое страшное задание.

Брайан Трейси назвал эти задачи лягушками, которых нужно съесть. Это избавит вас от навязчивого страха, который давит на вас, когда вы откладываете необходимые дела.Здесь может помочь Матрица приоритетов; съешьте лягушек «До» немедленно.

Если вам нужна помощь в преодолении прокрастинации, прочтите эту статью.

4. Знайте, что для вас важно

Пока вы находитесь в этом космосе, вы всегда будете сталкиваться с различными вариантами выбора, которые могут противоречить вашим целям. Например, фантастическое продвижение по службе, требующее чрезмерных поездок, изолирует вас от важных отношений. Если вы не осознаете приоритеты, вы можете принять это, даже если ваша семья является вашим приоритетом.

Поэтому имеет смысл определить, что для вас важно, и подготовиться к тому, чтобы не жертвовать этими важными вещами ради сиюминутного удовольствия или выгоды.

Йоги Берра подписал это так:

«Если вы не знаете своего пункта назначения, вы можете оказаться в другом месте».

5. Установите регулярный нерабочий период

Генеральный директор YouTube Сьюзан Войжитски установила правило не проверять свою электронную почту с 18:00 до 21:00. Согласно отчету CNN Business, она была первой женщиной, которая попросила декретный отпуск, когда Google только начал свою работу.Она предпочитает ужинать с семьей, несмотря на то, что является генеральным директором YouTube.

Можно ли выкроить время для наших отношений и интересов вне работы?

Конечно, и именно поэтому вам нужно указать свое «нерабочее» время. Такой подход позволит вам восстановить уровень энергии для следующей задачи. Кроме того, вы будете в лучшем положении для самоанализа, поскольку находитесь не в своей обычной рабочей зоне.

6. Знайте, когда остановиться

Иногда вы можете достичь всего, что есть в вашем списке.После того, как вы определили приоритеты своей рабочей нагрузки и оценили свои оценки, удалите оставшиеся задачи из списка приоритетов и сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах.

Бесплатный шаблон матрицы

Вот ссылка на бесплатный шаблон матрицы приоритетов.

Заключение

Недостаточно быть успешным в работе. Убедитесь, что вы уделяете время своей семье и важным отношениям в вашей жизни.

Приступить к работе и найти время может быть сложно, но, немного попрактиковавшись в использовании Матрицы приоритетов, вы обнаружите, что стали более продуктивными и лучше распределяете свое время между важными для вас делами.

Дополнительные советы по расстановке приоритетов

Избранное фото предоставлено Уильямом Ивеном через unsplash.com

Матрица Эйзенхауэра. Повышение производительности за счет принятия приоритетных решений

Матрица Эйзенхауэра , также известная как Метод Эйзенхауэра или Блок Эйзенхауэра , представляет собой превосходный инструмент управления задачами и временем , и он помогает вам решить, какое действие вы должны или не должны делать. Другими популярными терминами, используемыми для этого подхода, являются Матрица управления временем, Матрица приоритетов или Матрица срочности-важности.

Стивен Р. Кови использовал структуру Матрицы решений Эйзенхауэра     и назвал ее Матрица управления временем в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Это прекрасный инструмент, с помощью которого можно расставлять приоритеты задач по важности и срочности, при этом отделяя менее срочные и важные задачи, которые стоит либо делегировать, либо не делать вовсе. Это поможет вам разделить все действия и поместить их в одну из четырех категорий матрицы.Матрица разделена на квадранты в зависимости от важности и срочности.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Кем был Эйзенхауэр?

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов Америки с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он был американским генералом в армии Соединенных Штатов, который вторгся во Францию, когда она была оккупирована немцами во Второй Мировая война.Он командовал более чем 2 миллионами солдат и был вынужден найти лучший способ управлять ими. Это требование привело его к разработке одного из важнейших инструментов тайм-менеджмента — матрицы Эйзенхауэра, которая сегодня помогает расставлять приоритеты задач по их важности и срочности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра/матрицу тайм-менеджмента?

Матрица Эйзенхауэра — полезный инструмент тайм-менеджмента для выполнения дел путем организации вашей работы, обязанностей и задач в соответствии с их важностью и приоритетом.Пользоваться квадрантом Эйзенхауэра очень просто и легко. Матрица Эйзенхауэра имеет четыре квадранта. Вам просто нужно выбрать пункт из списка дел и задать себе следующие два вопроса.

Вопрос №. 1 – «Это срочно?»

Вопрос №. 2 – «Это важно?»

Теперь вы можете поместить действие в правильный квадрант.

                    Матрица управления временем / Матрица Эйзенхауэра  / Метод Эйзенхауэра

Матрица управления временем

Люди часто не различают, что «срочно» и что «важно».Большинству людей эти два слова часто кажутся взаимозаменяемыми, но между ними есть большая разница — и эта разница строит базовую фундаментальную структуру матрицы тайм-менеджмента.

Человеку свойственно расставлять приоритеты в срочных задачах. Когда мы знаем, что приближается крайний срок, включается наш реактивный мозг; мы вкладываем всю свою энергию в завершение чего-то просто потому, что это «срочно», а затем получаем кратковременную дозу дофамина за наши усилия. Но когда это проходит, мы понимаем, что провели весь день, занимаясь вещами, которые на самом деле не имеют значения и менее важны.Когда эта «зависимость от срочности» сочетается с «сознанием важности», расстановка приоритетов и принятие решений становятся легкими. Вот как матрица тайм-менеджмента повышает нашу общую продуктивность. Эта матрица в основном помогает вам понять, что вы должны делать, и научиться более осознанно подходить к своим обязательствам.

4 квадранта матрицы Эйзенхауэра

Как уже упоминалось, матрица управления временем разделена на квадранты в зависимости от важности и срочности. Узнайте, что такое матрица тайм-менеджмента и каковы четыре квадранта тайм-менеджмента.Вот четыре квадранта матрицы решений Эйзенхауэра или матрицы управления временем

.

Матрица Эйзенхауэра Q1 – Срочно и важно

Примеры:

  • Неотложная медицинская помощь
  • Сроки
  • Устранение неполадок
  • Жалоба клиента

Это не только срочно, но и важно. Вы должны работать над всеми этими задачами. Все это важно и поможет вам двигаться к своим целям; однако, поскольку они срочные, они часто бывают незапланированными и нежелательными.

Вам всегда придется проводить здесь некоторое время, так как всегда будут возникать чрезвычайные ситуации. Когда они возникают, вы должны иметь дело с ними немедленно. Не будет оправданий. Разобравшись с ситуацией, потратьте время на то, чтобы убедиться, что она больше никогда не повторится, или уменьшить ее вероятность, или заранее подготовиться к будущему.

Пример: при приготовлении пищи убедитесь, что у вас есть все ингредиенты, прежде чем начать, потому что вы не хотите бежать в продуктовый магазин, чтобы купить соль или другие специи, когда вы находитесь в процессе приготовления пищи.

Матрица Эйзенхауэра Q2 – не срочно и важно

Примеры:

  • Построение качественных отношений с другими людьми
  • Выполнение реальной работы для продвижения к важной цели
  • Физические упражнения для хорошего физического здоровья
  • Медитация для хорошего психического здоровья
  • Автосервис
  • Звонок маме

Это квадрант, в котором вы должны проводить большую часть своего времени. Однако большинство людей этого не делают и проводят большую часть своего времени в любом из других квадрантов.Поскольку эти важные задачи не кричат ​​вам, как звонящий телефон, ими часто пренебрегают в пользу более срочных дел.

Если вы проводите здесь очень мало или почти совсем не проводите времени, то вашей первой важной задачей должно быть ежедневное выделение некоторого времени для работы над важными вещами. Одна вещь, которую вы можете сделать, это разработать систему, позволяющую избегать срочных задач. Например, если вы много занимаетесь устранением неполадок в своем проекте. Потратьте время на исправление ошибок заранее, чтобы сократить время очистки после ошибок.

Матрица Эйзенхауэра Q3 – Срочно и не важно

Примеры:

  • Ответы на электронные письма
  • Входящие телефонные звонки
  • Перебивание коллег

Я тоже рекомендую не тратить здесь время. Поскольку задачи все еще не важны, и вы все еще не продвигаетесь к своим целям. Однако эти задачи срочные, поэтому их нельзя запланировать. Их также трудно игнорировать, поскольку срочные действия часто происходят прямо перед вашим лицом и требуют быстрого внимания.

Пример: телефонный звонок или перебивающий коллега.

Вам нужно найти способ разобраться с ними как можно быстрее. Один из способов — уменьшить вероятность того, что другие люди будут вам мешать. Вы можете сделать это, повесив табличку «Не беспокоить» или «Занято» на дверь. Несмотря на это, если они преодолеют знак «занято» и будут мешать, вам нужно быстро справиться с их беспокойством. Будьте смелее и сразу скажите, что вы очень заняты, и попросите их быстро изложить свои дела. Просто отослать их бесполезно, так как они уже успели вас побеспокоить.Вы также можете выслушать их просьбу и записать ее. Как только вы узнаете, почему они вас побеспокоили, отошлите их, чтобы они продолжили работу над важными вещами.

Матрица Эйзенхауэра Q4 – не срочно и не важно

Примеры:

  • Пожиратели времени (например, Facebook, WhatsApp, Twitter, постоянная проверка электронной почты…)
  • Работа, которую не нужно делать
  • Прокрастинация ( Вот ссылка на полное руководство о том, как перестать прокрастинировать ? )
  • Запойный сеанс Netflix,
  • Чтение комментариев в новостной статье

Вам не следует тратить время на деятельность в этом квадранте.Все, что никоим образом не помогает вам продвигаться к вашим целям, не имеет значения. Если это не помогает вам двигаться к своим целям, то зачем вам тратить на это драгоценное время?

Когда что-то не срочное? Всё если, неважно, когда завершится, то не срочно. Это можно сделать сегодня, а можно на следующей неделе или даже в следующем году, это не имеет значения.

Сочетание менее или не срочного и менее или неважного — это худший квадрант, в котором можно проводить время.Сократите свое время в этом квадранте и переместите его в какой-нибудь другой. Я предпочитаю, чтобы вы написали это как «не срочное и важное».

Резюме матрицы приоритетов Эйзенхауэра

Я уверен, что вы можете заметить, где вы теряете время в Q3 и Q4 в своей жизни, а также на работе.

Q4 – Несрочные и неважные: Дайте им меньший приоритет или не делайте вообще, если вы проводите большую часть времени здесь, перестаньте делать это и начните проводить время в квадранте «несрочные и важные».

Q3 – Срочно и не важно: Всегда старайтесь избегать их, насколько это возможно. Когда вас прерывают, действуйте как можно быстрее.

Q1 — Срочные и важные: Так как это не только важные, но и срочные задачи, делайте их в приоритете, а когда закончите, потратьте время на то, чтобы подумать о том, как поступить в этой ситуации в будущем.

Q2 – Несрочно и важно: Хотя это и не срочно, все свободное время должно быть посвящено этому квадранту.

Вы можете поставить перед собой цель проводить не менее 80% своего времени в квадранте «Несрочно и важно». Остальные 20% будут разделены между «срочно и важно» и «срочно и не важно».

Всегда используйте Матрицу тайм-менеджмента /Матрицу Эйзенхауэра при добавлении элементов в список дел. Спросите себя, важно ли это и срочно ли это.

Если вам понравилась эта статья, поделитесь ею в своих любимых социальных сетях.

Спасибо, что прочитали это. Пожалуйста, добавьте ваши ценные комментарии, они очень ценятся.

Связанные

.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.