Несрочные неважные дела: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Содержание

Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел

Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.

Автор: ПсихПед

11.10.2021

Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу. 


 

Важно или срочно?

 

 

Профессию учителя сложно представить без расписания. Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.

Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса. После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.

Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix. 


 


 

Важные и срочные дела и цели

 

В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело. 

Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией. 


 

Важные, но не срочные дела и цели

 

Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога. Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.


 

Срочные, но не важные дела и цели

 

В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной. На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация. 

Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.


 

Несрочные и неважные дела и цели
 

Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях. Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.

Об авторе: Полина Зотова, Главный редактор «ПсихПед»

Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.

 

Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на главное». Но как определить, что главное, а что – не очень? В жизни всегда хочется сделать очень много: сдать сессию, сходить в кино с друзьями, почитать книжку, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» – «самое-самое».

 

 

Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?). Для того чтобы уметь правильно выбирать, необходимо научиться расставлять приоритеты.

 

! Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение.

 

!Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям

«важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.[8]

 

 

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

· А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).

· В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.).

· С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).

· D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

 

!Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? А вот в этой ситуации необходимо задуматься, почему обрушилась лавина важных дел, ведь часть аврала мы иногда создаем себе сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».

В. Важные и несрочные. Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории

В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории

С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей?

D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

· проста в использовании;

· позволяет уменьшить число не важных дел;

· помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

 

Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.

1. Разобраться на рабочем столе.

2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.

3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.

4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.

6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация — через 4 месяца.

7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением.

8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.

9. Сходить на премьеру нового фильма.

10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.

 

 

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра

Обалдеть. Столько дел в голове. Мелких, назойливых. Перескакивающих со дня на день, как блохи — потому что они никогда не выполняются вовремя.

Но это же не главное. Нет. Главное — то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.

  • Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
  • Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
  • Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать — и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…

Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.

Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты — и быть настойчивым.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.

Маленький спойлер: в классическом толковании квадрата Эйзенхауэра инструкция «делать» применяется к содержимому только одного из четырех маленьких квадратов. Это как так? То есть 75% дел — вообще не нужно делать?

Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые — вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.

  • Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней — важные задачи. Снизу, под ней — неважные. Какие из ваших задач — важные, а какие — нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким — а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста — важные и неважные задачи.
  • Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее — срочные задачи. Снизу, под ней — несрочные.

Итого — четыре маленьких квадрата.

  1. Важные и срочные дела.
  2. Важные, но не срочные несрочные дела.
  3. Не важные, но срочные дела.
  4. Неважные и несрочные дела.

Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные

То, что нужно сделать прямо сейчас. И при этом — важное. То, что приближает вас к вашим целям.

Что делать? Если в этом квадрате есть задачи — выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все — рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.

Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра — в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?

Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.

  • Переходят из квадрата «важных, но не срочных». Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались — и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя — таких случаев просто не будет.
  • Переходят из квадрата «срочных, но не важных». Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки — и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика — похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же — если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
  • Падают «готовыми». Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит «Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!». Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее — потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: «ребята, предупреждайте о важном вовремя». И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.

Итак, запомнили.

Задачи первого квадрата: если они есть — делаем прямо сейчас, если нет — делаем всё, чтобы их не появлялось.

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать — а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.

Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные — самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.

Режьте «слонов» на «бифштексы» — то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.

Именно в этой группе — ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.

Но чем же тогда пренебрегать?

О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения — но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам «вроде как требуют».

Навязанная срочность

Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это — именно «вроде как требуют». К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают — но из этого нужно еще и сделать важный вывод.

За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать — вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит — нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от «воров времени» с навязанной срочностью.

И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства — в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?

Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете — и спросите, какие из них можно «подвинуть» ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле «вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете» — а в смысле «посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи».

В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда — потому что в середину очереди постоянно влезают новые.

Итак — всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления — на решение задач второго квадрата.

Реальная срочность

Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.

Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.

И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?

Два варианта выполнения срочных дел
  1. Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но — к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать — делегируйте.
  2. «Есть по одной лягушке в день». Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к «слонам и бифштексам». Лягушки — это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство — простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка — и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности — но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.

Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.

Срочные, но не важные задачи нужно:

  • либо игнорировать — если срочность навязана;
  • либо делегировать — если есть такая возможность;
  • либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться — но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?

Это — чистые «воры времени».

  • Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
  • Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
  • Пустая болтовня.
  • Телевизор.

Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?

Так вот — эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу — отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.

И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.

Дела из четвертого квадрата — посылаем вот туда, на то простое русское слово.

И всё? Какой итог.

И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему «надо бы».

И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться — и начала житься.

Матрица Эйзенхауэра — ikirov.ru — Энциклопедия товаров и услуг в Кирове и Кировской области

На повестке дня миллион дел. Но с какого же начать, чтобы не тратить время попусту? Специально для этого ученые дают нам в распоряжение матрицу Эйзенхауера. Она поможет расположить все задания по значимости.

Сама матрица состоит из четырех квадратов. Нам нужно только заполнить их.

В квадрат I (срочные и важные дела).

Уже из названия становится понятно, что это неотложные задачи. Если их не сделать в первую очередь, то дальше работать будет, если не невозможно, то трудно. Это срочные статьи, проекты, отчеты и т.д. К слову, если эти задачи не разрешить в первую очередь, то весь рабочий график может поломаться. Для сравнения в ежедневнике Франклина задачи этого квадрата имеют приоритет А.

Квадрат II – несрочные, но важные дела(приоритет В).

Во втором квадрате мы прописываем те задания, которые не менее важны, но с выполнением можно подождать. «Сроки терпят», «Дело не горит», — именно так о них зачастую говорят. При этом, по расчетам ученых, на второй квадрат человек тратит до 80% всего времени.

Квадрат III – срочные не важные дела (приоритет С).

К этой категории задач можно отнести дела, которые отнимают у нас силы и время, но не приносят практически никаких дивидендов, кроме усталости, и не работают на наше профессиональное будущее. Задачи этого квадрата успешный лидер должен уметь делегировать кому-то из подчиненных или коллег.

Квадрат IV (несрочные и неважные дела).

Это то, что отвлекает нас от основной работы и тормозит процесс карьерного роста. В идеале, отвлечение на подобные дела не должно присутствовать в вашем рабочем графике.

Интересно, что специалисты вывели зависимость типа работника и выполняемых дел из матрицы Эйзенхауэра.

К примеру, если вы за рабочий день больше внимания уделяете первому квадрату, то вас можно назвать работоголиком.

Другими словами, в ваши обязанности входит разрешение кризисных ситуаций и неотложные проекты, которые должны были быть готовы еще «вчера». Естественно, это постоянный стресс и кризис. От этого вначале пошатывается способность мыслить, а затем приходят проблемы со здоровьем. Перспективы не радостные.

Специалисты советуют время от времени переключаться на задачи из других квадратов, чтобы жизнь стала более размеренной, появился новый смысл. Главное, чтобы стресс и кризис не вошли в привычку — это портит характер.

Психологический портрет:

Работоголик умеет быстро оценить ситуацию и найти решение. Такие люди просто живут на работе. Они не терпят, когда работа выполнена некачественно, а лени и безинициативности могут никогда не простить. Радость в жизни — соревнование, это может несколько разнообразить будни и вычеркнуть рутину рабочего процесса. Кстати, работоголики часто берутся за несколько дел одновременно, без вреда могут курировать несколько подразделений. Самое трудное — остановиться. Рабочий день уже законочился, но человек этого не понимает и продолжается решать деловые задачи. К слову, этим пользуются другие сотрудники. Все, кому не лень пытаются подсунуть свои дела. Однако работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять «палочку-выручалочку», безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Это только подтверждает, что работологики – люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. К сожалению, времени не хватает, чтобы изучить все аспекты жизни.

Работники, которые берутся в основном за второй квадрат матрицы Эйзенхауэра, получили от психологов титул королей. Во втором квадрате располагаются очень важные дела, времени на выполнение которых предостаточно. Так что со временем список второго квадрата медленно и плавно переселяется в первый.

Другими словами, труженикам вторых квадратов выпадает роль активного исполнителя важного дела, лидера. Под влияние этого человека переходят те, кто работает над третьим квадратом. Именно от вас зависит, по какому методу будут работать другие члены команды. Для этого необходимо быть лидером, воспитать его в себе. А это в первую очередь ответственность: за себя, за других, за свою карьеру, и даже жизнь. И все же психологи советуют этим людям выбирать из массы дел только правильные, которые на сегодня представляют стратегический интерес. А для этого нужно научиться расставлять приоритеты.

«Крошечка-Хаврошечка» — именно так психологи окрестили тех, кто разбирает дела третьего квадрата. Однако сами люди зачастую ассоциируют свои задачи с первым квадратом, считают, что без их работы мир бы перевернулся, ведь дела срочные и важные. Хотя на самом деле третий квадрат составляют срочные, но не важные. Здесь некоторые звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, обще6ственная деятельность и так далее.

Психологи советуют таким людям подсчитать, сколько же времени у них уходит на побочные дела. Например, сколько времени вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые могли бы заняться своей непосредственной работой без помех, вы несомненно пришли бы к выводу, что неразумно тратите свое время, точнее говоря, свою жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.

Для подсчетов подойдет еще одна таблица под названием «Потери рабочего времени». До тех пор, пока не освоите техники экономии времени, не научитесь делегировать задачи третьего квадрата, вы не сможете добиться успеха.

А про работников четвертого квадрата психологи говорят критично: либо человек лентяй, либо ему нужно поменять работу.

Третий и четвертый квадрат — не предназначены для тех, кто желает построить карьеру.

Неважно, не срочно

Почему на знаменитой диаграмме Стивена Кови «важно/срочно» 2×2 квадрант не важен/не срочный даже там (кроме геометрической полноты)? Если у вас всегда что-то происходит, остальные три квадранта всегда превосходят квадрант NI/NU, так что дела в нем всегда выполняются? Им это нужно?

Я утверждаю, что критически важные вещи NI/NU обычно выполняются только тогда, когда они перемещаются в один из других квадрантов.Когда это не делается, оно существует в состоянии сломленности. Это нормально. Желание устранить все поломки из своей жизни — это практически определение ОКР.

Большинство из нас живет в состоянии постоянной полуразрушенности из-за вещей в квадранте NI/NU, до которых мы никогда не доходим.

Вот как работает этот квадрант.

Три примера прыжков

Примером перехода NI/NU к NI/U является составление завещания.

У большинства людей его нет, и в результате у них появляется жалкое чувство разбитости в своих делах.Это может выглядеть как NI/NU («наследование по умолчанию, вероятно, в порядке, и я, вероятно, не умру завтра»), но если у вас внезапно диагностируют рак, вы остро осознаете такие вещи, как помощь своим наследникам избежать бумажной волокиты. , ненужное налоговое бремя и ненужные ссоры, которые могут повредить отношениям. Ничто из этого на самом деле не важно для большинства обычных людей, но тем не менее этого достаточно, чтобы мотивировать действия, когда маячат наказания.

Итак, вы поспешно вызываете адвоката и «приводите свои дела в порядок.

В этом случае нарушенная задача перескакивает в квадрант Н/НИ в силу внезапно вырисовывающихся повышенных штрафов за ее невыполнение, которые ранее были за далеко не учтенным горизонтом. Больше ничего не изменилось.

Пример прыжка из NI/NU в I/U — неряшливый и неудачливый сценарист, который проводит все свое время небритым и вонючим, живя за счет пиццы и пива. Его лицо покрыто прыщами, и у него болевой синдром.

Однажды ему звонит Стивен Спилберг, который выражает интерес к одному из его сценариев и просит о встрече на следующей неделе.

Если он умный, наш друг собирается очень внезапно принять душ, побриться, надеть приличную одежду и постричься, питаться здоровой пищей в течение нескольких дней и вообще привести себя в порядок. В противном случае он рискует упустить шанс всей жизни по совершенно глупым причинам. Многие вещи внезапно переместились из NI/NU в I/U в силу того, что они были привязаны к более крупным возможностям. В отличие от первого вида прыжка, здесь в игру вступают новые переменные, а не просто переоценка старых переменных с исправленными формулами.

И, наконец, в качестве примера перехода от NI/NU к I/NU рассмотрим трудоголика, который пренебрегает своим здоровьем и работает по 100 часов в неделю в свои 20 лет.Предположим, что он был здоров и в хорошей форме в 22 года, когда бросил колледж.

В какой-то момент он сталкивается с уменьшением отдачи от навязчивого трудоголизма, набирает вес, теряет выносливость и вообще начинает давать сбои. В этот момент становится важным вложение в здоровье, которое ранее было NI/NU, когда он жил за счет юношеского резерва крепкого здоровья. Теперь это узкое место, не позволяющее ему функционировать на следующем уровне.

Итак, наш друг меняет поведение и начинает приходить в форму, потому что плохое здоровье стало тормозом для выступлений.В этом случае переменные остаются прежними, но меняется динамика, отображающая их в значение (формулы). Предельная доходность теперь выше для ранее NI/NU переменных (случай того, что специалисты по OR называют «движущимся узким местом»).

Потенциально важные/срочные материалы по сравнению с исходными материалами NI/NU

Ключ к обработке квадранта NI/NU состоит в том, чтобы отделить потенциально важные и/или срочные вещи от родных вещей, которые никогда не покинут квадрант.

Что это за родной хлам?

Квадрант NI/NU содержит некоторые вещи, которые, вероятно, вообще не следует делать (и, следовательно, от которых следует отказаться), и некоторые вещи, которые необходимо сделать, но не тогда, когда в других квадрантах есть вещи, которые вы могли бы делать вместо этого.

Это означает, что дела NI/NU выполняются, когда у вас либо есть редкий период полной пустоты в трех других квадрантах, либо когда у вас есть дела там, но вы слишком устали или иным образом ограничены в их выполнении.

Первый случай можно отбросить. Остальные три квадранта почти никогда не бывают пустыми, и если они пусты, то вы, вероятно, находитесь в пороговом переходе, когда в квадрант И/НУ следует поместить какое-то философское размышление, чтобы занять его.

Случай усталости/ограничения достаточно реален, но обычно он связан с тривиальными вещами, которые никогда не будут иметь большого значения.Например, Дэвид Аллен рекомендует делать такие вещи, как перезарядка степлеров, когда у вас слишком мало мозгов, чтобы делать что-либо еще. Для нормальных людей трудно представить ситуации, когда пустой степлер мог бы стать решающим фактором в критической ситуации. Вам придется придумать сценарии МакГвайвера.

Итак, это шум NI/NU. Его нужно убирать.

Радар PI/PU

Я считаю полезным провести диагональную косую черту через квадрант NI/NU таким образом и поддерживать отдельное внимание к потенциально важным/потенциально срочным вещам.

 

Это то, вокруг чего я хотел бы сохранять высокую осведомленность о ситуации. Незначительные изменения в состоянии игры могут повлиять на эти элементы.

Как сделать важную, но несрочную работу

 

 

У вас есть работа, но срок ее выполнения — через пару недель или месяцев. Или у вас вообще нет срока.

Как вы делаете отличную работу каждый день вместо обычного толчка в последнюю минуту перед дедлайном?
Жизненно важный вопрос в эпоху умственного труда.

 

Мифическая земля Q2, важная, но несрочная

Этот пост целиком посвящен Q2 матрицы Эйзенхауэра — той части, до которой многие прокрастинаторы никогда не доходят.

Обидно, потому что во втором квартале сосредоточена вся ориентированная на будущее стратегическая работа: обучение новым навыкам, инвестиции в новые начинания, работа над новыми направлениями бизнеса,…

Q2 — это квадрант потенциала .

Не часто проводя время в Q2, мы топчемся на месте в жизни, делая только то, что делали всегда или к чему нас принуждают в последнюю минуту.Достаточно, чтобы выжить, но не для того, чтобы ложиться спать с чувством гордости.

Давайте изменим это.

Начнем с первого препятствия для работы над несрочными важными задачами — реактивной привычки проверять .

Почему проверка вещей стала привычкой по умолчанию

Если у вас есть доступ в Интернет, вы, вероятно, выработали эту простую привычку:

Когда мне становится скучно, я проверяю ___________.

Это проблема.

Часто работа не вызывает интереса в начале сеанса.Это может показаться обременительным, бесконечным и скучным (до того, как вы перейдете в режим решения проблем).

Если у вас всегда есть простой способ отвлечься, вы им воспользуетесь. Часто.

Когда вы проверяете  сайт или приложение, вы получаете немного дофамина — нейрохимического вещества хорошего самочувствия.

Этот выброс дофамина вызывает привыкание к проверкам. Интересна сама возможность чего-то нового, случайного или неожиданного, даже если эта новая вещь окажется рабочим электронным письмом.

Проверка вещей является краеугольным камнем  реактивного стиля работы:

  • Вы никогда не делаете что-либо, если это не является ответом кому-то другому.
  • Вы ждете, пока другие несколько раз напомнят вам что-то сделать.
  • Вы постоянно обновляете почтовые ящики и держите их всегда открытыми.
  • Когда тебе скучно, ты сразу что-нибудь проверяешь.

Этот способ работы лишен инициативы. Это зависимость от новой информации, замаскированная под «отзывчивость».

Никогда не делается ничего несрочного.

Как мы можем заставить себя сделать это?

 

2 способа выполнить несрочную работу

Первый способ — заставить Q2 ощущаться как Q1 — сделать ее срочной.Есть множество способов сделать это.

Второй способ — выбрать работу над Q2, потому что вы можете.

 

1. Сделайте Q2 похожим на Q1

Когда у нас есть крайний срок, мы начинаем действовать.

Последствия бездействия становятся ясными: нас уволят, мы провалим урок или испортим отношения…

Страх перед этими сценариями висцеральный. Это побуждает нас, наконец, довести дело до конца.

Хотя полагаться на этот страх не идеально, мы можем его использовать.

 

Создавайте последствия для своих действий (или их отсутствия)

Если вы знаете, что без дедлайна вы не работаете, создавайте дедлайны.

Есть много способов сделать это:

  • Скажите своему коллеге, что вы что-то сделаете.
    Если вы скажете коллеге, что сделаете что-то ко вторнику, они будут ожидать, что вы это сделаете. Если вы этого не сделаете, вы вызовете у них разочарование или гнев. Это явное следствие.
  • Публично пообещайте что-нибудь сделать.
    Если вы обещаете в социальных сетях или любом другом публичном форуме, что сделаете что-то к определенному времени, вы рискуете своей репутацией.
  • Запланируйте событие, которое не хотите пропустить.
    Если сейчас 15:00, а вы запланировали изысканный ужин со своим партнером на 18:00, становится ясно, что у вас есть только следующие 3 часа, чтобы закончить дела (если вы не хотите пропустить ужин). Наличие большего количества событий в вашем расписании выделяет пространство, доступное для работы. Если у вас мало времени для задержек, вы, вероятно, адаптируетесь и не будете откладывать.
  • Зарегистрируйтесь в Stickk или Beeminder.
    Обе эти услуги позволяют вам сделать финансовую ставку против себя. Они также помогут вам облечь ваши цели в конкретный формат. Потеря собственных денег, если вы ничего не делаете, может стать мощной мотивирующей силой.

Помимо этих способов установить крайний срок для себя, вы также можете усилить свое осознание того, что вы не работаете, когда вам положено.

Создайте кристально чистое ощущение «Теперь я сосредоточился».

Когда крайний срок надвигается на нас, мы чувствуем внутреннее чувство: «Мне действительно нужно работать.»

Внезапно каждый свободный час — это час, который мы можем использовать для работы. Так много дел и так мало времени, что мы должны использовать каждую минуту.

Другими словами, нам становится кристально ясно, что сейчас время сосредоточиться.

Мы можем использовать другие инструменты, чтобы вызвать это чувство.

 

Работать вместе с другими интенсивно.Они также могут видеть ваш экран, когда время от времени отвлекаются от своей работы.

Это вдохновит вас немного больше сосредоточиться?

Исследования говорят, что да. Одно исследование показало, что присутствие другого человека повышает производительность на 16–32 %. Интересно, что в исследовании отмечается: «работники с низкой производительностью наиболее чувствительны к поведению сверстников».

Теперь, если вы не можете использовать это в своей физической среде и работать с коллегой или партнером, вы можете использовать такой сервис, как Focusmate.

Это позволяет вам работать с 50-минутными сеансами с другими людьми, которые хотят сосредоточиться на своей работе.

Вы можете попробовать эту услугу бесплатно и посмотреть, поможет ли она вам.

 

Сделайте большой жест

Чуть более эзотерический способ усилить осознание «теперь я работаю» — сделать большой жест.

Кэл Ньюпорт описывает эту стратегию в книге «Углубленная работа» и использует пример Дж. К. Роулинг.

Когда Роулинг застряла на написании «Кубка огня», она решила поселиться в 5-звездочном отеле.

Проживание в таком отеле стоит дорого. Вы можете тратить сотни долларов каждый день.

Для Роулинг единственной целью пребывания в этом отеле было писать. Если она платила тысячи фунтов каждую неделю, это увеличивало время ее осознания. Она платила за каждую минуту, так что лучше бы она произвела что-то стоящее.

Теперь этот грандиозный жест доступен не всем нам, но есть еще один:  поездка.

Чтобы решить, стоит ли начинать онлайн-обучение AltMBA, Сет Годин отправился на несколько дней в пустыню со своими друзьями.

У него была одна цель: решить.

Он подумал о проекте, написал о нем и в итоге решил зафиксировать и сделать.

Не могли бы вы отправиться куда-нибудь, чтобы принять решение, которое вы откладывали?

Если вы не хотите заставлять себя работать, используя вышеперечисленное, другой вариант — создать в своей жизни рутину, чтобы выполнять несрочную работу без давления.

2. Выбор работы сейчас

Выделите время для Q2, иначе этого не произойдет

Противоядием от реактивной проверки сайтов и приложений является сознательное блокирование больших непрерывных отрезков времени.

Наш мозг работает лучше всего, когда мы сосредоточены на одной задаче в течение длительного периода времени без перерывов.

Если у вас постоянно открыта электронная почта или социальные сети, вас будут прерывать.

 

Решите выделить определенное время

Когда в последний раз у вас было 2+ часа для работы над несрочными задачами? Время, когда вы не отвлекались и никто вас не прерывал?

Если вам приходится сильно напрягать память, чтобы найти ответ, возможно, пришло время что-то изменить.

Бесперебойное время имеет решающее значение для производительности, особенно когда речь идет о решении сложных или неоднозначных задач.

Также важно указать, над чем вы собираетесь работать. Без четкого намерения срочная работа и непродуктивные привычки возьмут верх.

Самый простой способ сделать это — поместить большой блок в календарь и поставить в качестве заголовка то, что вам нужно сделать. Вы также можете добавить любые ссылки или примечания к описанию.

Когда на неделе вы можете это сделать? Когда вы можете найти время для ориентированной на будущее важной работы?

 

Выбирай работу, потому что ты можешь

Последний пункт может быть самым важным.Большую часть времени мы не выбираем работу. Нас вынуждают к этому наши обстоятельства. Это ставит нас в оборонительную позицию.

Но мы можем активно  выбирать  для работы. Выберите, чтобы написать это электронное письмо. Выберите, чтобы связаться с кем-то. Выберите, чтобы начать работу над следующим проектом. Иди в атаку.

Страх является мотиватором по умолчанию для многих из нас. Если я этого не сделаю, то [вставьте неприятные последствия].

Есть и другие способы, другие внутренние нарративы, которые мы можем использовать.

«Я делаю это, потому что у меня есть время, я бдительный и способный». «Я сделаю это, потому что чем раньше я это сделаю, тем лучше». «Я сделаю это сейчас, потому что это было бы здорово, если бы оно существовало».

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что произойдет, если вы не сделаете  что-то, сосредоточьтесь на том, что произойдет, если вы сделаете .

Переключитесь со страха перед последствиями на желание конкретной потрясающей версии будущего.

Когда вы выделите 2-часовой блок времени и обнаружите, что у вас нет срочных дел, выберите работу.  Потому что вы можете. Потому что вы хотите создать что-то потрясающее. Потому что это сделает вас счастливыми в конце дня, недели, месяца и года.

Не ждите, пока обстоятельства вынудят вас, идите в атаку прямо сейчас!

 

Резюме

Есть 2 основных способа выполнить несрочную работу:

  1. Сделать так, чтобы она казалась срочной.
  2. Сделайте это.

Чтобы сделать работу более срочной, вы можете:

  • Придумать последствия своего бездействия.

    • Скажите своему коллеге, что вы что-то сделаете.
    • Публично пообещайте что-нибудь сделать.
    • Запланируйте событие, которое не хотите пропустить.
    • Зарегистрируйтесь в Stickk или Beeminder.
  • Сделайте так, чтобы вы не предпринимали никаких действий.

    • Работайте вместе с другими с помощью Focusmate.
    • Сделайте так, чтобы бездействие казалось вам расточительством (пролистывание социальных сетей в 5-звездочном отеле).

 

Чтобы выбрать несрочную работу:

  • Выделите большие непрерывные отрезки времени для несрочной работы.
  • Назначьте определенное время для определенных задач.
  • Когда у вас есть возможность, выбирайте работу, потому что вы можете.

 

Выберите 1 стратегию из этой статьи и примените ее сегодня!

Почему ваш мозг обманывает вас, заставляя выполнять менее важные задачи

Вот список того, что я сделал до того, как начал вести этот информационный бюллетень: я заполнил документы для продления паспорта; подстригла когти моей кошке; купили некоторые предметы домашнего обихода; ответил на несколько личных сообщений в Instagram; и съел закуску, потому что я был голоден.

Знакомо?

Некоторые из этих задач были относительно срочными — мне нужно было срочно привести в порядок свой паспорт, и эти личные сообщения в Instagram давили на меня. Но ни одна из этих задач не была столь важной , как написание этого информационного бюллетеня. Я знаю, что мне нужно было это сделать, но зов этих незначительных, но срочных задач был слишком сильным.

Всем моим прокрастинаторам я предлагаю объяснение: ваш мозг работает против вас, и это из-за явления, называемого эффектом срочности.

Наш мозг склонен отдавать предпочтение немедленному удовлетворению, а не долгосрочному вознаграждению (вы, вероятно, помните это из знаменитого эксперимента с зефиром). Но исследование, проведенное в феврале, показало, что испытуемые с большей вероятностью выполняли небольшие, но срочные задачи, для которых был установлен крайний срок, чем более важные задачи без такового. Это было верно даже в том случае, если результат меньшей задачи был объективно хуже , чем результат более крупной.

«С нормативной точки зрения, — писали исследователи, — люди могут предпочесть выполнение срочных задач с коротким периодом выполнения вместо важных задач с большими результатами, потому что важные задачи более сложны и далеки от достижения цели, срочные задачи предполагают более неотложные задачи». и определенные выплаты, или люди хотят сначала закончить срочные задачи, а затем заняться важными задачами.”

Другими словами: Даже если мы знаем, что большая и менее срочная задача имеет гораздо более серьезные последствия, мы все равно инстинктивно выберем более мелкую, срочную задачу. Еще раз спасибо за все, мозг.

Так что нам делать? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте поговорим о коробках, в частности, о коробке, разработанной нашим 34-м президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Изобразите квадрат 2×2 с четырьмя прямоугольниками. Вверху квадрата две метки: Срочно и Несрочно .Слева две другие метки: Важно и Не важно .

Вот картинка (спасибо Джеймсу Клиру, другу Smarter Living).

[Нравится то, что вы читаете? Подпишитесь здесь на информационный бюллетень Smarter Living, чтобы получать подобные истории (и многое другое!) прямо на ваш почтовый ящик каждое утро понедельника.]

В любой день старайтесь выполнять все задачи, которые вы должны выполнить в одну из этих четырех коробок. Вы быстро заметите, что дела, связанные с приближающимися дедлайнами, зачастую не самые важные дела, которые у вас есть на тарелке.Соответственно, запланируйте время, чтобы закончить их позже или, если возможно, делегируйте их.

Точно так же очень вероятно, что вы столкнетесь с задачами, у которых нет срока , а не важны. Немедленно и настойчиво удалите их из списка дел.

Две важные части, которые я вам оставлю:

Какие у вас системы для определения того, что для вас важно? Расскажите мне в Твиттере @timherrera или напишите мне по адресу [email protected]

Хорошей недели!

— Тим

Лучшее из разумной жизни

Как очистить эти надоедливые летние пятна Сезон капелек приправы для хот-догов, стойких остатков солнцезащитного крема и пятен пота… повсюду.Вот как очистить вещи.

Взлет миллениалов Prenup Помолвлен? Поздравляю! Вот когда следует рассмотреть брачный договор и с чего начать.

Запутались в блокчейнах? Вот что вам нужно знать.

Что покрывает туристическая страховка, а что нет Когда вы бронируете поездку с помощью кредитной карты, вы обычно получаете какую-то туристическую страховку, но то, что она не покрывает, может сделать вас уязвимым. Вот что вы действительно получаете, и почему вы можете захотеть купить дополнительное покрытие.

5 дешевых вещей, которые помогут вам начать заниматься трейлраннингом Трейлраннинг — это как шагнуть в другой мир. Вот снаряжение, чтобы доставить вас туда.

18 способов справиться со стрессом в аэропорту Даже до взлета сам аэропорт может быть стрессовым этапом путешествия. Вот стратегии борьбы с тревогами и раздражениями, большими и маленькими.

Что мы читаем

Как вы, наверное, знаете, я помешан на Твиттере, поэтому я с жадностью проглотил этот взгляд на «Местный Твиттер» от Тейлора Лоренца, первоклассного технического репортера The Atlantic.

Определенное поколение помнит «отсутствие статуса» нашей беспокойной юности — интимные места, где мы могли публиковать бессмысленные, но личные сообщения, означали больше для передачи чувства , чем какое-либо конкретное сообщение, будь то волнение, разбитое сердце или просто скука. . (Я опубликовала свою долю текстов песен в Brand New, когда чувствовала себя особенно эмоционально.)

«Хотя большинство пользователей в основном следят за людьми из своих родных городов, местный Твиттер больше связан с тем, что вы пишете в Твиттере, чем с тем, где вы живете. .Лоренц пишет. «Типичный местный пользователь Твиттера — это подросток, который находится «в своем собственном пузыре простых жизненных удовольствий и желаний», не живет всю свою жизнь онлайн, а использует Твиттер, чтобы общаться со своими реальными друзьями, как раньше. на Facebook», — объясняет Раекваза, 22-летний житель Нью-Йорка».

Как расставлять приоритеты, когда все срочно

Вы начинаете составлять список дел на день и тут же покрываетесь потом. Вы не представляете, как вы сможете все это успеть.

И самое худшее? В вашем затуманенном состоянии паники все это кажется одинаково важным и неотложным. Как можно ожидать, что вы будете эффективно расставлять приоритеты, когда абсолютно все кажется приоритетным?

Мы все были там. Наши рабочие дни становятся загруженными, наши почтовые ящики переполняются, а наши списки дел могут быстро выйти из-под контроля. Когда ваша тарелка переполнена, становится еще сложнее понять, с чего начать.

Сделайте вдох всего на одну минуту.В то время как подавляющего списка дел обычно достаточно, чтобы ускорить ваше сердцебиение, есть несколько логических вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы понять свою рабочую нагрузку и разработать стратегический план атаки.

Лучшие вопросы соответствуют структуре Матрицы решений Эйзенхауэра, техники тайм-менеджмента, приписываемой непроверенной цитате Дуайта Эйзенхауэра. Это простое поле поможет вам классифицировать задачи и задачи в зависимости от их срочности и важности.

Если вы хотите набросать матрицу для себя, сделайте это.Но, если вы не хотите, эти пять ключевых вопросов помогут вам достичь очень похожего конечного результата.

 

1. Что обязательно нужно сделать сегодня?

Когда вы уже чувствуете стресс, может возникнуть соблазн пролистать календарь, чтобы узнать, что у вас на повестке дня на всю неделю или месяц. Вы думаете, что это поможет вам чувствовать себя лучше, но обычно это только усиливает ваше чувство подавленности.

Вот в чем дело: когда вы перегружены работой, презентация, которую нужно сделать через две недели, или большой отчет, который нужно закончить к концу месяца, вероятно, не самые неотложные дела на вашей тарелке.

Вместо этого вам нужно сделать шаг назад и посмотреть только на сегодняшний день. Какие самые срочные дела в вашем списке дел? Что вам абсолютно необходимо сделать в течение следующих восьми часов?

 

2. Какие из этих неотложных задач наиболее важны?

Теперь, когда у вас есть список самых срочных дел, пришло время выяснить, какие из них самые важные.

«Но ведь они все важны!» ты думаешь сейчас. «Вот почему они все в моем списке дел!» Конечно, вы все равно захотите в конце концов сделать эти вещи, но сейчас вы должны сосредоточиться на вещах, которые являются наиболее важными.

Подумайте, какие задачи будут иметь последствия, если вы не выполните их к концу дня. Поддержите групповой проект? Получить выговор от вашего босса? Испортить отношения с клиентом?

Думать о последствиях может показаться немного пугающим. Но это также поможет вам выяснить, какие задачи действительно относятся к этому блоку «Срочные и важные» — с какими вещами вы захотите начать прямо сейчас.

 

3. Можно ли делегировать какие-либо из этих других неотложных задач?

Когда вы отсеете эти важные предметы, у вас могут остаться другие срочные задачи.Они должны быть выполнены как можно скорее, но вы также не считаете их делами, которые можно сделать или умереть.

Поскольку вы не придавали им большого значения, часто это мелкие и бессмысленные задачи. Это могут быть такие вещи, как ответ на телефонный звонок или электронное письмо или заполнение отчета о расходах для бухгалтерии к концу дня.

Для дел, которые попадают в поле «Срочные и не важные», подумайте, можете ли вы делегировать или автоматизировать их.

Есть ли в вашей команде еще кто-нибудь, кто мог бы снять это с вас, пока вы не встанете на ноги? Или вы могли бы настроить какую-то автоматизацию с помощью Zapier или IFTTT, которая навсегда удалила бы эту надоедливую задачу из вашего списка?

Справедливое предупреждение: вы не сможете понять это сразу. Когда вы уже похоронены, вы, вероятно, не хотите тратить часы на перенаправление своей работы. Тем не менее, все же стоит немного подумать, если вы можете значительно улучшить свою рабочую нагрузку в будущем.

Для срочных, но неважных дел, которые остаются в вашем списке? Занимайтесь ими сразу после важных и неотложных задач, которые вы обозначили, — так вы сможете сначала справиться со всеми наиболее срочными делами.

 

4. Какие задачи важны, но не обязательно срочные?

Теперь, когда самые срочные дела отделены, пришло время еще раз взглянуть на ваш список дел и вытащить из него важные дела, которые не обязательно нужно делать немедленно.

Скорее всего, это самые большие вещи, которые у вас есть в бункере. Это проекты и задания, над которыми вы должны постоянно работать, чтобы вам не приходилось сталкиваться с этим стрессовым дефицитом времени прямо перед дедлайном.

Но для этого нужно подумать и спланировать. Итак, для задач, которые попадают в поле «Несрочные и важные», выделите время для работы над ними в своем календаре. Установите несколько мини-вех и самостоятельных сроков, чтобы не сбиться с пути.

Таким образом, вам не кажется, что вы просто отбрасываете эти проекты на день — вместо этого вы соответствующим образом расставляете им приоритеты.

 

5. Можно ли вообще какие-то задачи удалить?

Возможность полностью удалить что-то из своего списка дел — мечта любого, кто чувствует себя немного похудевшим.

Думаете, это невозможно? Что ж, если в вашем списке остались какие-либо дела, которые вы бы отнесли к категории «Несрочные и неважные», велики шансы, что эти элементы можно вообще удалить из вашего списка дел.

Часто мы продолжаем выполнять определенные задачи по привычке, а не по необходимости. К счастью, матрица решений поможет вам мгновенно определить, что можно убрать с вашей тарелки.

 

Расстановка приоритетов всегда может быть проблемой, но она становится особенно сложной, когда все кажется приоритетным. К счастью, эти вопросы могут помочь вам разобраться со всеми вашими задачами и делами и определить, что на самом деле следует поставить в начало списка.

 

 

 

Есть ли у вас проверенные и верные советы, которые вы используете, когда чувствуете, что у вас слишком много пожаров, которые нужно потушить?

Как управлять своей командой (и собой) с помощью ящика Эйзенхауэра

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.
— Дуайт Д.Эйзенхауэр

Сегодня понедельник, и вы запланировали всю свою неделю, используя метод тайм-боксинга, новую стратегию управления временем, о которой вы узнали из HourStack.

Вы чувствуете себя довольно хорошо — организованным и сосредоточенным. Вы даже зашли так далеко, что набросали три главных приоритета на каждый день недели.

Ваш разум ясный и упорядоченный, когда вы входите на первую за день встречу, на сессию по решению проблем с начальством и парой других коллег.

Всего за полчаса этот аккуратный план на неделю стал излишним.

Теперь, помимо дел, которые вы должны были сделать на этой неделе, есть еще пять срочных и важных дел, которые вы должны вписать в и без того плотный график.

Внезапно вы чувствуете усталость, беспокойство и неэффективность.В неделе так много часов. Что, черт возьми, вы должны сделать, чтобы все это сделать?


Если этот сценарий звучит знакомо, вы в хорошей компании. По словам Крейга Ламберта, автора книги «Теневая работа: неоплачиваемая, невидимая работа, которая заполняет ваш день», технологические достижения и новая реальность ношения нескольких шляп (рабочего, супруга и родителя) сделали его таким, что не только существуют все больше дел на вашей тарелке, но вы должны сделать их за то же время.

Конечным результатом этих «необоснованных ожиданий» и «ненужных прерываний» является то, что вы расстроены, напряжены и подавлены.

Тогда вопрос в том, можете ли вы что-нибудь с этим сделать?

Помимо уверенности в том, что вы хорошо общаетесь с теми, кто ставит эти всегда срочные и важные задачи, принятие стратегии обработки и расстановки приоритетов, такой как Матрица решений Эйзенхауэра, может помочь вам понять, как лучше всего справиться с множеством различных задач, стоящих на вашей тарелке, включая то, как решите, над чем вам следует поработать, какие можно делегировать, а какие можно отложить на более поздний срок, исходя из текущих приоритетов.

Матрица решений Эйзенхауэра в двух словах:

Родившийся в 1890 году Дуайт Д. Эйзенхауэр стал известен как генерал армии США, а затем и как президент Соединенных Штатов. По сей день имя Эйзенхауэра по-прежнему на слуху, отчасти из-за той роли, которую он сыграл в истории, но также и потому, что его Матрица решений преподается в школах и экспертами по продуктивности по всему миру.

История гласит, что во время Второй мировой войны Эйзенхауэр вторгся в оккупированную немцами Францию, командуя ошеломляющими силами численностью около двух миллионов солдат. Вынужденный найти способ эффективно управлять ими, он придумал метод Эйзенхауэра.

Метод Эйзенхауэра, или Матрица решений Эйзенхауэра, как он более известен, представляет собой стратегию расстановки приоритетов, предназначенную для определения важности и срочности поставленных перед вами задач, чтобы их можно было либо выполнить, либо запланировать, либо делегировать, либо избежать.

По сути, это метод обработки задач, проектов и необходимых действий.

Задачи оцениваются с использованием критериев важные/неважные и срочные/несрочные, а затем помещаются в сетку с четырьмя ячейками, иногда известную как ячейка Эйзенхауэра, матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочно-важно.

Матрица выглядит примерно так:

Хотя на изображении выше мы дали каждому из этих квадрантов дескриптор — сначала делай, планируй, делегируй и не делай — чаще всего вы обнаружите, что люди называют эти квадранты Q1, Q2, Q3, и Q4.

Квадрант 1. Важное и срочное

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Все, что вам нужно сделать немедленно, должно быть помещено в этот квадрант. Эти элементы должно быть довольно легко идентифицировать, поскольку они будут иметь приближающиеся сроки или требуют антикризисного управления.

Например, если вы отвечаете за социальные сети в своей компании, а в Твиттере есть грубая ошибка с общественностью, вы, вероятно, захотите разобраться с этим немедленно. В конце концов, если вы этого не сделаете, вы рискуете запятнать бренд компании, потерять клиентов и поставить под угрозу свою работу.

Другим примером задачи Q1 является звонок директора школы вашего сына с просьбой прийти на встречу, чтобы обсудить поведение вашего ребенка.Вероятно, это то, с чем вам нужно будет разобраться прямо сейчас, и это не совсем то, что вы можете передать на аутсорсинг кому-либо, кроме, может быть, менее занятого партнера.

Излишне говорить, что проблемы, кризисы и дедлайны обычно попадают в этот квадрант.

В идеальном мире у вас не будет слишком много задач Q1, требующих вашего внимания. При тщательном планировании (и составлении расписания) вы даже сможете полностью исключить задачи Q1, работая над ними, когда они все еще находятся в важной, но не срочной фазе (Q2).

Квадрант 2 — важно, но не срочно

Этот квадрант расположен в правом верхнем углу матрицы.

Как и в случае с задачами Q1, эти задачи часто являются задачами, которые необходимо выполнить лично вам. Хотя они не могут быть неотложными, они все же важны.На самом деле, это квадрант, в котором вы, вероятно, захотите провести больше всего времени, хотя бы по той причине, что у вас не будет дополнительного давления от этих задач, когда они станут задачами Q1. Это должно позволить вам лучше сосредоточиться и оставить больше времени для качественного выполнения работы.

Пример задачи Q2 — презентация, которую вам нужно будет составить на следующей неделе для генерального директора. Поскольку его мероприятие не состоится в течение месяца или около того, и у него не будет времени просмотреть вашу презентацию еще как минимум пару недель, эта задача точно попадает в квадрант Q2.Это важно, но не срочно.

В общем, нам нравится думать о задачах Q2 как о задачах, которые вы можете запланировать для «будущего себя». Это помещает их в календарь, чтобы гарантировать, что они не будут забыты, а также гарантирует, что у вас будет время поработать над ними.

Квадрант 3 — Неважно, но срочно

Этот квадрант расположен в левом нижнем углу матрицы.

Его чаще всего называют квадрантом «делегата», потому что срочные, но не важные задачи не требуют вашего личного участия.

Однако имейте в виду, что, делегируя срочные, но неважные задачи членам команды, вы корректируете их приоритеты. Если в их распоряжении нет прямых подчиненных, они не могут позволить себе роскошь делегировать свои собственные задачи.Эти задачи Q3 могут затем стать их задачами Q1. Только вы будете знать, как взвесить эти решения.

По словам Стивена Кови, автора книги «7 навыков высокоэффективных людей», большинство людей тратят свое время, работая над задачами Q3, думая, что они работают над задачами Q1. Отчасти это связано с тем, что задачи Q3 могут обеспечить более немедленную и ощутимую ценность. Проблема в том, что задачи Q3 обычно представляют собой задачи, которые другие хотят, чтобы вы выполняли, чтобы помочь им в достижении их собственных целей, а не обязательно задачи, которые необходимо выполнить вам для достижения ваших целей.

Поэтому, прежде чем делегировать все свои неважные, но срочные задачи для достижения собственных целей, обязательно тщательно оцените, как это повлияет на членов вашей команды и будет ли у них время для достижения целей, которые вы перед ними поставили.

Точно так же, если вы делегировали срочные задачи одному из людей, перед которыми вы отчитываетесь, обязательно сообщите, как это повлияет на достижение ваших собственных целей, если это так.

Квадрант 4 — Неважно и не срочно

Этот квадрант расположен в правом нижнем углу матрицы.

Как следует из названия, все, что является неважным и несрочным, на самом деле может быть классифицировано как пустая трата времени. Пожиратели времени часто могут маскироваться под приятные занятия, такие как общение в середине рабочего дня, пролистывание социальных сетей, ответ на телефонный звонок, обмен интересными статьями в Slack или участие в бесцельном исследовании.

Это квадрант, который требует от вас честно взглянуть на то, что вы делаете в течение дня. Как и в случае с задачами Q3, я подозреваю, что вы также тратите немало времени на задачи в этом квадранте.

Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра с HourStack

Теперь, когда вы знаете немного больше о том, как матрица решений Эйзенхауэра может помочь вам расставить приоритеты и обработать элементы действий, давайте посмотрим, как вы можете использовать HourStack для выполнения, планирования и делегирования работы.

Если у вас еще нет учетной записи HourStack, вы можете подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию здесь. Вы даже можете пригласить членов команды присоединиться к вашей пробной версии, чтобы вся ваша команда могла работать вместе. HourStack прост и интуитивно понятен. Ты скоро станешь профессионалом.

После того, как вы настроили свою учетную запись или вошли в систему, вы готовы продолжить.

Во-первых, вытащите свой список дел

Если вы перечисляете свои дела на бумаге, это нормально. Если вы используете онлайн-приложение для их хранения, рассмотрите возможность его интеграции с HourStack. Если вы не видите приложение, которое используете, в нашем списке прямых интеграций, подключите Zapier и создайте собственную автоматизацию. Это упростит перетаскивание задач из других инструментов, которые вы используете, прямо в календарь HourStack.

Некоторые из наших любимых и самых популярных интеграций включают Asana, Trello, Todoist, Календарь Google и Календарь Outlook.

Если вы колеблетесь по поводу «списков дел», мы слышим вас. Есть причина, по которой и Eisenhower Box, и HourStack сосредоточены на планировании задач, а не на вычеркивании элементов из бесконечного списка дел. Списки дел на самом деле не помогают вам добиться цели, хотя в качестве инструмента инвентаризации или дополнения к памяти они работают довольно хорошо.

Узнайте больше о методах тайм-менеджмента

Во-вторых, нарисуйте свою коробку Эйзенхауэра или назовите свои задачи.

Для этого первого шага у вас есть несколько вариантов. Вы можете пометить свои задачи в списке дел или нарисовать или распечатать копию матрицы решений Эйзенхауэра и начать записывать свои дела в соответствующем квадранте.Я покажу вам оба метода.

Если вы пользуетесь ручкой и бумагой или у вас очень длинный список задач, который вы не хотите переписывать, на этом этапе я предпочитаю помечать каждую задачу меткой: Q1, Q2, Q3, Q4.

Конечно, если такой численный подход кажется немного безличным, особенно когда вы пытаетесь вспомнить, что означают эти квадранты, вы можете вместо этого попробовать обозначить свои задачи более описательно:

  • «Я» для всего, что вам нужно сделать немедленно
  • «S» для всего, что вы должны запланировать
  • «D» для всего, что вы можете делегировать
  • «А» для всего, чего следует избегать

Эта часть не так проста, как кажется.Может быть трудно определить, является ли задача просто отвлечением, которое вы можете делегировать, или чем-то, что вы должны сделать сейчас. К тому же, может быть трудно отметить что-то знаком «А» (избегать), поскольку вы можете обнаружить, что это то, что вы на самом деле с нетерпением ждете, даже если это не является ни срочным, ни важным.

Вы можете маркировать свои задачи на бумаге или создавать новые метки в HourStack и добавлять все свои задачи к одному дню или неделе, когда вы садитесь, чтобы сортировать их.

На этом этапе я также должен упомянуть, что вместо того, чтобы использовать метод маркировки для сортировки задач, вы можете физически нарисовать матрицу решений Эйзенхауэра и переписать свои задачи в этой матрице. Если у вас не так много дел, это может быть хорошим способом быстро научиться думать о своих задачах.

В-третьих, запланируйте все свои задачи Q1

Ваши срочные и важные задачи, вероятно, будут учитывать то, что вы делаете сегодня.Вот как я планирую свои задачи Q1 в HourStack. Обратите внимание, что все они запланированы на сегодня!

Если вы еще не знаете, как их пометить, добавьте несколько задач в свой календарь, прежде чем перемещать их (это легко сделать с помощью планировщика перетаскивания) и до применения меток.

Как вы можете видеть на изображении выше, у меня также есть метка «обед».Естественно, вы можете комбинировать эти ярлыки Эйзенхауэра с другими ярлыками. Например, я также могу пометить свою писательскую задачу ярлыком «Блог», который я обычно использую.

Преимущество использования ярлыков двоякое. Во-первых, вам легко сразу увидеть, каковы ваши приоритеты. Во-вторых, это полезно для целей отчетности. Когда вы отслеживаете время по записям, к которым применены метки, вы должны иметь возможность перейти к отчетам и углубиться в свои данные, чтобы увидеть, для каких задач запланировано больше всего времени, и для каких задач на самом деле зарегистрировано больше всего времени.

В-четвертых, запланируйте свои задачи Q2

Теперь ваши задачи Q1 на месте, пришло время добавить эти задачи Q2 в календарь. Как я упоминал ранее, если вы все еще не совсем уверены, как пометить свои задачи, просто добавьте их все в Календарь. Это может выглядеть примерно так:

На изображении выше вы можете видеть, что я еще не пометил свои задачи.Отчасти потому, что я еще не решил, что запланировать на будущее, что делегировать, а чего избегать.

Как только я решу эти задачи Q2, я перейду к следующему шагу. Помните, что задачи Q2 — это задачи, которые можете выполнить только вы. Они важные, но не срочные. Вот как будет выглядеть следующая неделя после того, как я добавлю ярлыки Q2:

Вы заметите, что я не беспокоился о настройке времени для этих задач или о добавлении дополнительных меток.Я все еще на стадии планирования. Вы также заметите, что я распределяю более крупные задачи по неделям, чтобы иметь возможность выполнять то, что, по моим словам, я намерен выполнять каждый день.

В-пятых, обозначьте задачи Q3 и Q4, а затем делегируйте их

Следующий шаг — делегирование задач Q3 вашей команде. Если вы помните, это задачи, которые мог бы выполнить кто-то другой.Они срочные, но не важны для ваших целей. Часто это срочные задачи, потому что они помогают кому-то еще достичь своих целей.

Так, например, у меня есть новая задача «Написать письмо для отдела продаж». Это потому, что кто-то из отдела продаж связался и срочно попросил сделать это, чтобы они могли отправить его на следующий день.

Хотя я, очевидно, хочу помочь продажам достичь своих целей, у меня есть свои собственные сроки, которые нужно соблюдать.К счастью, у меня также есть команда, которая может мне помочь. Это пример задачи, которую я бы делегировал.

Представление «Мой день» теперь выглядит так:

Я также, вероятно, могу делегировать «Исследование ключевых слов» кому-то другому. «Командное выступление» я отмечу как Q2, а «Посмотреть веб-семинар по взаимодействию с клиентами» как Q4.

После того, как вы просмотрите свое расписание и закончите маркировку своих задач, оно должно выглядеть примерно так:

Затем вы захотите добавить дополнительные сведения к этим задачам (время, метки, проекты и т. д.), а затем передать их своей команде.

Прямо сейчас я просматриваю свой Календарь в личном представлении. Чтобы легко делегировать полномочия, я переключаюсь в командный режим.

Примечание: вы можете делегировать каждую задачу по отдельности, щелкнув по ней, но это займет гораздо больше времени.

Вы найдете переключатель просмотра группы в правом верхнем углу представления календаря.Нажмите на нее.

Как только вы это сделаете, вы увидите столбец в левой части экрана. Здесь вы можете выбрать свою команду и членов в ней, чтобы вы могли тщательно настроить, кому вы хотите делегировать задачи. Вы также можете настроить свой вид в этом столбце.

Вы можете перетаскивать свои задачи либо из представления «День», либо из представления «Неделя».Если вы находитесь в режиме просмотра «Неделя», вам нужно будет прокрутить страницу вниз, чтобы увидеть календари членов вашей команды. Если вы находитесь в режиме просмотра «День», они будут отображаться рядом друг с другом.

Я собираюсь использовать представление «День» для этого примера и делегировать две задачи Q3 понедельника двум моим непосредственным подчиненным. Это должно выглядеть примерно так:

Поэкспериментируйте с командными представлениями, чтобы привыкнуть к ним.Это действительно делает вещи намного проще.

В-шестых, удалите эти задачи Q4

Задания Q4, такие как «Посмотреть вебинар по взаимодействию с клиентами», — это задачи, которые съедают мое время и не обязательно помогают мне достичь моих целей и добиться цели. Хотя приятно иметь возможность выделять место и время для личного развития, если есть более насущные проблемы, я определенно буду избегать рабочих задач, подобных этой, любой ценой.

В HourStack вы можете сделать несколько вещей. Вы можете удалить эту задачу или пометить ее как Q4, если вы не хотите ее удалять. Однако, если в этот день состоится вебинар, и похоже, что вы не сможете его посетить, я бы порекомендовал удалить его хотя бы по той причине, что он избавляет от беспокойства о том, что у вас будет достаточно времени для этого!

Расскажите нам, как это происходит

Мы любим слышать от наших читателей.Ваши истории вдохновляют, но вы также помогаете нам улучшать продукт. Как эта стратегия сработала для вас? Есть ли какие-либо другие проблемы, которые вы хотели бы решить с помощью HourStack? Напишите нам в Твиттере @hourstack или свяжитесь с нами по адресу [email protected]

Тратьте меньше времени на выполнение большего объема работы с HourStack

Дайте время заблокировать водоворот сегодня. Бесплатно в течение 30 дней, кредитная карта не требуется.

Начать бесплатно

Обновлено 15 октября 2021 г. в Советы и рекомендации

Делайте то, что важно (не срочно)

Я запретил себе использовать слово «занят». Я больше не отвечаю на вопрос «Как дела?» с автоматическим «занято». Мой список дел по-прежнему длинный, но ощущение занятости почти исчезло.

Главное изменение заключается в том, что я лучше различаю важное и срочное.Важные задачи в эти дни имеют приоритет. И я стараюсь держаться подальше от срочных задач, которые на самом деле не так уж важны в схеме вещей.

Всегда найдутся срочные дела. Мы можем бесконечно отмечать срочные дела в нашем списке дел. Отметьте несколько, и появятся еще несколько.

Но проблема в том, что очень легко пренебречь важным, когда мы весь день завалены срочными делами.

Я не хочу тратить свою жизнь на то, чтобы переключаться с одной срочной задачи на другую, не оставляя достаточно места для того, что действительно важно.Потому что, как отмечает писательница Энни Диллард: «То, как мы проводим наши дни, — это, конечно же, то, как мы проводим свою жизнь».

Использование метода Эйзенхауэра для управления своим временем

Энтузиасты повышения производительности могут быть знакомы с «методом Эйзенхауэра». Этот инструмент тайм-менеджмента восходит к цитате, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Задачи распределяются по квадрантам матрицы в зависимости от того, являются ли они важными или неважными, срочными или несрочными.Метод предполагает, что важные и срочные дела выполняются немедленно. Важные, но не срочные дела планируются к определенной дате. Неважные и срочные задачи делегируются. А неважные и несрочные задачи отбрасываются.

Мы можем применить эту идею в нашей повседневной жизни.

Делайте важные и срочные дела как можно скорее. Находите время для того, что важно (но не срочно) каждый день. И просто отбросить неважное.

Как понять, что важно

К сожалению, многие из нас настолько заняты и перегружены работой, что упускают из виду то, что важно.

Когда я тонул в делах, мне было легко принять срочные и неважные задачи за важные.

Часто требуется болезнь или несчастный случай, чтобы напомнить людям о том, что действительно важно. Но жизнь настолько драгоценна, что мы должны выделять время для размышлений о том, что важно, не думая о трагедии.

Я сидел на коврике на солнце с блокнотом и размышлял о том, каким я хочу видеть свое наследие.

Затем я наметил идеальный день, идеальную неделю, идеальный месяц и идеальный год.Затем я наметил, как выглядели мои настоящие дни в тот момент времени. Я понял, что большую часть своего времени я трачу на задачи, которые на самом деле не важны для меня. Я потерялся в чужом «важном».

Теперь, когда у меня есть четкое представление о своих целях и о том, как я хочу проводить свое время, мне легче отказаться от неважных задач. Я нашел в себе уверенность сказать «нет», когда это необходимо.

Станьте мятежником крайнего срока

Я также стал мятежником сроков.Я намеренно пропускаю ненужные сроки. Наше общество любит навязывать сроки, даже если в них нет необходимости.

Не все должно происходить сейчас. Даже важные дела часто могут подождать.

Оставим занятость на время, когда это действительно оправдано, а не для повседневной жизни

Конечно, жизнь иногда бывает занята. Но мне нравится идея приберечь это чувство срочности до тех пор, пока оно действительно не будет оправдано. Давайте не будем всю жизнь быть «занятыми».

Первоначально опубликовано в Newcastle Herald в понедельник, 1 июня 2015 года.

Урок 2: Как расставлять приоритеты, как у Опры и Эйзенхауэра

Добро пожаловать на Урок 2: Расстановка приоритетов для специалистов по расшифровке! Сегодня мы узнаем, как использовать простой инструмент, который помогает нам сосредоточиться на самых важных задачах: Матрица Эйзенхауэра
.

 

 

Что общего у вас, Опры Уинфри и президента Дуайта Д. Эйзенхауэра?

У всех вас всего 24 часа в сутках.

Некоторые люди просто более продуктивны, чем другие.

Их секрет продуктивности? Все просто: лучшая расстановка приоритетов.

Люди, которые делают больше — например, генеральный директор Cover Crow Inc. И штатный CSR Кассандра Кальдарелла — расставляют приоритеты в своих самых важных задачах, делегируя или исключая остальные.

На Уроке 1 вы узнали, как SMART-цели ведут вас на путь к успеху.

В этом уроке мы покажем вам мощный инструмент, который поможет вам расставить приоритеты для САМЫХ ВАЖНЫХ задач и избавиться от отвлекающих факторов в течение дня.

С помощью этого инструмента вы сможете наконец сосредоточиться на своей цели и каждый раз достигать ее.

Представляем: Матрица Эйзенхауэра.

 

Матрица Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное редко бывает важным, а важное редко бывает срочным». – Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

 

Матрица Эйзенхауэра — это простой график, который помогает нам расставить приоритеты в отношении нашего времени.Он делит нашу деятельность на четыре квадранта:

 

👉 Квадрант 1: Важное и срочное

👉 Квадрант 2: Важно, но НЕ Срочно

👉 Квадрант 3: Срочно, но НЕ важно

👉 Квадрант 4: Не срочно и не важно

 

Срочные задач — это дела, которые необходимо выполнить как можно быстрее. Важные задач напрямую способствуют достижению ваших целей, и это то, что можете сделать только ВЫ.

Вот где многие из нас спотыкаются: 

🔑 Вместо того, чтобы сосредоточиться на самом важном, мы отвлекаемся на срочные дела.

 

 

Когда мы отдаем приоритет срочному, у нас нет времени на то, что действительно важно

Как вы решаете, над чем работать каждый день?

Если вы похожи на многих из нас, в вашем дне преобладают самые неотложные дела.

Но вот правда: большинство срочных дел не важны (по крайней мере, не для ВАС).

Эти срочные, но не важные (для вас) дела относятся к квадранту 3:

 

Для большинства из нас в квадранте 3 (срочные, но не важные) доминируют задачи.

 

Занятия Q3 дают вам иллюзию производительности потому что они занимают вас. На самом деле они отнимают у вас время на выполнение самой важной работы.

 

Примеры деятельности Квадранта 3:

🚫 Анализ и корректура собственных расшифровок ( Важное примечание :  Это не означает, что работа не важна.Это значит, что ВАМ не важно быть тем, кто это делает.)

🚫 Встречи, которые могли быть электронными письмами

🚫 Домашние дела, с которыми помогает семья (например, приготовление ужина, разгрузка посудомоечной машины)

🚫 Проверка почтового ящика и текстовых сообщений 

 

Многие задачи Q3 — это OPPs: приоритеты других людей. Кто-то приходит к вам со срочным заданием — что-то важное для НИХ. Мы чувствуем себя обязанными помочь, но это нарушает наши собственные приоритеты.

OPP могут сделать вас друзьями, но они не помогут вам достичь ваших целей.

 

Боковая панель: делегирование полномочий и проверки 

«Но подождите минутку, — говорите вы, — СУПЕР важна проверка и корректура! Это неотъемлемая часть производства высококачественных дословных расшифровок».

Вы правы на 100%. Но как судебный репортер ты зарабатываешь деньги на стенографической машине.

🔑 Каждый час, который вы проводите дома, редактируя и вычитывая, ваша почасовая прибыль резко уменьшается.

Это часы, когда вы могли бы устроиться на другую работу или заняться чем-то еще невероятно продуктивным, на что способны только ВЫ.

Вот почему мы призываем каждого судебного репортера объединиться со скопистами и корректорами. Мы часто слышим, что репортеры думают, что они сэкономят деньги, если сделают все сами. Напротив, большинство репортеров на самом деле теряют деньги, потому что они отказываются от работы, чтобы наверстать упущенное на страницах.

Так что это проигрыш для вашей производительности и вашего кошелька.Вот почему так важно научиться делегировать задачи в квадранте 3.

 

Отдавайте приоритет важному, а НЕ срочному

Когда в течение дня преобладают задачи из квадранта 3, у нас гораздо меньше шансов выполнить важные задачи. Это все равно, что направлять стрелу на отвлекающие факторы вокруг вас, а не на цель прямо перед собой.

🔑 Чтобы максимизировать продуктивность, расставьте приоритеты в Квадранте 2: Важные, но не срочные дела, которые помогают нам достичь наших долгосрочных целей.

 

Чтобы максимизировать производительность, расставьте приоритеты в Квадранте 2: Важные, но не срочные дела.

 

Занятия из квадранта 2 — незамеченные герои продуктивности. Эти задачи чрезвычайно важны для нашего долгосрочного успеха, но они редко бывают срочными.

 

Например: 

🎯 Скоростная практика и здание словаря

🎯 Финансовое планирование

🎯 Качественное время с семьей

🎯 Изучение новых навыков управления бизнесом

🎯 Упражнение

 

Поскольку они не являются срочными, задачи Q2 откладываются на второй план.Срочные задачи (как важные, так и НЕ важные) имеют приоритет, если мы не бережно относимся к своему времени.

Чтобы чувствовать себя более продуктивно и достигать поставленных целей, отдавайте предпочтение действиям из квадранта 2 (важные, но несрочные) над квадрантом 3 (срочные, но не важные).

Старайтесь проводить как можно больше времени в Q2. Вот упражнение для начала:

 

Упражнение: Расставьте приоритеты задач по мере поступления

У Stenovate есть еще одна халява для вас! Нажмите на ссылку и следуйте инструкциям, чтобы сохранить копию матрицы Эйзенхауэра Stenovate для себя! По мере возникновения дел в течение дня решите, является ли задача срочной или важной, и добавьте ее в соответствующий квадрант.Сосредоточьтесь на том, чтобы проводить больше времени в Квадранте 2 и меньше времени в Квадрантах 3 и 4.

🎁 Бесплатная загрузка: Матрица электронных таблиц Эйзенхауэра


 

Квадрант 1: Сделай первым

Действия из квадранта 1 — дела, которые являются одновременно срочными и действительно важными, — должны быть выполнены в первую очередь. Они важны для ваших долгосрочных целей, и только вы можете это сделать. Планируя свой день, сделайте задачи Q1 своим главным приоритетом.

Примеры: 

🔥 Агентство просит немедленного ускорения

🔥 Ваш ребенок обижен/плачет

🔥 Труба кухонной раковины рвется и заливает пол

 

 

Квадрант 2: Расписание

Задачи квадранта 2 — это самое важное, что мы можем сделать для достижения поставленных целей.Однако в мире отвлекающих факторов и срочности мы редко находим для них время.

🔑 Запланируйте мероприятия из квадранта 2 в своем календаре, чтобы сэкономить на них время.

Выделите время, посвященное этим самым важным задачам, и не позволяйте срочным и неважным вещам мешать.

Примеры:

📅 Упражнение

📅  Семейное время

📅 Общение со скопистами и корректорами, проверка статуса работы и т. д.

📅  Практика депо/наращивания скорости

 

 

Квадрант 3: Делегирование или аутсорсинг

Задачи квадранта 3, как правило, доминируют в нашем времени, но они не помогают нам достигать наших целей.

🔑 Ключом к управлению этими задачами Q3 является делегирование и аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг позволяют вам сосредоточиться на вещах, которые вы НЕ МОЖЕТЕ делегировать, таких как скоростная тренировка, снятие показаний или посещение футбольного матча вашего внука.

Если вы судебный репортер, отдайте анализ и корректуру на аутсорсинг. Есть невероятные штатные кописты и корректоры, готовые помочь вам в развитии вашего бизнеса. (Поверьте нам, мы знаем!)

Примеры:

🤝  Оплата счета за электроэнергию (покрывается вашим супругом)

🤝  Разгрузка посудомоечной машины и подходящие носки (прикрытые вашими детьми)

🤝  ПРОВЕРКА И ПРОВЕРКА (занимает 50% вашего рабочего времени и может быть делегирована скопистам и корректорам)

🤝 Прогулка с собакой (нанять собаковода)

 

 

Квадрант 4: минимизировать или исключить

Дела, которые не являются срочными и не важными, должны быть вашим последним приоритетом.Задачи Q4 включают в себя пустую трату времени, а также легкомысленные, связанные с работой задачи.

Примеры:

🚫 Пролистывание Facebook, Instagram, Twitter и т. д. 

🚫  Запойный просмотр Netflix

🚫 Неважные электронные письма, звонки и текстовые сообщения

Мы не говорим, что вы НИКОГДА не должны заниматься веселыми делами из Квадранта 4. Хорошо немного побаловаться. Но большинство из нас тратит слишком много времени на вещи, которые не продвигают нас к нашим целям.

🔑 Убедитесь, что мероприятия Q4 — это последнее, что заканчивается в вашем календаре.

Кроме того, не путайте траты времени Q4 с важными делами Q2, такими как семейное время, которое может быть запланированным или спонтанным. Семейное время — одна из самых важных вещей, и нет никакого аутсорсинга или делегирования!

 

Верните время вспять, лучше расставив приоритеты

Если ваша цель — повысить продуктивность, вы должны отдавать приоритет самым важным вещам.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, который поможет вам определить наиболее важные задачи (Q1 и Q2), свести к минимуму отвлекающие факторы (Q4) и делегировать остальные (Q3).

В следующем уроке мы покажем вам, как перевести ваши приоритеты в календарь и запланировать Большинство. Продуктивный. День. Всегда!

А пока загрузите электронную таблицу матрицы Эйзенхауэра и начните расставлять приоритеты в своем времени.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.