Приоритеты в работе: Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра — №3 (март 2013) — Внауке.by

Содержание

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра — №3 (март 2013) — Внауке.by


Расстановка приоритетов в работе по принципу  Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные — не самые срочные.
 

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел,  и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.  

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) – наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

  • A Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
  • B Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
  • C Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
  • D Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы – это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь,  — это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

  • нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
  • отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
  • ленью;
  • в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

  • Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
  • Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
  • Срочный звонок.
  • Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

  • Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др. плановая работа;
  • своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
  • регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что – суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

  • бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
  • бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
  • зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
  • компьютерные игры;
  • долгие телефонные разговоры;
  • просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
  • чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.


Комментарии отсутствуют

Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

  1. Важные и срочные;
  2. Важные, но несрочные;
  3. Срочные, но неважные;
  4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

  • не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
  • у нас отсутствует самодисциплина;
  • элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
  • состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

  • многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
  • долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
  • просмотр лишенных смысла телепередач;
  • хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

  1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
  2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
  3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
  4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
  5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
  6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
  7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.RU

Как правильно расставить приоритеты в работе

Опубликовано: 2020-05-06T13:56:49.000000Z

Фото с сайта: pixabay.com

Изменения рабочего плана требуют постоянной расстановки приоритетов. Это негативно сказывается на продуктивности и командном прогрессе, приводит к неграмотному планированию рабочего времени и пропущенным срокам выполнения задач. Как же не запутаться в трудовой рутине и все успевать?

Составьте список поставленных задач

Для начала нужно определиться с планами на ближайшее будущее, а именно составить список всех задач и сроков их выполнения: на день, неделю или месяц. Вместо того, чтобы полагаться на память, заведите рабочий дневник и записывайте в него поручения. Этот психологический прием подчеркивает значимость поставленных задач.

Установите приоритет заданий

После составления списка вы можете заметить, что задания похожи друг на друга. Это не удивительно, ведь большинство поручений сводятся к трем типам: единичным, повторяющимся и проектным.

Если сегодня вам поручили единичную задачу, лучше приниматься за её выполнение на следующий день. Создайте перечень заданий и старайтесь ежедневно выполнять по несколько из них. Прежде чем определиться с работой первостепенной значимости, подумайте, насколько она важна, сколько времени уйдет на её выполнение. Основная цель — закончить задание в течение рабочего дня. Если не успели — займитесь поручением завтра. Стоит отметить, что этот метод не работает, если требуется немедленное выполнение работы.

Не обязательно вести учет ежедневной рутины, такой как публикация статей в социальных сетях или email-рассылки. Вместе с тем, стоит создать расписание, если поручения необходимо выполнять в определенные сроки, что значительно упростит рабочий процесс.

Под проектами подразумевается поручение, которое требует больших усилий, чем простое задание. Уделяйте такой работе максимум времени, но не работайте над несколькими проектами одновременно. Рекомендуется составить полный список проектов, выбрать наиболее важный и безотлагательный из них. Не пытайтесь браться за следующий проект, пока не закончите предыдущий.

Расставьте приоритеты в созданном списке

Сразу откажитесь от пронумерованных или алфавитных списков. Ваша цель не просто пройти перечень от А до Я, а сосредоточиться на самых важных задачах. Что касается остальных, то их можно выполнять в произвольном порядке.

Со временем вы научитесь выполнять приоритетную работу, а не ждать, пока она станет проблемой. Придерживаясь такого порядка, вы вскоре заметите, насколько эффективным станет рабочий процесс.

Как расставлять приоритеты в работе

Когда речь заходит о расставлении приоритетов в работе, то, наверное, у каждого из опытных руководителей будет, что сказать на эту тему. Жаль, что в большом количестве советов тоже можно потеряться до такой степени, что среди них тоже придётся выделять наиболее важные.

Первое, что нужно понять – планирование и приоритеты задач тесно связаны. Простой пример: вам нужно построить дом. Из задач – закладка фундамента, возведение стен, монтаж кровли. Если нарушить последовательность, то дом вы не построите. Любая произвольная комбинация и неправильное разнесение во времени приведёт к печальным последствиям.

Наиболее популярные подходы к расстановке приоритетов

Больше всего детализировать и разбирать по винтикам любую свою деятельность любят программисты и управленцы.

В теории менеджмента используются следующие методологии:

  • Цель-задача-функция. Вечная классика. Перечисляете все стоящие цели, формируете на их основе задачи и функции. Самый важный объект здесь – функции. Именно их нужно разносить по временной шкале и по важности.
  • Матрица Эйзенхауэра. Распределение задач по важности и срочности. Этот метод рассмотрим подробно ниже.
  • Тайм-менеджмент по АВС-системе. Дела, цели, задачи делятся на три группы по важности: A, B и C (от большего к меньшему).
  • Планирование по правилу Парето. Знаменитый принцип 20/80. Соответственно, приоритет нужно отдавать тем задачам, которые будут давать наибольшую отдачу. Например, зачем тратить время на 80% клиентов, которые дают всего 20% прибыли? Лучше уделить внимание тем 20% заказчиков, которых принесут 80% дохода. И т.п.

У программистов методологий больше. Но и применяются они в рамках принятых на вооружение систем управления проектами. Вот только некоторые из них:

  • RICE (охват, влияние, достоверность, усилия).
  • ICE (своеобразная модификация RICE: влияние, уверенность, простота реализации).
  • Матрица Кано. Приоритеты выбираются из соотношений удовлетворённости и функциональности (применяется к планированию новых продуктов).
  • 2 списка (в одном все дела/задачи, во втором только те, что нужно решить лично, остальные нужно делегировать).
  • Ценность против усилия (легко соотносится с правилом Парето).
  • Стоимость задержки (невыполнение какой из задач/функций нанесёт наибольший вред).
  • Купи функцию (в приоритете те задачи, которые нужны клиенту/заказчику/владельцу в первую очередь).
  • WSJF (на первом месте — короткие и простые задачи).
  • Оценка возможностей (приоритеты расставляются в зависимости от важности и удовлетворённости).

Ну и не стоит забывать о «Красной» культуре, которая по-прежнему преобладает в РФ и странах СНГ. Здесь принцип приоритетности формулируется максимально просто:

«Что скажет вышестоящий руководитель делать в первую очередь, то и будет в наивысшем приоритете».

Матрица Эйзенхауэра

Наиболее наглядная, простая и действительно эффективная методика расстановки приоритетов на все времена.

Идея сводится к тому, что все ваши дела, задачи, планы и события нужно распределить на четыре группы (в зависимости от срочности и важности):

  • Важно и срочно. Такие дела нужно сделать в первую очередь. Желательно лично. Если лично сделать невозможно, то действия доверенных лиц должны быть под максимальных контролем.
  • Важно и не срочно. Внести в план/расписание. Можно делегировать. Но вопрос контроля с вас не снимается. В назначенное время результат будет всё равно спрашиваться с вас. Главное, чтобы задачи из этой категории не переходили в разряд первых (важных и СРОЧНЫХ).
  • Срочно и не важно. Лучшее решение для руководителя – делегировать такие задачи ответственным исполнителям, чтобы освободить своё время и не тратить на них свои силы. Если делегировать задачи из этой категории некому, то к их выполнению стоит приступать только после первых двух категорий.
  • Не срочно и не важно. Можете смело отложить такие задачи в долгий ящик и вернуться к ним тогда, когда решите все остальные. Практика показывает, что к таким делам не возвращаются никогда и их можно безболезненно вычеркнуть из списка или вообще забыть.

Советы для повышения эффективности

Трезво оценивайте свои силы и категории задач. Не забывайте, что они могут быть разовыми (единичными) или повторяющимися (цикличными). Очень важно помнить о взаимном влиянии одних на других, как в примере с домом.

Самая серьезная проблема – это создать список всех ваших дел, событий и т.п., провести их категоризацию и систематизацию. Даже если вам понравился подход Эйзенхауэра, то на листе бумаги все пункты могут просто не поместиться (иногда не хватает даже офисной доски со стикерами).

Как быть? Нужен качественный софт для работы с планированием.

Projecto идеально подходит на статус корпоративного инструмента. Это облачная платформа. Projecto хорошо адаптируется под любые методологии и просто внедряется на любых проектах.

Не верите? Попробуйте в деле и убедитесь лично. Никакой регистрации и запроса тестирования не требуется.

(демоверсия Projecto)

Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать

Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.

Как расставить приоритеты в работе

Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.

Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:

  1. Мнимая рассеянность. Это физиологическая особенность мозга. В коре возникает сильный очаг возбуждения, который блокирует все соседние зоны. Проще говоря, человек заостряет внимание на одном задании и ничего кроме него не замечает. Его внимание отличается избирательностью и трудной переключаемостью. Такие люди в любой момент могут уйти в себя или зациклиться на одной задаче, в том числе малозначимой.
  2. Подлинная рассеянность. Слабая интенсивность и переключаемость внимания, вызванная переутомлением и чрезмерным эмоциональным возбуждением. На физиологическом уровне это объясняется слабым развитием процесса торможения и легко протекающими реакциями возбуждения.

Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

  1. Планируйте каждый день с вечера. Делайте это в конце рабочего дня вместе с подведением итогов. На это уйдет 15-20 минут. Заранее определяйте одно важное дело на день и остальные по приоритетности. Начинайте день с выполнения главного дела. Если всего задач на день больше 5, то обязательно составляйте письменный анализ. Мозгу сложно концентрироваться устно более чем на 4 задачах. Но лучше все дела расписывать в ежедневнике, неважно одно это дело или десять. Кстати, больше 10 задач на день ставить не рекомендуется.
  2. Научитесь жертвовать второстепенным. Это похоже на игру в шахматы: чтобы победить, нужно в процессе пожертвовать несколькими фигурами. Второстепенные дела можно сделать частично, не делать совсем или перенести на другой день. На каждый день у вас должен быть план-минимум и план-максимум. При составлении списка дел указывайте приоритет от 0 до 10. То задание, которое получило 0, можно исключить, если не будете успевать.
  3. Не путайте срочные и важные задачи. При расстановке приоритетов описывайте серьезность последствий от невыполнения, а не сроки.
  4. Не поддавайтесь эмоциям. В ходе дня неизбежно будут возникать новые задания и поручения, просьбы коллег. Казалось бы, мелочь (позвонить, найти информацию и т. д.), но за всем этим вы можете забыть о своих задачах. А эмоции, возникающие при общении и столкновении с чем-то новым, только усилят эту вероятность. Возьмите за правило каждое дело вносить в свой список и сравнивать с другими. Возможно, оно автоматически отправится на последние места, и за день вы до него дойти не сможете.
  5. Поручите часть дел другим людям. Но при этом помните о двух правилах: час вашей работы стоит больше, чем вы платите за услугу; человек выполняет поручение так же, как вы, или лучше.
  6. Планируйте перерывы: один утром, один во второй половине дня и полноценный обед вдали от рабочего места (стола). Если не будете во время обеда отвлекаться от работы, то мозг не успеет понять, что он отдохнул. Лучше нормально отдохните и подумайте, что вы уже успели сделать, что еще сделаете, все ли идет по плану, если нет, то почему.
  7. Научитесь отказывать. Безотказные люди чаще других сталкиваются с проблемой нехватки времени и сил на свои дела. Ведь им постоянно подкидывают чужие задачи, конечно, в форме милых просьб. Вы не обязаны углубляться в подробности отказа, просто скажите «не могу помочь по личным причинам». Иногда не стоит углубляться в причины, потому что для другого человека они могут иметь меньшую ценность, чем для вас. Но старайтесь не отказывать постоянно и всем. Сравнивайте просьбы и свой план. Если можете помочь без ущерба себе и другому человеку или если отношения с конкретным человеком для вас приоритетнее, чем другие дела, то почему бы не сделать этого.

Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.

Как расставить приоритеты в жизни

По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.

Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.

Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:

  • важность – неважность;
  • срочность – несрочность;
  • главное – второстепенное;
  • быстрый и короткий результат – перспективы, отсроченный результат и выгода.

Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:

  1. К любому делу задайте вопрос: «Что будет, если я этого не сделаю?»
  2. Оцените значимость последствий. Где они серьезней для вас (хуже, опаснее), то дело и важнее, то есть приоритетнее.

Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.

Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.

Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.

Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.

Как расставить приоритеты в отношениях

Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.

Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».

Пример работы личных границ в дружбе:

  • Коллега просит подвести ее до дома (живет рядом). Вы соглашаетесь, но каждый раз подруга задерживается. Вам приходится ее ждать, что нарушает ваши дальнейшие планы. В итоге вы жертвуете чем-то своим.
  • Достаточно сказать о своих границах, и проблема исчезнет. Как тактично сказать: Ольга, я не могу ждать тебя дольше 5 минут. Если ты не сможешь подойти, то я уеду.

Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.

В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.

Упражнения

Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.

На развитие внимания

Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:

  1. Сядьте на стул, поднимите голову, держите шею прямо, а плечи расправленными и опущенными. Поднимите правую руку, указывая пальцами направо. Поверните голову (только шея, не туловище) и одновременно сконцентрируйтесь на пальцах. Удерживайте руку и взгляд в течение минуты. Повторите то же левой рукой.
  2. Займите удобное положение, закройте глаза, представьте кувшин и шарик. Представьте, как шарик заходит в кувшин. Повторите несколько раз. Тщательно следите за действиями. Результат упражнения – повышение концентрации внимания и разгрузка мыслей.
  3. Возьмите лист и ручку. Начните вести прямую линию. Делайте это плавно, думайте только о линии. Если заметили, что отвлекались, то нарисуйте ответвление вверх и снова вернитесь к прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

На планирование времени

Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:

  • срочные и важные;
  • срочные, но неважные;
  • важные, но несрочные;
  • несрочные и неважные.

Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.

На расстановку приоритетов

Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:

  • с – срочные;
  • н – несрочные.

Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:

  1. А – самые важные дела. От них зависит ваше будущее. Пример важного и срочного дела: сходить к врачу при острых болях, сдать отчет по работе. Пример важного и несрочного дела: выучить иностранный язык для продвижения по работе.
  2. Б – менее важные дела, от которых в экстренной ситуации можно отказаться. Невыполнение этих дел повлечет неприятные последствия, но в целом для будущего это некритично. К делам группы Б нельзя приступать, пока не выполнены все дела из группы А.
  3. В – малозначимые дела, от невыполнения которых ничего не будет. Пример: прочитать новости или книгу на досуге. К делам группы В приступаем только после выполнения дел из группы А и Б.
  4. Г – ненужные дела и привычки, от которых вы давно хотели избавиться.

Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».

Как определять приоритет задач и управлять рабочим временем • Asana

Как и большинство людей, вы, наверное, начинаете рабочий день, намереваясь провести его как можно более продуктивно. Но время идёт, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел. С помощью этих простых методов расстановки приоритетов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.

Управлять удалённой работой в Asana

Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем. Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе:

Начните с создания списка всех своих дел

Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать. Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.

Читать о 15 секретах создания по-настоящему полезного списка дел

Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить что, скорее всего, требует вашего внимания прямо сейчас.

Не стоит пока беспокоиться об упорядочивании своих задач. Для начала просто соберите их все в одном месте. Собрать всё вместе — важнейший первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет от Asana: «Мои задачи» — это функция Asana, которая автоматически собирает все назначенные вам задачи в одном месте. Она представляет собой главный список, который позволяет концентрироваться на нужной работе, а также определять приоритет задач и систематизировать их по сроку выполнения.

Выберите метод определения приоритета задач

Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы. Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:

1. Съешьте лягушку

Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных. Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.

Важные задачи, связанные с наиболее значимыми направлениями работы или целями и ключевыми результатами (OKR), должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы приступаете к работе. Как только вы съели свою лягушку на сегодня, можно браться за другие дела, выбирая наиболее срочные из них и испытывая при этом меньше стресса, потому что самое важное вы уже сделали.

Читать о том, как задавать OKR

Метод «Съешьте лягушку» в действии. Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы. Так вам будет проще выполнить большой объём работы.

2. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными». Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.

Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно) и что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.

Матрица Эйзенхауэра в действии. Коллега только что прислал вам письмо с просьбой помочь с презентацией для клиентов. Это срочный запрос, потому что подготовить презентацию надо сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оцените срочность и важность каждой задачи из своего списка на сегодня и определите, сможете ли вы поставить их на паузу, чтобы помочь коллеге, или придётся всё же ему отказать. Понимание своих обязательств также поможет вам говорить «нет», когда это необходимо.

Читать о 7 быстрых и простых шагах по созданию матрицы принятия решений (с примерами)

3. Метод АБВГД

Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем. Вы как бы даёте своим задачам оценки от А (очень важно) до Д (можно не принимать во внимание). Начинать работу нужно всегда с задач А и Б, потому что именно от них зависит её успех.

Метод АБВГД также хорошо применять в сочетании с методом «Съешьте лягушку». Если начать день с задач А и Б, то его остаток можно потратить на менее важные задачи — В, Г и Д.

Метод АБВГД в действии. Сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов. Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже. Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге. Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.

4. Деление на куски

В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче. Это может быть отдельная работа (например, чтение почты), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач. Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.

Отключите внешние помехи и дайте другим понять, что вы сейчас недоступны, воспользовавшись такой функцией платформы для совместной работы, как «Не беспокоить». Также можно использовать собственный календарь, чтобы выделять время, в течение которого вы можете сфокусироваться на задачах, чтобы никто не назначал вам встречи в эти промежутки. Если вам нравится этот метод, возможно, вам стоит внедрить политику «Среды без встреч» для себя и своей команды, если это возможно. В любом случае важно делать перерывы между периодами сконцентрированной работы, чтобы расслабиться и освежиться.

Читать 7 советов о том, как сосредоточиться и снизить количество цифровых отвлекающих факторов

Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе. Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма. Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте. Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы. В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.

Совет от Asana. Если для управления задачами вы используете Asana, то можете создать настраиваемые поля и указывать дополнительную информацию, например оценку в виде буквы (если вы используете метод АБВГД), срочность и важность (если вы предпочитаете матрицу Эйзенхауэра), уровень приоритета (для метода «Съешьте лягушку») или примерное время на выполнение задачи.

Составьте расписание задач с помощью календаря

Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Поэтому после составления списка задач укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов.

Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше. Смотрите на работу как на пазл: вам нужно знать, что сойдутся все детали, крайними из которых являются даты начала и завершения.

Читать о том, как управлять своим рабочим процессом с помощью списков, досок, календаря и хронологии

Продолжая метафору, если задачи — это элементы пазла, а даты начала и завершения — это его края, то ваш календарь — это доска, на которой вы собираете пазл с общей картиной. Планируйте работу, упорядочивайте задачи, которые имеют высокий приоритет и требуют много усилий, так, чтобы это не приводило к перегрузке, и вы успевали всё в срок. Если вы выбрали какой-то один или сразу несколько из перечисленных выше методов определения приоритетов, используйте их, чтобы более эффективно создавать расписания и управлять временем.

Совет от Asana. С помощью представления календаря в Asana можно находить дни, когда вы чересчур загружены, а также свободные промежутки времени. Передвигайте задачи по календарю и распределяйте работу равномернее. Превентивное управление календарём позволяет работать организованно и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи нужно выполнить.

Информируйте коллег о ходе работы над задачами

И наконец, не забывайте держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи. Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать.

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

Совет от Asana. С помощью функции комментариев к задачам можно делиться актуальной информацией и задавать вопросы прямо в задаче, чтобы общение было связано с конкретной работой. Кроме того, с помощью обновления статуса в проекте можно информировать всех заинтересованных лиц о ходе работы над всем проектом, а не отдельными задачами.

Работа с приоритетами — продуктивная работа

Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены. Чтобы ещё больше повысить производительность, пользуйтесь инструментом для управления работой, например Asana, с помощью которого все задачи независимо от их размера можно контролировать в одном месте.

Дополнительные советы приводятся в нашей статье Восемнадцать советов, стратегий и быстрых побед в тайм-менеджменте для наилучшего выполнения работы.

Расстановка приоритетов.

Руководитель во многом определяет характер, набор и критерии действий подчиненных. Не все он решает единолично, но на то он и руководитель – он влияет на подчиненных. Зачастую руководители недовольны тем, как подчиненные принимают решения и как они действуют.

«Человеку важно определить для себя жизненные приоритеты. В жизни должен быть распорядок, согласно которому вы расходуете время и энергию»

Как управлять удаленным выбором? Именно удаленным, потому что руководитель не может постоянно «стоять над сотрудником» – в этом случае он, безусловно, предотвратит неправильные шаги. Как управлять действиями сотрудников, которые работают самостоятельно и научить их расставлять приоритеты?

Основа основ: система координат

Александр Фридман рекомендует начать управление с создания системы координат:

«Как сотрудник делает выбор? На основании каких-то критериев. Человек всегда действует предельно рационально. «Нерациональные» вымерли, не оставив потомства. Человек рационален всегда, но весь вопрос в том, что он берет во внимание, принимая те или иные решения. Да, он может действовать под влиянием эмоций. Но это значит, что эмоции являются частью его системы принятия решения. Принимая решение, он неосознанно учитывает эмоции. Но каким набором критериев он при этом руководствуется и как действует: подсознательно или неосознанно?

Если руководителю кажется, что сотрудник действует неправильно, следует понимать, что у подчиненного просто другая система координат. Руководитель мыслит в одной системе координат, а подчиненный – в другой. Поэтому его действия кажутся руководителю неправильными. Как же научиться управлять выбором подчиненных, находящихся не рядом с руководителем?

Один из способов – создать единую систему координат. В каком случае она будет полезной и эффективной для управления? Какие требования к ней предъявить?

  • Она должна быть абсолютно прозрачной, каждый ее элемент должен быть виден и понятен, должны отсутствовать скрытые элементы.
  • Каждый элемент должен быть четко описан. Но «четкость» не всегда значит «краткость». Пытаясь описать ситуацию кратко, может потеряться ее смысл. Поэтому лучше стремиться к ясности, чем к краткости. Экономия места и букв приводит к тому, что фраза получается краткая, литая, но имеет множество истолкований. Не стремитесь сразу к «латинской литой прозе». Сначала вам нужно все описать понятно и четко.
  • Логичность происхождения: для чего предназначен тот или иной элемент. Причем хорошо, если логичность опирается на интересы дела, а не на «выпад» руководителя. Мы ведь с вами на работе в интересах дела? «Нравится» или «не нравится» – вторичные процессы.
  • Согласованность элементов. Нет ничего страшнее системы, в которой элементы противоречат друг другу. Например, какие-то красивые лозунги противоречат правилам компании. Они красиво звучат, но они не реализуются в практических действиях сотрудников. Лозунги могут говорить одно, тогда как правила компании гласят совершенно другое.
  • Достаточность. Конструкция нашей операционной системы решает все задачи, которые возникают в процессе работы.
  • Актуальность. Наши элементы должны отвечать сегодняшним задачам, они должны быть своевременно обновлены, верифицированы, они должны быть актуальными, не устаревшими и не отвечать на вопросы вчерашнего дня.
  • Всеохватность. Система действует по всей территории компании: персонал знает о ее пунктах и руководствуется ими. Тогда первое лицо компании будет спокойно за принятие решений своими подчиненными, а все подразделы компании будут синхронно и правильно работать.

Идеально, когда система работает в автоматическом режиме. Но также всегда должна быть возможность «ручного привода» для руководителя. Важно: операционная система будет приносить пользу, если ее критерии будут соблюдать и подчиненные, и руководитель. Тогда она будет мотивирующей и эффективной».

Управляем приоритетами

«Самые важные дела, как суфле – нужно подавать вовремя»

В процессе расстановки приоритетов нужно обязательно использовать многомерную систему координат. Если она будет применяться систематично, это войдет в привычку как у руководителя, так и у подчиненных, и ее использование не будет вызывать никаких сложностей. Возникает вопрос: как правильно расставить приоритеты?
Поможет разделение дел на поддерживающие и развивающие.
Поддерживающие – это такие дела, не сделав которые ситуация уходит вниз. Это сегодняшние клиенты и те задачи, которые выступают, можно сказать, в качестве «хребта» – поддерживают тело.
Развивающие – то, что способствует развитию (методология, квалификация и т. д.), это некие изменения в чем-то.

Приоритетными делами выступают поддерживающие (в сравнении с развивающими), так как «хлеб важнее масла». Развивающие дела более склонны к эластичности: их можно сделать сегодня, а можно и завтра.
Как расставить приоритеты и на каких этапах это нужно делать? Когда перед нами возникает несколько задач, мы начинаем думать, какой из них присвоить приоритетную роль. И это правильно. В управленческом планировании сначала требуется выбрать первостепенную стратегическую цель, а затем расставлять приоритеты. И делать это нужно на следующих этапах:

  • перед формулированием целей,
  • перед декомпозицией,
  • после декомпозиции.

Декомпозиция — это метод разделения целого на части, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых.

Точный и объективный взгляд на ресурсы после анализа привлекательности результата в процессе проведения декомпозиции может привести к изменению приоритетов. Возможно, понадобится корректировка не только задач и параметров, но и критериев, влияющих на их достижение. Придется вернуться к задачам планирования и пересмотреть базовые факторы (сроки, стоимость и действия, которые приводят к качеству). Они тесно взаимосвязаны между собой и не всегда сохраняются под влиянием определенных обстоятельств. Поэтому в процессе планирования мы можем поменять свои приоритетные позиции как на старте, так и после декомпозиции, так как степень их важности под влиянием процесса может кардинально измениться.

Как правильно расставить приоритеты в работе? Нужно думать, думать регулярно, выделяя для этого достаточное количество времени. Не спеша расставлять приоритеты критериев, верно формировать приоритеты самих целей. Такой подход позволит выявить факторы, которые влияют на конкретную ситуацию и подобрать несколько вариантов для ее решения. Попытка расставить приоритеты на ходу в решении сложных вопросов может привести к неправильным выводам, которые негативно скажутся на всей работе. Точно так же опасно бесконтрольное развитие деятельности, когда о целесообразности смены приоритетов и стоимости конечных результатов не задумываются вообще.

(По материалам видео Александра Фридмана «О планировании и приоритетах», «Как управлять выбором подчиненных». Также использованы материалы из книги А. Фридмана «Вы или Хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента»).

Более подробно узнать о том, как расставлять приоритеты для эффективного управления, а также как управлять действиями и мыслями сотрудников вы сможете на курсе Александра Фридмана «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры» (с программой курса можно ознакомиться по ссылке).



Поделиться в социальных сетях:


Зарегистрироваться

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

«Занятость» не всегда означает прогресс — эти методы расстановки приоритетов помогут вам максимально эффективно использовать свой рабочий день

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВЫХ ЧЛЕНОВ первые три месяца. Применяются условия.

*Только для США, Канады и Японии

Узнать больше

В течение рабочего дня задачи часто расставляются по приоритету (или нет) в зависимости от потребностей других или срочности сроков.Это может произойти и в нашей личной жизни, когда мы тратим ограниченное время на действительно важные дела и больше энергии тратим на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить ситуацию, гарантируя, что каждая задача, за которую вы беретесь, приносит пользу, и не дает неважным задачам загромождать ваш список дел.

Внедряя стратегии расстановки приоритетов, вы можете радикально изменить направление своего рабочего дня, чтобы по-настоящему максимально использовать свое время в офисе и дома.Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным владельцем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритезации задач на работе   

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы, чтобы принести максимальную пользу за короткий промежуток времени. Расстановка приоритетов должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прерывать задачи с низким приоритетом для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одной

Эффективная расстановка приоритетов зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обыденные задачи следует записывать и обдумывать. Чтобы получить полную картину, неплохо было бы включить как личные, так и рабочие задачи в один список задач.

Все, от уборки в химчистку до планирования личной встречи с начальником, должно быть зафиксировано в одном месте.После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в соответствии с важностью, срочностью, продолжительностью и вознаграждением за каждую задачу.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться стратегией немедленного управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, над чем вы на самом деле работаете — будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, — поможет вам определить задачи, наиболее важные для этих будущих результатов.Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т. д. 26  в Мехико, постановка долгосрочных целей — это то, как он мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем сроки их достижения», — говорит Сереседо.

Масштабное мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость означает прогресс. Однако заполнять свой день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это пустая трата времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что является срочным

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены быстро, и планировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Установление сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы будете продолжать откладывать важные задачи просто потому, что они не срочные. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения производительности и сокращения прокрастинации.)

4. Расставляйте приоритеты на основе важности и срочности 

В своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей» быть классифицированы (и затем расставлены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

  • Срочно и важно: эти задачи должны быть выполнены в первую очередь
  • Важно, но не срочно: выделите время в своем календаре, чтобы выполнить это без перерыва
  • Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
  • Ни срочные, ни важные: удалить из списка дел

Еще одна стратегия обеспечения приоритетности важных задач — даже выше запросов от настойчивых заинтересованных сторон или «срочных» специальных запросов — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия предполагает создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны быть выполнены в этот день. Эти задачи следует выбирать больше по их важности, чем по срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целеустремленные вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продолжить свое продвижение к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов 

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, относительно легко управлять ими одновременно.Однако исследования показывают, что по мере увеличения сложности люди, находящиеся во власти, с большей вероятностью будут отдавать приоритет одной цели, тогда как люди, занимающие низкие должности, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта стратегия двойной задачи была связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на самом высоком уровне.

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня.Это означает, что если вам поручено извлекать данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вы должны отдать приоритет одной задаче и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Учитывайте усилия

Глядя на длинный список дел, легко перегрузиться работой, которую необходимо выполнить, — чувство, которое снижает продуктивность и приводит к прокрастинации. Стратегия преодоления этого включает оценку задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, отдайте приоритет тем задачам, которые требуют минимального времени и усилий, и выполняйте их быстро. Это освобождение от задач даст вам передышку и создаст чувство выполненного долга, которое будет мотивировать вас в течение дня.

7. Постоянно анализируйте и будьте реалистом

Один из шагов пятиступенчатой ​​методики «Get Things Done» (GTD) от консультанта по продуктивности Дэвида Аллена включает в себя критическое осмысление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов является ключом к «восстановлению контроля и концентрации».

WeWork Coda в Атланте.

Краткие советы по эффективной расстановке приоритетов

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, она может внезапно показаться более сложной и вызывающей стресс, чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам правильно расставить приоритеты.

  • Запишите все: Личные и рабочие задачи должны храниться в одном месте.
  • Оценка долгосрочных целей: Рассмотрите свои более крупные долгосрочные цели и работу, которую необходимо выполнить для их достижения.
  • Разбивка более крупных целей: Чтобы понять, как достичь долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
  • Установите четкие сроки: Дайте себе полную информацию о сроках и создавайте для себя сроки, когда формально они не требуются.
  • Используйте метод «срочно-важно»: Расставляйте приоритеты срочных и важных задач; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегируйте или удалите все другие задачи.
  • Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые нужно выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими большими будущими целями. ТЕСТ
  • Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
  • Учитывайте усилия: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее справляйтесь с более простыми задачами.

Расставьте приоритеты в своем времени и будьте реалистами 

Независимо от того, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день можно достичь не так много, и некоторых отвлекающих факторов невозможно избежать. Важно реалистично ставить цели и расставлять приоритеты. В противном случае вы создадите у окружающих ложные ожидания и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, что цель расстановки приоритетов состоит в том, чтобы тратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда расстановка приоритетов осуществляется правильно, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более сосредоточенным и преднамеренным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.

Кейтлин Бишоп — автор статьи WeWork Ideas by We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .

Вы переосмысливаете свое рабочее пространство?

9 практических методов, когда «важно все»

Одной из самых старых проблем на рабочем месте является знание того, как расставлять приоритеты в своей работе .

С большим количеством задач, непрерывными электронными письмами и более высокими ожиданиями решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильной задачей.

Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание своих приоритетов снижает уровень стресса, помогает вам сосредоточиться и игнорировать FOMO, может повысить производительность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы создаете более четкие границы для своего рабочего дня.

Как только вы научитесь расставлять приоритеты для своих задач и своего времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считала срочной, на самом деле не требует вашего внимания.По крайней мере, не сразу.

Но хотя элементы приоритизации вашей работы просты (т. е. знать, какие задачи необходимо выполнить, и ранжировать их по степени важности), это далеко не простое упражнение.

Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии по тому, как расставить приоритеты в своих ежедневных задачах , оптимизировать свое время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

  1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
  2. Отделите срочные задачи от важных с помощью матрицы Эйзенхауэра
  3. Ранжируйте свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
  4. Разделите задачи с одинаковыми приоритетами, используя метод ABCDE
  5. Установите продуктивный тон на день, «съев лягушку»
  6. Отрежьте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
  7. Помните об ошибке необратимых затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы передумать и отказаться от приоритетов)
  8. Используйте множители времени, чтобы максимально эффективно использовать свои ежедневные часы
  9. Расставляйте приоритеты для своей самой важной работы в самые продуктивные часы

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели

Невозможно расставить приоритеты для задач, если они все крутятся у вас в голове.

Вместо этого начните с того, что соберите все и организуйте в основной список .

Думай об этом как о свалке мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание, из вашей головы и в документ.

Одним из отличных способов сделать это является методология Дэвида Аллена «Get Things Done» (GTD) — пятиэтапный процесс, подробное руководство по которому мы написали здесь.

Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (это может быть простой лист бумаги или сложный инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.

Как только вы создадите свой основной список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно сделать сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или месяце. И долгосрочные цели, которые заставляют вас чувствовать себя выполненным и уполномоченным.

Работая над своим основным списком, начните расставлять приоритеты задач по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.

Как объясняет Брайан Трейси, консультант по продуктивности, ваш ежемесячный список выбирается из основного списка.Ваш еженедельный список вытягивается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими большими целями.

Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятостью завершения — нашей тенденцией сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.

Когда ваши ежедневные задачи вытягиваются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.

2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все же может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов расстановки приоритетов, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.

Во-первых, существует так называемый принцип Парето, или правило 80/20, согласно которому 20 % ваших усилий приводят к 80 % результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, а приносят реальные результаты.

Принцип Парето опирается на опыт. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае можно использовать Матрицу Эйзенхауэра .

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром матрица представляет собой простую четырехквадрантную коробку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».

Проще говоря, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно отреагировать немедленно, например электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше всего расставить приоритеты задач, спросите, к какому из квадрантов они лучше всего подходят:

  • Срочно и важно: Выполните эти задачи как можно скорее
  • Важные, но не срочные: Решите, когда вы будете это делать, и запланируйте их
  • Срочно, но не важно: Делегируйте эти задачи кому-нибудь else
  • Ни срочные, ни важные: Вычеркните это из своего расписания как можно скорее

Одной из самых сложных задач здесь является исключение срочных, но не важных задач из списка приоритетов.Вот где интеллектуальное делегирование вступает в игру.

Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего разума).

В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет в 30 раз больше времени, которое обычно требуется для выполнения задачи для обучения.

Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут, чтобы делегировать ее и обучить кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите себе 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)

3. Ранжируйте свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и найти их истинную важность.

Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по продуктивности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:

  1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
  2. Расставьте эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
  3. Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока первая задача не будет завершена, прежде чем переходить к следующей.
  4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
  5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своем списке.

4. Разделение задач с одинаковыми приоритетами с помощью метода ABCDE

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для приоритизации ежедневных задач, есть одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?

Самое большое неизвестное, когда речь заходит о том, как расставлять приоритеты, — это различать задачи, которые, по ощущениям, находятся на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или жонглируете несколькими ролями, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не совсем подходят.

Вот где метод Брайана Трейси ABCDE творит чудеса. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой задачи.

Вот как это работает:

  • Просмотрите свой список и дайте каждой задаче букву от A до E (A является наивысшим приоритетом)
  • Для каждой задачи с буквой A присвойте ей номер, определяющий порядок ее выполнения в
  • Повторить пока все задачи не будут иметь буквы и цифры

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов.Хотя в большинстве случаев практически невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, придание каждой задаче нескольких уровней приоритетности их истинной важности внезапно становится намного яснее.

5. Установите продуктивный тон на день, «съев лягушку» (т. е. сначала сделайте самую важную работу)

После того, как вы определили приоритеты своей самой важной работы (любым методом, который вы выберете), пришло время действительно выбрать, как атаковать день.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И часто получение большой, сложной, но важной задачи в первую очередь дает вам импульс, вдохновение и энергию, чтобы продолжать двигаться.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают каждый день сразу же уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как писал Марк Твен:

.

«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее!»

Думая о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Думая о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может мотивировать вас продолжать проталкивать остальную часть вашего списка.

На самом деле, когда профессор Гарварда Тереза ​​Амабиле изучала дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:

«Из всех вещей, которые могут повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.

Отдайте предпочтение небольшой победе в начале дня, и вы будете мотивированы на весь оставшийся день.

6. Откажитесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков

Неважно, насколько эффективно и результативно вы работаете каждый день, если вы работаете для достижения неправильной цели. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от миллиардера-инвестора Уоррена Баффета.

(Как гласит история, Баффет провел свой личный пилот через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в карьерных целях.)

Первый шаг — записать 25 главных целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или что-то еще, на что вы хотите потратить свое время.

Теперь обведите пять главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели кружком, попадает в список «избегать любой ценой».

Вместо того, чтобы чередовать работу над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.

7. Помните об ошибке необратимых затрат (т. е. будьте достаточно гибкими, чтобы передумать и отказаться от приоритетов)

Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости.Никто не знает, что готовит будущее. И, в конечном счете, расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто предположение.

Иногда вы можете установить приоритет задачи только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В этот момент трудно не разочароваться. Но вы не можете позволить этому исказить ваше суждение.

Люди особенно подвержены «ошибке необратимых затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем необходимость продолжать что-то делать только потому, что уже потратили на это время и усилия .

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите свое время, вы никогда не сможете вернуть это время . И любое время, потраченное на продолжение работы в направлении неправильного приоритета, — просто потраченное впустую время.

Иногда наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы

Приоритизация касается не только задач. Тоже пора.

Работа над правильными задачами может либо дать вам больше времени в будущем, либо отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте, как ваш выбор влияет на ваши будущие обязательства.

Лучшее, что вы можете здесь сделать, это сосредоточиться на множителях времени .   

Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас на больше времени в будущем. Как объясняет консультант по лидерству Рори Ваден в блоге TED:

«Вместо того, чтобы спрашивать «Что самое важное, что я могу сделать сегодня?», множители времени спрашивают: «Что самое важное я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтрашний день лучше?»

«Другими словами, думая о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем высвободить наши часы в будущем .

Стратегии расстановки приоритетов, которые мы описали выше, являются частью этого. Но то же самое относится и к вашей рабочей среде и привычкам. Расставив приоритеты правильных привычек и создав рабочую среду, свободную от отвлекающих факторов, вы освободите себе дополнительное время в будущем.

9. Отдавайте приоритет самой важной работе в самые продуктивные часы

Наконец, вы можете повысить свою производительность, объединив свои задачи и временные приоритеты.

Мы все переживаем естественные подъемы и спады энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это вашей кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).

Другими словами, есть определенные часы в течение дня, когда вы, естественно, более продуктивны.

Если вы можете найти время своей максимальной продуктивности, а затем запланировать на него свои самые приоритетные задачи, вы настраиваете себя на лучший день из возможных.

Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.

RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет вам подробные отчеты о вашей продуктивности. После того, как он проработает несколько дней, вы можете начать выявлять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.

В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую дневную тенденцию производительности с пиковыми часами примерно с 10 утра до полудня.

С помощью этих данных вы можете приступить к созданию ежедневного расписания с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим пиковым продуктивным часам.

Вот как это может выглядеть:

Приоритеты отличные. Но не забывайте быть реалистичными в отношении того, сколько работы вы действительно можете выполнять каждый день

.

Когда вы правильно расставляете приоритеты в своей работе, у вас обязательно будет хороший день.

Дойти до конца рабочего дня и увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.

Задачи выполняются дольше, чем ожидалось. Появляются прерывания. И наши дни наполнены встречами и беседами. Так что, хотя знать, как расставлять приоритеты в самой ценной работе, здорово, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.

Таким образом, вы закончите день с чувством удовлетворения от достигнутого прогресса и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.

Что лучше всего подходит для вас? Дайте нам знать, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Твиттере.

Как определить приоритеты на рабочем месте | Работа

Фрейзер Шерман Обновлено 17 сентября 2020 г.

Определить первоочередную работу на вашей работе не всегда просто. У вас может быть ваш менеджер, его менеджер и пара менеджеров проектов, которые назначают несколько задач и настаивают на том, что все они являются работой номер один и должны быть выполнены немедленно.Установка уровней приоритета задач может предотвратить постоянные требования завершить полдюжины задач как можно скорее.

Совет

Чтобы определить свою приоритетную работу, перечислите все, что вам нужно сделать. Отсортируйте самые важные и срочные задачи и сконцентрируйтесь на них в первую очередь. Основывайте свои приоритеты не только на том, что вы считаете важным, но и на том, что ваши менеджеры считают важным для организации.

Рабочий лист определения приоритетов задач

Первым шагом, как советует Rescue Time, является составление полного списка того, что необходимо сделать.Создайте основной список каждой задачи на следующий месяц или три месяца. Затем разбейте список на дела, которые нужно сделать завтра, на этой неделе, на следующей неделе и так далее. Любой инструмент для создания рабочего листа приоритизации задач полезен, если он работает для вас, будь то печатный журнал пули или программное обеспечение для управления проектами.

Что важно, так это то, что ваш главный список содержит всю приоритетную работу, требующую внимания, внутри вашего мозга и размещает ее там, где вы можете ясно видеть вещи.Возможно, вы понимаете, что, хотя вас в первую очередь беспокоит завершение отчета о проделанной работе для вашего начальника, вы должны проверить табели учета рабочего времени вашей команды к концу недели, иначе им не заплатят.

Вы также можете посмотреть в своем рабочем листе расстановки приоритетов задачи, чтобы увидеть, что вам нужно сделать сейчас, чтобы достичь своих ежемесячных целей. Если вам нужно выполнить три или четыре важных шага, чтобы завершить крупный проект к сроку, вы можете включить их в свои ежемесячные, а затем и еженедельные списки целей.

Уровни приоритета задач

Когда у вас есть основной список, Liquid Planner рекомендует вам отличать вещи, которые должны быть выполнены, от задач, которые вы можете пропустить.Один из способов выяснить, какие задачи относятся к какой категории, — это матрица приоритезации задач, также известная как матрица Эйзенхауэра.

Rescue Time похвалил матрицу за разделение ваших приоритетных рабочих заданий на четыре поля в зависимости от сочетания срочности и важности:

  • Срочно и важно: эта работа имеет самый высокий уровень приоритета задачи. Вам нужно выделить место в своем расписании, чтобы сделать это как можно скорее.
  • Важно, но не срочно: эту работу нужно сделать, но вы можете внести ее в свое расписание, когда вам будет удобно.
  • Срочно, но не важно: у этих задач приближается крайний срок, но они не должны отнимать время у важной работы. Если вы можете делегировать эту работу кому-то другому, это идеально.
  • Неважно и не срочно: эти задачи можно игнорировать. В идеале вы выбрасываете их из своего расписания, чтобы не возникало соблазна возиться с ними.

В современной бизнес-среде можно столкнуться с множеством дел, которые являются первоочередными, как срочными, так и важными.Одним из решений их организации является составление ежедневного списка из шести задач из листа определения приоритетов задач, ранжирование их в порядке приоритетности на день. Приступая к работе, полностью сосредоточьтесь на первой задаче, пока она не будет выполнена. Затем начните второй и так далее по списку.

Общая картина

Важно помнить, что вы работаете как часть более крупной организации. Когда вы выясняете, насколько что-то важно или срочно, то, что хочет ваш работодатель, должно влиять на уровень приоритета вашей задачи.Workfront рекомендует понимать приоритеты высшего руководства при установке собственных приоритетов. Если их приоритетом является обновление флагманского продукта компании, задачи, связанные с созданием новых продуктов, могут быть для них несрочными или важными.

Поддержание связи с высшим руководством и клиентами поможет вам понять, каковы их приоритеты. Хорошее общение с вашей командой также может помочь им понять. Полезно иметь стандартный процесс, такой как матрица приоритизации задач, чтобы помочь вам оценить срочность и важность запросов от вашего начальства.Если ваше руководство не говорит об этом ясно, спросите себя, какие задачи представляют наибольшую ценность для организации.

Если вы имеете дело с несколькими уровнями управления и несколькими клиентами, вы можете столкнуться с огромным количеством задач, все из которых, как они утверждают, являются срочными и важными. Чтобы оценить их, специалисты по рабочим процессам в Process Street рекомендуют более сложную матрицу приоритизации задач с использованием процесса «шесть сигм» для повышения эффективности. Эти матрицы требуют больше усилий для правильного взвешивания приоритетов, но мелкие детали могут прорваться сквозь туман всего важного.

Приступим к делу

Ни матрица приоритезации задач, ни любой другой метод взвешивания приоритетной работы не могут добавить больше часов в день. Многие вещи могут отнять продуктивное время, например, длительные встречи или люди, которые прерывают вас по неважным, несрочным делам. Даже не отвлекаясь, есть предел скорости работы вашей команды. Clarizen предупреждает, что если вы отбрасываете несрочные, неважные дела и по-прежнему видите больше приоритетной работы, чем вы и ваша команда можете выполнить, список необходимо изменить.

Если вы ставите нереалистичные цели и стремитесь к их достижению, это может сработать против вас. Ваш клиент разочаровывается, потому что вы не уложились в срок. Ваша команда изо всех сил пытается не отставать, работая допоздна, пока полностью не устанет. В какой-то момент вам, возможно, придется поговорить со своим руководителем о сокращении или делегировании некоторых пунктов списка. Успех проекта важнее, чем попытка произвести впечатление на руководство, взяв на себя больше, чем вы можете выполнить.

Важно оставаться гибким.Ваш список — это инструмент для достижения конечной точки ваших различных проектов, а не самоцель. Если приоритеты меняются, заказчики сдвигают сроки или руководство меняет направление деятельности компании, подумайте, не меняются ли при этом элементы матрицы Эйзенхауэра. Если вы обнаружите, что не можете завершить проект в срок или понимаете, что он бесполезен, вкладывать в него больше энергии может быть не лучшим использованием вашего времени.

Держите команду в фокусе

Если вы отвечаете за команду или отдел, следите за тем, чтобы они соответствовали приоритетам компании и вашим приоритетам.Если вы видите, что они отвлекаются на неважную, несрочную работу, напомните им, на какой части матрицы им следует сосредоточиться. И наоборот, если вы видите, что они отдают приоритет срочной, важной работе и находят время для важной, несрочной работы, дайте им понять, что вы цените это.

Регулярные собрания команды — это один из способов узнать о работе команды и оставить отзыв. Даже без совещаний вы можете использовать онлайн-инструменты, такие как Slack, чтобы оставаться на связи и при необходимости предлагать корректировки курса для своей команды.

7 секретов определения приоритетов на работе и информирования о них

Расстановка приоритетов на работе заключается не только в том, чтобы предпочесть одно дело другому; речь идет о том, чтобы сначала делать важные вещи, чтобы вы могли достичь своих долгосрочных целей. Как только приоритеты установлены, они помогают нам оставаться организованными и выполнять задачи.

Лично мы больше всего знакомы с индивидуальной постановкой целей, выбором приоритетов и составлением списков задач. Команды и организации также должны поступать так же.

Высшее руководство тратит много времени на обсуждение, переговоры и планирование стратегий и целей компании. После установления эти приоритеты должны быть четко доведены до сведения и каскадно распределены по всей организации. Эти семь шагов помогут вам сосредоточиться.

1. Согласование со стратегическим планом

Во многих крупных компаниях вы можете наблюдать исчезновение действий высшего руководства, когда они переходят к стратегическому планированию на следующий финансовый год.Этот процесс может занять несколько месяцев, а результатом может стать двухдюймовый переплет и серия собраний или вебинаров для всех сотрудников. В небольших компаниях может просто потребоваться однодневное выездное совещание, результатом которого станет разумная презентация в PowerPoint для сотрудников.

В любом случае, есть продуманный план роста. Стратегии могут включать запуск нового продукта, слияние или поглощение или новый географический целевой рынок. И наоборот, план может включать снятие продукта с производства, продажу подразделения или закрытие рынка.Каким бы ни был план, его будут выполнять команды сотрудников, которым необходимо понять план и согласовать с ним свои усилия.

2. Запишите

В идеале высшее руководство должно составить краткое изложение стратегического плана, которое можно раздать сотрудникам. На нем может быть даже указано название плана или аббревиатура. Распечатав эти материалы и развесив их по офису, вы сможете донести информацию и обозначить приоритеты для всех.

Есть что-то в процессе записи вещей, что придает нашим идеям ощущение постоянства и важности.Будьте максимально конкретными и конкретными. Когда вы мысленно создадите свой собственный список приоритетов, запишите их. Некоторым сотрудникам нравится видеть свой список на контрольном листе бумаги или на собственной небольшой доске. Отображение списка поможет вам сосредоточиться на нужных задачах.

3. Установить временную шкалу

Один драйвер любого приоритета будет установлен в срок. Управление временной шкалой является критически важным компонентом управления проектами. Это помогает привлечь людей к ответственности и организовать задачи.Что-то зависит от другой задачи или может выполняться одновременно? Можете ли вы оценить количество времени, необходимое для работы? Сколько членов команды требуется для выполнения этой части проекта? Какие вехи ведут к установленной дате?

Обычный подход к успешному достижению ваших целей — это постановка целей SMART. «Т» означает ограниченный по времени. Если вы не установите крайний срок для задачи или проекта, другие приоритеты выскочат вперед и вытеснят его. Это становится «приятно иметь» за «обязательными» проектами.

4. Встреча с заинтересованными сторонами

Сообщения о плане и приоритетах должны включать живые встречи с ключевыми заинтересованными сторонами. Письменный план может обеспечить основу для встреч как при запуске, так и для регулярных обновлений на протяжении всей временной шкалы. Встреча высшего руководства с руководителями. Встреча руководителей с сотрудниками. Сотрудники могут даже делиться приоритетами с внешними поставщиками, партнерами и агентствами.

Запуск электронной почты для всех сотрудников является односторонним и может оставить сотрудников неуверенными в следующих шагах.Создание видео гарантирует, что все получат последовательное сообщение. Если вы можете развернуть видео в своей системе управления обучением, вы сможете отслеживать просмотры и сообщать о них. Живые встречи позволяют вести открытый диалог о видео, плане и приоритетах. Будь то лично или посредством онлайн-встреч и телеконференций, диалог является ключом к обсуждению и согласованию индивидуальных приоритетов в рамках более крупного плана. Члены команды могут поднимать непредвиденные вопросы, требующие дальнейшего обсуждения с руководством и внесения изменений в сроки или проекты.

5. Уточнение действий и ролей

После того, как стратегический план запущен и поставлены цели, они должны быть воплощены в действия для всех сотрудников. Это может быть очень тактическая беседа, в ходе которой можно просмотреть существующие проекты и списки задач, чтобы убедиться, что они соответствуют новым целям. Могут быть дополнительные сеансы мозгового штурма для определения новых программ для достижения новых целей.

По мере того, как менеджеры уточняют роли со своей командой, они также получают обязательство сосредоточиться на приоритетах, делать все возможное для достижения своих целей и оставаться на месте.Если у сотрудников нет ясности в отношении приоритетов, они могут отвлечься на новый крутой проект или «что-то блестящее». Дни или недели могут быть потеряны во время диверсии.

6. Обзор и оценка

После того, как вы установили и сообщили приоритеты, уделите время оценке прогресса, отслеживанию результатов и оценке прогресса. Просмотрите вехи и временную шкалу. Все идет по плану? Возможно, вам придется создать некоторую гибкость для поворота.

Были ли изменения в окружающей среде, которые повлияли на ваши планы? Сделал ли конкурент неожиданное объявление? Была ли текучка среди ваших сотрудников выше средней? Предстала ли новая возможность? Любой из этих факторов может потребовать от вас пересмотра приоритетов вашей команды.

7. Своевременное общение

Поскольку вы регулярно просматриваете и оцениваете, вы также общаетесь.

  • Усилить план и цели.
  • Отчет о проделанной работе.
  • Признать успех.
  • Просмотрите изменения.

В HSI руководство по очереди записывает ежемесячное видео с обновлениями. Мы используем собственный авторский инструмент электронного обучения для создания видео и развертывания через нашу систему управления обучением HSI, чтобы мы могли отслеживать просмотры (как упоминалось выше).Иногда мы прячем викторину или задание-сюрприз в описании или в конце видео, чтобы добавить немного интереса и веселья!

Мы анализируем цели и сообщаем о достижениях каждого отдела. Благодаря офисам в Канзас-Сити и Сент-Луисе, штат Миссури, эти обновления помогли всем оставаться на связи и сосредоточиться. Кроме того, мы проводим два собрания всех сотрудников в год, по одному в каждом месте. Время, проведенное лицом к лицу, доставляет массу удовольствия и укрепляет отношения. Это также дает нам возможность проводить мозговой штурм в больших группах и участвовать в упражнениях по построению команды.

Биг Рокс

Мы все слышали урок о больших камнях в каменной банке. Большие камни представляют ваши самые большие приоритеты и проекты. История учит нас, что если вы освободите место для больших и важных вещей, найдется место и для «мелких вещей», но не наоборот.

Если вы потратите время на то, чтобы расставить приоритеты для своих сотрудников, они узнают, что такое большие камни, и у них будет достаточно места, чтобы заполнить мелкие камни, песок и воду.

Обучение поддерживает этот процесс

Библиотека бизнес-навыков от HSI предлагает широкий выбор курсов, которые могут помочь вам на всем пути установления и информирования о ваших приоритетах.Вот несколько примеров:

  • Миссия, видение и ценности: надежное место для начала процесса стратегического планирования.
  • Цели SMART: руководство по постановке конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени целей.
  • Управление проектами: эта серия охватывает документирование устава проекта, установление сроков, измерение и отслеживание.
  • Искусство говорить «нет»: этот курс поможет сотрудникам отказаться и сказать «нет» специальным проектам и запросам, которые выходят за рамки назначенных им приоритетов.

Ознакомьтесь с другими материалами нашего блога и примерами обучающих видео ниже:

Как расставить приоритеты в работе, когда все кажется важным

Несмотря на все достижения современных технологий, в сутках остается не так много часов, чтобы втиснуть все, что нам нужно сделать. Простой список дел не всегда подходит, и легко почувствовать себя дрейфующим в море задач без весла. Ключом к управлению всеми рабочими обязанностями на вашей тарелке является расстановка приоритетов.

Расстановка приоритетов включает в себя ежедневный анализ того, что у вас есть на тарелке, и определение того, какие задачи вы будете выполнять в первую очередь, а какие оставите на потом. Это навык, который требует хорошего анализа и ясного мышления, но как только вы освоите его, он сделает вашу жизнь проще и безопаснее.

Теоретически расставить приоритеты довольно просто: запишите, что вам нужно сделать, а затем начните это делать.

А вот с расстановкой приоритетов — она всегда меняется .Каждый руководитель проекта знает, что вещи появляются, проваливаются и перемещаются. То, как мы адаптируемся к этим изменениям, может определить успех или неудачу нашей эффективности в выполнении этого постоянно растущего списка дел.

Итак, как расставить приоритеты в работе, когда все кажется важным?

В этой статье мы рассмотрим различные способы, которые помогут вам стать мастером тайм-менеджмента на работе и уберечь все эти пресловутые вращающиеся тарелки от падения на землю.

1. Запишите все, что вам нужно сделать

Если вы станете мастером расставлять приоритеты, вы получите множество преимуществ.Вы будете делать больше, быстрее подниматься по карьерной лестнице и иметь больше свободного времени, чтобы наслаждаться жизнью вне работы. Однако все начинается с составления списка того, что вам нужно сделать.

Запишите, что вам нужно сделать на работе сегодня, завтра, на этой неделе и в этом месяце. Не беспокойтесь о порядке — мы доберемся до него через минуту — просто запишите все.

2. Начните с вопроса: что здесь действительно важно?

Скорее всего, у вас есть довольно полный список, и многие из них кажутся наиболее важными или, по крайней мере, приоритетными.Некоторые из этих задач вполне могут быть главными приоритетами, но другие, вероятно, могут подождать. И им придется это сделать, если вы когда-нибудь возьметесь за главные приоритеты в своем списке.

Каждый приоритет будет подпадать под: сделать, отложить, делегировать и удалить. Вам необязательно сразу присваивать каждому приоритету метку, так как есть несколько методов, которые помогут вам прорваться сквозь туман.

3. Треугольник стоимости, масштаба и времени

Один из методов, который эффективные руководители проектов используют для определения приоритетности задач в крупномасштабном проекте, заключается в рассмотрении каждой задачи как равностороннего треугольника.Каждая сторона приоритета может быть измерена ее стоимостью (ресурсы, необходимые для ее выполнения), масштабом (насколько велика задача) и временем (сколько времени потребуется для ее выполнения). Вот график, показывающий тройное ограничение, проиллюстрированный менеджером проекта сайта:

.

Возможно, вы сможете изменить определенную сторону треугольника, возможно, уменьшив затраты, необходимые для его завершения, но это, скорее всего, потребует изменения объема или срока.

Применим:

Если нельзя изменить срок и объем задачи, то, возможно, этот проект имеет наивысший приоритет, и придется идти на компромисс со стоимостью или объемом других задач.

4. Примените матрицу Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Именно из этой цитаты была сформирована Матрица Эйзенхауэра расстановки приоритетов. Помните упомянутые нами метки do, defer, делегировать и удалить?

Вот где они вступают в игру, как показано на графике, сделанном Джеймсом Клиром:

  • Срочно и важно = Выполнить.Типа, сделай это сейчас.
  • Важно и не срочно = Принять решение. Сделайте это позже и решите, когда это сделать.
  • Срочно и не важно = делегат. Дайте задание кому-нибудь другому.
  • Неважно и не срочно = Удалить. Не тратьте на это свое время.

Другим подобным методом является метод масштабирования. Вы можете узнать больше об этом здесь: Как расставить приоритеты и работать в 10 раз быстрее с помощью метода весов

5. Съешьте лягушку… Поверьте мне!

Если вы позволите себе прокрастинировать, все остальное замедлится, и вы достигнете меньшего.Марк Твен советовал, что если вы сначала съедите лягушку (этот пункт списка дел, которого вы избегаете), то остальная часть дня будет казаться гладкой.

То, как вы начинаете свой день, действительно может показать, насколько вы продуктивны. Определив и выполнив сначала самую важную задачу (MIT), вы подготовитесь к выполнению всего остального.

6. Сделайте точную расстановку приоритетов с помощью метода ABCDE

Все может показаться важным, но это не так, и есть способ узнать, что важно, а что нет.

Посмотрите на каждый элемент в вашем списке и дайте ему букву от A до E (где A является наивысшим приоритетом). Теперь присвойте каждой задаче номер в соответствии с порядком, в котором вы будете ее выполнять.

Повторяйте процесс, пока у каждой задачи не будет буква и цифра. Вы начнете с большей ясностью замечать, что на самом деле является главным приоритетом, а что D2.

7. Делайте вещи реалистичными

Есть большая вероятность, что вы не сможете выполнять каждую задачу в своем списке в точное время, которое вам нужно.Вещи меняются, и часто, когда вы меньше всего этого ожидаете, поэтому важно быть гибким и реалистичным в отношении того, что вы можете сделать.

Если вы настолько заняты, что вам постоянно не хватает энергии для выполнения своей работы, возможно, вам следует присмотреться к тому, что можно делегировать и удалять.

8. Определите свою 20-процентную задачу

Принцип Парето гласит, что для достижения истинной эффективности и нирваны результативности вы должны получать 80 процентов своих результатов от 20 процентов своих усилий.Это может быть легче сказать, чем сделать, но есть несколько советов, которые вы можете использовать на практике.

Если бы вы могли выполнить только пять дел, что бы это было?

Теперь убери три из них. Кто они такие?

Теперь выберите только один.

Это Массачусетский технологический институт.

9. Хватит так часто проверять электронную почту

Вы, наверное, слышали это раньше, но когда дело доходит до расстановки приоритетов в работе, как у начальника, об этом стоит упомянуть еще раз.

Хватит так часто проверять почту.Согласно опросу почти 20 000 работающих профессионалов, у самых успешных из них была очень специфическая общая черта — они невероятно хорошо справлялись с входящими электронными письмами. Они знали, как отфильтровать электронные письма, связанные с их наивысшим приоритетом, и именно на этом они сосредоточились.

Кроме того, не делайте проверку электронной почты первым делом на работе! Вот почему.

10. Пересмотрите и переоцените

Наша жизнь постоянно меняется, и звезды никогда не будут идеально совпадать для каждого пункта вашего списка дел.Сроки сдвигаются, проекты отбрасываются, а повседневная жизнь может мешать.

Старший преподаватель Школы менеджмента имени Слоуна при Массачусетском технологическом институте Роберт Позен рекомендует каждый вечер перед сном просматривать свое расписание на следующий день и при необходимости пересматривать и переоценивать свои пункты.

11. Максимально используйте современные технологии

Простой в использовании инструмент управления временем и планирования действительно может помочь избавиться от всех этих приоритетов. Независимо от того, насколько занята ваша жизнь или сколько дел у вас на тарелке, поддержание порядка будет иметь важное значение для выполнения большей части дел.

Может быть, вы любите электронные таблицы Google или вам нужно приложение со всеми прибамбасами. Есть много вариантов, поэтому найдите тот, который работает для вас, и используйте его.

12. Воспользуйтесь советом Уоррена Баффета

Сокращение пути к достижению долгосрочных целей на вершине Эвереста в значительной степени связано с устранением беспорядка, который мешает.

Сообщается, что Уоррен Баффет сказал своему личному пилоту составить список из 25 лучших голов.Затем он сказал ему обвести пять самых важных. Всего остального нужно было избегать, поскольку эти вещи, возможно, казались важными, но не настолько важными, чтобы заслуживать такой же энергии, как первая пятерка.

13. Вы делегируете полномочия? Потому что вы должны быть

«Делегировать» часть четырех D может быть сложной для некоторых людей, которым может быть неудобно просить о помощи, но это важный навык, которому нужно научиться. Ваш босс может помочь, если вы протянете руку помощи. Стажер или новый сотрудник может захотеть изучить новый аспект функционирования вашего бизнеса.Кто-то еще в вашей команде может быть более квалифицированным в конкретной задаче, чем вы.

Если вы научитесь легко делегировать определенные обязанности, когда это необходимо, вы будете выполнять эти MIT быстрее.

Узнайте, как эффективно делегировать задачи, из этого руководства: Как эффективно делегировать задачи (пошаговое руководство)

14. Загадка с дырявой лодкой

При расстановке приоритетов помните, насколько ценно ваше время. Время, потраченное на работу с неправильным приоритетом, потрачено впустую.Легко начать проект (лодка), но столкнуться с изменением, которое изменит его результат или уровень важности (утечка), и все же мы чувствуем необходимость закончить его и обнаруживаем, что гребем на тонущей лодке. Иногда лучше всего перейти на новую лодку, а не устранять утечку.

15. Примените метод «5 почему»

Разработанный японским промышленником, этот метод определения важности приоритета невероятно прост. Вот сделка:

Запишите задачу и почему она важна.

Чем меньше раз вам приходится вспоминать, почему задача важна, тем она важнее.

Если вам нужно много раз напоминать себе, почему это важно, польза от выполнения задачи, вероятно, не так велика.

Узнайте больше о методе «5 почему» здесь: Как использовать метод «5 почему» для эффективного решения проблем

16. Не позволяйте неровностям сбить вас с пути

Придут дни, когда лягушка возьмет верх над вы и все, что у вас на тарелке, похоже на MIT.У всех есть такие.

Для любого менеджера проекта, предпринимателя или успешного человека в целом важна последовательность при разработке и работе с этим списком.

Будут дырявые лодки и времена, когда делегировать будет некого. Сделайте шаг назад, присмотритесь к этим рабочим приоритетам и оставайтесь сосредоточенными.

Bottom Line

Мы тратим только около 40 процентов нашего рабочего дня на основные задачи, а такие вещи, как проверка электронной почты, встречи и тривиальные задачи, поглощают остальную часть дня.Однако если вы научитесь эффективно расставлять приоритеты, вы вскоре обнаружите, что управлять этим гигантским списком дел стало проще, а выполнение этих обязательных задач происходит быстрее!

Подробнее об управлении временем

Избранное фото: Кристина @ wocintechchat.com через unsplash.com

Как приоритизировать задачи и управлять временем на работе • Asana

Если вы похожи на большинство людей, вы обычно начинаете работу с намерением быть максимально продуктивным. Тем не менее, в течение дня вы обнаружите, что выполняете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач.То, что вы изначально намеревались выполнить, всегда кажется отодвинутым в сторону.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. У многих из нас нет процесса определения приоритетов задач на работе, и мы всегда чувствуем, что играем в догонялки. Мы рискуем упустить ключевые сроки и постоянно беспокоимся о том, чтобы оставаться в потоке, не теряя фокуса. Но хватит. Вы можете опередить игру и уложиться в сроки с помощью нескольких простых способов установить приоритеты и управлять своей рабочей нагрузкой.

Управляйте удаленной работой с помощью Asana

Принимая меры по расстановке приоритетов в своей работе, вы можете быть активным, а не реактивным, и в конечном итоге повысите свою производительность, уложитесь в сроки и лучше распорядитесь своим временем на работе.Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и найдите процесс, который поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на работе:

Начните со сбора дел и создайте список задач

У вас нет единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь. Это может показаться рудиментарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы составить список того, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбивайте большие задачи на подзадачи, чтобы не чувствовать себя перегруженным.

Прочтите: 15 секретов, как составить список дел, который действительно работает и срок исполнения. Со всеми вашими задачами в одном месте вы сможете увидеть общее представление о том, что нужно сделать, получить представление о том, сколько работы у вас есть для целей управления временем, и что, скорее всего, требует вашего внимания. Теперь.

Пока не беспокойтесь об организации своих задач; просто поставьте их всех в одном месте, чтобы начать.Собрать все вместе — важный первый шаг, потому что, если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет намного легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет Asana:  Мои задачи – это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном представлении. Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на нужных частях работы и позволяет вам организовывать и расставлять приоритеты задач на основе сроков выполнения.

Прочтите: 29 шаблонов и примеров тайм-менеджмента для повышения эффективности

Внедрите метод приоритизации задач, чтобы организовать свой рабочий список дел

То, как вы в конечном итоге расставите приоритеты для своих задач, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть Вот несколько распространенных методов приоритизации задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим несколько методов приоритизации задач:

1. Съешьте лягушку

Метод Съешьте лягушку – это не буквальное предложение, а скорее система, основанная на цитате из вечно мудрого Марка Твена.Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше сделать это первым делом с утра». В мире управления работой это означает сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем переходить к менее важным или срочным задачам.

Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями высшего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день. После того, как вы съели свою лягушку за день, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как сроки, и чувствовать меньше стресса, поскольку ваша самая важная работа уже сделана.

Прочтите: Как установить OKR

Съешьте лягушку в действии:  Завершите большую презентацию, которую вы сделаете для руководства в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой отзыва, звонить клиентам , или сгладить изменения контракта. Погружаясь в большой проект, прежде чем делать что-либо еще, вы не потеряете фокус и не будете отвлекаться на случайные задачи или вопросы, а также сможете легче выполнить большую часть работы.

2. Матрица решений Эйзенхауэра

Другой метод — матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочности-важности – начинается с разделения задач на четыре квадранта в зависимости от того, являются ли они важными, срочными, обоими или ни теми, ни другими.Будучи генералом с пятью звездами во время Второй мировой войны, а затем президентом Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод, чтобы помочь ему.

Этот подход поможет вам решить, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что вам нужно запланировать (важно, но не срочно), что вы можете делегировать (неважно, но срочно) и что вы можете удалить (не важно и не срочно). Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания порядка.

Матрица решений Эйзенхауэра в действии:  Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочный, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Измерьте важность и срочность каждой из задач в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы перенести задачи, чтобы помочь своему коллеге, или нужно отложить их на потом. Знание своих обязательств также помогает вам говорить «нет», когда это необходимо.

Прочтите: 7 быстрых и простых шагов по созданию матрицы решений с примерами

3. Метод ABCDE

С помощью метода ABCDE вы берете созданный вами список задач и назначаете каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности. , а затем решать задачи соответственно. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы помочь вам расставить приоритеты и управлять временем. Это сравнимо с выставлением оценок вашим задачам от A (очень важно) до E (исключите, когда это возможно). Убедитесь, что вы всегда сначала работаете над задачами A и B, потому что именно они будут способствовать или разрушать ваш успех на работе.

Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с Eat the Frog. Если вы начинаете свой день с задач A и B, то остаток дня можете потратить на менее важные задачи, например C, D и E. сегодня, но пятнадцать часов задач в вашем списке. Однако, когда вы даете каждой задаче букву, только две из них относятся к задачам A, а большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести. Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на этих задачах A, а задачи D оставить на потом или передать другому товарищу по команде.Вы только что перешли от перегруженности к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется повседневным задачам.

4. Разделение на фрагменты

Для метода фрагментирования фрагмент определяется как целенаправленная рабочая деятельность. Это может быть автономный процесс (очистка почтового ящика), часть более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набор небольших, не связанных друг с другом задач. Ваш ключ здесь в том, чтобы сделать эти куски сфокусированными, непрерывными блоками времени.

Отключите внешние отвлекающие факторы и сообщите другим, что вы недоступны, воспользовавшись инструментами для совместной работы с такими функциями, как «Не беспокоить».В качестве альтернативы вы можете использовать свой календарь, чтобы запланировать время для глубокой концентрации, а также сигнализировать людям, что они не должны планировать эти важные блоки времени для концентрации. Если вы находите этот метод полезным, подумайте о том, чтобы разработать для себя и своей команды политику не проводить собрания по средам, если сможете. Несмотря на это, важно делать перерывы между порциями, чтобы расслабиться и восстановить силы.

Прочтите: 7 советов, как сосредоточиться и уменьшить цифровые отвлекающие факторы.Затем два часа запланированных встреч, обед и тридцать минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к одному часу изучения нового клиента. Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы нести ответственность и гарантировать, что никто не нарушит ваш план. Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, направляетесь на собрание по обновлению команды, а затем завершаете последний час работы над дизайном.

Совет Asana:  Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, такой как буквенная оценка (если вы используете метод ABCDE), срочность и важность (если вы вы используете матрицу решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь съесть лягушку) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.

Используйте свой календарь для планирования задач

Независимо от того, занимает ли задача несколько минут или недель, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и окончания для каждой задачи. Это позволит убедиться, что ничего не упущено из виду по мере появления новых вещей и необходимости смены приоритетов.

Если вам назначена задача без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания.Как только вы узнаете эти даты, вы можете даже установить свою личную дату окончания раньше, чем фактический крайний срок, чтобы учесть непредвиденные проблемы или раньше сдать работу. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут сочетаться друг с другом, а даты начала и окончания — это края этих частей головоломки.

Прочтите: Управляйте своим рабочим процессом с помощью списков, досок, календаря и представления временной шкалы.

Продолжая метафору, если задачи представляют собой кусочки головоломки с датами начала и окончания, отмечающими их края, то ваш календарь представляет собой доску-головоломку, на которой вы собираете большую картину. .Используйте его, чтобы планировать работу, сбалансировать трудоемкие и высокоприоритетные задачи таким образом, чтобы не перегружать вас, и убедиться, что вы соблюдаете сроки. Если вы используете один из вышеперечисленных методов расстановки приоритетов или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свой график и управлять временем.

Совет Asana:  Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые блоки времени. Воспользуйтесь преимуществом этого представления, чтобы сместить задачи и распределить работу более равномерно.Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.

Сообщайте товарищам о ходе выполнения задания

Наконец, не забудьте зациклить товарищей по команде, которые могут ждать, пока вы выполните задание, или соперничать за часть вашего времени. Заблаговременно сообщая товарищам по команде обновления статуса о ходе выполнения задачи, когда вы планируете ее выполнить, а также о любых возникающих задержках или блокировках, вы можете сократить количество получаемых запросов на обновление.Вместо того, чтобы постоянно отвечать на эти запросы, вы можете продолжать работать продуктивно и эффективно.

Прочтите: Как написать эффективный отчет о состоянии проекта

Совет Asana: Функция комментариев к задачам Asana позволяет делиться обновлениями и задавать уточняющие вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в рамках проекта, чтобы уведомлять всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только в задаче.

Работа с приоритетами — это продуктивная работа

Когда вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить производительность, лучше управлять своим временем и быть уверенными, что всегда уложитесь в сроки. Повысьте свою продуктивность еще больше, используя инструмент управления работой, такой как Asana, для организации и управления всеми вашими задачами — независимо от того, насколько они велики или малы — в одном месте.

Чтобы получить дополнительные советы, прочитайте нашу статью 18 советов по тайм-менеджменту, стратегий и быстрых побед, чтобы добиться наилучших результатов .

Что такое управление приоритетами? 5 советов по приоритизации запросов

Что такое управление приоритетами?

Управление приоритетами — это практика сосредоточения времени и ресурсов на работе, проектах и ​​задачах, которые влияют на важные проекты, учетные записи и долгосрочные цели.

Управление приоритетами является неотъемлемой частью тайм-менеджмента и управления проектами, когда менеджеры проектов регулируют ресурсы, графики и задачи для выполнения проектов вовремя и в рамках.

Шаги для эффективного управления приоритетами

1. Понять основные цели компании

Для эффективного управления приоритетами важно практиковать восходящее выравнивание перед попыткой нисходящего выравнивания. Вы можете управлять самой сплоченной и продуктивной командой на планете, но если цели, которых они достигают, не способствуют достижению целей, которые больше всего ценят заинтересованные стороны, что это даст вам?

Вы не хотите быть командой, которая тратит время на ускорение выпуска дюжины новых продуктов на рынок, в то время как исполнительная команда больше заинтересована в реинвестировании в флагманский продукт.

Если вам неясны общие бизнес-цели, не говоря уже о целях вашего начальника в отношении вас и вашей команды, это может быть ошибкой со стороны высшего руководства. Но если вы будете сидеть сложа руки и ждать, пока ясность не спустится с небес, это причинит вам больше вреда, чем им.

Так что говорите. Быть смелым. Активно управляйте своим боссом, пока у вас не появятся инструменты и информация, необходимые для достижения успеха.

2. Согласуйте цели команды с целями компании

Вооружившись ясностью относительно предполагаемого пункта назначения компании, пришло время заставить всех членов вашей команды грести в одном направлении.Согласно одному исследованию Harvard Business, процитированному в недавнем официальном документе Workfront, 95 процентов сотрудников компании не знают или не понимают стратегический план своей компании.

Чтобы бороться с этой ошеломляющей статистикой в ​​вашей команде, начните с четкого и частого общения, особенно о главных целях компании. Установите командные и индивидуальные цели, которые соответствуют целям компании, и убедитесь, что вы измеряете сотрудников в соответствии с этими целями.

Затем обратитесь к невысказанным предположениям о ежедневной расстановке приоритетов.

Все мы приходим со своими личными предубеждениями в отношении того, что важнее всего. Некоторые расставляют приоритеты задач в зависимости от того, кто их запросил: чем выше заказчик в организационной структуре или громче он кричит, тем важнее проектный запрос.

Другие больше зависят от сроков выполнения: чем раньше срок, тем больше внимания он привлекает. Третьи будут полагаться на свои любимые «почему» — если это сильно совпадает с их личными увлечениями и предпочтениями, это будет сделано первым.

Вместо этого научите свою команду в первую очередь учитывать ценность проекта.Проекты, которые обеспечат высокую рентабельность инвестиций для предприятия, имеют наивысшую важность, независимо от того, кто их поручил и насколько срочными они могут казаться.

Но кто определяет, что ценно? Вот тут-то и появляется секрет номер три.


Подробнее : Как решить проблему с помощью анализа 5 почему


3. Стандартизация и оценка рабочих запросов

Создайте стандартизированные процессы, чтобы каждый раз инициировать проекты в одном и том же формате.

Программные решения

для управления работой имеют эти встроенные возможности, гарантируя, что сотрудники не тратят драгоценное время на просмотр электронных и голосовых сообщений, заметок и протоколов совещаний, чтобы выяснить, что от них ожидается.Они будут знать, что у них есть одна рабочая очередь для консультаций, где легко доступны важные детали.

Институт управления проектами (PMI) сообщает, что организации с успешными показателями эффективности работы (в срок, в рамках бюджета и достижения целей) почти в три раза чаще, чем организации с низкой производительностью, используют стандартизированные методы во всей организации и имеют лучшие показатели. итоги в результате.

Одних только стандартных запросов недостаточно, если они не включают указание на важность, значение или приоритет.Согласно результатам нового исследования Business Improvements Architects, только 32% респондентов заявили, что у них есть процесс определения приоритетов проектов. В том же исследовании 68% организаций заявили, что у них нет системного подхода к приоритизации проектов или их увязки с корпоративными и стратегическими целями.

Решение? Внедрите систему показателей, которая присваивает стратегические баллы за всю работу, помогая каждому легко определить, какие проекты важны, а какие более гибкие.Поощряйте открытый диалог по мере того, как приоритеты меняются и сталкиваются на протяжении рабочего цикла.

4. Поощряйте команду уделять время важной, но не срочной работе

Семь знаменитых привычек Стивена Кови используются уже 27 лет — целая жизнь многих сегодняшних работников предприятий. Но никогда не помешает напомнить о проверенных принципах.

Кови предложил разделить работу на четыре квадранта:

  1. Важное и срочное

  2. Важно и не срочно

  3. Неважно и срочно

  4. Неважно и не срочно

Легко обнаружить, что вы проводите слишком много времени в третьем квадранте (Неважно и Срочно), и без системы показателей, которая поможет вам определить универсальные стандарты «важности», многие члены вашей команды будут таковыми.

В конце концов, «срочно» — это качество, которое легко идентифицировать, в то время как другие качества могут быть более субъективными. Убедитесь, что ваша система управления приоритетами предназначена для удержания вашей команды в первом и втором квадрантах большую часть времени с крайне редкими набегами на четвертый квадрант.

5. Скорректировать курс

После того, как вы усвоили стратегические цели компании, создали ряд взаимодополняющих целей для своей команды и выяснили, как ранжировать каждый поступающий проект с точки зрения ценности, ваша работа только начинается.Теперь вам нужно убедиться, что у вас есть хорошее представление о том, что происходит с вашей командой, чтобы вы могли предлагать отзывы и вносить коррективы по ходу дела.

Если вы придерживаетесь гибкого подхода к управлению проектами, еженедельное собрание — прекрасное место для этого, но оно не всегда требует собрания. Облачные решения для управления работой упрощают ежеминутную обратную связь и корректировку курса.

Важно высказаться, когда вы видите, что члены команды работают над неважной, не срочной работой перед важными проектами, но, возможно, еще важнее хвалить и поощрять, когда вы видите:

  • Члены команды в первую очередь отдают предпочтение самым ценным предметам.

  • Члены команды находят время для важной, но не срочной работы.

  • Члены команды несут ответственность друг перед другом за высшие приоритеты.

  • Члены команды вносят предложения по улучшению процессов.

Управление приоритетами — это постоянная работа

Подобно еде и организации, управление приоритетами не относится к числу тех вещей, которые можно сделать «раз и навсегда». Это постоянные усилия, требующие постоянной бдительности.

Но вы обнаружите, что практика согласования в обоих направлениях, стандартизация и оценка рабочих запросов, выделение времени для важной, но не срочной работы, а также корректировка курса и положительные отзывы по пути более чем стоят затраченных усилий.

В конце концов, лодка, полная людей, плывущих в одном направлении, уплывет намного дальше и намного быстрее, чем если бы все были сосредоточены на разных направлениях. Ваша задача — указать им нужный порт, дать им необходимые инструменты, а затем держаться подальше от них.

.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.