Слоны и лягушки в тайм менеджменте: Забавный тайм-менеджмент: «слоны», «лягушки», «единороги»

Содержание

Забавный тайм-менеджмент: «слоны», «лягушки», «единороги»

Чтобы всё успевать и непременно доводить начатое до конца, учись управлять своим временем. Проще говоря, не держи дела в голове, а переноси на бумагу и планируй их. Представим, что ты уже записал в блокнот задачи, цели, мечты и желания. Список внушительный, правда? С чего начать? На помощь приходит тайм-менеджмент и техника планирования «Слоны и лягушки».

Попробуй каждый из пунктов отнести к своей категории: «лягушки», «слоны», «мамонты» и «единороги».

Маленькие, мерзкие и шустрые «лягушки»

«Лягушками» в тайм-менеджменте называют небольшие, но неприятные дела. Они не занимают много времени, но почему-то их всегда хочется отложить. Это может быть визит к врачу, необходимость отправить посылку, забрать документы, помыть полы — что угодно. И когда «лягушек» становится слишком много, они начинают вытягивать из нас всю энергию. Мы чувствуем, что по уши погрязли в болоте.

Поэтому одно из правил тайм-менеджмента гласит: «Ешьте лягушек на завтрак». Чтобы в течение дня не отвлекаться на их назойливое «кваканье» у себя в голове

Не давай «лягушкам» засиживаться у себя в списке дел. Задачу, дедлайн которой ты переносил уже три раза, без сомнения отправляй в эту категорию.

Огромные, неподъёмные и непростые «слоны»

«Слоны» — объёмные и тяжёлые задачи. Это подготовка к выпускным и вступительным экзаменам, изучение иностранного языка, написание диплома или курсовой. Мы понимаем важность и глобальность таких целей, оттого и стараемся отложить на потом. Когда сроки начинают поджимать, не доведённые до конца дела-«слоны» окончательно раздавливают нас своим грузом, превращая в неудовлетворённую жизнью лепёшку.

«Слона», как «лягушку», не съешь за один раз. Поэтому его советуют «есть по кусочкам». То есть разбивать «слона» на много небольших дел-«бифштексов». Они уже не будут казаться такими глобальными и неподъёмными. К примеру, работу над написанием курсовой можно разбить на четыре задачи: выбрать тему, составить план, собрать материал, написать текст и оформить его. Всё ещё пугает? Тогда каждый пункт разбей на ещё более мелкие кусочки.

Чтобы гарантированно доводить все дела до конца, отмечай конкретные сроки их выполнения

«Мамонты», или заплесневелые «слоны»

Если «слона» долго и упорно откладывать на потом, со временем он «испортится» и превратится в «мамонта». Так в тайм-менеджменте называют большие цели, которые потеряли свою актуальность. «Мамонтов» лучше вовсе вычеркнуть из списка и не тратить на них свои силы.

Бывает так, что через год-два или даже больше, «мамонты» перерождаются и вновь становятся «слонами». Не исключаем и такой вариант.

Мифические, радужные, неуловимые «единороги»

«Единорогами» в тайм-менеджменте называют дела-мечты, за которые мы никак не можем взяться, потому что они кажутся нереальными и недостижимыми. Чтобы воплотить в жизнь «единорога», его нужно превратить в слона и «есть по кусочкам». Оставляя своего «единорога» нетронутым, ты рискуешь в скором времени обнаружить на его месте «мамонта».

Разделив все свои дела на забавные, говорящие категории, ты увидишь, что планирование не такая скучная штука. И выполнять все задачи в срок — большое удовольствие.

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

5 эффективных систем тайм-менеджмента

Техника “pomodoro”

По легенде, в основу метода легло использование кухонного таймера, а потом уже ученые вывели сложные формулы, согласно которым, нам хорошо концентрироваться на задаче непродолжительное время — 25 минут. Затем концентрация снижается и нужен короткий перерыв: 3-5 минут.

Сейчас есть уйма мобильных приложений, которые будут не только звенеть для тебя через нужное время, но и хвалить: показывать графики, стимулировать на новые свершения.

Используй приложения

© Red Bull Content Pool

Как это работает? Ты просто включаешь таймер или приложение и фигачишь, не отвлекаясь ни на что ровно 25 минут. После сигнала отдыхаешь, а потом повторяешь. Через три-четыре 25-минутных цикла советуют делать перерыв побольше, минут на 15.

Чем помогает техника? Во-первых, снимает страх начала работы, уж 25-то минут ты всяко выдержишь, правда? Вот так при помощи “pomodoro” ты дробишь все не короткие и психологически комфортные циклы. Кроме того, через несколько дней использования техники, ты поймешь, сколько в реальности ты тратишь на разные дела. А вот если ты личность творческая, таймер может выбить тебя из состояния “потока” и навредить.

45/15 от Яны Франк

К черту драму, слушай Яну! Ну и вспомни школу. Если 25 минут — слишком мало, попробуй работать по 45 минут. И делать перерывы по 15 минут. Главное — не сиди в перерывах, походи, разомни спину и ноги, помаши руками, растяни мышцы лица в улыбке.

Снова призови на помощь таймер. Только теперь пусть отмеряет академический час. Такой метод как раз подойдет для творчества. Главное, запланируй и то время, когда фиксируешь идеи. Чтобы, когда пришло время творить, перед тобой был список.

Таймеры помогают

© Red Bull Content Pool

Но перед началом — веди дневник хотя бы в течение трех дней. Записывай все, что делаешь за день, включая прием пищи! Тогда ты поймешь, как и на что тратишь свое время и сможешь это скорректировать. Отследи дела, которые ты выполняешь механически, вроде сортировки писем в ящике или удаление ненужных файлов и включай их в план, иногда они могут заменить активный перерыв с хождением, но ты точно не увязнешь в письмах на час — таймер не даст.

“Лягушки” и “слоны” Архангельского

Сначала — съешь “лягушку”. Маленькие и неприятные, дела, которые нам все равно приходится делать — все время “квакают” на границе нашего сознания и тянут энергию ото всех остальных дел. Так что совет начать утро с маленького, но неприятного дела — двойная доза психологической помощи! Во-первых, “лягушка” больше не станет “квакать”, во-вторых, ты моментально почувствуешь себя молодцом и к разделыванию “слонов” приступишь в отличном настроении.

Лягушки — вперед

© Red Bull Content Pool

“Слоны” — это большие дела, которые пугают тебя, иногда ты и сам этого не замечаешь, своими размерами. Такие дела надо разделить на небольшие, удобоваримые части, тогда огромная туша легко превратиться в понятную задачу в рамках одного таймера.

Во время поедания “слонов” и “лягушек” не стремись все рассортировать и жестко привязать ко времени. Тем эффективнее ты будешь управлять временем, чем гибче научишься управляться с графиками. Раздели все задачи на те, которые привязаны ко времени и те, которые можно делать “по случаю”. А еще, не забывай добавить к “слонам” и “лягушкам” приятные и необязательные дела, которые будут тебе наградой за то, как ловко ты управился с двумя обязательными пунктами: мелкими и неприятными делами и частью большого дела-проекта.

Getting Things Done Дэвида Аллена

Помнишь, что Шерлок Холмс понятия не имел о том, что Земля вращается вокруг Солнца, потому что это — лишняя информация. Так вот, не держи в уме, записывай и освобождай разум. Записывай в список того, что надо делать любые самые мелкие дела, а также идеи новых проектов, информацию, которая зацепила и все остальное.

Держи записи под рукой

© Red Bull Content Pool

Чтобы завершать дела — рассортируй их по спискам. Запиши все задачи, чем больше ты их зафиксируешь, тем быстрее будешь приступать к выполнению следующей. Формулируй задачи так, чтобы было понятно, что конкретно надо делать: не “подготовить проект”, а “собрать информацию”, “передать пакет документов”, “подписать договор с подрядчиком”.

Рядом с каждым пунктом фиксируй срок выполнения, если надо, добавляй напоминания. Лучше разбей все дела на несколько списков, но все их держи под рукой, чтобы при появлении новой задачи тут же перенести ее туда.Тогда, со свободной головой, горячим сердцем и высокими намерениями, ты справишься с делами.

Райдер Кэрролл придумал, как объединить в одном органайзере отслеживание прошлого, организацию настоящего и планы на будущее. В Bullet Journal можно превратить любой блокнот и эта система не привязана к дате. Но первый разворот, как в книге, займет оглавление или содержание. Туда ты и будешь по мере заполнения журнала, записывать разделы и номера страниц.

Дальше — планируешь будущее: один или несколько разворотов надо разлиновать так, чтобы на каждый месяц можно было записать достаточно дел и планов на год. Сюда же относят годовые цели, важные даты и крупные события.

Фиксируй все

© Red Bull Content Pool

Затем оставь разворот для месяца: автор предлагает выписать в два параллельных столбика числа и дни недели и сразу внести в строку напротив все то, что привязано к определенной дате, а пустую страницу разворота заполнить запланированными на месяц делами. Дальше идут ежедневные записи.

Методика предполагает тезисную форму фиксации, а важность и срочность, или дела из разных сфер — помечаются разными значками: звёздочками, точками, кружками, треугольниками или восклицательными знаками. Выполненные дела отмечай крестиками и каждую неделю смотри, что было сделано,а что — нет. Но не спеши переносить невыполненное на следующую неделю, подумай, стоит ли задача твоего времени. Если нет — вычеркивай.

В том же блокноте можно фиксировать списки книг, которые ты планируешь прочесть, записывать идеи, даже вносить списки покупок, главное — не забывать все указывать в оглавлении.

Знаешь, в чем признаются самые успешные люди? Они читают и пробуют все системы тайм-менеджмента, до которых могут дотянуться. Проверяют, как это работает и потом адаптируют под себя, миксуя исходя из личных предпочтений.

“Ешь лягушек” за 25 минут, отвечай на все письма только после обеда и только в хорошем настроении, засекай, сколько времени уходит у тебя на каждую задачу и составляй свой план на день так, чтобы в конце дня не просить у вселенной еще пару дополнительных часов для своих “слонов”.

Обнуляйся в конце каждого дня и пиши список на завтра. Тогда утром ты сможешь сразу приступать к работе и не тратить время на то, чтобы решить, что делать и с чего начинать. И подводи итоги. Как только ты начнешь фиксировать не только то, что нужно сделать, но то, что уже сделал — у тебя точно появится повод для гордости.

Создай собственную систему управления временем

© Red Bull Content Pool

Сила личного тайм-менеджмента в том, чтобы изучить многое, выбрать ценное и собрать новое!

как стать повелителем времени – Москва 24, 10.02.2018

Знакомо состояние, когда кажется, что вся жизнь состоит из сплошных сорванных дедлайнов и успеть сделать все, что нужно, попросту невозможно? Помогает ли тайм-менеджмент современному человеку в повседневной жизни, читайте в колонке Анны Кудрявской-Паниной.

Фото: depositphotos/stokkete

Что такое тайм-менеджмент, я узнала лет пятнадцать назад. Слово это было очень модным, а смысл его ‒ загадочным. Издательский дом, где я работала, устроил для своих менеджеров (от продажников до руководителей редакции) серию тренингов, в том числе и по тайм-менеджменту.

Постигать науку управления временем оказалось увлекательным занятием. Главным открытием для меня стало то, что ничего загадочного в тайм-менеджменте нет, а многое из этой науки я так или иначе уже использую в жизни как человек рационального склада. О чем-то я догадывалась интуитивно, что-то пришло с опытом, а что-то лежало на поверхности, но почему-то осталось незамеченным. Одним словом, тренинг здорово мне помог структурировать старые и новые знания.

Долгое время я считала, что инструменты тайм-менеджмента хороши исключительно в рабочей жизни. Нет, даже не так: я ничего не считала ‒ я просто не задумывалась об их применении вне стен офиса. А может быть, просто моя жизнь вне этих стен все еще оставалась размеренной. Но те благословенные времена давно канули в Лету и для меня.

Бешеный темп, постоянный цейтнот ‒ нормальный ритм жизни в современном мире. Уж на что я человек быстрого реагирования, а все равно иногда от количества задач, заваливающих меня, как блоки в «Тетрисе», хочется заорать: «Я ничего не успеваю!»

Внедрить тайм-менеджмент во все сферы жизни ‒ идея неновая и, конечно, не моя. Да и не было у меня это идеей. Просто в какой-то момент начинаешь использовать инструменты управления временем всегда и везде.
Как-то мы говорили с подругой о планировании ‒ основе основ тайм-менеджмента. Я призналась, что у меня всегда есть письменно зафиксированный план не только долгосрочный, но и на каждый день и включает он в себя даже самые незначительные дела, о которых в суете как раз легко забыть. «Да ну! ‒ изумилась подруга. ‒ Я так не смогу. Это я, как робот, что ли, буду переходить от пункта к пункту?!» А почему бы и нет? И на самом деле управление временем не превращает нас в механизм и не ограничивает нашу свободу, а, наоборот, освобождает наш разум, механизируя самые разные жизненные процессы. Я вношу в свой план и покупку продуктов, и написание этого текста, и даже ежедневную стирку, о которой запросто могу забыть. А какое удовольствие вычеркивать сделанное из списка! Очень мотивирует, однако.

Фото: depositphotos/racorn

Знаете простой критерий определения, нужен вам тайм-менеджмент или нет? Если в вашем списке дел на день четыре или больше пунктов, добро пожаловать в мир управления временем! В моем сегодняшнем ‒ 12, бывает и больше.

Иногда кажется, тайм-менеджмент ‒ это сложно. Это уж точно не сложнее, чем жизнь в хаосе задач. Более того, все инструменты тайм-менеджмента предельно просты и нацелены на упрощение жизни нам.
Если у вас проблемы с планированием и выставлением дедлайнов, попробуйте матрицу Эйзенхауэра. Она поможет расставить приоритеты ‒ отделить срочное от несрочного и важное от неважного. Для меня сейчас важным может оказаться даже спокойно выпитый утренний кофе, от которого зависит, с каким настроением я проживу день.

Мой лайфхак ‒ не отделять в плане личное, в том числе и отдых, от общественного. Иначе есть риск постоянно экономить время на себе ‒ просмотре любимого сериала, чтении, маникюре или походе в театр. Кто-то использует стикеры на холодильник, кто-то органайзер в смартфоне. Мне больше подходит для планирования онлайн-документ: я много времени провожу за компьютером, и мне так удобнее.

Чтобы все успеть, не надо пытаться успеть все. Чтобы объять необъятное, мы, как правило, жертвуем отдыхом, развлечениями и сном. Последнее ‒ преступление против продуктивности и здоровья. Вы, может, и сделаете то, ради чего провели ночь у монитора, но все, чего от вас потребует наступивший день, окажется под большим вопросом.

Все это, конечно, похоже на прописные истины, но иногда в суете ты не замечаешь очевидного, того, что лежит на поверхности. Например, что «слона» надо разрезать на кусочки. А это отличный инструмент тайм-менеджмента, позволяющий спокойно и без спешки справляться с трудоемкими задачами с отдаленным или неконкретным дедлайном, разбивая их на мелкие этапы. Это могут быть и рабочие задачи, и домашние, как, например, генеральная уборка. Как часто я (спорим, не я одна) убивала всю субботу, чтобы вылизать квартиру и рухнуть от усталости. Со временем я стала делить эту задачу на части, каждый день после работы выполняя один несложный этап. А потом я воспользовалась еще одним чудесным лайфхаком ‒ делегированием.

Фото: depositphotos/yacobchuk1

На последних неделях беременности я пригласила помощницу по хозяйству. И с тех пор с ней не расстаюсь. За то время, что она убирает мою квартиру, я успеваю заработать деньги на ее услуги (делая, что умею и люблю), погулять с ребенком и даже отдохнуть. Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано. А все, что может экономить время, должно экономить его для нас.

Я очень люблю правило двух минут и, оказывается, почти всегда жила, придерживаясь его, просто не знала, что это так называется. Все просто: то, что может быть сделано за пару (ну ладно, пять) минут, должно быть выполнено незамедлительно. Так можно быстро сделать рабочий звонок, забронировать переговорную комнату для совещания, навести порядок на столе, собрать детские игрушки с пола ‒ все, что угодно. Потратив от двух до пяти минут на каждое дело, за полчаса вы свернете горы.

Еще один инструмент тайм-менеджмента ‒ «лягушка». Для меня следовать этому правилу ‒ просто пытка, потому что его суть ‒ начать выполнение дел с самого сложного, неприятного, постоянно откладываемого из-за этого на потом. Представляете, как нужно себя переломить, чтобы заставить заняться без промедления тем, что откладывалось неделю? Ведь мы же знаем, что нельзя просто взять и сделать то, что так не хочется, но надо.

Но как бы вы ни старались эффективно управлять временем, все будет зря, если вы не избавитесь или хотя бы не усмирите его пожирателей. Самый злостный хронофаг современного человека ‒ это интернет: зависание в соцсетях, бесцельный серфинг, проверка почты каждые пять минут, болтовня в мессенджерах. Для каждого хронофага есть свое решение, но общее правило ‒ если для вас это отдых или развлечение, отведите ему отдельное время. Например, работаете 30 минут и пять минут отдыхаете, читая френдленту. Кстати, это тоже техника тайм-менеджмента под названием «помодоро».

Фото: depositphotos/CITAlliance

А еще есть очереди, пробки… Это неконтролируемые хронофаги, к которым тоже можно быть готовым. Воспользуйтесь этим временем, чтобы ответить на почту, почитать книгу, до которой в другое время не доходили руки, послушать лекцию или составить план на завтра, ну или просто отдохните в конце концов.
Мой «любимый» хронофаг ‒ это ментальная мастурбация. О, сколько мы тратим на нее времени! Когда мы думаем и думаем, мусолим и обсасываем одно и то же, вместо того чтобы взять и сделать. Мы просчитываем варианты, чтобы ничего не упустить, все возможные ходы и реакцию на них, не спим ночами, прорабатывая идеальный план, чтобы, когда мы все-таки приступим к делу, оказалось, что вариантов гораздо больше, чем мы себе представляли, и все пошло совсем не так. Упс! А время и силы потрачены, и потрачены зря. Совсем недавно я именно так просчитывала одну медицинскую многоходовку для себя. Меня не останавливало даже то, что визит к каждому следующему эскулапу демонстрировал мне, что все совсем не так, как я себе представляла. Только после похода к третьему по счету доктору я бросила заниматься мозгоедством, тратя на это бесценное время, которому тут же нашлось применение.

Время ‒ единственный абсолютно невосполнимый ресурс. Несмотря на все знания, навыки, лайфхаки и уловки, мы все равно проводим громадное его количество впустую. Мне невероятно жаль, когда я осознаю, что потратила время без пользы и удовольствия. Меня успокаивает лишь то, что ровно в полночь все обнулится и мне снова выдадут в кредит ровно 24 часа по 60 минут каждый. И я надеюсь, что уж в этот-то раз смогу стать полноправным повелителем собственного времени.

Методы решения сложных задач — ЛидерТаск

Метод «Швейцарского сыра». Для того чтобы выполнить неприятную/сложную задачу сначала разбейте ее на несколько более мелких подзадач и выполняйте их в произвольном порядке (как бы «выгрызая» из разных мест кусочки большой задачи) В LeaderTask это удобно делать в древовидной таблице задач.

«Лягушки и Слоны» — очень интересный метод, суть его в следующем. Есть такие дела (в терминологии тайм-менеджмента называются «лягушками») которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их бывает очень сложно. Так вот решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай лягушку». Т.е. каждый день уменьшать количество неприятных дел, самое лучшее время для этого – утро, сделал и весь день можно заниматься другими более приятными делами. В LeaderTask «лягушек» можно легко визуально выделять среди прочих задач с помощью приоритетов. Например можно сделать приоритет «Лягушка» и определить ему зеленый цвет фона, и желтый цвет задач (имитируя настоящую лягушку). Т.о. всех лягушек можно построить в один ряд и последовательно их ликвидировать.

«Слоны» в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо по методу «швейцарского сыра» разбивать на более мелкие, т.е. раздробить «слона» на небольшие кусочки (бифштексы) и каждый день «съедать» по одному такому бифштексу.

«Таблица ежедневных дел» Удобный способ отображения «лягушек» и «слонов» в одном месте это записывать их в одной таблице. В LeaderTask это можно сделать либо с помощью регулярных задач – задать периодичность задаче, и обзоров календаре.

Обзор ежедневных дел.

Итоги:

  • Применяйте метод Швейцарского сыра для раскачки
  • Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
  • Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению слона
  • Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение

О слонах, лягушках и других животных тайм-менеджмента

О «лягушках» и «слонах» зачастую знают даже те, кто не интересуются тайм-менеджментом. И это понятно: списки задач, контексты и проекты — это скука смертная, а вот зверюшки — это весело, интересно и хорошо запоминается.

И с нашей стороны было бы очень странно рассказывать о тайм-менеджменте и ничего не написать о знаменитых «задачах-животных». Поэтому сегодня мы предлагаем вам совершить небольшую «экскурсию в зоопарк» и посмотреть на лягушек, слонов, обезьян, мамонтов и даже единорогов. Мы выясним, что представляют собой все эти существа и как правильно с ними обращаться.

Лягушки

«Лягушки» — это мелкие, но неприятные задачи, которые люди очень не любят выполнять. Как правило, это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом, скукой и другими неприятными ощущениями. Вот примеры типичных «лягушек»:

  • Общение с «клиентом из ада»;
  • Обращение с просьбой к строгому руководителю;
  • Болезненная косметическая или медицинская процедура;
  • Визит к стоматологу;
  • Тяжелое физическое упражнение;
  • «Забеги» по бюрократическим инстанциям;
  • Написание скучных отчетов;
  • Холодные звонки и т. д.

При этом у каждого человека свой собственный список «лягушек». Кто-то совсем не боится стоматологов, но боится парикмахеров. Кто-то спокойно общается с проблемными клиентами, но паникует, когда нужно позвонить в банк. Иными словами, «лягушастость» той или иной задачи — это вещь субъективная.

Задачу-лягушку можно распознать по двум характерным признакам:

  1. Об этой задаче нам неприятно даже думать.
  2. Эту задачу мы нередко стараемся отложить на потом: на вечер, на завтра, на понедельник и т. д.

Проблема в том, что постоянное откладывание «лягушек» нередко приводит к серьезным неприятностям. Например, если все время отодвигать визит к стоматологу, то однажды это закончится зубной болью или флюсом. А если долго игнорировать «клиента из ада», он может заявиться к нам в офис и устроить небольшой апокалипсис.

Более того, откладывание таких дел негативно сказывается на продуктивности и самочувствии. Наши мысли, волей или неволей, постоянно возвращаются к «лягушке», а это портит нам настроение и отвлекает от других задач.

Что с ними делать?

Выражение «съесть лягушку» в тайм-менеджменте означает «выполнить какое-нибудь неприятное дело». Эта идиома позаимствована из известного афоризма, который приписывают Марку Твену:

Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более страшного с вами в этот день не случится.

Именно так и следует поступать с неприятными задачами: выполнять их как можно раньше и желательно в самом начале дня.

Для чего это нужно? Во-первых, утром у нас больше сил и энергии, а значит нам проще с такими делами справиться. Во-вторых, «съев лягушку на завтрак», мы можем со спокойной совестью выбросить ее из головы и сосредоточиться на других задачах. В-третьих, неприятные дела — это зачастую самые важные дела в нашем списке, и если мы всегда начинаем именно с них, это заметно повышает нашу продуктивность.

Отсюда следует «правило лягушки»:

Всегда начинайте с самого неприятного.

Вот несколько примеров, как этот принцип может применяться на практике:

  • Нужно обзвонить десяток постоянных клиентов и предложить им новую услугу. С кого начать? С самого вредного и скандального.
  • Какое упражнение выполнять сразу после разминки? Самое неприятное (например, упражнение на пресс).
  • С чего начать генеральную уборку? С того, что меньше всего хочется делать (например, мыть окна).

Для «лягушек» в органайзере удобно создать отдельную категорию (тег, метку или ярлык), чтобы сразу находить их в своем списке дел. Например:

Обратите внимание: хотя «лягушек» и следует выполнять в начале дня, однако сам день часто рекомендуют начинать с чего-нибудь более приятного. Например: с чашки хорошего кофе, стакана сока, свежей выпечки, любимой музыки и т. д. Это помогает с утра задать позитивный настрой на весь день.

Методика поедания лягушек

По поводу «поедания лягушек» в тайм-менеджменте существуют три простых правила:

1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня.

Утром у нас обычно крепче нервы, выше уровень самодисциплины и лучше работает голова. Если же откладывать неприятные задачи на вторую половину дня или на вечер, у нас может просто не хватить «маны» для их выполнения. «Съев лягушку», мы сможем весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь на ее назойливое кваканье.

2. «Ешьте лягушек» каждый день. Старайтесь каждый день выявлять в своем списке самые неприятные задачи и расправляться с ними.

Для чего это нужно делать? Во-первых, так мы развиваем самодисциплину и привыкаем к выполнению трудных задач. Во-вторых, чем больше мы «едим лягушек», тем меньше их остается.

Ну, а в-третьих, неприятные задачи очень часто бывают самыми важными для нас задачами. Например:

  • Я боюсь регистрировать ИП? Но без этого я не смогу развиваться дальше как профессионал.
  • Я стесняюсь выходить на пробежку? Но без этого я не смогу улучшить свое здоровье.
  • Мне страшно договариваться с инвестором о встрече? Но без инвестиций я не смогу запустить свой продукт.

Такие «лягушки» существенно влияют на нашу жизнь, а их «неприятность» связана с выходом из пресловутой «зоны комфорта» (о том, что это такое на самом деле, мы поговорим как-нибудь в другой раз).

3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую страшную. Если перед вами стоит несколько неприятных задач, начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.

А в идеале следует выполнять задачи в порядке их «неприятности». Как мы уже говорили, неприятные дела — это обычно самые важные для нас дела, и такой подход очень повышает личную эффективность.

Как заставить себя съесть лягушку? 5 приемов

«Лягушки» не назывались бы лягушками, если бы с ними можно было легко справиться. Увы, мы можем знать все перечисленные выше правила, но по-прежнему откладывать все неприятные задачи на потом.

К счастью, существует несколько способов заставить себя выполнить неприятное дело. Мы рассмотрим пять из них. Три первых приема помогут сформировать правильный настрой на «поедание лягушек». А два последних помогут справиться с неприятным делом тогда, когда мы долго не можем решиться к нему приступить.

Прием № 1. «Лягушка» — это вызов. Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от этого удовольствие.

Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения. Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.

Чтобы избежать такого «самонакручивания», сосредоточьтесь на других делах. Если же вы поймали себя на ненужных мыслях о лягушке, мысленно отметьте: «Ага, я думаю о лягушке». Затем спокойно и без самоосуждения вернитесь к текущим задачам.

Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно быстрее. А в идеале ее следует выполнять, как только она появились:

  • Начал болеть зуб? Тут же берем талончик к стоматологу.
  • Доставили клиенту не тот товар? Тут же звоним, извиняемся и исправляем ошибку.

Чем быстрее мы «съедаем лягушку», тем проще нам это сделать. Опять же: в этом случае мы меньше о ней думаем и меньше себя накручиваем. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать задачу вообще, а на том, чтобы как можно скорее от нее избавиться.

Прием № 4. Метод швейцарского сыра. Если не получается заставить себя «съесть лягушку», воспользуйтесь методом швейцарского сыра. Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет выполнить. Например:

Некоторые делают так: составляют очень подробный чек-лист «поедания лягушки», а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.

Прием № 5. Прыжок в воду. Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа:

  • Первые очень медленно, буквально сантиметр за сантиметром, заходят в прохладную воду. Они не испытывают дискомфорта от быстрого погружения, но теряют массу времени на «раскачку».
  • Вторые погружаются в нее резко и сразу. Да, в первые мгновения они испытывают не слишком приятные ощущения, зато потом могут сразу же получать удовольствие от купания.

Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью. Достаточно совершить какое-нибудь простое действие, после которого выполнение задачи станет неотвратимым. Например:

  • Боитесь идти к стоматологу? Зайдите на сайт Госуслуги и запишитесь на прием.
  • Не хотите идти на пробежку? Наденьте кроссовки и выйдете на улицу.
  • Боитесь телефонного разговора? Просто наберите нужный номер.

Обычно первый шаг сам по себе не вызывает негативных эмоций. Поэтому нам достаточно просто сделать этот шаг, не думая при этом о том, что будет дальше.

Слоны

В терминологии тайм-менеджмента «слоны» — это крупные, грандиозные, масштабные задачи, к которым страшно подступиться. Вот примеры типичных «слонов»:

  • Написать книгу;
  • Написать программу;
  • Сделать ремонт;
  • Провести генеральную уборку;
  • Выучить английский язык;
  • Создать сайт;
  • Открыть магазин;
  • Построить дом;
  • Научиться рисовать и т. д.

В отличие от «лягушек», «слоны» не вызывают у нас жгучего отвращения (хотя иногда встречаются и «слоновые лягушки»). Но при этом они требуют много времени, сил и других ресурсов. Браться за такие дела страшно, поэтому их, так же как и «лягушек», часто откладывают на потом.

Проблема в том, что долгое игнорирование «слонов» тоже нередко приводит к неприятностям или к упущенной выгоде. Например, пока работник IT-индустрии откладывает задачу «выучить английский», он лишает себя возможности читать мануалы и актуальные статьи по своей тематике. А это, в свою очередь, негативно сказывается на его карьере и профессиональном росте.

Что с ними делать?

Название этого типа задач появилось благодаря присказке:

— Как съесть слона? По кусочку!

Именно так и поступают с задачами-слонами: их делят на более мелкие задачи («бифштексы»), которые затем регулярно выполняют. Маленькие задачи не кажутся нам страшными, сложными, непонятными или невыполнимыми, поэтому у нас реже возникает искушение отложить их на потом. Вот пример нарезания «слонов» на «бифштексы»:

«Слоны»:Ежедневный «бифштекс»:
Написать книгуНаписать 1000 слов
Подготовиться к экзаменуВыучить один билет
Овладеть методом слепой печати20 минут заниматься на тренажере Stamina
Покрасить заборПосле работы покрасить одну секцию забора
Навести порядок в гараже10 минут наводить порядок в гараже

Для планирования «слонов» в органайзере создают отдельные проекты, в которые помещают задачи-бифштексы. Вот как это выглядит:

Зелеными стрелочками обозначены повторяющиеся задачи

В те дни, когда не получается съесть намеченный «бифштекс» целиком, рекомендуется откусить от «слона» хотя бы небольшой кусочек. Например, если не получается написать 1000 слов для книги, стоит написать хотя бы 200 или даже 100 слов. Это правило помогает сохранять рабочий настрой, «инерцию движения» и привычку к регулярной работе.

Разновидности бифштексов

Разных «слонов» нужно по-разному нарезать на «бифштексы». Рассмотрим три самых популярных способа.

1. Повторяющиеся задачи. «Слона» нарезают на одинаковые или сходные задачи, которые регулярно повторяются. Этот метод в основном используется тогда, когда слон состоит из потока однотипной работы. Например:

  • Покрасить длинный забор.
  • Выкопать траншею.
  • Написать книгу.
  • Заполнить базу данных.
  • Выучить 1000 иероглифов.

Также этот метод подойдет для некоторых измеримых целей, то есть таких, которые выражаются в неких числовых показателях (см. технику SMART). Например: «написать 30 заметок за 1 месяц», «отложить 50 000 за год» и т. д.

Для планирования таких «слонов» в органайзере нужно создать проект или категорию, поместить туда нужное количество задач и настроить их повторение. Например:

2. Этапы. Более сложный вариант: «слон» режется не на одинаковые, а разные задачи. Этот вариант подходит для слонов-проектов, то есть для тех случаев, когда нам нужно что-то создать, улучшить или отремонтировать. Например:

  • Написать программу.
  • Создать сайт.
  • Построить дом.
  • Отремонтировать квартиру.
  • Провести генеральную уборку.

Планирование таких «слонов» проходит в два этапа. На первом этапе следует разделить слоновую задачу на отдельные шаги (этот процесс называется декомпозицией). «Слона» нарезают до тех пор, пока не получатся «бифштексы», которые без проблем можно выполнить за день. Удобнее всего такую нарезку делать с помощью ментальных карт. Вот как это выглядит в самом простом случае:

На втором этапе полученные «бифштексы» равномерно распределить по времени:

Если «слон» очень большой и сложный, его лучше не нарезать сразу и целиком, а детализировать по мере выполнения. Предположим, у нас есть задача «ремонт комнаты», которая состоит из трех этапов: побелить полоток, поклеить обои, постелить ламинат. В этом случае мы подробно планируем побелку потолка, а остальные этапы просто намечаем, но пока не трогаем.

3. Повторяющиеся бюджетируемые задачи. В этом случае «бифштекс» представляет собой отрезок времени, который мы собираемся ежедневно тратить на поедание «слона»: 2 часа в день, 1 час в день, 15 минут в день и т. д.

Этот вариант подходит для нарезки фактически любых крупных задач. Его можно смело использовать в тех случаев, когда время на ежедневный «бифштекс» ограничено или когда вы затрудняетесь с нарезкой «слона».

Планируются такие «бифштексы» почти так же, как и в первом варианте: создаем в органайзере повторяющуюся задачу, но при этом указываем время ее выполнения. Например:

Отмерять такие «бифштексы» удобнее всего с помощью таймера. Устанавливаем его на нужное время и, пока он не прозвенел, занимаемся «слоновой задачей».

Другие животные

Кроме «лягушек» и «слонов», в литературе по тайм-менеджменту иногда встречаются и другие животные. Они не так популярны, но знакомство с ними может помочь сориентироваться в некоторых жизненных ситуациях.

Обезьяны

«Обезьяна на спине» — это ситуация, с которой сталкиваются руководители всех уровней. Суть ее в том, что подчиненные как бы «делегируют» нам свою работу.

Представим, что обезьяны — это задачи и проблемы, которые нужно решить. Мы даем сотруднику некое поручение (вручаем ему «обезьяну») и ждем результата. Но через некоторое время он приходит к нам с вопросом или проблемой: без их решения он не может выполнить поставленную перед ним задачу. Он возвращает инициативу нам, то есть пересаживает на нас свою «обезьяну». Рассмотрим два примера.

Пример 1. Мы поручили сотруднику посмотреть цены у конкурентов. После этого он начинает массово присылать вам вопросы:

— А у кого смотреть?
— А где смотреть?
— А на какие товары смотреть?
— А как составить отчет?

Пока мы не ответили на какой-нибудь из этих вопросов, сотрудник ждет ответа. Получается, что в эти моменты не подчиненный, а руководитель занимается выполнением поставленной задачи.

Пример 2. Бытовая ситуация: перед уходом на работу мы просим ребенка купить новые фильтры для воды. Через некоторое время он звонит и спрашивает: а какие именно фильтры нужно купить? Вы не помните названия и обещаете вечером уточнить. Все, теперь это уже не его, а ваша задача.

Если подобные ситуации возникают слишком часто, руководители начинают терять массу своего времени на «кормление обезьян», а порученные ими задачи выполняются очень медленно.

Разумеется, можно сразу давать сотрудникам мегаподробные инструкции. Проблема в том, что в этом случае нагрузка на руководителя существенно возрастет, а «обезьяны» в его списке дел будут появляться по-прежнему.

Что делать?

Для уменьшения количества «обезьян» приучайте подчиненных самостоятельно искать ответы на свои вопросы. В идеале он должен приходить к вам не с проблемой, а уже готовыми вариантами ее решения. Например, в случае с ценами, следует предложить сотруднику самостоятельно составить список конкурентов и товаров. А в случае с фильтрами — попросить ребенка самостоятельно посмотреть их название и габариты.

Однако здесь важно понимать, что в управлении не бывает универсальных решений, а к каждому человеку зачастую требуется индивидуальный подход. Если, например, сотрудник совсем неопытный, лучше не оставлять его один на один с «обезьянами».

Мамонты

«Мамонты» — это крупные задачи, которые уже утратили актуальность («вымерли»), но которые мы по привычке все еще собираемся выполнить. Такие задачи обычно начинаются со слов «когда-нибудь я найду время и…» или «однажды я соберусь и…».

Пример 1. Юноша слушает рок-музыку и мечтает научиться играть на гитаре, чтобы стать известным гитаристом. Проходят годы: он оканчивает институт и делает успешную карьеру. Он занимается любимым делом и больше не хочет стать рок-музыкантом. Но по привычке он продолжает мечтать о том, что когда-нибудь найдет время и все-таки научится играть на гитаре.

Пример 2. Женщина мечтает завести земельный участок, чтобы обеспечивать семью дешевыми овощами. Через пару лет она открывает собственный магазин и в разы увеличивает доход. Теперь она может без проблем покупать любые овощи, но по-прежнему продолжает мечтать о своем огороде.

Проблема таких задач вовсе не в том, что они не выполнимы. Нет, «мамонтов» вполне можно «оживить и съесть» (точно так же, как и обычных «слонов»). Проблема в том, что эти задачи и цели, нам уже не нужны. Мечтая о них, мы лишь впустую расходуем энергию. Ну, а если мы когда-нибудь их все-таки выполним, то, скорее всего, испытаем лишь разочарование.

Что делать?

Проверяйте свои старые цели на актуальность. Подумайте, почему вы хотите их достичь и действительно ли вы этого хотите. Если же какая-нибудь цель превратилась в «мамонта», ее следует без всякой жалости вычеркнуть из своих планов.

Единороги

«Единороги» — это грандиозные задачи-мечты, к которым мы не знаем, как подступиться. Мы часто думаем о них («Эх, как хорошо было бы…»), но ничего для их воплощения в реальность делать не собираемся. «Единороги» могут обитать в нашей голове годами: без конкретики, без планов по их осуществлению и, в общем-то, без особой надежды.

Вот примеры типичных «единорогов»:

  • Человек мечтает начать свое дело, но понятия не имеет, как это сделать.
  • Он мечтает построить свой дом, но у него явно не хватает для этого средств.
  • Он мечтает выучить иностранный язык, но у него нет на это времени.
  • Он мечтает стать профессиональным писателем, но боится, что у него ничего не получится.

Мечты о «сказочных единорогах» отнимают у нас время и силы, но ничего не меняют в нашей жизни. Это вовсе не значит, что от них нужно отказаться (как от «мамонтов»). Напротив: чтобы быть счастливыми, мы должны воплощать свои мечты в реальность. Как говорил английский поэт Уильям Блейк: «Кто хочет, но не делает, — порождает чуму».

Что делать?

«Единорогов» следует тщательно обдумывать, находить пути их реализации и превращать в слонов (а что делать с этими животными, мы уже знаем). Вот как это работает:

«Единороги»:  «Слоны»:  
Начать свое дело  
  • Изучить основы предпринимательской деятельности
  • Изучить выбранное направление
  • Составить бизнес-план
Построить свой дом  Собрать средства на строительство дома  
Выучить иностранный язык  Найти время на изучение иностранного языка
Стать профессиональным писателем  Написать первую книгу  

Для превращения «единорога» в «слона» нужно понять, что именно мешает воплотить мечту в реальность. Затем следует сформулировать задачу, которая будет направлена на преодоление этого препятствия (рекомендуем посмотреть нашу статью о многоходовом мышлении)

***

На этом наша «экскурсия в зоопарк» подошла к концу. Будем рады, если сегодня вы узнали для себя что-то новое. А напоследок небольшая шпаргалка по всем сегодняшним животным:

Поделиться:

5 методик тайм-менеджмента, которые помогут вам все успеть на работе

Методики, которые помогут успевать на работе выполнять все задачи. Методы помидора, лягушки, слона, швейцарского сыра и Матрица Эйзенхауэра.

1. Метод помидора

Метод помидора он был разработан студентам Франческо Чирилло во время подготовки к сессии. Он брал обычный кухонный таймер в виде помидора и засекал его на 25 минут и в это время ничему и никому не позволял отвлекать себя. Потом он делал пятиминутный перерыв и снова оставил таймер на 25 минут после 4ых таких повторений можно отдохнуть 20-30 минут. Это работает, потому, что мозг может активно работать, запоминать информацию до получаса, а потом устаёт. Небольшие перерывы дают ему время восстановиться и снова работать на пике продуктивности.

2. Метод лягушки

Эта методика предлагает вам съесть лягушку с утра. Лягушкой в тайм-менеджменте называют неприятные задачи, к которым не хочется приступать. Это может быть разговор по телефону или встреча с начальником. Поставив такое задание на утро и выполнив его, вы подарите себе чувство свободы на весь день. Лягушек лучше планировать на утро, так как в это время вас самый высокий уровень силы воли.

3. Метод слона

Слоном мы называем объёмную работу, требующую много времени и усилий. Это может быть написание курсовой работы или долгосрочно стратегический проект. Вам кажется, что он огромный и неподъемный. Однако слона можно съесть по кусочкам и не проглатывать целиком. Для этого задачу нужно разделить на части. Создать план и разбить каждый пункт на подпункт. Действуйте последовательно, придерживаясь плана и от слона ничего не останется. Метод работает, потому что задачи разделенные на множество маленьких подзадач.

4.Метод сыра

В этой методике борьба идёт всё с тем же слоном, но уже не так последовательно. Представьте себе швейцарский сыр. Мысленно сделайте в нём дырку и ещё одну, а потом ещё и так пока от сыра ничего не останется. Разбейте большой проект на маленькие задачи и выполняйте их в том порядке, в котором Вам хочется. Скорее всего, сначала вы сделаете все задания, которые приносят удовольствие, но потом доберетесь и до менее приятных дел. Таким образом задача будет выполнена.

5. Матрица Эйзенхауэра

Этот инструмент поможет распределить задачи по степени срочности и важности. Вы можете расставить приоритеты и понять за что братся в первую очередь. Квадрат “А” — срочно и важно. В него выписываете дела, которые нужно сделать как можно скорее. В идеале, он должен пустовать. Сконцентрироваться нужно на квадрате “B” — важные, но несрочные дела. Здесь основная работа и уже известный нам слоны. Если не правильно спланировать работу, то эти задачи рано или поздно попадут в квадрат “А” и начнут гореть. В квадрате “C” лежат неважные, но срочные дела. Это те задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их надо. В квадрате “D” — не важно и не срочно. Переписка с друзьями, социальные сети, вместо всего этого лучше запланируйте полноценный перерыв. Чтобы отвлечься от работы и успеть пообедать. Так вы отдохнете по-настоящему и оставите больше времени на работу.

Пять эффективных техник тайм-менеджмента — как распределить свое время

Что такое тайм-менеджмент? Если кратко, эффективная организация рабочего времени. Как все успеть и ничего не упустить? Без лишних предисловий приступим!

1. Метод ABC.

Возьмите лист бумаги и ручку. Разделите листок на три равные части двумя горизонтальными линиями. Получившиеся блоки назовите «A», « B» и «С» соответственно, сверху вниз. Блок «А» — ваши приоритетные цели на данном жизненном этапе. То, к чему вы стремитесь и на что тратите большую часть своей энергии и времени. Блок «B» — просто важные для вас сферы деятельности. Хобби, спорт, саморазвитие. Блок «С» наполняется «лишними» занятиями. Это те, которые мешают вам в достижении целей. Например, просмотр телевизора, чрезмерное увлечение компьютером и веб-серфингом. Данный метод помогает расставить приоритеты и не тратить время попусту. Совет: помимо глобального списка, делайте еще и ежедневный. Просто потратьте 5 минут с утра или накануне вечером, и ваш день пройдет продуктивно.

2. Матрица Эйзенхауэера.

Гениальный по своей простоте и эффективности метод нам подарил 34 президент Америки. Когда на вас наваливается слишком много дел, используйте данный подход. Рисуем матрицу ( квадрат поделенный на четыре зоны) и подписываем:
— Приоритет 1. Верхний правый квадрат. Срочные и важные дела. Установка – выполнять! Это те дела, которые вы просто обязаны сделать.
— Приоритет 2. Нижний правый квадрат. Не срочные, но важные дела. Установка – планировать. Дела, требующие планировки – хобби, курсы, тренировки.
— Приоритет 3. Верхний левый квадрат. Срочные и неважные дела. Установка – минимизировать. Таких дел должно быть, как можно меньше. Бесполезные встречи, неприятные звонки.
— Приоритет 4. Нижний левый квадрат. Не срочные и не важные дела. Установка – а нужно ли это? Сюда относятся компьютерные игры, просмотр телевизора, социальные сети. Старайтесь тратить на них минимум своего времени.

3. Закон Парето 80/20.

«20% усилий дают 80% результата, тогда как оставшиеся 20% результата дают остальные 80% усилий». Это соотношение действительно работает. Для того чтобы выявить эту закономерность в вашей жизни, необходимо обзавестись ежедневником и таймером. Две недели записывайте все свои действия и сколько времени вы тратите на их выполнение. Для подростков актуален дневник свободного времени второй половины дня и выходных.

Секрет эффективного тайм-менеджмента: управляй своим зоопарком

Секрет эффективного управления временем прост: управляйте своим зоопарком

Съешьте «лягушку»

Проверьте свой список дел и выделите зеленым цветом задачи, которые вам больше всего не нравятся. Они ваши лягушки. Лягушки — это самые неприятные, скучные и изматывающие задачи, которые вы, скорее всего, откладываете и избегаете в течение дня. Лучшее время для поедания лягушки, т.е.е. выполнение наименее приятных задач, это утро. Вам нужно преодолеть свое рвение, чтобы отложить эти задачи и взяться за них в начале дня. В противном случае вы рискуете навсегда оставить их в своем списке дел. Эта простая техника поможет вам покончить с самыми неприятными делами с утра и наслаждаться остаток дня, занимаясь любимыми делами.

Разделение «Слон»

В каждом списке дел есть одна или несколько огромных задач, которые трудно выполнить.Между тем, их легко отложить или даже отказаться. Когда вы беретесь за большой объем работы, трудно оставаться сосредоточенным и преданным делу, если вы не видите финишной черты. Сложность оценки фактического прогресса снижает вашу мотивацию. В какой-то момент вы больше не можете поддерживать темп и чувствуете себя разбитым, подавленным и уставшим. Причина в том, что со слоном сразу не справиться. Поэтому вам нужно разбивать огромные задачи на управляемые куски и ставить промежуточные цели. Это позволит вам хвалить себя за небольшие достижения и заставит вас оставаться мотивированным и готовым к новым победам.

Собери своих «обезьян»

Просмотрите свой список дел. Он выглядит хорошо организованным? Или это все-таки хаотичный набор задач в произвольном порядке? Точно так же, как джунгли, полные обезьян. Порядок задач имеет значение: ваш список дел не должен быть невыполненными задачами. Это должен быть ваш хорошо организованный план предстоящего дня. Взгляните на свой список задач на день. Найдите похожие и объедините их. Измените порядок задач и создайте блоки, состоящие из похожих действий.Этот простой шаг значительно упростит рабочий процесс и позволит не терять концентрацию при переключении на следующую задачу.

Избегайте «Кошек и панд»

Эти животные забавные и очень милые. Однако они слишком отвлекают. Вы можете смотреть на них часами и позволить им развлекать вас весь день. Проблема в том, что они никогда не позволят вам сделать то, что действительно важно. Окружающая среда полна безграничных отвлекающих факторов, которые хотят отвлечь ваше внимание и помешать вашей работе.Не позволяйте пустяковым вопросам снижать вашу продуктивность и портить весь день. Избегайте социальных сетей, держитесь подальше от болтливых коллег, отключайте уведомления и, если возможно, выходите из сети. Сначала делайте то, что важно, а потом дайте себе расслабиться.

Выполните следующие действия, чтобы  управлять своим зоопарком , и ваше управление временем значительно улучшится. Почему бы не попробовать сегодня?


Макс Лукоминский — директор по маркетингу в Evopaper, компании, разработавшей Slice Planner — бумажный планировщик на основе приложения, который делает ваше расписание интуитивно понятным, чтобы вы могли управлять своим временем и легко выполнять задачи.Его статьи публиковались в Inc, Business Insider, BBC, The Independent, Huffington Post, IB Times, Thought Catalog, Medical Daily, The Muse и десятках других изданий.

www.evopaper.com

лягушек, слонов и помидоров или как выполнить все задания и остаться в живых. 17 советов по тайм-менеджменту —

В настоящее время нас бомбардируют информацией отовсюду — мессенджеры, электронные письма, приложения и уведомления в социальных сетях. Эти похитители времени вместе с другими повседневными делами и рабочими проблемами отвлекают нас и снижают нашу продуктивность.Чтобы преодолеть эту ситуацию, мы должны использовать наше время разумно. Мы должны принять во внимание, что мы не можем ни манипулировать, ни контролировать время, но мы можем контролировать себя.

Тайм-менеджмент эффективен в двух случаях — когда он побеждает прокрастинацию (первая и самая распространенная проблема в наши дни) и, кроме того, помогает планировать, расставлять приоритеты и фокусироваться. В противном случае это еще один способ тратить время впустую.

Итак, в этой статье мы рассмотрим различные подходы к тайм-менеджменту и советы через призму планирования, расстановки приоритетов, сосредоточения внимания и прекращения прокрастинации.Эта статья — адаптация недавно опубликованного поста нашего рекрутера Ирины на LinkedIn. Она основывалась не только на своем огромном опыте, но и на рекомендациях гуру тайм-менеджмента, таких как Брайан Трейси, Лаура Вандеркам, Кэтрин Маккиннон и Бриджит Шульте.

Эффективное использование времени (подходящее именно вам) будет способствовать более осмысленному распределению вашего внимания на самые важные сферы нашей жизни – профессиональную, семейную и личную (время на себя).

Этот набор советов похож на ящик с инструментами для вашего успешного тайм-менеджмента.Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом и копнем глубже. Далее вы найдете 3 значимые методики и проверенные временем лучшие практики тайм-менеджмента. Предположительно, вы уже используете некоторые из них, не понимая, что это широко распространенные методологии.

Прекратите откладывать дела на потом и выполняйте больше работы (Брайан Трейси)

Franklin или Productivity Pyramid может подойти приверженцам глобального подхода к планированию. Он состоит из следующих уровней:

Помимо этих 3 техник, мы представляем пару лайфхаков , которые также помогут вам в планировании и расстановке приоритетов ваших задач.Расстановка приоритетов очень важна. По словам Брайана Трейси, вы должны выделить ту задачу или работу среди других, которые принесут максимальную пользу. Существенно, что в списке из 10 задач, требующих одинакового времени на выполнение, они имеют разную ценность. Выполнение этой одной или двух задач принесет больше пользы, чем выполнение остальных 8 задач. По словам Трейси, «сначала съешь эту лягушку».

Так что же это за «лягушка» мне съесть? «Лягушка» — самое нежелательное для вас задание, которое вы должны выполнить сегодня.Если вы закончите его первым, каким-то волшебным образом вы наполнитесь энергией и почувствуете, что сделали что-то стоящее. Марк Твен сказал » Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше сделать это f первый t висящий в m или m И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ». Просто продолжай с этими лягушками. Вам все равно придется их съесть.

  •   Согласно методу Тима Ферриса, вы должны придерживаться двух принципов.Первый – это закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – только 20% результата. Итак, посвятите большую часть своего рабочего времени выполнению самых важных дел. Второй – закон Паркинсона: работа расширяется настолько, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Таким образом, постарайтесь выделить столько времени, сколько необходимо для завершения задачи. Не следует увеличивать количество рабочих часов для его выполнения.

 

  • Чтобы организовать свой день, вы можете попробовать «правило 1-3-5» .Человек не может выполнить бесконечный список дел в течение дня. По этой методике вы должны записать в свой список одно важное дело, три средних и пять мелких, всего девять. Такой вид распределения поможет вам избежать ощущения чрезвычайной ситуации. Это правило выглядит знакомым по методу Айви Ли, хотя у них есть одно принципиальное отличие — порядок выполнения задач.

 

  • Айви Ли была американской журналисткой, консультантом по продуктивности и основателем современных связей с общественностью (PR).Согласно его методу для достижения максимальной производительности подразумевается следующее:
    • Составьте список из 6 (не больше!) самых важных дел, которые вы хотите выполнить на следующий рабочий день. Важно создать его заранее – накануне вечером.
    • Оцените задачи через призму их важности.
    • Когда вы начнете работать, сосредоточьтесь только на первой задаче. Вы можете перейти ко второму только после завершения первого.
    • Перенести все незавершенные задачи на следующий рабочий день.Повторяйте все шаги каждый рабочий день.

Очевидно, что возникнут чрезвычайные ситуации. Вы должны исправить эти проблемы, когда это необходимо, а затем вернуться к своему приоритетному списку дел как можно скорее.

  • Примерно такая же идея установки ежедневных приоритетов представлена ​​в ABCDE M методе Брайана Трейси. Дорожная карта этой техники довольно проста:
    • Составьте список своих ежедневных задач.
    • Пометьте каждую задачу буквой A, B, C, D или E, где A — задача с наивысшим приоритетом на сегодняшний день.Задач А может быть больше одной, они должны быть отмечены – А1, А2, А3
    • Задачи, помеченные буквами B, C, D или E, можно запускать только после завершения задач A.

Основное отличие метода Айви Ли состоит в том, что метод ABCDE позволяет выполнять несколько операций с одинаковым уровнем приоритета.

Следите за нашими обновлениями здесь и здесь.

Поедание лягушек, слонов и обед

Уэйн Турмел

Мы собираемся дать вам три бизнес-совета, и мы хотим, чтобы вы выбрали тот, который вы, вероятно, не слышали в последнее время и, возможно, проигнорировали.

Сначала съешь эту лягушку.

Съешь этого слона по кусочку за раз.

Ешь свой обед. (Все, никаких отвратительных животных, просто ешьте свой обед.)

Если вы читали бизнес-книги, то, вероятно, знакомы с первыми двумя выражениями. «Сначала съешьте лягушку» взято из бестселлера Брайана Трейси « Съешь лягушку — 21 способ перестать прокрастинировать». Это, казалось бы, странное название на самом деле происходит от цитаты, приписываемой Марку Твену: «Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра, а если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше съесть самый большой первый.Это на самом деле очень хороший совет. Если вы откладывали что-то, просто смиритесь и сделайте это. В конце концов, все остальное, что вы делаете весь день, будет приятным по сравнению с этим.

Второй совет тоже хорош. Это происходит из старого анекдота: как съесть слона? Один укус за раз. (Мы сказали, что это старо, а не смешно.) Это также важный совет, когда работа кажется слишком сложной, и вы просто замираете при мысли о том, чтобы начать.

А третий совет? Вы, скорее всего, услышите это от своей матери, а не от какого-нибудь дорогого консультанта.Это не значит, что это не важно. Люди, которые работают из дома, часто сообщают, что они едят там, где работают (за рабочим столом или за компьютером), если вообще находят время для еды. Но обед важен по нескольким причинам:

  • Правильно питать свое тело (что означает есть хорошую пищу, которая, вероятно, не входит в пенополистирол) имеет решающее значение для предотвращения сбоя энергии во второй половине дня. Здоровое питание помогает оставаться сосредоточенным, бодрым и продуктивным.
  • Выделение времени на то, чтобы правильно поесть, является признаком хорошего тайм-менеджмента.Если вы постоянно слишком заняты, чтобы есть в течение дня, возможно, вы не так продуктивны, как думаете.
  • Правильный перерыв в середине дня поможет вам избежать других отвлекающих факторов. Если вы думаете о тратах времени, которые поглощают ваш день, таких как проверка ваших результатов в фэнтези-футболе или обновления Facebook, наличие регулярно запланированного времени, когда вы можете заниматься ими без чувства вины, поможет вам избежать их в рабочее время.
  • Отлучение от рабочего стола на короткие перерывы на самом деле делает вас более продуктивным.Вам даже не нужно есть, если вы не хотите, но вставайте, гуляйте, гладьте собаку или делайте что-то, что не связано с сидением перед компьютером, пытаясь не забрызгать майонезом клавиатуру.

Значит, твоя мама, возможно, не была консультантом по причудливой болтовне. Но ее советы все равно хороши. В промежутке между земноводными и толстокожими съешьте свой чертов обед — только не за рабочим столом.

Для получения дополнительных советов по повышению производительности ознакомьтесь с  Максимизация вашей продуктивности в качестве удаленного сотрудника.


ОБ АВТОРЕ

Уэйн Турмел
Соучредитель и менеджер по продуктам

Уэйн Термел — соучредитель и менеджер линейки продуктов Института удаленного лидерства. В течение двадцати лет он был одержим идеей помочь менеджерам более эффективно общаться со своими командами, боссами и клиентами. Уэйн является автором нескольких книг, которые демистифицируют общение с помощью технологий, в том числе Meet Like You Mean It — руководство для руководителей по безболезненным и продуктивным виртуальным встречам , 10 шагов к успешным виртуальным презентациям и 6 недель до отличного вебинара .Его работы часто появляются на Management-Issues.com.

Как все сделать вовремя

Готовитесь к новому семестру? Вот как получить фору с помощью отца русской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского

Может быть, вы уже приняли какие-то новогодние решения или, может быть, с началом нового семестра вы просто составляете план игры.В своей книге «Тайм-драйв: как добиться прогресса в жизни и работе» российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский излагает принципы, которые вы тоже можете применить, чтобы получить максимальную отдачу от 24 часов. Вы также можете глубже погрузиться в его лигу тайм-менеджмента «Время». Вот что вам нужно для начала:

Съедать по лягушке в день

Есть вещи, которые нам нужно сделать, но не делайте их, потому что они мелкие и неприятные. Отличным примером таких задач является важный телефонный звонок неприятному человеку или поход к стоматологу.Однако их нужно сделать, но мы можем вечно откладывать их и откладывать. Глеб Архангельский называет их «лягушками». В своей книге он предлагает составить список всех наших «лягушек» и «съедать» по одной в день (и отмечать в списке как выполненное). Попробуйте составить список и посмотрите: какие из них еще лягушки, а какие уже мерзкие огромные жабы. Затем начните есть по жабе в день, пока не останутся только лягушки. Довольно скоро вы вернетесь к просто конфетам.

Разделать слона на стейки

Крупные проекты, требующие много планирования и обдумывания, Архангельский называет «слониками».Он предлагает нарезать их на «стейки», а именно на такие части проекта, которые могут быть выполнены как мини-проекты и могут служить этапами большого и важного слон-проекта. Затем он предлагает планировать «есть» такие «стейки из слона», выделяя для них временные интервалы в нашем обычном ежедневном расписании. Завершив слон-проект, отпразднуйте и получите угощение.

Засеките время

После того, как вы сядете за выполнение задания на стейк из слона или за выполнение обычных повседневных задач, которые требуются для вашей работы, засеките время.Затем отметьте это еще раз, как только вы завершите задачу или часть своей работы. Проделайте то же самое со всеми моментами отдыха и отдыха (и прокрастинации). Таким образом, вы на самом деле увидите общую картину и структуру (а также схему) своего рабочего дня: увидите, когда вы находитесь на пике продуктивности, а когда пьете третью чашку кофе только для того, чтобы ничего не делать. Таким образом, вы сможете лучше планировать свое продуктивное время и перестать заставлять себя, когда это бессмысленно.

Делайте небольшие перерывы

Если вы взаимодействуете в течение рабочего дня в основном с экраном компьютера, вставайте и двигайтесь в течение 5–10 минут каждый час.В это время можно просто потянуться или поглазеть в окно на жизнь, протекающую за окном вашего офиса. Предполагается, что это полезно для здоровья, зрения и общего самочувствия, а также для производительности труда. Сначала вы заметите, что с нетерпением ждете запланированного 5-10-минутного перерыва. Тогда вы скажете себе: как я раньше жил (и работал) без него?

Разнести задачи

Сделайте два столбца на каждый день: в левом — «закрепленные по времени» задачи, а в правом — «гибкие» задачи.В своей книге Архангельский предлагает не иметь более трех фиксированных по времени задач или встреч с фиксированным временем в день и оставлять между ними промежуток не менее двух часов. Все остальные задачи должны иметь гибкий график. Таким образом, вы можете выполнять гибкие задачи между вашими негибкими встречами и выполнять все, что запланировано на каждый день.

Установить конечную цель

У всех нас есть мечты. Иногда мечты принимают форму целей. Но иногда это не так… Чтобы превратить мечты в цели, можно визуализировать их и описать себя так, как будто вы их уже достигли.Затем посмотрите, действительно ли это то, чем вы хотите быть и где вы хотите быть. Ответ может удивить вас, и ваш ракетный корабль сможет взять новый курс прямо к звездам.

Съесть лягушку или откусить от слона?

Откуда ты знаешь, что делать? Я обнаруживаю, что у меня больше списков дел, чем у меня есть время «чтобы сделать». Как вы побеждаете его с таким количеством «недоделанного»?

Как однажды сказал Марк Твен: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку , лучше всего делать это с утра.А если твоя работа съесть  двух лягушек , то лучше съесть  самую большую …»

Я всегда понимал эту аналогию, так как лучше всего браться за самые большие или наименее привлекательные задачи первым делом утром, когда у вас есть энергия и вы свежи. Большую часть времени ожидающие нас «лягушки» являются дополнением к работе, которую необходимо выполнить, чтобы удержать дело на плаву. Сосредоточившись, пока вы свежи, вы можете более оптимально съесть лягушку, что позволит вам вернуться к этим другим задачам.Самое простое и, следовательно, более распространенное, что мы делаем, — это начинаем день, полагая, что если мы сможем избавиться от некоторых менее важных задач, у нас останется место для начала более крупного проекта. Если вы пробовали это, вы знаете, что это не так, и что вы, вероятно, никогда не доберетесь до более крупного проекта. Мы видим это с электронной почтой больше, чем с любой задачей. Вера в то, что вы собираетесь написать несколько электронных писем, прежде чем приступить к более крупному проекту, — это «ловушка», потому что электронная почта, как беговая дорожка, просто продолжает крутиться.Электронная почта также «отсасывает время», потому что после завершения нескольких электронных писем вы получаете множество электронных писем, только когда вы смотрите на часы, осознавая, что вы были в электронной почте гораздо дольше, чем предполагалось. Выключите его, выключите или просто не запускайте, пока не разберетесь с приоритетами, чтобы электронная почта не стала приоритетом.

Десмонд Туту однажды мудро сказал, что «есть только один способ съесть слона : по кусочку за раз».

Я также понимаю, что это означает, что вы просто должны делать это, что бы это ни было, по одной задаче за раз.Помимо «списков дел» бывают дни, когда я ловлю себя на том, что беру жизнь по одной минуте, что является еще одним способом активировать этот совет. Хотя этот совет снова легко понять, его сложнее выполнить, если у вас нет времени. В наши дни время стоит дорого, поскольку мы оказываемся натянутыми за пределы того, что кажется разумным для одного человека. Перестаньте смотреть на ЦЕЛОЕ и начните с частей. Это кажется нелогичным в мире, который часто предполагает, что неспособность «увидеть лес за деревьями» — это плохо.Чем крупнее «лягушка», тем менее привлекательно ее есть. Чем больше «слон», тем труднее представить, что он укусил его один раз, не говоря уже о том, чтобы проглотить его целиком. Когда вы удаляете «невозможную» финишную черту, которая находится впереди, вы можете понять, что возможно в задачах, чтобы добраться до нее.

Так почему это не так просто? Что мешает сделать?

Прокрастинация! Сколько раз мы откладываем то, что можем сделать сегодня, на завтра? Все время. Прокрастинация может быть вызвана отсутствием воли или отсутствием навыков.Промедление воли — это откладывание чего-то просто потому, что вы не хотите выполнять задачу. Задача связана с отрицательными эмоциями, которые мешают нам хотеть ее выполнять. Прокрастинация навыка откладывает что-то, потому что у вас нет навыков для выполнения задачи. Это требует дополнительной работы по обучению, прежде чем мы действительно сможем выполнить задачу. Необходимый навык является препятствием, а не стимулом для изучения чего-то нового и выполнения задачи. Прокрастинация — враг продуктивности, препятствующий прогрессу.

Так как же победить?

Решение состоит в том, чтобы объединить зверей, лягушек и слонов и потреблять и то, и другое, только откладывая само промедление. Сделайте это, начав выходной день со своих «Ключевых 3» приоритетов. Какие 3 вещи вы хотите сделать в этот день? Назовите их и обозначьте их как «Ключевые 3» приоритета, поместив их в начало списка. Теперь ДЕЛАЙТЕ их! Что будет между названием и действием? Ваш «мозг обезьяны» захочет отвлечься на менее сложные или более приятные задачи, однако вы установили свой «Ключ 3», и это то, на чем вы должны сосредоточиться и «сидеть» до завершения.

Все это кажется таким простым, если бы мы были роботами, которые могли бы просто ввести «Ключ 3» и закончить. Мы люди, и с этим возникают сложности с эмоциями. Эмоции, которые говорят нам, что что-то слишком сложно, могут создавать дискомфорт в нашем разуме и теле. Мы не можем позволить нашим эмоциям определять наши действия. Мы проявляем самоконтроль во многих «здравомыслящих» областях нашей жизни, где наши эмоции заставляют нас действовать иррационально, и поэтому мы, безусловно, можем контролировать эти эмоции в отношении меньших вещей.

Мы знаем, что достижение целей, выходящих за рамки наших норм, приносит большой дискомфорт. Я вспоминаю, каково это, когда вы запускаете работающую программу. Каждый раз, когда вы бежите, ваш разум снова и снова говорит вам остановиться. Но нет, ты продолжаешь бежать. В конце концов тело и разум привыкают к этой деятельности, и она становится новой нормой. Когда вы садитесь на диету, ваше тело немедленно борется с вашими усилиями тягой к продуктам, которые вы ограничиваете. Следование курсу на отказ от этих продуктов и пристрастий приведет вас к цели, которую вы поставили для более здоровой жизни… но не без усилий.Сформулировав «Ключ 3» и неуклонно игнорируя отвлекающие факторы, которые отвлекают нас от установленных нами приоритетов, мы можем достичь наших целей, как малых, так и больших.

Создание приятных отвлекающих факторов, таких как музыка, которая создает фон для концентрации внимания, может помочь нам не сбиться с пути. Внесите себя в свой календарь. Установка времени в календаре делает вас ответственным за приоритеты, которые вы установили. Объедините эти два действия, пригласив других присоединиться к вам в выполнении задачи, что может обеспечить приятное отвлечение от рутины, а также дополнительную ответственность за выполнение задачи ради тех, на кого вы потратили время.

Наконец, я предлагаю одну проверенную и надежную вещь, которая работает… сделайте перерыв. Да, это полностью противоречит тому, что мы исследовали, поедая лягушку или слона по кусочку за раз, но это работает. Когда вы уходите на несколько минут, час или на выходные, вы всегда обнаружите, что эти «Ключевые 3» приоритеты выходят на первый план. В то время это кажется нелогичным, поскольку «прохождение через» имеет свое место и время, однако создание интервала между интенсивностью текущих задач может принести больше ясности и новую энергию.

Ешь своих лягушек, откусывай от слона, но не забудь найти время, чтобы понюхать розы.

Жизнь, как я ее живу – л.

Нравится:

Нравится Загрузка…

от швейцарского сыра до помидора.

В этой статье мы разберем ТОП-5 эффективных методологий тайм-менеджмента.

Техники тайм-менеджмента. № 1. Правило Парето.

В 19 веке известный итальянский экономист Фильфредо Парето открыл простой принцип 80/20, согласно которому только 20% выполняемых нами задач приносят 80% результата.

Ваша задача перед выполнением любого задания научиться задавать себе простой вопрос: «Что мне принесет выполнение этого задания?». Если ответ вас удовлетворил, то задание стоит выполнить. Если нет, то, возможно, эту задачу следует отложить.

Техники тайм-менеджмента. № 2. Матрица Эйзенхауэра.

Срочные задачи в большинстве случаев не важны. А важные задачи, в большинстве случаев, не срочные.

Именно к такому выводу пришел 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр.Он придумал специальную матрицу, с помощью которой можно легко определить, стоит ли выполнять ту или иную задачу.

Техники тайм-менеджмента. № 3. поедание лягушек

Техника довольно проста. В жизни каждого человека полно мелких неприятных вещей, которые не хочется делать. Эти маленькие неприятные штуки пьют нашу кровь своим присутствием. В тайм-менеджменте такие случаи называются лягушками. Важно научиться от них избавляться.

Для этого примите за правило «съедать по одной лягушке» каждое утро.

Например, вам нужно заполнить отчет, но вы не хотите. Пришли утром на работу и первым делом сели заполнять отчет.

Техники тайм-менеджмента. №4. Разделка слона на стейки.

Когда перед человеком стоит большая и сложная задача, наша мотивация к ее выполнению мала (или отсутствует вовсе).

Когда перед человеком стоит небольшая и простая задача, мы делаем ее быстро и легко. Именно по этой причине большие и сложные задачи нужно разрезать (разделить) на маленькие и понятные.

Техники тайм-менеджмента. № 5. Помидор.

Человек не робот. Мы не можем работать 24 часа в сутки. Наша продуктивность подчиняется простым законам.

Сначала мы включаемся в процесс и набираем обороты. Затем мы достигаем пика нашей активности. А потом наступает спад.

У 93% людей есть мечта
, которая может быть реализована к концу недели,
, и они делают ее мечтой всей жизни.

(Народный афоризм).

Часто не хватает внутренней мотивации на неприятные, но нужные дела. Что это могут быть за вещи? Например, холодные звонки клиентам, работа над сложным проектом, пробежки по утрам и т. д. В тайм-менеджменте есть несколько приемов, помогающих начинать такие дела. Мы рассмотрим следующие: технику «поедания лягушек», технику «разделения слона на бифштексы».

1) Техника поедания лягушек.

Маленькие, но не очень вкусные вещи, похожие на зеленую, мокрую и липкую лягушку, называются лягушками.Этот метод заключается в том, чтобы съесть одну из этих лягушек утром. Итак, представьте, вы пришли утром на работу и тут же позвонили неприятному клиенту, после чего весь день ходите с чувством счастья, ведь самая неприятная задача уже позади. Если переносить поедание лягушки с утра на обед, с обеда на ужин, с ужина на следующий день, то негатив от мыслей будет преследовать бесконечно, отнимая энергию на приятные дела. Съешьте на завтрак одну лягушку, и уже через пару недель жизнь заиграет новыми красками.Очень важно вознаграждать себя после каждой съеденной лягушки. Например, покупки или шоколад.

2) Разделите слона на стейки.

Мы знаем, что глобальные, большие дела, такие как написание книги, ремонт дома, изучение иностранного языка, улучшение физической формы, обычно откладываются на потом, так как кажутся очень большими. Как слон… Но путь к достижению своих жизненных целей, а значит счастливой жизни лежит через такого слона.Его, как и лягушек, надо есть. За один раз сделать это у нас не получится, поэтому слона надо делить на части, жарить слоновьи стейки, и съедать по одному такому стейку каждый день. Например, ремонт квартиры — это слон. При мысли о том, что его нужно съесть, пропадает всякий аппетит. Но если разделить на части: подсчитать стоимость ремонта, измерить площадь комнат, определиться с дизайном, вывезти старую мебель и т. д., то съесть такого слона будет гораздо проще.

То же самое и на работе.Возьмем, к примеру, такого слона, как обучение работе по технологии продаж. Ведь необходимо учитывать все тонкости и премудрости работы на каждом этапе при взаимодействии с клиентом. Итак, какие стейки мы можем пожарить? Для начала разделим его на этапы и начнем постепенно есть первый. Более того, в нем мы будем выбирать больше элементов и делать из них стейки меньшего размера. Например, приветственные фразы, которые нужно выучить раз и навсегда, или невербальный аспект общения с клиентом на этом этапе.Затем переходим к одному маленькому стейку и съедаем его через день. Пусть это будет, например, такой тренинг: Вместо того, чтобы спрашивать: «Могу ли я вам помочь?» Задаем вопрос: «Какие украшения тебе нравятся?». И такие мини-стейки мы едим каждый день на каждом этапе. Через месяц от нашего слона не останется и следа, а продажи будут только увеличиваться.


ЦЕЛЬ: Завести в дневнике таблицу под названием «Мои стейки и лягушки».

· Если вы запланировали конкретную задачу и решили ее, то поставьте галочку.

· Если вы запланировали ту или иную задачу, но не решили ее, то поставьте прочерк.

· Если задание не было запланировано, то ничего не ставить.

· Большое количество черточек сигнализирует о том, что нужно уделить внимание этому заданию. Особое внимание.

· Стол необходимо повесить на видном месте (например, над рабочим столом).

· ВАЖНО! если ты понимаешь, что у тебя минимум 80% галочек, то в конце недели ты делаешь себе подарок, награду! Таким образом, у вас вырабатывается условный рефлекс на выполнение неприятных задач (лягушки) и достижение больших целей (слоны).

Литература по тайм-менеджменту.

  1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы.
  2. Архангельский Г. Драйв времени: Как умудриться жить и работать.
  3. Горбачев А. Тайм-менеджмент в кратчайшие сроки.
  4. Лакин А. Искусство идти в ногу.
  5. Кови С. Основное внимание уделяется главному.
  6. Тамплиер Р. Правила самоорганизации: Как все сделать не напрягаясь.
  7. Мансер М. Управление временем. Эффективный тайм-менеджмент.

Статью подготовила Марина Молчанова

Ведущий бизнес-тренер Diamond-Training

1. Планирование. Гуру тайм-менеджмента (например, Стивен Кови) настаивают на том, что наиболее подходящий отрезок для оперативного планирования — это неделя. И вот почему. Это неделя, которая позволяет не зацикливаться на одном дне и смотреть в будущее. Значительная часть дел просто не может быть выполнена в течение дня, а недельное планирование позволяет наметить порядок их выполнения.Кроме того, мы часто переносим незаконченное на абстрактное (и свободное) завтра, а если вся неделя расписана, то это дисциплинирует.

2. Списки дел на каждый день. Для кого-то они являются важным подспорьем, а для кого-то просто угнетают. Твой выбор. Но если вы делаете «расписание» дня, то начните с тех действий, которые привязаны к определенному времени, например, встреча в 17 часов. Затем зарезервируйте время для важных дел — например, во вторник вам нужно позвонить клиенту D.- скажем, в 11 часов; а перед встречей подготовьте номера (ведь обязательно спросят), расчетное время выполнения — час. Планировать можно и нужно, но не каждую минуту – всегда есть внешние обстоятельства, от которых нельзя отмахнуться: срочные распоряжения начальства, технические неполадки, пробки, в конце концов. В ежедневном плане должны быть временные промежутки. А если все пойдет хорошо, то «пятилетку» вы выполните за три года.

3. Приступайте к делу. Специалисты по тайм-менеджменту советуют постоянно откладывать задачи «поесть». Например, лягушка метод подходит для решения быстрых, но неприятных вопросов — один звонок, разговор, подсчет и т.д. Выбирайте такую ​​лягушку и «съедайте» ее прямо в начале рабочего дня. В остальное время идите бесплатно. Если лягушек много, то распланируйте свое меню на неделю или месяц.
Швейцарский сыр метод : если случай запутанный, а порядок выполнения может быть другим – «выедать» из него дырочки.Начинайте с чего угодно: сначала напишите самую простую часть отчета, заполните поля анкеты, которые помните наизусть и т. д. Главное, совершать хоть какое-то полезное действие каждый день (час/неделю/месяц). В результате дело будет «разъедено» и в итоге останется добить его одним махом.
метод слона используется для больших и серьезных случаев. Их нужно нарезать на стейки — выполнимые части, и постепенно делать. Главное отличие от «швейцарского сыра» в том, что дела делаются не в произвольном порядке, а планомерно, в строгой последовательности.

4. Делай меньше и получай больше. Правило 20/80 или закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Например, 20% клиентов приносят 80% дохода. Правило яркое и запоминающееся, хотя на практике процент усилий/результата не обязательно именно такой. Но вы по собственному опыту знаете, что простые действия иногда приводят к серьезному результату, а большие затраты времени и сил могут быть потрачены впустую, что на какую-то ерунду, притирку деталей времени уходит не меньше, чем на основную, содержательную часть дела. работай.Вывод: выбирайте ключевые действия и в условиях нехватки времени — ограничивайтесь только ими.

Знакомо ли вам понятие «тайм-менеджмент»? Если нет, то срочно приобретайте это полезное знакомство! Семь советов ниже помогут вам эффективно управлять своим временем.

Список дел

Возьмите лист бумаги, ручку и быстро напишите список дел, которые требуют вашего внимания. После десятиминутного отдыха критически взгляните на свое творение. Что из вышеперечисленного мешает вам установить флажки рядом с каждым пунктом?

Вычеркнуть лишнее

Просмотрите список еще раз.Вы уверены, что вам нужно прочитать все эти книги? Помогут ли они вам как-нибудь? Безжалостно вычеркивайте ненужное. Время — исчерпаемый ресурс, поэтому его следует тратить только на полезные вещи.


правило двух минут

Все, кто более-менее знаком с тайм-менеджментом, слышали о правиле двух минут: все задачи, которые занимают не более пяти минут, выполняются сразу и с чистой совестью вычеркиваются из списка. Прибраться в сумке, организовать продукты в холодильнике, вытереть пыль с полок — каждая из этих небольших задач займет у вас в среднем пять минут вашего времени.Таким образом, за полчаса можно успеть выполнить до десяти дел!

Съесть лягушку

Нет, я ни в коем случае не призываю вас стать гурманом и попробовать знаменитое французское лакомство. «Лягушки» в тайм-менеджменте — это наименее приятные вещи, которые мы постоянно откладываем на второй план. Кушать таких «лягушек» лучше всего утром. Допустим, вам нужно написать отчет. Представьте, как вы его записываете, вплоть до наименьшего числа. А теперь титаническим усилием воли заставьте себя выполнить эту задачу.Случилось? Ура! Остаток дня можно заняться чем-то более интересным.

Разделите «слона»

«Слонов» называют самыми сложными вещами. Если вы пытаетесь так и эдак подойти к «слону», но ничего хорошего из этого не выходит, попробуйте разделить его на части. Разбивка на этапы поможет вам справиться с массивным животным гораздо быстрее. Не забывайте о главном правиле: к этим маленьким частям одного большого дела нужно возвращаться каждую свободную минуту. Например, вы решили выучить хинди.Утром выучите пару грамматических правил, днем ​​– 15 новых слов, а вечером попробуйте составить предложения, используя выученные слова и правила. Не успеешь ты оглянуться, как этот невыносимый индийский «слон» упадет к твоим ногам!

Не хвали себя…

Пустые ячейки напротив запланированных дел вызывают раздражение, зато зеленые галочки моментально поднимают настроение. Выполнил задание — зачеркни и погладь себя по головке от удовольствия. Вы достойны любимого торта или хотя бы похода в кино!

Подвести итоги

Возьмите за правило каждую неделю или месяц (на вкус и цвет, как говорится) подводить итоги.Так вы увидите, что несколько «лягушек» благополучно ускакали, «слоны» заметно похудели, а многие дела доделаны полностью. Это действительно приятно? Еще бы! Не забывайте хвалить себя и добавлять в список новинки.

Соблюдайте эти простые правила, и вы не заметите, как станете гуру в области тайм-менеджмента!

Самые умные методы тайм-менеджмента | Катя Кривошеина

img source https://pixabay.com/

Ответим на вопрос: О чем вы думаете, когда думаете о ценных вещах?

Большинство из нас помнит такие слова, как имущество , здоровье или близкие .Но вы должны признать, что все это не имеет значения, если у нас нет времени. Время — самое ценное и ограниченное, что у нас есть. Таким образом, правильное инвестирование во времени является ключевой причиной успешной, здоровой и счастливой жизни в целом.

Поскольку наша работа и наш продукт ( Everhour ) призваны упростить и настроить тайм-менеджмент для больших и малых команд, мы искали и изучали лучшие методы личного тайм-менеджмента на Quora. Потому что продуктивность всей команды начинается с продуктивности каждого члена в отдельности.

Это один из самых часто задаваемых вопросов. Ответ ниже определенно задаст настроение этой статье, вашему дню и (в идеале) вашей жизни в целом.

Мы нашли ответ Хиен Лам — тренера, спикера и соучредителя Chillpill — самым убедительным.

Прежде всего, он предлагает начать день с самых важных дел (MIT). Так что просто имейте в виду, какова ваша главная цель и ответьте на два общих вопроса:

  • Что мне нужно закончить сегодня?
  • А почему так важно закончить?

Затем выберите самую важную задачу и приступайте к ее выполнению.

«Выбор самой важной задачи нужно рассматривать как часть вашей работы сейчас — вы знаете, над чем вам следует работать, и вы знаете, что если вы не работаете над этим, вы прокрастинируете».

Hien рекомендует повторять эти вопросы в течение дня и удалять некоторые неважные задачи при возникновении сомнений. Эта тактика положительно скажется на вашей эффективности.

Но, знаете ли, есть еще тонкая грань между важными делами и срочными.У всех нас есть естественная склонность сосредотачиваться на срочных делах, которые на самом деле могут быть неважными. Поэтому мы должны четко определить, что является срочным и что действительно необходимо для нашего успеха в данный момент.

Чтобы уточнить, что Hien предлагает использовать Матрицу Эйзенхауэра.

Срочные задачи требуют оперативных действий. Обычно с выражением «Сейчас!»
Задания такого рода включают реактивный режим, который сопровождается узконаправленным мышлением, оборонительным и часто негативным поведением.

Важные задания связаны с главной целью в долгосрочной миссии. Они также могут быть срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных вещах открывает рациональный режим, который помогает нам открыть мышление и сохранять спокойствие.

Сохраните эту матрицу на будущее и каждый раз проверяйте свои задачи, чтобы определить, что вы действительно должны сделать немедленно.

Также мы нашли очень интересную методику тайм-менеджмента, о которой рассказал Макс Лукоминский — директор по маркетингу Slice Planner.Он предлагает нам Управление зоопарком. Да, вы не ослышались 🙂

Источник изображения: https://www.flickr.com/photos/[email protected]/

Техника состоит из следующих предметов:

  1. Сначала вы должны съесть «а лягушка». Просмотрите свой список задач и выделите зеленым цветом задачи, которых вы хотели бы избежать, если бы у вас была возможность. Теперь они ваши лягушки — ваши самые неприятные и скучные задачи. И самое подходящее время для их окончания – утро. “ Этот простой прием поможет вам покончить с самыми неприятными делами утром и наслаждаться остаток дня, занимаясь любимыми делами.
  2. Разделение «Слон». Наш мозг любит откладывать или даже отказываться от огромных и сложных задач. А еще очень сложно оставаться сосредоточенным, когда не видишь финишной черты. Соответственно снижается мотивация, т.к. сразу со слоном не справишься. Но есть выход! Просто разбейте огромную задачу на легко выполнимые части и поставьте промежуточные цели. Поощрение себя за небольшие достижения заставит вас сохранять мотивацию в течение всего задания.
  3. Собери своих «Обезьян». Ваш список дел похож на джунгли, полные обезьян? Нравится хаотичный набор задач в произвольном порядке или вообще не расставленный? Порядок задач действительно имеет значение. Грамотно составленный план предстоящего дня — залог вашего успеха. Объединяйте похожие задачи, группируйте по приоритетам и срокам, и вы не потеряете концентрацию, пытаясь найти следующую задачу.
  4. Избегайте «Кошек и панд» . Никто не станет спорить, что эти животные милые и забавные.В то же время они легко отвлекают вас от того, что действительно важно. Каждый день мы сталкиваемся с множеством отвлекающих факторов, которые пытаются отвлечь наше внимание от наших главных целей. Так что не позволяйте этим факторам разрушать вашу продуктивность.

Макс также дает советы, чтобы избежать социальных сетей, держаться подальше от болтливых коллег, отключить все уведомления и (конечно, если это возможно) уйти в офлайн.

« Сначала делай то, что важно, а потом позволь себе расслабиться.»

Итак, теперь мы знаем, как работать со списками дел и расставлять приоритеты задач в течение дня.Это, несомненно, здорово, но на самом деле это еще не гарантирует, что ваша работа будет сделана вовремя. Недостаток внимания, боязнь больших задач, неуверенность — приводят к откладыванию работы на потом и на потом.

Николай Николаев , основатель Casual.pm есть крутые советы, как предотвратить такую ​​ситуацию. Он предлагает использовать Pomodoro Technique.

Это означает, что вы должны убрать все отвлекающие факторы (отключить звук телефона и всех уведомлений) и установить таймер на 25 минут для выполнения определенной задачи.Это идеально сбалансированный интервал, чтобы оставаться сосредоточенным на своей задаче, прежде чем выгореть. Самое крутое, что желание сделать активирует ваш мозг, так что вам не нужно ждать вдохновения.
Существует множество приложений Pomodoro для всех ОС и настольных компьютеров.

Источник скриншота: https://itunes. app le.com/

«Регулярная практика техники Помидора помогает преодолеть писательский кризис, развить «креативность по требованию», бороться с прокрастинацией».

Мы нашли все эти советы и методы умными и работающими.Просто попробуйте внедрить их в свою жизнь одну за другой, повторяйте регулярно, и вскоре вы будете приятно удивлены результатами.

И даже если кто-то сочтет приведенные ниже идеи не новыми, задумайтесь на секунду, пробовали ли вы когда-нибудь эту тактику? Вы постоянно на них? Они чем-то помогают? Поделитесь своим личным опытом в разделе комментариев.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.