Важное срочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови.

В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

• Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей.

Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочных/важных задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегирования срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, где это возможно, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Квадрат важных и неважных дел. A – срочные и важные

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т. п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Коронамарафон. Новое. Важное. Срочное / Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ямало-Ненецкого автономного округа «Центр общественного здоровья и медицинской профилактики»

В эти выходные ТРК «Импульс» провела четырехчасовой «КОРОНА-МАРАФОН» в режиме онлайн конференции. В нем принял участие главный внештатный специалист Минздрава России по медицинской профилактике в УрФО, главный врач Ямальского центра медицинской профилактики Сергей Токарев. Он рассказал о последних научных открытиях в отношении коронавируса, новых разработках ВОЗ, ситуации с распространённостью COVID-19 на Ямале.

Также в диалоге приняли участие врачи, представители власти, волонтёры, общественники, психологи, неравнодушные горожане, пациенты госпиталя и многие другие. Они рассказали о своей работе, поделились наблюдениями и опытом, ответили на вопросы зрителей.⠀За время эфира в студии также побывали:⠀Андрей Воронов, заместитель губернатора ЯНАО, возглавивший дополнительный оперативный штаб по ситуации с коронавирусом в Новом Уренгое.

Иван Лазарев, заместитель главного врача новоуренгойской ЦГБ. Он рассказал о ситуации в городе с COVID-19, оснащённости городских больниц и организованных госпиталях, работе врачей и кол-центра.⠀Олег Кривошеев, начальник департамента общественной безопасности и гражданской защиты разъяснил какую ответственность может понести гражданин, нарушив введённые на Ямале ограничения.⠀Игорь Косухин, заместитель главы города. Он ответил на волнующий всех новоуренгойцев вопрос: как часто проводят дезинфекцию домов и общественных мест.⠀Эмилия Чалик, координатор федеральной акции #мывместе в г. Новый Уренгой. Она рассказала о добрых делах, которые ежедневно делают волонтёры и неравнодушные горожане.

А также пациенты, переболевшие коронавирусом, психологи, главные врачи новоуренгойской станции скорой медицинской помощи, руководители больниц Ноябрьска и Губкинского, представители управляющей компании и многие другие.

 

Посмотреть прямой эфир в записи можно в Инстаграм ТРК «Импульс» (раздел ИГТВ): tvimpulse⠀

Отделяйте срочное от важного | JeeJoo

 Все дела, которыми мы заняты на протяжении дня можно условно поделить на четыре группы: срочные и не срочные, важные и не важные.

Дела, относящиеся к первой группе, являются и срочными и важными. Они всегда на виду – это рабочие звонки, встречи, переговоры или непредвиденные обстоятельства, которые чаще всего возникают не по вашей воле и составляют важную часть работы. Решать их лучше, сразу, потому как любые отсрочки в таких делах, впоследствии приводят к возникновению проблем. Подавляющее большинство людей, тратят на решение срочных и важных вопросов весь свой день.

Важные, но не срочные дела, относятся ко второй группе. С ними, чаще всего связаны масштабные  долговременные последствия. Сюда относятся такие занятия, как работа над собой, обучение, спортивные тренировки, и время, которое Вы посвящаете семье. Важные но не срочные вопросы можно откладывать, однако не стоит недооценивать того влияния, которое они могут оказывать в долгосрочной перспективе. Рано или поздно все не срочные и важные дела, становятся очень срочными, помните об этом.

К третьей группе относятся срочные, но не важные дела. Телефонные разговоры, беседа с заглянувшим к Вам коллегой, обсуждение телевизионных шоу и т.п. Всем этим, конечно, можно заниматься в рабочее время, но на вашем преуспевании, это никоим образом не отразится. Многие думают, что делая что-либо срочное  и не важное – они работают. На самом же деле, попусту растрачивают драгоценный ресурс – время. К сожалению, подобная беспечность может стоить карьеры и свести к нулю весь Ваш потенциал.

Существуют и такие дела, которые не являются ни срочными, ни важными. Их выполнение лишено всякого смысла, они не несут никаких последствий, и следовательно не имеют значения. Например, чтение развлекательной прессы, обсуждение слухов с приятелями, бесцельное шатание по магазинам. Эти занятия никак не увеличивают Ваши шансы на достижение серьезных результатов в работе и в жизни.

Для того, чтобы увеличить собственную эффективность, следует в первую очередь сосредоточиться на решении срочных и важных задач,  во вторую заняться важными, но не срочными на данный момент вопросами, и вообще не заниматься тем, что не имеет реального значения. Проверить самого себя, можно с помощью следующих вопросов: «Какие долгосрочные последствия будет иметь это дело? Что произойдет если я вообще не стану им заниматься?» Ваши ответы лягут в основу правильного выбора приоритетов.

 Автор JeeJoo

© 2012 jeejoo — при перепечатке ссылка обязательна

 

Нажмите на кнопки — поделитесь с дузьями интересным материалом!
Твитнуть

ДЕНЬ 11

Если у вас есть представление о ваших целях, проектах и следующих ближайших шагах, то весьма полезно планировать свою неделю исходя из них. Но насколько мы сами решаем, чему посвятить 24 часа в сутках или рабочее время? Полагаю, многим знаком дискомфорт от того, что кто-то распоряжается твоими задачами, активностью и действиями. Это хорошо знают мамы маленьких детей, чей жизненный график часто подчинен нуждам и прихотям ребенка. Это часто случается на работе (начальники часто полагают правильным и необходимым лишать подчиненных права на тайминг).
Возможность управлять своим календарем — важная составляющая чувства продуктивности. Банально напоминать, что время — один из важнейших ресурсов, которые у нас есть, но, увы, приходится. Конечно, мы не можем управлять временем как физической данностью. Но мы можем распределять свои дела мудрым и продуктивным образом, что выражается в управлении своим календарем. Иногда на это нужно потратить несколько минут, максимум полчаса. Но что значит 30 минут планирования, если они позволяют более приятно и эффективно провести 4290 минут недели?

Глобально все дела можно разделить на важные и срочные. Думаю, вы знаете эту модель и, возможно, даже сами пользуетесь таким распределением приоритетов. Опыт показывает, что, как правило, мы тяготеем к какому-то одному типу дел в своей жизни. Давайте проверим.
Подумайте о том, что вы делали вчера или что собираетесь делать сегодня. Или в течение прошлой недели (если она не была отпускной) и в течение этой недели. Какие дела вы переделали, какие намерены сделать? Подумайте, каких дел, срочных или важных, было больше.
Их довольно легко различить, но нужно помнить, что такое распределение сугубо индивидуально. Для одной хозяйки приготовить обед — дело срочное (накормить много людей, а времени мало). А для другой — это дело важное (обед имеет субъективную ценность во взаимоотношении с семьей, например). Не ведитесь на внешние оценки.
С другой стороны, иногда мы смешиваем срочность и важность.
Срочные дела — действия, не требующие отлагательств. Если их не сделать, что-то пойдет не так, случится что-то нехорошее и т.п. В пределе срочно — это успеть на поезд или спасти жизнь. Наверняка, вы знаете немало людей, у которых любые дела относятся к категории «срочно», безотлагательно. А может и в вашем календаре большую часть времени занимают дела из «срочного списка». Это не плохо, но что при этом происходит с важными делами? Остается ли для них время?
Важные дела — это те, которые придают смысл жизни в длительной перспективе. Они имеют непосредственное отношение к вашим ценностям и видению. И именно важные дела часто оказываются под угрозой. Знаете это ощущение: все время что-то делаешь, куда-то торопишься, к концу каждого дня длинющий список ToDo весь вычеркнут, но ощущение, что что-то важное упущено, не проходит? Вот это оно: на что-то действительно важное просто «не хватает времени». А по сути, этим делам просто нет места в календаре.
Любопытный факт: если вы упустите или не сделаете что-то из срочных задач, это сразу видно и вам, и остальным. А если вы упускаете что-то действительно важное, то это часто проходит незамеченным. И только потом, потом обнаруживается глобальная недостача.

Метод Эйзенхауэра » Фармвестник

С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.

Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.

Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.

Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.

1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас. Пример 1: автоматизировать систему мониторинга оптимальных ценовых предложений поставщиков препаратов (очевидно, что без этой меры вы будете терять прибыль каждую минуту и лишитесь части средств, которые могли бы вложить в развитие собственного бизнеса и собственное развитие). Пример 2: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).

2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели. Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке, прочитать бестселлер о технике успешных продаж парафармацевтических препаратов.

3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели или поможет ли оно развитию бизнеса?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее рутина требует своего ежедневного выполнения. «Плюс» этой категории дел в том, что такие дела можно и нужно доверять подчиненным. Пример: подготовить отчет для налоговой инспекции; составить список дефектуры для заказа у поставщика; провести ревизию на складе.

4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены; посетить выставку лекарственных растений и т.д.

При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных.

Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе I, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.

Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике.

Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.

Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов

Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

1. Важное-срочное
2. Важное-несрочное
3. Неважное-срочное
4. Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2. 0».

Картинки: pixabay

Как сосредоточиться на важном, а не только на срочном

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые срочные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. В серии исследований, недавно опубликованных в Journal of Consumer Research, люди обычно предпочитали выполнять задачи, к которым были прикреплены очень короткие сроки, даже в ситуациях, когда задачи с менее жесткими сроками были столь же легкими и сулили большую награду.

Естественно хотеть, чтобы задачи, поставленные в срок, были исключены из вашего умственного списка дел. Парадокс, с которым сталкиваются многие люди, заключается в том, что у наших самых значимых задач меньше шансов иметь дедлайны, чем у относительно неважных. Ваши важные приоритеты могут относиться к:

• воплощение ваших ценностей (например, волонтерство или проведение большего количества времени со своими детьми)
• достижение общественного признания (приглашение участвовать в отраслевых дискуссиях или написание книги)
• улучшение жизненно важных навыков (повышение уровня знаний статистики или изучение нового языка)
• предотвращение бедствий (планирование ежегодного осмотра у врача или создание протокола кризисного управления для вашего бизнеса)

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритеты уходят в прошлое, когда вы работаете над второстепенными задачами, привязанными ко времени, такими как бронирование номера в отеле для конференции, очистка почтового ящика или письмо ежемесячный информационный бюллетень.

Итак, что вы можете сделать? Я составил список практических стратегий и советов, но знаю, что ни одно из этих предложений не приведет к тому, что вы сделаете идеальный выбор. Стремление к совершенству — вот что заставляет людей застревать. Вместо этого применяйте стратегии, которые постепенно будут двигать вас в правильном направлении, но не потребуют больших усилий.

Запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам потребуется

Исследования показывают, что планирование того, когда и где вы что-то сделаете, значительно повышает вероятность того, что задача будет выполнена.

Для очень важных задач, которых я давно избегаю, мне нравится стратегия, которую я называю «расчистка колод», что означает назначение конкретной задачи только той, над которой я работаю весь день. Недавно я применил эту стратегию, чтобы заставить себя настроить диспетчер паролей, чего я откладывал буквально годами.

Незнакомые, но важные задачи часто требуют обучения, из-за чего время их выполнения непредсказуемо. Работа над ними часто кажется скорее неуклюжей, чем эффективной, что является еще одним тонким фактором, по которому мы их не делаем.В таких случаях может быть полезна стратегия «очистить колоды», позволяющая себе целый день, даже если он кажется чрезмерным.

Чтобы вы не откладывали важную личную заботу, попробуйте выделить один раз в неделю выделенное время, чтобы вы могли записаться на личную встречу в рабочее время, если это необходимо. Это может помочь обеспечить своевременное расследование медицинских проблем. Большую часть недель слот не используется, но не закрывайте его стеной, когда в этом возникнет необходимость.

Выделите наиболее ответственные элементы важных задач

Большие задачи часто требуют постепенного прогресса.Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей первоначальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех моих учетных записей в Интернете, но это не было абсолютно необходимым. Было наиболее разумно начать с моих 10-20 самых ценных аккаунтов.

Если вы обычно ставите цели настолько высоки, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы рассматриваете цель, подумайте также о версии с половинным размером. Мысленно поместите свою исходную версию и версию половинного размера рядом и спросите себя, какая из них является лучшей (более реалистичной) целью.Если ваша задача по-прежнему пугает, сокращайте ее еще больше, пока она не станет выполнимой. Вы можете в конечном итоге достичь цели, размер которой составляет одну четвертую или одну десятую от того, что вы изначально планировали, но это более достижимо — и, начав, вы всегда можете продолжить.

Предвидеть и контролировать чувство тревоги

Многие важные задачи включают терпение к размышлениям о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает тревогу. Примеры: составление завещания, расследование единовременно, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание этого плана управления кризисом.

Даже когда задачи не связаны с размышлениями о катастрофах, те, которые могут принести большие выгоды в будущем, обычно требуют терпимости к тревоге. Общие примеры важных, но потенциально провоцирующих беспокойство задач включают в себя: завязать новые дружеские отношения, сделать что-то сложное в первый раз, спросить, чего вы хотите, вести неловкие разговоры, бороться с ошибками и исправлять их, а также отказываться от большого количества дел на несколько месяцев задачи, в которых вам нужно терпеть колебания уверенности в себе и сомнения на протяжении всего проекта.

Вообще говоря, работа над важными делами обычно требует хороших навыков, позволяющих переносить неприятные эмоции. Вот личный пример: чтение сочинений писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но вызывает зависть и социальное сравнение. Признание и обозначение определенных эмоций, которые делают переживания эмоционально сложными, — основной, но эффективный шаг к их ослаблению.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы зоны психологического комфорта, если у вас будут первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Тратьте меньше времени на несущественные задачи

Неважные задачи обычно занимают больше времени, чем следовало бы. Например, вы можете сесть, чтобы вычитать отчет сотрудника, но, прежде чем вы это узнаете, вы потратили час на то, чтобы все переписать. В будущем вы можете решить ограничиться тремя наиболее важными комментариями по любой части работы, которая в принципе приемлема, или ограничить время, которое вы потратите на составление заметок.

Также могут помочь стратегии для более быстрого принятия решений. Когда вам нужно принять неотложное решение, может быть лучше принять быстрое решение, чем идеальное, на которое уходит больше времени.

Расставьте приоритеты в задачах, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

В современной жизни легко попасть в ловушку, «будучи слишком занятым погоней за коровами, чтобы построить забор». Сценарии, которых вы больше всего хотите избежать, связаны с многократным исправлением одних и тех же проблем или многократным повторением одних и тех же инструкций. Чтобы преодолеть привычку тратить весь день на «погоню за коровами», вы можете отдать на аутсорсинг, автоматизировать, группировать небольшие задачи, исключить задачи, оптимизировать рабочий процесс или создать шаблоны для повторяющихся задач. Ищите ситуации, в которых вы можете потратить время один раз, чтобы настроить систему, которая сэкономит ваше время в будущем, например, настроить повторяющийся заказ на канцелярские товары, а не заказывать товары по одному, когда они закончатся.

Одна конкретная стратегия, которую я описываю в Набор инструментов «Здоровое сознание» — это переподготовка «пиявок» в вашей жизни.Пиявки принятия решений — это люди, которые откладывают принятие решений на вас. Например, вы можете попросить кого-нибудь принять решение, но вместо этого он отправит вам по электронной почте список вариантов, на которые вы можете обратить внимание, возлагая ответственность на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать человеку, попросите его дать четкую рекомендацию.

Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

Когда мы погружаемся в рутину, трудно иметь достаточно мысленного пространства, чтобы увидеть общую картину.Обратите внимание на то, что естественным образом помогает вам в этом. Мне помогает путешествия, особенно перелеты в одиночку. Нет ничего лучше, чем буквальный вид с высоты 10 000 футов, чтобы дать мне более четкое представление о моем пути. Таблицы тоже помогают мне увидеть общую картину. Как бы я ни ненавидел бухгалтерский учет и налоги, их выполнение помогает мне обращать внимание на мою общую ситуацию и оптимизировать ее. Делая больше перерывов, вы не потеряете кроличью нору и не будете тратить много времени на несущественные дела, не осознавая, что именно вы делаете.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это общаться с коллегами, с которыми я встречаюсь примерно каждые шесть месяцев. Это неизбежно предполагает предоставление друг другу обновленной информации о том, что мы делаем и что пытаемся сделать. Точно так же, когда дело доходит до денег, есть определенные блоггеры по личным финансам, которых я люблю читать время от времени, чтобы не сбиться с пути.

Отслеживание использования времени тоже может помочь, но недостатком является то, что само отслеживание требует времени и силы воли.Я использую приложение RescueTime, чтобы легко отслеживать, сколько времени я провожу на разных веб-сайтах (включая Gmail). Затем я быстро просматриваю отчет каждую неделю.

Что бы ни помогало вам увидеть общую картину, не пропускайте эти вещи. Кроме того, после этих занятий дайте себе время, чтобы понять, как вы собираетесь воплотить свои мысли в конкретные планы и действия.

Если вы пытаетесь расставить приоритеты перед срочным, не будьте слишком строги к себе.Количество сроков и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делают эту борьбу почти универсальной. Я написал целые книги о том, как сосредоточиться на общей картине и прекратить саботаж, но мне до сих пор трудно. Я считаю, что успех заключается в том, чтобы как минимум в 50% случаев следовать собственному совету! Это разумное практическое правило, которое вы тоже можете принять.

Как справиться со своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных | Лиз Хубер | The Startup

Вы весь день переключаетесь между встречами и срочными электронными письмами, а в 18:00 понимаете, что даже не начали этот важный проект, над которым должны были работать? Или подготовились к завтрашней презентации? Или наконец подумайте об эффективной стратегии снижения затрат на привлечение клиентов? Кажется, время летит незаметно, а иногда даже не знаешь, куда оно ушло? Или вам кажется, что вы постоянно работаете над чужими приоритетами, вместо того, чтобы преследовать собственные цели?

Я был там.Он называется Дилемма «Срочно против важного» , и он на долгие годы полностью лишил меня возможности выполнять какую-либо эффективную работу. Пока я не нашел Matrix , который изменил все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочный и важный» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.

Матрица срочности и важности — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз повысить вашу эффективность.Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют вашу повседневную деятельность по двум параметрам: уровню срочности и уровню важности.

Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:

Квадрант I:

Насущные проблемы и кризисы, такие как спешка, чтобы собрать деньги для своего стартапа, чтобы заплатить своим сотрудникам в конце месяца, имея дело с серьезным трахом взлом в операционном отделе или буря пиара. Проекты с приближающимся сроком, такие как своевременная отправка магистерской диссертации, отправка заявки на Y Combinator или отправка ваших годовых отчетов.

Квадрант II:

Планирование маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой для нового проекта и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.

Квадрант III:

Коллеги отвлекают вас от не относящихся к делу вопросов или беседы.Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны специально для вас.

Квадрант IV:

Занятая работа без явного влияния на цели компании и / или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны и не актуальны конкретно для вас и / или необходимы для достижения ваших целей. Расточители времени, такие как социальные сети.

Для повышения производительности вам необходимо не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы сейчас находитесь.Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние на вас лично.

Чтобы оценить себя, взгляните на свою типичную неделю и оцените, сколько% времени вы проводите в каждом квадранте:

Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, запишите все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и действия в таблицу, подобную следующей, и в конце вычислите процентное соотношение, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов.В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.

Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько показателей для каждого квадранта:

• Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
• Квадрант II: Вы чувствуете себя на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и профилактике.Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокоэффективных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
• Квадрант III: Большую часть времени вы тратите на дела, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и вы занимаетесь некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вы чувствуете, что постоянно имеете дело с проблемами, которые важны для других, но не связаны с вашими собственными приоритетами.
• Квадрант IV: Вам часто кажется, что вы зря теряете время. Вы тратите много времени на напряженную работу, которая напрямую не связана с вашими целями, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.

Наиболее эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «Срочные и важные». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и проектами с высокой доходностью, вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать возникновение кризисов и вести более сбалансированную, спокойную и целенаправленную жизнь.

Вот что вам нужно делать с занятиями в квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в квадранте II:

Действия в квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их не следует выполнять вообще. Вот как их устранить:

Устранение расточителей времени:

Документирование того, как вы проводите свое время в течение всей недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени использования мобильного устройства с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных траты времени.Как только вы узнаете свои слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. Д.), Используйте следующие эффективные стратегии для их устранения:

• Ограничьте использование социальных сетей определенным временем дня (например, поездка на работу, перерыв на обед или 5 минут перерывы)
• Отключите уведомления на телефоне и компьютере
• Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
• Оставьте телефон дома, когда проводите время с близкими

Устраните занятую работу:

Чтобы сказать это в слова Питера Друкера: Нет ничего бесполезнее, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя — всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, напрямую связано с их высшими целями. Или даже лучше, это задача, имеющая наибольшее влияние на достижение их основных целей. Вот как избавиться от лишней работы:

• Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены
• Перед тем, как начать новый проект, спросите себя «Действительно ли это то, что я должен делать сейчас? Имеет ли это смысл?»
• Научитесь говорить НЕТ бессмысленным просьбам коллег
• Бросьте вызов своему боссу, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи

Различие между «срочно» и «важно» экономит ваше время

Срочно ? Или важно? Найдите минутку, чтобы оглянуться на то, что вы сделали сегодня в роли владельца бизнеса или генерального директора. Сколько времени было потрачено на то, чтобы отреагировать на срочную проблему или кризис, с которым вы столкнулись, который (по их мнению) потребовал немедленного ответа? С другой стороны, сколько времени вы потратили на работу над важным проектом или стратегической инициативой, которые продвинули бы вашу компанию вперед?

Честный ответ бизнес-лидера может заключаться в том, что он или она потратили слишком много своего драгоценного времени на тушение пожаров, которые в долгосрочной перспективе мало или не влияют на стратегические цели компании. Проблема в том, что слишком многие лидеры считают это важной частью своей работы.Они полагают, что все, что они делают в течение рабочего дня (а часто и далеко за его пределами), само по себе «важно», потому что они это делают.

Но, как могут подтвердить эксперты по лидерству и менеджменту от Стивена Кови до бывшего президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, существует огромная разница между понятиями «срочно» и «важно». Зная об этой разнице и действуя в соответствии с ней, вы можете сэкономить много времени.

Добавление значения

Что представляет собой «срочная» ситуация? Во многих случаях срочность связана с телефонным звонком в руке или новым текстовым или электронным сообщением, требующим вашего внимания.Но после того, как вы ответили на звонок или ответили на это текстовое сообщение, что вы должны показать за потраченное время? Часто такая деятельность приносит очень мало пользы.

Конечно, «срочно» также может означать выполнение задач с жесткими сроками. И чувство срочности тем больше, чем ближе вы подходите к сроку.

«Важные» действия, с другой стороны, редко воспринимаются как временные. Эти действия связаны с благополучием компании и долгосрочным ростом — действиями, которые, поскольку они не кажутся срочными, можно откладывать снова и снова.

Как отмечает Entrepreneur , важные задачи «это те, которые, будучи выполненными, значительно увеличат ценность вашей организации». Что вы сделали сегодня, чтобы повысить ценность своего бизнеса и продвинуть его вперед?

Привлекайте свою команду

Квадрант 2 матрицы управления временем Кови — полезный указатель того, что «важно, но не срочно». В прошлой публикации блога TAB мы предложили такой подход к определению того, что является наиболее важным и ценным для вашей компании:

• Поместите важные задачи и проекты в электронную таблицу.
• Раздайте таблицу своим руководителям и попросите каждого из них расставить приоритеты. (Не используйте простой подход «ранжируйте от 1 до 5». Вместо этого дайте каждому руководителю 100 голосов, из которых
распределите по задачам по своему усмотрению.)
• Соберите и подсчитайте результаты.

При таком подходе несколько приоритетов будут иметь значительно более высокий рейтинг, чем остальные. Это дает как бизнес-лидерам, так и их командам особый набор действий в Квадранте 2, на которых можно сосредоточиться.

Делегат!

По большому счету, «срочные» задачи, которые ежедневно возникают у вас на столе, могут выполняться другими членами вашей команды.Каким бы трудным это ни было для некоторых компаний и предпринимателей, превратившихся в руководителей, важно, чтобы вы как можно больше делегировали эти задачи. Это не только приведет к значительной экономии времени, но и поможет укрепить уверенность в своей команде и в ее способностях решать проблемы. Таким образом, когда возникает следующий «срочный» кризис, они могут решить его самостоятельно, не приставая к вам.

Различие между «срочным» и «важным» иногда может показаться субъективным процессом.В целом, однако, большинство бизнес-лидеров интуитивно знают, что то, что они делают в любой момент, попадает в ту или иную категорию. Принятие мер, направленных на то, чтобы сосредоточиться на действительно важном, окажется самым полезным для вашей организации.

Как вы сравниваете с другими бизнес-лидерами, когда дело касается производительности и управления временем? Ознакомьтесь с нашей последней инфографикой из исследования производительности TAB Business Pulse.

Принимайте срочные и важные решения с 4 квадрантами

2

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Представьте себе: у вас длинный список дел, и вы не знаете, с чего начать.

Если вы похожи на меня, вы хотите, чтобы все было сделано одновременно, чтобы все было позади, и вы могли двигаться дальше.

Но как решить, что нужно сделать в первую очередь, а что подождать?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных, помогает вам расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их срочности и важности.Это также позволяет вам определять задачи, которые вы должны либо делегировать, либо оставить невыполненными.

( Боковое примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь — читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот веб-сайт . )

Как президент Эйзенхауэр использовал эту матрицу Президент Дуайт Эйзенхауэр

До того, как стать 34-м президентом США, Дуайт Эйзенхауэр служил генералом в армии, а в течение Вторая Мировая Война.Во время службы в армии Эйзенхауэр столкнулся с множеством сложных решений, касающихся задач, на которых он должен был сосредоточиться каждый день. Это побудило его изобрести принцип, который помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица Эйзенхауэра дает четыре квадранта с различными стратегиями. Стивен Кови, автор «Семи навыков высокоэффективных людей», популяризировал концепцию Эйзенхауэра о матрице управления временем, поддержав использование Эйзенхауэром четырех квадрантов для определения срочности своих задач.

Вот как работают четыре квадранта:

Матрица Эйзенхауэра

Квадрант 1: сделать первый

Квадрант 1 содержит задачи, которые одновременно являются срочными и важными. Это «делай в первую очередь» задачи, потому что они в некотором роде критичны для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы хотите, чтобы эти задачи были выполнены как можно скорее.

Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять задачами, которые находятся в квадранте 1.

Примером задачи квадранта 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента. Эту матрицу также можно использовать в личной жизни. Примером задачи из квадранта 1 в вашей личной жизни может быть плачущий ребенок, неотложная медицинская помощь или что-то горит в духовке.

Квадрант 2: Решить, когда

Задачи в квадранте 2 важны, но не срочны. Именно сюда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи квадранта 2 соответствуют вашим долгосрочным целям.

Какие примеры этих задач? Что ж, упражнения важны для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно будет сделать. Также важно проводить время с семьей, но опять же, это может быть согласовано с вашим расписанием. Когда дело доходит до вашей карьеры, вам может быть полезно получить еще одну степень или какой-либо сертификат. Эти вещи важны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь важно помнить, что у всех разные цели и задачи, поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это может не для следующего человека.Кроме того, то, что эти задачи не являются срочными, не означает, что они не важны. Люди часто ассоциируют срочные дела с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, все, что будет полезно для вас в долгосрочной перспективе, попадет во второй квадрант.

Квадрант 3: Делегируйте это

Вы когда-нибудь чувствовали, что придаете слишком большое значение задаче, которая в ретроспективе не была очень важной? Или думаете, что что-то нужно делать сразу, а на самом деле этого не происходит?

Если да, то вы в хорошей компании.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой пользы или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 важно научиться и помнить, как делегировать определенные вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так, обычно это внешний источник отвлечения. Это может включать постоянную проверку своей электронной почты или телефона или ответы людям, как только они пытаются связаться с вами. Вы можете подумать, что сейчас это срочно, поэтому прекратите делать то, что делаете, чтобы заняться этим вопросом.Но на самом деле это могло подождать.

Если вы работаете над проектом и телефон звонит, вам не важно отвечать на него. Итак, вы можете делегировать эту задачу кому-нибудь другому. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться другие люди.

Квадрант 4: Удалить

Честно говоря, вы хотите избежать задач четвертого квадранта. Эти задачи — просто пустая трата вашего времени, и от них следует отказаться. Если вы сможете идентифицировать и исключить все задачи из квадранта 4, вы освободите время, необходимое для инвестирования в задачи из квадранта 2.

Вот некоторые примеры задач четвертого квадранта: видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже смотрели, или бездумный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что ничто в квадранте 4 не должно быть частью вашей жизни? Нет. Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью, а время простоя помогает восстановить силы. Задача здесь состоит в том, чтобы проводить большую часть своего времени в квадранте 2 и достаточно времени в квадранте 4, чтобы обойтись.

Промедление и матрица Эйзенхауэра

Иногда легко ошибиться в различиях между вашими задачами.Может быть, у вас есть список дел, которые вам нужно сделать, которые кажутся одинаково срочными и важными, но, похоже, вы не можете выполнить их все. Часть прокрастинации — это выяснить, почему вы откладываете на потом. Без этого и решения вопроса вы, вероятно, потратите много времени на задачи квадранта 3 и квадранта 4, которые на самом деле не имеют значения.

Легко откладывать выполнение задач из квадранта 2, потому что, хотя они и важны, их не нужно выполнять сразу. Если на вашем пути появляется что-то более срочное, например телефонный звонок или просто услуга коллеге, они, скорее всего, возьмут верх в вашем уме, но в конечном итоге станут просто еще одной формой прокрастинации.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы увидеть, откладываете ли вы на потом

Чтобы узнать, тратите ли вы большую часть своего времени на первые два квадранта, проведите недельную оценку. Для этого сделайте шесть копий пустой сетки и используйте одну сетку в день, перечисляя задачи, которые вы выполнили, или действия, которые вы выполняли, и время, потраченное на каждую вещь. Когда все сетки заполнены, объедините данные с понедельника по пятницу в свою шестую сводную сетку и подсчитайте, сколько времени вы провели в каждой сетке, а затем разбейте эти числа на проценты. Оцените, насколько эффективно вы потратили время и нужно ли реорганизовать процесс.

Brain Dump

Почему это важно?

Мы живем в мире с ограниченным временем, где у вас, вероятно, есть несколько дублирующих друг друга обязательств, которые, как кажется, нужно выполнять немедленно. Это означает, что настоящая срочность не предназначена для особых случаев, потому что срочные дела кажутся повседневным явлением.

Вы не добьетесь успеха в своей карьере, если будете постоянно срывать сроки или позволять действительно неотложным делам просто лежать на вашем столе.Вместо этого вы должны научиться управлять своим постоянным принятием обязанностей, продолжая при этом отличную работу. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод организации ваших приоритетов.

Как уже упоминалось ранее, это распространяется и на вашу личную жизнь. Например, на работе вам могут позвонить по телефону, который кажется срочным, но на самом деле не очень важен. Это должно попасть в соответствующий квадрант, чтобы эта стратегия была эффективной.

Если вы видите что-то срочное и важное, которое окажет большое влияние на ваше будущее, выделите полдня, чтобы сосредоточиться на этом. Избавьтесь от всех возможных отвлекающих факторов, выключите электронную почту и телефон, закройте дверь или даже перенесите проект в удаленный офис, где никто не сможет вас отвлечь. Завершите задание, чтобы вычеркнуть его из своего списка.

Легко проводить большую часть своего времени в квадрантах 1 и 3 и очень мало времени в квадранте 2. Квадрант 3 популярен, потому что он заставляет вас выглядеть и чувствовать себя занятым.Однако, чтобы быть продуктивным и эффективным в долгосрочной перспективе, вы должны сосредоточить внимание на квадранте 2.

Вы также можете посмотреть на матрицу так: прожить большую часть своей жизни в верхней части матрицы. Работайте над квадрантом 1, чтобы обойтись и использовать оставшееся время в квадранте 2. Используйте квадранты 3 и 4 только при необходимости.

Eisenhower.me

Итак, все это звучит как отличная идея в теории, но с чего начать? Eisenhower. me — это веб-сайт, который создан с учетом простоты, чтобы упростить вам процесс.Они могут сообщить вам, где ваши задачи попадают в сетку квадрантов с помощью приложений и стратегий. Это поможет вам сосредоточиться и работать над наиболее важными задачами. Eisenhower.me поможет вам легко расставить приоритеты и спланировать свой график, сводя к минимуму стресс и повышая вашу производительность.

Вы можете подумать, что этот инструмент звучит старомодно, поскольку он ассоциируется с Дуайтом Эйзенхауэром. Это старая идея, но она широко распространена и успешно используется на протяжении десятилетий.

Следование рекомендациям, представленным на Eisenhower.me, поможет вам сэкономить время. Время нельзя купить, и люди часто им неправильно распоряжаются. Этот инструмент дает вам возможность подумать о времени, которое вы бессознательно тратите каждый день.

Применяя эти методы в своей профессиональной и личной жизни, вы сможете заранее планировать, повысить свою эффективность и повысить свою эффективность. Вы хотите иметь возможность управлять своей работой, используя доступное время, чтобы не откладывать на потом, что поможет снизить стресс.Неправильное управление временем может легко привести к стрессу и выгоранию на работе.

Изучение принципов планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписания поможет вам увидеть, что нужно делать, чтобы добиться успеха. Это простая матрица, которая поможет вам достичь своих целей и добиться успеха в жизни.

== >> Посетите сайт Eisenhower.me

Наконец, если вы хотите еще один положительный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Важное по сравнению с срочным или и то, и другое? | Бизнес-консультант, наставник и исполнительный тренер

Мы живем в сумасшедшем, загруженном мире. Это никого не удивит. Домашний карантин из-за COVID-19 даже увеличил нагрузку на рабочих и семьи во всем мире.

Ваш день переполнен списками дел, которые кажутся непосильными.Что ты можешь сделать?

Если вы похожи на большинство людей, которых я знаю, (включая меня), вы хотите, чтобы ВСЕ это было сделано. Но как решить, что нужно сделать в первую очередь, а что подождать?

Перед лицом этого глобального кризиса обращение к старому мышлению может вам помочь.

До того, как стать президентом США, Дуайт Эйзенхауэр служил Верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны. Как генерал Эйзенхауэр столкнулся с непростыми решениями, касающимися задач, на которых он должен был сосредоточиться каждый день.Это привело его к созданию принципа, который может помочь нам расставить приоритеты в наших задачах, определив, является ли что-то срочным и важным.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Эйзенхауэр использует четыре квадрата для определения различных стадий. Стивен Р. Кови в своей работе «7 навыков высокоэффективных людей»

еще больше популяризировал концепцию Эйзенхауэра.

Вот как работают четыре коробки:

Вставка 1: Сделай сначала

Мне нравится называть эти важные и срочные вещи вашими «большими камнями».Это предметы, которые нужно обязательно выиграть, чтобы сделать это.

Многие из моих клиентов признают, что большие камни можно отодвинуть в сторону, чтобы очистить кучу мелких вещей. Однако в этой идее есть изъян. Заполните свой день кучей мелочей, таких как эти 135 электронных писем, и ваш день закончится, прежде чем что-нибудь будет сделано на большом камне.

То, что вы знаете, что вам нужно сделать в первую очередь, можно отложить в сторону из-за склонности к перфекционизму. Мысль звучит так: «Я знаю, что это большое дело.Я не готов сделать его идеальным, поэтому буду ждать ».

Совершенство — враг хорошего.

Беги по Большим Скалам прямо сейчас!

Графа 2: Решите, когда

Графа 2 пункты важны, но не срочны. Поэтому им нужно решить, когда.

Предметы, помещенные в ящик 2, могут изменить жизнь; помните, что они ВАЖНЫ. Но у вас есть время решить, когда они закончат.

Вот где нам нужно поговорить о срочном и важном. Люди часто ассоциируют срочные дела с важностью, что не всегда верно.

Есть много примеров элементов из коробки 2. Получение еще одной степени может быть очень важным для вашего карьерного роста, но нужно ли это делать прямо сейчас? Физические упражнения важны для здоровья, но вы можете запланировать правильное количество упражнений.

Блок 3: Делегируйте это

Вы когда-нибудь тратили время на то, что считали настолько срочным и важным, но когда это было сделано, вы понимали, что это не так?

Если да, то поздравляю. Вы в отличной компании.

Для блока 3 важно знать, когда и как делегировать задачи.Если вы возглавляете команду, у вас есть ресурсы. Вы можете сэкономить свое время, позволяя другим выполнять эти конкретные задачи.

Если вы работаете с большим камнем (ящик №1), и телефон звонит. Вам не нужно на него отвечать. Если вы видите, кто звонил, попросите члена группы перезвонить и узнать, что происходит.

Блок 4: Удалить

Вы хотите избежать большей части элементов блока 4. Примеры — игра в видеоигры, просмотр старых телешоу. Любой безымянный просмотр веб-страниц может быть элементом блока 4.

Вам нужно время, чтобы инвестировать в рабочие блоки 1 и 2. Чем больше времени вы освободите, просто удалив элементы, тем более продуктивным вы станете.

Хорошо, да, нам нужно время простоя, чтобы расслабиться и расслабиться. Не торопитесь. Но следите за тем, чтобы не тратить время на очень ненужные вещи. Это нежелательное письмо даже не нужно открывать. Просто удали его.

Промедление и сетка Эйзенхауэра

Как я упоминал ранее, промедление может запутать вас в этой сетке.Иногда легко провести различие между задачами, а иногда — нет.

Все, что у вас есть перед вами, не помещается в одну из ящиков. Реальность такова, что все действительно где-то умещается, только не в одной коробке.

Чтобы набрать галлон молока, нужно подождать, пока вы найдете ключи от машины. Все в логическом порядке.

Для прокрастинаторов, когда вы боретесь с вещами из блоков 1 и 2, вы заполняете свой день действиями из блоков 3 и 4. В конечном итоге вы чувствуете упущенную возможность.

Вот как использовать сетку, чтобы увидеть, откладываете ли вы на потом

Чтобы узнать, тратите ли вы большую часть своего времени на первые два квадранта, проведите недельную оценку. Для этого сделайте шесть копий пустой сетки и используйте одну сетку в день, перечисляя задачи, которые вы выполнили, или действия, которые вы выполняли, и время, потраченное на каждую вещь.

Когда все сетки заполнены, объедините данные с понедельника по пятницу в шестую сводную сетку и подсчитайте, сколько времени вы провели в каждой сетке, а затем разбейте эти числа на проценты.

Оцените, насколько эффективно вы потратили свое время и нужно ли реорганизовать процесс.

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты и повысить производительность

Есть ли у вас в работе карта, которая проведет вас от источника (текущего состояния) к месту назначения (цели) без стресса, связанного с тем, что вы заблудитесь по пути, достигнете неправильного места или опоздаете?

Разве не было бы очень полезно иметь что-то, что создает беспроигрышную ситуацию на работе. Вы должны делать то, что помогает вам двигать иглу, а также возлагать на других обязанности, которые помогают им расти.

Я не говорю об инструменте управления временем, а скорее о дисциплине, структуре решений, позволяющих управлять собой в соответствии с нашими собственными приоритетами и ожиданиями. Матрица Эйзенхауэра (также называемая матрицей срочно-важных) как метод повышения производительности изучалась и использовалась в течение многих десятилетий.

Принципы принятия решений в Матрице Эйзенхауэра, если они используются правильно, могут помочь нам создавать и перемещаться по нашей собственной карте на работе. Карта, которая позволяет избежать кризисных ситуаций за счет планирования будущего, делает задачи более управляемыми, помогает делегировать больше полномочий и не тратить время на выполнение несущественных задач.

Ожидания и приоритеты меняются очень быстро в нашей рабочей среде, и всем нам нужна простая, интуитивно понятная, гибкая структура, которая естественным образом согласуется с тем, как должна выполняться работа, без накладных расходов на ее управление.

Из Эффективный руководитель Питера Друкера

Стоит ли этим заниматься? » А если это не так, он избавляется от этого, чтобы иметь возможность сконцентрироваться на нескольких задачах, которые, если они будут выполнены на высоком уровне, действительно повлияют на результаты его собственной работы и эффективность его организации.

Чтобы эффективно использовать эту матрицу, нам сначала нужно научиться различать срочные и важные.

Матрица Эйзенхауэра — срочно или важно: работать в настоящем или строить планы на будущее?

Срочная реактивная

Срочная работа требует нашего внимания немедленно и должна быть завершена в течение определенного срока (обычно небольшой продолжительности). Устранение простоев производства и проблемы, влияющие на большую клиентскую базу, — это неотложные задачи, для решения которых необходимо отложить все.

Важные задачи со временем становятся неотложными, если они откладываются слишком долго, не получают должного внимания или выполняются без реального интереса.Выделение времени на написание обзоров производительности, избегание трудных разговоров, подготовка к презентации — все это важные задачи, которые могут стать срочными, если мы притворимся, что слишком заняты решением срочных вопросов, откладываем или откладываем намеренно в надежде когда-нибудь добраться до них.

Важно проактивно

Важные задачи соответствуют миссии и целям компании и во многом влияют на ее успех. Важные задачи требуют инициативы и инициативности.Стратегическое мышление, анализ рисков, создание дорожной карты, мозговой штурм, общение с вашими людьми, принятие обоснованных решений — все это требует выделенного времени для качественной работы.

Срочность заставляет нас принимать решения или выполнять работу, которая отразится на будущем. Мы должны тратить больше времени, пытаясь исправить проблемы, которые были вызваны неоптимальным принятием решений или поспешным выполнением срочных задач до посредственного завершения. Эта тенденция заниматься неотложными задачами за счет важных задач не оставляет времени для важных задач.

Как сказал Питер Друкер,

Эффективные люди не думают о проблемах; они думают о возможностях. Они подпитывают возможности и умоляют проблемы. Они думают превентивно.

4 квадранта матрицы Эйзенхауэра для определения приоритетов работы

Акт приоритезации требует сравнения задач по их значению и согласованности с целями. Постановка целей до определения приоритетов имеет первостепенное значение для эффективного использования матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра предоставляет нам структуру, которая помогает нам «организовывать и выполнять приоритеты». — Стивен Кови, 7 навыков высокоэффективных людей

Давайте разберемся с четырьмя квадрантами матрицы Эйзенхауэра:

Квадрант 1 — Важно, срочно: антикризисное управление

Задачи в этом квадранте — Важные и Срочные, связанные с кризисом. Здесь производятся работы низкого качества, так как решения и решения принимаются в спешке (из-за ограничений по времени).

Хотя выполнение этих задач обеспечивает мгновенное удовлетворение, этот квадрант становится все больше и больше, пока не потребляет нас, оставляя нас истощенными и выгорающими без значительного вклада в наши цели.

Люди, которые проводят много времени в этом квадранте, прыгают от одной ситуации к другой, обманывая себя, полагая, что она исчезнет, ​​как только они займутся ею.

Квадрант 2 — Важно, а не срочно: план на будущее

Хотя полностью избежать кризиса невозможно, тщательное планирование работы, которое согласуется с долгосрочными целями, с учетом риска и других факторов, будет включать меньше кризисов, создавая самовоспроизводящийся цикл, который высвободит больше времени для выполнения перспективной работы.

Наша естественная тенденция — заниматься срочными делами, откладывая важную работу. Проведение большего количества времени в этом квадранте потребует осуществления контроля, поскольку это будет важнейшим фактором достижения значительных результатов и создания ценности для организации и ее сотрудников.

Квадрант 3 — Не важно, срочно: делегирование для создания беспроигрышных ситуаций

Люди с краткосрочным фокусом, которые действуют исходя из приоритетов, определенных другими, могут чувствовать себя неконтролируемыми, поскольку им нужно соответствовать ожиданиям других.Такие люди совершают ошибки, поскольку относятся к неважной работе также как к важной и выполняют ее как бы в квадранте 1.

Чтобы отделить важное от неважного, необходимо внимательно изучить, понять и расставить собственные приоритеты.

Задачи из этого квадранта — идеальные кандидаты на то, чтобы возложить на вашу команду больше ответственности и дать ей возможность принимать независимые решения. Такое делегирование работы не только высвободит ваше время для работы, требующей тщательного планирования (квадрант 2), но и установит доверие у членов вашей команды, создав беспроигрышную ситуацию на работе.

Квадрант 4: Не важно, не срочно: Избавьтесь от ненужной работы

Отделите работу, которая полезна и действительно повысит ценность, от той, которая заставляет вас чувствовать себя важной, заставляя вас быть занятыми (не важными, не срочными). После того, как вы четко разделите его, примените метод конмари и упорядочите свою работу.

Научитесь отказываться от задач (сначала себе, а затем другим), которые не являются срочными и не соответствуют целям вашей команды и компании.Эти не важные, не срочные задачи — это трата времени, которая может лишить вас возможности приносить истинную пользу вашей организации и вашим людям.

Получите БЕСПЛАТНУЮ копию шаблона матрицы Эйзенхауэра, которую вы можете сразу же использовать в конце этой статьи.

Как повысить производительность, применив матрицу Эйзенхауэра на практике

Чтобы быть лучше информированным и продолжать работать более продуктивно, необходимо разработать стратегию, чтобы не попадать в квадрант 3 и 4, уменьшить количество задач в квадранте 1 и постепенно уступить место для выполнения большего количества работы в квадранте 2.

Решение задач, которые не приносят пользы во имя гибкости в работе, контрпродуктивно и может иметь непреднамеренные последствия. Здесь я дам вам несколько советов по практическому применению матрицы Эйзенхауэра:

Сначала узнайте свою миссию и цели

Знание того, что вы пытаетесь выполнить, имеет значение, поскольку оно обеспечивает точку отсчета, с которой можно сравнивать и проверять все будущие запросы. Изучите свою миссию и установите цели, прежде чем создавать задачи и разделять работу (расстановку приоритетов) для ее достижения.

Речь идет не о том, чтобы отмечать пункты в списке дел, а о том, чтобы научиться полностью раскрыть свой потенциал и использовать его наилучшим образом.

Не откладывать на потом, план

После того, как вы установили цели и составили список задач для их достижения, не откладывайте на потом. Используйте принцип Парето и организуйте эти задачи в четырех квадрантах матрицы Эйзенхауэра. Вначале в квадранте 1 (важных и срочных) может быть больше задач, но с помощью целенаправленного планирования и выполнения вы можете перенести больше работы в квадрант 2.

Лично я предпочитаю включать и личные, и профессиональные вопросы в один список, поскольку редко эти две жизни являются отдельными, и легче найти оправдания, чтобы не сделать одну из них, если мы не планируем их вместе.

Я также планирую на неделю вперед (вечером в воскресенье или первым делом в понедельник утром) и пересматриваю план в конце каждого дня, учитывая обучение в течение дня.

Делегирование как средство расширения возможностей и достижения большего, гораздо лучшего

Четкие цели позволяют людям работать независимо друг от друга, а также упрощают анализ работы и определение, если что-то идет не так.

Делегируя больше обязанностей, вы можете дать своей команде возможность принимать решения самостоятельно, одновременно занимаясь другими приоритетными задачами. Это отличный способ обучать и давать отзывы о том, как поживают люди в вашей команде. Ставьте четкие цели и внимательно слушайте, чтобы люди в команде понимали их ожидания.

Хотя большинство действий в квадранте 3 можно делегировать, в квадранте 2 также могут быть задачи, которые могут быть непростыми целями для некоторых членов вашей команды.

Оцените рост производительности

Время настройки (всего несколько минут), чтобы изучить и узнать, как матрица Эйзенхауэра помогает вам, что вы получили, что вы можете сделать лучше. Самостоятельное обучение этой форме на работе может принести огромную пользу, поскольку обеспечивает механизм, позволяющий использовать эту матрицу по-своему.

Кроме того, обратная связь от вашего менеджера, коллег и прямых подчиненных может помочь в формировании представления о том, как другие воспринимают эти изменения — Заметили ли они какие-либо изменения в том, как выполняется работа в команде, считают ли они это положительным, считают ли они работу done соответствует целям, насколько они уверены в достижении результатов.

Эта форма прямого опроса может быть очень действенной, поскольку устраняет разрыв между вашим взглядом на эти изменения и влиянием, которое они оказывают на других. Изучение этого непосредственно от ваших людей может помочь вам справиться с проблемой слепого пятна и принести реальный прирост производительности вашей команде.

Будьте гибкими в своем мышлении и действиях

Любая принятая вами структура должна позволять вам двигаться быстро (а не замедлять) при принятии наиболее оптимальных решений.

Не проявляйте чрезмерную жесткость или нервозность, когда дела идут не так, как хотелось бы.По мере того, как на работе что-то меняется, научитесь менять свои приоритеты, используя эту структуру, при этом обеспечивая их соответствие целям вашей команды и компании. Гибкость вашего мышления и действий будет иметь решающее значение для наилучшего использования матрицы Эйзенхауэра.

Рекомендуемая литература

Бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра

Я создал шаблон матрицы Эйзенхауэра для вашего использования в Trello. Если вам нравится использовать trello, как и мне, вы можете найти ссылку на шаблон здесь.Просто создайте доску из бесплатного шаблона и начните пользоваться.

Вы предпочитаете печатную копию шаблона матрицы Эйзенхауэра?

ПОДПИСАТЬСЯ НА ДОСТУП

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО

Надеюсь, вы повысите продуктивность своей работы, применив эту матрицу для лучшей расстановки приоритетов. Вы также можете проверить мои другие рекомендуемые инструменты повышения производительности.

Как вы управляете своей производительностью? Поделитесь своим мнением в комментариях ниже или напишите мне.

(Щелкните Инфографику, чтобы увеличить)

Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе на дому

Часто ли у вас есть хорошо спланированный список «дел» на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы все еще на пути к достижению своих профессиональных целей.

Источник: Hubspot Blog

Что срочно важнее, так и важнее

Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, тогда классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр

Задайте себе 2 вопроса, когда столкнетесь с новой задачей:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Мы бы вложили деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочных.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться устранить их, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

Квадрант 2 — Не срочно / Важно

Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют дополнительных размышлений и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это занятие поможет вам успешно достичь ваших целей.

Квадрант 3 — Срочно / Не важно

Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными делами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.

Квадрант 4 — Не срочно / не важно

Все мы знаем, что это зачастую вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от нашей настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
2. Следующий шаг в квадранте 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
3. Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести к минимуму это за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день выделяете время для важных задач в Квадранте 2. Очень легко отложить важные задачи, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:

• Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным.
• Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
• Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
• Самостоятельно назначать вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
• Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, требуется практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и снижению стресса на рабочем месте.