Дела важные и срочные: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Содержание

Дела важные и не срочные

Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.

Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.

Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?

Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».

Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.

Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» — тут не обойдёшься.

ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.

Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».

ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.

Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.

ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.

При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.

Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.

Важные и неважные дела. Пример распределения дел с помощью матрицы эйзенхауэра

Большинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес.

Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов.

Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем.

Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:

  1. Важные и срочные дела
  2. Важные, но несрочные дела
  3. Неважные, но срочные дела
  4. Неважные и несрочные дела

Важные и срочные дела

Основным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:

  • Вам могут грозить проблемы со здоровьем. Например, если у вас сильно болит зуб, то очевидно, что срочно нужно к дантисту, а при игнорировании этой необходимости, могут наступить большие неприятности.
  • Вам могут грозить проблемы с деньгами. Например, если вы не сдадите важный проект, то вас лишат премии или уволят.
  • У вас испортятся отношения с семьёй, близкими, друзьями и т.д.
  • В ближайшее время могут наступить другие какие-либо серьёзные последствия.

В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными.

Важные, но несрочные дела

Это именно те дела, на которых стоит сосредотачиватьс я. Дело в том, что выполняя их в размеренном темпе, а не на скорую руку, вы можете выполнить их максимально качественно. Именно сосредотачиваясь на этом квадранте, люди выходят вперёд и имеют больше шансов на успех, чем те, кто работает в турбо-режиме. Но следует помнить о том, что невыполнение этих дел быстро переводит их в разряд важных и срочных. Важность этих дел определяется теми же показателями, что и важность срочных, о которых было написано выше. К важным, но несрочным делам могут относиться, например:

  • Разработка планов
  • Работа над своим здоровьем и физическим состоянием
  • Выявление различных жизненных перспектив и т.п.

Неважные, но срочные дела

Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.

Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.

Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»

Неважные и несрочные дела

Это такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность.

Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.
    Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Ничего не успеваете? Дел много, а времени категорически не хватает? В такие моменты многие вспоминают, что в теории сэкономить и рационально использовать самый ценный и невосполнимый ресурс помогает составление списков дел . Они способствуют тому, чтобы мы как вовремя выполняли рабочие задачи, так и с успехом разбирались с домашними делами. Однако для того чтобы такой список действительно работал в вашу пользу, его нужно не просто составить, а составить правильно, ведь в противном случае вы вряд ли будете ему следовать, и он будет просто лежать перед вами немым укором. Остановимся подробнее на том, как правильно составить список дел м что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Какой список вам нужен?

Чтобы составить максимально подходящий список дел, для начала решите, мотивирует или отталкивает лично вас необходимость что-либо сделать (ключевое слово здесь – именно «необходимость»). Подумайте и честно ответьте себе на вопрос, насколько реально вас подстегивает слово «надо»? Здесь нет плохих и хороших вариантов, однако в зависимости от вашего ответа, вы сможете определиться между двумя основными типами to-do-листов (или, как их некоторые называют, ту-ду-листов).

Многие коучи и специалисты по тайм-менеджменту делят людей на две группы: рационалы – те, кто последовательно и осмысленно движущиеся к четко поставленной цели или решает необходимые задачи, те, для кого слово «надо» означает именно «надо»; и иррационалы – творческие натуры, легко загорающиеся новой идеей и также легко бросающие начатое при потере к нему интереса; гибкие, увлекающиеся, не боящиеся экспериментировать. Большинство из нас нельзя причислить к чистым рационалам или иррационалам, но все же один тип нам, как правило, ближе другого. В зависимости от этого и определяется тип списка дел.

Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра

Рационалу важно, чтобы все было разложено по полочкам, структурировано . Они часто составляют разные списки на разные случаи жизни: для работы, для семьи и т.д. Как правило, рационалам подойдет способ составления списка дел, основанный на матрице приоритетов Д. Д. Эйзенхауэра , 34-го президента США. Его главный принцип можно выразить следующим образом: не все срочные дела важные, не все важные дела срочные.

Таким образом, чтобы выстроить дела согласно матрице Эйзенхауэра, нужно разделить все дела на четыре группы :

  • важные срочные;
  • важные несрочные;
  • срочные неважные;
  • несрочные неважные.

1. К первому пункту матрицы Эйзенхауэра обычно относят так называемый форс-мажор , поэтому при правильной организации работы таких дел должно быть очень немного ,
а в идеале появляться они там должны действительно только в случае экстраординарных обстоятельств.

2. Важные несрочные дела – самые значимые в списке , именно им нужно уделить особое внимание.

3-4. Многие дела вашего списка, которые относятся к последним двум группам, – это рабочая рутина , отказаться от которой совсем вряд ли получится, а от некоторых – просто не захочется, ведь в пункт «несрочные неважные» часто включают, например, посещение социальных сетей, просмотр фильмов, чтение новостей и т. п.

Работать по такому ту-ду-листу предполагается именно в приведенном выше порядке – это позволит освободить колонку «важные срочные», оставить достаточно времени на «важные несрочные» и достичь максимальной эффективности. Важно также не отвлекаться на так называемых тайм-киллеров, или хронофагов, из части «несрочные неважные» по матрице Эйзенхауэра. В первую очередь, к хронофагам относятся различные соцсети, форумы, игры.

Как составить список дел иррационалу

Иррационалам приведенный выше способ составления списка дел противопоказан. Матрица Эйзенхауэра, скорее всего, не вызовет ничего, кроме скуки и желания забросить самые важные дела еще дальше. И все же даже иррационалу список дел не повредит, но такой, который учитывает особенности характера.
Самый простой вариант в данном случае — просто запишите все, что вам нужно сделать, и работайте над теми задачами, эффективность по которым, по вашему мнению, в данный момент у вас будет максимальна . Практика показывает, что порой эффективнее всего люди с таким типом характера работают, когда занимаются тем, чем хочется, и столько, сколько хочется, поскольку разложенный по полочкам день и строгая последовательность действий на на иррационалов зачастую действуют угнетающе.

Конечно, это идеальная ситуация, которую могут себе позволить далеко не все. Кроме того, даже на иррационалов зачастую магически действует понятие дедлайна, поэтому мы рекомендуем этому типу людей (да и не только им) на заметку закон Паркинсона и практический вывод из этого закона. Также же не стоит отбрасывать методы борьбы с прокрастинацией . В частности, наметьте несколько самых срочных и важных дел и подумайте, какое из них делать не хочется больше, чем остальные. Его пока отложите и займитесь вторым по степени «отторжения».

Представителям такого типа личности важно заниматься каким-либо делом (и, по возможности, не отрываться от него), пока они максимально эффективны . Когда эффективность начинает падать (то есть когда наступает скука, текущее дело начинает надоедать), имеет смысл снова пробежаться по составленному списку дел и выбрать новую задачу – ту, что на этот раз найдет наибольший эмоциональный отклик. При этом даже иррационалам важно уметь противостоять тайм-киллерам . Как правило, именно они выглядят наиболее привлекательными, но совершенно не способствуют уменьшению количества дел в списке. Среди интересных и даже парадоксальных советов — если вам вообще ничего не хочется делать, займитесь чем-нибудь рутинным, таким, к чему настояние вряд ли когда-либо появится, но что делать все равно придется . Это может быть уборка в комнате, стирка и т.д.

А из нашей следующей статьи вы узнаете несколько полезных

Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.

В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение — вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.

На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах — важности и срочности.

Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

  • Срочные и важные.
  • Не срочные, но важные.
  • Не важные, но срочные.
  • Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Важные и срочные дела

Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.

Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.

Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.

Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.

Важные, но не срочные

Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.

Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, — одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел — оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.

Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они — залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.

Не важные, но срочные дела

Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.

Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.

У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.

Не срочные и не важные дела

Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.

Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.

Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени — день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором — важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, — собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.

В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.

  1. Важные и срочные (необходимые дела).
  2. Важные, но несрочные (сбалансированность).
  3. Срочные, но неважные (иллюзорность).
  4. Неважные и не срочные (расточительство).

Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.

Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.

1. Дела важные и срочные.

Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.

Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино, художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.

Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?

Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.

Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам . Они являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.

2. Дела важные, но несрочные.

Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.

3. Дела срочные, но неважные.

Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора, считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.

Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.

4. Дела неважные и несрочные.

Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.

Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон, под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.

РЕЗЮМЕ.

Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.

Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.

Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.

В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.

Тайм-менеджмент: расставляем приоритеты

Каждый день мы строим планы, пытаясь организовать нашу жизнь в самых разных ее сферах. Но что делать, если задач слишком много и их невозможно уместить в один день или любой другой временной слот? В такой ситуации стоит спокойно и вдумчиво расставить приоритеты. В этом нам помогут методы тайм-менеджмента. 

Матрица Эйзенхауэра

«Не все срочные дела важные и не все важные дела — срочные», — эту максиму приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру, в честь которого и был назван метод расстановки приоритетов.  

В его основе лежит разделение задач на: 

1.              срочные, важные; 

2.              важные, несрочные; 

3.              срочные, неважные; 

4.              неважные, несрочные. 

Задачи из блока 1 – первостепенные задачи, которые нужно делать самостоятельно и которые нельзя делегировать. 

Блок 2 – важные несрочные дела, которые можно выполнить в комфортном режиме, тщательно взвешивая и планируя. Это — самый удобный режим работы. Однако надо помнить, что очень часто такие задачи могут неожиданно перейти в разряд первостепенных. Поэтому не стоит затягивать их выполнение. 

Блок 3 – задачи, которые вы можете спокойно делегировать и тем самым уменьшать их количество в вашем списке. Их выполнение почти не сказывается на успехе того или иного процесса, но они отнимают большое количество времени. 

Блок 4 – неважные и несрочные: просто вычеркиваем их из своего списка задач.  

Метод ABCDE 

Напротив каждой вашей ежедневной задачи поставьте соответствующую букву. 

А – самые важные задачи. Их невыполнение повлечет за собой серьезные последствия. 

B – тоже весьма серьезные задачи. Но их невыполнение не приведет к таким негативным результатам, как в ситуации с задачами А. 

C – задачу лучше выполнить. Если не получится, последствий не будет. 

D – эти задачи смело можно делегировать. Так вы высвободите время для задач уровня А. 

Е – то, что можно вычеркнуть или перенести на следующий день. 

Главное правило метода: нельзя выполнять задачу В, пока не закрыта задача A. Что касается задачи С, приступать к ней не следует, пока не будет выполнена задача В, и т.д. 

ABCDE очень похож на метод «Светофора» 

В данном случае вы обозначаете уровни приоритетности задач цветами светофора: красный – важные дела; желтый – важные дела, которые можно сделать во вторую очередь; зеленые – дела, которые можно отложить.  

Если вас заинтересовала проблематика тайм-менеджмента, Учебный центр рекомендует прочесть следующие книги: 

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»; 

Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией»; 

Брайн Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»; 

Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»; 

Сергей Бехтерев «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»; 

Павел Безручко «Практики регулярного менеджмента».

Квадрат важных и неважных дел. A – срочные и важные

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

  • проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
  • то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
  • дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

  1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
  2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
  3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

  1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
  2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

  1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
  2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
  3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

  • починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • обратиться к стоматологу с болью в зубах;
  • подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
  • звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
  • незапланированное совещание у шефа;
  • провести время в социальных сетях;
  • овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

  • Подготовка к рабочему проекту;
  • Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

  • Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
  • Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

  • Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

  • Починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

  • A – срочные и важные
  • B – важные, но не срочные
  • С- срочные, но не важные
  • D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»,принцип метода матрицы Эйзенхауэра. | Учет. kz

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который используют люди по всему миру. Основоположник 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У него, как и у президента, задач было много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и сподвигло его на создание матрицы. ⠀ Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). ⠀ Суть матрицы Эйзенхауэра? Техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Смотрим на список задач и по каждой отвечаем на два вопроса. ––Это важно? Да/Нет ––Это срочно? Да/Нет Берем лист бумаги и делим на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса. примеры смотрите в карусели. ⠀ –Квадрант A: важные и срочные дела Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. ⠀ –Квадрант B: важные, но не срочные дела Основная деятельность. Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. ⠀ –-Квадрант C: срочные, но неважные дела Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. ⠀ –-Квадрант D: не срочные и неважные дела Удивительный квадрат, потому что тут живут дела: –не несущие никакой пользы; –наши любимые. Социальные сети, разговоры по телефону, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда». ⠀ Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей! Техника популярна благодаря простому использованию. Знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно.

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который используют люди по всему миру. Основоположник 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У него, как и у президента, задач было много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и сподвигло его на создание матрицы. ⠀ Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). ⠀ Суть матрицы Эйзенхауэра? Техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Смотрим на список задач и по каждой отвечаем на два вопроса. ––Это важно? Да/Нет ––Это срочно? Да/Нет Берем лист бумаги и делим на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса. примеры смотрите в карусели. ⠀ –Квадрант A: важные и срочные дела Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. ⠀ –Квадрант B: важные, но не срочные дела Основная деятельность. Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. ⠀ –-Квадрант C: срочные, но неважные дела Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. ⠀ –-Квадрант D: не срочные и неважные дела Удивительный квадрат, потому что тут живут дела: –не несущие никакой пользы; –наши любимые. Социальные сети, разговоры по телефону, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда». ⠀ Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей! Техника популярна благодаря простому использованию. Знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно.

Баланс важности и срочности

Все дела и задачи можно разбить на четыре группы по признакам срочности и важности.

Задачи первой группы: и срочные, и важные.

Задачи второй группы: важные, но не срочные.

Задачи третей группы: срочные, но не важные.

Задачи четвертой группы: не срочные и не важные.

Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе.

Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Все зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.

Иначе говоря, большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.

Для того чтобы увеличить личную эффективность, Вам нужно решать задачи именно в этой последовательности:

1. важные и срочные.

2. важные и не срочные.

3. не важные и срочные.

4. не важные и не срочные.

Шаг ХVII: Разделение дел по критериям срочности и важности

Для того чтобы правильно выставить приоритеты, необходимо произвести разделение дел по критериям срочности и важности. Составьте новую таблицу, в которой отразите все Ваши дела по важности (итоговой оценке) и допишите свою оценку срочности. Начнем с важности. Если значение важности больше 5, то это важные дела. Остальные – не важные. Важные дела отмечаем знаком «+», неважные – знаком «-». Срочность оцениваем по тому же принципу срочные дела – знак «+», несрочные знак «-». Составляем 4 списка дел в соответствии вышеуказанным критерием. Внутри списка дела выстраиваются по важности. Таким образом, мы получили четко выставленные приоритеты относительно текущих дел и задач.

Теперь Ваш список дел и задач будет выглядеть примерно так:

Дела первой категории: важные/срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела второй категории: важные/не срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела третьей категории: не важные/срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела четвертой категории: не важные/не срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp

способов решения срочных и важных задач

Вы когда-нибудь разрывались между срочными и важными делами? У большинства людей возникают проблемы с расстановкой приоритетов, особенно когда они имеют дело с большой рабочей нагрузкой. Чтобы преодолеть это, необходимо следовать нескольким советам, чтобы четко разграничить «важные» и «срочные» вопросы. Во всех случаях оценки приоритетов управления время должно распределяться на задачи в порядке их важности, а не срочности.

Вот как можно снизить стресс в конце дня.

Разница между «важным» и «срочным»

Чтобы прояснить ситуацию, давайте сначала разграничим термины « важные » и « срочно ». Мы говорим что-то важное, когда это приводит к эффективному результату важной цели. Эти вещи также могут замедлить или ухудшить прогресс в достижении цели, если она не достигнута. В большинстве случаев важные дела и задачи редко нужно выполнять в течение дня или недели.С другой стороны, неотложные дела требуют решения в очень короткие сроки. Они призывают к немедленным действиям, требуя давления каждый час и каждый день. Эти вещи укрепляют представление о занятости, что на самом деле является обманчивой добродетелью в большинстве организаций.

Разделите свои приоритеты на зоны

Приоритеты управления фактически разделены на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач. Это критическая зона, зона планирования, зона действия и зона неэффективности.Каждая зона должна обрабатываться по-разному, чтобы преодолеть напряжение, вызванное высокой рабочей нагрузкой.

Разделите на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач.

Неэффективная зона

Задачи в неэффективной зоне не срочны и не важны . Подходящим действием для них будет бросать их до тех пор, пока вы не найдете «время простоя», когда вам больше нечего делать. Выполнение задания в этой зоне, когда у вас есть другие в трех квадрантах, явно неэффективный способ использования вашего времени.

Зона действия

Эта зона, напротив, характеризуется срочными, но не очень важными вещами . Задачи здесь нужно выполнять очень быстро. Он находится в нижней части шкалы важности, поэтому задачи здесь, вероятно, будут простыми, например, рутинными. Когда они будут выполнены вовремя, они практически не вызовут проблем. Однако, если их постоянно игнорировать, они накапливаются и превращаются в головную боль.

Зона планирования

В зону планирования включены срочных, но не очень важных задач.Их необходимо спланировать и разработать стратегию, чтобы они работали. Действия должны быть выполнены как можно скорее, но не надолго.

Критическая зона

Для срочных и важных задач они включаются в критическую зону. Здесь обычно работает большинство людей. Здесь большая часть давления и стресса, поэтому ошибки — обычное дело. Эта зона требует действий в настоящее время и в быстром темпе.

Заключение

Организация ваших задач путем их группировки по этим четырем зонам сэкономит вам много времени и усилий при их решении.Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов задач на основе важности уменьшат стресс в конце дня.

В чем суть принципа Эйзенхауэра по сравнению с важным принципом?

Хотя каждая задача в вашем рабочем дне важна, расставление приоритетов, которые вы должны выполнить, прежде чем другие, может стать проблемой. Принцип Эйзенхауэра «срочность против важности» позволяет организовать задачи в зависимости от их характера и важности, чтобы повысить продуктивность. Понимание того, как использовать этот принцип, может не только помочь вам в выполнении важных задач, но также может помочь предотвратить откладывание на потом и помочь вам выполнять задачи эффективно и результативно.В этой статье мы обсудим, в чем состоит главный принцип Эйзенхауэра в сравнении с важным и как он может помочь вам в выполнении ваших обязанностей на рабочем месте.

Связано: 10 простых способов быть более продуктивными в работе

В чем заключается принцип Эйзенхауэра срочности по сравнению с важным?

Принцип Эйзенхауэра «срочность против важности» предполагает оценку любой задачи с точки зрения ее срочности и важности, прежде чем помещать ее в один из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра.Разделение задач путем обозначения их как срочных или важных задач помогает определить, какие задачи должны быть для вас в первую очередь приоритетными, и создать понимание того, что делать с любыми задачами, над которыми вы не можете работать немедленно. И срочные, и важные задачи могут относиться к деловым, личным, а иногда и к тем и другим вопросам.

Подробнее: Как быть более продуктивным с помощью матрицы Эйзенхауэра

Что такое срочные задачи?

Срочные задачи — это одна или несколько задач, которые требуют внимания или реакции прямо сейчас.Вот некоторые примеры срочных задач:

  • Проблемы, требующие немедленного воздействия
  • Кризис, личный или корпоративный
  • Проект с немедленным сроком исполнения
  • Неизбежные перерывы, такие как электронная почта или телефонные звонки

Срочные задачи требуют ответа или немедленных действий. Это элементы в списке дел, которые обычно записываются и выполняются первыми при представлении.

Какие задачи важны?

Важные задачи — это задачи, которые обычно связаны с долгосрочными целями человека.Вот некоторые примеры важных задач:

  • Улучшение возможностей или улучшение пределов
  • Построение отношений
  • Направление обучения
  • Реализация стратегии
  • Исследование, планирование и тестирование

Важные задачи — это задачи, которые придают ценность долгосрочным целям или общая миссия. Некоторые важные задачи также могут быть срочными, но они обычно не требуют немедленного внимания.

Связано: 20 способов улучшить вашу рабочую среду

Матрица Эйзенхауэра

Эта матрица позволяет расставить приоритеты для ваших задач.Вот четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра:

Срочные и важные

Срочные и важные задачи — это задачи, которые вы должны выполнить как можно скорее. Примеры срочных и важных задач:

  • Срочный звонок от семьи
  • Любые меры, принятые для поддержания или усиления безопасности или политики компании
  • Входящий звонок от любого члена совета директоров или важной заинтересованной стороны
  • Внешние СМИ отчетность, например, интервью или съемка для производства, связанного с компанией
  • Сроки уплаты налогов

Несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи — это важные задачи, выполнение которых можно подождать.У этих задач должен быть срок выполнения, но вы можете запланировать и завершить их в будущем. Примеры несрочных, но важных задач могут включать:

  • Установленное обязательство по выполнению
  • Исследование, связанное с конкретным проектным предприятием
  • Время, проведенное с семьей
  • Техническое обслуживание автомобиля
  • Улучшение личного хобби
  • Инвестирование в новое хобби

Срочные, но не важные

Срочные, но не важные задачи — это задачи, которые вы должны по возможности поручить другому члену группы.Примеры срочных, но не важных задач могут включать:

  • Неожиданные сообщения или телефонные звонки
  • Коллеги, которые просят совета по работе
  • Запросы рекомендательных писем
  • Электронные письма сотрудников
  • Необъявленные семейные запросы

Несрочные и неважные

Несрочные и не важные задачи — это задачи, которым не нужно расставлять приоритеты. Это задачи, которые вы можете выполнить, когда другие задачи недоступны.Примеры несрочных и не важных задач могут включать:

  • Бездумный просмотр Интернета
  • Просмотр ТВ или онлайн-видео
  • Игра в видеоигры или веб-игры
  • Просмотр каналов социальных сетей
  • Шоппинг за несущественными товарами
  • Азартные игры
  • Игральные карточные игры

По теме: Как повысить производительность труда сотрудников

Преимущества принципа Эйзенхауэра срочно против важного

Использование принципа Эйзенхауэра «срочность против важности» дает некоторые преимущества.Вот некоторые из этих преимуществ. Понимание того, где задачи находятся в вашем списке приоритетов, может помочь предотвратить откладывание на потом и повысить эффективность вашей работы в будущем.

Расстановка приоритетов для ваших задач

Если вы правильно используете этот принцип, вы можете добиться большего, используя свое время и свою работу.Вы можете выполнять срочные задачи в соответствии с их потребностями, не забывая при этом о важных задачах.

Создание сбалансированного рабочего дня

С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете решать задачи с учетом их важности. Это сделано для того, чтобы вы не полностью распределяли свой рабочий день с выполнением срочных задач, а добивались баланса задач. Это гарантирует, что важные задачи имеют срок выполнения.

Советы по использованию принципа Эйзенхауэра «срочно-важно-важно»

Вот несколько советов, которые следует учитывать при использовании принципа «срочно-важно-важно» Эйзенхауэра на рабочем месте:

Создайте список дел

Создание списка дел После того, как вы разделите свои задачи, используя матрицу Эйзенхауэра, вы сможете вспомнить, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь.Это может помочь вам запомнить задачи, не позволяя забыть важные или срочные задачи. Это также гарантирует, что вы используете всю проделанную работу для эффективного создания матрицы Эйзенхауэра.

Ограничьте количество задач

Хотя матрица Эйзенхауэра может расставлять приоритеты для многих задач, подумайте об ограничении количества задач тем, которое вы можете выполнить в текущий рабочий день. Это поможет вам не отставать от задачи и в рамках реалистичного ожидания задачи. Ограничение количества задач также может упростить задачу по расстановке приоритетов в целом.

Подготовьте вечер или ночь до

Подумайте о подготовке вашей матрицы и перечислите ночь или утро перед вашим рабочим днем. Это позволяет вам лучше использовать свое время для выполнения ваших задач, а не тратить время на планирование.

Связано: Как составить ежедневный график работы

Отслеживание делегированных задач

При делегировании задач другим по принципу рассмотрите возможность отслеживания того, как выполняется делегированная задача.Это отправит положительный сигнал сотруднику, получившему вашу делегацию, и может еще больше способствовать продвижению делегированной задачи. Отслеживание прогресса вашей задачи может дать вам возможность дать совет другим или ответить на вопросы.

Не позволяйте «срочному» обгонять «важное»

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Недавно в нашей консалтинговой фирме мы должны были начать стратегическую работу с новым клиентом.Но накануне нашей сессии он написал нам по электронной почте, прося отложить встречу до следующей недели. В последнюю минуту у него возникло то, что, как он чувствовал, нельзя было откладывать.

Shutterstock

По теме: Нетерпение — вот почему методы управления временем так часто терпят неудачу

Мы смогли удовлетворить его просьбу, но посоветовали ему отложить встречу всего на несколько часов, а не на дни. Мы предупредили его, , не позволять срочному делу обогнать важное, — концепцию, которую Стивен Кови популяризировал в своей «Матрице управления временем».

Раньше мы писали о том, что срочное и важное применимо к принятию решений, но мы хотели вернуться к этой теме еще раз, поскольку она влияет на приоритеты и управление временем. Разница между ними является ключом к правильному управлению временем и жизненно важна для развития бизнеса.

Во-первых, нам нужно определить две концепции. «Срочный вопрос» — это задача, требующая немедленного внимания, задача, требующая вашего внимания. «Важные» задачи — это те, которые, будучи выполненными, значительно увеличат ценность вашей организации.Это задачи, которые продвигают вас вперед. Задачи могут быть как те, так и другие, либо несрочные и не важные. Рассмотрим каждый подробнее.

Ни срочно, ни важно

Некоторые задачи не являются ни срочными, ни важными. Это вещи, которые занимают наше время, но не добавляют ценности нашей организации или личной жизни, и никто не умоляет нас делать это.

Однако большинство из нас тратит хотя бы часть каждого дня на эти напрасные траты времени. В эту категорию попадает время, потраченное на просмотр платформ социальных сетей, чтение статей или сообщений, не имеющих образовательной ценности, или на игру в игры или приложения, которые отвлекают нас от более ценных занятий.

По данным Statista, американцы проводят около часа в день, играя в видеоигры, и Telegraph сообщает, что просмотр учетных записей социальных сетей может занимать еще около двух часов в день. Очевидно, что если вы тратите свое драгоценное время на вещи, которые не являются ни срочными, ни важными, пора бросить холодную индейку. Удалите это игровое приложение со своего телефона. Отложите просмотр ваших социальных сетей до нескольких минут в нерабочее время. Мы уверены, что вы обнаружите, что не упускаете то, что отвлекает.

Связанные: 5 инструментов управления временем для малого бизнеса для повышения производительности

Срочные

«Срочные» задачи — это те, которые требуют вашего внимания, но не обязательно добавляют ценности. Это звонки на телефоны, спам по электронной почте и текстовые сообщения, сотрудники, которые постоянно задают одни и те же вопросы, или регулярные запланированные встречи, которые не приносят результатов. Часто мы считаем, что нам нужно позаботиться об этих предметах, «очистить колоды» и перейти к более важным делам.Это неправильный подход. Всегда сначала беритесь за важные задачи. , а потом переходите к срочным, но не важным задачам. На второстепенные задачи легко тратить часы

Срочные и важные

Многие задачи относятся к категории «срочных и важных». Помните, что это вопросы, которые требуют вашего немедленного внимания и повышают ценность организации. Сюда входят вопросы и проблемы клиентов / клиентов, банковские и финансовые вопросы, а также юридические вопросы.

Большинство людей признают эти вопросы важными и действуют соответственно.Чтобы каждый день заниматься своими неотложными и важными задачами, сначала убедитесь, что у вас есть список дел. Просмотрите элементы в списке и поставьте звезды по трем наиболее важным задачам. Сделайте это в первую очередь. После завершения поставьте звездочки рядом с тремя следующими наиболее важными задачами и завершите их. Если вы сделаете это, вы убедитесь, что сосредоточились на вещах, которые требуют вашего внимания и являются наиболее важными для выполнения.

Важно

Категория, которой больше всего пренебрегают в этой матрице, является «важной», но не «срочной».«Важные задачи включают развитие сотрудников или вас самих для улучшения навыков, документирование и улучшение процессов и систем, разработку показателей, исследование лучших методов, организацию и планирование. Хотя все эти типы задач могут улучшить вас и вашу организацию, они не являются срочными.

Никто не требует, чтобы вы документировали свои процессы. Однако, если вы все же задокументируете их, у вас будет инструмент обучения для нынешних и будущих сотрудников и способ повышения качества. Как мы говорим, первым шагом к повышению качества является документируйте свои процессы.Если вы станете более организованным, это может добавить часы продуктивного времени к вашей неделе, а разработка метрики может предупредить вас о проблемах до того, как они выйдут из-под контроля.

«Важные» задачи имеют решающее значение для успеха организации, но их легко отложить, поскольку их выполнение не требует срочности. Чтобы не попасть в эту ловушку, назначьте каждую важную задачу одному человеку с указанием даты завершения.

Связано: Правило управления временем 80/20: перестаньте тратить время зря

Легко позволить срочному делу превзойти важное.Однако, если вы можете расставить приоритеты для своего времени, чтобы позаботиться о тех задачах, которые являются одновременно срочными и важными, а также запланировать время и ресурсы, чтобы гарантировать, что вы взялись за важные, но не срочные задачи, вы создадите более успешную организацию.

Важность против срочности (Эд Батиста)

Идея сопоставления Важность и Срочность не нова. Дуайт Эйзенхауэр предположительно придумал эту концепцию [1], предположительно в середине 20-го -го -го века, хотя я еще не нашел убедительных доказательств, и Стивен Кови позже популяризировал ее в Семь привычек высокоэффективных людей .[2]

Впервые я познакомился с этой идеей в 1999 году в классе Джоэла Петерсона в Стэнфорде, и я размышлял над ней в течение последнего десятилетия, потому что это тема, которая постоянно возникает в моей работе с клиентами по коучингу и студентами MBA. [3] Почему это так важно? Во-первых, давайте проясним, что мы имеем в виду:

Важные мероприятия действительно значимы и приносят удовлетворение — для вас, для людей, которые важны для вас, для вашей организации или для какой-то цели, в которую вы верите. Они не обязательно зависят от времени; они могут быть выполнены почти в любое время, и если они будут отменены на короткий промежуток времени, никто не может даже заметить.

Срочные действия имеют крайний срок, который имеет значение для кого-то, но не обязательно для вас. Они зависят от времени, по крайней мере, в чьем-то сознании, и если они не будут выполнены, то кто-то будет несчастен. Они не обязательно значимы или приносят удовлетворение, и их выполнение может не иметь существенного значения.

Когда мы понимаем разницу между важностью и срочностью , мы можем классифицировать наши действия и элементы в наших списках дел (и элементы, которые другие люди хотят включить в наш список дел) в соответствии с этой матрицей 2×2, которая иллюстрирует некоторые простые, но важные различия.

Важно, но не срочно. Действия похожи на чистку зубов (или упражнения или медитацию): если мы пропустим день, реальных последствий не будет, но если это станет тенденцией, мы упустим значительные преимущества и можем столкнуться с серьезными проблемами. проблемы. Эти занятия имеют для нас гораздо большее значение, чем для других.

В результате нам нужно проявлять особую осторожность, чтобы защитить их в наших календарях — без жестких границ для сохранения необходимого времени они будут оттеснены и оставлены позади.Нам также необходимо выработать устойчивые привычки в отношении этих действий, чтобы сформировать устойчивые обязательства — если нам придется останавливаться и думать каждый раз, когда мы задумываемся о том, чтобы их реализовать, мы будем выполнять их гораздо реже. Но мы неизбежно будем колебаться, и главное — как можно скорее вернуться в нужное русло.

Неважно и не срочно деятельности — это бессмысленное упражнение в наблюдении за тем, как наше время и внимание расходуются напрасно. Они играют определенную роль, когда мы в стрессе или истощены, и пытаться изгнать их из нашей жизни бесполезно, но нам нужно установить для них ограничения и постараться избегать участия в них как в форме «псевдоработы». .«

Это когда мы представляем, что делаем значимую работу, но на самом деле мы просто обманываем себя и играем, чтобы быть продуктивными. Намного лучше заняться настоящим, честным бездумным отдыхом, потому что, по крайней мере, тогда мы получаем удовольствие и восстанавливаем силы. Главное — убедиться, что мы не застреваем в этих занятиях — они часто преднамеренно предназначены для того, чтобы увлечь нас, когда мы восприимчивы к их привлекательности, и может быть трудно оторваться, когда мы исчерпали их преимущества.

Неважно, но срочно Действия важны для кого-то еще, но не для нас. Мы чувствуем давление, чтобы выполнить их (не только со стороны других, но и от нас самих), но, тем не менее, это минимально повлияет на наши усилия по достижению наших целей. Мы не можем полностью игнорировать их, но мы должны безжалостно относиться к сортировке и расстановке приоритетов.

Здесь есть несколько проблем, по которым нужно ориентироваться: полное прекращение этих занятий чревато оскорблением людей, для которых они важны, — и все же, если мы стремимся никогда не обижаться, мы позволяем другим диктовать нам, на что нам следует направить свое внимание и провести время.Мы живем, погруженные в море устройств и систем, которые предназначены для того, чтобы постоянно мешать нам, и все же, если мы полностью отвернемся от этих инструментов, мы можем упустить их преимущества. И, что, возможно, наиболее важно, хотя мы интеллектуально знаем, что эти вопросы не важны, мы очень чувствительны к тревоге и другим чувствам, порождаемым чувством срочности, — и все же остро реагировать на свои эмоции является критически важным навыком в профессиональной жизни.

Важные и срочные Действия похожи на пожарную сигнализацию: они автоматически захватывают наше внимание, и мы мобилизуемся, чтобы немедленно их решить.Проблема в том, что другие люди хотят, чтобы все пункты их повестки дня рассматривались таким образом. Ключевым моментом является признание того, что очень немногие пункты нашей повестки дня действительно попадают в эту категорию.

Риск не среагировать на пожарную тревогу и не справиться с возгоранием, вызвавшим их, невелик, но особенно в конкурентной среде или на высокопоставленных должностях, где цена отказа реальна, существует значительный риск относиться ко всему как к пожарной тренировке, и это определенный путь к возможному снижению производительности и выгоранию.

В этой структуре заложено внутреннее напряжение, которое приводит к постоянной битве: время и внимание, которое мы в противном случае посвятили бы деятельности «Важно, но не срочно» , часто приносят в жертву решению вопросов Неважно, но срочно . Проблема в том, что мы единственные, кто заботится о первом, в то время как у последнего много сторонников.

Итак, что мы можем сделать? На поставленные здесь дилеммы нет простого ответа, но есть несколько практик, которые могут помочь:

Найдите время для размышлений

Если мы не останавливаемся на регулярной основе, чтобы подумать о том, что действительно значимо и приносит нам удовлетворение, и определить важные действия, которые позволяют нам осознать это значение и почувствовать удовлетворение, наши календари и списки дел будут отражать приоритеты других, а не наши собственные.

Постоянно занимайтесь самообслуживанием

Способность улавливать вышеупомянутые различия, определять, где на самом деле должны быть занятия, и изящно сообщать об этих решениях другим, зиждется на прочном фундаменте заботы о себе. Медитация (или другие формы внимательности), регулярные упражнения и хорошая гигиена сна при минимизации ненужного стресса — все это способствует нашей способности выполнять эту работу более эффективно.

Адрес Наши эмоции

Приведенные выше практики также помогут нам управлять своими эмоциями, и мы можем сделать еще один шаг вперед, напрямую обращаясь к своим эмоциям.Большая часть нашего контрпродуктивного поведения, от траты времени на «псевдоработу» до игнорирования важных задач в пользу срочных, коренится в эмоциональной реакции. Это не означает, что чувства «плохие», а логика «хорошая» — наши эмоции являются важным вкладом в наш процесс рассуждений, а не противодействующей силой. Но мы можем лучше использовать свои эмоции, когда осознаем их и можем оценить их значимость. Это влечет за собой их ощущение внутри себя (буквально — большинство эмоций — это физиологические события до того, как они регистрируются в сознании), обозначение их точной терминологией и их формулирование с другими в безопасных, доверительных отношениях.


Сноски

[1] Матрица Эйзенхауэра

[2] 7 навыков высокоэффективных людей , стр. 160 (Стивен Кови, 1989/2013)

[3] Джоэл Петерсон о том, что важно

Для дополнительной информации

Пилотное исследование

Pro-Time [PDF] (Шарлотта Бланк и Лорел Ньюман, Мариц, март 2019 г.)

Эффект простой срочности (Мэн Чжу, Ян Ян и Кристофер Хси, Journal of Consumer Research, февраль 2018 г.)

(Спасибо Итану Моллику за эти ссылки.)

Фото:

Как сказать срочное дело? — MVOrganizing

Как сказать срочное дело?

Синонимы к слову срочно

  1. вопрос срочности.
  2. срочное дело. п.
  3. неотложное дело. п.
  4. насущный вопрос.
  5. насущная проблема.
  6. срочный выпуск. п.
  7. аварийный. п.
  8. актуальный вопрос.

В чем разница между срочным и важным?

Срочность задач по срокам.Решение о том, какая задача важна, зависит от мыслей и обстоятельств каждого человека. Другими словами, срочность вызвана внешними факторами и внешним давлением. Определение важности задач — это интроспективное упражнение.

Как вы определяете важную и срочную работу?

Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи переводят нас в реактивный режим, характеризующийся защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением. Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.

Что делает что-то срочным?

Срочные задачи — это задачи, которые нужно решать немедленно. Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Что срочно, но не важно?

Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты. Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.

Что такое срочная связь?

Срочная связь с сотрудниками — это сообщения, которые необходимо прочитать или получить немедленно, поскольку тема касается чего-то, что может повлиять на безопасность, трудоспособность сотрудника или какое-либо другое катастрофическое событие.

Какие существуют уровни приоритета?

Ответы на вопросы решаются в порядке очереди.

  • Приоритет 1 (Срочно)
  • Приоритет 2 (высокий)
  • Приоритет 3 (средний)
  • Приоритет 4 (низкий)

Каковы четыре временных квадранта?

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

  • Квадрант 1: Срочно и важно.
  • Квадрант 2: Не срочно, но важно.
  • Квадрант 3: Срочно, но не важно.
  • Квадрант 4: Не срочно и не важно.

Какой квадрант самый важный?

Квадрант 1

Каковы 7 шагов эффективного плана управления временем?

Каковы 7 шагов эффективного плана управления временем?

  • Шаг 1. Напишите список дел.
  • Шаг 2 — Не отвлекайтесь.
  • Шаг 3 — Делайте перерывы в работе.
  • Шаг 4 — Разбейте большие задачи на более мелкие куски.
  • Шаг 5 — Найдите наиболее продуктивное время для вас.
  • День 6 — Станьте более эффективным.
  • День 7 — Примите свои ограничения.

Каковы 5 ключевых элементов тайм-менеджмента?

5 основных методов управления временем

  • Будьте преднамеренными: ведите список дел. Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых действенных способов стать более продуктивным.
  • Расставьте приоритеты: оцените свои задачи.
  • Будьте сосредоточены: не отвлекайтесь.
  • Будьте структурированы: время блокирует вашу работу.
  • Будьте внимательны: отслеживайте свое время.

Каковы три основных шага к управлению временем?

3 шага к эффективному управлению временем

  • Составьте список. Я знаю, я знаю, вы думаете: «Почему я трачу свое драгоценное время на составление списка, когда я могу делать то, что мне нужно делать», но на самом деле это один из лучших способов помочь вам спланировать то, что вам нужно. сделать.
  • Расставить приоритеты. Приоритеты различаются.
  • Скажи нет.

Какие шаги в управлении временем?

5-шаговый план управления временем

  1. Запишите свои краткосрочные и долгосрочные цели.
  2. Определите, сколько стоит ваше время.
  3. Ведите журнал учета рабочего времени хотя бы за одну неделю.
  4. Проанализируйте свой журнал учета рабочего времени, чтобы определить действия, которые тратят впустую время (т. Е. Действия, которые не помогают вам в достижении ваших долгосрочных и краткосрочных целей).

Что является первым шагом в управлении временем?

Отслеживание активности — важный первый шаг в постановке целей и управлении временем, потому что он устанавливает ориентиры для оценки вашего прогресса.Итак, эта первая неделя программы успеха в бизнесе посвящена отслеживанию вашей повседневной деятельности, чтобы установить ориентир.

Какие 10 шагов к тайм-менеджменту?

Вот 10 советов, которые помогут вам немного лучше управлять своим временем.

  1. Узнайте, сколько у вас времени.
  2. Цените свое время.
  3. Расставить приоритеты.
  4. Составьте разумные списки дел.
  5. Будьте решительны.
  6. Оставайтесь сосредоточенными.
  7. Воспользуйтесь технологиями тайм-менеджмента.
  8. Распознавайте стресс.

Что такое тайм-менеджмент простыми словами?

«Управление временем» — это процесс организации и планирования распределения времени между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико.

Какой пример тайм-менеджмента?

Примеры навыков управления временем: определение приоритетов, организация, делегирование, стратегическое планирование и решение проблем.Чтобы продемонстрировать свои навыки управления временем в резюме, не просто перечисляйте их: подкрепите их примерами из реальной жизни.

Каковы применения тайм-менеджмента?

Todoist — еще одно приложение для управления задачами и органайзера, которое поможет вам всегда быть в курсе всего, что нужно сделать. Вы также можете использовать представление календаря, чтобы увидеть предстоящую неделю или месяц. Добавьте ежедневные привычки и повторяющиеся задачи и сроки, чтобы вам не приходилось каждый раз вручную вводить повторяющиеся задачи.

Какое приложение для тайм-менеджмента лучше всего?

Лучшие приложения для управления временем для Android

  • Таймер для помидоров. Превращаются ли 10-минутные перерывы в полчаса?
  • Pushbullet. Иногда нам просто нужно убрать телефоны, чтобы сосредоточиться на работе.
  • TickTick. Попрощайтесь с этим старым ежедневником!
  • FocusMe.
  • Лес.

Почему важно управлять временем?

Важность управления временем: советы по повышению производительности.Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше управляете своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес…

Какие технологии доступны для тайм-менеджмента?

Todoist — легко фиксируйте и упорядочивайте все свои задачи и действия. Todoist близок к тому, чтобы стать окончательным цифровым списком дел и одним из лучших приложений для управления временем.Он доступен через браузер и приложение и позволяет вам планировать все свои задачи и действия.

Есть ли у Google инструмент для управления временем?

Управление временем Google, приложение для управления временем Google и программное обеспечение для управления временем Google являются одними из самых популярных поисковых запросов. Вот почему вы хотите, чтобы ваш инструмент управления проектами и управления временем был глубоко интегрирован с G Suite.

Как эффективно управлять задачами?

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и уложиться в сроки, вот 6 шагов, которые помогут определить приоритеты для проектов, в которых много движущихся частей.

  1. Соберите список всех ваших задач.
  2. Определить срочно по сравнению с
  3. Оценить стоимость.
  4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.
  5. Будьте гибкими и адаптируемыми.
  6. Знайте, когда резать.

Как управлять слишком большим количеством задач?

Вот несколько способов помочь вам держать все под контролем при одновременной работе над несколькими проектами.

  1. Составьте список дел перед началом дня.
  2. Определить срочную VS.
  3. Запланируйте время для прерываний.
  4. Создайте свободное от электронной почты время дня.
  5. Распределите свои задачи по времени.
  6. Улучшите свой набор навыков.
  7. Инвестируйте в инструменты тайм-менеджмента.
Матрица управления временем

Кови — сосредоточьтесь на главном

Найдите минутку, чтобы подумать о своей жизни и своих целях. Что вы могли бы сделать — но не делаете — что могло бы значительно улучшить вашу жизнь и приблизить вас к достижению ваших целей? Это важная задача, которой вы пренебрегаете.

Здесь на помощь приходит матрица управления временем Стивена Кови и четыре квадранта. Квадранты организуют задачи в соответствии с срочностью и важностью. Матрица Кови позволяет расставить приоритеты.

Что такое матрица управления временем Стивена Кови?

Все задачи можно разделить на категории в зависимости от их срочности и важности: действие может быть одно (срочное или важное), то и другое, либо ни одно. Срочные дела зависят от времени и, как правило, привлекают ваше внимание; это может быть что-то простое, например звонок телефона.Важные дела способствуют достижению ваших целей, ценностей и личной миссии. Матрица управления временем Стивена Кови помогает нам понять, как мы распоряжаемся своим временем. Мы, , реагируем, , на срочные дела, в то время как важные задачи, которые не являются срочными, требуют от нас активности .

Матрицу управления временем Кови можно представить себе как сетку. Представьте квадрат, разделенный на четыре квадранта: по одной оси измеряется, срочно что-то или нет, а по другой — важно или нет.Вы можете увидеть таблицу управления временем Стивена Кови ниже.


Срочно Не срочно
Важно Квадрант I Срочно и важно Квадрант II000 Не срочно 907 927 важно 907 907 Квадрант III Срочно, но не важно Квадрант IV Ни срочно, ни важно

Квадрант I является срочным и важным.Здесь живут кризисов и проблем, и жизнь неизбежно бросает какие-то задачи Квадранта I. В матрице управления временем Кови мы видим, что это срочные и важные дела. Однако некоторые люди, кажется, проводят все свое время в Квадранте I, постоянно тушая пожары и чувствуя, что у них нет времени или энергии, чтобы заняться чем-то несрочным; нуждаясь в передышке, они иногда убегают в более неторопливый Квадрант IV, где дела не являются ни срочными, ни важными.Загвоздка в том, что чем больше времени вы проводите в Квадранте I, тем больше вы будете там застревать, потому что у вас нет времени на техническое обслуживание и профилактические меры, которые помогут избежать кризисов. Матрица Кови служит отличным ориентиром для управления временем.

Квадрант III срочный, но не важный. Подобные занятия могут отнимать ваше драгоценное время и энергию, не возвращая вашей жизни особой ценности. Согласно матрице управления временем Стивена Кови, некоторые люди даже не осознают, что эти вопросы не важны, если предположить, что срочность подразумевает важность; но срочность часто продиктована приоритетами и ожиданиями других людей — тем, что другие люди говорят, что вы должны сделать, — а не вашими собственными целями и ценностями.

Квадрант IV не является ни срочным, ни важным. Это вещи, которые вы можете делать исключительно для удовольствия или из-за непонимания того, что действительно важно. Квадранты III и IV — это безответственное использование вашего времени, потому что они ничего не делают для вашей жизни. Матрица тайм-менеджмента Кови ясно показывает, что эффективные люди избегают этих занятий.

Квадрант II не срочно, но важно. Именно здесь эффективные люди сосредотачивают свое время и энергию , и это главный пункт матрицы Кови.Дисциплина, позволяющая расставить приоритеты в этих задачах, является ключом к самоуправлению и достижению вашей личной миссии. Квадрант II включает занятия, которые можно легко отложить из-за отсутствия очевидной срочности, но которые принесут большую пользу вашей жизни в долгосрочной перспективе, если вы потратите на них время; Матрица управления временем Кови показывает, что эти действия включают в себя развитие отношений, определение вашей личной миссии, выполнение упражнений и выполнение профилактического обслуживания (например, замена масла в вашем автомобиле, медицинские осмотры, чистка зубной нитью или домашнее обслуживание).

Сетка управления временем Стивена Кови помогает нам ясно видеть, как разделять время и управлять им в соответствии с нашими приоритетами.

Матрица управления временем Кови ясно показывает, что эффективные люди проявляют инициативу и понимают ценность инвестирования своего времени и энергии в деятельность Квадранта II. Эффективные люди реагируют на возможности делать то, что важно, вместо того, чтобы реагировать на насущные проблемы. Когда что-то происходит, легче определить, что важно, а что нет, если вы определили свои цели и формулировку личной миссии.

Хотя в жизни мы должны в какой-то момент уделить внимание задачам, которые попадают во все квадранты, в идеале мы хотим достичь самосознания и использовать матрицу управления временем Кови, чтобы она могла позволить нам проводить большую часть нашего времени в квадранте. II задачи — самые полезные и продвигающие нас к нашим целям.

Помните, что вы всегда можете обратиться к таблице управления временем Стивена Кови, чтобы переосмыслить ваш взгляд на повседневные задачи своей жизни.

Важно и срочно — как сосредоточить внимание на важных вещах

Время — наш самый ценный и ограниченный ресурс, но его часто тратят на задачи с низким приоритетом или на деятельность, которая тратит время впустую, без должного контроля нашего управления временем.Один из наших любимых способов вернуть себе власть над своим временем — это матрица управления временем. Мы даже реализуем его внутри компании, используя функцию тегов в проектах для совместной работы, и разместили ее здесь в нашем блоге в прошлом месяце.

Матрица управления временем, также известная как ящик Эйзенхауэра, по имени ее создателя, покойного генерала армии США, президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, представляет собой метод категоризации задач и управления временем для достижения оптимальной эффективности и результативности. Стивен Р. Кови помог распространить репутацию инструмента своими книгами и работами.Сами по себе четыре квадранта удивительно просты. Матрица содержит четыре элемента задачи ( Важно, Не важно, Срочно, Не срочно, ), и место пересечения двух элементов является назначенным приоритетом.

Задачи, которые необходимо выполнить в тот же день или немедленно, — это Важно и срочно , которые необходимо выполнить без промедления. Это может произойти, если у клиента возникла серьезная проблема, которую необходимо решить, или если есть крайний срок, который нельзя изменить. Задача важная и требуется быстрое решение.

Скорее всего, это задачи, которые приносят пользу, хотя они не всегда доставляют удовольствие, поэтому просто приступайте и выполняйте их. Каким бы заманчивым это ни было, не начинайте сначала с небольших или легких задач, а займитесь одним из более сложных или сложных, чтобы по завершении у вас появилось чувство выполненного долга и импульса.

Задачи, которые являются важными и несрочными будут запланированы на время, указанное для завершения работы. Это будет, если печатные материалы нужно будет вычитать и распечатать для выставки через шесть месяцев.Задача важная, но времени на ее выполнение еще достаточно. Не поддавайтесь желанию откладывать выполнение этих задач только потому, что крайний срок не является неизбежным. Установление срока сдачи приманки в обозримом будущем дает вам над чем работать.

Если задача требует сотрудничества или кого-то просят о чем-то, отправляйте эти запросы заранее и почаще уточняйте, чтобы убедиться, что этот элемент не стал срочным из-за пренебрежения. Со временем некоторые из этих задач станут одновременно срочными и важными, но при правильном планировании и сосредоточении вы потратите большую часть своей энергии на запланированные и организованные задачи в этом разделе матрицы.

Задачи, которые Срочные и неважные лучше всего поручить доверенному члену вашей команды. Это может произойти, если другому отделу потребуется помощь в тот же день или на следующий день, чтобы другой человек из пула компании раздавал брошюры на торговой выставке.

У задачи ограничено время для решения, но она недостаточно важна для ваших собственных целей, чтобы изменить ваш график и вашу собственную срочную работу.

Очень часто задачи в этом квадранте связаны с запросами других людей.При полном делегировании ключ состоит в том, чтобы проинформировать человека, получающего задачу, о деталях и полностью передать задачу, возлагая на этого человека ответственность за результат без какого-либо микроменеджмента. Как правило, не поручайте работу, которую вы не хотели бы выполнять самостоятельно. Задачи, которые не важны и не срочны , не следует даже обрабатывать. Это было бы, если бы друг отправил вам видео с кошкой, чтобы вы посмотрели. Сама задача бесполезна и не приближает вас к достижению ваших целей или мечты.Исключение таких задач из вашего расписания не только освобождает время, но и является хорошей практикой при расстановке приоритетов.

Хотя элемент исключен из ваших планов, это не означает, что его следует удалить из электронной почты или файлов, хранение таких файлов ведет к хронике вашей жизни, а отсутствие обращения к этим элементам показывает, кем вы являетесь на этом этапе.

Включение матрицы управления временем в ваши повседневные привычки жизненно важно для ее успеха, поэтому найдите время, чтобы точно организовать свои задачи. Функция тегов Teamwork Projects упрощает реализацию этого.Выполнив четыре простых шага, вы сможете взяться за работу и по-прежнему оставаться дома к обеду.

1. Пометьте свои задачи соответствующим ярлыком: Важно и срочно, Важно и не срочно, Срочно и не важно, или Не важно и не срочно.

2. Перейдите на страницу Все задачи , просмотрите и отфильтруйте по тегу , чтобы работать с теми, которые являются Важными и срочными .

3. Вернитесь к фильтру и просмотрите свой Важно и не срочно , обращая внимание на назначенные сроки выполнения.Работайте над этими задачами.

4. Повторно оценивайте задачи каждые две недели и точно помечайте вновь созданные и назначенные задачи. Как только будет получена новая задача Not Important & Not Urgent , оцените ее и делегируйте соответствующему лицу.

Подсказка: Если задача меняется с Не срочно на Срочно , легко заменить тег, удерживая клавишу Shift и одновременно щелкая сам тег.

Работы всегда будет больше, чем времени, но не стоит переживать.Стратегическое управление задачами, основанное на этих четырех основных элементах, возвращает вам силу. На протяжении всего процесса отслеживайте свое время с помощью учета рабочего времени, чтобы вы могли видеть, как вы тратите свой самый ценный ресурс.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.