Дела важные срочные неважные несрочные: Матрица эйзенхауэра как инструмент планирования. Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел

Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.

Автор: ПсихПед

11.10.2021

Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу. 

 

Важно или срочно?

 

 

Профессию учителя сложно представить без расписания. Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.

Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса. После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.

Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix. 

 

 

Важные и срочные дела и цели

 

В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело. 

Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией.  

 

Важные, но не срочные дела и цели

 

Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога. Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.

 

Срочные, но не важные дела и цели

 

В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной. На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация. 

Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.

 

Несрочные и неважные дела и цели
 

Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях. Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.

Об авторе: Полина Зотова, Главный редактор «ПсихПед»

6 приемов тайм-менеджмета, которые помогут выполнить все поставленные задачи – Студенческий союз МГИМО МИД России

На календаре 3 июня, а значит, наступило пусть и не очень тёплое, но зато очень долгожданное лето. Лето – это время планов, целей и задач. Как успеть за три месяца всё и даже больше? Сегодня мы расскажем об основных приёмах тайм- менеджмента, которые помогут грамотно распланировать и оптимизировать свободное время, чтобы выполнить все поставленные задачи!

Начать стоит с самого важного – эффективного планирования. Во-первых, необходимо составить список дел, а затем определить их приоритетность. Существует два наиболее популярных метода: метод ABC- анализа и метод матрицы Эйзенхауэра. Наверняка Вы сталкивались с данными приёмами, даже если их названия кажутся Вам незнакомыми и непонятными. На всякий случай ещё раз вкратце объясним, в чём заключается суть каждого из них.

Метод АВС- анализа: согласно данному методу, все задачи необходимо разделить на три группы. К группе «А» относятся дела, значимость которых составляет 70% и выполнение которых занимает 10% времени. «В-задачи» включают дела средней важности, приносящие около 20% результата и отнимающие также 20% времени. Задачи группы «С» являются наименее важными: на их выполнение уходит 70% времени, но вклад в результат составляет только 10%. В первую очередь стоит реализовать задачи первой группы, впоследствии задачи группы В, и наконец, дела группы «С».

«Матрица Эйзенхауэра»: согласно данной методике расстановки приоритетов, все задачи можно разделить на 4 группы и выполнять их в соответствующем порядке: А — важные и срочные дела; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Помимо вышеописанных методов, существуют и другие приёмы тайм- менеджмента с не менее забавными названиями. Например, один из таких приёмов – метод помидора. Называется он так, потому что в 80х годах в Италии, где он был изобретен, на кухне каждой синьоры стояли таймеры в виде томатов.

Метод помидора основан на идее, что человек способен концентрироваться на чем-либо максимум в течение 25 минут, а после ему необходимо отдохнуть по крайней мере 5 минут. Также спустя каждые 1,5 часа работы важно делать 15-минутный перерыв.

Другой интересный приём тайм менеджмента – метод швейцарского сыра. Он гласит, что необязательно выполнять сложные задачи в логическом порядке. Можно начать с приятного, если говорить гастрономическими метафорами, «выгрызая» дырки в сыре. Чем больше таких дырок будет, тем легче Вам будет доесть весь сыр!

Однако существует метод, утверждающий обратное. Он состоит в поедании так называемых «лягушек».

«Лягушками» называют мелкие и неприятные дела, которые хочется постоянно отложить. Многие тайм- менеджеры советуют как можно быстрее избавляться от таких дел, чтобы они не доставили Вам неприятностей.

Противоположностью «лягушек» в тайм- менеджменте являются «слоны» – серьезные и крупные задачи, которые пугают именно масштабностью. Их стоит разделить на несколько частей – конкретных задач, постепенно выполняя одну за другой.

Мы надеемся, что среди этих методов Вы обязательно найдете подходящий и сможете выполнить всё запланированное!

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна

правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения.

Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте .
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ !

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

11 способов не «прокликать» свою жизнь.

» Академия своего дела

---

Наверно, каждый смотрел забавную картину с участием великого Адама Сэндлера под названием «Клик: с пультом по жизни». Проблемой главного героя являлось то, что у него всегда не хватало времени. Буквально на все. И решением стал чудо-пульт, который перевернул всю его жизнь. На протяжении всего фильма герой страдал и переживал разные стрессовые ситуации. Если ваши дела обстоят так же, и вы чувствуете себя героем этого фильма, это означает, что вы неэффективно организуете своё личное время. Вследствие этого возникают депрессивные состояния, когда вы «не знаете, за что хвататься». Эмоциональное напряжение блокирует вашу производительность.Поэтому, чтобы не становится жертвой стрессовых состояний и низкой производительности, научимся управлять личным временем. (к сожалению, не с помощью пульта). Мы обратимся к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент помогает увеличить продуктивность в разы (продуктивность в смысле результативность), а также учит нас отбрасывать все ненужные дела в корзину. Появляется дополнительное время, которым вы можете распорядиться по собственному желанию.

Существует 11 основных правил эффективного тайм-менеджмента.

1) Представьте, что сегодня ваш последний день.

Возможно, это правило покажется вам нелепым, но все же оно несет в себе большое значение. Каждое утро, просыпаясь в своей постели и обдумывая предстоящий день, задайте себе один простой вопрос: «Если бы я знал(а), что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделал(а) и как себя вела  в этот день?» Это хорошо помогает расставить приоритеты и решить, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить на время или навсегда. Прямо сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос. Думаю, Вам это будет интересно!

2) Занимайтесь планированием.

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют. Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения вашей эффективности на протяжении всего дня. Постоянно планируйте конкретные задания в ежедневнике. Запомните, если на бумаге нет вашей цели, тогда она просто не существует! Когда вы работаете с составленным списком запланированных дел, вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%. Возьмите себе за привычку  с вечера (перед тем, как ложиться спать) записать свой план дел на завтра! Как только вы проснетесь утром, вы уже точно будете знать, что вам необходимо сегодня сделать. Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание, включите его в этот же список, учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами. Как только вы успешно справитесь с конкретной задачей, обязательно ее вычеркивайте из списка. Таким образом, вы будете наглядно наблюдать за ходом выполнения работы, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!

3) Исключайте со своей жизни «пожирателей времени».

Это самая первая проблема, которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время! На проверку почты, на общение в социальных сетях (вконтакте, facebook) мы тратим время впустую. Причем, это настолько неотъемлемая часть нашей жизни, что многие заходят в Интернет, едва открыв глаза поутру. Если вы все же собрались заняться полезным делом, тогда отключите на время все гаджеты, чтобы они вас не отвлекали. Сконцентрируйтесь на своем важном деле, держите себя в руках и вырабатывайте терпение. Полезная привычка вырабатывается ровно 66 дней, если вы будете выполнять ее ЕЖЕДНЕВНО. Поэтому выберите время, когда вы будете заниматься полезными делами и исключите все, что вас отвлекает (телевизор, соц. сети, кофеек с друзьями и бесполезные разговоры). И вперед —  покорять вершины и автоматизировать полезные привычки!

4) Учитесь расставлять приоритеты.

Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи. Существует 4 категории, по которым следует  распределять свои дела: важные срочные, важные не срочные, неважные срочные, неважные не срочные. Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела.  Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра. 1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст вам не нужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно. 2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв. 3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество. 4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка. 5) Фильтруйте информацию.

Для того чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время — учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать лишнее. Учитесь пробегать глазами по страницам всемирной Интернет-паутины, не читая все подряд от начала и до конца. Останавливайтесь  и запоминайте только важное и необходимое.

6) «Съешьте лягушку на завтрак!»

Что это значит? Успешный бизнес-консультант Брайан Трейси «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня. Если вы постоянно их переносите то на 1 час вперед, то на вечер, вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение, с которым ходите весь день. Свой день нужно начинать именно с самого трудного, нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать, и ваш день пройдет гладко и не принудительно.

Кстати, советуем посмотреть полезные советы по тайм-менеджменту от успешного бизнес-консультанта Брайана Трейси. Вы откроете для себя дополнительный источник знаний о правильном управлении  временем.

 

7) Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании.

Чем больше и быстрее вы будете выполнять несколько задач одновременно, тем хуже вы их сделаете. Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое. Хорошо выполненная работа требует максимального внимания и концентрации.

8) Соблюдайте чистоту на столе.

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

9) Слово «нет» экономит неожиданно много времени.

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу. Следите за тем, на что вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет). Отмечайте и искореняйте эти лишние не продуктивные действия. 10) Работайте в определенное время.

Если вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы (биоритмы),  на которые выпадает ваш пик активности. Вот именно в это время вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как вы будете полны сил и эффективны. Не тратьте это время впустую — пользуйтесь им на полную!

11) Возьмите для себя заслуженный выходной день.

Когда у Вас есть время отдохнуть — никогда не пренебрегайте им. Это важный фактор для эффективного управления временем. Когда человек отдыхает, все ресурсы его организма постепенно восстанавливаются. Когда человек валится с ног от усталости, то вряд ли он хорошо и качественно сделает конкретное задание. Поэтому, когда вы отдыхаете, вы активно занимаетесь тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент учит эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым моментом времени, в котором мы находимся сейчас, находить время для родных и близких нам людей, выделять время для саморазвития. Как только вы освоите это искусство, жизнь начнет приобретать яркие краски и станет куда более интересной!

Матрица управления срочными и важными делами.

Направления развития Главная / Управление временем / Матрица управления срочными и важными делами. Время всегда было одним из самых ценных ресурсов сосредоточенных в руках человека, сегодня же, в условиях современного мира, его ценность, кажется, стала ещё выше. Из доступных нам двадцати четырёх часов в сутки, около восьми часов мы тратим на сон, оставшиеся же шестнадцать, пролетают так незаметно, что мы просто не успеваем выполнить все дела, возложенные на наши плечи. Горы незавершённых дел давят на нас всей своей массой, выжимая из нас все «соки», превращая в подобие выжатого лимона. Так рано или поздно, к нам приходит осознание необходимости в поиске подходящих инструментов для управления своим временем. Благо, искать их долго не приходится: любые необходимые инструменты предоставляет тайм-менеджмент, и всё, что нам нужно сделать, впустить их в свою жизнь и начать применять на практике. В этой статье мы поговорим об одном инструменте управления временем – матрице управления срочными и важными делами, которая поможет вам разобраться с создавшейся в вашей жизни суматохой. Таблица, которую вы увидите далее, основана на матрице управления срочными и важными делами, из книги Стивена Кови «Семь привычек высокоэффективных людей». В ней вы можете видеть четыре блока дел, разделённых по срочности и важности, это важные и срочные дела, важные и несрочные дела, неважные и срочные, а также неважные и несрочные дела. Выполнять следует только важные дела, причём важные и срочные дела требуется выполнять незамедлительно, а важные и несрочные дела планировать на любое свободное время. Срочные и неважные дела желательно отклонять и, по возможности делегировать, даже если они были заданы вам начальством, а от неважных и несрочных дел необходимо безжалостно избавляться. Итак, давайте взглянем на таблицу важных и срочных дел. Матрица управления важными и срочными делами:   Срочные Несрочные Важные Сделать сейчас чрезвычайные ситуации, жалобы и кризисные вопросы требования начальства или клиентов запланированные задачи или текущие проекты собрания и встречи отчёты и другие материалы кадровые вопросы или потребности решение проблем Здесь помещаются важные и срочные задачи, порядок их выполнения следует составлять в соответствии и их относительной срочностью. Если две или более задач одинаково срочны и важны, следует обсудить порядок их выполнения с теми, кто эти задачи задал. Большие задачи лучше всего разбивать не несколько маленьких, чтобы их решение не вызывало больших затруднений. Запланировать планирование, подготовка, составление расписания исследования, проектирование, тестирование построение сети отношений размышления, моделирование, дизайн системы и процесс развития прогнозирование и профилактика разработка изменений, направления, стратегии Важные для достижения успеха дела и задачи, состоящие в планировании и разработке дальнейших шагов, которые не требуют немедленного решения. Планируйте время и место для их решения заблаговременно. Для решения этих задач следует найти спокойное место, где вам никто не помешает и не прервёт вашей работы. Используйте инструменты и методы управления проектами, чтобы увеличить эффективность решения задач этой категории. Неважные Отклонить и обосновать обычные запросы других людей кажущиеся чрезвычайными ситуации недоразумения, возникающие в виде жалоб бессмысленные процедуры или деятельность накопленные нерешённые мелочи капризы или истерики босса Срочные, но неважные задачи по возможности следует отклонять и избегать. Старайтесь избегать решения задач этой категории по мере их поступления, даже если они были заданы вам начальством. Учитесь говорить «нет» другим людям, и ясно выражать свои мысли относительно невозможности решить эти задачи. Если возможно, помогите этим людям в поиске другого способа или лица для решения этих задач. Воздержаться и прекратить комфортная деятельность, компьютерные игры, блуждание по сети, перекуры общение, сплетни, социальные контакты мечтания, рисование, длительные перерывы чтение бессмысленной или не относящейся к делу литературы необязательная регулировка оборудования украшение и перепроизводство Привычные комфортные действия, непродуктивные, лишающие мотивации действия. Планируйте их устранение. Эти мероприятия сами по себе не являются задачами, это вещи, которые, как многим кажется, позволяют им отвлечься от груза ответственности. Дела этой категории скорей увеличивают вашу лень и апатию, чем позволяют вам отвлечься и отдохнуть. Отдых должен быть спланированным мероприятием, поэтому позаботьтесь об устранении любого вида активности из этой категории. Старайтесь вырабатывать чёткое расписание на каждый день, и следуйте ему, чтобы справиться с соблазном возвращения к этим задачам. Сначала вам будет трудно определиться, какие задачи следует отнести к категории важных и срочных дел, и, вероятно, в этой категории могут оказаться такие дела, которых там быть не должно, и от выполнения которых можно было бы отказаться. Поэтому, прежде чем отклонить какую-либо задачу или внести её в категорию важных и срочных дел, задайте себе вопрос: «что будет, если я не решу эту задачу?», и если в ответе содержится угроза вашему благополучию, финансовому или какому-либо ещё, заносите её в список задач для обязательного выполнения, предварительно расставив приоритеты. Ещё сложнее вам будет с задачами категории неважных и срочных дел. Сложнее в плане того, что вам придётся отклонять задачи, поступающие от других людей, в том числе, от начальства, что, вероятней всего, потребуется от вас развития навыков общения и уверенности в себе. В любом случае, со временем и с практикой вы научитесь управлять своими задачами с лёгкостью, невиданной прежде, а главное, вы вдруг обнаружите, как много свободного времени появляется в вашей жизни. Успехов вам и всего наилучшего! © Олег Акван metodorf.ru Главная / Управление временем / Матрица управления срочными и важными делами. Другие статьи текущего раздела: Похожие статьи из раздела «Разное»:

Планирование рабочего дня руководителя: как составить распорядок дня

07 октября 2021 Время прочтения статьи: 8 минут

354

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину. 

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

• в срок и без суеты выполняет задачи;

• разделяет работу и отдых;

• не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

• Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

• Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

• Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. 

• Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет. 

• Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

• Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

• Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

• Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

• Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

• Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

• В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.  

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным. 

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

2. Спрогнозируйте срок выполнения. 

3. Выделите нужное время в графике.

4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

5. Отмечайте выполненные пункты плана. 

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам: 

1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. 

3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников. 

3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C». 

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете. 

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.  

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. 

Пример распорядка рабочего дня

А:  8:00–8:30. Провести планерку. 8:50–9:30. Ответить на e-mail. 9:40–10:20. Купить билеты для командировки. 13:30–14:30. Перерыв. 16:00–17:00. Встреча со спонсорами.	В: 10:30–11:20. Вебинар. 11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками. 12:20–12:40. Созвониться с партнерами.
С: 13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло. 14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.	D: Смотреть YouTube. Листать Instagram.

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей. 

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

• Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

• Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

• Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

• Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Матрица Эйзенхауэра- Планёрка

Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».

К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые, ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь. Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк, многие американцы так называли его и в период правления государством.

Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.

Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.

Составление матрицы Эйзенхауэра

• A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)

  Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.

• B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше. Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел. Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.

  Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?

• C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут! Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.

  Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.

P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на [email protected] – обещаем всё исправить

Пример матрицы Эйзенхауэра

Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).

Что важно — редко срочно, а что срочно — редко важно — Цитата исследователя

Дуайт Д. Эйзенхауэр? Джон Ле Карре? Апокриф?

Уважаемый исследователь цитат: Существует популярная схема тайм-менеджмента, называемая принципом принятия решений Эйзенхауэра или матрицей Эйзенхауэра, названная в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Каждая задача оценивается по двум осям: важно / неважно и срочно / не срочно. Для каждого типа задач существуют разные правила.Например, если задача срочна, но не важна, ее следует передать кому-то другому.

Источником вдохновения для создания этого метода послужила поговорка, приписываемая известному военному и гражданскому лидеру. Вот две версии:

(1) То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

(2) Большинство срочных дел не важны, и большинство важных дел не являются срочными.

Мне не удалось определить, когда это сказал Эйзенхауэр.Не могли бы вы изучить эту пословицу?

Quote Investigator: В 1954 году Дуайт Д. Эйзенхауэр посетил кампус Северо-Западного университета в Эванстоне, штат Иллинойс, и выступил с речью на Второй Ассамблее Всемирного Совета Церквей. Он произнес одну из версий поговорки, но не претендовал на нее. Вместо этого он приписал слова неназванному «бывшему президенту колледжа». В следующем отрывке Эйзенхауэр использовал фразу «Президент Миллер», имея в виду доктора А.Дж. Роско Миллер, президент Северо-Западного университета. Обратите внимание, что Эйзенхауэр не приписывал это высказывание Миллеру, который был действующим президентом, а не бывшим президентом. Жирным шрифтом добавлено:

Теперь, мои друзья этого собрания, есть еще одна вещь, которую мы можем надеяться узнать от вашего пребывания с нами. Я проиллюстрирую это, цитируя заявление бывшего президента колледжа, и я могу понять причину его выступления, как он это сделал. Я уверен, что президент Миллер сможет.

Этот президент сказал: « У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Теперь, я думаю, это представляет собой дилемму современного человека. Ваше присутствие здесь может помочь поставить перед нами самое важное и, возможно, даже придать важному оттенок срочности. И вы можете укрепить нашу веру в то, что люди доброй воли, работая вместе, могут решить стоящие перед ними проблемы.

Вышеупомянутая цитата является самым ранним относящимся к делу доказательством, известным для QI . В этом экземпляре выражения не использовались такие квалификаторы, как «редко» или «большинство».Но следующая цитата предполагает, что по крайней мере один слушатель добавил слово «редко» к своему воспоминанию о замечании.

Вот дополнительные избранные цитаты в хронологическом порядке.

В 1954 году была проведена конференция страховой индустрии для Ассоциации Управления Лайф-Офисом. Спикер конференции заявил, что человек по имени Норрис Питт слышал обращение Эйзенхауэра в Иллинойсе. Но воспоминания Питта, переданные оратором, несколько отличались от стенограммы речи.Следующий экземпляр был похож на популярные современные версии поговорки:

Норрис Питт недавно присутствовал на заседании Всемирного совета церквей в Эванстоне и слышал, как президент Эйзенхауэр сделал замечание о том, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко срочными.

В 1962 году, в начале своей писательской карьеры, Джон ле Карре выпустил детектив под названием «Убийство качества». Позже Ле Карре стал популярным автором шпионской фантастики.Его роман 1962 года представил половину пословицы с акцентом:

«У вас есть сопротивление продажам драматизма, Брим; редкий дар презрения к тому, что срочно. Я знаю дюжину людей, которые будут платить вам пять тысяч в год за то, что вы каждый день говорите им, что важных вещей редко срочно. Срочно — это эфемерное, а эфемерное — неважно.

В 1973 году в статье об «Управлении малым бизнесом» в Виннипеге, газета Манитобы, напечатала версию пословицы, связанную с Эйзенхауэром, хотя слова не были заключены в кавычки.Эйзенхауэр умер несколькими годами ранее в 1969 году:

Президент Эйзенхауэр устраивал свои дела так, что на его стол попадали только действительно важные и срочные дела. Сообщается, что он обнаружил, что эти двое редко ходили вместе. Он обнаружил, что действительно важные дела редко бывают срочными, а самые срочные дела — редко важными.

В 1975 году газета «The Christian Science Monitor» штата Массачусетс напечатала статью о методах, используемых знаменитостями и президентами для управления своим временем.И снова экземпляр изречения без кавычек был связан с Эйзенхауэром:

Все, что не было одновременно срочным и важным, не могло отнять у Эйзенхауэра время. Но он обнаружил, что эти двое редко идут вместе: важных дел редко бывают срочными, а самые срочные дела редко бывают важными. Пресс-секретарь Айка сообщил: «Президент считает каждую минуту».

В заключение, Дуайт Эйзенхауэр представил версию этой пословицы в речи 1954 года, но он упомянул неназванного «бывшего президента колледжа».Варианты поговорки со словом «редко» могли быть основаны на ошибочной передаче речи. В качестве альтернативы Эйзенхауэр мог использовать более одной версии выражения.

Эйзенхауэр получил комплименты за его навыки управления временем, но QI не знает, использовал ли он технику Матрицы Эйзенхауэра.

Примечания к изображению: Дуайт Д. Эйзенхауэр, официальный фотопортрет 1959 года, предоставленный Wikimedia Commons.

(Особая благодарность Джанет Чой, чей запрос побудил QI сформулировать этот вопрос и провести это исследование.Большое спасибо С. М. Коловику и Кэтрин Харпер, которые определили решающую речь Эйзенхауэра 1954 года. Также спасибо Деннису Лиену за помощь в цитировании на конференции по страхованию 1954 года. Большое спасибо любезным библиотекарям из Флориды.)

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для принятия лучших решений

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не являются срочными».

Так сказал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр.Этот парень определенно столкнулся со своей долей проблем как на посту президента, так и на своей предыдущей должности Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны и первого верховного главнокомандующего НАТО.

Матрица решений Эйзенхауэра, или Матрица Эйзенхауэра, была популяризирована бестселлером Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» и стала широко используемой структурой.

Вот как это работает. Вы используете четырехквадрантную сетку для ранжирования задач / решений по двум ключевым характеристикам:

• Важность задачи для общего успеха миссии
• Актуальность задачи

Срочно и важно Сделай сначала	Важно, но не срочно Сделай позже
Не важно или срочно Не делай этого	Срочно, но не важно Делегировать

Разместите свои задачи по квадрантам и решайте их следующим образом:

• Важные / срочные задачи квадранта выполняются немедленно и вами, e.г., кризисы, дедлайны, критически важные проблемы.
• Важные / несрочные задачи квадранта планируются и выполняются вами, например, планирование, обучение, несрочная коммуникация.
• Срочные / неважные задачи квадранта делегируются кому-то другому, например, запланированные встречи, звонки, организационная работа.

• Неважные / несрочные задачи квадранта отбрасываются, например, расточители времени и отвлекающие факторы.

Прелесть матрицы в том, что она применима практически к любой должности в любом бизнесе.Для занятых предпринимателей матрица может стать бесценным инструментом, позволяющим сосредоточиться на самом важном.

Давайте разберем категории дальше, приведя несколько примеров того, что может попасть в каждый квадрант.

Срочно и важно — сделайте это сначала

Это задачи типа «дом в огне», которые обычно представляют собой незапланированные чрезвычайные ситуации или ограниченные по времени события и должны выполняться руководителем предприятия. Практическое правило — ранжировать в этом квадранте задачи, которые сталкиваются с жесткими сроками и являются критически важными.Примеры включают:

• Закрытие ключевого счета
• Ключевой счет под угрозой
• Сбой продукта или системы

Важно, но не срочно — сделаем позже

Это критически важные проблемы, которые не требуют немедленного внимания и должны быть выполнены вами. Вы можете контролировать время. Примеры включают:

• Планирование на следующий квартал
• Отзывы о ключевом аккаунте
• Обновление технологий или инфраструктуры

Срочно, но не важно — делегировать

Это задачи, которые всплывают и требуют немедленного внимания, но не вами, и должны быть делегированы кому-то другому.Пример:

• Запросы на встречу
• Ответ на электронные письма
• Отслеживание потенциальных клиентов
  

Не срочно и не важно — не делайте этого

Это задачи, которые вам совсем не следует выполнять. Они могут варьироваться от отвлекающих факторов до вредных привычек. Примеры включают:

• Работа в Интернете
• Видеоигры
• Проверка личных социальных сетей
  

Продолжайте читать: Как использовать метод айсберга для экономии времени

Собираем все вместе

Как и любая другая структура производительности или управления временем, матрица Эйзенхауэра лучше всего работает при постоянном и частом использовании.Передовой опыт включает:

• Держите список в актуальном состоянии. Распределение задач по квадрантам может освободить ваш разум и помочь сосредоточиться на самом важном.
• Ограничить списки. Слишком много задач в каждом квадранте может иметь противоположный эффект, помогая вам управлять временем. Если у вас более восьми предметов в каждом квадранте, вам может потребоваться дополнительная помощь! Выполняйте одно задание за раз. Сначала очистите квадрант «Срочно» и «Важно».
• Используйте одну матрицу для личных и деловых задач.Нет, не стоит часами сидеть в социальных сетях на работе. С другой стороны, вам понадобятся перерывы для таких вещей, как упражнения и, возможно, даже немного времени для небольшого Instagram. Просто положите их туда, где они должны быть.
  

Если вы потерялись в категории «срочно, но неважно», вы не одиноки. Может быть сложно понять, кому и как делегировать эти задачи. Если вы управляете бережливой организацией, в вашей команде, вероятно, не будет людей, у которых есть дополнительное время. Кроме того, если вы привыкли что-то делать самостоятельно, старые привычки будет трудно изменить.

Виртуальный помощник на помощь

Виртуальный помощник может быть удобным и эффективным способом позаботиться о правом нижнем квадранте. Все больше и больше занятых руководителей обращаются к этому решению — своего рода распределительному методу делегирования срочной, но не важной работы, которую необходимо выполнить, без добавления штатного сотрудника. Виртуальный помощник может управлять вашим почтовым ящиком, планировать встречи, отвечать на телефонные звонки и отслеживать потенциальных клиентов по электронной почте и телефону. Фирмы управляемых виртуальных помощников могут позаботиться о том, чтобы вы получили помощника-динамита без дополнительных затрат на управление.

Возможно, вы не ведете армию в войну, но иногда кажется, что это так. Айк (прозвище Эйзенхауэра) может помочь вам выиграть бизнес-битвы, разъяснив, что вам следует и чего не следует делать самому.

Чтобы узнать больше о том, как виртуальный помощник может дать вам больше возможностей и повысить вашу производительность, загрузите наше руководство по работе с виртуальным устройством Prialto.

Об авторе: Билл, старший менеджер по контент-маркетингу Prialto, пишет о будущем работы и о том, как компании могут стать более продуктивными и успешными.Его работы были опубликованы в блоге «Повестка дня Всемирного экономического форума» и в журнале CIO.

Сосредоточьтесь на важности вместо срочности

В двадцатом веке технологии росли не по дням, а по часам, и благодаря этому скорость, с которой мы можем вести бизнес, мгновенно упала с нуля до шестидесяти. Прошли те времена, когда переписка основывалась на обычной почте, а прямое общение ограничивалось телефоном. Не сотовый телефон, а обычный старый, стандартный, настольный телефон.Можете ли вы даже представить свою работу без Интернета?

Несмотря на то, что технологии развиваются вместе с нашей неизменной зависимостью от них, возможно, всем нам нужно напоминание о том, что мы всегда должны сосредотачиваться на том, что важно, а не всегда на том, что срочно.

Элис Бойс из Harvard Business Review делится с нами шестью советами, как сосредоточиться на самом важном:

1. Запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам потребуется

Не бойтесь очистить свой график, чтобы завершить важный проект.Может быть трудно игнорировать ваши мгновенные сообщения, и еще сложнее игнорировать свой почтовый ящик, когда он накапливается входящими сообщениями. Выключите эти предметы на час или два. Автоматические ответы нужны не только на время отпуска. Используйте их, чтобы сообщить людям, что вы сосредоточены на одном из приоритетов, и что в случае возникновения чрезвычайной ситуации они могут связаться с вами указанным способом.

2. Выделите наиболее важные элементы важных задач

Если ваш большой проект кажется непосильным, и ваше первое желание — откладывать дела на потом, сконцентрируйте свою энергию на создании списка, который разбивает этот проект на небольшие достижимые цели.У вас будет больше шансов завершить этот большой проект, если вы будете вознаграждать себя на каждом этапе его выполнения. Вычеркивание вещей из контрольного списка, даже мелких, доставляет максимальное удовлетворение.

3. Предвидеть чувство тревоги и управлять им

Мы все знаем, что это приближается. Беспокойство может возникать раз в месяц, раз в неделю или может провести с вами целый день. Знание того, что он всегда рядом, и его планирование может иметь большое значение. Когда приходит это электронное письмо с пометкой «важно» или «срочно», уровень стресса может резко возрасти.Разработайте сегодня стратегию решения этих вопросов, чтобы, когда придет время, у вас был план. Кроме того, не бойтесь отвечать с просьбой разъяснить сроки и никогда не бойтесь спросить, «действительно ли это срочно»?

4. Тратьте меньше времени на несущественные задачи

Определите ожидания от проектов, прежде чем они начнут реализовываться. Если вы знаете, что проект находится на низком уровне, сообщите об этом своим сотрудникам или коллегам, чтобы ожидания были установлены с самого начала.Например, если вам нужно создать веб-страницу, но вы не хотите, чтобы она была какой-то необычной, сообщите об этом своему веб-дизайнеру заранее, чтобы они не тратили время на ее переутомление.

5. Расставьте приоритеты в задачах, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

Автоматика. Стандартизация. Устранение. Сосредоточьте свое время и энергию на этих трех целях как можно раньше, и вы сократите время, затрачиваемое на проекты в целом.

6.Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

Сосредоточьтесь на общей картине. Некоторые задачи, которые вы создаете сами, могут не повлиять на общую картину. Оценивайте свои задачи и не бойтесь проконсультироваться с руководством, чтобы убедиться, что вы не тратите время на проект, который не соответствует целям вашей организации. Нет ничего хуже, чем потратить свое время на проект, который неизбежно не увидит свет.

Устройтесь поудобнее и сделайте глубокий вдох.Невероятно сложно отличить важное от того, что срочно. Держите свои приоритеты под контролем и обращайтесь к руководству, чтобы убедиться, что вы тратите свое время с умом. Спросите своих коллег: «Действительно ли этот запрос срочен?» или «Действительно ли результат этого проекта соответствует целям организации?» Вы заслуживаете тратить свое время на важные дела, поэтому сосредоточьтесь на том, что важно, а не на том, что срочно.

Важное vs. Срочное | Часть нашего обширного руководства по постоянному совершенствованию

Люди принимают решения каждый день о том, какие задачи добавить в свое расписание.В основном у них есть два варианта. Они могут сделать важное или взять на себя срочное. Срочные дела должны быть выполнены немедленно, и люди часто пытаются их выполнить. Важные вещи часто связаны с «общей картиной» деятельности, которая не вызывает проблем в повседневной жизни. Из-за этого, как правило, никто не задает постоянных вопросов по такого рода проблемам. Но важные вещи имеют решающее значение для долгосрочного успеха.

Это создает дилемму для большинства людей.Они плохо себя чувствуют из-за того, что отвергают насущные потребности человека и вместо этого работают над чем-то более важным, но нереальным.

Иногда, конечно, легко принять решение. Иногда вы сталкиваетесь с задачей, которая одновременно важна и срочна. Это очевидные приоритеты. Очевидно, что задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны получать внимания.

Первый шаг к эффективному использованию вашего времени — это понять, к какой категории относятся ваши задачи.Некоторым людям очень трудно определить разницу между срочным и важным. Умение различать эти два аспекта чрезвычайно важно, потому что не над всеми неотложными задачами нужно работать. Иногда вам просто нужно сказать «нет».

В других случаях вам, возможно, придется просто сказать человеку, что вы не сможете добраться до него немедленно. Произойдет одно из четырех.

1. Человек найдет альтернативный таски. Он найдет другого человека, который сделает эту работу.
2. Человек составит альтернативный план. Цели часто можно достичь разными способами.
3. Человек откажется от запроса.
4. Человек вернется снова.

Если случится номер четыре, есть шанс, что задача действительно важна. Узнайте, приложив к нему ценник. Например, предложите человеку остаться допоздна, чтобы поработать над этим вместе, или попросите провести некоторую подготовительную работу, чтобы помочь с проектом. В ответе вы узнаете, насколько ценится работа запрашивающей стороны.

«И» против «ИЛИ»

К сожалению, печальная реальность такова, что мы живем в мире «И», а не в мире «ИЛИ». Скорее всего, у вас может не быть возможности устранить срочные задачи. Я рекомендую вам в первую очередь выделить время на выполнение важных дел, а оставшееся — позволить срочным. У работы есть способ заполнить доступное время ( Закон Паркинсона ). Если вы сделаете наоборот, работая в первую очередь над срочными задачами, важные будут недооценены.

Срочность — это красный флаг

Срочные задачи обычно являются признаком неудачи. Бывают редкие случаи, когда в последнюю минуту возникает непредвиденная проблема или возможность, но, опять же, их очень мало.

Большинство проблем в последнюю минуту можно проследить до более ранней ошибки в процессе . Важный заказ, который необходимо разместить для предотвращения остановки сборочной линии, может быть результатом неправильной установки карты kanban .Разгневанный клиент может быть результатом того, что факсимильный аппарат застрял из-за плохого обслуживания . Резкое увеличение количества заказов в конце месяца, вероятно, связано с ошибочной политикой продаж.

Дело в том, что каждую неотложную задачу нужно анализировать и отслеживать. Этот анализ должен быть ценой допуска к работе над неотложной проблемой. Если вы соглашаетесь отказаться от того, что вы делаете для решения проблемы, человек, обращающийся за помощью, должен согласиться принять контрмеру , чтобы убедиться, что проблема больше никогда не повторится.Стоит отметить, что многие срочные заказчики — рецидивисты. Кажется, одни и те же люди приходят за помощью в последнюю минуту, снова и снова. Дайте им понять, что они должны внести свой вклад в постоянное улучшение процесса , если они хотят, чтобы вы применили пластырь сейчас.

Теория относительности

Важными и актуальными являются относительные концепции на макроуровне. То, что важно для одной части организации, может не иметь значения для другой части.

Однако важность на уровне компании важнее того, что кажется важным для отдельных отделов.Развертывание политики Clear может помочь в решении этой проблемы. То, насколько действие влияет на элемент PD, должно быть решающим фактором при определении того, является ли действие важным или нет.

KPI (ключевой показатель эффективности) Bowlers — еще один полезный инструмент для определения важности. Вообще говоря, чем больше задача влияет на чьи-то KPI, тем она важнее.

Тем не менее, часто встречаются люди, которые пытаются использовать влияние клиента как фактор окончательного решения.Будьте осторожны, сразу подчеркивая влияние проекта на отдельного клиента. Как правило, элементы PD оказывают большее влияние на большее количество клиентов, чем проблема, затрагивающая только одного клиента. Это не значит, что плохое обслуживание клиентов — это нормально. Это просто означает, что вы должны смотреть на общую картину, чтобы не навредить многим клиентам за счет одного. ( Примечание: иногда есть крупный заказчик, который требует немедленного внимания. Действуйте соответственно. )

Стратегия важности и не важности

Если вы посмотрите на эти два фактора в матрице, стратегия того, как поступать, станет ясной.

• Важное и срочное: Сделайте это в первую очередь. Это очевидный приоритет.
• Неважно и не срочно: Спросите себя, почему вы тратите время на то, что неважно и не является неотложной задачей. Это не так уж и редко, как можно подумать. Многие люди по привычке занимаются бессмысленной деятельностью.
• Важно, но не срочно: Имейте в виду, что важные дела в конечном итоге станут срочными, если вы будете продолжать откладывать их.Запланируйте время в своем календаре, чтобы гарантированно поработать над ними.
• Срочно, но неважно: Работайте над устранением первопричин, которые привели к сбою, из-за которого эта проблема стала неотложной.

Посмотрите наш видеоролик Decision Matrix Template , чтобы получить представление о приоритезации.

Слова предупреждения

• Инициатор задачи не всегда является кем-то другим. Иногда это работа, которую вы создаете сами.Внимательно посмотрите на задачи, которые вы делаете ежедневно, и посмотрите, насколько они действительно важны для вашей работы. Мы часто наполняем наши дни бессмысленной деятельностью.
• Срок действия срочности истекает. Иногда хорошая стратегия — отложить хронического преступника до тех пор, пока вопрос не станет спорным. Удивительно, как часто срочный, но неважный срок проходит без происшествий. Примечание. Если вы пойдете по этому пути, обратитесь за поддержкой к своему менеджеру, потому что это может вызвать обратную реакцию.
• Скажите «нет», если срочная задача сорвет более важный проект.Это может быть непросто, так что расскажите всем подряд, что будет, если вы переключитесь на срочное задание.

Чем ближе вы находитесь к передовой в организации, тем меньше у вас будет контроля над тем, что вы решаете делать или не делать. Вместо того чтобы спорить с начальником о том, следует ли вам что-то делать или нет, поместите запросы в контекст.

Составьте список задач и проектов, над которыми вы работаете, и расположите их в порядке приоритета. Отнесите список своему менеджеру для просмотра и убедитесь, что есть согласие.Если кто-то приходит к вам с просьбой о срочной помощи, и он не примет отрицательного ответа, обратитесь за поддержкой к своему начальнику. Она будет иметь хорошее представление о том, что у вас на тарелке, и с большей готовностью будет сражаться за вас, если будет иметь представление о том, над чем вы работаете.

К сожалению, начальство иногда ставит своих сотрудников в тяжелое положение. Они помогают установить приоритеты , но часто меняют план, когда возникает что-то срочное. Это не только откладывает важные задания, но и увеличивает трату времени на переключение между задачами.

Справиться с этими проблемами может быть непросто. Лучшая стратегия — часто прямо, но уважительно относиться к ситуации. Попросите перенести или отменить важный крайний срок, поскольку срочные задачи влезают в вашу рабочую нагрузку. Отслеживайте время, которое вы тратите на незапланированную деятельность. И следите за неотложными проблемами, с которыми вы сталкиваетесь. Эта информация пригодится при разработке новых сроков с вашим начальником и при обращении за поддержкой в ​​решении проблем, которые создают неотложные проблемы.

Новые лидеры часто с трудом осознают тот факт, что у них нет ресурсов, чтобы сделать все. Часто ответ на запрос отрицательный. Менеджеры, которые не научатся говорить «нет» и расставлять приоритеты, обнаружат, что они постоянно тушат пожары и никогда не доберутся до их предотвращения.

Отслеживайте время, которое вы тратите на срочные и важные задачи. Скорее всего, вы тратите гораздо больше времени на срочные и неважные дела, чем вы думаете. В этом случае у вас есть несколько стратегий.

1. Сосредоточьтесь на предоставлении сотрудникам возможности принимать оперативные решения. Срочные задачи часто усугубляются, когда сотруднику приходится выслеживать вас, чтобы решить проблему.
2. Отслеживайте основные причины проблем. Применяется принцип Парето . Вы обнаружите, что большинство кризисов, с которыми вы сталкиваетесь, повторяются снова и снова. Наладить процесс и устранить кризисы. Это также имеет вторичный эффект. Люди, как правило, стесняются того, что являются хроническими преступниками.Если они увидят, что находятся в верхней части вашего списка, возможно, они захотят действовать.
3. Предложите помощь, но ясно дайте понять, что вам понадобится помощь. Эта тактика применяется не всегда, но с большинством задач связана некоторая работа, которую может выполнить отправитель запроса. Если кто-то не может оказать посильную помощь, это показатель того, насколько срочно стоит задача.

Ключевые моменты о «важном и срочном»

• Люди путают важное с срочным.Сосредоточение внимания на неотложных действиях останавливает краткосрочную боль и позволяет избежать долгосрочной выгоды.
• Срочные проблемы почти всегда являются признаком сбоя процесса. Они должны сопровождаться контрмерой, чтобы предотвратить их повторение.
• Чем лучше вы управляете простыми решениями, тем больше у вас будет гибкости , когда возникает более сложное решение относительно важных, а не срочных задач.

Начните отслеживать каждый срочный запрос. Убедитесь, что ясно, что с ними обращаются как с проблемой.Используйте свою руководящую команду как ресурс, чтобы сосредоточить усилия на постоянном улучшении на устранении проблем, которые отвлекают вас от важных задач.

Velaction предлагает три инструмента, которые помогают разрешить конфликт между срочным и важным.

Матрица развертывания политик

Развертывание политик помогает людям в организации понять, как то, над чем они работают, вписывается в стратегию компании. Матрица развертывания политики упрощает определение того, что является более важным.

---

Котелок КПИ

KPI Bowler подчеркивает важные показатели передовой группы. Он обеспечивает быструю проверку, чтобы убедиться, что большая часть того, над чем работает команда, относится к ключевым факторам успеха.

---

Шаблон матрицы решений

Когда нет четких указаний, определить важность может быть труднее. В таких ситуациях на помощь приходит шаблон матрицы решений .

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Ситуация, описанная выше, также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы, как правило, беремся за задачи с более короткими сроками и меньшими сроками окна завершения.Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее лечь в постель. Мы выбираем их вместо менее срочных задач, даже если они менее срочные более важны и приносят больше награды.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужных сверхурочных.

Рори Ваден, автор и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы тайм-менеджмента слишком много внимания уделяют эффективности. Большинство методов повышения производительности нацелены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени для принятия более краткосрочных решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с Матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия проистекает из цитаты Дуайта Д.Эйзенхауэр:

‍ «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочны. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на следующем: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы.Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разрушить Матрицу Эйзенхауэра, мы чувствуем необходимость подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и любой новый метод повышения производительности, который вы хотите применить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует много проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев.Загрузите справочные материалы, получите сводные журналы или положитесь на приложение расписания, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свой прогресс.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы все были на одной странице, когда дело доходит до приоритетов.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход как можно более плавным. Все мы учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка.Даже хваленый метод Agile требует более года или двух для правильной реализации.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин из популярного канала Youtube Vlog Brothers :

«Производительность не обязательно должна быть связана с работой или максимизацией производительности или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивными. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть ».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели.Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важных и срочными.

Важное — Один из способов отличить важные задачи от второстепенных — спросить: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если работа других зависит от ее завершения или имеет большое влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочность — срочность фокусируется на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Будет ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего расписания и цели проекта также играют роль.

После того, как вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач по четырем группам в соответствии со следующим:

• ВАЖНО и СРОЧНО (НЕОБХОДИМО)
  Зеленый проиллюстрировал это на простом примере вашего дома в огне.Это то, что вам НЕОБХОДИМО сделать прямо сейчас. Говоря менее катастрофически, эти задачи обычно остаются теми, которые мы оставляем до последней минуты или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
  
• ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО (РЕШИТЬ)
  Другой простой пример — долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или физические упражнения (если нет серьезных проблем со здоровьем, в в этом случае это срочно). Общее правило для этой группы — планировать время для работы над этими задачами.Откладывая их, вы просто поднимете их до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не решатся.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ, но СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть мелкие, второстепенные, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или отправка электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение собрания по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же информированного провести встречу поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
  
• НЕВАЖНО и НЕ СРОЧНО (УДАЛИТЬ)
  Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
  

Для тех из вас, кто относится к визуальным типам, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в простой рамке.

Важно помнить, что фильтр «важный / срочный» меняется в зависимости от ваших проектов и целей.Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избежания ловушки простой срочности, в которую обязательно попадет каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам нужно будет освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор растущего стартапа, ваши руки будут полны проектов и задач, связанных с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не будет ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, часами писать им по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, лучше вы составите очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что пока вы не можете помочь, так как у вас слишком много вещей на вашей тарелке.

Отказ — большая часть процесса фильтрации. Действия, которые попадают в четвертую группу Эйзенхауэра, с наибольшей вероятностью будут отброшены (напр.Удаление нежелательной почты вместо сортировки). И если вы продолжаете переносить задачу в четвертую группу каждую неделю, значит, для начала это не было ни важным, ни срочным.

По мере того, как задачи перемещаются вверх и вниз по лестнице приоритетов, не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра после освоения становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они никогда не добиваются, потому что в сутках не хватает часов.С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь сосредотачиваться на том, что важно, а не на фальшивой срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с трудом справляйтесь с проектами. Выдвигая на передний план более широкую картину, Матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Написано Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер.В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. Марко в настоящее время работает по телефону Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Матрица управления временем Стивена Кови — срочные и важные

Когда дело доходит до эффективности, матрица управления временем Стивена Кови позволяет легко определить, на что вам «нужно» потратить свое время и
внимание.

Кови является автором книг Семь навыков высокоэффективных людей и Прежде всего

Я столкнулся с этими принципами, когда изучал то, что отличает
высокопроизводительных людей от всех остальных: как они смогли быстро расставить приоритеты в своей работе
и добиться максимальной отдачи?

[ninja-popup ID = 6780] [/ ninja-popup]

Вот изображение и краткий обзор.

Матрица управления временем, диаграмма

• В квадранте 1 (вверху слева) у нас есть важные, срочные вопросы — вопросы, которые нужно решать немедленно.
• В квадранте 2 (вверху справа) у нас есть важные, но не срочные вопросы — элементы, которые важны, но не требуют вашего немедленного внимания, и нужно запланировать на . Этот квадрант выделен, потому что Кови подчеркивает, что это квадрант, на котором мы должны сосредоточиться для долгосрочного достижения целей
• В квадранте 3 (внизу слева) у нас есть срочные, но неважные элементы — элементы, которые следует минимизировать или исключить. Это отстойное время, разнообразные задачи «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны».
• В квадранте 4 (внизу справа) у нас есть неважные, а также несрочные задачи — предметы, которые не нужно делать в ближайшее время, возможно, мало или вообще ничего не стоит, а также следует минимизировать или исключить . Часто это банальные траты времени

Помимо текстовых примеров, я собираюсь немного повеселиться и проиллюстрировать элементы из каждого квадранта в матрице управления временем, используя один из моих любимых комиксов, XKCD.

Квадрант 4 — Не срочно и не важно

Понятно, не срочно, не важно — и явная трата времени. Другие траты времени включают:

• Бездумный просмотр веб-страниц
• Слишком много просмотра телевидения / каналов ради просмотра каналов

Квадрант 3 — Срочно и неважно

Мои любимые примеры, хотя я мог бы выбрать больше —

Другие «срочные» задачи, которые практически не приносят пользы

• Телефонные звонки не по теме
• Электронное письмо, на которое вы должны ответить сразу, иначе оно теряет ценность («Хотите пончиков? У меня есть в офисе!»)

Квадрант 2 — Не срочно и важно

Ваше общее состояние здоровья — это то, что вы можете считать само собой разумеющимся сегодня, и, возможно, не видите срочности в его решении, но в долгосрочной перспективе мы знаем, что имеет первостепенное значение.

Есть и другие важные, но не срочные вещи, которые также попадают в этот квадрант:

• Упражнение
• Анализ вашей карьеры
• Поддержание отношений с семьей / друзьями

Квадрант 1 — Срочно и важно

Возможно, это не совсем рационально, но, по крайней мере, ее приоритеты в порядке. Другие примеры:

• Скорая помощь семье
• Реальные, жесткие сроки для важных проектов

Что теперь?

Готовы взглянуть на свои задачи в матрице и узнать простой и легкий способ придать импульс решению нужных задач?

[ninja-popup ID = 6780] Щелкните здесь, чтобы загрузить свою копию Time Matrix Maximizer [/ ninja-popup].

Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы точно указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набрать обороты в направлении того, что имеет наибольшее значение. Самое приятное то, что это происходит быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в своей жизни за считанные минуты.

[ninja-popup ID = 6780] [/ ninja-popup]

Понравилась статья? Вы должны написать об этом в Твиттере и поделиться с друзьями, или не стесняйтесь делиться им, как вам нравится, используя эту сокращенную ссылку: http: // j.mp / coveymatrix

Матрица управления временем

Кови — MGI Australasia

Предоставлено Mindshop Online.

В своей книге «Прежде всего» Стивен Кови спрашивает: «Какая разница, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, не самое главное?» Стивен Кови объясняет, что большинством людей движет концепция срочности. Но чтобы действительно добиться положительных изменений в нашей жизни, нам нужно реорганизовать то, как мы проводим время; основанный на концепции важности, а не срочности.Он разработал этот инструмент для анализа того, как вы проводите свое время — Матрицу управления временем.

Из приведенной выше матрицы управления временем вы увидите, что Кови разбил вашу деятельность на четыре квадранта. Их:

КВАДРАНТ I (КВАДРАНТ НЕОБХОДИМОСТИ)

Этот квадрант представляет действия, которые необходимы вам для существования. Они СРОЧНЫ (чувствительны ко времени) и ВАЖНЫ для вас. Вот некоторые из видов деятельности, которые вписываются в квадрант 1:

.

• насущные проблемы или кризисы
• срочных проектов
• подготовка к запланированным мероприятиям в последнюю минуту

Мы склонны сосредотачиваться на деятельности из квадранта 1, потому что она срочна, и необходимость ее выполнения очевидна.Эти действия трудно игнорировать, потому что наш жизненный опыт научил нас, что когда мы ИГНОРИРУЕМ действия из квадранта 1, мы попадаем в ПРОБЛЕМУ.

КВАДРАНТ 2 (КВАДРАНТ КАЧЕСТВА)

В этом квадранте представлены действия, которые важны, но, поскольку они НЕ СРОЧНЫЕ, их легко отложить на второй план, «когда у меня есть время». Чтобы сосредоточиться на этой деятельности, нужно быть ПРОАКТИВНЫМ. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 2:

• подготовка / планирование
• профилактика
• уточнение ценностей
• построение отношений
• стратегия развития

Чем больше времени мы проводим в квадранте 2, тем больше КАЧЕСТВА мы добавляем в нашу жизнь.Если мы пренебрегаем действиями из квадранта 2 достаточно долго, иногда они превращаются в действия из квадранта 1 (срочные и важные). Для эффективного воплощения этих высокоэффективных целей квадранта 2 в действия требуется ОСНОВА для эффективного принятия решений о том, как вы проводите свое время. Большинство людей изо всех сил стараются найти время для важных, но несрочных дел в своем уже полном расписании. Кови напоминает нам, что «ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты».

КВАДРАНТ 3 (КВАДРАНТ ОБЪЕМА)

Квадрант 3 известен как Квадрант Обмана, где шум срочности создает иллюзию важности.Слово «срочно» означает, что действие зависит от ВРЕМЕНИ или сроков. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 3:

• неважные прерывания и телефонные звонки
• неважные письма и отчеты
• несколько встреч
• много «неотложных» дел
• много популярных занятий

Действия, представленные в этом квадранте, — это те виды деятельности, которым мы поступим правильно, если скажем «нет» или ПЕРЕНЕСТИ НАЗАД. Если они вообще важны, они обычно важны для кого-то другого, а не для вас.Мы проводим здесь много времени, оправдывая приоритеты и ожидания других людей. Единственным исключением из этого правила могут быть занятия, которые важны для кого-то, кто важен для вас. Вы можете считать занятие важным, потому что цените отношения. Но многие из нас «зависимы от срочности» — саморазрушительного поведения, которое временно заполняет пустоту, созданную неудовлетворенными потребностями.

КВАДРАНТ 4 (КВАДРАНТ ОТХОДОВ)

В этом квадранте представлены НЕ важные и НЕ срочные действия.Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 4:

• мелочи, брутто
• просмотр нежелательной почты
• некоторые телефонные звонки
• побег (дурачиться)

Большинство из нас не проводят много времени в этом квадранте, потому что у нас просто нет времени терять его зря. Самая распространенная деятельность из квадранта 4, с которой я сталкиваюсь в своей работе с занятыми людьми, — это деятельность ESCAPE. Когда уровень стресса становится достаточно высоким, некоторые люди уходят от реальности, выполняя действия, которые не решают или не решают проблему.

Пошаговое руководство

Шаг 1. Обсудите преимущества эффективного управления временем.

Шаг 2. Попросите группу перечислить все, что им нужно делать каждый день. Эти задачи должны включать в себя все, что требует их времени. Они могут использовать примеры, показанные над определениями квадрантов, чтобы помочь им начать работу. Когда они составят свой список, спросите, ВЫБИРАЮТ ли они, что нужно делать все, что они только что перечислили, запишите их ответ и переходите к шагу 2.

Шаг 3. Нарисуйте матрицу управления временем и объясните четыре квадранта, но опустите мероприятия. Затем попросите их перенести перечисленные задачи в квадрант матрицы, к которому, по их мнению, оно относится. Здесь им может потребоваться некоторая помощь, потому что те же задачи могут попадать в квадрант 2 или квадрант 4. Они единственные, кто может определить, к какому квадранту принадлежит действие. дюйм. Например, если они балуют себя истинным отдыхом и расслаблением (отдыхают и обновляются), они находятся в квадранте 2.Если они занимаются побегом (избегая проблемы и не находя решения), они попадают в четвертый квадрант. Мотивация деятельности определяет, в каком квадранте они находятся.

Шаг 4. Просматривая матрицу вместе, вы должны теперь обнаружить, что они начинают понимать, что им не нужно было выполнять многие задачи и что они решили выполнить большинство из них. Теперь их выбор может заключаться в том, чтобы либо делегировать, либо просто не делать то, что раньше им казалось обязательным.Осознание того, что все эти действия были ВЫБОРОМ, должно полностью изменить то, как они теперь к ним относятся.

Шаг 5. Резюмируйте матрицу. Объясните, что цель состоит в УПРАВЛЕНИИ действиями в квадранте 1 и ФОКУСЕ на действиях в квадранте 2. ИЗБЕГАЙТЕ действий в квадрантах 3 и 4, которые они считают не важными, и тем не менее, поскольку многие из нас зависимы от срочности, мы склонны проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 3, занимаясь срочными и важными или срочными и не важными делами.

Шаг 6. Спросите группу, какой процент времени, по их мнению, они проводят в каждом квадранте? В среднем человек потратит 25% в категории 1, 15% в категории 2, 57% в категории 3 и 3% в категории 4. Средняя цель — потратить примерно 20% в категории 1, 64% в категории 2, 15. % в категории 3 и 1% или менее в категории 4.

Шаг 7 . Используйте инструмент «График управления временем», чтобы помочь вашему клиенту разбить часы в день, а также контролировать и улучшать навыки управления временем.

Шаг 8. Напомните им, что работы всегда будет больше, чем мы когда-либо сможем сделать. Объясните инструмент анализа Парето и попросите их сконцентрироваться на 20%, которые дают 80% результатов.

Шаг 9. Подчеркните необходимость научиться говорить «НЕТ». Посоветуйте им выбрать несколько наиболее значимых задач и отпустить остальное. Они почувствуют гораздо большее чувство выполненного долга, потому что они сосредоточат свое внимание на самом важном.

No related posts.