Деление задач на важные и срочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Posted on 13.02.2021 by alexxlab

Содержание

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли:

наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
Важная задача – та, которая влияет на будущее;
Срочность приоритетнее важности;

Бывают задачи не срочные и не важные;
Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности Время чтения 6 минут
В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.
<<Оглавление>>
Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела;

В квадрант Важные несрочные;

С квадрант Неважные срочные;

D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.
Квадрант А
Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.
Квадрант В
Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.
Квадрант С
Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.
Квадрант D
К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.
Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.
Цели метода Эйзенхауэра
Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.

Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.

Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.
Особенности выделения значимых задач с примерами
Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.
Квадрант А (важные срочные дела)
Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.
Квадрант В (важные несрочные дела)
Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.
Квадрант С (неважные срочные дела)
Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.
Квадрант D (неважные несрочные задачи)
Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.
Матрица Эйзенхауэра: пример
Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.
Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;

обратиться к стоматологу с болью в зубах;

подготовка к завтрашнему рабочему проекту;

звонок коллеги с просьбой прислать отчет;

незапланированное совещание у шефа;

провести время в социальных сетях;

овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.
Квадрант А (важное срочное):

Подготовка к рабочему проекту;

Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;

Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

Починить табуретку, чтобы не шаталась;

Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.
Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра
Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?
В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.
Проблема целеполагания
Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.
Выбор целей и приоритетов
Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:
Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.
Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.
Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.
Быстрое целеполагание
Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.
Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Матрица позволяет вам быстро и достаточно уверенно рассортировать ваши дела, даже если их много. Всё, что нужно, это пройтись по списку дел (который вы наверняка уже “выгрузили” из своей головы по методике GTD) и ответить себе на два вопроса для каждой задачи:

Это важно? Да\Нет

Это срочно? Да\Нет

В зависимости от комбинации ответов, каждая задача без долгих рассуждений падает в один из квадрантов матрицы, разбитой на 4 квадранта в зависимости от важности и срочности задачи.
Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.
Как поступать с каждым квадрантом
Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.
Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate
“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.
Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.
Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.
Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.
Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.
Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.
Правило четырёх D
На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)
Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.
Проверка эффективности
Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.
Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.
Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?
P.S. Если у вас нет аккаунта на хабре, вы можете высказать свое мнение к данной статье в нашем блоге — SmartTalks
Другие посты о матрице Эйзенхауэра
SCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктом
Антиавральные решения
Ключевые моменты в управлении временем
Обзор софта для управления задачами в Outlook
Time Management на практике
Управленческие инструменты: 16 концептов на каждый день
Тайм-менеджмент — это действительно просто
Ранжирование задач по приоритету — приложение IL TEMPO / ХабрТехники управления временем и различные системы учёта ежедневных задач интересовали меня с первых дней работы в офисе. Матрица Эйзенхауэра стала спасением от трясины рутинных дел, и в первое время уберегала от неэффективного использования рабочего времени. Но, спустя несколько месяцев, количество задач увеличилось настолько, что методика квадрантов показала свои слабые места. Для того, чтобы лучше их рассмотреть, вспомним принцип построения Матрицы Эйзенхауэра. Две оси: срочность и важность, и 4 квадранта соответственно:

срочно и важно

срочно и не важно

не срочно и важно

не срочно и не важно

Предполагается, что человек сам оценит свои задачи по критериям срочности и важности, а затем поместит результаты в соответствующие квадранты.
А далее, имеется простая инструкция: срочные и важные задачи выполняются самостоятельно и незамедлительно, срочные и не важные обязательно кому-нибудь делегируются. Не срочные, но важные задачи можно отложить, но выполнить непременно самостоятельно, ну а не срочные и не важные задачи вообще приравниваются к бессмысленной нагрузке — их рекомендуют либо бессрочно откладывать, либо нещадно делегировать, в общем — не придавать им никакой существенной ценности для рабочего процесса.

Если срочность задач оценить не очень сложно — при наличии или отсутствии дедлайнов, то как оценить важность? Тем более так категорично: важно и не важно. У меня, например, почти не бывает не важных задач — я их просто себе не ставлю изначально. Все задачи в той или иной степени важны, и как раз оценить эту степень — и есть основная трудность при планировании. А когда этих задач по 10 штук в каждом квадранте? С какой начинать? И те 10 важных, но не срочных, незаметно превращаются в 10 не менее важных, но уже довольно срочных к 10 уже имеющимся! А те 10 срочных, но не важных? Что с ними, делегируем? Как будто у каждого человека есть штат ассистентов и помощников, готовых взвалить на себя ворох его заданий и поручений. Обычно это сводится не к делегированию — когда контроль за выполнением передаётся доверенному лицу, а к постановке задачи — и, порой, требует ресурсов на контроль выполнения куда больше, чем на самостоятельное решение.
Как показывает опыт многих авторов, в том числе на Хабе GTD — одной из основных причин прокрастинации является наличие равнозначных задач. Внутренний конфликт из-за отсутствия чёткого ранжирования по приоритету мешает эффективно использовать рабочее время.
Своя методика оценки

Я озадачился поиском системы, которая могла бы сама расставлять задачам приоритеты, а мне бы следовало лишь выполнять задачи по списку — сверху вниз. Ни анализ ABC, ни Парето, ни другие методики не позволяли снять эту нагрузку по классификации задач — везде от человека требовалось самостоятельно выбрать приоритет задачи.
И я начал классифицировать их самостоятельно. По важности я разделил задачи на 4 типа — прозрачно и доступно. Каждую задачу без труда можно отнести к одной из четырёх категорий. При выборе категории я руководствовался принципом от обратного: не «к чему приводит решение поставленной задачи», а «что произойдёт при провале задачи и её не выполнении в срок?». Итак, степени важности:

Потеря репутации. Выполнение задачи нужно кому-то но не Вам. Вас попросили (а Вы согласились), и если Вы не выполните задачу в срок, то пострадает лишь Ваша репутация. Такие задачи имеют наименьшую важность. Это как раз пример «чужих» задач, которые многие тренеры по управлению временем рекомендуют избегать.

Потеря внутреннего комфорта. Выполнение такой задачи нужно именно Вам, это может быть Ваша цель или желание, или даже ежедневная потребность. Невыполнение приведёт к падению Вашего настроения и потере внутреннего комфорта.

Упущенная выгода. На данном этапе подключается финансовая составляющая. Невыполнение задачи приводит к недополученным материальным средствам. Например, потеря крупного клиента из-за долгой реакции на запрос. Или прочие нарушения договорённостей в сфере работы и бизнеса, которые негативно сказываются на доходах — будь то заработная плата или уровень дивидендов.

Финансовые потери. Это обострённая форма предыдущего класса важности. Невыполнение поставленной задачи с таким уровнем важности приводит к денежным и прочим материальным взысканиям: штраф, пеня, лишение прав и потеря собственности. В работе такие задачи проскакивают, например, в таком виде: «Не закроем проект в срок — попадаем на штрафные санкции по договору», и т.д.

Эта система классификации задач по важности существенно облегчала процесс распределения заданий, но не способствовала достижению основной цели — присваивание приоритета последовательного выполнения. Я понимал, что необходимо усложнять процесс расчета приоритета и добавлять новые критерии оценки задач.
Так, много лет назад, появилась моя первая система ранжирования задач в виде экселевской таблички. Критериями оценки были классические параметры:

Важность

Срочность

Важность мы уже рассмотрели, 4 категории (от 1 до 4). В срочности я также выделил 4 категории с присваиванием каждой индекса срочности по возрастающей:

Срок на выполнение более 48 часов

Срок на выполнение 8-48 часов

Срок на выполнение 2-8 часов

Срок на выполнение менее 2 часов

А сейчас опишу, как я пытался высчитать этот волшебный индекс, по которому задачи сами должны выстраиваться с оптимальным приоритетом для выполнения.
Вначале, для получения индекса приоритета, я решил просто суммировать значения важности и срочности, но быстро понял, что их значимость не равна. Менее важная, но более срочная задача имела одинаковый индекс с задачей более важной, но менее срочной (1+4 = 4+1). Хотя, даже с точки зрения квадрантов, это не корректно. Очевидно, что важность имеет больший вес, чем срочность, поэтому значение важности, при расчёте приоритета, требовалось умножать на повышающий коэффициент.
Я пробовал эту систему в деле несколько недель и получил следующий результат: при большом количестве задач конвейер начинал буксовать — маленькие умеренно важные и не очень срочные задачи накапливались, превращались в срочные и систематически просрочивались, так как перманентно находились в более низком приоритете в сравнении с более важными задачами, которые постоянно прибывали. Нарушение сроков по таким задачкам давало весьма ощутимый негативный эффект на всём рабочем процессе. Например: 3 часа потраченные на крупный проект не позволяли сделать пять 2-минутных звонков по менее важным проектам. И эти 5 пропущенных звонков, в итоге, становились более серьёзной проблемой, чем нарушение срока по крупной задаче на 10 минут.
Система требовала новой вводной. И я ввёл параметр сложность. Это количество часов, требуемое для выполнения задачи. Сложность — это незаменимый параметр для расчёта приоритета.
Вот только, в отличие от важности и срочности, чем ниже сложность — тем выше приоритет! Поэтому к сумме первых двух переменных я прибавлял не значение параметра сложности, а обратную дробь для этого числа.
Таким образом, введение параметра сложности, позволило не упускать из вида простенькие задачки не требующие много времени на выполнение. Если на написание письма, или телефонный звонок требуется пара минут — это проще сделать сразу, не откладывая, а лишь затем приступать к ресурсоёмким и тяжёлым делам.
За несколько лет формула расчёта приоритета менялась и модернизировалась много раз, обрастала дополнительными коэффициентами для оптимизации результата. Например, значение срочности стало рассчитываться по формуле, а не с помощью применения значений от 1 до 4 по заданным условиям.
Автоматизация

В каждой компании есть те или иные средства для планирования и контроля повседневных задач. Это может быть некая CRM, планировщик или органайзер. Моя жена, например, много лет подряд начинает рабочий день с выписывания задач на лист бумаги. Кто-то пользуется стикерами на монитор, кто-то коммерческими или самописными системами управления проектами, а кто-то напоминалками в Outlook. Всё это в той или иной степени полезно и даже необходимо. Но, учитывая, что моя система расстановки приоритетов была выполнена на коленке в экселе, мне приходилось использовать сразу несколько систем для работы с задачами: одну — для формирования списка с ранжированием по приоритету, вторую для отслеживания статуса и срока выполнения. Трелло, Мегаплан и прочие продукты хоть и весьма функциональны, но на моём смартфоне так и не прижились — слишком замороченный интерфейс. Для планирования, напоминалок и отслеживания выполнения использовал стандартные приложения iOS: Напоминания, Будильник/Таймер и Календарь. Кстати, календарь меня сильно удивил при детальном рассмотрении. Многие пользователи айфонов не знают, что это ещё и ежедневник для планирования событий. Особый интерес у меня вызвал функционал «Время в пути». Если Вы планируете встречу на выезде — система рассчитывает путь пешком или на машине по начальной и конечной геопозиции, а затем бронирует это время непосредственно перед встречей. А также напомнит Вам когда пора начать собираться или пора выдвигаться на эту встречу.
Я подумал, что было бы здорово иметь приложение, которое совмещало в себе возможность формировать и ранжировать все задачи, а также планировать встречи и события с привязкой к конкретному временному промежутку в ежедневнике, с расчетом времени в пути на различных типах транспорта с учётом пробок на дорогах. В голове начало формироваться техническое задание.
Разработка приложения на iOS для личного использования

Приложение я захотел вначале для себя. Количество ежедневных задач перевалило за 30, ресурсов явно не хватало. Когда большую часть дня проводишь в дороге, порой уже проблема — это просто не забыть зафиксировать задачу между телефонными разговорами по пути со встречи на встречу. Также трудности вызывает делегирование или постановка задач третьим лицам — был негативный опыт. Когда передаёшь в работу не одну, а сразу группу задач — новый исполнитель как правило выбирает к исполнению самые простые и менее приоритетные, а важные в итоге приходится доделывать самому в «режиме подвига». Точечная постановка задачи решает проблему, но на это не находится ни времени, ни инструментов.
Я сел и записал чего я хочу от этого универсального приложения:

Минимум манипуляций для создания задачи. Не люблю набирать текст на смартфоне. Голосовой набор — то что нужно. Благо, что это стандартный функционал любого телефона.

Удобный интерфейс применения параметров Срочности, Важности и Сложности. Срочность — это дата дедлайна, Важность ранжировать по цвету для удобства, Сложность — это время на выполнение.

Автоматический расчёт приоритета задачи. Все формулы и условия отрабатываются автоматически, задачи выстраиваются с сортировкой по приоритету.

В списке задач отображается время до дедлайна. Важно видеть когда задача из середины или конца списка уплывает по срокам выполнения.

Редактирование и перенос задач. А также возможность взять в работу и завершить сразу несколько задач из списка.

Планирование событий в ежедневнике. Возможность расчёта и бронирования времени в пути, система напоминаний.

С такими пожеланиями была написана первая версия приложения Il Tempo, которое я предлагаю к тестированию в боевых условиях.
IL TEMPO V1.2

Первая версия очень проста, но функцию выполняет каждый день. Во-первых, я перестал упускать момент фиксирования задачи — завести задачу в Темпо занимает несколько секунд. А во-вторых, исчезли мучения выбора задачи к выполнению — кликаю на верхнюю не глядя и беру в работу!
Интерфейс программы делится на два окна:

Органайзер. Это место, куда сваливаются все задачи, не имеющие чёткой привязки к времени выполнения. У них есть приоритет выполнения, рассчитываемый программой автоматически.
Верхняя задача — самая приоритетная, цвет кружка — важность, а числовое значение в кружке — количество часов до срока сдачи.

Ежедневник. Календарь с временной шкалой — здесь можно забронировать интервал времени для какого-либо события.
Если требуется, то с учётом времени в пути. Маршрут в этой версии считается сервисом maps.sputnik.ru, но во второй версии планируется переход на сервис Яндекса — с возможностью расчёта времени в пути с учётом пробок и при поездке общественным транспортом.

При добавлении задачи в Органайзер необходимо указать крайнее время выполнения, выбрать из списка вариантов степень важности задачи, и определить ориентировочное время, требуемое на выполнение.
Кстати, параметр сложность — единственный, над которым приходится думать. Здесь требуется объективная оценка собственных возможностей и доступных ресурсов для выполнения поставленной задачи. Но если даже Вы систематически промахиваетесь с этим параметром — не беда, для калибровки можно использовать архив задач.

В архиве видно реальное время, потраченное на выполнение — поэтому можно понять, к чему Вы больше склоны: завышать или принижать Ваши возможности.
Задачи можно брать в работу, завершать и редактировать. Поменять можно все параметры, включая важность.

В работу можно взять сразу несколько задач, если требуется. Все задачи в работе находятся вверху списка и отмечены пиктограммой треугольника.
Добавление события в Ежедневник происходит также, как в обычном календаре.

Время начала, время конца, при необходимости время в пути. Если время в пути известно (проверенный маршрут) — выбираем из списка цифровое значение. Если не известно — то потребуется указание геолокаций начала и конца пути для расчёта времени, потраченного на дорогу пешком или на авто.
План доработки функционала во второй версии программы

Эксплуатация в реальных условиях помогает выявить потребности в новом функционале приложения Il Tempo.
В настоящий момент добавляем новый параметр в органайзер — «Время начала выполнения». Зачем он нужен? Пример: есть задача — звонок клиенту, займёт пару минут. Учитывая высокую важность и низкую сложность у задачи все шансы попасть в топ приоритетных задач. Но есть условие — клиент просил позвонить не раньше чем через 3 дня. И все эти 3 дня задача будет висеть вверху списка, поначалу с гигантским количеством часов до дедлайна. Завершить её не правильно, взять в работу — тоже нельзя. Остаётся игнорировать и ждать обозначенного времени, а это не очень удобно. Параметр «Время начала выполнения» позволит подкрашивать задачи, не достигшие этого срока, серым цветом и убирать их из рейтинга приоритета вниз списка ровно до момента наступления времени начала выполнения поставленной задачи.
Также думаем над реализацией функционала «Рабочий день». Этот параметр поможет решить сразу две задумки:

Учитывать время, запланированное на события в ежедневнике, в расчёте занятости по задачам из органайзера.

Вычислять задачи, заведомо обречённые на провал по срокам выполнения.

Как планируется это применять?
Вы указываете в настройках приложения период своей активности по задачам из органайзера — допустим 9:00 — 19:00. Таким образом программа знает, что у Вас есть 10 часов в сутки на выполнение задач из органайзера. Из этого свободного времени следует вычесть время, потраченное на запланированные события — информацию получаем из ежедневника. Получаем некое количество свободных часов, но уже с привязкой к конкретным датам и временным интервалам.
Есть список задач, выстроенных по приоритету. У каждой известна сложность и срочность. Сложив последовательно сложность всех задач, система заполнит всё свободное время таким образом, если бы Вы выполняли их по очереди как конвейер. В результате расчётов допустима ситуация, когда время дедлайна задачи наступит раньше, чем Вы сможете к ней приступить, учитывая накопленные задачи, события и ограничения рабочего дня.
Такие заведомые «трупики» требуется отслеживать в реальном времени и выделять подобные задачи цветом. Это позволит, не дожидаясь срыва выполнения, делегировать задачу на более ранних сроках.
Появление таких задач неизбежно, если работы больше, чем Вы можете сделать. А этот функционал позволит более грамотно планировать ресурсы и прогнозировать загруженность.
Ещё планируем сделать хранение базы в облаке, синхронизацию, веб-доступ и авторизацию.
Ну и логичный шаг — выпуск версии под Android.
В завершение

Кто будет скачивать и тестировать приложение в боевых условиях на реальных задачах — прошу давать обратную связь.
Также прошу поделиться своим мнением в комментариях и поучаствовать в опросах.
Спасибо за внимание!
«Что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять?» – Яндекс.Кью
Конечно. Эффект Скайлер Уайт — это часто встречающийся в культуре стереотип, который возник задолго до появления героини «Во все тяжкие», просто популярность сериала позволила дать явлению имя.
Его суть в том, что, когда женщина абсолютно заслужено осуждает мужчину в каком-либо произведении (кино, сериал, книга и т.д.). ее все равно считают «с*кой», «ст*рвой» и т. д. То есть, ее критика в отношении этого мужчины заслуживает внимания, а вместо этого саму героиню подвергают всяческой «критике» (а зачастую просто хейту). Сложно встретить героиню сериала, которую ненавидели бы так же сильно и сплоченно, как Скайлер — а она всего лишь была обычной женщиной в необычных обстоятельствах, которой тяжело было принять, что ее любимый больной раком муж, всю жизнь проработавший учителем, теперь опасный наркодилер и преступник. Ее можно понять, но она — не главный герой, поэтому ее житейская, обычная реакция на разворачивающиеся перед ней события считается неправильной и трусливой. Во многом эффект обязан своему появлению идеализации главных героев и их «пути» в жизни: в реальности зрителям стоило бы отреагировать так же, как Скайлер, ведь Уолтер однозначно преступник, и кто знает, сколько человек погубил его «товар». Но так как нам показывают выдумку, мы смотрим на мир этой самой выдумки глазами главного героя, а не адекватного обычного человека.
Из последних жертв эффекта, например, можно назвать Сансу Старк («Игра престолов»). В первых сезонах Санса действительно казалась многим надоедливой и глупой. Однако она сильно выросла морально и физически, но этот рост, как и мотивация героини, полностью игнорируется мировым сообществом сериаломанов. А когда девушка пытается помочь брату после того, как именно благодаря ей он стал (спойлер) Королем Севера, причем дважды — без ее уговоров он бы не пошел на Винтерфелл, а в битве он бы никогда не победил без призванной ею армии Долины, — ее называют лживой и лицемерной. Вот такой вот парадокс. И таких примеров немало.
Феминизм тут, возможно, и причем, но если вы считаете, что любое проявление адекватной оценки по отношению к женщине — это следствие феминизма, а не банальной логики и/или эмпатии, то вы как минимум сексист, как максимум женоненавистник, поздравляю.
Матрица Эйзенхауэра (управления делами)

Каждый день мы сталкиваемся с потоком новых дел, проблем, задач, и не всегда получается их выполнить сразу. Они накапливаются, как снежный ком: незавершенные вчерашние дела становятся сегодняшними, то, что не успели сделать сегодня, перекладывается на завтра. Такие ситуации зачастую возникают у людей, которые не уделяют внимания планированию и самоорганизации.

На сегодняшний день существует немало техник планирования, позволяющих оптимально использовать свое время. Одной, из таких техник, является матрица Эйзенхауэра, инструмент тайм-менеджмента. Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, в том, чтобы научиться распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного. А также по максимуму сокращать время на занятие делами, выполнение которых не дает никаких существенных результатов.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;

важные, но не срочные;

срочные, но не важные;

не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Квадрант A — срочные и важные («Сделайте это немедленно»)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться в первую очередь и лично.
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Для решения этой проблемы необходимо вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но все же что-то и стоит вписывать в квадрант А, то это:

Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей

Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей

Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, то это стоит сделать.

Квадрант B — важные, но не срочные («Решите, когда вы это сделаете»)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный срок завершения и тоже выполняются лично.

Этот квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нем, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут быстро попасть в квадрант A, став еще более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все то, из чего состоит наша обычная повседневность: планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания и т.д.

Квадрант C — срочные, но не важные («Делегируйте кому-нибудь»)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Этот квадрант помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов. А также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперед, а только тормозят.

Квадрант D — не важные, не срочные («Сделайте это позже»)

Действия, попадающие в этот квадрант, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Задачи, относящиеся к этому квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
Интересна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чем-то несущественном, ненужная переписка в интернете, просмотр телепередач без разбора и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удается или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму.
Со временем, усвоив принципы этой концепции, научитесь легко и быстро отличать разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным. Вы научитесь грамотно распределять свои дела, заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете все делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.

В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.

Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.

Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Составьте список дел для каждой из четырех квадрантов и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Как выбрать приоритет в расстановке задач между «срочным» и «важным»
Чувство загнанности начинает преследовать стартапера, когда вместо проактивного режима работы он переключается на реактивный. Став «реактивным работником», человек начинает действовать «по обстановке» вместо того, чтобы четко следовать намеченному плану дел на день.
Сбившись с запланированного графика работ на постоянное «тушение пожаров» и «затыкание дыр», разработчик или менеджер начинает урывать время от одних задач для выполнения других. В итоге у него накапливается гора недоделанных задач наряду с растущим дефицитом времени.

Особенность человеческого мышления заключается в том, что мы как правило плохо умеем распоряжаться временем. Планы часто превращаются в иллюзии, иллюзии давят грузом, времени не хватает, и в реальности ничего не получается.
Срочное и важное: как отличить?
Ошибочно воспринимать задачи, поступающие на почту с пометкой «Важно», как те, что требуют неотложного решения. Формула «сделай это немедленно» кажется простой и понятной: зачем откладывать, раз это важно?
И вот тут необходимо правильно подойти к определению и сущности двух понятий: «срочные задачи» и «важные задачи». «Срочно» означает, что от исполнителя такой задачи требуется немедленная реакция и немедленное выполнение действия. «Важно» обозначает, что параметр или задача, о которой идет речь, играет ключевую роль в успехе всего проекта или значительной его части. Ценность и скорость реагирования не надо смешивать.
Смещение фокуса с важности на срочность происходит у всех по-разному и зависит от уровня профессиональной подготовки, практических навыков и той области, за которую отвечает конкретный сотрудник стартапа или компании.
Чтобы облегчить понимание различия между срочными и важными задачами, Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» предложил матрицу для тайм-менеджмента. Она представляет собой 4 квадранта со следующими параметрами:

Срочное и важное.

Не срочное, но важное.

Срочное, но не важное.

То, что не является ни важным, ни срочным.
Общий вид матрицы представлен на схеме ниже:
Для начала справляемся с задачами из первого квадранта: они жизненно важны, чтобы продолжать работу над остальным. Во втором квадранте собраны важные задачи, которые можно отложить и не выполнять сию секунду. Кови объясняет, что второй квадрант является «сердцем» эффективного персонального менеджмента.
Большинство застряет в третьем квадранте. В нем «живут» задачи, которые создаются и требуют выполнения по чьей-либо просьбе, поручению или в силу возникших внешних обстоятельств. А в четвертом квадранте должно быть собрано всё то, на что нет смысла тратить время. Метод расстановки приоритетов для задач еще называют «матрицей Эйзенхауэра», потому что аналогичного метода принятия решений придерживался Дуайт Д. Эйзенхауэр.
Уровень срочности каждый привык определять субъективно, а потому есть смысл доверять не только прямому определению «срочные дела»,а руководствоваться критериями важности даже самых неотложных задач.
1. Выясните, что по-настоящему важно для вас и для вашего проекта
Стоит потратить немного времени на определение того, что имеет настоящую важность для вашего стартапа или для того вида деятельности, которым в настоящее время занимается специалист лично или вся команда в целом. Что важно и ценно? Как выполнение этих задач будет способствовать качественному и количественному процветанию стартапа?
Что постоянно крутится в голове, но до этого «не доходят руки»? Как ни странно, к числу таких задач могут относиться не только профессиональные цели или определенные показатели работы стартапа, но и даже сугубо личные (к примеру, чтение, время с близкими, изучение нового иностранного языка или дополнительных технологий, которые могут пригодиться в работе).

Составлять и заполнять такой список — скучное дело, но зато можно сэкономить время и ресурсы, если подойти тщательно к еженедельному и ежемесячному планированию. Кроме того, в процессе составления списка важных задач можно обнаружить, что целый ряд полномочий и промежуточных заданий можно делегировать подчиненным или коллегам, что разгрузит личный и профессиональный график дня.
2. На важные вопросы надо заранее выделить четко определенное время
Чтобы перейти из первого ко второму квадранту и не застрять в третьем, есть несколько простых, но действенных шагов. Для начала установите четкие дедлайны и промежуточные контрольные сроки, разбейте все задачи на дискретные отрезки и привяжите их к этим срокам.
Экономист-бихевиорист Дэн Ариэли объясняет, почему такой способ согласования времени и задач работает лучше всего. По его словам, дедлайн отлично очищает наши мысли и позволяет наметить план действий. А всегда лучше указывать себе и подчиненным с коллегами на конкретные действия, которые надо выполнить к определенному сроку, чем находиться в состоянии вечной неопределенности, ориентируясь только на некую абстрактную цель.
Составьте расписание дня, недели и месяца. Привяжите календарные сроки и даже конкретные часы к постановке и завершению конкретных мелких, промежуточных и финальных задач в работе. Двигайтесь между этими контрольными точками постепенно. Постоянное и постепенное движение облегчит выполнение даже самых сложных и запутанных процессов при разработке, переговорах и маркетинге.
И хотя с прогнозированием у людей обычно не складывается, психолог Дэн Гилберт говорит, что способность человека заглядывать в будущее и думать о том, что принесет нам ощущение успеха и счастья в будущем, помогает достигать таких целей в настоящем, которые оставляют у нас чувство удовлетворения.
способов справиться с неотложными и важными задачами
Вы когда-нибудь разрывались между тем, что нужно срочно, и тем, что важно? У большинства людей есть проблемы с определением приоритетов, особенно когда они имеют дело с большой рабочей нагрузкой. Чтобы преодолеть это, необходимо следовать нескольким советам, чтобы четко установить различие между «важными» и «неотложными» вопросами. Во всех случаях оценки приоритетов управления время должно быть отведено задачам в порядке их важности, а не срочности.
Вот как каждый может быть меньше подвержен стрессу в конце дня.
Разница между «важным» и «срочным»
Чтобы прояснить ситуацию, давайте сначала дифференцируем термины « важные » и « срочные ». Мы говорим, что что-то важно, когда это приведет к эффективному результату важной цели. Эти вещи могут также замедлить или ухудшить прогресс в достижении цели, если она не достигнута. В большинстве случаев важные вопросы и задачи редко нужно выполнять в течение дня или недели.С другой стороны, неотложные вопросы требуют результатов в очень короткий период времени. Они призывают к немедленным действиям, требующим давления каждый час каждого дня. Эти вещи усиливают представление о том, что мы заняты, что в большинстве организаций является обманчивой добродетелью.
Разделите ваши приоритеты на зоны
Приоритеты управления фактически делятся на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач. Это критическая зона, зона планирования, зона действия и неэффективная зона.Каждая зона должна быть разной для преодоления стресса, вызванного высокой рабочей нагрузкой.
Разделитесь на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач.
Неэффективная зона
Задачи в неэффективной зоне не являются ни срочными, ни важными . Соответствующее действие для них — бросить их, пока вы не найдете «время простоя», когда вам больше нечего делать. Выполнение задачи в этой зоне, когда у вас есть другие в трех квадрантах, явно неэффективный способ использования вашего времени.
Зона действия
Эта зона, с другой стороны, характеризуется срочными, но не очень важными вещами . Задачи здесь должны быть выполнены очень быстро. Он находится в нижней части шкалы важности, поэтому задачи здесь, вероятно, будут простыми, например, процедуры. Когда все сделано вовремя, они практически не создадут проблем. Однако, когда их постоянно игнорируют, они накапливаются и становятся головной болью.
Зона планирования
Все срочных, но не очень важных задачи включены в зону планирования.Они должны быть запланированы, и стратегия должна быть разработана для них, чтобы выработать. Действие должно быть сделано в ближайшее время, но не на длительный срок.
Критическая зона
Для задач, которые срочные и важные , они включены в критическую зону. Здесь большинство людей обычно работают. Большая часть давления и стресса здесь, поэтому ошибки встречаются часто. Эта зона требует действий в настоящее время и в быстром темпе.
Заключение
Организация ваших задач путем группировки их по четырем зонам сэкономит вам много времени и усилий при их решении.Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов задач в зависимости от важности сделают вас менее напряженными в конце дня.
.
Coaching Tools 101: Срочная важная матрица — что это такое и как ее использовать! | Launchpad
Срочная важная матрица — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для широкого круга тренеров, от карьерных, исполнительных и бизнес-коучей до жизни и даже духовного коучинга.
Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто дезорганизован, чтобы помочь им быть более целенаправленными, — и это замечательный инструмент для практического использования на семинаре или семинаре.Разве не было бы неплохо кататься на волне, а не наоборот?

Ну, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют так: «То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно». Именно доктор Стивен Кови (из известности «7 навыков высокоэффективных людей») взял эти концепции в свои русло, назвав их «Срочно важная матрица» в своей знаменитой книге.
Quadrant 1 — Кризисы или «важные и срочные» задачи
Что: Задачи, попадающие в этот сектор, включают сроки, срочные встречи, насущные проблемы, кризисы и тушение пожаров.Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или срыва бизнес-процесса, вплоть до разрыва трубопровода, или проблемы со здоровьем, например, от зубной боли, которая не была устранена!
Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом секторе, мы испытываем стресс и сгораем.
Действие: Минимизируйте времени, затрачиваемого в этом квадранте, путем расстановки приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в квадранте 2.Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и уточнении приоритетов, а также в мозговом штурме способов составить график времени для выполнения этих важных задач. Вам также может пригодиться тренировка «Большие скалы», где они определяют и сосредотачиваются на том, чтобы завершить свои «большие камни», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае наполняют их жизнь.
Совет по коучингу: Если ваш клиент выполняет функции линейного менеджера или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем руководитель проекта.Но всегда есть улучшения, которые нужно проводить, проводя больше времени в Quadrant 2 — возможно, выделяя время для построения отношений, внедрения систем и процессов и делегирования.
Quadrant 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Волшебный квадрант — это как путешествовать по волне, оставаться на вершине своих важных дел, добиваться прогресса и не допускать, чтобы вещи стали неотложными из-за недостатка внимания!
Что: Это ваш ВОЛШЕБНЫЙ квадрант! Также называется большой сектор изображения.Эти действия двигают нас к нашим крупным целям и проектам и могут включать планирование, отношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, и даже оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам сохранять баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.
Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получат солидную поддержку от других.Все это означает, что в будущем будет меньше кризисов, что хорошо для наших клиентов, их карьеры и организаций, в которых они работают.
Действие: Помогите своим клиентам максимизировать времени, проведенного в этом квадранте. Выделите определенное время, чтобы планировать, строить отношения, готовиться к проблемам и заботиться о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.
Совет по коучингу: Многие люди не хотят тратить время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям идентифицировать , какие действия и задачи дают им максимальные результаты при минимальных усилиях .
Quadrant 3 — прерывания или «срочные и не важные» задачи
Что: Задачи или действия в этом квадранте прерывают или отвлекают нас от наших важных задач. Это может быть что угодно: от коллег, заходящих в чат, излишне проверяющих вашу электронную почту, отвечающих на телефонные звонки, перерывах в работе других людей и неважных встречах.
Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем, что не многого достигаем или чего-то добиваемся. В результате мы часто неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, расстроенными и утомленными.
Действие: Сократите времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточившись в первую очередь на важных задачах. Клиентам также может понадобиться помощь, чтобы сказать «нет» и задать вопрос или делегировать прерывания других людей.
Совет по коучингу: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вам также может пригодиться ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявлять закономерности, понимать источник их прерываний и разрабатывать план действий.
Quadrant 4 — отвлечение или «не срочные и не важные» задачи
Что: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любых действий, которые мы используем, которые тратят время и избегают необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи в срок и можем оставить нас уставшими, утомленными и неспособными быть эффективными. В нашей личной жизни такие вещи, как чрезмерное телевидение или интернет-серфинг дома, также могут попасть в эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к отрицательному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!
Некоторые из этих отвлекающих факторов могут заставить нас чувствовать себя заряженными в дозированных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто для того, чтобы наилучшим образом использовать время, мы должны знать, когда, где и как часто мы отвлечься.
Действие: Исключите время, проведенное неосознанно в отвлекающих моментах. Используйте время, полученное из этого квадранта, чтобы усилить другие области.
Совет для инструктора: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех отвлекающих факторов и сколько времени они проводят на каждом из них, записав это за период времени в неделю. Когда они складывают общее время, проведенное у них, у них может быть шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые они вдохновляют и волнуют — что-то достаточно большое, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им с «Списком невыполненных заданий», инструктирующим инструментом, который просит клиентов записать список вещей, которые НЕ нужно делать, и помогает им просмотреть и составить план вспомогательных действий.
Срочный шаблон важной матрицы и рабочий лист
Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш Готовый шаблон срочной важной матрицы и рабочий лист. Этот инструмент коучинга делает отличным домашним заданием — у него есть место для ваших клиентов: выписывают свои собственные уникальные задачи и временные затраты в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, которые помогут вашему клиенту оценить — их управление временем, — анализ и консолидация того, что они узнали, И — 3 действия для реализации своих знаний и совершенствования использования своего времени в будущем.Это также отличное упражнение.
Подводя итог срочной важной матрицы
Суть простой, но мощной Срочной Важной Матрицы:
— сознательно отдают приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планируют и делегируют решение проблем до того, как они станут срочными кризисами и
— узнайте о наших перебоях и отвлечениях, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это позволяет людям управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы они выполняли свои приоритетные задачи более приятным и менее напряженным способом.
Последнее слово: Сколько времени тратит ваш клиент в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью и типом работы (и даже начальником), которые у них есть. Каждый должен найти уникальный способ работы, который работает для них — и наша работа как тренеров, чтобы помочь им сделать это.
Если вам понравилась эта статья Coaching Tools 101 о срочной важной матрице, вам также может понравиться:
,
Купить матрицу задач — Microsoft Store
Этот сайт использует куки для аналитики, персонализированного контента и рекламы. Продолжая просматривать этот сайт, вы соглашаетесь на это использование. Выучить больше Перейти к основному содержанию Microsoft
Домой
Домой
Домой
Домой
приборы
Программное обеспечение
Игры и развлечения
предложения
Магазин локатор
Магазин Бизнес
Студенты и родители
Больше
Все Microsoft
.
Купить матрицу задач — Microsoft Store en-AU
Этот сайт использует куки для аналитики, персонализированного контента и рекламы. Продолжая просматривать этот сайт, вы соглашаетесь на это использование. Выучить больше Перейти к основному содержанию Microsoft
Домой
Домой
Все Microsoft
,
No related posts.
0
Разное