Как повысить эффективность работы: Как повысить эффективность работы персонала

Как повысить эффективность работы персонала

Личная эффективность каждого из сотрудников – это основа достижения стратегических и тактических целей компании. Повышение эффективности персонала зависит от обеих сторон: руководитель транслирует цели и создает стимулы, сотрудники их разделяют или нет.

Внедрение системы KPI позволяет измерять результаты и ставить цели, а эффективность труда является результатом достижения целевых показателей в рамках ресурсов и возможностей, которые создала компания для человека.

Как увеличить эффективность?

Для того, чтобы понять как улучшить эффективность работы персонала, надо разобраться с возможными причинами низкой результативности работников.

К основным преградам, которые мешают сотрудникам работать эффективнее, можно отнести:

1. Отсутствие мотивации (внутренней и внешней).

Увеличение эффективности персонала во многом основано на внешних и внутренних стимулах.

Мотивация – была, есть и будет главной движущей силой в направлении достижения новых результатов.

Чаще всего, внимание уделяется внешней системе мотивации (материальному поощрению, признанию заслуг) и обходится стороной внутренняя мотивация самого сотрудника.

Внутренняя мотивация основывается на самоанализе достигнутых результатов. Самое верное решение – это давать персоналу самостоятельно оценивать свою работу. В идеале результат должен совпадать с оценкой руководителя. При таком подходе человек чувствует, то только он может повлиять на свои достижения, а полученное вознаграждение является заслуженным.

 

2. Отсутствие обучения.

Возможности обучаться выступает в роли мотивационного фактора для развития и роста персонала.

Для руководства это еще и инвестиция в:

• борьбу с конкурентами;
   
• развитие лояльности и удовлетворенности своих клиентов;
   
• продажи – не сотрудники ищут клиентов, а клиенты хороших специалистов.

 

3. Отсутствие контроля.

Сегодня компании разделились на два лагеря: тех, кто контролирует процесс и тех, кто контролирует результат. Контроль деятельности должен быть, но какой – зависит от сферы деятельности фирмы.

 

4. Негативная корпоративная среда.

Корпоративная культура создает социально-психологические условия труда. Она представляет собой среду, которая вдохновляет, мотивирует, поддерживает.

Попадая в неблагоприятную обстановку, у сотрудника появляется два возможных пути выхода из нее: первый – это непосредственный уход из такого коллектива, и второй – это адаптация к среде. Даже хорошие сотрудники заражаются вирусом неуважения к руководству, халатности, безответственности, лени. Иногда, единственным путем выхода из ситуации является увольнение персонала, который не разделяет миссию компанию и тянет коллектив назад.

 

5. Отсутствие целей и KPI.

Внедрение системы KPI проводится с целью оценки эффективности работы сотрудников. Причиной плохих результатов может быть отсутствие целей или их некорректная постановка.

Цели и метрики измерения результата являются неделимыми. Для того, чтобы сотрудники достигали цели – они должны их сами ставить. Через постановку цели приходит осознание к чему стремится и как этого достичь.

Спущенные сверху цели не находят должного отклика, полного вовлечения не происходит.

 

6. Неоправданные ожидания.

Как правило, хорошие сотрудники приступают к работе с большим энтузиазмом. Они прошли собеседование, узнали о деятельности компании, и согласились со всеми условиями. Но весь запал пропадает, когда на деле все оказывается совсем не так.

Завышение ожиданий соискателя плохо отражается не только на его дальнейшей работе, но и на репутации компании. Поэтому стоит быть всегда предельно честными с соискателями и своими сотрудниками. “Золотые горы” прибавляют привлекательности лишь на первом этапе, а потом приносят только ущерб.

 

Как оценить эффективность работы сотрудников?

Расчет показателей эффективности проводится комплексно:

• анализируется объем выполненной работы;
   
• сложность поставленных задач;
   
• особенности функциональных обязанностей;
   
• полученные результаты.

У каждой должности свои критерии оценки труда. Они обязательно должны быть:

• достижимыми;
   
• обоснованными;
   
• мотивирующими;
   
• соответствующими содержанию работы;
   
• гибкими и адаптивными под изменения в компании.

Работу “творческих” людей сложно контролировать и нормировать, ее можно оценивать лишь по результату (например, работа дизайнера, креативщика).

Работу специалистов, у которых операции циклически повторяются можно нормировать. Для этого проводится аудит рабочего времени.

 

Как повысить эффективность своей работы

Давно известно, что расхлябанные люди, разгильдяи и лентяи устают гораздо больше, чем люди подтянутые и целеустремленные. Также известно, что и эффективность работы у организованных людей намного выше. Они более удовлетворены результатами своей работы, а это влияет на состояние нервной системы.

Есть несложные 20 правил, соблюдение которых поможет эффективнее работать.

1. Вижу цель — не вижу препятствий…

Многие люди попусту тратят время и энергию только из-за того, что не очень представляют себе свою цель. При этом они постоянно что-то делают, они заняты и устают даже больше, чем если бы занимались непосредственно достижением своей цели. Если не знаете чего хотите — значит, вы этого и не достигнете. Можете утешать себя, что при отсутствии цели «любой ветер попутный», но когда течение и случайный ветер разобьют ваше судно о скалы, сразу захочется вернуть время назад и поплыть в другую сторону.

2. Сосредоточьтесь на главном.

В конце рабочего дня запишите, что надо сделать завтра. Начните список с самого важного и срочного. И не отступайте, пока не закончите дела по порядку. Соответственно, в конце списка должны оказаться дела не важные и не срочные. И даже если вы не успеете их сделать, то, может, это и к лучшему?

3. Уважайте свое и чужое время.

Будьте требовательнее к себе. Болтовня, дилетантство и безответственность еще никому не добавили авторитета и не помогли достичь цели.

4. Сразу к делу!

Оставьте «время на раскачку» для непрофессионалов. В качестве «вхождения в работу» можете выполнить дела, которые не сложны, не занимают много времени, но совершить их все равно придется. Все подготовительные мероприятия осуществите накануне.

5. Установите сроки.

Срок должен быть реальным и четким. Не позволяйте себе поблажек и откладываний «до лучших времен». Например, Бодо Шеффер советовал выполнять задуманное в течение 72 часов. Если вы регулярно не выполняете какое-то дело, пора задуматься, может, вы не хотите его делать?

6. Придумайте себе стимулы.

Каждый человек лучше делает то, что он хочет делать. Поэтому надо убедить себя в том, что дело, которое «надо» выполнить — «хочется и приятно» выполнять. Да еще и результат «суперский». Это сделает работу более эффективной.

7. Не увязайте в телефонных разговорах.

Прежде, чем позвонить, продумайте, какую информацию вы хотите получить или передать. В этих рамках и ведите разговор. Вы же не хотите из деловой беседы сделать необязательную болтовню?

8. Вы умеете говорить «нет»?

Если нет, то пора научиться. Иначе вас вовлекут в дела, которые вам не нужны и не интересны, но просто потому, что неудобно отказать. Если очень хочется помочь кому-то с неинтересной работой — потратьте на это только время, свободное от ваших прямых обязанностей и расценивайте как отдых от своей работы.

9. Заведите записную книжку или ежедневник.

Не перегружайте свою память мелочами. Чем раньше вы научитесь записывать названия, телефоны, координаты людей и организаций, даты встреч, впечатления и планы, тем меньше хаоса останется в голове. Вопрос «Что же еще я должен был сделать сегодня?» перестанет быть актуальным с того момента, как появится ответ на него — в ежедневнике или записной книге.

10. Делу время.

Друзья и коллеги, любящие поболтать и порассказывать анекдоты могут улучшить настроение, но это вряд ли поможет сосредоточиться на работе. Если вам надо срочно что-то выполнить — отвлекитесь от разговоров и займитесь делом. А когда все уже сделано, можете отвлечься на анекдоты. Чтоб не мучила совесть, считайте это кратковременным отдыхом в стиле «перемены вида деятельности».

11. Начинайте пораньше.

Если прийти на работу за 15–20 минут для начала, это даст возможность сразу подготовиться к трудовому дню и настроиться на успешную работу.

12. Рабочее время — для работы.

Если продумыванием, планированием работы и созданием рабочего настроения вы будете заниматься по дороге — для самой работы останется намного больше времени.

13. Решительность — залог успеха.

Если вы утонули в сомнениях и колебаниях еще до начала работы, это значит, что вы или не хотите работать, или считаете, что не справитесь, или сам процесс вам неприятен. Если уже решили — делайте! Вы же не хотите стать похожим на того осла из басни, который умер от голода, стоя между двумя стогами соломы (просто не смог решить, какая солома лучше).

14. Учитесь слушать.

Из потока информации умейте выделять главное. Школьные вопросы «кто, где, когда, как, зачем и почему?» помогут не отвлекаться на ненужные детали.

15. Спокойно выслушайте критику: скорее всего, там есть доля (или львиная доля) правды.

Если устранить недостатки на этапе «обговаривания работы», то меньше ошибок получите в итоге.

16. «Закопайте топор войны».

Хотя бы на время — до конца проекта, пока вы вместе работаете или до лучших времен. Если специалист неприятен вам как человек, подумайте, что разумнее — потерять профессионала или взять себя в руки. Если кто-то неприятен вам лично — это не обязательно плохой человек. Кстати, больше всего раздражают именно те качества, которые присущи и вам лично, но вы их скрываете и не даете выйти наружу или не хотите, чтоб о них узнали окружающие. Возможно, вы просто издалека чувствуете соперника и стремитесь от него избавиться, пока он еще не набрал достаточного опыта и силы. Попробуйте проанализировать свою неприязнь — узнаете много нового, в том числе и о себе.

17. Шаблон — не единственно возможный вариант.

Нарушайте шаблоны, если уверены, что сделаете лучше, качественнее и эффективнее. Очень полезно узнать опыт других людей, это поможет избежать ошибок в дальнейшем. Только учтите, что в случае неудачи вся ответственность ляжет на вас — готовы?

18. Эти важные мелочи.

Забытые ключи, не поставленная на сигнализацию машина, потеря чеков документов из незакрытой папки, куда-то запропастившийся листик с телефоном нужного человека могут не только испортить настроение, но и привести к существенным промахам в работе. Станьте внимательнее и собраннее.

19. Меняйте занятия.

Чередуйте дела, которые требуют двигательной активности и поездок с теми, где необходимы сосредоточенность и внимание. Если же работа у вас исключительно сидячая (например, бухгалтер или программист), делайте перерывы на 5–10 минут. Никто не осудит, если вы на пару минут подойдете к окну и полюбуетесь видом из него. А если сможете убедить всех делать коротенькую гимнастику для глаз, то будет намного легче работать.

20. Во время отдыха — отдыхайте.

Если вы всю ночь просидите в прокуренном баре с друзьями или дома на диване, не отрываясь от телевизора, насколько хорошо вы восстановите свои силы? Большинству людей после такого «отдыха» придется еще целый день приходить в себя. Задумывая планы на выходные, спросите себя, как это повлияет на здоровье и работоспособность. Никто не призывает отказаться от встреч с друзьями, но просидеть до 4-х утра в пивной — не самый лучший способ доказать свою дружбу.

Работать много и работать качественно — это две большие разницы, как говорят у нас в Одессе. Не пытайтесь сделать больше работы в ущерб ее качеству: как минимум вы останетесь недовольны результатами, и это отобьет у вас желание работать в этом же направлении; как максимум вы можете наделать столько ошибок, что проще будет начать заново, чем переделывать. А когда вы научитесь работать вдумчиво, быстро и эффективно, тогда сами удивитесь, сколько «лишних телодвижений» совершали на рабочем месте.

shkolazhizni.ru

Эти простые советы помогут повысить эффективность работы ваших сотрудников

Компании, которые смогут получить максимальную производительность и наилучшие результаты от каждого сотрудника исходя из ограниченных ресурсов, скорее всего, преуспеют в долгосрочной перспективе.

Современные тенденции оптимизации труда говорят о переходе к большему доверию к сотруднику, предлагая компании внедрить следующие методы.

• Самостоятельные сотрудники

Делегирование «передовым» сотрудникам инструментов, которые им необходимы для повышения эффективности своей работы. Пусть они возьмут столько, сколько захотят, в разумных, безусловно, пределах, учитывающих информационную и экономическую безопасность предприятия. Предоставление сотрудникам прав решать проблемы «на местах» дает возможности руководителям и менеджерам выполнить более важные задачи. Например, планировать развитие отдела. Также появляется возможность обучаться, без чего эффективный бизнес также невозможен.

Недавно в сети появилось письмо, которое Илон Маск направил сотрудникам своих предприятий. В нем содержится прямое указание при необходимости, не спрашивая у руководства, самостоятельно принимать решения. «Если для того чтобы выполнить задачу, вам придется нарушить “цепь команд”, сделайте это. Руководители, настаивающие на иерархиях, скоро будут работать в другом месте».

• Гибкие расписания

Требование, чтобы все сотрудники придерживались одного и того же жесткого графика, независимо от работы или фактических потребностей компании, плохо для морального состояния и производительности организации. Предоставление работникам гибкости в отношении их графиков и рабочего времени, на самом деле, может повысить производительность, повысить лояльность и побудить работников сделать больше для компании.

Возможность для некоторых сотрудников работать на дому также может повысить производительность и боевой дух.

Например, компания Regus провела исследование среди руководителей предприятий. Согласно ему, 60% респондентов заявили, что гибкий график рабочего времени оказался им экономически выгоден, поскольку привел к росту производительности труда и повысил вовлеченность, лояльность и мотивацию.

Казалось бы, не актуально в 2018 году напоминать, что компьютерные технологии — отличный способ повысить производительность компании и помочь каждому работнику сделать больше за меньшее время. Однако это настолько динамично развивающаяся область, которая требует отдельного контроля за возникающими новинками, меняющими представление о рабочем процессе.

Оценивая состояние компании и потребность в компьютерных технологиях, необходимо изучить ручные процессы, которые используется в фирме, и решить, как они могут быть автоматизированы с использованием правильной технологии.

Здесь также стоят задачи интернет-фильтрации (как не допустить, чтобы сэкономленное таким образом время распылилось) и организации удобных инструментов для коммуникации внутри команды: электронная почта и доски объявлений, мессенджеры и так далее.

Например, на Rusbase встречалась история об оптимизации менеджмента в студии Nimax, где был совет о выборе новой системы управления проектами и продажами, а также нового мессенджера. Не так важно, какой конкретно инструмент будет использоваться — гораздо важнее, чтобы он был единым для всей команды и его использование было единообразным. А также безопасным.

• Контроль и установка сроков

Необходимо отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится сотрудником на задачи. Для этого можно использовать какое-нибудь из отслеживающих активность приложений и таким образом определить, какие задачи в целом за день осуществляются. Это поможет отказаться от лишнего и установить оптимальный срок для решения задачи. Это так называемый управляемый стресс. Когда сотрудник смотрит на часы, он становится сфокусированным и продуктивным.

Важный момент — процесс оптимизации должен быть не хаотичен, а контролируем.

Несмотря на то что наша разработка — DLP-система SecureTower – предназначена в первую очередь для обеспечения информационной безопасности — многие клиенты также используют ее для работы с бизнес-процессами. Например, после внедрения можно проанализировать состояние информационных потоков, как взаимодействуют между собой отделы, где и какая хранится информация, насколько эффективно работает система менеджмента, существуют ли явно нелояльные сотрудники и на какие группы разделить по степени внимания «безопасников» к ним. Одно из первых, что обычно обнаруживают наши компании-клиенты – это сотрудников, занятых в течение дня интернет-серфингом и играми.

Согласно опросу, проводившемуся в течение прошлого года нашими менеджерами между компаниями, использующими нашу разработку, 80% опрошенных сообщили, что в их компаниях были предотвращены утечки информации, представляющие коммерческую ценность, а 11% указали, что попытки извлечь такие данные совершались более 10 раз.

А что еще?

Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников

При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты. С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации. А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.

Например, в компании, занимающейся проектированием зданий, был обнаружен сотрудник, который сливал информацию конкурентам. Отследить его деятельность было непросто, так как он не пересылал чертежи напрямую через почту или мессенджеры, а копировал к себе на ПК и фотографировал.

При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом.

Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль.

---

Материалы по теме:

Можно ли эффективно работать по 16 часов в сутки во время ICO: опыт Playkey

Как не сгореть на работе: почему неэффективны сотрудники, работающие на износ

Как в Facebook практикуют медитацию для эффективной работы: рассказ дизайнера

Почему календари эффективнее списков дел

Простой способ повысить эффективность сотрудников в офисе

Девять способов сделать командную работу эффективнее • Asana

Почти каждую неделю даже лучшие команды сталкиваются с проблемами, которые пагубно сказываются на эффективности. Безрезультатные совещания, завалы в почте и отсутствие информации о том, над чем работают коллеги — всё это мешает сотрудникам выполнять задачи из списка дел и работать качественно.

Эффективность команды — это объём результативной работы, который она может выполнять, если перестанет отвлекаться от самого важного. Эффективность команды — это не продуктивность ради продуктивности, скорее, это построение качественного рабочего пространства, способствующего плодотворной командной работе и улучшению производительности в целом.

Как повысить эффективность команды?

Чтобы повысить эффективность команды, нужно снизить количество барьеров, мешающих результативной работе, с которыми команда сталкивается каждый день. Согласно исследованию «Анатомия работы», во всем мире люди тратят большую часть времени (60%) на организацию работы, и только 27% идёт на квалифицированный труд. Если улучшить эффективность команды, то можно будет вернуть сотрудникам это время, которое они смогут уделять самому важному.

Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»

Руководство по повышению эффективности команды за девять шагов

Если вы хотите повысить эффективность своей команды, воспользуйтесь приведёнными далее девятью советами, чтобы улучшить свои навыки управления проектами, а также повысить скорость и качество работы своих сотрудников.

1. Откажитесь от ненужных совещаний

Как однажды сказал Дэйв Берри, «Если бы мне нужно было одним словом объяснить, почему люди не смогли и никогда не смогут полностью раскрыть свой потенциал, то я бы сказал «совещания»».

Один из самых простых способов повысить эффективность команды — избавиться от ненужных совещаний. Не то чтобы все они так плохи. Совещания могут быть продуктивными, когда есть чёткая повестка, на них присутствуют правильные люди, и все готовы принять участие в решении проблемы, но так бывает не всегда.

Когда чёткой повестки или цели нет, даже короткие тридцатиминутные совещания отбирают у команды то время, которое она могла бы потратить на выполнение осязаемых задач. Поэтому спросите себя и коллег, а действительно ли вам нужно это совещание.

Вопрос: как понять, что совещание важно?

Перед тем, как назначить встречу, спросите себя, действительно ли она необходима. Иногда мы созываем собрания просто по привычке, даже когда другие способы обмена информацией были бы эффективнее. Избавившись от ненужных совещаний, вы дадите всем возможность сконцентрироваться на по-настоящему важной работе. Например, когда вы назначаете встречу, чтобы рассказать о статусе проекта, подумайте, не проще ли будет разослать коллегам актуальную информацию в цифровой форме?

Альтернативы совещаниям:

Вы также можете быть приглашены на встречу, которая не кажется вам необходимой. Нужны ли вы там, если вам не было чётко указано, зачем вас пригласили? Возможно, стоит спросить организатора совещания, действительно ли вам стоит принимать в нём участие?

Читать статью «Теряете время на совещаниях? Узнайте, как улучшить ситуацию»

2. Повысьте эффективность совещаний

Некоторые совещания действительно важны, и совместная работа даёт отличные результаты. Какие бы встречи вы ни планировали, есть простые способы сделать их более продуктивными и эффективными:

1. Подготовьте повестку заранее и поделитесь ею перед встречей. Чтобы повысить эффективность работы во время совещания, у каждой встречи должна быть цель. Также полезно определить, что не является целями встречи, чтобы обсуждение не ушло в сторону. Подготовьте повестку совещания и поделитесь ею, чтобы все понимали, о чём пойдёт речь. Если у вас есть какие-либо дополнительные материалы, прикрепите их к повестке.

2. Определитесь со стандартами проведения совещаний. Как бы ни проходили встречи, лично или виртуально, команде или компании стоит определить некоторые правила. Должны ли сотрудники убирать ноутбуки? Если это конференц-связь, нужно ли включать видео? Если несколько человек хотят что-то сказать, кто должен начать первым? Доведите эти правила до всех перед встречей.

3. Делайте полезные заметки. Перед встречей выберите человека, который будет вести протокол. В идеале протокол должен храниться там же, где и повестка. Кроме заметок, записывайте поручения со сроками выполнения и исполнителями.

4. Прислушивайтесь к мнениям, чтобы повысить продуктивность. Почаще спрашивайте у сотрудников, насколько им важны совещания. Если окажется, что некоторые встречи мало кому приносят пользу, подумайте о том, чтоб изменить формат на рассылку информации в электронной форме или отчёт о статусе проекта.

Получить бесплатный шаблон повестки совещания

3. Определяйте приоритет работы по ключевым результатам

В любой день у сотрудника может быть десяток разных задач из разных проектов. Каждая из них может казаться важной и срочной. С чего начать? Чему посвятить большую часть своего времени и интеллектуальных ресурсов, чтобы хорошо сделать работу?

Разумеется, одни задачи и проекты важнее других. Как раз для этого и нужно иметь чётко определённые цели и понимание того, как с ними связана работа команды. Краткосрочные цели формируют основание для достижения долгосрочных целей, таких как дорожная карта продукта или его запуск. Иметь чёткое представление о том, какие задачи связаны с целями всей компании или подразделения, важно для того, чтобы все работали слаженно и могли принимать решения, которые будут позитивно влиять на общее состояние дел.

Как связать цели компании и работу конкретных сотрудников

Когда вы хорошо представляете себе, как ваша работа связана с целями компании, вам будет проще определить, какие проекты и задачи важнее. Кстати, по данным исследования «Анатомия работы», уровень мотивации у сотрудников, которые понимают, как именно их работа влияет на деятельность организации, в два раза выше, чем у тех, кто не обладает такой информацией.

Сосредоточьтесь на таких задачах, и только потом переходите к менее существенным. Если задачи или проекты не связаны с более крупными и общими целями или миссией вашей компании, задумайтесь, а нужно ли их вообще выполнять.

Клэр Кнебл, директор по маркетингу компании Ritual, руководит высокоэффективной командой профессионалов, для которой главное — это клиент. «Перед запуском любой кампании я трачу неделю на то, чтобы понять, как думают наши клиенты. Я стараюсь узнать о них как можно больше, часто с помощью неформальных разговоров, пытаюсь понять, чем они живут каждый день».

4. Удаляйте, откладывайте, делегируйте или сокращайте работу с низким приоритетом

Избежать ситуаций, когда у участников команды будет слишком много задач, невозможно. Без надлежащей системы, позволяющей им удалять, откладывать, делегировать или сокращать работу с низким приоритетом, их продуктивность будет страдать. По данным недавно проведённого исследования, 85% сотрудников говорят, что испытывают перегрузки, а 42% считают, что моральный дух коллектива страдает из-за слишком большого объёма работы.

Повысить эффективность команды и улучшить психологический климат в коллективе можно с помощью качественного управления загрузкой. Один из самых простых способов управления загрузкой заключается в том, чтобы удалять, откладывать, делегировать задачи с низким приоритетом или сокращать время на их выполнение. Посмотрите на общую картину проекта и определите, какую работу необходимо выполнить, и какие задачи являются приоритетными:

• Следуя принципу, описанному во втором совете, если какая-то часть проекта не связана с общей целью компании — удалите её.

• Если есть более насущный проект, который намного важнее для достижения целей команды, отложите менее важную задачу. Ей можно будет заняться, когда у вас будет больше времени.

• Если одному человеку назначены две задачи одинаковой степени важности, делегируйте одну из них менее загруженному коллеге.

• Если у вас есть задача, которую нельзя отложить, удалить или делегировать, найдите способ сократить количество затрачиваемого на неё времени. Избавьтесь от связанных с этой задачей совещаний либо, хотя бы, сократите их длительность или количество. Также можно работать над наиболее важной частью проекта, отложив остальное на потом.

Вопрос: как начать управлять загрузкой?

Управление загрузкой — это процесс распределения работы внутри команды. Чтобы начать управлять загрузкой, сначала нужно определить объём имеющейся у сотрудников работы и производительность команды. Вы можете отслеживать эту информацию с помощью платформы для отслеживания загрузки, которая предоставляет возможностью с лёгкостью видеть загрузку команды. Затем, составив полный список всех задач и работ, возложенных на ваших специалистов, можно будет распределять ресурсы команды, исходя из её производительности. Эта информация также поможет регулировать загрузку коллектива по мере необходимости, чтобы никто не был перегружен и не сидел сложа руки.

Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы

Клэр Кнебл, директор по маркетингу компании Ritual, рекомендует выбрать три первоочередные задачи на неделю. «Как правило, за неделю можно выполнить не больше трёх больших задач. Первая из них должна быть важной и стратегической. Вторая также должна быть важной, но при этом чуть проще, чтобы её можно было закончить пораньше. А третья задача должна просто поддерживать текущие процессы».

5. Учитывайте сильные стороны участников команды при назначении задач

Нет двух одинаковых сотрудников. У всех разный опыт, разные слабые и сильные стороны, которые делают людей ценными участниками команды. Кроме того, разные люди любят разную работу. Например, одному человеку нравится проводить исследования и формировать отчёты о них, другой же скорее выстрелит себе в ногу, чтобы только не заниматься подведением итогов исследования.

Зная, кто в команде лучше всего владеет тем или иным навыком, и находя способы предоставлять людям возможность заниматься тем, что им нравится, можно оптимизировать работу над задачами и проектами. Кроме того, если человеку особенно интересны определённые задачи, то над ними он, скорее всего, будет работать лучше и быстрее. Давая специалистам задачи, которые их вдохновляют, вы помогаете им работать максимально качественно.

6. Продумайте схему работы команды до начала проекта

Определив, что нужно сделать и кто будет этим заниматься, нужно разработать план действий, которому будет следовать команда. Наличие хорошо продуманного и чётко составленного плана избавит вас от дополнительной «работы по организации работ» в дальнейшем.

Прежде всего, позаботьтесь о том, что у каждого проекта команды был чёткий план. Планирование проекта с самого начала обеспечивает наличие реалистичных временных рамок для каждой вехи проекта до самого его завершения. Все будут знать, кто за какой элемент пазла отвечает, и понимать, над чем идёт работа сейчас и что уже завершено. После этого распланируйте все свои проекты в соответствии с программой, которая позволит использовать время команды наиболее эффективно.

Семь важных элементов плана проекта

1. Цели

2. Показатели успеха

3. Заинтересованные стороны и роли

4. Бюджет

5. Вехи и ожидаемые результаты

6. Хронология и графики

7. План обмена информацией

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Использование платформы для управления работой поможет вам создать все мелкие задачи, выполнение которых ведёт к достижению большой цели. Применение шаблонов в Asana позволяет повторять процесс, который уже хорошо показал себя ранее, чтобы не пропустить ни одного важного шага.

7. Поощряйте взаимодействие разных подразделений

Тот факт, что вы относитесь к разным отделам, не означает, что вы не можете работать вместе. В конце концов, все вы делаете это, чтобы достичь одной общей цели. Информация о том, чем занимаются другие подразделения, способствует совместной работе участников разных команд в ситуациях, когда их цели и задачи пересекаются.

Инструменты управления работой позволяют сотрудникам получать информацию о работе, ведущейся в других подразделениях, связывая каждый этап проекта с единым набором целей. Эти инструменты могут служить единым центром, где вы делитесь информацией о своей работе с коллегами и определяете области, в которых могут взаимодействовать сотрудники разных отделов. Используя единый источник достоверной информации, можно улучшить командную работу и снизить количество барьеров для эффективного выполнения важных задач.

Джина Ким — специалист по комплаенсу компании Carta, сертифицированного Комиссией по ценным бумагам и биржам США агента по передаче, который помогает открытым и закрытым акционерным обществам выпускать ценные бумаги и управлять ими, использует Asana, чтобы поощрять совместную работу всех бизнес-подразделений, видеть, кто над чем работает, и понимать, как проекты разных команд влияют друг на друга.

«Например, сотрудники службы поддержки приходят на работу и вдруг понимает, что в продукте что-то поменялось. Конечно, им нужен способ узнавать о таких изменениях», отмечает Джина.

8. Устраивайте дни без совещаний

Необходимость присутствовать на совещаниях может отрицательно влиять на продуктивность, потому что это сбивает с ритма и не даёт завершить проект. Когда у вас есть хотя бы один день, отведённый на важную работу — прекрасный период времени, который можно целиком посвятить проекту — это существенный вклад в повышение эффективности и продуктивности.

У нас в Asana есть правило «Среда без совещаний», позволяющее всем заниматься работой, от которой ничего не будет отвлекать. Мы просим сотрудников не назначать внутренние встречи по средам и учитывать расписание коллег. Благодаря этому специалисты имеют существенное количество времени, когда можно делать работу, а не говорить о ней. В результате у команды больше времени анализировать, выполнять и пересматривать важнейшие процессы проектов. Многие сотрудники называют «среду без совещаний» своим любимым днём недели, и мы часто замечаем, что проекты успешно завершаются в середине недели.

Читать шесть советов о том, как поддерживать ритм в работе

9. Определите назначение разных каналов обмена информацией

У любой команды есть целый набор средств коммуникации, но они по-настоящему полезны только, если сотрудники знают, как и когда их использовать. У большинства коллективов уже слишком много инструментов; в среднем сотрудникам приходится переключаться между 10 приложениями каждый день. Это метание между программами не только утомляет, но и ведёт к тому, что в дальнейшем становится всё сложнее искать нужную информацию.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, необходимо чётко определить назначение каждого канала коммуникации. Для обмена информацией с поставщиками и клиентами используйте электронную почту. Чтобы быстро отвечать на вопросы, пользуйтесь Slack. А для планирования, управления и обсуждения рабочих задач используйте инструмент управления работой, например, Asana.

Вопрос: как понять, что инструментов слишком много?

Инструменты обмена информацией могут сделать команду более эффективной, однако их непоследовательное применение может стать источником лишней работы. Если вы видите, что назначение приложения выполняет другая программа (к тому же имеющая дополнительные преимущества), от него нужно отказаться. В результате у вашей команды будет меньше инструментов для взаимодействия, каждый из которых будет использоваться с пользой.

На платформе для управления работой, такой как Asana, можно интегрировать все нужные вам бизнес-инструменты. Тогда у команды будет доступ ко всей нужной информации в одном месте.

Помогите команде достичь максимальной эффективности

Повышение эффективности процесс постоянный. Он может показаться очень сложным, но простые инструменты и методики способны повысить продуктивность каждого сотрудника. А когда вы и ваша команда научитесь использовать эти инструменты, эффективность станет обыденностью и неотъемлемой частью любого проекта. Узнайте больше о том, как повысить эффективность своей работы с помощью Asana и найдите идеи, которые сможете реализовать в своей организации.

Как повысить эффективность персонала? — CrocoTime

Мотивация, продуктивность, активность сотрудников, влияние на них – эти слова, вопросы, размышления на тему сегодня можно услышать даже в обычном магазине от продавцов и менеджеров среднего звена. И если идея спустилась в массы, актуальность ее назрела. Что уж говорить, она злободневна для работодателей, которые, конечно, не хотят оплачивать свободное времяпрепровождение, когда от персонала требуется ровно противоположная продуктивная деятельность. Каким образом вдохновить коллектив быть лучшим? Поговорим об этом.

Методы увеличения эффективности труда

Один из первостепенных аспектов повышения производительности труда – грамотное распределение обязанностей среди подчиненных. Поместить их в ту обстановку, которая позволит раскрыть явные преимущества, таланты, и через них способствовать развитию компании. Наряду с этим психологическими приемами воспользоваться рядом методов мотивации с учетом численности, трудовых отношений, норм поведения в коллективе:

• возлагать на работника ответственность. Конечно, в продвижении компании нельзя, и даже вредно, умалять роль руководителя. Но за тот фронт работы, который поручен именно сотруднику, спрашивать с него;
• распределять задачи в соответствии с квалификацией человека, его готовности возложить на себя их решение. Этот пункт не предполагает лояльности к сомнениям подчиненных “могу – не могу” или “хочу делаю, а не хочу – не делаю”. Речь о компетентности специалиста и необходимости удостовериться в ней перед назначением конкретного задания;
• контролировать поведение персонала, управлять им и уважать его. Не стоит в большинстве случаев отчитывать подчиненного за промахи, не предъявив объективных причин недовольства. Аргументированные корректные претензии дают больший эффект в ответной продуктивной реакции;
• внедрять в практику самостоятельные отчеты работников без тотального надзора сверху. Это вновь возвращает к ответственности и умению анализировать деятельность на всех этапах;
• поощрять премиями, благодарностями. Отклик на достижения хорош в его материальном выражении, но и всенародное признание заслуг не меньше вдохновляет человека оставаться рулевым в своей области.

В большинстве своем эти методы хороши в небольших коллективах от 5 до 10 человек. Крупным корпорациям необходимы дополнительные сильные решения.

Системы автоматизированного учета рабочего времени

Личная ответственность и эффективность начинаются с простых правил: дисциплинированности, исключения простоев и опозданий, нецелевого использования времени в офисе. Сводку, как протекает день сотрудников, предоставляют автоматические программы контроля и учета времени:

• системы контроля и управления доступом (СКУД) – привычный и распространенный способ проверить и отметить пунктуальность рабочих. В этом случае от них требуется, приходя утром, отметиться и повторить простое действие вечером, покидая работу. Хороший способ отследить опоздания, но не более того;
• биометрические терминалы, наряду со СКУД, ограничивают доступ в зоны, находящиеся вне компетенции специалиста и тем более постороннего человека;
• камеры видеонаблюдения дополняют и расширяют возможности других схем контроля, фиксируют перекуры, нетематические коммуникации между коллегами. Но в целом все это отдельные, точечные пикирования в попытках заставить коллектив собраться и трудиться.

Мониторить, чем служащий занят за своим столом, за ПК, позволяют системы учета РВ. Они показывают:

• отвлечения, где они имеют место быть, по каким причинам теряется время;
• условия для оптимизации бизнес-процессов;
• вовлеченность работников в проекты, вклад отдельного специалиста или группы людей;
• основание для поощрения и наказания;
• резервы ресурсов для восполнения временных и производственных потерь из-за неэффективности внутренних процессов.

Системы учета рабочего времени решают большинство проблем, связанных с низкой продуктивностью коллектива, отслеживают неисполнение прямых задач, прописанных или заявленных должностных обязательств. В то же время никто не подразумевает тотальную слежку – в соблюдении трудового законодательства заинтересованы и руководители, и персонал. Так, систему учета РВ, в частности CrocoTime, возможно отключать на время перерыва или решения личных дел. Она зафиксирует переработки, которые зачтутся как полезная активность сотрудника.

Как оградить себя от нелояльных сотрудников

Нелояльный работник подобен “чужаку среди своих”. Далеко не всегда легко абстрагироваться от осуждающих взглядов, критикующих комментариев токсичного подчиненного. Он не приемлет ни указаний, ни начинаний. Удивительным образом умеет подчеркивать неправильность всех действий вышестоящего менеджера и вовлечь коллег в свой круг нескончаемого недовольства.

Заставить покинуть штат такого подчиненного в общем не сложно. Достаточно создать невыносимые условия труда, и тот уйдет. Но нельзя забывать и о ТК, сохраняющем права работников. И где гарантия, что на его место не придет подобный нелояльный. Не станешь же бесконечно увольнять сложных сотрудников. Тем более, среди них тоже немало высококлассных специалистов, теоретиков, практиков. Таким еще больше удается подрывать авторитет начальника. Все же психологи рекомендуют попытаться “перевоспитать” критично настроенного работника, привлечь на свою сторону.

В этом вопросе руководителю придется начать с себя, с собственной организации, с умения управлять и правильно коммуницировать с вверенным штатом:

• на первом этапе знакомства, трудоустройства четко конкретизировать круг обязанностей, исключить недопонимания поставленных задач в ходе реализации проектов;
• обозначить цели, миссию компании, смысловую нагрузку нахождения человека именно на этом предприятии. Это далеко не про деньги и зарплату, наряду с ними должны присутствовать и мотивация, и чувство сроднённости с коллективом;
• принять этикет общения, в котором будет прописано и обязательно к исполнению взаимное уважение между начальством и персоналом. И даже ошибки не должны становится поводом для оскорблений и насмешек. Профессионалов выделяет умение сохранять лицо в различных ситуациях. Чувство доверия со стороны наемных рабочих явно вырастет;
• материальная мотивация, несомненно, должна присутствовать, чтобы человек понимал, его профессионализм востребован и оценивается по достоинству;
• следить за согласованностью действий между высшим руководством и менеджерами среднего звена. Без этого коллектив может чувствовать себя свободным от обязательств, когда становится невозможным выполнять противоречивые указания, следовать спонтанным приказам.

Кроме того, можно устраивать корпоративные мероприятия, на которых проще ближе узнать подчиненного и в неформальной обстановке наладить контакты, убрав нелояльность в восприятии друг друга.

Инструменты для эффективной работы сотрудников

Компания должна чётко представлять, какие действия обеспечат наибольшую отдачу, как минимизировать зависимость от специалистов при их уходе, как не терять достижений при обновлении коллектива. Какие практики важно внедрять, чтобы поддержать рост компании:

• стандартизировать действия работников, написать должностные инструкции, снять видеоролики с объяснением способов выполнения определенных операций. Это поможет не снижать качества работы, не возвращаться раз от разу к построению алгоритмов, казалось бы, уже отработанных и приносящих желаемый результат, не тратить ресурсы на длительное обучение новичков;
• синхронизировать деятельность отделов, подразделений. Это особенно касается крупных компаний, в которых при большом количестве функциональных отделений теряются связи между сотрудниками, затрудняется взаимодействие по общим вопросам. Чтобы не допустить проседания по результатам, высоких барьеров между коллегами, принять превентивные меры: прописать, например, регламент бизнес-процесса и утвердить его на верхнем уровне управления. Создание горизонтальных связей позволит автоматизировать управление, уменьшить вмешательство сверху в спорных моментах;
• организовать банк идей, в который свои предложения могут вносить все сотрудники, по оптимизации внутренних процессов, сокращению затрат, повышению клиентоориентированности. Соответственно мотивировать, морально и материально, за внедрение практик;
• ускорить бизнес-процессы. Проанализировать, кто из служащих выполняет лишнюю работу или затягивает ее, какие действия явно дублируются, какие операции можно исключить или интегрировать. Сокращение времени для удовлетворения запросов клиентов становится преимуществом предприятия;
• автоматизировать рутинные дела. Например, отчетность, сбор данных, т.е. любую повторяющуюся операцию, которая не требует квалификации;
• оптимизировать затраты. Понимание стоимости каждой операции и в целом бизнес-процессов позволит выявить ненужные траты, оценить адекватность сложившегося ценообразования, найти услуги, продукты, которые приносят убытки.

Разобраться в структуре многочисленных задач, многофункциональных направлений отдельной организации, автоматизировать операции возможно через несложные IT-решения.

Как рассчитать эффективность сотрудника

Повышению эффективности предприятия способствует снижение издержек. Это один из главных пунктов, на который обращает внимание руководитель при составлении стратегии по развитию компании. Анализ реальных показателей KPI сотрудников поможет определить их необходимость предприятию. С чего начать:

• измерить, сколько продукции производится на одного работника и на 1 рубль фонда оплаты труда (ФОТ). Рассчитать ее по формуле “результат разделить на расходы”. Или “объем производства разделить на трудозатраты”. Под последними понимается, как долго человек работал над одним заданием, каковы показатели других коллег в том же проекте;
• рассчитать производительность за предыдущие кварталы или полугодия, периодичность выбирается на усмотрение аналитиков. Если уже собраны сведения об эффективности и объеме производства на 1 рубль ФОТ за предыдущие периоды, воспользоваться ими для сравнения или также вычислить по указанной формуле. Данные потребуются для объективной оценки характеристик текущего периода и сравнения показателей с предшествующими, чтобы выявить положительную динамику. Или регресс.

Если расчеты показывают, что продуктивность снижается, выяснить причины. Связано это с сотрудниками, устаревшим оборудованием, некорректными внутренними процессами, раздутым штатом, дублированием обязанностей.

Анализ эффективности работы

Уверенность работодателю, что каждый сотрудник стоит тех денег, что он ему выплачивают, что зарплатный фонд расходуется грамотно, обеспечивает автоматическая система учета и контроля рабочего времени. ПП CrocoTime от компании “Инфомаксимум” на слуху в больших и средних корпорациях. Программа зарекомендовала себя тем, что определяет уровень результативности и дает понимание, как исправить то, что сложилось. Собирает буквально всю статистику по персоналу, начиная с начала рабочего дня и до окончания:

• фиксирует все отработанные часы за компьютером и без него у конкретного человека или отдела;
• учитывает временные затраты специалистов на ту или иную задачу;
• ведет сравнительный анализ по выполнению равноценных задач и разноплановых проектов;
• отражает ненормированность дня, сверхурочную занятость, переработки, а также больничные, отпуска, командировки, что позволяет автоматизировать рутинные действия по мониторингу занятости;
• функция “фотография рабочего дня” детализирует процессы как офисных работников, так и удаленных. Собранная статистика поможет прояснить ситуацию в спорных моментах и обоюдных претензиях руководства и подчиненных в высокой/низкой отдаче;
• отражает продуктивность конкретного специалиста, отдела, подразделений, что позволяет составить схему поощрений и вознаграждений;
• показывает, как в течение дня распределяется нагрузка, усиливается или падает производительность;
• отмечает сайты, которые посещает человек, в т.ч. его заинтересованность конкурентной организацией и нелояльность к настоящему месту работы.

Эти возможности CrocoTime не должны пугать коллектив. Зная, что компьютеры оснащены программой учета и контроля времени, проще расставлять деловые и личные приоритеты, настраиваться на эффективность, быть ответственным. Кроме того, ПО позволяет скорректировать рабочее время и не спешить в офис к 8 утра, а установить график, например, с 10 до 19 часов. Вариантов немало. Плюс сами участники коллектива также могут оценивать свои показатели и подтягивать их, если чувствуют недоработки и провалы. И главное, оставаться честными перед собой и работодателем в предоставлении и зачете достижений.

Оценка эффективности персонала | Определение эффективности персонала и способы её повышения

Образование, квалификация и опыт работы сотрудника не так важны для руководителя организации, как конкретный результат. Поэтому главным критерием оценки эффективности работы выступает результативность труда персонала. Остальные показатели – личностные данные, квалификация, опыт – учитываются как вспомогательный, а не первостепенный критерий.

Оценка результативности: понятие и значение

Давать оценку результативности исполнения обязанностей персоналом организации вправе менеджер по кадровой работе, непосредственный руководитель или работодатель. Анализ продуктивности профессиональной деятельности отдельного работника, оценка выполнения им поставленных задач позволяют отметить эффективность функционирования всей компании.

При оценке эффективности работы персонала учитываются:

• объем выполненной работы;
• сложность поставленных задач;
• особенности возложенных функциональных обязанностей;
• результаты труда.

Человек может справляться со своими обязанностями, однако никогда не вкладываться в сроки, постоянно отвлекать коллег для помощи с работой, в то время как эффективность складывается из двух показателей:

• Время, потраченное на достижение результата.
• Затраченные ресурсы.

Опытному специалисту по работе с персоналом хорошо известно: повысить эффективность деятельности персонала удастся, если выполнить три условия. И все три условия направлены на взаимодействие руководителя и подчиненного:

1. Желание трудиться должно стать обоюдным. Чтобы получить «отдачу» от рядового сотрудника, начальнику следует поговорить про  «бонусы» в виде премии или карьерного роста. Таким образом, обе стороны остаются в выигрыше: работник улучшает свое материальное положение или приобретает новый статус, а организация увеличивает прибыль благодаря эффективности использования персонала.

2. Использование «личных»/«эгоистичных» потребностей подчиненного для увеличения показателей его эффективности. Для каждого важен свой собственный интерес. Если удастся узнать, что важно для человека, это можно использовать в качестве мотивации.

3. Заинтересованность руководства в коллективе работников. Если подчиненные чувствуют свою «необходимость», понимают, что компания заинтересована в каждом из них, они  стараются не разочаровать руководство, а результаты труда послужат наградой и для подчиненного, и для руководителя.

Цели оценивания

Как возникла идея оценки труда? Каждый наниматель хочет знать, на что тратит деньги. Ему важно понимать, что  польза от деятельности работника соответствует вложенным в него средствам. Оценку эффективности проводят, чтобы узнать:

• уровень работы управленческой системы, а также организацию распределения функциональных обязанностей среди персонала;
• справляется ли отдельный сотрудник с возложенными на него задачами, и в каком объеме;
• «нужность» сотрудника для фирмы: соотношение расходов компании на содержание работника с его личным вкладом в прибыль предприятия;
• соответствие объема выполненной работы полученному заработку;
• какие методы мотивации будут действенными для персонала;
• насколько перспективен служащий, и стоит ли вкладывать средства в его обучение для повышения эффективности и производительности его труда, исходя из интересов организации.

Внедрение оценивания КРI (ключевых показателей эффективности) персонала – популярная методика современных руководителей.

На практике это выглядит следующим образом: начальник устанавливает для персонала определенные цели и задачи. Некоторые сотрудники задачи выполняют, другие нет. По оценке и награда: выполнившим план – бонус (денежное вознаграждение), остальным – спасибо за работу (или попытку с ней справиться). Цель таких оценок – справедливая оплата труда.

Для кого нужна оценка?

В оценке эффективности заинтересован, прежде всего, работодатель. Исходя из показателей эффективности, он оплату для персонала и назначает. Например, менеджера по продажам можно заинтересовать процентом от заключенных сделок. Чем выше его персональная эффективность, тем выше среднемесячный доход. Для офисных служащих важен оклад. А величина оклада будет зависеть от оценки результативности их труда. А вот с творческим персоналом – дизайнерами или программистами – все намного сложнее.  Российские компании только начинают использовать показатель КРI в оценке продуктивности творческого труда.  Оплата труда наемных служащих компаний базируется на субъективной оценке руководителя или работодателя. Только часть руководителей сознаются в своем методе оценивания, а остальные это усердно скрывают.

Проблемы при внедрении системы оценивания

Не всем руководителям удается успешно внедрить систему оценок эффективности для своих подчиненных. И причина кроется, как в неудачном методе, так и в недостаточной эффективности самого руководителя. Какие проблемы анализа результативности трудовой деятельности могут возникать и почему?

Первый барьер на пути успешного внедрения системы оценок уровня результативности исполнения персоналом своих обязанностей – это сопротивление коллектива. Почему так происходит? Существует ряд причин:

• опасения относительно нововведений. Персонал боится изменений, полагая, что объем работы увеличится, а размер зарплаты уменьшится;
• сложная схема. Многоуровневая система оценивания эффективности использования персонала сбивает с толку и демотивирует работника. Если сотрудник не может понять, что он сделал не так и почему ему заплатили меньше, это негативно сказывается на его деятельности и отношении к работе;
• непонятная система оплаты труда. Если премия выплачивается, исходя из результатов работы за прошлый, а то и позапрошлый месяц, сотрудник оказывается дезориентирован: работал хуже, а заработал больше;
• разница в оценке выполненных задач и общей эффективности у самого работника и его руководителя. А такие оценки редко совпадают;
• достижение поставленной цели не всегда полностью зависит от деятельности работника. То, что он считает правильным, эстетичным, может напрочь не понравиться заказчику. И работу придется переделывать, внося правки снова и снова. Поэтому, оценивая деятельность «творческих» работников, руководителю стоит применить особый метод или индивидуальный подход;
• необходимость тратить время на отчеты. Кому понравится после выполнения работы поставленная задача написать подробный отчет с указанием потраченного времени, соблюдения сроков и анализа собственных ошибок.

Итак, главной проблемой внедрения оценок производительности и результативности труда является субъективность и непрозрачность методов оценивания.

---

Устранить субъективность в оценках поможет автоматизированный профайлинг. Алгоритм, который заложен в «СёрчИнформ ProfileCenter», беспристрастно составляет психологические профили сотрудников, определяя их сильные и слабые стороны. Собранная информация позволяет принимать справедливые управленческие решения.

---

Особенности оценивания качества труда

Главными критериями оценки продуктивности исполнения персоналом своих обязанностей являются:

• итоговая прибыль организации;
• задействованный персонал.

Сам по себе уровень прибыли не гарантирует одинаковой эффективности каждого сотрудника. Оценка труда всей команды может не соответствовать оценке работника, который «прячется» за коллегами и только «выглядит» эффективным сотрудником.

Помогают определить уровень работы персонала специально разработанные методы оценок, направленные на определение количества приложенных усилий сотрудника, его потенциала и внешних факторов, влияющих на его деятельность.

Методики оценивания

Оценка профессионального уровня персонала выставляется на основе анализа:

• объема теоретических знаний сотрудников организации;
• умения персонала применить знания на практике.

Методы оценки конкретного работника позволяют руководителю определить способность подчиненного создавать «продукт», нужный для организации, с наименьшими затратами со стороны последней.

Наиболее популярны такие методики оценки персонала:

1. Аттестация.
2. Тесты.
3. Целевое упрвление (Management By Objectives).
4. Управление эффективностью (Performance Management.)

Аттестация

Метод аттестации дает возможность проверить уровень профессионализма персонала компании. Проводится аттестация коллегиально, оценку знаний служащих дает комиссия, в состав которой входят специалисты отдельных направлений. Оценки при аттестации ставятся за:

• теоретические знания персонала;
• умение применять их в работе;
• соответствует ли работник своей должности.

Аттестация – единственный метод оценивания профессионального уровня персонала, предусмотренный трудовым законодательством Российской Федерации. Если сотрудник получил низкую или неудовлетворительную оценку, работодатель вправе расторгнуть с ним контракт.

Тесты

Тестовые методики оценки персонала помогают составить объективное мнение о кандидате на должность при приеме на работу.

Практическое применение тестовых способов оценки заслужило доверие менеджеров по персоналу благодаря простоте проведения и достоверности результатов.

Биография

Формальный способ, дающий представление о субъективной оценке работником самого себя. Предоставляет работодателю возможность проведения анализа квалификации и опыта претендента на работу на основе изложенных фактов и предоставленных документов.

Анкета

Анкетирование подразделяют на две категории. Квалификационное – претенденту на работу предлагают пройти специализированные тесты для оценки уровня его знаний. Самый объективный анализ знаний проводится с помощью специально разработанных компьютерных программ. Например, бесплатная программа Айрен, основанная на методе тестирования знаний локально или через Интернет. Такие тесты состоят из комплекса заданий:

1. с предложенным вариантом ответа;
2. с развернутым ответом;
3. на умение отнести понятия по классам;
4. на установление соответствия.

Психологическое дает оценку стрессоустойчивости, эффективности, эмоциональности, моральных принципов человека. Такие тесты популярны в силовых ведомствах, а также в компаниях, где персонал ежедневно сталкивается с обработкой большого количества информации или работой с клиентами. Психологическое тестирование позволяет выявить у персонала такую проблему, как профессиональное «выгорание», и отсеять «неподходящих» для продуктивного труда кандидатов.

Наблюдение

Установление специальной аппаратуры, например, Yaware, TimeTracker или TimeInformer. Они предоставляют работодателю или руководителю возможность наблюдать за персоналом целый день. Такой метод позволяет проследить за деятельностью каждого сотрудника, выставить оценки коммуникативным навыкам, уровню профессионализма, работоспособности, компетенции. Главный недостаток такой оценки в ее субъективности. Мнение наблюдателя не всегда отражает реальность.

Собеседование

Эта методика используется при подборе персонала. Руководитель во время собеседования проводит анализ коммуникативных навыков претендента, опыта его предыдущей работы, конфликтности, адаптации в новом коллективе.

Регулярные собеседования с действующими сотрудниками помогают выявить проблемы среди персонала, избежать или урегулировать конфликты, возникающие среди коллег во время работы, определить потенциальных лидеров и аутсайдеров. Конечно, недостаток таких оценок в их субъективности. Ведь проводит собеседование зачастую один специалист.

Игра

Деловая игра предоставляет руководителю возможность оценить персонал по таким критериям:

• активность;
• инициативность;
• быстрый ум;
• креативность;
• предусмотрительность.

Проведение анализа игры позволяет выделить самых перспективных работников, из которых формируется резерв претендентов на карьерный рост.

Объективно оценить деятельность персонала на основании одних тестовых методик не удастся. Они служат вспомогательным элементом оценивания производительности труда отдельных сотрудников и всего персонала компании в целом. Большинство тестовых методик применяется для предварительной оценки кандидата при приеме на работу.

Целевое управление (Management by Objectives)

Объективная методика оценивания эффективности работника и его труда, а также соответствие человека занимаемой должности.

Как это действует? Руководитель ставит перед персоналом несколько задач и уточняет сроки их выполнения. Это может быть неделя интенсивного труда, а может и несколько месяцев. Обязательным условием постановки задач является их ясность, точность, выполнимость.

Обязательно выслушивается мнение персонала о стратегических и тактических направлениях работы, согласовываются цифровые показатели плана.

Одним из направлений оценки по МВО является формирование схемы мотивации персонала путем создания системы оплаты труда, исходя из показателей эффективности. Соотношение показателей работы и зарплаты устанавливает руководитель.

Оценивание по методике МВО проводится по двум схемам:

1. Оплата производится за каждый выполненный показатель результативности труда. Перевыполнение нормативов персоналом при такой схеме значения не имеет. А вот недовыполнение плана влечет за собой уменьшение оплаты труда. Присутствуют допустимые показатели результативности на уровне 80-85%.
2. Для понимания персоналом возложенных на него задач и организации своей деятельности в соответствии с ними, а также для упрощения анализа показателей результативности труда отдельных сотрудников разрабатывается матрица МВО. В ней содержится информация о задачах и их цифровых коэффициентах.

Управление эффективностью (Performance Management)

Еще одна объективная методика оценивания труда сотрудников компании, предполагающая постановку задач и контроль эффективного их исполнения персоналом компании. Управление эффективностью – усовершенствованная методика МВО, позволяющая дать оценку профессионализму и компетентности персонала. В свою очередь, работник заинтересован в быстром достижении поставленных целей.

Преимущества методики в возможности оценивания труда служащих:

• Стимулирование персонала повышать свой профессиональный уровень.
• Увеличение продуктивности труда.
• Объективная оценка соответствия человека занимаемой должности.

Этапы проведения РМ:

1. Подготовка показателей результативности труда (КРІ).
2. Постановка задач персоналу на основе показателей КРІ.
3. Оценивание труда сотрудников по итогу выполнения КРІ.
4. Моделирование компетенций персонала на основе результатов оценивания.

Критерии и результаты

Отсутствует единый механизм, способный объективно оценить работу отдельного сотрудника или всего персонала компании. Это связано с разнообразием методик расчета результативности, специфики функционирования отдельных предприятий, особенностей распределения профессиональных обязанностей, возложенных на персонал, а также «портретов» идеального сотрудника в конкретной организации.

Использование  перечисленных систем оценивания дает возможность рассчитать уровень продуктивности отдельного работника путем сложения оценок, выставленных по различным параметрам, исходя из поставленных задач.

Маленькое безумие, или главное – не переусердствовать

Руководитель небольшой, но стабильно работающей студии «Сибирикс» в Москве, изучил гору методик оценивания продуктивности сотрудников и решил внедрить в своем бизнесе справедливую оплату труда. Кстати, внедрить такую «справедливость» решили работникам, занимающимся разработкой сайтов, креативными идеями и другими направлениями IТ – технологий.  Для этого был разработан детальный план. Учитывать результативность служащих предписывалось по таким параметрам:

• Соответствие выработки часов рабочего времени запланированному.
• Ежемесячные нормативы «сбыта» услуг.
• Количество подчиненных и их оклад.
• Количество благодарностей от клиентов.
• Количество повторных заказов от «постоянных» клиентов.
• Награды за участие в конкурсах профильной направленности.
• Количество отрицательных отзывов заказчиков.
• Сумма дебиторского долга.
• Количество прочтенных книг и так далее.

Очень подробный перечень получился. Таким образом, была создана единая схема оценивания. А чтобы отработать ее на практике, было принято решение потренироваться не с реальными деньгами, а с виртуальными «фантами». В офисе расположили большую доску с изображением всех служащих. На ней при помощи значков – «фантов» – отмечались успехи и провалы каждого работника, которые учитывались при начислении зарплаты.  

Разительные перемены в коллективе произошли в течение первого часа после запуска «проекта». Лица стали хмурыми. Еще через пару дней «работы по-новому» началась ожесточенная борьба за «фанты». Дружеская атмосфера в коллективе сменилась настороженной. Спустя семь дней оценивание проекта стало занимать в пять раз больше времени, чем раньше. А между разработчиками и руководителем проекта разгорались целые баталии. 

Прошел месяц, и о помощи коллеге не было и речи. У каждого была «своя работа». Начались бесконечные конфликты. «Фанты» стали субъективным мнением руководства. Работать без «фанта» отказывались все. Напряжение в коллективе нарастало, а вот эффективность работы, наоборот, упала. На третьем месяце тестирования «проект справедливой оплаты» тихо свернули. А через полтора месяца исчезла тревожность. Все снова стали друзьями, перестали конкурировать. Количество удовлетворенных клиентов и реализованных проектов увеличилось.

Подведем итоги

Методик оценивания много. И у каждой есть свои плюсы и минусы. В каком объеме какой метод и как применять – решает руководитель. Главное, не стоит переносить теоретические знания напрямую на своих подчиненных. Следует учесть и специфику работы, и особенность личного состава, и сложившиеся в коллективе отношения.

И еще: сотрудник относится к своим обязанностям так, как относится к нему руководство. Если служащий уверен в том, что его ценят, его труд уважают, им дорожат, он стремится не только не подвести коллектив и компанию в целом, но и принести как можно больше пользы. Он знает, что его усилия будут замечены, оценены и справедливо вознаграждены.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Как повысить эффективность труда: лучшие практики российского бизнеса :: РБК Pro

Повышение эффективности труда требует от бизнеса не только изобретательности, но и готовности идти на риск. Рассмотрим, какие решения повышения эффективности бизнеса популярны среди российских компаний

Бережливое производство

Предприятие, работающее по системе бережливого производства, отличают чистота, наличие разметки маршрутов, маркировки мест хранения предметов и памяток по системе 5S (инструкции по эффективной организации рабочего пространства).

Основные эффекты от внедрения бережливого производства:

• повышение производительности и вовлеченности сотрудников,
• распространение философии постоянного улучшения,
• минимизация отходов и уменьшение запасов производственных материалов: благодаря тому, что компания точно рассчитывает, что и в каком количестве необходимо для производства продукции, материалы не залеживаются на складах и затраты на их хранение сокращаются.

Этапы внедрения:

1. Формирование команды, которая будет внедрять изменения. Это команда «агентов изменений», члены которой пользуются авторитетом среди работников компании, обладают в коллективе не только экспертным, но и социальным капиталом.
2. Диагностика состояния предприятия, включающая в том числе диагностику состояния рабочих мест, технического обслуживания, систем управления запасами и менеджмента качества.
3. Развертывание бережливого производства. Реализация инициатив сотрудников по устранению потерь и совершенствованию процессов на рабочем месте, первое использование отдельных инструментов, например, системы 5S.
4. Переход от улучшения отдельных процессов к внедрению изменений на всех стадиях производства. Выстраивание потока создания ценности — последовательности всех операций, включая движение материалов и информации, в ходе создания продукта. Внедрение системы канбан — совокупности инструментов и технологий, которые позволяют контролировать объем и перемещение всех деталей и узлов на производстве.
5. Непрерывное улучшение качества, распространение культуры постоянного совершенствования.

Риски при внедрении:

• слабая поддержка высшим руководством,
• сопротивление рядовых сотрудников,
• временные затраты: для полного внедрения системы понадобится не менее трех лет, а это длительный срок для современных проектов, требующих быстрых побед и немедленных результатов.

Технологии бережливого производства получили широкое распространение в российских компаниях и продолжают оставаться мейнстримом среди практик повышения эффективности на производственных предприятиях.

Цифровизация логистики

Рост электронной коммерции и уберизация изменили представление о транспортной отрасли. Сейчас многие компании из других отраслей охотно изучают практики логистических провайдеров.

Основные эффекты от внедрения цифровых решений в логистике:

• увеличение объемов экспорта и импорта,
• сокращение сроков доставки,
• упрощение документооборота.

Этапы внедрения:

1. Анализ существующей логистики предприятия.
2. Создание цифровой модели, которая будет полностью учитывать существующие характеристики и условия хранения продукции, работы складских систем, транспортных служб и цепочки поставок.
3. Создание риск-моделей: резкий скачок спроса, падение объемов на производстве, изменение стоимости элементов цепи поставок. Выявление узких мест и возможностей оптимизации сроков и расходов.
4. Прогнозирование новых сценариев доставки (например, склад-постамат).
5. Рассмотрение инструментов, доступных компании и максимально отвечающих требованиям «скорость+прозрачность»:

• геопозиционирование транспортных средств,
• электронный документооборот,
• трекинг заказов,
• автоматизация маршрутных листов.

Риски при внедрении:

• неготовность контрагентов и партнеров к электронному документообороту,
• правовые риски: в будущем при появлении новых нормативно-правовых актов сферы транспорта и логистики есть риск, что инициативы компаний окажутся вне правового поля, и от этих практик придется отказаться.

Несмотря на риски и определенную сложность в реализации, цифровые решения в логистике стремительно набирают популярность. В целом цифровизация остается основным трендом бизнеса в последние годы.

Система мотивации полевого персонала

Мотивированный продавец достигает лучших результатов. В секторе потребительских товаров наиболее эффективной считается система вознаграждения, которая одновременно учитывает объем продаж и стимулирует необходимые модели поведения сотрудников.

Основные эффекты от внедрения системы мотивации:

• обеспечение роста выручки,
• повышение результативности и клиентоориентированности торгового персонала.

Этапы внедрения:

1. Определение баланса фиксированной и переменной части зарплаты:
   — высокий оклад отчасти решает классическую проблему ретейла, снижая текучку персонала, однако блокирует намерение работать лучше;
   — высокая переменная часть — потенциал для перевыполнения показателей, позволяет определить самых успешных продавцов, но вызывает затруднения, когда речь идет о контроле фонда оплаты труда (ФОТ). В случае массового перевыполнения плана продаж ФОT может сильно увеличиться. Работодателю будет сложно рассчитать, какую сумму нужно закладывать на оплату труда в каждом месяце.
2. Ввод в систему премирования определенных категорий товаров, фокусных артикулов. Учет «процессных» показателей (поддержание нормативов выкладки, соблюдение стандартов продаж). В плане KPI также могут фиксироваться доли продаж отдельных товаров, а именно: сколько процентов от всей проданной продукции должны составлять товары конкретной марки.
3. Гарантия прозрачного расчета премиальной части зарплаты. Необходимо предоставлять сотруднику детальные отчеты не реже 1 раза в неделю.
4. «Продажа» системы мотивации сотруднику: пояснение связи каждого KPI с будущим доходом и получение обратной связи — что сотрудник планирует делать для достижения целей.

Риски при внедрении:

• сложность для восприятия: сотруднику будет трудно прогнозировать результат,
• снижение «жесткости» показателей ФОТ: из-за учета переменной части зарплаты размер ФОТ будет нестабильным: то уменьшаться, то увеличиваться.

Что важно сделать для успеха проекта по повышению эффективности

1. Изучить практику внедрения аналогичных решений другими компаниями в тех же отраслях.
2. Определить основные точки принятия решений (развилки). Такой точкой может стать, например, выбор между запуском проекта или отказом от него после реализации пилотной версии.
3. Выявить риски и проработать варианты их минимизации.
4. Найти специалистов, имеющих опыт работы с данными технологиями, и партнеров из консалтинговых компаний.
5. Активно привлекать сотрудников к проектам по повышению эффективности. Так компания обеспечит поддержку изменений и снизит риски.

10 лучших способов повышения эффективности сотрудников

В условиях, когда в мире меняется их стиль работы, компании пытаются определить наиболее эффективный способ создания своих сотрудников. Проведенное в прошлом году исследование удаленной работы показало, что продуктивность при удаленной работе из дома выросла на 47%. Но не все компании придерживаются философии «сначала удаленное». Согласно опросу Workest, проведенному среди 1000 сотрудников малого бизнеса, 67% респондентов заявили, что их компания готовится вернуться в офис в этом году.

Итак, как лидеры и менеджеры могут повысить производительность труда сотрудников, сохраняя при этом время? Вот 10 основных вещей, которые вы можете сделать, чтобы повысить эффективность сотрудников .

1. Не бойтесь делегировать

Хотя этот совет может показаться наиболее очевидным, часто его труднее всего применить на практике. Мы это понимаем — ваша компания — это ваш ребенок, поэтому вы хотите принимать непосредственное участие во всем, что с ней связано. Хотя нет ничего плохого в том, чтобы уделять приоритетное внимание качеству (в конце концов, это то, что делает бизнес успешным), проверка каждой мелкой детали самостоятельно, а не делегирование полномочий может тратить драгоценное время каждого.

Вместо этого возложите ответственность на квалифицированных сотрудников и верьте, что они хорошо справятся с поставленными задачами. Это дает вашим сотрудникам возможность приобрести навыки и лидерский опыт, которые в конечном итоге принесут пользу вашей компании. Вы наняли их не зря, а теперь дайте им шанс доказать свою правоту.

2. Сопоставьте задачи с навыками

Знание навыков и стиля поведения ваших сотрудников необходимо для максимальной эффективности. Например, экстравертный, творческий, нестандартный мыслитель, вероятно, станет отличным человеком, чтобы предлагать идеи клиентам.Однако они могут столкнуться с трудностями, если им будет поручено более сложное и детально ориентированное задание.

Просить своих сотрудников быть хорошими во всем просто неэффективно — вместо этого, прежде чем давать сотруднику задание, спросите себя: подходит ли этот человек для выполнения этой задачи лучше всего? Если нет, найдите кого-нибудь, чьи навыки и стиль соответствуют вашим потребностям.

Неэффективно просить своих сотрудников быть хорошими во всем.

3. Эффективное общение

Каждый менеджер знает, что общение — это ключ к продуктивной работе сотрудников.Технологии позволили нам связываться друг с другом простым нажатием кнопки (или, лучше сказать, касанием сенсорного экрана). Это, естественно, означает, что современные методы коммуникации максимально эффективны, не так ли? Не обязательно. Исследование McKinsey показало, что электронные письма могут занимать почти 28% рабочего времени сотрудника. Фактически, электронная почта оказалась вторым наиболее трудоемким занятием для сотрудников (после их служебных задач).

Вместо того, чтобы полагаться только на электронную почту, попробуйте инструменты социальных сетей (например, Slack), предназначенные для еще более быстрого взаимодействия в команде.Вы также можете поощрять своих сотрудников время от времени использовать более устаревшую форму контакта… голосовое общение. Быстрая встреча или телефонный звонок могут решить вопрос, на который, возможно, ушли часы переписывания по электронной почте.

4. Ставьте цели ясными и сфокусированными

Нельзя ожидать от сотрудников эффективности, если у них нет конкретной цели. Если цель четко не определена и фактически не достижима, сотрудники будут менее продуктивны. Поэтому постарайтесь, чтобы задания сотрудников были как можно более четкими и узкими.Дайте им знать, чего вы от них ожидаете, и конкретно скажите им, какое влияние будет иметь это задание.

Один из способов сделать это — убедиться, что ваши цели являются «УМНЫМИ» — конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Прежде чем поручить сотруднику задание, спросите себя, соответствует ли оно каждому из этих требований. Если нет, спросите себя, как можно настроить задачу, чтобы помочь вашим сотрудникам оставаться сосредоточенными и эффективными.

5. Стимулируйте сотрудников

Один из лучших способов побудить сотрудников быть более эффективными — это дать им повод для этого.Признание ваших сотрудников за хорошо выполненную работу заставит их почувствовать, что их ценят, и побудит их продолжать повышать свою производительность.

Принимая решение о поощрении эффективных сотрудников, обязательно учитывайте их индивидуальные потребности и предпочтения. Например, один сотрудник может оценить общественное признание, а другой предпочтет личное «спасибо». Помимо простых слов благодарности, вы можете попробовать еще несколько поощрений:

• PTO: Вместо надбавки или надбавки вы можете предложить своим сотрудникам дополнительный оплачиваемый отпуск без необходимости использовать их отпуск или больничный.
• Пригласите их на обед: Вы можете пригласить команду на обед, ужин или в счастливый час… или, если вы практикуете социальное дистанцирование, отправьте подарочную карту GrubHub или DoorDash.
• Отправьте рукописную заметку: Отправка рукописной заметки показывает, что вы признаете огромную работу, проделанную вашими сотрудниками, и что вы достаточно заботитесь о том, чтобы посвятить свое личное время тому, чтобы поблагодарить их.
• Купоны на ленивый понедельник: Другой вариант — купон на «ленивый понедельник», который позволяет сотрудникам приходить поздно в понедельник утром.
• Сообщите своему боссу: Если вы отправите электронное письмо команде или члену команды с благодарностью за их работу, подумайте о том, чтобы скопировать ВАШЕГО босса по электронной почте.
• Попробуйте программу оздоровления: Рассмотрите возможность внедрения программы оздоровления на рабочем месте, чтобы сократить количество больничных и общие расходы на медицинское страхование вашей компании.

6. Вырежьте лишнее

По возможности, старайтесь не давать сотрудникам более мелкие и ненужные задачи, когда они сосредоточены на более крупной цели.Взгляните на распорядок работы команды и посмотрите, есть ли что-нибудь, что вы можете сократить, чтобы дать сотрудникам больше времени, чтобы сосредоточиться на более приоритетных задачах.

Например, если сотрудники просят писать ежедневные отчеты для своих руководителей, но у руководителей обычно нет времени их читать, подумайте о сокращении требования к количеству слов. Делать что-то просто формально — значит тратить драгоценное время, которое можно было бы использовать для достижения целей, которые действительно помогают вашей компании.

7.Обучаем и развиваем сотрудников

Сокращение объема обучения или сокращение всего этого может показаться хорошим способом сэкономить время и деньги компании (в конце концов, обучение на рабочем месте считается эффективным способом обучения). Однако в конечном итоге это могло иметь неприятные последствия. Принуждение сотрудников учиться работе на лету может быть крайне неэффективным.

Итак, вместо того, чтобы работники бессистемно пытались выполнить задание без руководства, потратьте дополнительный день на то, чтобы научить их необходимым навыкам для выполнения своей работы.Таким образом, они смогут приступить к выполнению своих задач самостоятельно, а ваше время не будет потрачено впустую, отвечая на простые вопросы или исправляя ошибки.

Прошедшее первоначальное обучение, поощряйте постоянное развитие сотрудников. Помогая им расширить свои навыки, вы создадите гораздо более продвинутый персонал, что принесет пользу вашей компании в долгосрочной перспективе. Есть несколько способов поддержать развитие сотрудников: индивидуальное обучение, семинары, курсы, семинары, слежка или наставничество, или даже просто увеличение их ответственности.Эти возможности предоставят сотрудникам дополнительные навыки, которые позволят им повысить свою эффективность и продуктивность.

8. Используйте удаленную работу

Разрешение вашим сотрудникам работать из дома может показаться неэффективным — в конце концов, как вы можете гарантировать, что они по-прежнему будут продуктивными, если за ними никто не наблюдает? Однако в действительности все обстоит как раз наоборот (на самом деле, исследования показывают, что люди, которые работают из дома, более продуктивны, чем офисные служащие). Предоставление сотрудникам возможности удаленного доступа к работе позволит им сэкономить время, которое в противном случае было бы потрачено впустую.

Например, предположим, что сотрудник слишком плохо себя чувствует, чтобы приступить к работе (или просто беспокоится о том, что коллеги заболеют), но все еще может работать продуктивно. Если вы не разрешите им работать из дома, они будут вынуждены взять больничный и вообще пропустить работу. Или заставлять вашего сотрудника пропускать весь рабочий день, если ему приходится ждать 2–4 часа, чтобы починить холодильник, просто неэффективно. Вместо этого позвольте вашему сотруднику работать из дома, чтобы он мог максимально использовать свободное время.

9. Давать друг другу отзывы

Нет никакой надежды на повышение эффективности сотрудников, если они изначально не знают, что они неэффективны. Вот почему так важны обзоры производительности — измеряйте производительность своих сотрудников, а затем проводите индивидуальные встречи, чтобы сообщить им, где они преуспевают и над какими областями им нужно работать.

Повышение эффективности сотрудников — это не только то, что они могут делать лучше — часть ответственности также ложится на вас.Но, как и ваши сотрудники, вы не экстрасенс. Итак, после обзора ваших сотрудников, спросите их, что вы можете сделать, чтобы помочь им стать лучше. Может быть, им нужно немного больше рекомендаций по определенным задачам или немного больше места для творческой свободы. Запрос на обратную связь не только дает вам четкие и немедленные способы помочь вашим сотрудникам совершенствоваться, но также способствует развитию культуры открытого диалога, который позволит постоянно развиваться с течением времени.

10. Думайте в целом

То, что сейчас может показаться вам неэффективным использованием времени, на самом деле может оказаться вам выгодным в долгосрочной перспективе.Итак, прежде чем наложить вето на очевидное злоупотребление временем, спросите себя, какую пользу это может принести вашей компании.

Инвестирование в программное обеспечение для управления персоналом теперь может сэкономить вашей компании и вашим сотрудникам бесчисленное количество часов в будущем. Технологии HRIS, от автоматизированного подключения до начисления заработной платы, повысят эффективность, уменьшат разочарование и помогут вашему бизнесу расти.

Воспользовавшись рядом наших советов по эффективности, вы можете быть уверены, что не отстанете, и потратите лишний час с пользой и продуктивно.

Этот пост был первоначально опубликован в 2015 году и с тех пор обновлялся.

Закладка ( 19 )

Войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Регистрация

34 невероятно эффективных способа быть более продуктивными на работе

Похоже, что все больше и больше компаний принимают девиз «делать больше с меньшими затратами».

Так что же вам остается?

способов повышения производительности труда:

Собираясь уложиться в сроки, надев 18 разных шляп, отвечая на множество электронных писем и телефонных звонков… вы поняли.

Цель этой публикации — помочь вам и вашей команде найти способы повысить продуктивность работы. Вместо того, чтобы пытаться сделать сразу несколько из них, найдите пару, которую вы сможете реализовать в течение как минимум 21 дня (время, которое обычно требуется для формирования новой привычки).

1. monday.com: секрет максимальной эффективности

Любой, кто участвует в совещаниях до 17:00, знает, как сложно оставаться продуктивным в наши дни.

Если вы все еще откладываете обед до 14:00, простой «хитрый прием» вам не поможет.Вместо того чтобы с разочарованием смотреть на свой нетронутый список дел каждый вечер, попытайтесь найти корень проблемы.

Если бы вы знали, что можете повысить продуктивность своей команды до 80%, были бы вы, наконец, готовы перейти на рабочую операционную систему (Work OS)?

Monday.com — это централизованное место для отслеживания вашей работы, которое помогает всей вашей команде резко повысить производительность. Эта платформа перетаскивания делает совместную работу вашей новой нормой.

Поскольку вся ваша работа организована в одной облачной рабочей ОС, вы сможете избавиться от отягощающих вас избыточностей.Попрощайтесь с разрозненностью данных, преследованием обновлений статуса, несогласованными целями, несвязанными инструментами и конфликтующими приоритетами. На пользу.

Будьте готовы к:

• Устраните энергозатратные встречи, монополизирующие ваше утро
• Обозначьте свои задачи цветом, чтобы вы могли сразу оценить свою работу
• Синхронизируйте доску с календарем Google, чтобы вы могли расставить приоритеты на неделю
• Назначьте задачи коллегам, чтобы каждый точно знал, за что он / она отвечает.
• Интегрируйте существующие инструменты, чтобы все ваши данные хранились в одном месте
• Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы высвободить время для более значимой работы

Это простой и легкий в использовании инструмент, которым люди пользуются , используя каждый день (, а не только понедельник ).Как только вы попробуете monday.com , вас зацепит!

2. Ассист: ваш путь к успеху

Думайте о Assist как о едином верном друге, которому вы всегда пишете для совета по работе и другим жизненным вопросам.

Каждый вторник утром они отправляют свой информационный бюллетень, содержащий полезные сведения о продуктивности, культуре работы и лидерстве, прямо на ваш почтовый ящик.

Самое приятное, что вы можете читать все это примерно за 5 минут каждую неделю (не говоря уже о том, что это совершенно бесплатно).Узнайте, почему тысячи тех, кто решает проблемы (например, вы сами), подписались на получение The Assist!

3. Будьте в курсе дел с визуальными обзорами Favro

По мере роста работы растет и ваша команда. Это означает, что вам нужно держать всех в курсе, чтобы доставить товар вовремя. А это, в свою очередь, означает объединение всех кусочков головоломки во что-то, что имеет смысл.

Цветные графики и доски

Favro дают вашей команде четкие визуальные подсказки о том, что происходит на работе и что будет дальше.Таким образом, вы и ваша команда сможете справиться с делом, тратя время на ненужное общение и административные задачи. Простой, интуитивно понятный интерфейс означает, что начать работу и использовать Favro очень легко. А оставаться на работе стало еще проще.

(В течение ограниченного времени — используйте код SNACK при подписке на бесплатную пробную версию, чтобы получить скидку 25%!)

4. Преодолейте промедление с помощью «правила двух минут»

«Правило двух минут» кажется достаточно простым, но это тактика, которая помогает увековечить систему продуктивности.

Часто интерпретируется как завершение любой задачи, которая, по вашему мнению, должна сразу занять 2 минуты или меньше, правило 2-х минут может убить производительность сотрудников, если вы примете его за чистую монету и не будете тщательно его реализовывать.

Чтобы успешно использовать правило двух минут, вы должны запланировать время, чтобы привести свой список дел на день в порядок. При составлении этого списка вы должны обнаружить, что есть несколько небольших задач, которые кажутся выполнимыми за пару минут. Сделай их!

Тем не менее, всегда обязательно возвращайтесь к своему списку и заканчивайте его.Не увязайте в этих мелких задачах и не позволяйте им сорвать ваш день, отнимая больше времени, чем следовало бы.

5. Двигайтесь!

Упражнения важны не только для тела, они почти так же важны для вашего психического благополучия. Согласно этой статье из Brain HQ, упражнения снижают уровень гормонов стресса, а также увеличивают факторы роста в головном мозге, необходимые для новых нейронных связей.

Я лично переключался между утренними и ночными упражнениями и обычно считаю, что это лучше работает для меня в начале дня.Трудно найти мотивацию пойти в спортзал после действительно долгого дня. Однако важно то, что вы постоянно выполняете упражнения.

6. Никогда ничего не пропустите с живой транскрипцией Otter

Одной из проблем, вызывающих беспокойство команд, работающих удаленно, является потеря сплоченности команды и спонтанный творческий обмен.

Otter с интеграцией Zoom не только фиксирует встречи вашей команды в режиме реального времени, но и позволяет каждому участнику добавлять письменные заметки, изображения и аудио во время и после встречи.

После того, как все внесли свой вклад, Otter превращает ваш звонок Zoom в заметки с возможностью поиска, редактирования и обмена.

Идеи, планы и следующие шаги вашей команды собраны в одном месте, а затем преобразованы в редактируемые заметки с возможностью поиска, которыми вы можете поделиться. Вы не можете быть более продуктивным, чем это.

7. Перечислите «важные результаты» за день

Важнейшие результаты — это список целей, которые абсолютно необходимо выполнить в течение дня для продвижения ваших проектов и целей.Создайте электронную таблицу, в которой перечислите 3 важнейших фактора на каждый день. Это поможет вам планировать каждый день и следить за тем, чтобы каждый день сосредотачиваться на самых важных задачах.

Организуйте и отслеживайте важные результаты так, как вам удобно. Вот несколько идей для начала.

• Введите важнейшие результаты и связанные с ними задачи в Focuster, и наблюдайте за тем, как инструмент распределяет задачи в вашем календаре и помогает расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки.
• Управляйте своими целями в Hive, — интерактивной платформе управления проектами, которая помогает планировать рабочие процессы.
• Создайте электронную таблицу со списком трех важнейших задач на каждый день. Это поможет вам спланировать каждый день и сосредоточиться на самых важных задачах каждый день.

8. Ешьте здоровую пищу в течение дня, чтобы избежать энергетических сбоев и поддерживать свой мозг должным образом.

Пища, которую мы едим, чрезвычайно важна для развития наших умственных способностей и влияет на нашу продуктивность на работе.

Представьте, что вы едите батончик «Сникерс», а не батончик с фруктами и орехами — как вы думаете, что даст вам энергию, необходимую для того, чтобы закончить день после обеда? Нездоровая пища влияет не только на ваш вес.Это также приводит к снижению производительности и сбоям в работе.

Храните полезные закуски в своем офисе, чтобы оставаться в запасе в течение продуктивного дня.

Совет по повышению производительности труда: ешьте здоровую пищу в течение дня, чтобы избежать сбоев энергии и поддерживать свой мозг в должной форме. Click To Tweet

9. Автоматизируйте отчеты о ходе работ с помощью Nifty

Что первое приходит в голову, когда вы представляете продуктивность на рабочем месте?

(пауза)

Скорее всего, он не включает ручную отправку отчетов об обновлениях проекта ключевым заинтересованным сторонам.

Сэкономьте время и повысьте продуктивность работы, используя функцию автоматизации этапов проекта Nifty, чтобы все были в курсе событий. Просматривайте вехи по проектам, портфолио или даже с помощью веб-ссылки, чтобы визуализировать и сообщать о прогрессе просто и красиво.

10. Выполнять задачи партиями

Тим Феррис, автор международного бестселлера 4-часовая рабочая неделя , очень хорошо умеет находить способы быть более эффективными во всем, от работы до кулинарии и бодибилдинга.

Одно из моих любимых выводов из его книги — насколько эффективнее группировать свои действия, а не разбивать их на небольшие части.

Как вы можете использовать это в своей повседневной жизни, чтобы узнать, как повысить продуктивность на работе?

• Вместо того, чтобы распределять задачи по вводу данных и отчетности в течение недели, установите временной интервал, чтобы все сразу выполнить
• Назначьте встречи с коллегами один за другим во второй половине дня
• Используйте «правило двух минут», чтобы выполнять небольшие задачи и побеждать откладывание на потом.
• Работа с шагом 90 минут (с использованием рабочего таймера для отслеживания)
• Составьте контрольный список для адаптации сотрудников, чтобы в будущем можно было выполнять работу проще и эффективнее
• Ответить на голосовую почту в течение некоторого времени после обеда
• Используйте автоматизацию для отправки запланированных сообщений или публикаций с помощью программного обеспечения для социальных сетей или инструмента совместной работы по вашему выбору

Логика заключается в том, что вам нужно время, чтобы войти в ритм с тем, над чем вы работаете.Если вы постоянно начинаете и останавливаете этот процесс, вы теряете время, возвращаясь к своему ритму или догоняя то, на чем остановились.

11. Утренние встречи с командой

Этот пункт вошел в список идей для здоровья сотрудников в офисах, но его также стоит упомянуть здесь еще раз. Каждое утро собирайтесь вместе со своей командой примерно на 15 минут и обсуждайте основные важные результаты каждого человека за день. Это помогает всем прийти к единому мнению и позволяет людям узнать, где им нужна их помощь.

И если вам трудно посвятить этому время, сядьте с отдельными членами вашей команды, чтобы повторить уроки прошлой недели и установить ожидания и цели на неделю в понедельник. Постановка краткосрочных целей и планирование времени для их повторения помогут вам лучше управлять своей продуктивностью и измерять ее в конце недели.

Здесь, в SnackNation, мы называем их DR. Каждый из наших менеджеров встречается с членами своей команды, чтобы обсудить, как лучше всего достичь своих целей и как быть более продуктивными.

Совет по продуктивности работы: каждое утро собирайтесь вместе со своей командой примерно 15 минут. Нажмите, чтобы твитнуть.

12. Уменьшение потерь времени из-за недопонимания с Grammarly

Вы когда-нибудь чувствовали, что люди полностью упускают из виду суть вашего письма? Или вы когда-нибудь читали электронное письмо и задавались вопросом, над чем этот человек работал одновременно с несколькими задачами?

Расплывчатые электронные письма рассылаются по среднему офису каждый день. Возникающие в результате недоразумения и необходимые разъяснения тратят время и разочаровывают людей.

Избегайте всего этого с помощью Grammarly, инструмента, который рекомендует изменения текста, которые помогут вам общаться ясно и точно.

Совет от профессионала: Grammarly — это бесплатное расширение для Google Chrome, которое отправляет вам эти классные отчеты о достижениях, которые дают вам дополнительную информацию о вашей еженедельной продуктивности. Я использую его лично, и вот пример одного из них:

13. Сначала расставьте приоритеты для наиболее важных задач

Книга Стивена Кови Семь навыков высокоэффективных людей , есть глава, посвященная теме, которую он называет «главное — главное».Есть отличная аналогия этой концепции с использованием камней и ведра.

Вот видео, иллюстрирующее эту концепцию из книги:

14. Переведите телефон в режим беззвучного режима

Переписка через социальные сети, текстовые сообщения, телефонные звонки и электронная почта занимает 4-е место среди отвлекающих факторов на рабочем месте после еды, перерывов в туалет и разговоров с коллегами.

Были ли вы когда-нибудь в состоянии потока, когда вы были полностью сосредоточены на текущей задаче, когда ваш телефон издает звуковой сигнал или гудит, отвлекая вас? Думаю, мы все это испытали.

Избавьтесь от отвлекающих факторов, отключив звук на телефоне, выйдя из приложений чата и закрыв папку «Входящие», прежде чем начинать любую важную задачу, требующую полной сосредоточенности.

15. Действительно ли необходима встреча ?

Вы когда-нибудь выходили с деловой встречи и понимали, что это пустая трата времени? Вы бы солгали, если бы сказали нет. Консультант по персоналу Шарлин Лауби из HR Bartender соглашается:

«Одно из самых больших препятствий на пути к продуктивности — деловые встречи.При этом я не думаю, что выход в том, чтобы отменить встречи или создать забавные правила вроде «никаких встреч по средам» или «только 10-минутные встречи». Организации должны предоставить сотрудникам инструменты для проведения эффективных и продуктивных встреч ».

Так как же это сделать? Убедитесь, что для каждой встречи есть определенная повестка дня и цель.

Нет повестки дня и цели, нет встречи. Также уважайте время участников! Часовая встреча должна длиться всего один час. Если ты закончишь раньше, это круто.Но не опаздывай. Вы можете помочь избежать проблем и сохранить продуктивность, приняв четкие меры по планированию и достижению цели собрания вашей команды.

Чтобы узнать больше о том, как повысить продуктивность до и во время встреч, ознакомьтесь с этой инфографикой от наших друзей из Taskworld.

Следуйте этой простой блок-схеме, чтобы определить, готовы ли вы назначить встречу или просто теряете время:

Совет по продуктивности работы: установите повестку дня и цель для каждой встречи. Нажмите, чтобы твитнуть.

16.Выйти из офиса

Удаленная работа может помочь вам повысить производительность за счет выполнения большего за меньшее время.

Хотя офис — это среда, которая может способствовать коллективной энергии и ресурсам, он также может снизить нашу производительность. Люди часто прерывают других, находящихся на работе, потому что думают, что их проблема или вопрос срочны.

На самом деле их проблема обычно не срочна и может подождать.

Это исследование, проведенное Harvard Business Review, показало, что сотрудники, работавшие из дома, были более продуктивными И реже бросали работу.

17. Уберите беспорядок и организуйте свою рабочую среду

Можно много сказать о том, насколько организованность и меньше «мелочей» могут уменьшить вашу тревогу и тем самым повысить продуктивность.

Меньше беспорядка поможет вам мыслить более ясно и тратить меньше времени на поиск потерянного документа.

Выбросьте безделушки и старые бумаги, лежащие вокруг вашего стола, и посмотрите, поможет ли это вам меньше отвлекаться и стать более продуктивным.

18. Сохраняйте организованность и повышайте свою продуктивность с Evernote

Если вы когда-нибудь испытывали внезапную панику, пытаясь вспомнить, в какой блокноте вы написали эту важную заметку, или если вы просто хотите контролировать свои записи, то вам нужно попробовать Evernote.

Этот онлайн-ресурс помогает вам делать, систематизировать, искать и делиться своими заметками. Поскольку вся необходимая информация всегда под рукой и ее легко найти, вы можете наслаждаться непрерывной работой, которая вам нужна, чтобы вычеркнуть весь свой список дел.

Evernote позволяет вам всегда оставаться на связи с вашим рабочим процессом заметок как на вашем компьютере, так и на мобильном устройстве. Вы даже можете обновлять свои заметки в автономном режиме, и Evernote сразу же синхронизируется с облаком, как только сможет снова подключиться к сети.

19. Визуализируйте следующую неделю на этой неделе с помощью «2-часового решения»

«2-часовое решение» было создано Роджером Зайпом, автором книги «Тренируйте свой мозг для успеха» .

Это метод проведения 2 часов в неделю с целью мысленно создать следующую неделю своей жизни.Роджер клянется этим методом и утверждает, что когда он это делает, его жизнь идет хорошо.

Используйте это время каждую неделю, чтобы снова подключиться к своим целям, оценить, что работает, а что нет, и составить график на предстоящую неделю.

Чем это отличается от обычного расписания?

Вы планируете свое «зеленое время» (работа, за которую вам платят), «красное время» (время, которое поддерживает ваше зеленое время), «гибкое время» (разблокированное время, чтобы незапланированное не разрушило ваши планы) и « время воссоздания »(время позаботиться о себе — т.е. хобби, упражнения, отдых и т. д.). В большинстве случаев вы обнаружите, что вам даже не нужны полные 2 часа, чтобы сделать это эффективным.

Для получения дополнительной информации о 2-часовом решении вы можете прочитать это краткое описание книги.

20. Просыпаться рано

Посмотрите на каждого топ-менеджера, руководителя или руководителя, и вы обнаружите, что у них всех есть одна общая черта — они рано просыпаются. Как подъем в 6 утра или раньше может повысить продуктивность работы?

Это дает вам время, необходимое для правильного начала дня.Вместо того, чтобы каждое утро чувствовать себя выброшенным за дверь, у вас будет больше времени для спокойных дел, чтобы делать то, на что вы иначе были бы слишком отвлечены.

Вы можете читать каждое утро, есть здоровый завтрак или заниматься спортом, прежде чем начать день. Я начал делать это около года назад, и это резко повысило мою продуктивность. Я считаю, что то, как вы просыпаетесь утром, может оказать огромное влияние на ваш повседневный подход к жизни.

Обычно я обнаруживаю, что самый продуктивный ритм у меня получается примерно через 2 часа после пробуждения.Так что теперь я могу почитать что-то вдохновляющее или заняться серфингом на рассвете, прежде чем большинство людей даже начнет свой день. Затем, когда я приступаю к работе, я готов взяться за дело.

21. Стенд подробнее

Чувствуете себя немного сонным около 15:00? Вставай!

Ваша осанка начинает ухудшаться? Вставай!

Вы замечаете, что вашей команде не удается сосредоточиться на встречах? Вставай!

Это просто, но эффективно.В SnackNation члены нашей команды клянутся своими постоянными рабочими столами и документально подтвержденным влиянием, которое они оказывают на производительность.

Стоя за столом не сжигает значительное количество калорий больше, чем сидение, это может помочь уменьшить другие риски для здоровья, например:

• Боль в плече и спине
• ожирение
• сахарный диабет
• сердечно-сосудистые заболевания
• рак (особенно рак толстой кишки или груди)
• преждевременная смерть

И, как и большинство других вещей, слишком много стоять на ногах — это плохо.Когда вы только начинаете, старайтесь, чтобы периоды стоя совпадали с 90-минутными рабочими интервалами.

Совет по повышению производительности: стойте больше. Нажмите, чтобы твитнуть

22. Научитесь говорить «нет»

В течение дня люди неизбежно будут мешать вам, чтобы получить от вас помощь или информацию. Так легко сказать «да» и взяться за другие дела, но это контрпродуктивно. Научитесь чаще говорить «не надо», чтобы сэкономить время для наиболее эффективных действий.

Сказать «нет» чему-либо легче, чем сделать, но есть способы добиться этого, не производя впечатление агрессивного или грубого.

Когда кто-то приходит к вам с просьбой, на которую вы должны ответить «нет», просто попросите их дать вам 15 минут (или какой-то произвольный интервал времени), чтобы закончить то, над чем вы работаете, а затем к тому времени, когда вы придете, чтобы найти то, что они хотели, они часто выясняли это самостоятельно.

23. Съешь лягушку

В SnackNation мы используем время с 9 утра до 10 утра как время «Crush».

В это время мы избавляемся от самых сложных задач и не беспокоим друг друга вопросами.Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь с утра.

Как только вы начнете, вы быстро найдете свой поток и избавитесь от этой задачи.

24. Сосредоточьтесь на чем-то одном

Вы, несомненно, слышали, что многозадачность пагубно сказывается на производительности труда. Слишком много людей попадают в ловушку, выполняя несколько дел одновременно, поэтому стоит повторить здесь, чтобы помочь вам повысить свою продуктивность на рабочем месте.

Многозадачность снижает IQ и снижает производительность, с которой вы можете выполнить любую задачу. Итак, вы бы предпочли делать 3 дела с посредственными результатами или 1 задачу с отличными результатами?

25. Делегируйте как начальник

Вы когда-нибудь задумывались, как вы собираетесь завершить всю работу на своей тарелке?

Готов поспорить, что есть несколько не очень ценных задач, которые вы могли бы передать на аутсорсинг. Такие вещи, как ввод данных, форматирование документов или выполнение поручений, отнимут у вас драгоценное время, которое у вас есть в течение дня, чтобы сделать работу.

К счастью, есть несколько отличных онлайн-сервисов, которые соединяют вас с дешевой рабочей силой для выполнения утомительных задач, так что вы можете тратить свое время на самые важные проекты.

Проверьте Taskrabbit, oDesk, Fiverr и Elance, чтобы узнать, есть ли что-то, что вы могли бы передать на аутсорсинг.

26. Надеть наушники

Работа в среде интенсивного сотрудничества может означать, что люди подходят к вам с вопросами в течение всего дня, сбивая вас с ритма.

Ношение наушников — это простая уловка, позволяющая отразить слишком простые или слишком сложные вопросы, на которые невозможно ответить при личном общении. Чтобы кого-то побеспокоить, по крайней мере, ваш коллега должен будет по крайней мере обдумать вопрос в тот момент, когда он решит, стоит ли беспокоить его.

Вам даже не нужно слушать музыку. Наушники сами по себе являются сдерживающим фактором и помогают фильтровать ваше общение в реальной жизни.

27. Дайте себе меньше времени, чем вы думаете, что вам потребуется

Это еще одна слиток золота из Тренируйте свой мозг для успеха . Как бы долго вы ни думали, что выполнение проекта или задачи займет у вас меньше времени, дайте себе меньше времени на их выполнение. Вы обнаружите, что установление крайнего срока позволит вам сосредоточиться на выполнении работы.

28. Читайте утром

Большинство людей не просыпаются полными энергии с чувством вдохновения и энтузиазма, чтобы начать свой день.

Один из лучших способов, которые я нашел, чтобы настроить свое мышление в правильное русло, чтобы быть продуктивным на работе, — это читать примерно 15–30 минут перед тем, как начать свой день.

Книги по бизнесу, психологии, поведенческой экономике и личностному развитию — это предметы, которые я лично нахожу для повышения своего творческого потенциала и вдохновения в течение дня.

Фотография принадлежит Кейт Тер Хаар на основании лицензии Flickr Creative Commons

29.Берегите время в своем графике, чтобы делать реальную работу

У всех нас бывают дни, которые пролетают незаметно, когда мы прыгаем с собрания на собрание. В конце концов, мы понимаем, что на самом деле не выполняли никакой работы. Как обеспечить максимальную продуктивность каждый день?

Стив Боуз, ведущий популярного подкаста HR Happy Hour, дает вам следующий совет:

«Один из верных способов повысить продуктивность вашей работы — убедиться, что вы отводите достаточно времени в своем расписании, другими словами, время, которое не связано с собраниями, конференц-связями или любой другой деятельностью, которая не способствует мышлению, планированию, и создание.Многие из нас будут заказывать встречи подряд в течение дня, а затем внезапно наступает 18:00, и мы чувствуем, что не достигли многого. Так что экономьте свое время, старайтесь максимально продуктивно проводить время без встреч, если можете, и даже подумайте о том, чтобы выделить один день или даже целый день, если можете, как зону, где можно не встречаться, где вы можете копаться, сосредоточиться и выполнить «настоящую» работу «.

Совет по продуктивности работы: ограничьте время в своем расписании, чтобы выполнять настоящую работу. Нажмите, чтобы твитнуть.

30.Слушайте успокаивающие звуки, которые помогут вам сконцентрироваться

Иногда фоновая музыка помогает сосредоточиться.

Исследования показывают, что музыка без слов лучше всего подходит для повторяющихся задач. Помимо переменных эффектов, музыка также может влиять на отключение звуков и отвлекающих факторов в шумном офисе и обеспечивать длительную продуктивность на рабочем месте.

Мне лично нравятся успокаивающие звуки, которые я нахожу на Noisli.

Бонус: побалуйте себя, чтобы мотивировать себя

Хотя большинство из нас может делать это естественным образом, это очень эффективный способ управления своими привычками и продуктивностью.

Когда вы включаете вознаграждения в свою систему продуктивности, это помогает тренировать ваш мозг сосредотачиваться на целевых задачах, используя свои эмоции. Награда, которую вы даете себе после выполнения чего-то из вашего списка дел, заставляет вас чувствовать себя хорошо.

Проще говоря, люди, которые счастливы или чувствуют себя хорошо, более продуктивны, чем те, кто этого не делает.

31. Воспроизведите естественный цикл тела

Джейми Лоуренс, редактор HRZone, рекомендует воспроизвести естественный цикл организма, чтобы повысить продуктивность на работе:

«Воспроизведение естественного цикла организма в офисной среде является фундаментальной, но часто игнорируемой частью повышения продуктивности и благополучия.Итак, полный ли спектр освещения?

Держите ли вы жалюзи и окна открытыми, чтобы обеспечить естественное освещение и циркуляцию воздуха? Растения — еще один хорошо изученный способ улучшить качество воздуха и настроение — они убивают двух зайцев одним выстрелом ».

Совет по повышению продуктивности работы: воспроизведите естественный цикл организма. Click To Tweet

Имея такое количество часов в день, мы должны научиться работать более эффективно и результативно, если мы хотим добиться успеха. Теперь воспользуйтесь некоторыми из этих советов и примените их в своей трудовой жизни.

32. Используйте быстрый метод, чтобы погрузиться в задачи, которые вы не хотите выполнять

У большинства из нас не хватает времени в течение дня, чтобы закончить все, что нам нужно сделать. В таком случае у нас определенно нет времени, чтобы тратить время на откладывание задач, особенно относительно простых задач, которые мы просто не хотим выполнять. Мы даже тратим время и энергию на то, что нам нужно сделать, кроме того, чего мы избегали.

Предприниматель Мел Роббинс рекомендует правило пяти секунд, , которое включает в себя обратный отсчет 5-4-3-2-1, а затем приступает к выполнению задачи, которой вы так страшились. Роббинс, также мотивирующий оратор, говорит, что эта практика отменяет вредные привычки и дает вам больший контроль над своими действиями. Используя это правило пяти секунд, вы расширяете возможности для выполнения поставленной задачи. Вы почувствуете прилив достижений и прилив вдохновения, чтобы взять на себя еще больше.

33. Выполнять повторяющиеся задачи в одно и то же время каждый день или неделю

Автор проекта «Счастье» Гретхен Рубин любит резюмировать свою любовь к последовательному распорядку дня, используя эту цитату Фланнери О’Коннор:

«Если вы будете делать одно и то же каждый день в одно и то же время в течение одного и того же промежутка времени, вы спасете себя от множества раковин.Рутина — это условие выживания ».

Хотя рутина и повторение могут показаться скучными, выполнение одних и тех же вещей в одно и то же время каждый день дает вам возможность избежать усталости от решений , выработать эффективные привычки и выполнять задачи быстро и точно.

34. Найдите настоящую мотивирующую причину выполнения задания Совет по продуктивности работы: найдите настоящую мотивирующую причину для выполнения задачи. Нажмите, чтобы твитнуть.

Если ваша обычная производительность падает, причиной может быть отсутствие мотивации.Разожгите свой драйв, поразмыслив над тем, почему вы действительно делаете свою работу.

Репортаж о книге Чарльза Дахигга Smarter Faster Bette r, репортер Slate Л.В. Андерсон объясняет:

«Мотивация — это топливо для продуктивности перед лицом апатии, и для ее создания достаточно просто привязать текущую задачу к более крупной и важной цели».

Иногда просто спросить себя, почему вы что-то делаете, недостаточно, объясняет Андерсон, поскольку многие люди сосредотачиваются на побуждениях поверхностного уровня, таких как сохранение работы и зарплата.Но Дахигг настаивает на том, что каждый может найти глубокое, значимое «почему» за своей работой, если копает достаточно глубоко; он привел пример людей, которые проводят уборку в больницах, находя более глубокий смысл в своем вкладе в исцеление пациентов.

Причина вашей работы может быть неочевидной, но независимо от того, что вы делаете, продолжайте копать, пока не найдете мотивацию, которая вызывает у вас мурашки по коже.

Бонус: используйте силу оптимизма

В своем мощном манифесте изменений, Switch , Чип и Дэн Хит говорят:

«Спасение — если люди сталкиваются с непростой задачей, и их инстинкт состоит в том, чтобы ее избежать, вы должны разбить задачу.Уменьшите изменение. Сделайте изменения настолько незначительными, чтобы они не могли не одержать победу ».

Обучите свой мозг более оптимистично относиться к непосильным задачам, которых вы избегаете, разбивая их на части и повышая уверенность в своей способности на самом деле их выполнить . Выполняя каждую подзадачу, которую вы создали, отмечайте свой прогресс. Эксперты говорят, что признание прогресса — один из самых действенных способов стимулировать мотивацию, а сосредоточение внимания на прогрессе вместо зацикливания на неудачах — идеальный способ сохранить оптимизм до завершения проекта.

Бонус: раскрывайте научно обоснованные секреты силы воли

Willpower — это не только отказ от того, что плохо для вас; это также касается неуклонного достижения целей и желаний, которые, как вы знаете, принесут вам пользу. Доктор Келли МакГонигал, автор книги «Инстинкт силы воли: как работает самоконтроль, почему это важно и что вы можете сделать, чтобы добиться от него большего», говорит:

«Мы редко думаем о силе воли как о способности делать то, что действительно важно для нас, что мы действительно хотим в долгосрочной перспективе, тот выбор, который соответствует нашим долгосрочным целям и ценностям.”

Доктор МакГонигал говорит, что сила воли — это мышца, которую вы можете привести в тонус, а тонизирование силы воли помогает вам сосредоточить внимание и быть более продуктивным в выполнении того, что вам действительно нужно или что вы хотите делать. Она говорит, что многие люди используют чувство вины и стыда, чтобы заставить себя быть более продуктивными и выполнять задачи, которые они, возможно, на самом деле не хотят выполнять. Сделайте перерыв и подумайте о всех случаях, когда вы стыдили себя за то, что не уложились в срок или не успели завершить проект вовремя, чтобы присоединиться к своим коллегам в течение счастливого часа.К сожалению, эта привычка истощает вашу силу воли и вашу продуктивность. Доктор МакГонигал говорит, что вещи, в которых мы чувствуем себя виноватыми, например прокрастинация, — это то, к чему мы в конечном итоге возвращаемся, чтобы утешиться.

Какое решение?

Прощение и сострадание к себе и своим недостаткам. Так что, если вы откладывали работу на целый день, перезагрузите свою продуктивность, приняв то, что вы сделали, простите себя и двигайтесь вперед с новой силой воли.

людей также задают эти вопросы о повышении производительности труда:

В: Как я могу улучшить себя в профессиональном плане?

• A: Вы сделали первый шаг, просто выполнив поиск! Теперь нам нужно точно определить, что вы хотите улучшить.Сосредоточение внимания на одной области за раз — ключ к формированию устойчивых рабочих привычек. Мы опросили лучших профессионалов в 2021 году и представили вам 33 невероятно эффективных способа повышения производительности труда .

Q: Зачем мне повышать производительность труда?

• A: Мы рады, что вы спросили! Производительность на работе напрямую связана с вашим потенциалом заработка. Лучший способ повысить продуктивность работы начинается с принятия решения.Это некоторые из тем, которые мы освещаем в нашей статье.

Вопрос: Когда лучше всего работать в течение дня?

A: В SnackNation мы используем 9: 00-10: 00 как время «Crush». В это время мы избавляемся от самых сложных задач и не беспокоим друг друга вопросами. Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь с утра.

Дополнительный ресурс: ProofHub

ProofHub — это мощное программное обеспечение для управления работой и совместной работы в Интернете, которое объединяет ваши команды, клиентов и общение по проекту.Это позволяет легко создавать планы, сотрудничать с командами, поддерживать порядок и выполнять проекты вовремя. Он оснащен расширенными функциями, такими как рабочие процессы и доски Канбан, диаграммы Ганта и отчеты, которые помогают командам оставаться организованными и продуктивными. В дополнение к этому вы также можете отслеживать время с помощью ProofHub и управлять работой на ходу с помощью его мобильного приложения (Android и iOS).

Дополнительный ресурс № 2: Шаблон расписания из книги «Когда я работаю»

Если вы хотите сэкономить время на заполнении расписаний каждую неделю, вот бесплатный шаблон расписания сотрудников для Excel, который позволяет вашим сотрудникам приходить и уходить с помощью кнопки.Избавьтесь от бумажных расписаний, получите больше времени на неделю и повысьте продуктивность с помощью этого удобного инструмента.

Какие еще советы вы можете дать для повышения производительности труда? Расскажите нам свои советы и рекомендации о том, как повысить эффективность работы, в комментариях ниже.

Бесплатный бонус: Загрузите весь список в формате PDF. Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и храните на своем столе.

Ресурсы для мотивации и управления сотрудниками:

141 Вдохновляющие и мотивационные цитаты для работы

Как дать радикальную обратную связь (не будучи мудаком)

39 продуманных идей признания и признательности сотрудников на 2020 год [обновлено]

21 невероятно эффективный способ мотивации сотрудников

11 невероятно мощных и мотивирующих видео для вашей команды

Управление миллениалами на рабочем месте: хватит усложнять работу

17 уроков Самые трудные для начинающих менеджеры

Как провести продуктивную встречу один на один

14 основных навыков управления командой для начинающих менеджеров

Повысьте продуктивность ваших встреч с помощью этих 26 ледокольных игр

45 Безумно веселые тимбилдинговые мероприятия для работы

Как повысить продуктивность на работе — Бизнес-руководства

Миф: Люди, хорошо умеющие выполнять несколько задач одновременно, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия. Исследования показывают, что люди добиваются большего, если сосредоточиваются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете сразу несколько дел, на самом деле замедлит вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня в вашем почтовом ящике не было писем.

Факт: Цель «нулевого почтового ящика» работает для одних людей, но не для других. Ключ к управлению электронной почтой — это назначить определенное время дня для чтения и ответа на нее, различать электронные письма, которые можно быстро обработать, и те, которые требуют больше времени, а также научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки , фильтры и архивы) наиболее удобными для вас способами.

Миф: Во время работы лучше всего стоять.

Факт: Лучше менять позу в течение дня, в обычном цикле сидения, стояния и движения. Помимо прочего, этот сорт помогает увеличить приток крови к вашему мозгу, улучшая познавательные способности и, следовательно, вашу продуктивность.

Миф: Чем больше часов вы работаете, тем больше успеваете.

Факт: Важно делать перерывы в течение рабочего дня.Даже пятиминутная прогулка по офису может поднять вам настроение, но никак не повлияет на вашу способность сосредотачиваться. Достаточный отдых и сон могут помочь вам лучше, чем работать дольше. Уход от работы на более длительный период — на ночь, на выходных или в отпуске — дает вашим идеям шанс закрепиться в вашем подсознании, что позволит вам повысить продуктивность, когда вы вернетесь.

Миф: Секрет повышения производительности заключается в том, чтобы найти правильную систему и придерживаться ее.

Факт: Каждый человек и каждый рабочий день разные. Хотя мы можем выработать новые стратегии и привычки, которые работают для нас большую часть времени, наша работа и жизнь всегда будут подбрасывать нам мячи, которые приводят к далеко не идеальным результатам. Нам нужно принять эту несовершенную реальность, простить себя и попробовать завтра снова.

Повысьте эффективность работы с помощью этих 5 простых шагов

В то время как работодатели ищут в сотруднике множество качеств, трудно не заметить того, кто не только трудолюбив и продуктивен, но и эффективен в своей работе.

Но возникает вопрос: что делать, если ваша эффективность отстает и вы хотите ее повысить?

Начните с выявления коренных причин вашей неэффективности и низкой производительности. Рассмотрим, например, такие вещи, как:

• Ваши личные организационные привычки
• Каналы связи, которые вы используете
• Набор инструментов в вашем распоряжении
• Слишком много отвлекающих факторов
• Выгорание или слишком много времени в офисе

Пока это занимает пора добиться серьезного прогресса, есть вещи, которые вы можете сделать сегодня, чтобы повысить эффективность работы и, как следствие, показать своей компании, что вы ценная часть команды.

Если вы готовы, наконец, повысить эффективность своей работы, выполните следующие действия!

1. Составьте список дел

Независимо от вашей области, должности или места работы, факт остается фактом: ваш день полон задач. Какие из них вы завершите в первую очередь? Какие из них самые важные? Как вы будете придерживаться расписания в течение дня?

Если у вас нет списка дел, вы можете определить приоритетность неправильных задач или упустить из виду те, которые требуют вашего немедленного внимания.В результате эффективность вашей работы падает, а продуктивность резко падает.

К счастью, создать список дел несложно. Вы можете сделать это по-старому, приложив ручку к бумаге, составив список задач и отметив пункты. Или вы можете интегрировать технологии в процесс, воспользовавшись одним из множества приложений, которые помогут вам не сбиться с пути.

И, несомненно, одним из лучших игроков является Todoist. Фактически, он был выбран редактором PCMag, написав:

«Если вы ищете лучшее приложение со списком дел, которое работает на всех ваших устройствах, имеет отличные функции для мониторинга вашей продуктивности и позволяет вам разбираться в организации всего, что вам нужно, Todoist для вас.”

2. Улучшение коммуникации

Рабочие дни полны потенциальной утечки времени — загроможденные рабочие места, непродуктивные встречи и социальные сети, и это лишь некоторые из них. Однако общение с коллегами, клиентами и потенциальными клиентами не должно входить в их число.

Эффективное общение — основа производительности труда. Но улучшение коммуникации не произойдет в одночасье. Само по себе этого не произойдет.

Перво-наперво — определите, что работает, а что не работает в отношении того, как ваша команда общается.Вы тратите часы на личные встречи с коллегами? Вы тратите слишком много времени на конференц-связь, когда быстрое мгновенное сообщение или даже электронное письмо могут сделать то же самое?

В любом случае вам необходимо внедрить систему для исправления того, что сломано. Это может означать семинар или тимбилдинг, основанный на командном общении. Или это может означать просто внедрение правильного программного обеспечения для командного взаимодействия.

Что касается последнего момента, рассмотрим корпоративный обмен мгновенными сообщениями. Деловые программы обмена мгновенными сообщениями имеют множество каналов, а это означает, что прямо из коробки есть средство, подходящее для любого типа общения на рабочем месте.

Текстовые чаты и комнаты чата идеально подходят для непрерывного или продолжающегося разговора, вопросов «да», «нет» или коротких ответов, а также для организации дискуссионных пространств по проектам, командам, отделам или даже по местоположению.

Голосовой и видеочат, с другой стороны, идеально подходят для случаев, когда вам нужно воспроизвести более личное соединение, но личное общение либо непрактично, либо невозможно.

Электронная почта и личное общение по-прежнему имеют место. Например, если это не срочно или вам нужно скопировать нескольких получателей — отправьте электронное письмо.Если у вас есть важные или важные новости, подумайте о личной встрече.

В зависимости от характера коммуникации одни каналы имеют больше смысла, чем другие. Но вам решать, иметь в своем распоряжении технологию, чтобы принять это решение.

3. Уменьшение многозадачности

Попробуйте однозадачность! Исследования показывают, что многозадачность снижает эффективность и производительность. Переключение между задачами и вкладками приводит к задержке, в то время как ваш мозг переключается между информацией, на что уходит до 40% рабочего времени.

Но давайте посмотрим правде в глаза: на сегодняшнем постоянно динамичном рабочем месте полностью избежать этого невозможно. Так что вам нужно быть более умным и находчивым в том, как вы выполняете одновременно несколько задач.

Чтобы максимизировать рабочий процесс в сети, ограничьте количество открытых вкладок в окне браузера. Каждая открытая вкладка — это отвлечение, которого можно избежать. Более того, открытые вкладки не только затрудняют поиск информации, но и негативно влияют на оперативную память вашего устройства, потребляя больше оперативной памяти. В конце концов, эффективность вашего устройства падает.

Подумайте также о том, как вы работаете со своей командой. Универсальные платформы для общения и совместной работы расширяют возможности общения в режиме реального времени, облегчая значимую командную работу в рамках единой платформы.

Объединение инструментов, таких как виртуальная доска, мгновенный снимок экрана, удаленный рабочий стол и передача файлов неограниченного размера с обменом данными в реальном времени, приводит к: приложения

Более глубокий фокус и концентрация на задачах и сотрудничестве

Снижение вероятности попадания данных в чужие руки

Повышение эффективности и производительности

Хотя вы не сможете полностью избежать многозадачности, вы можете быть умнее в том, как вы подходите к этому.

4. Максимальное время простоя

Во многом так же, как и многозадачность, так же как и ваша нагрузка. Но в сутках так много времени. А у вашего мозга еще меньше продуктивного времени и возможностей. Итак, вам нужно найти способы работать эффективнее.

• • Работа в дороге — Время в пути на дорогу увеличивается. Но вместо того, чтобы прокручивать ленту новостей, используйте это время для составления списка дел на день, ответа на мгновенные сообщения и электронные письма или мозгового штурма. Сегодня мобильные приложения для групповой коммуникации не только позволяют вам оставаться на связи с вашей командой, но и обеспечивают совместную работу, где бы вы ни находились.

5 шагов для повышения эффективности вашей работы Щелкните, чтобы написать твит

• Работа с интервалами — Будь то 25-минутные спринты или 90-минутные интервалы, сосредоточьтесь на одной задаче или работе, не отвлекаясь и не отвлекаясь на время. короткий период времени. Затем сделайте назначенный перерыв для подзарядки. Не загоняйте недельные задачи в один день, а затем пытайтесь выполнить все без перерывов.
• Работайте над собой — Если у вас есть свободное время на работе, потратьте его на свое здоровье и благополучие.Отдохните от экранов и устройств и подумайте о том, чтобы почитать книгу или заняться мозговой деятельностью, например, физическими упражнениями или йогой.

5. Не отвлекайтесь снаружи

Смартфоны, социальные сети, загроможденные рабочие места и чрезмерное количество подключений могут подорвать вашу эффективность быстрее, чем следующее уведомление. Но хотя в наши дни отвлекаться практически невозможно, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы их уменьшить.

1. Устранение прерываний. Поскольку большинство американских рабочих не могут сопротивляться социальным сетям, уберите свой смартфон из поля зрения. Выключить уведомления. Рассмотрите возможность удаления приложений социальных сетей в течение рабочей недели. Удалите ссылки браузера и выйдите из учетных записей социальных сетей.
2. Обратите внимание на рабочую среду. Организуйте свое рабочее место. Держите под рукой все необходимое. Используйте свой список дел, чтобы структурировать свой день. А если вы работаете из дома, тщательно продумайте все, от декора до гардероба и плейлиста.
3. Время от времени отключайтесь. Расширенные возможности подключения и прозрачность связи в реальном времени коренным образом изменили правила игры для повышения эффективности рабочего места. Но иногда вам просто нужно поработать. В таком случае выйдите из приложений электронной почты и обмена сообщениями, отключите устройства и сделайте все необходимое.
4. Не отвлекайтесь. Большинство разговоров можно подождать. Обращайте внимание на визуальные и виртуальные сигналы ваших коллег — например, на наушники, повышенное внимание или статус пользователя.То, что вы можете встретиться лично или в чате, не означает, что вам следует это делать.

Обдумайте эти вопросы

Теперь, когда у вас есть несколько реальных методов повышения эффективности работы, пора сделать шаг в правильном направлении.

Однако, как и большинство других вещей, повышение эффективности и производительности — это процесс, требующий некоторого самоанализа, стратегии, приверженности и времени.

Обдумайте эти пять вопросов:

• Вы определили, почему вам не хватает высокого уровня эффективности?
• Есть ли у вас система не только для реализации пяти вышеуказанных шагов, но и для того, чтобы придерживаться их в течение длительного времени?
• Как сделать так, чтобы технологии повышали эффективность вашего рабочего места, а не отвлекали?
• Может ли помощь коллеги или руководителя помочь вам в достижении ваших целей?
• Какие меры вы будете применять для отслеживания прогресса?

Хотя на эти вопросы не всегда легко ответить, они имеют решающее значение для того, чтобы дать представление о том, где вы стоите в данный момент, встаете на правильную ногу и, что немаловажно, не сбиваетесь с пути.

5 шагов по повышению эффективности работы Щелкните, чтобы написать в Твиттере

Подведение итогов

Все хотят повысить эффективность своей работы, но зачастую легче сказать, чем сделать, чтобы это стало реальностью.

Но попытки и неудачи в прошлом — не повод сдаваться сейчас! Выполнив пять шагов, описанных выше, а затем внимательно рассмотрев несколько вопросов, которые помогут вам на этом пути, вам станет проще, чем когда-либо, достичь более высокого уровня эффективности и продуктивности в своей работе.

Есть ли у вас какие-нибудь советы по повышению эффективности работы? Какие еще шаги вы бы добавили в этот список? Поделитесь с нами своими мыслями, советами и рекомендациями!

Никола Балдиков

Никола Балдиков — менеджер по цифровому маркетингу в Brosix, специализирующийся на SAAS-маркетинге, SEO и информационных стратегиях. Помимо страсти к цифровому маркетингу, он заядлый фанат футбола, и я люблю танцевать. Свяжитесь с ним в LinkedIn или Twitter: @baldikovn

Секрет эффективности работы? Новое определение производительности

Путаница вокруг приоритетов, переключение контекста и изобилие цифровых инструментов часто мешают повседневной работе эффективно и продуктивно.Фактически, наш отчет о состоянии работы, в котором было опрошено 17 000 специалистов по всему миру, показал, что эти факторы часто способствуют отсутствию согласованности между командами на рабочем месте.

В конечном итоге более половины беспристрастных сотрудников, опрошенных в нашем отчете, заявили, что в их компании нет инструментов, систем или структур, чтобы адаптироваться к отраслевым изменениям. И в этом деловом климате главное — это адаптация.

Вот почему, чтобы оптимизировать время, деньги и вовлеченность сотрудников, бизнес-лидеры должны тратить меньше времени на эффективность работы как таковую, и больше времени на расстановку приоритетов и переосмысление того, как действительно выглядит продуктивность на индивидуальном уровне.

Что такое эффективность работы и чем она отличается от производительности труда?

Когда компания ставит во главу угла эффективность работы, это обычно означает, что ее руководители стремятся сократить количество денег, человеческого труда и других ресурсов, необходимых для производства ее продукта. В этом контексте термины «эффективность» и «производительность» часто используются как синонимы.

Оба термина относятся к сравнению ввода-вывода, будь то на индивидуальном или организационном уровне. Но эффективность работы, вообще говоря, — это более широкий взгляд с высоты птичьего полета на взаимосвязь между затратами и выпуском.

Рассматривайте разницу между эффективностью и производительностью труда как решение между усложнением и оптимизацией. Как говорится в одной статье Harvard Business Review, когда вы сосредотачиваетесь на эффективности работы, ваша цель — «делать то же самое с меньшими затратами». Но если вы сосредотачиваетесь на производительности труда, вы ищете способы сделать «больше с тем же самым».

Другими словами, если бизнес-лидеры думают об эффективности , они, вероятно, смотрят исключительно на цифры.Это может привести к сокращению штата, в то время как оставшиеся сотрудники будут придерживаться тех же ожиданий по выпуску продукции. Но если руководители сосредотачиваются на продуктивности , они ищут способы улучшить рабочий процесс своих нынешних сотрудников, чтобы добиться более высоких результатов в целом.

Подробнее: Изучите эффективные стратегии тайм-менеджмента для повышения эффективности команды и способы повышения производительности за счет капитального ремонта неэффективных бизнес-систем.

Симбиотическая взаимосвязь эффективности труда и производительности

Производительность работы может повысить эффективность работы.В конце концов, когда сотрудникам предоставляются лучшие инструменты, они, как правило, выполняют более эффективную работу.

Но если вы перевернете это и ожидаете, что эффективность будет стимулировать продуктивность, вы рискуете выпустить сотрудников или, что еще хуже, искать более зеленые пастбища в другом месте. Вы даже можете получить чрезвычайно продуктивную рабочую силу (выполняющую много работы), но в то же время крайне неэффективную (не выполняющую правильных действий ).

Эндрю де Маар , руководитель отдела стратегии Deloitte Centre for the Edge, отмечает, что пристальное внимание к эффективности может привести к «чрезмерной приверженности процессу, [что] может сделать даже самые высокопроизводительные команды более пассивными. время, пока они продолжают делать то, что работает, и не обращают внимания на то, что не работает.”

3 способа повышения эффективности и производительности труда

1. Проведение регулярных встреч со стойками

Поощрение менеджеров к проведению регулярных встреч (лично или в цифровом формате) может помочь обеспечить соблюдение установленных сроков проекта, немедленное устранение узких мест и нормализацию частого общения. Просто не забывайте делать их краткими и проводить собрания эффективно. В конце концов, несфокусированные встречи, как известно, убивают эффективность.

Регулярные выступления могут также помочь членам команды справиться с потенциальной информационной перегрузкой на рабочем месте.Профессор Колумбийской школы бизнеса Шина Айенгар , эксперт по выбору, считает, что средний работник умственного труда должен обрабатывать — сознательно или подсознательно — информацию, эквивалентную 174 газетам каждый день.

«Цена выбора и информационная перегрузка заключаются в том, что люди отвлекаются, делают больше ошибок из-за многозадачности и хуже участвуют в творческом решении проблем», — говорит Айенгар. По сути, сотрудники достигают меньшего, а стратегические приоритеты откладываются на мелкие, привлекающие внимание задачи.

2. Сведите к минимуму «занятую работу»

Один опрос, проведенный в Entrepreneur , показал, что 40% сотрудников, занятых полный рабочий день, в конечном итоге тратят час или больше в день на «административные задачи, которые не приносят пользу их организации». Руководителям крайне важно определить эти административные задачи и найти инструменты, которые автоматизируют рабочие процессы и помогают оптимизировать управление задачами, не требуя от сотрудников тратить огромное количество дополнительного времени на изучение нового программного обеспечения.

3. Поощряйте команды к поиску собственного ритма

Помните, у разных команд разные потребности.Некоторым потребуются надежные временные рамки для максимальной продуктивности, в то время как другим потребуются более частые коллективные мозговые штурмы. Некоторые члены команды обнаруживают, что им нравится, когда они выключают свои устройства; другим нужно быть вне офиса и регистрироваться на мобильном телефоне.

Помощь вашим менеджерам в поиске идеального баланса между структурой и гибкостью, целеустремленностью и сотрудничеством, а также процессами и инновациями в их командах — это первый шаг к обеспечению реальной производительности и здоровой эффективности труда.

Полное руководство по повышению эффективности работы в 2021 году

Хотите знать, как повысить эффективность работы ?

Если вы замечаете задержки в соблюдении сроков, неспособность достичь целей и снижение творческого потенциала, возможно, возникла проблема.

Все эти аспекты указывают на одно — рабочее место неэффективность .

Пришло время переоценить эффективность вашей команды. Вам нужно выяснить первопричину неэффективности и найти надежные способы ее устранения.

В этой статье мы рассмотрим основные причины неэффективности на работе, полезные советы по повышению эффективности и лучший инструмент для отслеживания эффективности.

Эта статья содержит:

(Щелкните ссылку ниже, чтобы перейти к определенному разделу)

Давайте углубимся.

Что такое эффективность работы?

Эффективность работы предполагает использование наименьшего количества ресурсов , таких как время и усилия, для производства продукции наивысшего качества .

Но почему работодатели должны отслеживать эффективность ?

Работодатели должны следить за эффективностью на рабочем месте, чтобы гарантировать, что команда работает с оптимизированным потенциалом .

Эффективный сотрудник методично управляет своим временем и старается отметить весь дневной список задач, уделяя максимальное внимание качеству.

Бизнесу требуется высокая эффективность и повышенная производительность для роста и достижения прибыльности.

Но в чем разница между эффективностью работы и производительностью ?

Ключевое отличие — качество .

Вот что мы имеем в виду:

Производство 100 ручек в минуту, вероятно, высоко оценит производительность вашей рабочей силы. Но если половина из них плохо пишет, это не показатель высокой эффективности работы.

В конечном итоге производительность и эффективность идут рука об руку, поскольку они измеряют соотношение между входными и выходными работы.Однако эффективность также измеряет добавленный элемент качества .

4 основные причины неэффективности работы

Первый шаг к решению проблемы неэффективности — это выяснить ее причину.

Вот четыре типичных причины неэффективности рабочего места:

1. Отвлекающие факторы на работе

Одной из наиболее частых причин неэффективности сотрудников (особенно для удаленных сотрудников) является отвлекающих факторов на рабочем месте .

Вот некоторые примеры таких отвлекающих факторов:

• Уведомления в социальных сетях.
• Члены команды обсуждают вчерашнюю игру.
• Постоянная проверка электронной почты.

2. Неэффективные каналы связи

Если для эффективной совместной работы требуется чрезмерных затрат времени и энергии на общение, это означает, что каналы связи неисправны.

Кроме того, языковые барьеры снижают эффективность, поскольку сотрудники не могут легко объяснить друг другу свою точку зрения. С этой проблемой часто сталкиваются удаленные сотрудники, которые являются частью глобальной команды и могут не говорить на одном языке.

3. Отсутствие мотивации

Основной причиной демотивации на работе являются плохие отношения между сотрудниками и их руководителями.

Невыполнение работы и отсутствие ответственности также могут привести к демотивации на рабочем месте.

Когда сотрудники недовольны, они больше не интересуются своей работой. Это означает, что они не будут тратить время и силы на то, чтобы быть максимально эффективными.

4. Выгорание

Трудно ли вашим сотрудникам справляться со своей рабочей нагрузкой?

Скорее всего, им грозит выгорание.

Это может напрямую повлиять на общую производительность ваших сотрудников.

Сотрудники могут плохо выполнять свою работу и сталкиваться с трудностями в личной жизни.

Например, такие симптомы выгорания, как физическая усталость, раздражительность или беспокойство, могут сказаться на сотрудниках и повлиять на эффективность их работы.

8 умных советов по повышению эффективности работы

Вот несколько способов повысить продуктивность и эффективность в команде:

1.Поощряйте гибкое рабочее пространство

Предоставление гибких рабочих часов может помочь сотруднику выполнять несколько задач с максимальной эффективностью.

При жестком 8-часовом рабочем дне напряженный сотрудник вынужден втиснуть свой исчерпывающий список задач в такой короткий промежуток времени.

Означает ли это, что служащий эффективен?

Не совсем.

Строгое рабочее время может гарантировать, что сотрудник тратит меньше времени на выполнение задачи, но это не обязательно означает, что его работа отличается высочайшим качеством.

Вместо этого эффективный сотрудник должен выполнить задачу , когда он достигает своей продуктивности наилучшим образом.

Гибкий график работы также снижает вероятность выгорания и промедления.

Работодатели также могут поощрять гибкие схемы, такие как удаленная работа, для повышения эффективности, особенно во время пандемии COVID 19.

Помимо сокращения рабочего времени и реализации политики работы на дому, работодатели также могут провести мозговой штурм по поводу того, может ли полностью работать неполный рабочий день.

Вот подробное руководство о том, как повысить гибкость рабочего места.

2. Начните с MIT

Убедитесь, что ваша группа отделяет MIT от других в своем списке ежедневных задач.

Что такое MIT?

MIT относятся к Most I mportant Задачи , которые вы должны выполнить до конца дня.

Например, решение запроса о возмещении для вашего самого важного клиента может быть отнесено к категории MIT.

Отличной практикой было бы указать MIT при предоставлении вашим сотрудникам списка дел.

Сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, а затем перейти к более мелким задачам, которые не требуют стольких усилий — например, административным задачам, таким как ввод данных.

Расставляя приоритеты в работе, сотрудники могут улучшить свои навыки управления временем и избежать откладывания на потом.

3. Эффективное общение

Заметили ли вы цепочку писем с пятью письмами на одну и ту же тему, когда только одно письмо могло помочь?

Решение этой проблемы простое — лучше писать электронные письма и эффективно общаться .

Продуктивные сотрудники пишут информативные, но четкие сообщения, будь то по электронной почте или в Slack.

А если общение осуществляется посредством телефонного звонка, сотрудники могут применить ту же концепцию, тратя меньше времени на обобщение ключевых моментов.

Менеджеры должны обучать команды тому, как более эффективно общаться как внутри, так и за пределами организации.

Это обучение может быть частью процесса адаптации сотрудников, поскольку эффективное общение является неотъемлемой частью производительности труда.

4. Избегайте утомительных встреч

Хотя общение на рабочем месте имеет важное значение, менеджерам не следует организовывать частых, отнимающих много времени встреч .

Вместо этого сотрудники должны использовать эту энергию для завершения критически важных задач.

Если встречи неизбежны, поощряйте постоянных встреч .

Постоянные собрания держат участников буквально в напряжении и помогают поддерживать высокий уровень энергии.

Хотя сеансы короткие и по существу, они могут помочь повысить вовлеченность сотрудников за счет минимизации отвлекающих факторов, таких как мобильные устройства или уведомления в социальных сетях.

5. Избегайте многозадачности

Большинство людей считают, что многозадачность означает высокую эффективность.

Но знаете ли вы, что многозадачность на самом деле является мифом ?

Исследования, проведенные несколькими психологами, показали, что многозадачность приводит к снижению производительности , потому что человеческий мозг не предназначен для многозадачности.

Многозадачность приводит к снижению внимания и неэффективности.

На самом деле, при одновременной работе над одной задачей требуется на 40% больше времени!

А если предстоит ответственная и ответственная задача, работники должны попробовать себя в глубокой работе.

Глубокая работа включает в себя направление всего внимания и внимания на единственную, требовательную работу. Это требует большого хладнокровия, а эффективность действительно не имеет себе равных.

6. Создайте комфортную рабочую среду

Работодатели часто не замечают перегруженных сотрудников.Вот почему вы должны поддерживать простоя на работе.

Например, вы можете предложить своим сотрудникам взять отпуск после заключения крупной сделки. Выделяйте эти дополнительные больничные дни в году или можете время от времени давать им передышку, если они работают по выходным.

Суть в том, что , взращивающая корпоративную культуру , будет стимулировать ваших сотрудников к решению рабочих задач.

7. Разумная работа с технологиями

Можете ли вы представить себе мир без наших онлайн-календарей, присылающих нам напоминания о встречах?

Технологии уже стали необходимостью для предприятий, особенно с ростом популярности удаленной работы.Теперь у компаний есть несколько инструментов, которые помогут им оптимизировать свою эффективность и рабочий процесс.

Например, менеджер из Нью-Йорка может отслеживать текущие сделки своей команды в Чикаго с помощью инструмента управления проектами или может получать ежечасные обновления с помощью инструмента связи.

Менеджер также может отслеживать платежный статус сотен сотрудников с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы.

8. Отслеживайте время, затраченное на задачу

Как отличить высокопроизводительных сотрудников от остальных?

Вам требуются конкретные данные для поддержки этого.

Для этого вам понадобится инструмент учета времени, который может сказать вам, сколько времени сотрудник тратит на одну задачу в данный день. Это поможет вам определить, кто является эффективным сотрудником в вашей команде.

Инструмент учета рабочего времени может помочь работодателям ответить на такие важные вопросы, как:

• Каковы наиболее производительные работы часов в моей фирме?
• Время, отведенное на задачу , слишком много или просто достаточно?
• Работают ли мои сотрудники продуктивно в рабочее время или большую часть времени они бездельничают?

Подробнее о преимуществах учета рабочего времени.

Но какой самый лучший инструмент для управления производительностью?

Time Doctor — это удобное для сотрудников программное обеспечение для управления производительностью, используемое крупными компаниями, такими как Ericsson, и небольшими компаниями, такими как Thrive Market, для повышения производительности и эффективности сотрудников.

Time Doctor еще более полезен для фирм с политикой работы из дома, которые имеют ограниченный контроль над своей удаленной командой.

Поскольку производительность и эффективность жизненно важны для экспоненциального роста любой организации, функции Time Doctor являются идеальным решением для поддержания высоких показателей эффективности работы.

Как Time Doctor помогает повысить эффективность работы

Вот краткий обзор некоторых мощных функций Time Doctor:

1. Плавное отслеживание времени

В ручном режиме все, что нужно, — это один щелчок, и Time Doctor начинает запись время.

Как только задача будет выполнена, сотрудник может просто щелкнуть кнопку остановки, чтобы счетчик времени остановился.

Таким образом обеспечивается конфиденциальность, поскольку сотрудник полностью контролирует таймер.

Примечание: Time Doctor также предлагает автоматический режим отслеживания времени для максимальной гибкости .

2. Учет времени простоя

Хотите знать, действительно ли ваши сотрудники работают или просматривают Linkedin и социальные сети ?

Time Doctor имеет встроенный трекер бездействия , который регистрирует время простоя, когда на рабочем столе нет движения клавиатуры или мыши.Эта функция побуждает сотрудников сосредоточиться на текущей задаче.

Примечание. Time Doctor — это не кейлоггер , а средство отслеживания производительности труда . Чтобы сохранить конфиденциальность сотрудников, Time Doctor не отслеживает, какие клавиши нажимаются.

3. Подробные отчеты о производительности

Отчеты Time Doctor дают вам представление об уровне производительности каждого сотрудника с высоты птичьего полета.

Вы можете получить доступ к нескольким отчетам, например:

• Отслеживаемые часы: Предоставляет общее количество отработанных часов за день или неделю.
• Сводка действий: Представляет общего активного времени сотрудника за заданный промежуток времени.
• Временная шкала: Предлагает исчерпывающую сводку времени, затраченного сотрудником на задачу или проект за рабочий день или неделю.
• Использование Интернета и приложений: Сообщает о различных веб-сайтах и ​​приложениях, которые сотрудников используют на работе.
• Проекты и задачи : показывает, сколько времени сотрудник потратил на работу над определенной задачей или проектом.

4. Интеграция с популярными приложениями

Time Doctor предлагает плавную интеграцию с более чем 50 приложениями, используемыми в повседневной работе на рабочем месте, такими как:

Эти интеграции помогают оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность сотрудников.

3 Ключевые преимущества повышения эффективности работы

Теперь вы знаете , как управлять и повышать эффективность команды.

Давайте теперь прольем свет на преимущества повышения эффективности труда:

1.Повышение уровня удовлетворенности клиентов / клиентов

Угодить клиента или покупателя — нелегкая задача.

Ваша команда всегда должна быть в тонусе и выполнять любую мелочь.

С повышением эффективности работы сотрудников сотрудники могут оперативно реагировать на запросы клиентов , быстрее и даже обеспечивать более быструю доставку решений.

2. Сокращение затрат

Время — деньги, как бы банально это ни звучало.

Например, как владелец малого бизнеса вы собирались нанять четырех человек для работы на складе.Однако теперь вы обнаружите, что для этой задачи достаточно двух рабочих в связи с повышенной производительностью труда. Таким образом, вы можете сократить расходы на .

А как вы можете получить эту информацию?

С помощью инструмента управления производительностью, такого как Time Doctor.

Благодаря оптимальному и эффективному распределению ресурсов ваши затраты со временем автоматически снижаются и позволяют вам добиться более высокой прибыльности.

3. Лучшее качество работы

Повышение эффективности работы также означает повышение качества работы.

Когда высокопроизводительный сотрудник полностью осведомлен и осторожен на работе, остается относительно мало возможностей для ошибок. Такой уровень работы повышает доверие к фирме, особенно если у вас небольшой бизнес.

Заключение

Работодателям необходимо понимать суть эффективности рабочего места и повышения производительности.

Вы можете применить упомянутые выше умные советы, чтобы успешно повысить эффективность своей команды и наблюдать за успешным ростом вашего бизнеса.

А как можно измерить текущий КПД тариф?

Использование программного обеспечения для управления производительностью, например Time Doctor.

Time Doctor предлагает несколько расширенных функций для мониторинга и анализа уровня производительности вашей команды.

Подпишитесь на бесплатную пробную версию и попробуйте Time Doctor сегодня!

Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — одного из ведущих в мире программ для учета рабочего времени для удаленных команд. Он также является соорганизатором Running Remote, крупнейшей в мире конференции по удаленной работе.

Получите больше подобных материалов

In your In your Inbox

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

7 практических способов повышения эффективности на рабочем месте

Эффективность и культура — два фактора, которые рабочие места стремятся улучшить, поскольку они идут рука об руку.

Когда сотрудникам нравится приходить на работу, они будут более эффективными и полными решимости выполнять качественную работу.

Не знаете, как сделать вашу рабочую среду более продуктивной?

Мы вас прикрыли.Вот семь практических способов повысить эффективность на рабочем месте.

1. Разрешить гибкий график

Вы либо сова, либо ранняя пташка, то же самое и с вашими сотрудниками.

Гибкий график работы позволяет сотрудникам работать тогда, когда они наиболее продуктивны и сосредоточены на рабочих задачах.

Кроме того, предоставление вашим сотрудникам свободы выбора рабочего времени сделает их более счастливыми. Вы можете подумать о том, чтобы сделать свою команду удаленной или предложить сотрудникам больше рабочих дней на дому.

Исследование показывает, что 93% руководителей сообщают, что сотрудники работают более продуктивно, когда они могут выбирать, когда и как работать.

Если вас беспокоит, что производительность дома падает, вы можете попросить сотрудников использовать инструмент для учета рабочего времени.

2. Обновите свой офис

Ключом к повышению эффективности на рабочем месте является обновление вашего офиса и технологий, которые вы используете.

Осмотрите офис и посмотрите, что нужно отремонтировать. Попросите сотрудников поделиться своими отзывами о текущей среде.Это не только улучшит вовлеченность, но и сделает ваших сотрудников счастливыми.

Сделайте рабочее место более комфортным, добавив растения, свечи или любые другие картинки, которыми сотрудники любят окружать себя.

Исследование показало, что одни только растения могут повысить производительность труда на 15%.

Обновление офисных компьютеров наиболее эффективным программным обеспечением повысит производительность, поскольку скорость компьютера имеет первостепенное значение.

Также обратите внимание на офисную мебель. Достаточно ли удобны стулья? В противном случае ваши сотрудники могут почувствовать раздражение и дискомфорт.

Еще один способ повысить эффективность работы — это освещение.

Плохое освещение мешает сосредоточиться, поэтому вы должны получить правильный баланс естественного света, вложив средства в оконные жалюзи. Это позволяет вам контролировать количество света, попадающего в комнату, и предотвращает любые внешние отвлекающие факторы.

3. Ставьте ясные и достижимые цели

Повышение эффективности работы означает постановку целей вместе с сотрудниками.

Когда у каждого есть четкие, осязаемые цели, над которыми нужно работать, они могут расставить приоритеты, на которых нужно сосредоточиться.

Это также показывает, что вы цените вклад своих сотрудников. Как только они это поймут, у сотрудников станет более сильная связь со своей работой.

Начните с постановки более широких целей для бизнеса, и после того, как они будут установлены, все сотрудники должны работать вместе для достижения этих целей.

Например, если вы хотите улучшить взаимодействие с клиентами в Instagram компании, попросите сотрудника сосредоточиться на создании высококачественного контента для увеличения числа подписчиков компании.

4.Поощрять создание команды

Эффективность работы повышается, когда сотрудники лучше общаются друг с другом.

Тимбилдинг помогает сотрудникам работать вместе над проектами и позволяет различным отделам улучшать поток информации.

Также помните, что физическое и психическое здоровье сотрудников играет жизненно важную роль в успехе любой компании. Здоровые рабочие не только сокращают количество больничных, но и поддерживают мотивацию и продуктивность сотрудников, когда они чувствуют себя лучше.

Еще один способ стимулировать создание команды — это использование бейджей с фотографиями для удостоверений личности.

Вы можете указать имя, должность и фото каждого человека, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя частью команды. Попросите своих сотрудников просмотреть стили ремешков, чтобы добавить их индивидуальности.

5. Создайте благоприятную рабочую среду

Если вы стремитесь к повышению эффективности, создайте благоприятную рабочую среду.

Сотрудники, довольные работой, более эффективно расходуют свое время и будут выполнять свою работу лучше.

Например, позвольте сотрудникам разговаривать друг с другом. Помните, что мы взрослые, и сотрудники должны иметь возможность обсуждать рабочие или личные вопросы со своими коллегами.

Также награждайте сотрудников за их хорошую работу дополнительными выходными, бонусами и личными поздравлениями для повышения морального духа. Кроме того, предложите сотрудникам сделать перерыв на кофе или прогуляться, чтобы уйти от своего рабочего места.

6. Найдите способы автоматизации рабочего места

Исследования показывают, что многозадачность снижает продуктивность, поскольку мешает определенным типам мозговой активности.

Ученые предлагают работать над одной задачей за раз, а не пытаться выполнить сразу несколько задач.

Заманчиво просить сотрудников отслеживать небольшие рабочие места, такие как социальные сети, но лучше использовать автоматизацию.

Например, автоматизация кампаний в социальных сетях и услуг электронного маркетинга позволит вашим сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах. Такие инструменты, как Agora Pulse, легко автоматизируют ваши социальные сети.

7. Сокращенные собрания

U.Компании S. ежегодно тратят на встречи более 35 миллиардов долларов.

Решите, не слишком ли их много в вашей компании, поскольку вы можете тратить время и деньги, влияя на счастье своих сотрудников.

Вместо этого используйте инструменты управления проектами, чтобы сократить чрезмерное количество встреч. Slack, Asana и Basecamp — отличные инструменты для общения, которые полезны, если вы используете удаленных сотрудников.

Если вам нужны личные встречи, возьмите кофе и выпечку для быстрого утреннего брифинга или пригласите всех на кофе.Индивидуальный подход сделает ваших сотрудников более заинтересованными в текущих делах на рабочем месте.

Как повысить эффективность на рабочем месте?

Повышение эффективности на рабочем месте — непростая задача, но выполнимая.

Вы можете внести множество небольших изменений, чтобы обеспечить удобство работы сотрудников и заботу о них.

Если вы не уверены, какой шаг сделать в первую очередь, создайте поле на видном месте и попросите сотрудников анонимно написать улучшения, которые они хотели бы увидеть.Как только вы удовлетворите их требования, производительность труда повысится. Удачи!

Вы нашли эту статью полезной? Посмотрите вокруг, чтобы узнать больше о том, как улучшить свой бизнес. Кроме того, как веб-пользователь и руководитель бизнеса вы добавите свой адрес и номер мобильного телефона во многие онлайн-формы. Это может позволить компаниям забрать ваш мобильный, и компании напишут вам или позвонят вам со своими предложениями.