Подготовка к презентации – Девять этапов подготовки к успешной презентации

Девять этапов подготовки к успешной презентации

Автор: Лоуренс Стаут (Lawrence W. Stout), доктор философских наук, профессор Стокгольмской школы экономики в Риге. Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

 

Нет ничего хуже, когда менеджер неуверенно бормочет и запинается, выступая перед группой. Соответствующая подготовка поможет любому менеджеру успешно проводить деловые презентации. Рассмотрим алгоритм процесса разработки презентации, состоящий из девяти этапов.

 

Руководство для планирования презентации

• Определите цели. Определите, в чем состоит цель презентации.
• Решите, как будете завершать презентацию. Пусть у аудитории будет пища для размышлений.
• Придумайте начало. С самого начала завладейте вниманием аудитории.
• Продумайте остальное содержание презентации. Пусть ее структура будет логичной и ясной для понимания.
• Больше огня. Поддерживайте интерес аудитории входе всей презентации.
• Создайте визуальные средства. Люди лучше воспринимают слуховую информацию, подкрепленную видеорядом.
• Ориентируйтесь на аудиторию. Создайте впечатление, что презентация была создана именно для этой аудитории.
• Подготовьте заметки. Постарайтесь как можно реже заглядывать в заметки.
• Повторите еще раз. Чем больше повторений, тем лучше презентация и тем более уверен в себе тот, кто делает презентацию.

 

Шаг первый: определите цели

Начните с ясной идеи о презентации. Какова ее задача? В чем-то убедить слушателей? Проинформировать? Проинструктировать? Вдохновить? Подумайте о той аудитории, для которой предназначена презентация. Люди должны знать, что презентация важна и полезна для них. Определение целей поможет вам продумать эти вопросы и прояснить, что нужно включить в презентацию, а что — нет.

• Какова цель презентации? Для кого она предназначена?
• В чем она будет состоять? Какую реакцию вы хотите получить от аудитории?
• Чтобы аудитория захотела обратить внимание на вашу презентацию, должна быть какая-то причина. Что она даст людям? Какие преимущества они получат, если выслушают вас?
• Каково содержание презентаций? Каковы ваши источники информации? Как долго презентация будет длиться?

 

Шаг второй: решите, как будете завершать презентацию

Это парадоксально, но нужно начать с конца. Почему? Потому что завершение — самая важная часть презентации. Большинство людей запомнят его лучше всего. Основная часть презентации — ее завершение. Все ее содержание должно быть направлено именно на удачное завершение, и лучше продумать его с самого начала. Как можно завершить презентацию?

• Счастливый конец. Вы указываете на преимущества и выгоды и делаете вывод, что ваш продукт, услуга или программа лучше всех остальных.
• Лучшее лекарство. Вы показываете, как функции и/или особенности вашего продукта, услуги или программы позволят аудитории избежать проблем, устранить риск и достичь своих целей.
• Последний экзамен. В конце вы подводите итоги каждого из основных пунктов презентации и показываете, почему каждый из этих пунктов удовлетворяет какую-то потребность или решает какую-либо проблему.
• Показательный пример. Вы рассказываете историю, преимущественно из вашего личного опыта или опыта вашей организации, которая прекрасно иллюстрирует все пункты вашей презентации.
• Эмоциональное завершение. Вы приводите слушателей в такое состояние, что они готовы радостно сорваться с места или начинают доставать носовые платки и утирать слезы. Эмоциональное завершение необязательно должно быть громким или неистовым, но оно должно быть мощным и сильно влиять на аудиторию.

 

Шаг третий: придумайте начало

Часть, следующая по степени важности за завершением, — это начало, И важнее всего — первые две минуты. Вы или захватите аудиторию с самого начала, или тут же потеряете ее. Кроме того, хорошее начало помогает неопытному оратору почувствовать себя более уверенно. Хорошим началом могут быть провокационный вопрос, история из жизни, какие-то факты или статистические данные, упоминание последних новостей или известная цитата.

Начало презентации также отвечает на невысказанные вопросы слушателей: «Зачем мы здесь? О чем вы собираетесь нам рассказать? Какие ваши достоинства позволяют вам говорить об этом вопросе? Что мне это даст?».

Тот, кто делает презентацию, не должен:

• Пытаться казаться тем, кем он не является. Если у вас не очень хорошее чувство юмора, ваши неуклюжие попытки шутить покажутся натянутыми. Будьте самим собой, ведите себя естественно.
• Начать извиняться перед аудиторией за недостаток подготовки, знаний, за то, что оратор занимает их время и т.д. Этим оратор дает аудитории разрешение не принимать его всерьез и не слушать.
• Читать по бумажке начало презентации, даже если планируется чтение основной части. С самого начала установите с аудиторией визуальный контакт. Если нужно, выучите начало презентации, но только не читайте по бумажке.
• Заставлять аудиторию напрягаться, чтобы понять его. С самого начала говорите просто и понятно. Покажите, что вы уверены в себе (даже если это не так?)

 

Удачное и неудачное начало презентации

Неудачное начало: «Здравствуйте, меня зовут Джон Смит. Мое руководство не нашло никого, кто бы мог сделать эту презентацию, поэтому это придется сделать мне. Надеюсь, что не слишком вас утомлю. Вам, наверное, кажется, что я нервничаю, и это правда».

Удачное начало: «Доброе утро — и думаю, оно действительно доброе! Меня зовут Джон Смит, и сегодня я собираюсь поделиться с вами интересной информацией, которая, я уверен, может изменить ваши представления о…»

 

Шаг четвертый: продумайте основное содержание презентации

У нас уже есть начало и завершение. Теперь нужно продумать остальное. Это можно сделать, структурируя презентацию в хронологическом порядке каких-то событий, по темам или по категориям. Возможно, вы захотите использовать прием контраста и сравнить между собой различные особенности и преимущества или сравнить новое со старым, достоинства с недостатками, проблемы с решениями, В зависимости от длительности презентации можно скомбинировать различные элементы. Например, использовать хронологический порядок, чтобы показать старые способы и проиллюстрировать в сравнении преимущества и особенности новых способов.

 

Шаг пятый: больше огня

Что вызывает интерес к презентации? Что-то неожиданное, смешное, возбуждающее, живое. Невероятные открытия, серьезные аргументы и удивительные откровения не имеют большого влияния, если не помогают удерживать внимания аудитории. Презентацию могут сделать более интересной:

• Привлекательные визуальные средства. Хороший образ стоит тысячи слов, особенно если он необычный и своевременный.
• Интересная история о других людях. Людям нравятся истории о других, особенно, если в них говорится о том, как другой человек решил проблему или достиг славы и успеха.
• Демонстрации. Хорошая демонстрация, которая иллюстрирует какое-либо утверждение, надолго запомнится аудитории и повлияет на нее сильнее, чем простое объяснение этого утверждения вербально или с помощью визуальных средств.
• Запланированные вопросы. Подготовленный заранее вопрос или находчивый и остроумный ответ могут оживить аудиторию и покажут вас умным человеком.
• Реальные истории. Истории из реальной жизни всегда воспринимаются хорошо, потому что иллюстрируют практическое значение того, о чем вы говорите. Они доказывают вашу правоту.

 

Шаг шестой: визуальные средства

Исследования показали, что, если используются визуальные средства, около 40% людей скорее позволят убедить себя с ними, чем без них, а 25% потратят больше денег на тот же самый товар или услугу. Визуальные средства помогают рассказать то же самое за более короткое время. Хорошие визуальные средства стимулируют интерес, способствуют пониманию, доверию и подкрепляют то, что было сказано.

Каковы правила использования визуальных средств? Как много материала око должно содержать? Сколько должно быть слов, сколько графики?

Это очень просто. Представьте себе, что ведете машину по шоссе со скоростью 90 км/ч. У шоссе стоит биллборд. Сколько на нем информации? Сколько времени вы смотрите на него? Лучшее визуальное средство похоже на биллборд на шоссе: на нем ровно столько информации сколько человек может воспринять, проезжая мимо со скоростью 90 км/ч. Если вам нужно передать больше информации, создайте следующее визуальное средство.

 

Шаг седьмой: ориентируйтесь на аудиторию

Каждому приятно считать, что что-то сделано специально для него. Подумайте о специфике аудитории. Постарайтесь найти ее общие особенности:

• Это молодежь или зрелые люди? У разных возрастных групп — разные приоритеты и цели.
• Это технические работники? Это определит уровень подробностей и тот язык, который нужно использовать.
• Имеют ли эти люди опыт или образование в области, которой посвящена презентация? Это очень важно, потому что, если этого не учесть, презентация может оказаться либо скучной, либо непонятной.

 

При любой возможности используйте примеры, которые близки аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо. Используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами. Подумайте о примерах, которые слушатели могут связать со своей жизнью или работой. Исключительно важно, чтобы сообщения резонировали с аудиторией.

 

Шаг восьмой: заметки

В целом, чем меньше автор презентации полагается на письменные заметки, тем лучше, потому что это позволяет ему поддерживать с аудиторией визуальный контакт. Лучшим подспорьем для вашей памяти могут быть небольшие карточки для заметок, в которых написано несколько ключевых слов. Заметки также нужно «спрягать» — написать их карандашом внизу страницы флип-чарта или на прозрачных частях диапозитивов. Лучшая презентация — та, которая выглядит почти спонтанной, Она должна проходить легко и гладко. Если вы полагаетесь на заметки, процесс замедлится, и спонтанность пропадет.

 

Шаг девятый: повторите еще раз

Обычно цель презентации — сообщить нечто важное. Поэтому к ней нельзя относиться легкомысленно. Есть три очень важных причины «отрепетировать» презентацию еще раз:

• Повторение — единственное эффективное решение проблемы напряженных нервов и потных ладоней. Причина нервозности — неопределенность. Чем больше определенности в презентации, тем меньше нервничает оратор.
• Ни один профессионал не может обойтись без практики, и поэтому не стоит пытаться произносить речь перед аудиторией, если вы не провели репетиции дома.
• Если вы не «репетировали», аудитория это заметит. Такая ситуация говорит аудитории: «Вы для меня так мало значите, что я не посчитал нужным подготовиться к выступлению перед вами». Ваш продукт, услуга или программа хороши ровно настолько, насколько хороша их презентация.

 

Проведение встреч

Время от времени каждому менеджеру приходится проводить встречи. Целью встречи может быть сообщение какой-либо информации, решение не той проблемы, принятие решения, сбор и обмен идеями или переговоры. Менеджеру нужно постоянно спрашивать себя: «Действительно ли эта встреча совершенно необходима?» Встречи занимают ценное рабочее время, и их нужно проводить только в том случае, если без нее невозможно достичь цели. Чтобы встреча прошла успешно, ее нужно как следует спланировать и провести. Чаше всего эффективность встреч снижают следующие факторы:

• Неадекватная структура. Такое происходит, если не удается провести встречу и соответствии с ее целью, при этом доминируют одни или два влиятельных участника. После окончания такой встречи ее участники чувствуют, что зря потратили время.
• Распространение и восприятие информации. Проводящий встречу менеджер может ошибочно считать, что все участники прочли и усвоили информацию, которая распространялась в процессе подготовки. Не каждый может быстро понять и запомнить все аспекты информации.
• Протокол. Неточность протокола предыдущей встречи может привести к тому, что на следующей встрече много времени уйдет на попытки восстановить результаты предыдущей встречи.
• Повестка дня. Если встреча как следует не спланирована, ее темы будут случайными и время будет тратиться впустую. Это может также означать, что те, кто не принимает участия в обсуждении; некоторых пунктов, потеряют интерес, или, еще хуже, попытаются обсуждать то, в чем не разбираются или за что не несут ответственности.
• Проводящий встречу. Слабый менеджер не придерживается цели встречи, слишком много времени отводит на дискуссии или позволяет одному или двум доминирующим ораторам подавлять или исключать из обсуждения других участников.

 

Как менеджер должен проводить встречу? Чем четче он представляет себе ее цели и задачи, тем спокойнее она пройдет. С самого начала менеджеру нужно создать и поддерживать определенный уровень формальности. Вот некоторые полезные правила ведения встреч:

• Начните встречу вовремя. Это покажет, что вы уважаете тех, кто пришел вовремя, а также приведет к тому, что на следующей встрече будет меньше опоздавших.
• Будьте подготовлены. Если нужно представить какие-то материалы, подготовьте их заранее, чтобы при необходимости быстро раздать. Все, что может потребоваться ведущему должно быть подготовлено заранее.
• Объясните цель встречи. Раздайте всем изложенную письменно повестку дня (если она нужна) или наметьте ее устно. Если какие-то ее пункты нужно добавить или убрать, это нужно сделать сразу же, а не по ходу встречи. Это поможет всем сосредоточиться на важных вопросах.
• Поддерживайте плавный ход встречи и контролируйте весь ее процесс. Встреча может развиваться спонтанно, но разумный ведущий дает понять участникам, чего нужно достичь и как это нужно сделать. Фокусируйтесь на каждой теме последовательно, не перепрыгивайте с одного на другое. Не позволяйте участникам говорить одновременно. В определенный период времени может происходить только одна встреча!
• Действуйте как модератор и рефери. Не позволяйте, чтобы разгорались страсти. Ограничивайте дискуссии, суммируя их основные пункты и предлагая консенсус. Вовлекайте молчаливых участников. Пусть каждый примет участие в процессе.
• Заканчивайте встречу на позитивной ноте. Убедитесь, что добились каких-то результатов. Постарайтесь сгладить негативные моменты, которые возникли в ходе встречи.

 

Только практические современные знания и навыки. Учитесь чему хотите по абонементу, со скидкой.

www.elitarium.ru

3. Подготовка презентации. Искусство презентации за 30 минут

Золотое правило:

если Вы провалили подготовку,

Вы подготовились к провалу.

С чего начинается презентация? Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы в нашем случае бизнеса обычно определяется руководством компании, то есть Вам будет поручено сделать презентацию на заданную тему и для определенной аудитории. При этом Вы должны всегда помнить, что делаете презентацию с вполне определенной целью. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Рис. 1. План подготовки презентации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка собственно презентации тоже состоит из 3-х частей – сбора информации, фильтрации, то есть выделения ключевых положений, и представления последних в сжатом виде. Где собрать информацию по предмету презентации? Это разумеется зависит от предмета. Например, если Вы делаете презентацию о своей компании и ее продукции, то и собирать фактические материалы нужно там же – в отделах маркетинга, плановом, производственном и т. д. Если Вы собираетесь представить или сравнить данные о других компаниях и продуктах, то Вам следует обратиться в эти компании за годовыми отчетами, в Интернет, библиотеку. В Интернете можно найти ряд очень полезных аналитических отчетов, подготовленных ведущими консалтинговыми компаниями. В особо ответственных случаях вполне определенную информацию можно заказать в тех же консалтинговых компаниях. После того как Вы нашли достаточное количество информации, Вам надо ее отфильтровать, то есть выбрать самые важные материалы, в соответствии с листом приоритетов, который Вы сами установите. Не спешите выбросить те материалы, которые, как Вам кажется сейчас, не представляют ценности. Возможно, они пригодятся в ходе ответов на вопросы. Информация – самый ценный товар, который всегда пригодится.

Процесс подготовки презентации

Рис. 2. Сбор, фильтрация, сжатие информации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Подготовка докладчика включает в себя как чисто профессиональную, так и морально-психологическую подготовку. Причем оба вида подготовки взаимосвязаны: чем добросовестнее докладчик готовится к презентации, тем большим экспертом он становится, тем меньше волнений он должен испытывать.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

psy.wikireading.ru

Этапы подготовки презентации

Изготовление презентации с помощью одной из перечисленных ниже систем.

Название доклада на первом слайде должно отражать самую главную идею, то есть соотвествовать вершине иерархии.

В начале выступления желательно привести содержание доклада. Оптимально — три пункта, в каждом — три подпункта. Это структура работы, два верхних уровня иерархии. Если выступление короткое, проговаривается только верхний уровень.

Наиболее сложные участки выступления лучше разбивать на шаги или этапы, предваряя их очень простым слайдом со списком шагов. Например: «Предлагаемый метод заключается в выполнении трёх шагов:…» или «Есть три причины, по которым стандартный подход не оптимален. Рассмотрим каждую из них в отдельности». Если этих вспомогательных фраз не говорить, содержание доклада не изменится; однако восприниматься он будет гораздо тяжелее.

Важные идеи верхних уровней обязательно должны быть отражены на слайдах и сказаны словами. Если идея «проскакивает» только на слайде — это верный признак её второстепенности.

В течение выступления можно несколько раз сказать «основная идея в том, чтобы…». Но злоупотреблять этой фразой не стоит.

Наиболее важные слова, идеи, фрагменты можно выделять цветом на слайде, чтобы они сразу бросались в глаза. Этим тоже нельзя злоупотреблять.

«Тонкие» приёмы подготовки презентации.

Общие рекомендации по подготовке к презентации

Если Вы чувствуете себя хоть немного неуверенно перед аудиторией, запишите и выучите свою речь наизусть. Запись выступления на 7 минут занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

Имеет смысл быть аккуратным. Неряшливо сделанные слайды (разнобой в шрифтах и отступах, опечатки, полиграфические ошибки в формулах) вызывают подозрение, что и к содержательным вопросам докладчик подошёл спустя рукава.

Титульная страница необходима, чтобы представить аудитории Вас и тему Вашего доклада. На защитах необходимо также указывать фамилию и инициалы научного руководителя и организацию. На конференциях — название и дату конференции. Это делается в том числе для того, чтобы при выкладывании в Интернете назначение презентации было понятно без дополнительных комментариев.

Оптимальное число строк на слайде — от 5 до 9. Перегруженность и мелкий шрифт тяжелы для восприятия. Недогруженность оставляет впечатление, что выступление поверхностно и плохо подготовлено.

Распространённая ошибка — читать слайд дословно. Лучше всего, если на слайде будет написана подробная информация (определения, теоремы, формулы), а словами будет рассказываться их содержательный смысл. Информация на слайде может быть более формальной и строго изложенной, чем в речи.

Пункты перечней должны быть короткими фразами; максимум — две строки на фразу, оптимально — одна строка. Чтение длинной фразы отвлекает внимание от речи. Короткая фраза легче запоминается визуально.

Не проговаривайте формулы словами — это долго и безумно скучно. Это делается только во время лекций или семинаров, когда слушатели одновремено записывают конспект. На защите или на конференции это неуместно.

Оптимальная скорость переключения — один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух.

На слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.

Слайды с графиками результатов, наоборот, легко проскакивать в ускоренном темпе. Объяснение графика в типичном случае: «По горизонтальной оси отложено …, по вертикальной оси — …, видно, что…».

При объяснении таблиц необходимо говорить, чему соотвествуют строки, а чему — столбцы.

Вводите только те обозначения и понятия, без которых понимание основных идей доклада невозможно. Любое обозначение должно быть объяснено до его первого использования (как и в статьях). Если объяснение некоторого результата требует цепочки из 20 определений, то необходимо найти способ объяснить это короче.

Громоздкие обозначения надо всячески упрощать, избавляясь от лишних индексов, крышечек, тильдочек, и т.п. Никто не заставляет Вас придерживаться в точности тех же обозначений, которые введены в статье или диссертации. Там это наверняка оправдано, а здесь надо быть проще.

В коротком выступлении нельзя повторять одну и ту же мысль, пусть даже другими словами — время дорого. В лекции, наоборот, можно (и часто нужно) возвращаться к наиболее важным идеям, рассматривая их с новых точек зрения. Как говорил Фейнман в своих лекциях по физике, «мы понимаем явление, если находим ему несколько различных объяснений».

Над каждой фразой надо критически подумать: поймут ли её слушатели; достаточно ли у них специальных знаний, чтобы её понять? Непонятные фразы следует безжалостно изымать из презентации.

Любая фраза должна говориться зачем-то. Не просто потому, что Вы этим занимались в процессе работы. Каждая фраза должна логично подводить к следующим фразам, быть для них посылкой, и в конечном итоге всё выступление должно быть подчинено главной цели — донести до аудитории две–три по-настоящему ценных мысли. Только тогда выступление будет связным и оставит хорошее впечатление.

studfiles.net

Как подготовить грамотную презентацию?..

Американские исследователи оценивают положительное влияние ключевой презентации в 20–25% от суммы сделки. Представьте потери организации, которая сперва тратит десятки и сотни тысяч долларов на исследования рынка, подход к клиенту, анализ конкурентов, а затем на решающих переговорах о контракте на несколько десятков миллионов долларов предъявляет свое предложение в виде совершенно любительских слайдов. А ведь в Москве это встречается сплошь и рядом. У многих организаций до сих пор нет ни внятных презентационных правил и стандартов, ни корпоративного шаблона, ни, что огорчительнее всего, понимания того, что все это необходимо. Не так давно руководитель одного из крупнейших инвестиционных банков Москвы сказал мне: «Презентацию сделать нетрудно, придумать содержание — и все». Слышать подобное от главы организации, для которой презентации — хлеб насущный, было по меньшей мере странно.

Основные ошибки при подготовке презентации:

1. Надеяться, что программа все сделает за вас. 2. Думать, что слайды — это и есть выступление. 3. Готовить презентацию в последний момент. 4. Не знать свою презентацию досконально. 5. Считать, что презентация — это игра без правил.

Сделать эти ошибки очень просто. Избежать их — намного сложнее. Наиболее важен последний пункт — знание правил презентации. Их накопилось немало, правда, их кажущаяся неформальность только добавляет сложности в изучении презентационного дела. Несмотря на то, что любой опытный руководитель легко отличит, когда презентация сделана «так, как принято», а когда «не так», почти никто не может твердо сказать, чем именно «правильная» презентация отличается от «неправильной». Основное правило состоит в следующем: презентацию нельзя понимать только как форму, только как содержание или только как выступление. Презентация — это единство всех трех элементов, в основе каждого из которых лежит свой принцип.

Правила построения содержания. Смотреть на предстоящую презентацию следует со «зрительских мест», т.е. из зала. Задача презентации — привлечь слушателя на свою сторону, помочь принять ему вашу точку зрения, в крайнем случае — хотя бы понять вас.

Типичная ошибка — формулировать задачу «в лоб»: добиться чего–то для себя, для своего дела, для своего клиента… При таком подходе презентер легко может уподобиться глухарю на току и рискует «потерять» свою аудиторию.

Правило 1. Содержание должно быть структурировано

Содержание презентации должно быть четко структурировано: стройность и логичность изложения позволяют слушателю не потеряться в презентации. Это относится как к плану устного выступления, так и к визуальным элементам. Каждый новый слайд должен логически вытекать из предыдущего и одновременно подготавливать появление следующего. Лучший способ проверить, правильно ли построена презентация, — быстро прочитать только заголовки. Если после этого станет ясно, о чем презентация — значит, структура построена верно.

Презентация должна обязательно делиться на разделы, желательно не больше пяти. Чтобы помочь слушателю продуктивнее воспринимать построения и выводы, презентацию обязательно следует снабжать кратким оглавлением–предисловием.

Перед началом выступления слушатели должны знать, о чем и сколько им придется слушать. Кстати, полезно еще и завершать каждый раздел заключением, в котором бы кратко напоминалось, о чем шла речь. Человек одновременно может помнить только семь разных вещей, но презентер из этих семи ячеек может рассчитывать максимум на четыре. Поэтому часто повторять ранее сказанное необходимо.

Правило 2. Краткость — сестра убедительности

После того как содержание презентации собрано, с ним следует аккуратно поработать, сократив его насколько возможно. Краткость — сестра не только таланта, но и убедительности. Оптимальным объемом презентации считается 24 традиционных слайда, если презентация умещается в 16 слайдов — еще лучше, ну а 12 и менее слайдов — это то, что редко встречается и крепко запоминается. Сейчас появляются презентации следующего за Powerpoint’ом поколения, которые позволяют делать слайды еще в несколько раз более компактными: вместо трех десятков слайдов достаточно четырех–пяти.

Правило 3. Смерть тексту!

И наконец, еще одно правило, которое тем важнее, чем чаще им пренебрегают. Оно гласит: смерть тексту! А точнее, смерть любому тексту, кроме абсолютно необходимого. Толку в нем меньше, чем думает подавляющее большинство презентеров, населяющих слайд за слайдом списками с «буллетпойнтами» (значками–маркерами слева от начала абзаца). Читать страницу за страницей и запоминать текст совсем непросто (а уж читать с экрана, так и вовсе пытка), не говоря о том, что голое чтение никого не убеждает. В старое время, когда презентации делали профессионалы, это правило соблюдалось неукоснительно: количество текста в презентациях докомпьютерной эпохи составляло 35%. Сейчас оно доходит до 80%. Словом, весь ненужный текст следует оставить либо для устного выступления, либо заменить его иллюстративным материалом: графиками, картинками и т.д.

Правила создания формы:

После того как содержание презентации подготовлено, ей придается форма: содержание организуется и расформатируется в слайды. Главный принцип этого процесса таков: форма — конь, содержание — всадник. Поскольку на презентации работают оба, то необходима синхронизация действий.

Правило 1. Думать о зрителе

При разработке формы презентации всегда следует думать о том, как зритель ее будет видеть. Поэтому в первую очередь нужно решить вопрос с носителем: на бумаге, экране монитора или большой экране с помощью проектора. От вида зависит очень многое. Скажем, для бумажной презентации использование шрифта не меньше 18 кегля — лишь желательно, но для экранной — это обязательно (экран не рассматривают вблизи). От альтернативы принтер-монитор–экран зависит и выбор цвета: график, который на экране выглядел контрастно, на бумаге станет просто серым, а текст, который прекрасно воспринимался в процессе редактирования презентации, окажется совершенно нечитабелен в темной комнате с освещенным экраном.

studfiles.net

Чеклист при подготовке презентации / Habr

В последнее время я наблюдал несколько десятков презентаций, которые начинались вот так:

— Мы делаем систему управления электронным обучением…

— Мы провели исследование поведения посетителей на нашем сайте…

— Наша компания была основана более ста лет назад…

Это просто удивительно как люди любят так поступать. Они с первых секунд садятся на уши аудитории рассказом про себя:

— Мы предлагаем SAAS-решение…

— Наши технологии…

И мое любимое:

— Начну рассказ с того, кто мы такие…

Почему все так уверены, что именно это в первую очередь интересует слушателей? Единственное что выступающий гарантированно получит в таком выступлении — это претензии к себе лично и своей компании.

Я видел как один из директоров Microsoft схлопотал громкое улюлюканье, а представитель Ростелекома — едкий троллинг из зала только потому, что выступили по этому шаблону.

Почему каждый раз это происходит?

В книжке «iПрезентация» Кармин Галло рассказывает, что абсолютное большинство неправильно готовятся к своим выступлениям. Что они делают в первую очередь? Открывают PowerPoint и начинают накидывать слайды. Затем они идут на мероприятие и получают закономерный результат — безразличие аудитории ко всему сказанному.

Книга описывает как действует Стив Джобс когда ему нужно что-нибудь преподнести. Неважно как вы относитесь к главе Apple, главное что там даны ценнейшие сведения по подготовке и построению выступления.

В самой первой части там дается главный совет. Если вы готовитесь к презентации, первым делом закройте PowerPoint. Возьмите бумагу, ручку и напишите вот что:

1. Как то, о чем вы говорите, касается ваших слушателей?

2. Какую мысль они должны вынести с презентации?

3. Опишите ваше «заявление о страсти»? Признайтесь самому себе почему вы так любите делать то, о чем рассказываете?

4. Напишите твиттероподобные заголовки.

5. Представьте антагониста: кто или что является врагом ваших слушателей?

6. Представьте героя: как вы подадите предмет вашего рассказа? Как он победит антагониста?

7. Обозначьте три вещи, о которых вы расскажете. Три составные части вашей презентации.

Книжка хороша, но как и с любой теорией главное — ее перевод на практику. Мне понадобилось больше информации для размышления. Поэтому я взял описанные пункты и составил специальный чеклист. Я пообещал себе не открывать никаких программ и не планировать никаких слайдов, пока письменно по нему не пройдусь:

1. Напишите тематику выступления. Все остальное рассматривайте исходя из этой тематики.

2. Нарисуйте вашу аудиторию, всех слушателей или типы слушателей, если их много.

3. Напишите кто они, что делают, их характерные особенности, что им интересно, что им нужно больше всего?

4. Кого или что они все не любят? Что им мешает? Что является гвоздем в заднице? Если такого нет, то кто или что могло бы им стать?

5. То, что вы предлагаете их спасет? Как?

6. Что должно произойти после презентации? Помните, если это четко не описать, никакого выхлопа не будет.

7. Заявите о свой страсти. Что классного в том, что вы делаете? Это действительно так? Признайтесь сами себе.

8. Напишите три пункта, три составные части, три вещи о которых вы будете рассказывать. Это наметка для вашего плана презентации. Используйте его.

9. В этом месте у вас уже есть фразы, которые могли бы стать лозунгами. Перепишите их так, чтобы они влезли в твиттер.

Попытавшись применить описанные методы, я от первой же презентации добился нужного результата. Просто не представляю себе мысли, чтобы я когда-нибудь еще рассказывал что-либо по старому.

Я уверен, что взяв любую презентацию из тех неудачных, что вы видели и прогнав ее по чеклисту, вам станет очевидно как нужно ее переделать так, чтобы она удалась. Ну и не забудьте прочитать книгу. Там гораздо больше чем я могу здесь рассказать.

habr.com

Этапы подготовки презентации — Мегаобучалка

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………
1. Общие рекомендации по созданию презентации ………………………
1.1. Структура презентации …………………………………………..
1.2. Этапы подготовки презентации …………………………………
1.3. Требования к оформлению презентаций ………………………
1.3.1. Оформление слайдов ……………………………………
1.3.2. Представление информации ……….……………………
2. Основные этапы создания презентации ……………………………….
Заключение………………………………………………………………..
Литература………………………………………………………………….
Приложения ……………………………………………………………….

Введение

Одним из актуальных и распространенных направлений внедрения использования информационных технологий в образовательный процесс учебного заведения являются мультимедийные презентационные технологии.

У термина презентация (от лат. praesento— передаю, вручаю или англ. present— представлять) два значения — широкое и узкое. В широком смысле слова презентация— это выступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение рабочего проекта, результатов внедрения и т. п. В узком смысле слова презентации— это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением (может быть автоматическим или интерактивным). Далее этот термин будет использоваться в узком смысле этого слова.

Электронные презентации, в отличие от электронных учебников, предназначены, как правило, для решения локальных учебных задач. Так, например, использование электронных презентаций позволяет значительно повысить информативность и эффективность изучения учебного материала, способствует увеличению динамизма и выразительности излагаемого материала. Очевидно, что производительность обучения значительно повышается, так как одновременно задействованы зрительный и слуховой каналы восприятия (принцип модальности). Действительно, результаты исследований показывают, что эффективность слухового восприятия информации составляет 15%, зрительного — 25%, а их одновременное включение в процесс обучения повышает эффективность восприятия до 65%. Более того, наличие конспектов в виде тематических электронных презентаций предоставляет возможность организации самостоятельной работы студентов с подобного рода ресурсами.

Написание презентации всегда большая, кропотливая и полезная работа. Полезная, так как приводит в порядок мысли, классифицирует материал, позволяет вскрыть «узкие» места. Презентация — квинтэссенция всего перечисленного, поскольку весь отобранный и подготовленный автором материал наглядно отображается на экране в концентрированном, сжатом виде, и все огрехи здесь становятся достаточно рельефны. Поэтому один из главных положительных моментов при создании электронных презентаций — максимальная дисциплинизация студента. И, как результат, студент, работающий с мультимедийными презентационными технологиями, постоянно повышает качество своих знаний.

Главная задача настоящего пособия – дать студентам практические навыки применения современной информационной технологии создания презентационных материалов с помощью компьютерного программного обеспечения “Power Point” (Microsoft Office) в учебной деятельности.

Методические рекомендации составлены в соответствии с программой и тематическим планом курса, нацелены на самостоятельную работу студентов.

Общие рекомендации по созданию презентации

 

Цели презентации:

Ÿ демонстрация ваших возможностей и способностей организации проекта в соответствии с современными требованиями и с использованием современных информационных технологий;

Ÿ демонстрация в наглядной форме основных положений вашей темы.

 

Структура презентации

 

Структура презентации должна соответствовать структуре темы:

1. Титульный слайд (1 слайд).

Первый лист – это титульный лист, на котором обязательно должны быть представлены: название темы; план презентации (вопросы, раскрывающие тему)

2. Слайды, раскрывающие тему (9 — 10 слайдов).

Следующими слайдами должно быть содержание, где представлены основные вопросы темы. Желательно, чтобы из содержания по гиперссылке можно перейти на необходимую страницу и вернуться вновь на содержание.

3. Финальный слайд (1 слайд).

На последнем слайде должны быть выводы о проделанной работе, так же фамилия, имя, отчество студента, группа; должность, фамилия, имя, отчество преподавателя

 

Рекомендуемое общее количество слайдов – 10 — 12

Этапы подготовки презентации

Создание презентации состоит из следующих этапов:

I. Планирование презентации– это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение темы, формирование структуры и логики подачи материала.Планирование презентации включает в себя:

1. Определение целей.

2. Сбор информации о материале.

3. Определение основной идеи презентации.

4. Подбор дополнительной информации.

5. Планирование презентации.

6. Подготовка заключения.

II. Разработка презентации– методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации.

III.Репетиция презентации – это проверка и отладка созданной презентации.

megaobuchalka.ru

Подготовка презентации и доклада

Цель работы: подготовка доклада с использованием Ms PowerPoint.

Содержание работы

1. Подготовка текста доклада по результатам Интернет-обзора.

2. Оформление презентации с использованием Ms PowerPoint.

3. Публичное выступление с докладом и обсуждение результатов.

Пояснения к выполнению работы

1. Каждый доклад готовится одним автором.

Доклад — это публикация вашей работы. Опыт подготовки доклада окажется вам полезным на протяжении всего учебного процесса. Он будет развиваться и совершенствоваться во время вашего участия в студенческих научных конференциях, при подготовке и защите курсовых и дипломного проектов, а позднее, возможно, при подготовке и защите магистерской, кандидатской и докторской диссертаций.

Сейчас ваш доклад имеет характер информационного сообщения на заданную тему, уже проработанную вами с целью изучения более или менее конкретных специальных вопросов, согласованных с преподавателем. Теперь нужно обретенные вами самостоятельно знания привести в порядок и поделиться ими с вашими сокурсниками в течение тех 5–10 минут, которые вам будут выделены для выступления. После доклада его авторам задаются вопросы, могут состояться дискуссии и выступления участников.

Подготовка к докладу начинается с написания текста доклада (выступления). Текст доклада рекомендуется строить по определенному плану. Как правило, для докладов с хорошо определенной спецификой (например, для докладов на защите дипломных проектов или для докладов на научных конференциях и т. д.) имеются отшлифованные практикой канонические планы. Ваш доклад – это реферативное сообщение, в котором нужно кратко раскрыть теоретическую сущность и прикладное значение изученного вопроса. Такой доклад можно рассматривать как короткую лекцию по заданной теме. Поэтому рекомендуется придерживаться достаточно простого и ясного плана доклада, который включает следующие части.

1). Тема доклада. Постановка задачи, ее научное и практическое значение.

2). Современное состояние вопроса.

3). Цель доклада.

4). Источники информации, привлеченные для изучения вопроса.

5). Основная, содержательная часть сообщения по теме доклада.

6). Заключение и выводы.

7). Личный вклад автора (авторов).

Доклады должны быть подготовлены с применением программы для представления презентаций Ms PowerPoint.

2. Первая страница презентаций должна содержать название доклада, название вуза, факультета и кафедры, список авторов и научных руководителей.

Как и весь доклад в целом, презентация должна иметь четкую структуру, внутренние озаглавленные разделы (подразделы).

Чем фундаментальнее и важнее изучаемая проблема, тем обычно короче обоснование ее научного и практического значения.

Даже при очень беглом знакомстве с докладами отношение авторов к своей работе сразу раскрывается по качеству графики (рисунков).

Стремитесь к максимальной простоте и ясности изложения. Если у вас есть несколько вопросов, о которых хочется рассказать, то лучше подготовить несколько докладов.

Иллюстрации к докладу (слайды) во время выступления служат вашим путеводителем. Они должны быть яркими, лаконичными и легко воспринимаемыми, количество надписей на них — минимальным. Не стремитесь поместить на экране как можно больше буквенной и цифровой информации. Оставьте только самое необходимое. Не пишите длинных подрисуночных подписей и определений, пользуйтесь общеизвестными сокращениями. Помните, что картинка показывается на экране короткое время и восприятие помещенной на ней информации должно быть быстрым. Демонстрируйте на картинках только самое существенное, не распыляйте внимание аудитории. Каждая иллюстрация должна преследовать свою цель. Текст и графики должны подкреплять друг друга.

В выступлении вы можете использовать большее число иллюстраций, чем помещено в письменном варианте доклада. При подготовке доклада учтите, что число минут, затраченных на выступление, часто бывает близко к числу демонстрируемых слайдов.

Окончательное редактирование текста доклада целесообразно производить во время подготовки презентации. Особое внимание уделите разделу заключений и выводов — концентрату всей работы. Обычно он содержит заключения сразу двух видов. Заключение первого вида — констатирующего — служит логическим замыканием постановочной части доклада. В нем вы показываете, что поставленные задачи решены, и цель работы достигнута. Здесь можно подчеркнуть те особенности методики вашей работы, которые обеспечили ее успех и позволили получить новые (для вас) знания. Заключение второго вида — результативно-аналитическое. В нем вы перечисляете и комментируете результаты работы, их научное и практическое значение, оцениваете важность полученных сведений для вашей учебной специальности. Отдельные фразы из предыдущих разделов доклада в Заключении можно повторять дословно.

Приведите в конце текста доклада и в конце презентаций список литературы (библиографию), включая ссылки на использованные электронные ресурсы.

Последний этап работы над текстом доклада состоит в том, чтобы выкинуть все лишние слова, повторения, упростить длинные фразы, расставить знаки препинания, вымести «словесный мусор».

Многие авторы отмечают, что есть два особенных чувства, которые возникают, – и, возможно, возникнут у вас, – когда работа над текстом, наконец, завершается. Во-первых, вы читаете и воспринимаете этот текст так, как если бы он был написан кем-то другим. И, во-вторых, появляется чувство удовлетворения – главная награда за ваши труды.

3. Если авторов доклада несколько, то можно организовать выступление с разделением функциональных обязанностей. Например, один из авторов может читать доклад, другой – осуществлять презентацию.

Во время выступления не превышайте установленного для доклада отрезка времени. Для большей уверенности можно заранее провести хронометраж своего выступления и, при нехватке времени (которого всегда не хватает), отсечь все второстепенное. Иначе желание дать максимум информации в ограниченное время приведет к спешке, выступление окажется смазанным, недоходчивым. Аудитория плохо воспринимает такие выступления, и в результате — теряет интерес.

Чем короче выступление, тем большего времени для подготовки оно требует. Помните, что ваш доклад будет оцениваться не по количеству произнесенных слов. Всегда строго соблюдайте регламент. Ничто так не раздражает, как докладчик, не соблюдающий регламент. Как правило, ведущий занятие преподаватель по истечении отведенного на доклад времени или предлагает одну – две минуты для его завершения, или сразу останавливает доклад и переходит к следующим вопросам.

С целью экономии времени можно использовать такой прием, как незаметное провоцирование аудитории на вопросы. Когда после доклада задаются вопросы, докладчик получает дополнительное время для раскрытия важных деталей, интересных слушателям. А если возникает дискуссия, то автор получает шанс услышать много интересного для себя, увидеть свою работу с новой точки зрения.

Выступление рекомендуется завершать выводами: «следовательно…», «таким образом…». Заключительная фраза выступления почти стандартна: «Мой доклад закончен, благодарю за внимание».

Вопросы, как правило, задают после выступления. Если вопросов не возникает, можно попросить слово для разъяснения ключевых положений доклада (может быть, вас просто не поняли).

12

studfiles.net