Срочно и важно – SpamFireWall is activated for your IP 185.5.250.113

Содержание

квадрат эйзенхауэра

квадрат эйзенхауэра | runemagic.ru рунолог, гадание на рунах, рунические амулеты.


«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр.

Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному.
Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби.
Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название

квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.


Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.


Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день.

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели. Провести категорирование дел:

определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно.
Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще.

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.


Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Перейдите по ссылке на слове «ЗДЕСЬ», либо нажмите на нее правой кнопкой мышки и выберете «сохранить как».

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!



Поделиться страницей в социальных сетях:

[evc_social_likes]

Понравилось вам — поделитесь! Пусть понравится другим!

runemagic.ru

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.

Правильное определение приоритетов

Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.

По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.

Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.

Приоритеты

Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».

Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.

Определение приоритетов по принципу срочности и важности

Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.

С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?

Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Produc­tivity Solu­tions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».

Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».

Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последу­ющего обсуждения.

Определение приоритетов

  • Важно и срочно
  • Важно и не срочно
  • Не важно и срочно
  • Не важно и не срочно

Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.

Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продук­тивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».

Категория 1. Важно и Срочно

Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:

Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.

Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавлива­ете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.

Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.

Категория 2. Важно и не срочно

Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:

Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».

Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.

Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.

Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.

Категория 3. Не важно и Срочно

Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:

Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.

Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.

Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.

Категория 4. Не важно и не срочно

Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.

Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.

Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.

«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.

Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.

Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.

Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.

В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.

Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.

Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.

Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.

Основные выводы

  • Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
  • Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
  • Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлека­ющие вас от действительно важных задач.

© BBF.RU

bbf.ru

Матрица управления временем Стивена Кови

Одним из важных моментов достижения успеха является рациональное распределение времени. Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников. В процессе эволюции люди пришли к выводу о необходимости правильной расстановки приоритетов. Сегодня перед обществом стоит задача эффективного управления самим собой для достижения поставленных целей и результатов. Более подробно суть такого метода раскрыл эксперт по менеджменту Стивен Кови. Матрица управления временем Стивена Кови стала поистине новаторским открытием.

Общие сведения

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.

Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Суть матрицы времени

Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть здесь. Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.

Квадрат 1

Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2

Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3

К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4

Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Достоинства метода

Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:


  1. Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

  2. В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.

  3. Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.

  4. Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.


Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.

Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.

отсюда


socialego.mediasole.ru

Матрица Эйзенхауэра — WomanWiki — женская энциклопедия

Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

Значение

Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.

Сущность метода

Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:

  • А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
  • В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
  • С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
  • D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

A: Важное и срочное

Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, — это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

  • нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
  • отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
  • ленью;
  • плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

  • Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
  • Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
  • Срочный звонок клиенту.
  • Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

B: Важное, но не срочное

Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

  • плановая работа;
  • своевременная оплата счетов;
  • регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C: Срочное, но не важное

К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

D: Не срочно и не важно

Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

  • бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
  • бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
  • зависание в аське и других месседжерах;
  • компьютерные игры;
  • долгие телефонные разговоры;
  • просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
  • чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Полезные советы

  • Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.
  • Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».
  • Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.
  • Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.

Автор: Марина Тумовская

womanwiki.ru

Как справляться с задачами | Полезное чтение

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
Написать клиентскую историю компании
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное

 

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Написать клиентскую историю компании
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок Пролистать ленту фейсбука

 

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

 

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

megaplan.ru

Важность Vs срочность: как правильно расставлять приоритеты?

Бронни Вэр (Bronnie Ware) на протяжении многих лет была медсестрой в отделении паллиативной терапии. Вэр заботилась о пациентах в последние 12 недель их жизни. Впоследствии она составила список из пяти сожалений, о которых она слышала от пациентов чаще всего:

  1. Мне жаль, что у меня было недостаточно храбрости для того, чтобы принимать решения исходя из собственных желаний, а не ориентируясь на мнение окружающих
  2. Мне жаль, что я работал недостаточно усердно
  3. Мне жаль, что у меня не было смелости, чтобы открыто выразить свои чувства
  4. Мне жаль, что я уделял друзьям слишком мало времени
  5. Мне жаль, что я не позволял себе быть по-настоящему счастливым

Каждый день люди сталкиваются с сотнями самых разных задач. Генеральный директор Evernote Фил Либин (Phil Libin) выделяет два типа таких дел:

  1. Срочные задачи — дела, специфика которых не позволяет отложить их на более позднее время. Примером может служить необходимость принять важный звонок или отправить срочный email.
  2. Важные задачи — дела, не требующие сиюминутных решений, но способствующие достижению долгосрочных целей. К этому типу задач относится, к примеру, поиск помещения для кафе, которое вы хотели бы открыть в будущем.

Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные дела редко бывают важными».

Нескончаемый поток срочных задач может просто-напросто перекрыть вам путь к задачам важным. Но что вы можете сделать, чтобы не допустить подобного сценария?

Используйте матрицу решений

Матрица решений является простым и эффективным инструментом, помогающим расставить приоритеты:

Источник

В левом верхнем квадранте матрицы располагаются важные и срочные задачи (пример: разрешение кризисной ситуации в компании).

Правый верхний квадрант включает в себя задачи, которые являются важными, но при этом не требуют срочного выполнения (пример: составление долгосрочного плана развития фирмы).

Левый нижний квадрант, напротив, содержит срочные, но не слишком важные задачи (пример: выбор блюда в ресторане).

Наконец, в правом нижнем квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными (пример: прокачка героя в одной из MMORPG).

Очевидно, что выполнение задач из четвертого квадранта матрицы является наименее продуктивным способом потратить время. Понятно также, что в первую очередь следует разбираться с делами, сочетающими в себе важность и срочность. Вопросы возникают в тот момент, когда перед вами встает выбор: направить усилия на выполнение важной, но не слишком срочной задачи, или же отдать приоритет срочной, хотя и не слишком важной задаче.

В большинстве своем люди в подобных ситуациях ставят на первое место неотложные дела. Как итог, выполнение важных задач отодвигается на неопределенный срок.

Пабло Пикассо говорил: «На завтра стоит откладывать лишь то, что можно было бы бросить незавершенным и умереть без сожалений». Если вы считаете какую-то задачу действительно важной, отсутствие четких сроков ее выполнения не должно становиться препятствием на вашем пути.

Сделайте важное дело срочным

Вы раз за разом откладываете важную задачу на потом? Лишите себя такой возможности, установив крайний срок выполнения этой задачи.

Если вы давно мечтаете записаться в спортзал или начать учиться играть на саксофоне, попробуйте поставить себя в более жесткие условия, установив срок, в течение которого вы должны будете сделать шаг к своей цели.

Речь идет о масштабной задаче? В таком случае, есть смысл разделить процесс ее выполнения на несколько этапов и установить крайние сроки для каждого из них.

Придайте крайним срокам вес

Необходимо понимать, что сами по себе временные границы еще не являются эффективным триггером. Если вы решили, к примеру, что с завтрашнего дня начнете совершать утренние пробежки, ничто не помешает вам передумать в последний момент. А что, если завтра вы должны внести арендную плату за жилье? Вероятно, вы сделаете это, поскольку конфликт с владельцем жилья, а тем более судебное разбирательство вряд ли входит в ваши планы.

Проблема искусственных крайних сроков заключается в том, что изначально они ничем не подкреплены. Как же вы можете исправить ситуацию?

Расскажите о своих планах другим людям

Если о сроке, который человек отвел на выполнение той или иной задачи, известно только ему самому, он рискует обмануть только собственные ожидания. Поведав о своих планах другим людям, вы получаете дополнительный стимул к активным действиям.

Художник, публично объявивший дату проведения своей выставки, вероятно, приложит максимум усилий для того, чтобы закончить последнюю картину к назначенному сроку.

Впрочем, ограничивая себе пространство для маневра, важно проявлять осторожность. Поставив себя в слишком жесткие условия, вы будете испытывать психологическое давление, которое может стать серьезным препятствием на пути к цели.

Назначьте себе наказание за невыполнение задачи в срок

Важные, но несрочные задачи часто откладываются в долгий ящик просто потому, что негативные последствия их невыполнения не кажутся существенными. Впрочем, ничто не мешает вам «поднять ставки». К примеру, вы можете дать вашему другу определенную сумму, и попросить его перечислить деньги в пользу одного из конкурентов вашей любимой футбольной команды, если вы не выполните поставленную задачу в оговоренный срок.

Убедитесь в том, что представление работающих вместе с вами людей о срочности задачи совпадает с вашим

Если один из членов команды не желает считаться с крайними сроками, работа остальных ее членов может пойти насмарку. Именно поэтому так важно синхронизировать усилия людей, совместно работающих над тем или иным проектом.

Не дайте себе забыть о задаче

Срочные задачи зачастую напоминают о себе сами. Важные задачи в большинстве своем лишены данной «функции».

Боитесь, что можете забыть о важном деле? Оставьте записку с напоминанием на своем рабочем месте или сделайте соответствующую отметку на календаре.

Заключение

Разумеется, полностью отказаться от выполнения срочных задач попросту невозможно. Однако если в какой-то момент поток неотложных дел на время ослаб, и вам наконец представился шанс заняться чем-то действительно важным, вы просто обязаны воспользоваться такой ситуацией.

Высоких вам конверсий!

По материалам: pickcrew.com, image source: PhotosNormandie 

17-05-2015

lpgenerator.ru

Как начать все успевать и иметь больше свободного времени?

Мы ничего не успеваем делать, мало спим, редко отдыхаем, испытываем сложности с самореализацией, не можем выполнить задуманные планы и мечты. Неисполненные мечты так останутся таковыми, если не начать воплощать их в реальность прямо сейчас. Если хочешь добиться жизни мечты, начни с грамотного распределения самого ценного ресурса под названием «время».

Современный человек всегда испытывает нехватку времени. От неумения его контролировать многие люди не могут самореализоваться в жизни. Ты же не хочешь этого? Лайфхаки тайм-менеджмента для целеустремленных и мудрых людей. Как иметь больше свободного времени и все успевать?

Как иметь больше свободного времени? Матрица Эйзенхауэра

Многие люди не умеют распределять важность дел. Пора расставить приоритеты в жизни, а не пытаться успеть сделать 1000 дел одновременно. Самым эффективным способом это сделать является работа по Матрице Эйзенхауэра.

1. Срочные и важные дела. В первую колонку запиши самые важные цели и дела, которые нужно сделать срочно. Это неотложные дела, которые нужно выполнить прямо сейчас и без промедления.

2. Важные дела и не срочные. Есть множество дел, которые нужно обязательно делать, но пока сроки не поджимают. Это занятия спортом, личные отношения, бытовые хлопоты, саморазвитие и другие дела. К важным делам относится все то, что нужно сделать, чтобы самореализоваться в жизни. К ним не могут относиться просмотр сериалов, игры на компьютере или телевизор.

3. Не важные и срочные дела. Это дела, которые совсем не обязательно делать. Они обычно не принесут пользы в жизни, а их выполнение только отнимает время. В большинстве случаев лучше выбросить эти дела в мусорку и забыть. Лучше займись важными делами.

4. Не важные и не срочные дела. Это просмотр телевизора, социальные сети, лентяйничество. Эти занятие только отнимают у тебя время и силы. Забудь про них, если хочешь чего-то достичь в жизни.

Как начать все успевать?

  1. Выполняй одну задачу в один промежуток времени. Многозадачность делает неэффективным.
  2. Ставь четкие задачи, чтобы точно знать, что нужно сделать и как именно.
  3. Постоянно упрощай процессы и ищи пути более быстрого выполнения работы.
  4. Отводи четкое время на выполнение задачи. Устанавливай таймер отсчета.
  5. Делегируй часть дел на других людей: коллег, знакомых, друзей, родственников.
  6. Анализируй то, как ты тратишь свое время в конце дня.
  7. Снизь влияние отвлекающих факторов: социальные сети, e-mail, звонки.
  8. Устраивай себе перерывы даже в рабочее время. Каждый час отдыхай 5 минут.
  9. Говори «нет» ненужным делам и научись отказывать людям, если не в твоих интересах.
  10. Составляй план дел на завтра, неделю, месяц, год и большие промежутки времени.

Хочешь воплотить мечты в реальность? Начни ценить свое время: каждый час, каждую минуту и каждую секунду…

mensby.com

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *