Тайм менеджмент таблица срочное важное несрочное: Таблица эйзенхауэра: как правильно расставить приоритеты

Содержание

управление временем, его эффективное использование

Тайм-менеджмент – управление временем, знания и навыки по его организации и эффективному использованию.

Составление плана действий и его выполнение в соответствии с принципами тайм-менеджмента будет включать несколько этапов:

  • Постановка целей,
  • Расстановка приоритетов,
  • Фиксирование задач,
  • Реализация плана.

Постановка целей

Чтобы эффективно организовать рабочий процесс или целую жизнь, в первую очередь, нужно составить список задач и целей, которые необходимо выполнить.

Один из самых эффективных методов постановки задач – SMART. Согласно ему, любая задача должна быть:

  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Расстановка приоритетов

Как только список задач составлен, нужно разобраться, какие из них следует выполнить в первую очередь – это основа тайм-менеджмента. Для этого можно воспользоваться следующими методами тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Каждая задача необходимо отнести к одному из четырех типов в соответствии с предложенной схемой, в итоге весь список сортируется по срочности и важности.

  • Тип I: важное и срочное.Невыполнение этих дел чревато серьезными проблемами, как в бизнесе, так и в жизни. Сюда можно отнести проекты с горящим сроком, подготовку важных документов в срок (например, в налоговую), решение кризисных ситуаций и неотложных проблем и т.д.
  • Тип II: важное, но не срочное. К этой категории будут относиться все задачи, которые полезно реализовать в будущем: обучение, поиск новых идей, плановое посещение врача, планирование отдыха и т.
    д. Однако если эти дела постоянно откладывать, они переходят в разряд «важное и срочное».
  • Тип III: не важное, но срочное. Ежедневные дела, которые внезапно «свалились» на голову или являются частью работы (телефонный звонок, совещание).
  • Тип IV: «не важное и не срочное». Все, что отнимает время и не приносит пользы: залипание в социальных сетях, ответы на шаблонные письма, пустые совещания и т.д.

Пирамида Франклина

Эта система планирования позволяет выстроить систему целей, двигаясь от глобальных к ежедневным. Если у человека будет перед глазами ясная картина того, что он хочет добиться в жизни, ему будет легче определять задачи на каждый день, не отвлекаясь на лишнее.

  • В основе пирамиды лежат глобальные жизненные ценности и ответ на вопрос «Что я хочу получить от жизни? Какова моя миссия?».
  • Ответив на эти вопросы, можно ставить глобальную цель – кем хочется стать и чего добиться.
  • Генеральный план достижения целей включает конкретные промежуточные цели, которые помогут выполнить глобальную.
  • Подробные долгосрочные планы действий на один, три, пять лет по реализации промежуточных целей.
  • Краткосрочные планы на месяц и на неделю.
  • План на каждый день.

Метод «АБВГД»

Этот метод тайм-менеджмента достаточно прост и хорошо подходит для организации ежедневной работы. Все задачи на конкретный период оформляются в список и напротив каждой из них ставится буква А, Б, В, Г или Д.

  • Задачи А – самые важные, их невыполнение может обернуться серьезными последствиями.
  • Задачи Б – выполнить нужно, но невыполнение не принесет серьезных проблем.
  • Задачи В – выполнить можно, но невыполнение задачи никак не повлияет на работу.
  • Задачи Гможно делегировать.
  • Задачи Д – задачи, которые потеряли актуальность и их можно удалить.

Важно сначала полностью разобраться с задачами типа А, прежде чем приступать к остальным.

Метод ABC

Все задачи также оформляются в список, а затем делятся на три типа:

  • А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.
  • В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.
  • С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Фиксирование задач

План действий необходимо зафиксировать, используя ежедневники, электронные планировщики, таблицы в Excel и т.д.

Один из популярных способов оформления долгосрочных планов действий — диаграмма Ганта, в которой фиксируются задачи, сроки, порядок и время выполнения.

Реализация плана

Чтобы прокрастинация и мелкие дела не мешали достижению глобальных целей можно воспользоваться следующими техниками тайм-менеджмента.

Техника «Хронометраж»

В течение недели необходимо фиксировать каждое занятие и время, потраченное на него. В итоге получится четкая картина распределения времени на разные задачи, а также выявятся «пожиратели времени», т.е. дела, которые не приносят пользы.

Техника помидора

Согласно этому методу, необходимо неотрывно работать над задачей 25 минут (можно использовать таймер), затем 5 минут отдохнуть. После четырех рабочих циклов можно отдохнуть в течение 20-25 минут.

Техника сыра

Если задача объемная, и выполнять ее не очень хочется, можно начать с мелких деталей – как будто делая дырки в кусочке сыра. Постепенно «кусок» обрастает дырками, а задача не кажется такой уж неприступной.

Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать

Три главных проблемы, с которыми сталкиваются школьники средних и старших классов — как всё успеть; как заставить себя сделать все запланированные дела и как организовать свой день так, чтобы заниматься не только учёбой. Предлагаем несколько решений на выбор: несколько техник тайм-менеджмента, придуманных для повышения продуктивности. Они помогают ставить достижимые цели, составлять реалистичные планы, выстраивать приоритеты и эффективно использовать время, отведённое для занятий.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность,

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

T — Time — время.

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность. Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость. Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость. Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути.

Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время. Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

7:00 — подъём

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.

За эти 15 минут можно:

  • сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
  • разобрать рабочий стол;
  • выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
  • написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
  • перекусить или выпить чаю;
  • полежать с закрытыми глазами.

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.

4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.

Матрица Эйзенхауэра. Или как правильно расставить приоритеты в делах? Система американского президента, которая позволяет делать сложнейший выбор Какой градации целей нет в матрице эйзенхауэра

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

  1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
  2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

  • что же из намеченного уже сделано;
  • какой промежуточный результат получен;
  • насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

  • Важно ли это? (да/нет)
  • Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

  • Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
  • С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

  • А квадрант Важные срочные дела;
  • В квадрант Важные несрочные;
  • С квадрант Неважные срочные;
  • D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

  1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
  2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
  3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

  • починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • обратиться к стоматологу с болью в зубах;
  • подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
  • звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
  • незапланированное совещание у шефа;
  • провести время в социальных сетях;
  • овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

  • Подготовка к рабочему проекту;
  • Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

  • Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
  • Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

  • Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

  • Починить табуретку, чтобы не шаталась;
  • Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

10 ключевых правил — Ближе к делу

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

  • Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
  • Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
  • Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

  • А – наиболее важные задачи.
  • Б – задачи средней значимости.
  • В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные и не срочные.
  3. Срочные и не важные.
  4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

  • Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
  • Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
  • Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

Самые эффективные способы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

  • Матрица Эйзенхауэра

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

  • Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро  разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей – это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

  • Пирамида Франклина

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды – это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

  • Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные – список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени – как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько – на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам. 

Как расставлять приоритеты | КонсультантПлюс

Одна из заповедей тайм-менеджмента звучит так: «Успевать главное, а не всё!». Как научиться расставлять приоритеты, чтобы тратить бесценное время жизни на действительно важные вещи?

Один из самых простых и хорошо работающих подходов – матрица Эйзенхауэра. С ее помощью можно провести классификацию задач по критериям «Важность» и «Срочность» и выстроить приоритет выполнения задач.

Все стоящие перед вами задачи можно разместить в четырех квадратах матрицы Эйзенхауэра.

В первую очередь мы, разумеется, выполняем важные и срочные задачи из квадрата I. Ликвидация аварии или острая зубная боль, дела, которые нужно было выполнить «еще вчера», дела, которые тормозят выполнение других важных задач или командную работу. Обратите внимание! Если весь ваш день проходит в режиме аврала, когда вы заняты выполнением только срочных и важных задач, это верный путь к стрессу. И верный признак того, что вам необходим тайм-менеджмент, чтобы изменить ситуацию.

Срочные, но неважные дела из второго квадрата чаще всего поступают извне. Например, просьбы и поручения, исходящие от значимых для вас людей. Такие задачи тоже являются приоритетными, их нужно выполнить, как только появится возможность. Некоторые задачи только кажутся важными из-за своей срочности, например, частые прерывания для проверки почты. Если задача кажется вам совершенно не важной, навязанной, если кто-то пытается переложить на вас выполнение своих обязанностей, советуем вежливо, но твердо отказаться от выполнения такой задачи. Это сэкономит вам время и силы для выполнения несрочных, но важных лично для вас задач.

От выполнения большинства несрочных и неважных задач из третьего квадрата можно просто отказаться. Просматривая очередную серию бессмысленного сериала или часами выравнивая столбцы в таблице, подумайте о смысле жизни, о том, на что вы тратите бесценное и невосполнимое время!

В четвертом квадрате расположились важные, но несрочные задачи: регулярные спортивные тренировки, приобретение полезных для работы навыков, научная работа. На самом деле, это и есть наиболее приоритетные задачи. Их выполнение ведет вас к вашим стратегическим целям, способствует вашему росту. И именно на них вам чаще всего не хватает времени. Почему? Мешают задачи из других трех квадратов.

Как выделять время на важное, но несрочное

1. Планировать и бюджетировать. Мы уже писали о том, что в вашем ежедневном плане нужно зарезервировать бюджет времени на выполнение задач, ведущих вас к вашим стратегическим целям. Это время для развития и творчества. Выделяйте для таких задач самый плодотворный отрезок дня, старайтесь минимизировать прерывания. Если задача крупная (а мелких стратегических задач не бывает), разбейте ее на этапы, двигайтесь небольшими шагами. Но двигайтесь!

2. Боритесь с поглотителями времени, откажитесь от выполнения неважных и несрочных задач.

3. Ведите хронометраж. Фиксируйте время, которое вы посвятили выполнению важных несрочных задач. Мы уже рассказывали, как работает этот метод.

Ваша цель в работе со стратегическими задачами состоит в том, чтобы не допускать перехода важных, но несрочных задач в важные и срочные. От спешки страдаете и вы сами, и качество выполнения задач. А это не входит в ваши планы, не правда ли?

По материалам книг Г. Архангельского

#ПсихологиАртека — Тайм-менеджмент

Сегодня в нашей рубрике психологи «Артека» помогут вам понять свой внутренний мир и других. Вы узнаете, что такое тайм-менеджмент, и научитесь искусству всё успевать.

В нескончаемом потоке повседневных дел с легкостью можно запутаться, ведь с каждым днем их становится всё больше. Незавершенные вчерашние дела становятся сегодняшними. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберешь. К счастью, существует немало отличных техник планирования, которые позволят не только рационально их использовать, но и извлекать из этого процесса максимальную для себя выгоду.

Одна из самых популярных техник тайм-менеджмента, которой пользуются люди по всему миру, – Матрица Эйзенхауэра. Её придумал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Её смысл заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела. Отличать срочное от важного, несрочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на те дела, которые не приносят никакого результата.

Оказывается, все дела нужно разделить на четыре категории. Первая – дела срочные и важные. Их необходимо выполнять здесь и сейчас. Если вы их отложите на потом, это может создать для вас дополнительные трудности. Вторая категория – дела срочные, но не очень важные. Эти дела могут отнять у вас дополнительное время. Вы можете попросить их выполнить кого-нибудь другого. Третья категория – дела важные, но несрочные. Внимание! Вот оно – место вашей силы. Это эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете. Совет: не допускайте того, чтобы эти дела переместились в сектор срочно. 

И наконец, четвертая категория – неважные и несрочные дела. Эти дела можно смело вычеркнуть из таблицы.

Заполнение таблицы – процесс довольно ответственный. Важно ничего не забыть. Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось много свободного времени. Вы успеваете сделать всё в срок и без спешки. Что ж, приступаем к изучению метода. Еще раз с вами все повторит и покажет психолог Анастасия Машкова.

 

Техника Помидора — Почему это работает и как это сделать

Секрет эффективного управления временем в том, что … думать помидорами, а не часами? Сначала это может показаться глупым, но миллионы людей клянутся изменяющей жизнь силой Техники Помидора. («Помидор» по-итальянски означает «помидор». 🍅)

Этот популярный метод тайм-менеджмента предлагает чередовать помидоры — целенаправленные рабочие сессии — с частыми короткими перерывами, чтобы способствовать устойчивой концентрации и предотвращать умственную усталость.

Попробуйте технику Pomodoro, если вы …

  • Найдите небольшие отвлекающие факторы, которые часто сбивают с толку весь рабочий день

  • Постоянно работайте выше точки оптимальной производительности

  • Иметь много открытой работы, которая может занять неограниченное время количество времени (например, подготовка к экзамену, исследование для публикации в блоге и т. д.)

  • Чрезмерно оптимистичны, когда речь идет о том, сколько вы можете сделать за день (не все ли мы 🙃)

  • Наслаждайтесь игрой в постановке целей

  • По-настоящему любите помидоры

Что такое техника Помидора?

Техника Помидора была разработана в конце 1980-х годов студентом университета Франческо Чирилло.Чирилло изо всех сил пытался сосредоточиться на учебе и выполнении заданий. Чувствуя себя подавленным, он попросил себя посвятить всего 10 минут целенаправленному обучению. Воодушевленный этой задачей, он нашел кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски), и так родилась техника «Помидор».

Хотя Чирилло написал 130-страничную книгу об этом методе, его самой сильной стороной является простота:

  1. Получите список дел и таймер.

  2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.

  3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помодор и запишите, что вы выполнили.

  4. Затем сделайте пятиминутный перерыв.

  5. После четырех помидоров сделайте более продолжительный восстановительный перерыв на 15–30 минут.

25-минутные рабочие спринты — это ядро ​​метода, но практика Помидора также включает три правила для получения максимальной отдачи от каждого интервала:

  1. Разбивайте сложные проекты. Если задача требует более четырех помидоров, ее необходимо разделить на более мелкие, действенные шаги. Соблюдение этого правила поможет вам добиться четкого прогресса в ваших проектах.

  2. Небольшие задачи идут вместе. Любые задачи, на которые потребуется меньше одного Помидора, следует комбинировать с другими простыми задачами. Например, «выписать чек за аренду», «назначить встречу с ветеринаром» и «прочитать статью Pomodoro» можно за один сеанс.

  3. Как только помидор установлен, он должен зазвонить. Помидор — это неделимая единица времени, которую нельзя сломать, особенно для проверки входящих писем, командных чатов или текстовых сообщений. Любые идеи, задачи или просьбы следует принять к сведению, чтобы вернуться к ним позже. Цифровой диспетчер задач, такой как Todoist, — отличное место для этого, но ручка и бумага тоже подойдут.

В случае неизбежного сбоя сделайте пятиминутный перерыв и начните заново. Чирилло рекомендует отслеживать перерывы (внутренние или внешние) по мере их возникновения и размышлять о том, как их избежать на следующем сеансе.

Правило применяется даже в том случае, если вы закончите задание до того, как сработает таймер. Используйте остальное время для повторного изучения или улучшения навыков или объема знаний. Например, вы можете потратить дополнительное время на чтение профессиональных журналов или изучение возможностей установления контактов.

Подсказка Todoist

Сохраните в Todoist проект «Дополнительного обучения» со списком задач, которые вы можете быстро выбрать, в следующий раз, когда у вас будет свободное время для помидоров.

Если система кажется простой, это потому, что это так. Техника Помидора — это все, что нужно для того, чтобы сосредоточить ваше внимание на том, что нужно для выполнения ваших задач.

Что делает Помидор таким эффективным?

Произвольная глупость использования помидора в качестве замены единиц времени противоречит серьезной эффективности Техники Помидора, когда речь идет о помощи людям в выполнении задач. Вот что делает этот метод уникально подходящим для повышения производительности:

Упрощение простого начала работы

Исследования показали, что промедление не имеет ничего общего с ленью или отсутствием самоконтроля.Скорее мы откладываем дела, избегая негативных чувств Неудобно смотреть вниз на крупную задачу или проект — если вы даже не знаете, как его выполнить, или другой, связанный с большой неуверенностью. Поэтому вместо этого мы обращаемся к Twitter или Netflix, чтобы хоть на время поднять настроение.

К счастью, исследования также показали эффективный способ вырваться из цикла избегания: свести все, что вы откладываете, до крошечного, не пугающего первого шага. Например, вместо того, чтобы сесть писать роман, сядьте и пишите 5 минут.Все еще слишком сложно? Попробуйте просто сесть, чтобы отредактировать абзац. Сделать что-то маленькое в течение короткого периода времени намного легче, чем пытаться сразу взяться за большой проект.

Эта стратегия отказа от прокрастинации — это именно то, что вас просит делать техника помидора: разбейте ваши большие задачи, проекты или цели на то, что вам нужно делать только в течение следующих 25 минут. Это позволяет вам сосредоточиться на одном следующем деле, которое вам нужно сделать, вместо того, чтобы быть ошеломленным масштабами того, что вы берете на себя.Не беспокойтесь о результате — просто принимайте по одному помидору за раз.

Борьба с отвлекающими факторами

Если вас когда-либо прерывали, когда вы находились в состоянии потока, вы знаете, как трудно восстановить фокус. Тем не менее, постоянный поток информации, поступающий через электронные письма, командные чаты и уведомления в социальных сетях, требует от нас все большего и большего внимания.

Хотя было бы неплохо обвинять во всем технологии, недавние исследования показывают, что более половины всех отвлекающих факторов в течение рабочего дня вызваны самим собой, то есть мы теряем фокус.В настоящий момент можно легко оправдать эти внутренние попытки: «Это письмо слишком важно, чтобы ждать» или «Чтобы проверить мой Twitter, потребовалось меньше минуты; это не отвлекает «.

Но эти небольшие перебои складываются! Это не только время, которое вы теряете, отвлекаясь, но также требуется время и энергия, чтобы переориентировать ваше внимание. После переключения передач наш разум может задерживаться на предыдущем задании более чем на 20 минут, пока не восстановится полная концентрация. Подавление импульса проверить Facebook «всего на минуту» может превратиться в 20 минут попытки вернуться к задаче.

Техника Помидора помогает вам противостоять всем этим самопрерываниям и заново тренировать свой мозг, чтобы сосредоточиться. Каждый pomodoro посвящен одной задаче, и каждый перерыв — это шанс сбросить и вернуть ваше внимание к тому, над чем вы должны работать.

Осведомленность о том, на что уходит ваше время

При планировании наших будущих проектов большинство из нас становятся жертвами ошибки планирования — нашей склонности сильно недооценивать время, необходимое для выполнения будущих задач, даже если мы знаем, что аналогичные задачи были выполнены. дольше в прошлом.Ваше настоящее «я» представляет, как ваше будущее действует при совершенно иных обстоятельствах и ограничениях по времени.

Техника Помидора может быть ценным оружием против ошибки планирования. Когда вы начинаете работать с короткими временными сессиями, время перестает быть абстрактным понятием, а становится конкретным событием. Он становится помидором — единицей времени и усилий. В отличие от 25-минутной общей «работы», помодор — это мероприятие, которое измеряет концентрацию внимания на одной задаче (или нескольких простых задачах).

Представление о времени меняется с отрицательного — чего-то, что было потеряно — на положительное представление о совершенных событиях. Чирилло называет это «инвертирующим временем», потому что оно меняет восприятие времени, переходящего от абстрактного источника беспокойства к точному показателю производительности. Это приводит к гораздо более реалистичным оценкам времени.

Писатель Бен Дольник описывает, как его восприятие времени изменилось при использовании этого метода:

«Пять минут в Интернете, измеренные моим таймером, прошли бы за то, что мне казалось примерно 35 секундами.Час исследования, по-видимому, займет от трех до четырех часов. Мой таймер был четким металлическим мерилом, лежащим в тумане моей временной интуиции.

Когда вы используете технику Помидора, у вас есть четкое измерение вашего конечного времени и ваших усилий, что позволяет вам размышлять и планировать свои дни более точно и эффективно. Практикуясь, вы сможете точно оценить, сколько помидоров займет задача, и выработать более последовательные рабочие привычки.

Играйте в вашу производительность

Каждый pomodoro дает возможность улучшить предыдущий. Чирилло утверждает, что «концентрация и осознанность приводят к скорости, один помидор за раз».

Техника помидора доступна, потому что она больше связана с постоянством, чем с совершенством. Каждая сессия — это новый старт для переоценки ваших целей, бросая вызов себе, чтобы сосредоточиться, и ограничьте отвлекающие факторы. Вы можете заставить систему работать на вас.

Мотивируйте себя, чтобы развить свой успех, поставив себе цель добавлять дополнительные помидоры каждый день. Испытайте себя, чтобы выполнить большую задачу за определенное количество помидоров.Попробуйте установить целевое количество помидоров на каждый день, не разрывая цепочку. Думать помидорами, а не часами, просто веселее.

Быстрые советы по помидору

Хотя 25/5 минутные интервалы работы / перерыва являются сердцем техники помидора, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать ваши помидоры более эффективными:

Спланируйте помидоры в advance

Выделите 15 минут в начале рабочего дня (или в конце, если вы планируете на следующий день), чтобы спланировать свои помидоры. Составьте список дел на день и отметьте, сколько помидоров займет каждое задание. (Помните, что задачи, требующие более 5 помидоров, должны быть разбиты на более мелкие, более управляемые задачи. Более мелкие задачи, такие как ответы на электронные письма, могут быть объединены в один помидор.) , убедитесь, что ваш дневной запах не превышает шестнадцати. Если они это сделают, отложите наименее срочные / наименее важные дела на конец недели.

Добавьте в свой день помидоры переполнения

В то время как 8-часовой рабочий день технически оставляет место для шестнадцати помидоров, лучше всего на всякий случай встроить буфер из 2-4 «переполненных» помидоров.Используйте напоминания о переполнении для задач, которые занимают больше времени, чем вы планировали, или для неожиданных задач, которые возникают в течение дня.

Если в конечном итоге они вам не понадобятся, используйте дополнительные помидоры для обучения или задач с более низким приоритетом, которые всегда помещаются в конец вашего списка дел. Гораздо менее стрессово закончить день с лишними помидорами, чем перегружать себя и отстать.

Сколько помидоров в день?

Со временем вы лучше поймете, сколько высококачественных помидоров вы действительно способны выполнить за день.Ничего страшного, если это не полные шестнадцать. Подавляющее большинство людей на самом деле не продуктивны в течение полных 8 часов рабочего дня, а те, кто думают, что они, вероятно, не уделяют им достаточно внимания. Когда дело доходит до помидоров, бросьте вызов себе, но сосредоточьтесь на качестве, а не на количестве.

Поэкспериментируйте с продолжительностью ваших помидоров

Для некоторых видов работы, требующих продолжительных периодов творческого «потока» — мышления, кодирования, письма, сочинения и т. Д. — 25 минут могут быть слишком короткими.Попробуйте продлить работу с более длинными перерывами. Исследование DeskTime показало, что 52-минутное сосредоточение и 17-минутный перерыв — идеальный баланс. Другие предпочитают 90 полных минут с 20-30-минутным перерывом, основанные на ультрадианских ритмах.

Для задач, которые вы откладываете по той или иной причине, 25 минут могут быть слишком длинными. Если вы чувствуете сильное психологическое сопротивление или просто не можете заставить себя сосредоточиться в течение 25 минут, попробуйте 15-, 10- или даже 5-минутный помодоро.

Для большинства людей большую часть времени «золотая середина» находится в диапазоне 25–50 минут для максимальной концентрации с перерывом на 5–15 минут.Попробуйте смешать интервалы, исходя из имеющейся у вас энергии, типа работы и того, насколько задача заставляет вас зарыться в видео с милыми щенками на YouTube.

Отойдите от экранов во время перерывов

Не все перерывы одинаковы. Если ваши рабочие сеансы pomodoro происходят на вашем компьютере, не переключайтесь на Twitter или Instagram, когда таймер сработает. Дайте глазам и мозгу отдохнуть от экранов — значит, ваш телефон тоже! Встаньте, двигайтесь, потянитесь, выйдите на улицу, сделайте мини-медитацию, перекусите, понаблюдайте за птицами из окна. Если вы работаете из дома, сложите одежду или уберите с кухонного стола.

Что бы вы ни делали, ваш перерыв будет гораздо более освежающим для вашего ума, если вы уйдете от пылающего гипноза вашего компьютера или телефона.

Используйте приложение для обеспечения соблюдения ваших помидоров

Люди подвержены ошибкам. Независимо от того, насколько вы мотивированы в начале дня, действительно трудно придерживаться своих помидоров. Возьмите на себя ответственность с помощью приложения для напоминаний о перерывах.

Лучшие из них позволяют настроить продолжительность рабочих сессий, степень навязчивости напоминаний и строгость перерывов.Некоторые заблокируют ваш компьютер на время перерывов.

Мы рекомендуем Big Stretch для Windows и BreakTime для Mac.

Как помодоро с Todoist

Итак, вы уверены, что Техника Помидора — лучшая вещь со времен нарезанного хлеба. Пришло время применить метод к действию. Вот как спланировать свои помидоры с помощью Todoist:

План

В начале каждого дня (или накануне вечером) просматривайте все свои активные проекты и разовые задачи и планируйте все, что вы хотите выполнить, на «Сегодня».

Оцените, сколько помидоров займет каждое задание. Добавьте смайлики помидоров в конец названия задачи, чтобы обозначить свою оценку помидора.

Совет Todoist

Удерживая нажатой клавишу Alt / Option, щелкнув задачу, можно быстро изменить имя задачи, не открывая полный просмотр задачи.

Разбейте все, что больше четырех pomodoros, на более мелкие подзадачи. Например, для проекта под названием «Редизайн веб-сайта» может потребоваться подзадача большего размера, например «найти 5 примеров веб-сайтов для вдохновения».»

Теперь, когда вы откроете представление» Сегодня «, вы увидите свои запланированные задачи вместе с тем, сколько помидоров займет каждое из них. Перетащите свои задачи, чтобы отразить порядок, в котором вы будете работать над ними.

Если у вас больше 12–14 помидоров (помните об этом буфере!), Отложите некоторые из своих задач на следующий день или позже на неделе. Если у вас есть 10 задач, которые вы хотите выполнить в день, вам может быть полезно запланировать только половину list и присвоить метку «@on_deck», чтобы указать задачи, которые вы получите, если у вас будет время.

Совет Todoist

Вы можете добавить задачи, которые вы выполняете каждый день или даже несколько раз в день, как повторяющиеся задачи. Например, у вас может быть задача под названием «Получить нулевой почтовый ящик», запланированную на «каждый будний день». Вот как добавить повторяющиеся сроки выполнения в Todoist.

Работа

Вы начнете свой день с четкого плана того, над чем вы будете работать во время каждого помидора. Вы можете использовать таймер на своем телефоне, физический таймер Pomodoro или любую из множества цифровых альтернатив, таких как Pomodone, который интегрируется с Todoist.

Как только ваш таймер запустится, он должен сработать! Сосредоточьтесь, добавляя любые идеи или запросы, которые поступают как новые задачи, в папку входящих сообщений Todoist. Когда у вас закончится таймер, вы можете просмотреть список, запланировать срочные задачи на более поздний помодор и отложить менее срочные дела на другой день.

Repeat

Создайте мускулы для концентрации, сделав свой pomodoro планированием распорядка дня. Добавляйте задачу в Todoist на одно и то же время каждое утро, чтобы напоминать себе, что нужно спланировать свои помидоры.Испытайте себя, выполняя определенное количество помидоров каждый день, и в конце найдите время, чтобы подумать о том, что прошло хорошо и как вы могли бы улучшить свое внимание в будущем.

Матрица управления временем

Дуайт Д. Эйзенхауэр, тридцать четвертый президент США, думал, что мы должны уделять внимание и время нашей деятельности в соответствии с их важностью и срочностью . Он правильно сказал, что мы слишком склонны сосредотачиваться на вещах, которые одновременно важны и срочны, вызывая реактивное поведение, основанное на том, что должно быть сделано прямо сейчас, вместо того, чтобы сосредотачиваться на вещах, которые важны и не являются срочными, которые станет основой для более стратегического поведения, основанного на долгосрочных целях.

Стивен Р. Кови популяризировал Матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», заявив, что мы живем в четвертом поколении более эффективного управления временем, в котором управление временем само по себе больше не является целью, но управление фокусом в любой момент времени .

Что-то срочное, когда требует немедленного внимания . Срочные дела привлекают ваше внимание и оказывают на вас давление. Ловушка в том, что многие из них легкие, забавные или популярные, но они не важны.

Что-то важно, когда оно способствует достижению ваших среднесрочных и долгосрочных целей , вашей жизненной цели. Вы должны проявлять инициативу, чтобы не пренебрегать важными, но не срочными делами, поскольку они не потребуют вашего внимания. Если вы их игнорируете, они в конечном итоге станут неотложными, и такое поведение приведет вас к порочному кругу, в котором вы всегда будете жить в реактивном режиме, в непрерывном кризисе.

Если вы уделяете слишком много внимания Квадранту I (срочным и важным вещам), он будет становиться все больше и полностью доминировать в вашей жизни.Квадранты III и IV включают вещи, которые не имеют значения, срочно или нет. Эффективные люди проводят больше времени в Квадранте II, минимизируют время, проводимое в Квадранте I, и не слишком беспокоятся о Квадрантах III и IV .

В квадранте II (важные, но не срочные дела) лежит сердце эффективного управления персоналом . Вот то, что позволяет вам жить и действовать превентивно, используя возможности, а не решая проблемы. Такие вещи, как создание и укрепление личных отношений, упражнения, долгосрочное планирование, обучение и т. Д.Чтобы перейти к этому квадранту, вы должны сначала четко определить свои приоритеты, а затем научиться отказываться от других занятий, некоторые из которых являются срочными и очевидно важными.

Статьи по теме:

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она может помочь в управлении временем?

В своем выступлении Дуайт Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

34-й президент Соединенных Штатов, который служил генералом в армии, запускал космические программы и отвечал за развитие межгосударственной автомагистрали, понимал важность эффективного управления временем. Фактически, он разработал целую систему, чтобы уменьшить нагрузку на рабочую нагрузку: Матрица Эйзенхауэра.

Четыре квадранта

Перед лицом растущего выгорания на рабочем месте — с чем сталкиваются почти 23% сотрудников — метод Эйзенхауэра предлагает простую основу, которая помогает людям сбалансировать сумму на своей тарелке.

Этот визуальный метод управления временем, также называемый матрицей срочности и важности, разбивает задачи на четыре квадранта, чтобы помочь определить порядок выполнения по приоритетам. Ячейки помечены от одного до четырех, в каждом из которых указано конкретное действие: выполнить, принять решение, делегировать или удалить.

  1. Дела: срочные и важные (задачи нужно выполнить немедленно).
  2. Решите: важно, но не срочно (задачи, которые вы должны расставить по приоритетам и запланировать, чтобы избежать спешки в последнюю минуту).
  1. Делегат: срочно, но не важно (срочные, но второстепенные задачи, например встречи, которые мешают важным).
  1. Удалить: не срочно и неважно (задачи, которые служат лишь зря тратой времени и которые можно удалить из списка дел).

Срочные и важные

Срочные задачи — это обязанности, которые зависят от времени. Это работа, требующая немедленного внимания и включающая телефонные звонки, встречи и срочные кризисные ситуации, подпадающие под эту категорию. С другой стороны, важные вопросы имеют первостепенное значение для роста и часто имеют эволюционный характер. Они вносят вклад в общую картину, и их часто откладывают, когда на помощь приходят срочные задачи.

Проблема, как вы можете себе представить, в том, что, когда важные задачи отходят на второй план, бизнес может оставаться в застое и не двигаться или развиваться более медленными темпами, чем вы хотите. Это особенно верно в отношении тех важных, но не срочных задач во втором квадранте, которые мы часто упускаем из виду, в то время как задачи в первом и третьем, а часто даже четвертом квадранте имеют приоритет.

Разделение «срочно» и «важно» помогает разделить мысли и принимать решения.Таким образом, матрица Эйзенхауэра позволяет без чувства вины сосредоточить ваше внимание на важных задачах — задачах в первых двух квадрантах — и исключить все, что не способствует вашей роли.

Решая, что важно

Естественно сделать пробел при попытке определить, где все должно поместиться в матрице Эйзенхауэра, особенно когда дело доходит до определения того, что считать «важным». Важно помнить, что срочные задачи важны не только потому, что они срочны.

Лучше всего начать с составления списка дел, который поможет вам визуализировать свои задачи. В конце концов, легче понять масштаб ваших обязательств, когда они записаны на бумаге, а не летают, как мухи в вашей голове.

Следующий шаг — просмотреть список и задать себе два вопроса: будут ли серьезные последствия, если эта задача не будет выполнена, и можете ли вы делегировать эту задачу? Иногда срочные задачи заставляют нас ослеплять нас до такой степени, что мы считаем их более важными, чем они есть на самом деле. Если вы можете исключить задачу из своего списка дел, не затрагивая бизнес, сделайте это. Точно так же, если есть возможность передать задачу коллеге, то это может быть не так важно для вас лично.

Когда у вас будет хорошее представление о том, что составляет важную задачу, вы можете начать разделять задачи по срочности. Надеюсь, этот шаг должен быть более понятным, чем предыдущий. Если его нужно завершить сегодня или в ближайшие пару дней, то это срочно. Если вы можете отложить это на потом, то, вероятно, это не так срочно.

После того, как вы настроили матрицу, ваша следующая задача — начать действовать! Вероятно, вы обнаружите, что ваши приоритеты меняются, что поначалу может показаться немного пугающим. Но цель Матрицы Эйзенхауэра — поддержать инициативу, и со временем она должна стать проще и понятнее.

Объяснение матрицы управления временем Стивена Кови

Хотя время, кажется, летит незаметно, у всех нас одни и те же 24 часа в сутки. Так почему же некоторые люди способны достичь гораздо большего, чем большинство населения? Одно из возможных объяснений можно найти в их умении управлять временем более эффективно, чем другие. Но , как может справиться с потоком задач, которые все требуют нашего немедленного внимания? В то время, когда соблюдение сроков недопустимо, сетка управления временем Кови может помочь вам более эффективно управлять доступным временем. Матрица Кови позволяет вам лучше расставить приоритеты, чем раньше. Идея использования четырех квадрантов для определения приоритета задачи была предложена американским основным докладчиком Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей».Система Кови использует четыре различных квадранта, которые позволяют расставить приоритеты для задач в зависимости от их важности и срочности, помогая вам решить, нужно ли вам решать задачу немедленно или можно ее отложить.

Как видно из рисунка ниже, матрица управления временем разделена на четыре квадранта, которые сгруппированы по важности и срочности.

Источник: Стивен Кови, Семь навыков высокоэффективных людей

Матрица, также известная как принцип срочности-важности Эйзенхауэра, различает важность и срочность:

  • Важные обязанности способствуют достижению ваших целей .
  • Срочные обязанности требуют немедленного внимания. Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Если вы не решите эти проблемы, это приведет к немедленным последствиям.

Вот краткое изложение значения каждого квадранта:

  • Квадрант I важные сроки, требующие высокой срочности
    Первый квадрант содержит задачи и обязанности, требующие немедленного внимания.
  • Квадрант II долгосрочное развитие и выработка стратегии
    Второй квадрант предназначен для элементов, которые важны, не требуя немедленных действий.Кови указывает, что этот квадрант следует использовать для разработки долгосрочной стратегии.
  • Квадрант III отвлекающие факторы с высокой срочностью
    Третий квадрант зарезервирован для срочных, но не важных задач. Кови рекомендует свести к минимуму или даже исключить эти задачи, поскольку они не влияют на ваш результат. Делегирование также является вариантом здесь.
  • Квадрант IV деятельности, не имеющей значения или не имеющей значения
    Четвертый и последний квадрант сосредоточен на задачах и обязанностях, которые не приносят никакой ценности — на несущественных и несрочных элементах.Эти траты времени следует устранить любой ценой.

Если вы примените матрицу управления временем Кови к своей профессиональной и личной жизни, вы заметите, что большая часть вашей деятельности находится в квадрантах I и III. Опыт показывает, что большинство людей игнорируют квадрант II, особенно в области их личного развития.

Однако нельзя недооценивать важность второго квадранта. Если вы заметили большой пробел в этом квадранте, это означает, что вы слишком много внимания уделяете оперативному аспекту, в то время как стратегическая перспектива остается позади.По этой причине Кови рассматривает квадрант II как исключительно важную часть матрицы. Без этого квадранта было бы невозможно эффективное управление временем, поскольку для этого также требуются стратегические элементы.

Объяснение матрицы управления временем Кови

Далее вы можете найти подробное объяснение всех четырех квадрантов, которые можно найти в матрице управления временем Кови.

Четыре квадранта тайм-менеджмента

Квадрант 1 — срочно и важно

Действия в квадранте 1 можно разделить на элементы, которые нельзя было предвидеть, и те, которые могли бы быть.Последнего можно избежать, разработав планы и уделив пристальное внимание их выполнению.

Первый квадрант должен содержать только те виды деятельности и обязанности, которые требуют вашего немедленного внимания. Место зарезервировано на случай чрезвычайных ситуаций и чрезвычайно важных сроков. Если возникнет серьезный кризис, вам придется отложить выполнение других задач.

  • Кризисы
  • Неотложные проблемы
  • Проекты с установленными сроками
  • Экстренные ситуации
  • Подготовка в последнюю минуту
Квадрант 2 — не срочно, но важно

Пункты, найденные в квадранте 2, не имеют высокой срочности, но могут сыграют важную роль в будущем. Этот квадрант предназначен не только для стратегического планирования, но и для вопросов, связанных со здоровьем, образованием, физическими упражнениями и карьерой. В настоящее время вложение времени в эти области может быть не актуальным, но в долгосрочной перспективе это будет иметь огромное значение.

Обратите особое внимание на то, чтобы у вас было запланировано достаточно времени для действий в квадранте 2, чтобы они не превратились в элементы квадранта 1. Это позволит вам повысить вашу способность выполнять задачи вовремя.

  • Планирование
  • Подготовка
  • Обучение
  • Физические упражнения, здоровье и отдых
Квадрант 3 — срочно, но не важно

В третьем квадранте собраны элементы, которые кажутся очень важными, но совсем не важны. Некоторые из этих действий могут быть полностью обусловлены эгоизмом, не принося никакой ценности. Фактически, эти действия — препятствия, которые стоят между вами и вашими целями. Если возможно, попробуйте делегировать эти элементы или подумайте о переносе их.

Если другой человек дает вам задания из квадранта 3, может быть уместно вежливо отклонить его запрос. Если это не вариант, постарайтесь не отвлекаться от постоянных перерывов, назначая временные интервалы тем, кто часто нуждается в вашей помощи. Таким образом, вы сможете решить все их проблемы сразу, не отвлекаясь от регулярной концентрации.

  • Перерывы
  • Встречи
  • Светская беседа
Квадрант 4 — не срочно и не важно

Четвертый и последний квадрант содержит все те виды деятельности, которые вообще не приносят никакой ценности — очевидные тратя время.Все действия, содержащиеся в нем, — не более чем отвлечение; избегайте их как можно чаще. Вы также должны попытаться исключить все элементы из этого списка, какими бы интересными они ни были.

  • Мелочи
  • Расточители времени
  • Бездельничать в Интернете
  • Часы смотреть телевизор

Как применить временную матрицу?

При использовании матрицы «Важно-срочно» рекомендуется попытаться максимально увеличить время, затрачиваемое на занятия в квадранте II. Это позволит вам (в долгосрочной перспективе) сократить деятельность в квадранте I, поскольку многие из них могли бы относиться к деятельности из квадранта II — если бы было реализовано более эффективное планирование.

Цель использования матрицы тайм-менеджмента — выяснить, приближает ли вас определенная деятельность к вашим целям. В этом случае эти обязанности должны быть приоритетными по сравнению с задачами, которые могут потребовать вашего времени, но не способствуют достижению ваших целей. Отложите действия, которые не приносят значительных результатов, до завершения более важных задач.

Сетка управления временем Кови имеет множество возможных применений, два из которых будут объяснены ниже.

Изменение приоритетов вашего текущего списка дел

Временная матрица может применяться как инструмент, позволяющий изменить приоритеты и срочность ваших текущих и предстоящих задач. Разложив задачи и обязанности по соответствующей сетке, вы сможете быстро определить действия, требующие вашего немедленного внимания.

Однонедельные оценки

Второй подход с использованием матрицы управления временем требует еженедельной оценки.Вам понадобится шесть пустых копий матрицы, пять на каждый рабочий день и одна для еженедельной оценки. В конце каждого рабочего дня вы перечисляете все задачи и обязанности, а также количество потраченного времени. В конце недели вы суммируете пять дней своей недели в одной матрице. Обязательно суммируйте количество времени, потраченного на данную задачу.

После того, как вы подведете итоги недели, вы можете оценить, насколько хорошо было потрачено время и нужно ли вам вносить какие-либо изменения.

Что вы думаете о матрице управления временем Стивена Кови? Помогает ли это вам повысить вашу продуктивность?

4 квадранта матрицы управления временем

Люди поступают по-разному, но знаете ли вы, что у большинства из нас общего?

Мы делаем в первую очередь самые срочные дела, не задумываясь о том, что это самое важное.Вы можете сказать «да», это нормально, потому что так обычно и делают.

Правда в том, что вы ошибаетесь. И вот почему: все, что вы делаете в жизни, классифицируется.

Во-первых, это срочность дела (срочно или несрочно), а во-вторых, по важности (важно или не важно).

Затем мы можем создать следующие квадранты тайм-менеджмента:

  1. Прежде всего, это важные и срочные вопросы . Это такие вещи, как кризисы, чрезвычайные ситуации или сроки.Помните бизнес-предложение, которое вы работали сверхурочно, потому что его нужно сдать на следующий день? Это пример того, что нужно сделать прямо сейчас. Но это было напряженно, правда? Но помните, это было дано за несколько недель до крайнего срока? Это указывает на то, как следует решать важные вопросы, прежде чем они станут неотложными, чтобы избежать стресса и конфликтов.
  2. Вторые — важные, но не срочные. Это то, на чем вы должны сосредоточиться и потратить свое время. Все дело в планировании.Решение этих вопросов поможет вам выполнить задачу более эффективно. И при этом вы действительно узнаете больше из этих задач. Это квадрант возможностей, возможность учиться, улучшить себя или свои отношения с людьми и увидеть, что вас ждет.
  3. Третье — это не важные, но срочные дела . Здесь сидит большинство из нас. Мы склонны сосредотачиваться на срочном деле, не задумываясь о его важности. Проблема в том, что мы теряем из виду важные дела.Этот телефонный звонок во время свидания с женой отклоняет вас от того, что вы должны отдавать приоритетом в данный момент. Это влияет на ваши приоритеты только потому, что это срочно.
  4. И наконец, это неважные и не срочные вопросы. Очевидно, это то, что они называют расточителями времени. Таким образом, это в основном вопросы, на которые не следует тратить так много времени, как, например, бессмысленная прокрутка в Facebook или просмотр фильмов. Эти вопросы на самом деле не так полезны для вас, поэтому было бы полезно ограничить свое время на них.

Эта матрица решений, также известная как матрица 4 квадрантов тайм-менеджмента, является детищем Дуайта Эйзенхауэра, награжденного генерала армии и президента Соединенных Штатов.

Он сказал, что мы должны идентифицировать себя с несколькими ролями. Вы можете быть мужем, мамой, дочерью или бизнесменом.

Однако эти роли могут меняться. Они зависят от того, что вы считаете приоритетным. Эти приоритеты будут служить ориентирами для решения поставленных задач для каждой роли.

Допустим, на данный момент ваш приоритет — быть матерью, тогда вы уделяете больше времени заботе о своих детях.

Кроме того, другие роли должны будут справиться с изменением приоритета. Ваша осведомленность о каждой роли и ваших приоритетах позволяет вам все уравновесить.

Кроме того, если вы хотите лучше управлять временем — подумайте о приобретении программного обеспечения для учета рабочего времени для себя и своей команды. С помощью приложения, которое помогает вам отслеживать время, потраченное на задачи, вы можете анализировать, какие задачи занимают большую часть вашего рабочего времени, каковы приоритеты вашей команды и как вы можете сократить время, затрачиваемое на выполнение задач.

В целом, цель Эйзенхауэра временной матрицы четырех квадрантов — добиться реального прогресса в жизни. Жизнь — это не просто быть наемным работником или начальником. Это смесь всего. Обеспечивая гармонию между ролями, мы можем достичь наших целей.

Пожалуйста, включите JavaScript, чтобы просматривать комментарии от Disqus.

Еще сообщения

Матрица управления временем: срочно и важно — жизнь в коробке 2

Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя я не хочу в этом признаваться — своему другу по поводу всех задач, которые мне нужно было выполнить на этой неделе.Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь».

Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что вы имеете в виду,« Живите во второй коробке »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или подожди лекции». Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас написать список всего, что нам нужно, , и , чтобы закончить в течение следующей недели. Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой, до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера. Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу тайм-менеджмента, которая выглядела так:

СРОЧНО НЕ СРОЧНО
ВАЖНО

Квадрант I:
Срочно и важно
«Кризисы» или «Проблемы»

Квадрант II:
Не срочно и важно
«Личные цели»

НЕ ВАЖНО

Квадрант III:
Срочно и неважно
«Отвлекающие факторы»

Квадрант IV:
Не срочно и неважно
«Прерывания»

Рисунок 1 — Матрица управления временем Кови

В нашем списке дел мы должны были расставить приоритеты для наших задач на основе важности, а НЕ срочности, а затем поместить каждое действие в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню ниже.

Понимание матрицы управления временем

«Жизнь во втором ящике» — это концепция, восходящая к принципу принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, популяризированному Стивеном Кови в его знаменитой книге 7 навыков высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям расставлять приоритеты в деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно считать отвлекающими или отвлекающими.

Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность имеет отношение к результату, который способствует миссии, ценностям и высокоприоритетным целям человека.

Вот разбивка по каждому квадранту:

Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто весь день поглощены проблемами и находят покой только в Квадранте IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к соблюдению сроков. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во втором ящике». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но, кажется, никогда не удается решить, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут в коробке два», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать производительность.

Квадрант III: Действия, которые попадают в этот квадрант, являются срочными, но не важными, и их часто принимают за важные. Люди, живущие в квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

Квадрант IV: Действия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными или важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других срочных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, которые тратят время. Лица, проживающие в Квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

Большинство людей живут в квадрантах I и III, не оставляя времени для квадрантов II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица управления временем Кови поможет людям сделать шаг к тому, чтобы быть эффективными и продуктивными.

Как использовать матрицу

Вот шаги для определения приоритетов вашей деятельности:

  1. Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны и хотите, чтобы выполнил в течение следующей недели (или установите период времени по вашему выбору).
  2. Расставьте приоритеты для этих действий на основе важности , НЕ срочности . Вы можете использовать шкалу от 1 до 5 или изменить порядок действий в зависимости от важности; любой вариант будет работать.
  3. Отсортируйте все действия по соответствующим квадрантам в соответствии с указанными выше ограничениями.
  4. Теперь оцените, где вы проводите большую часть своего времени, и подумайте, как вы можете начать работать в направлении Квадранта II.

Теперь, когда вы понимаете основы матрицы, вы можете применить ее и начать двигаться к «живому n ящику два».

В моем следующем блоге я представлю стратегию работы с различными квадрантами и дам совет Стивена Кови о том, как перейти в квадрант II. Если вы хотите получать уведомления о публикации нового блога ArcherPoint, подпишитесь на блогов наших экспертов.

Матрица Эйзенхауэра: Делайте больше … эффективно

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты задач по срочности и важности. Эта структура определяет действия, на которых вы должны сосредоточиться, и те, которые вы должны делегировать или игнорировать.

При консультировании важно, чтобы команда фокусировалась на действиях, которые приносят наибольшую пользу для клиента. Аудиторская группа должна выполнить эти действия как можно быстрее. Поэтому очень важно расставить приоритеты, чтобы неотложные дела не остались незамеченными.Как и в большинстве случаев в жизни, менее срочные задачи часто отнимают ненужное время. Это время лучше использовать для чего-то более срочного / полезного. Принцип Эйзенхауэра , также называемый матрицей срочности и важности, представляет собой основу для установки разумных приоритетов и оптимизации вашего управления временем. Эта структура помогает вам быстро достигать большего количества целей и оказывать влияние.

Что такое принцип Эйзенхауэра?

Принцип Парето утверждает, что 80% результатов могут быть достигнуты с помощью 20% усилий.Однако большинство младших консультантов выполняют остальные 80% задач, которые приводят только к 20% результатов. Дуайт Д. Эйзенхауэр, американский генерал и верховный главнокомандующий союзных держав во время Второй мировой войны и президент США, признал необходимость более рационального использования своего времени во время войны. Он разработал метод управления временем для классификации задач по важности и срочности. Стивен Кови, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», еще больше популяризировал концепцию Эйзенхауэра, поддерживая использование Эйзенхауэром четырех квадрантов для определения срочности задач.

Как работает ящик Эйзенхауэра?

Поле Эйзенхауэра отображается в виде матрицы с четырьмя сферами деятельности:

  • A — важные и срочные: эти задачи с наивысшим приоритетом. Завершите их немедленно.
  • Б — важно, но не срочно. Вы должны выполнить эти задачи, чтобы достичь своих целей. Однако вы можете отложить выполнение этих задач на время.
  • C — срочно, но не важно. Вам следует быстро выполнить эти задачи. Однако задачи второстепенные.По возможности делегируйте эти задачи
  • D — ни важно, ни срочно. Эти задачи не актуальны или вряд ли актуальны для достижения целей. Таким образом, вам не нужно их срочно заполнять. Вы можете часто оставлять эти задачи незавершенными

Используя ящик Эйзенхауэра, вы должны сначала выполнить важные и срочные задачи. Затем посвятите свое время тем делам, которые важны, но менее важны. Делайте менее важные задачи другим или откажитесь от них.

Пример

Сотрудник сидит в своем офисе в Лондоне в 09:00. Проверив утреннюю электронную почту, она читает газетную статью. В 11:00 ее босс ожидает, что на встречу приедет потенциальный клиент. Затем звонит ее телефон. Босс сообщает ей, что она внезапно должна присутствовать на встрече во Франкфурте в короткие сроки и, следовательно, не может присутствовать на встрече. Теперь сотруднику необходимо назначить новую встречу и организовать поездку во Франкфурт. Боссу тоже нужны определенные отчеты для поездки.Если сотрудник следует принципу Эйзенхауэра, он:

  1. Предоставить отчеты, необходимые боссу для поездки (задача)
  2. Назначить новую встречу с клиентом (задание Б)
  3. Делегат покупает авиабилет в отдел путешествий компании (задача C)
  4. Прочитать газетную статью (задание D)

Eisenhower.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *