Важно не важно срочно не срочно: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Что сюда относится: задачи, которые нужно решить здесь и сейчас, чтобы избежать трудностей; дела, от которых зависит ваша цель; вопросы здоровья.

Главное — чтобы список дел в этом квадрате не был огромным и постоянным. Если в нем половина (или даже больше) списка задач, то тут уже стоит задуматься над своей продуктивностью и переосмыслить свою эффективность в целом. Чтобы в этом секторе было меньше задач, необходимо хорошенько проработать остальные три.

Квадрат В — важно, но не срочно

Что сюда относится: обыденная важная деятельность.

Подходя к этим задачам, необходимо быть максимально внимательными. Проработав квадрат В, вас ждет достижение цели/целей. Эти планы не торопят и не вводят вас в стресс, а значит нет никаких препятствий, чтобы сделать все максимально точно. Главное — не затягивать, иначе задачи из этого квадрата могут перейти в квадрат А.

Квадрат С — срочно, но не важно

Что сюда относится: отвлекающее.

Эти задачи не помогают приблизиться к основной цели, мешают сосредоточиться на главном и при этом забирают много энергии. Очень легко перепутать дела из квадрата А с пунктами из квадрата С. Поэтому внимательно пересмотрите их и корректно оцените важность.

Квадрат D — не срочно и не важно

Что сюда относится: любимые дела, которые по сути не несут никакой пользы для выполнения цели.

Это просмотр фильмов, видео на Youtube, прослушивание музыки, соцсети, разговоры по телефону и остальные развлечения. Работа мозга здесь не особо задействована, а значит дела из квадрата D стоит перенести на конец дня.

Как видим, матрица Эйзенхауэра – действительно полезный инструмент тайм-менеджмента, который помогает «отделить зерна от плевел» и четко приоритизировать задачи. Конечно же, есть множество других методик, которые могут подойти персонально вам. Но попробовать эту технику однозначно стоит! Начните сейчас, воспользовавшись листом бумаги, блокнотом или электронным шаблоном матрицы. Успехов!

советы бизнесменов — Блог компании «Деловой»

Планирование дел — одна из самых больных точек занятого человека.

Есть сотни книг о том, как лучше организовать свое время. Мы не будем их вам пересказывать. Практика всегда интересней теории. Поэтому мы обратились за советами к деловым людям, которые решили для себя проблему тайм-менеджмента.

Рассортируйте дела по приоритетам

Инна описала матрицу Эйзенхауэра. Методика действительно простая — составляем полный список задач и дел. Потом отвечаем по каждому пункту всего на 2 вопроса:

— Это важно?

— Это срочно?

Варианты ответа  — только да и нет. Потом образовавшиеся группы задач распределяем по 4 ячейкам.

Избавьтесь от задач-времяпоглотителей

Ничего не успеваете? Попробуйте на один день включить режим «фотографии рабочего дня» — зафиксируйте хронометраж по всем вашим задачам. В этом вам помогут удобные сервисы для точного учёта времени — например, тайм-трекер Toggl.

А затем проанализируйте свой день: какие задачи было не обязательно выполнять сегодня? Какие сторонние задачи вы выполняли в течение дня? Что можно было делегировать? На выполнение каких задач у вас ушло больше времени, чем требуется?

Отвечая на эти вопросы, вы обнаружите задачи-времяпоглотители, которые отвлекают вас от выполнения приоритетных задач. Сделав соответствующие выводы, вы можете оптимизировать ваше рабочее расписание.

Наведите порядок в планировщиках задач

Неважно, чем вы пользуетесь — «Мегапланом», «Битриксом» или Asana: любой сервис для совместной работы превращается в пожирающий ваше время хаос, если ваша команда не соблюдает единые правила пользования этим инструментом.

Как только вы наведете порядок в вашем планировщике задач — вы перестанете терять ценное время на поиск нужной информации по проектам.

Ведите личные и рабочие дела в одном списке

Часто бывает так: на работе вы гуру, а дом покрылся пылью, домашнее задание с детьми делает бабушка, а поход к стоматологу переносился уже 3 раза.

Все это потому, что рабочие дела спланированы тщательно, а для личных и домашних задач инструмента нет. Поэтому они накапливаются и в итоге превращаются в огромную гору — и непонятно, с которой стороны к ней подступиться.

Интересный выход — планировать личные и рабочие дела в единой системе.

Не забывайте про свое здоровье

Таски, таски, таски — вам хочется успевать сделать всё и даже больше, поэтому вы жертвуете своим личным временем на выполнение задач по работе. Помните, что  постоянно трудиться в таком режиме нельзя — ресурс вашего организма не безграничен. Организму необходима подзарядка, которую вы можете ему дать через отдых и физическую активность — только так ваш мозг будет работать эффективнее.  Если вы не хотите однажды просто-напросто «сломаться» — не забывайте о здоровье.

Делегируйте рутинные задачи

Если вы занимаете руководящую должность — бойтесь рутины, она безжалостно относится к вашему времени. Ваши знания и навыки нужны для решения действительно важных дел — не отвлекайтесь на мелкие задачи. Делегируйте задачи, где не нужны ваши компетенции, другим сотрудникам — секретарям, юристам, IT-специалистам и т. д.

Матрица Эйзенхауэра: важно-неважно, срочно-не срочно | магия стервы!

Гадали в детстве на ромашке? Когда надо отрывать поочередно лепестки и с замирающим сердцем ждать последнего: «любит-не любит»…

Наверно, да.

Но во взрослом возрасте мы гадаем иначе. Берем вместо ромашки огромный список дел и по нему начинаем выяснять: срочно-не срочно, важно-неважно, нужно или нет, делать или потом.

В итоге (чаще всего бывает именно так) мы делаем то, что проще и быстрее.

А потом выясняем, что основные дела так и не сделаны и уже превратились в огромного «слона». А сами мы стали этакими «белками в колесе».

Вот чтобы этого не происходило, нужно следовать одной простой схеме.

Имя ей – матрица Эйзенхауера.

Очень просто, но требует некоторого времени на начальном этапе.

Матрица Эйзенхауера – гадание по делам

Первое, что очень важно и нужно сделать – выгрузить все дела, скопившиеся за долгое время на бумагу.

Все!

Большие и мелкие, повседневные и будущие, срочные и «так себе». Это принесет еще и дополнительную пользу – точно знаю!

Потом чертим саму матрицу. В ней два столбца и две строки. Их подписываем – произвольно «срочно», «не срочно», «важно» «неважно». Получилась маленькая таблица.

Теперь все дела раскидываем по секторам. Так как у меня их много, то я оставляю список, но разбиваю его на группы. Всего их будет 4:

Срочно и важно

Важно и не срочно

Не срочно и неважно

Неважно и срочно

И теперь начинается самое интересное.

Цель любого человека, стремящегося к комфорту, счастью и успеху – дела важные и несрочные. Ведь чаще всего тут и здоровье, и развитие, и качественный отдых!

Но мы их обычно не делаем. В приоритете всегда срочность: важная, неважная – не суть.

Поэтому теперь нужно спланировать свою занятость таким образом, чтобы:

1. Неважные и срочные делались строго по плану или делегировались кому-то

2. Срочные и важные сделались и по возможности более не появлялись. Далее же планировать дела без цейтнотов и авралов.

3. Неважные и несрочные – или не делать совсем, или отдать на выполнении другому человеку.

В итоге должно освободиться время на важные и срочные дела, которые будут приносить радость, помогать движению к цели и просто наполнять жизнь смыслом и позитивом!

как заставить мозг работать на максимум

Что включает в себя умение учиться и почему это вдруг стало модным? Сколько сил нужно, чтобы освоить что-то новое? Одержимые познавательной страстью, мы часто хватаемся за книги, курсы, вебинары, но еще чаще бросаем все на полпути, едва ли выполнив и половину задуманного. Так случается, когда нет четкой системы и понимания, что за чем следует. О том, как договориться с собственным мозгом и разложить в нем все по полочкам, – школьникам «Сириуса» рассказала методолог-разработчик платформы «СберКласс», кандидат педагогических наук Валентина Браташ.

Система постановки целей и Матрица Эйзенхауэра

Когда от задумки можно приступать к действиям, и с чего начинать, чтобы все-таки дойти до финальной точки? Например, с умного планирования. В системе управления проектами и в тайм-менеджменте есть технология правильных целей, она называется SMART. Где S – это Specific (конкретность и ясность), M – Measurable (измеримость), А – Achievable (достижимость), R – Relevant (согласованность, важность) и T – Time bound (определенность по срокам). 

Если свою идею – например, научиться свод читать классическую литературу на английском – разложить по этим критериям, то мы сможем обобщить всю имеющуюся информацию и понять объем работы, установить примерные сроки ее выполнения, определить достаточность ресурсов. Словом превратим мечту в ясную, точную и конкретную задачу.

• SMART-цели хорошо подходят для краткосрочного планирования и для ситуаций, когда результат можно прогнозировать. Такая технология облегчает процесс планирования, делает планы понятными и осуществимыми.

Еще один полезный инструмент – Матрица Эйзенхауэра. Скажем больше, это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Его суть в том, чтобы распределить свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы. Это до смешного просто, потому ячейки в нем называются «срочно и важно», «срочно и не важно», «не срочно, но важно», «не срочно и не важно». 

Уже понятно, что с помощью такого метода можно отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что на самом деле имеет значение. Оказалось, самый главный квадрат в этой системе B: «не срочно, но важно». Туда вносятся «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Квадрат Декарта и шесть шляп мышления

Каждое наше действие – особенно на пути к цели – это маленькое решение, принимаемое  осознанно или неосознанно. Можно стать значительно эффективнее, если научиться делать правильный выбор и в нужный момент. Например, при помощи простой техники «Квадрата Декарта” можно легко установить наиболее значимые критерии выбора и оценить их последствия. Например: поступать ли в магистратуру в этом году? А может пока сконцентрироваться на важной стажировке?

Как это работает. В основе «Квадрата» лежат четыре вопроса: 

а) что я получу, если это произойдет? 

б) что я получу, если этого не произойдет? 

в) что я потеряю, если это произойдет?

г) что я потеряю, если этого не произойдет?

Честные и вдумчивые ответы позволят рассмотреть вопрос со всех сторон и понять, нужно ли тебе это сейчас, сможешь проанализировать все «за» и «против». Если взять эту технику за привычку, то ты легко научишься просчитывать действия на несколько шагов вперед. 

• Квадрат Декарта – это инструмент, позволяющий семь раз отмерить, прежде чем один раз отрезать

Навести порядок в голове помогут также «Шесть шляп мышления». У каждого головного убора свой цвет и символ. Шляпы мышления помогают взглянуть на любой вопрос с разных сторон. «Примеряй» их по очереди: белая шляпа отвечает за факты (рассматривается вся доступная информация), красная отвечает за интуицию (а что, если…), черная шляпа – это критика (посмотри на проблему логически, найти ошибки, разберись, что делаешь не так), желтая открывает возможности (посмотри на вопрос позитивно, найди плюсы и выгоды), зеленая отвечает за креатив (а что, если подойти к вопросу нестандартно, смело?). Последняя, синяя шляпа – самая главная, она отвечает за управление. Обобщи и зафиксируй все результаты, посмотри, сколько вариантов решения вопроса ты только что нашел.

Рыбий скелет: техника «Фишбоун»

Фишбоун – это техника, которая учит работать с информацией. По сути, это прием критического мышления. При помощи схемы «рыбьего скелета» удобно генерировать новые идеи. Особенно им полезно пользоваться во время «мозгового штурма». Итак, представь скелет рыбы (или нарисуй его графически), где голова будет означать проблему, верхние косточки – причины, нижние косточки – факты как следствие причин, а хвост – обобщающий вывод.

Например, рассмотрим роман «Войну и мир» в системе фишбоун. В голове рыбы поставим вопрос (проблему): изменился ли Пьер Безухов? Причины, которые могли этому способствовать (верхние косточки): 

а) философские поиски

б) война

в) мудрость 

г) влюбленность

Напротив каждой категории ставим факт (нижние косточки): 

а) он пересматривает свое отношение к крепостничеству

б) уходит на войну, хоть это противоречит его взглядам

в) встречает Платона Каратаева, который меняет его отношение к жизни 

г) влюбляется в Наташу Ростову и создает с ней семью

Какой вывод можно сделать в хвосте скелета? Путь Пьера Безухова к простому счастью был длинный, и в этой эволюции мы видим, как меняется не только его жизнь, но и он сам. 

Работающих приложений и инструментов, которые помогают правильно использовать свои знания и не терять мотивацию существует немало, каждый может подобрать технику обучения под себя. Главное не забывать о коммуникациях, критическом мышлении, управлении временем и всегда взвешенно подходить к решению задач.

Приоритеты ~ Проза (Психология)

Матрица Эйзенхауэра
Материал http://www.psychologos.ru/articles/view/matrica_eyzenhauera
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно« по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Материал www.psychologos.ru/articles/view/zhiznennye_prioritety_dvoe_zn__ierarhiya_motivov
У человека ценностей много. Чтобы жить, он выстраивает их в определённом порядке, в определенной иерархии. Иерархия – это порядок, когда главное наверху, а менее важное располагаются под ним, занимают подчиненное положение.
Когда ценности выстроены – мы говорим, что человек созрел, понимает, чего хочет. Что он – цельная личность. Выстроить свои ценности в определенную и самому себе ясную иерархию — задача особая и не для всех простая.
При этом нормально, если в разные периоды жизни у человека порядок ценностей меняется. Часто это касается даже коротких отрезков времени.
Утром у многих основная ценность – это работа, на неё стремятся успеть. Вечером – наоборот, ценнее семья и дом, и важно успеть туда. До поступления в институт главной ценностью для студента является учёба, а после поступления учёба может уступить место чему-то другому. Это — нормально. У здоровой и сформировавшейся личности ценности упорядочены, человек знает, что на данном этапе жизни для него самое важное (самоценность), а что является ценностью второго уровня или ценностью служебной: средством достижения ценностей более высокого порядка.
При наличии личностного здоровья, готовности к развитию направленность личности определяется приоритетами между тремя главными направлениями развития, тремя основными кругами ценностей:
Личная жизнь и отношения,
Дело, бизнес, работа,
Собственное развитие
Направленность личности
Иерархия мотивов личности определяет самое главное в человеке, направленность его личности. Направленность личности — это то, что человеку действительно дорого, к чему он на самом деле стремится. Хотите понять в человеке главное — поймите, что движет этим человеком, каковы его настоящие стремления.

Коллинз: делайте то, что важно, а не только то, что срочно

Если вы вообще похожи на меня, вы живете и дышите своим списком дел каждый день — постоянно проверяя, редактируя, вычеркивая выполненные задачи и добавляя новые.

Этот простой подход с использованием списков работает достаточно хорошо, но это явно не самый эффективный или действенный способ выполнения задач, особенно в те времена, когда количество и масштаб задач становятся непомерными.

, особенно в периоды стресса и перегрузки, я решил разбить свой длинный список дел на четыре основных блока, чтобы я мог сосредоточить свое время и внимание на том, что важно, а не только на том, что срочно.

Как показано в прилагаемой таблице, все задачи могут быть оценены на основе их относительной важности и срочности. Те, что указаны в верхнем левом поле, одновременно важны и срочны: они требуют моего времени и внимания сразу же — как соблюдение крайнего срока для статьи в Long Island Business News!

Те, кто находится в правом верхнем квадранте — важные, но не срочные — могут быть такими же простыми, как позвонить другу, но они также могут включать в себя работу над стратегическими целями, долгосрочное планирование или инвестиции в людей.У этих задач обычно нет сроков, и на самом деле это не просто задачи. К сожалению, их часто легче всего отложить на неопределенный срок.

И, наконец, те задачи, которые относительно неважны, либо делегируются другим, либо просто устраняются.

В часто сумасшедшем мире инвестиционного банкинга, где огромное количество конкурирующих задач может быть огромным, я стараюсь каждое утро сесть первым делом и обновить свой список дел в этом формате матрицы: сначала важные / срочные дела — все остальное позже либо делегированы, либо полностью ликвидированы.

И в часто сумасшедшем личном мире та же самая матрица тайм-менеджмента может быть одинаково полезной — будь то время для семьи или выделение времени для игры в гольф. Решите, что важно, расставьте приоритеты, сосредоточьтесь на том, что срочно — и отпустите относительно несущественную ерунду, которая, кажется, засоряет наши загруженные календари и вызывает столько беспокойства.

Вопрос не в том, сколько задач я выполняю каждый день, а в том, чтобы сосредоточить внимание на расстановке приоритетов и выполнении того, что является наиболее важным и наиболее срочным.

Эта концепция управления временем наиболее известна тем, что была принята президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, и на самом деле ее иногда называют «ящиком Эйзенхауэра». Он также известен тем, что отмечал, что «то, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Кен Коллинз — управляющий партнер KBC & Associates, консультационной фирмы по слияниям и поглощениям, расположенной в Хантингтоне, штат Нью-Йорк. Посетите: www.KBCandA.com.

Это срочно или важно?

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

`Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

Автор Стивен Кови популяризировал систему Эйзенхауэра для личного и коммерческого использования. Матрица управления временем Кови — это эффективный способ организации вашего рабочего дня и повседневных приоритетов. Он состоит из четырех секторов, сгруппированных по срочности и важности. (Важно и срочно; важно, но не срочно; не важно, но срочно; не важно, не срочно.)

Хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность. Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочное. . Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям, будь то профессиональные или личные. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем оперативно. , что помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.Перевести … меньше стресса.

Срочные задачи требуют немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи переводят нас в реактивный режим, — торопливое и узконаправленное мышление. Мы часто сосредотачиваемся именно на них, потому что если мы не будем иметь с ними дела, то последствия будут немедленными. Конечно, они должны быть выполнены, но это не те задачи, которые принесут нам наибольшее удовлетворение в жизни.

Когда мы знаем, какие задачи являются важными, а какие срочными, мы можем лучше распоряжаться своим временем, чтобы делать то, что необходимо для нашего успеха.

Матрица представляет общее время, которое у вас есть в любой заданный день, неделю, месяц или даже год.

• Квадрант 1 — Важные и срочные — задачи, требующие немедленных действий и обычно состоящие из кризисов, проблем или сроков.

• Квадрант 2 — Важные, но не срочные -задачи обычно сосредоточены на наших долгосрочных целях, таких как укрепление отношений, планирование на будущее и самосовершенствование. Помня о различии между срочными и важными задачами, легко увидеть, что задачи во втором квадранте имеют высокий приоритет, но ими можно пренебречь.

• Квадрант 3 — Не важно, но срочно Задачи могут включать собрания, прерывания, телефонные звонки и т.п. Без сознательного усилия сделать иначе, можно потратить большую часть дня на эти предметы. Остерегайтесь — если вы не планируете активно выполнять задачи до крайнего срока, вы можете постоянно тушить пожар. И это совсем не весело !!

• Квадрант 4 — Не важно и не срочно — Вот куда уходят «задачи», такие как просмотр телевизора, чтение и социальные сети.Поскольку это привлекательные проекты или приятные занятия, существует большой риск, что можно уделить им время и проигнорировать важные или срочные. Они могут не быть срочными или важными, но они необходимы для вашего счастья, и вам нужно запланировать и выделить для них время.

Матрица Эйзенхауэра: высокая производительность и устранение шума

Матрица Эйзенхауэра — это мощная ментальная модель, которая помогает вам работать над самым важным и добиваться большего.Давайте посмотрим, как это работает, чтобы вы могли применить его сегодня.

Дуайт Эйзенхауэр был не только 34-м президентом Соединенных Штатов. До этого он был пятизвездочным генералом армии, отвечая за командование союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны. Он также был верховным главнокомандующим НАТО и президентом Колумбийского университета.

Тайм-менеджмент Эйзенхауэра ходил легенды. Независимо от роли или окружения Эйзенхауэр последовательно добивался результатов на протяжении десятилетий.Простой инструмент, который он создал, чтобы никогда не путать важное с срочным, помогает нам расставлять приоритеты в нашем времени.

Как он так многого добился?

Самые срочные решения редко бывают самыми важными.

Дуайт Эйзенхауэр

Эйзенхауэр использовал простой инструмент под названием Матрица Эйзенхауэра. Вы можете нарисовать его на чистом листе бумаги и начать использовать уже сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех частей, которые вы используете для категоризации работы, которая находится перед вами:

1. Важно, но не срочно
2. Срочно и важно
3. Срочно, но не важно
4. Не важно и не срочно

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты для вашего времени.Настоящая ценность этого инструмента в том, как он помогает вам различать важное и срочное. Как сказал Эйзенхауэр, «то, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Разница между срочным и важным

Срочные задачи зависят от времени и требуют внимания. Эти задачи могут быть любыми: от ответов на электронные письма и телефонных звонков до получения отчета через 20 минут.

Срочные задачи часто заставляют нас реагировать.Мы в стрессе. Мы находимся под давлением. Время идет. В результате мы редко думаем оптимально. Итак… мы спешим. А поскольку мы торопимся, мы часто принимаем неверные решения. Решения, которые будут иметь последствия в будущем и разрушить нашу будущую продуктивность. Ничто так не снижает продуктивность, как решение проблем, потому что мы реагировали и спешили с принятием решения.

Важные задачи двигают нас вперед. Это то, чего мы хотим добиться, и которые продвигают нас к нашим самым важным целям. Эти задачи преднамеренные.Они требуют пристального внимания.

Вкладывайте лучшие часы своего дня в самую большую возможность, а не в самую большую проблему.

Шейн Пэрриш

Большинство из нас не работают над тем, что срочно и важно. Эти задачи требуют нашего внимания и немедленных действий для решения сегодняшних проблем.

Когда все наше время уходит на решение сегодняшних чрезвычайных ситуаций, мы непреднамеренно создаем завтрашние проблемы.

Матрица Эйзенхауэра на практике

Матрица Эйзенхауэра помогает устранить почти все, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее эффективном использовании времени.

Вот как вы можете использовать его для вас.

Отбросьте все неважные и несрочные дела, которые не дают вам энергии.

Записывайте важные и несрочные задачи в свой календарь. Выделите 60-90 минут в день вашего лучшего времени и сделайте его неприкосновенным. На этот раз вы создаете ценность.

Работа над важными и неотложными задачами рядом. Это также должно быть запланировано. Когда у вас слишком много этих задач, это знак сделать шаг назад и подумать.Что-то не так.

Делегируйте неважные срочные задачи. Это требует внимания, но не обязательно вашего внимания. Наймите помощника на полставки. Делегируйте кого-нибудь из вашей команды.

Было бы полезно подумать о своем дне в трех равных частях. Первая часть — лучшее время дня. Поместите это в свою самую большую возможность (важную и несрочную). Следующая часть касается того, что важно и срочно. Заключительная часть предназначена для всех неважных срочных задач, которые вы не можете делегировать, например, встреч.На практике мы часто делаем прямо противоположный график. Неважные срочные дела, такие как встречи, занимают наше утро. Важные и срочные задачи решаются в промежутках между встречами и во второй половине дня. И только после того, как все уйдут из офиса и мы морально истощены, у нас появляется время для важного и несрочного.

Если вы хотите повысить свою продуктивность, вкладывайте лучшее время дня в самые большие возможности, а не в самые большие проблемы.

Все еще любопытно? Ознакомьтесь с матрицей решений: как расставить приоритеты.

То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно — Организуйтесь — Онлайн-календарь — Планировщик

Матрица Эйзенхауэра — это президентское понимание продуктивности: вскоре после того, как Эйзенхауэр стал президентом, он посетил кампус Северо-Западного университета, чтобы выступить с речью. То, что он сказал, навсегда изменило представление о «продуктивности».

Он сказал: «У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Матрица Эйзенхауэра

Именно эта цитата породила то, что известно — в кругах продуктивности — как «Матрица Эйзенхауэра». Эта матрица состоит из четырех секторов: важный и срочный, важный, но не срочный, не важный, но срочный, и не важный и не срочный

Стивен Кови разработал эту концепцию продуктивности в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей.«Как руководитель, вы можете использовать эту матрицу в своей повседневной жизни, чтобы быть более эффективным.

Ищите важный и несрочный квадрант

Нетрудно понять, что важные и несрочные проекты — это те проекты, которые окажут наибольшее влияние на достижение ваших целей, это действия, которые вносят вклад в вашу миссию и соответствуют вашим ценностям.

Знание этого не облегчает расстановку приоритетов для этих проектов. Важные дела, которые не являются срочными, требуют большей инициативы.Вы должны действовать, чтобы воспользоваться возможностью — чтобы что-то произошло.

Каковы долгосрочные последствия сегодняшних действий или бездействия?

Один из моих любимых способов изменить свое отношение к этим проектам и действовать в соответствии с важными — это подумать о долгосрочном влиянии сегодняшних действий на эти проекты:

• Если я отложу принятие решения сегодня, как это повлияет на мою способность достичь своих целей через 6–12 месяцев?
• Соответствуют ли срочные действия, привлекающие мое внимание, моим ценностям?
• Если бы я жил своей миссией, взял бы я на себя инициативу действовать сегодня?

Сегодня потратьте несколько минут на создание собственной матрицы Эйзенхауэра и начните наблюдать, на что вы тратите свое время и энергию.Получите некоторую ясность в том, что важно, задав себе следующие вопросы:

• Что бы вы могли сделать, чего не делаете сейчас, что, если бы вы делали это на регулярной основе, могло бы иметь огромное положительное значение в вашей личной жизни?
• Что в вашем бизнесе или профессиональной жизни могло бы принести аналогичные результаты?

Срочно или важно: как добиться максимальной рентабельности инвестиций в список дел | автор Elyssa Respaut

Кто из нас начинает свой день с намерением быть максимально эффективным и продуктивным? Вы хотите максимально эффективно распоряжаться своим временем и переместить как можно больше задач из «Задачи» в «Завершенные».Ваш день начинается с мотивации и сосредоточенности. Между выполнением задач предыдущей недели, которые вам еще предстоит выполнить, и выполнением большего количества задач по мере их назначения, ваш день может быстро выйти из-под контроля.

Может показаться, что с каждым днем ​​появляется все больше «пожаров», которые необходимо «тушить».

Вам может казаться, что вы теряете контроль над своим днем ​​и неделей, возможно, даже над своим разумом и своей мотивацией. Итак, как сделать все и сделать всех счастливыми? Что ж, к сожалению, вы не можете сделать всех счастливыми, но вы можете внедрить новую систему, которая поможет вам оценивать, классифицировать задачи и действовать более эффективно и продуктивно.Это должно по крайней мере сделать вас счастливее.

Первый шаг к тому, чтобы взять под контроль свой рабочий день, — это определить, что срочно, а что важно. Матрица решений Эйзенхауэра, популяризированная в бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», была разработана 34-м президентом США и пятизвездным генералом Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр привел союзные войска к победе во Второй мировой войне и стал первым верховным главнокомандующим НАТО. Став президентом, Аляска и Гавайи стали штатами, он построил федеральную межгосударственную систему и создал НАСА.Эйзенхауэр привык к огромной ответственности и решать великие задачи, но как ему это удалось? Как он определил, какие задачи сделать приоритетными для достижения своих целей? Излишне говорить, что Эйзенхауэр кое-что знал об эффективном и действенном использовании времени и объяснил свой процесс принятия решений с помощью матрицы.

Матрица довольно простая: 4 прямоугольника, разделенных осями X и Y. Ось X представляет собой диапазон от срочного до несрочного, а ось Y представляет собой диапазон от не важного до важного.

Первый квадрант помечен как «важно и срочно» с директивой «делать сейчас». Второй квадрант помечен как «важно и не срочно» с директивой «делать позже». Третий квадрант помечен как «не важно и срочно» с директивой «делегат». Четвертый квадрант помечен как «не важно и не срочно» с директивой «исключить».

Принцип Эйзенхауэра требует, чтобы вы обдумывали, какие задачи считаются достойными вашего времени и соответствуют вашим целям, путем разделения задач на срочные задачи, и важные задачи. Распределение задач по определенным квадрантам помогает прояснить ваши приоритеты и улучшить ваше время. Выполнение назначенной директивы устраняет отвлекающие факторы и направляет внимание на те задачи, которые имеют самый высокий ROI (возврат инвестиций) вашего времени, внимания и усилий.

Что такое «срочные» задачи? Срочные задачи — это задачи, требующие немедленного внимания. Обычно последствия невыполнения этих задач проявляются незамедлительно. Часто эти задачи выполняются ради достижения чьих-то целей или нужд.

Какие «важные» задачи? Важные задачи — это задачи, которые соответствуют вашим профессиональным или личным целям. Это задачи, которые вы хотите выполнить, преследуя свои собственные мечты или потребности.

Согласно Эйзенхауэру, вы должны проводить большую часть своего времени во втором квадранте: вопросы, которые считаются НЕ срочными, но важными. Таким образом, вы можете отказаться от неважных, срочных (которые могут потребовать много времени без соответствующей рентабельности инвестиций) и сосредоточиться на задачах, которые помогут вам развивать свой бизнес, карьеру или реализовать свои мечты.

СПИСОК все дела, которые вы должны делать в течение рабочего дня, включая ваше личное время. В наши дни редко бывает четкое разделение между личным и рабочим временем (благодаря электронной почте и смартфонам), поэтому перечислите все свои повседневные дела.

КАТЕГОРИЙТЕ каждого действия в один из 4 секторов:

1) ВАЖНО И СРОЧНО. Обычно в эту категорию попадают 2 ситуации: непредвиденные обстоятельства и задачи, вызванные прокрастинацией.В любой ситуации использование тайм-менеджмента может помочь эффективно справиться с задачами такого типа. Кризисы с клиентами и проблемы с персоналом также являются примерами. Построение времени для решения важных и срочных задач в течение дня помогает вам контролировать свой день, назначая определенное время для решения этих задач (если возможно) вместо того, чтобы эти задачи прерывали и сорвали часть дня.

Например, если компания работает по восточному стандартному времени, а ее клиенты работают по тихоокеанскому стандартному времени, выделение 1 часа в 12:00 по восточному стандартному времени (9:00 по тихоокеанскому стандартному времени) для решения важных и срочных задач определяет время на « firefight »любые задачи, которые могут возникнуть в начале рабочего дня клиентов и требуют немедленного решения.

2) ВАЖНО, НО НЕ СРОЧНО — Это задачи, которые помогают достичь ваших личных и / или профессиональных целей. Примерами являются создание сетей, построение отношений и разработка систем или стратегий. Планируйте выполнение этих задач каждый день, чтобы они не становились важными и срочными (или НЕ откладывать на потом). Это будет приводить к ощущению выполненного долга и прогресса каждый день.

3) СРОЧНО, НО НЕ ВАЖНО — Это задачи, которые мешают вам достичь ваших целей.Примеры — банальные запросы от других и неверно направленные электронные письма. Это те, кого вы можете «тушить» ежедневно. Определите, можете ли вы их перенести или делегировать эти задачи. Опять же, это ситуация, когда управление временем и планирование определенного времени для решения этих задач даст вам контроль над своим временем и днем, а также установит границы (давая другим конкретное время, когда они могут обратиться к вам или ожидать ответа от вас).

4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО — Это задачи, которых следует избегать любой ценой.Сплетни, чрезмерная болтовня и бесцельный интернет-серфинг — примеры. Эти задачи отнимают много времени и не способствуют достижению ваших профессиональных или личных целей. Здесь вы начинаете практиковать «Нет» как законченное предложение. Возможно, вы захотите объяснить, почему эти задачи не являются приоритетными и почему вы не будете заниматься ими, чтобы «провести черту на песке», чтобы другие могли понять ваши границы и знали, что не стоит беспокоить вас такими мелочами. .

Использование матрицы решений Эйзенхауэра может избавить от обременительного ощущения, что у вас слишком много дел и недостаточно времени для этого.Это также может облегчить разочарование при попытке решить, какой элемент выполнить первым, когда вы чувствуете, что у вас так много важных дел. Это также одна из простейших систем управления временем, которая может работать независимо от того, является ли ваш рабочий процесс полностью цифровым или с ручкой и бумагой. Вспомните цитату, которую часто приписывают Эйзенхауэру: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Попробуйте и при необходимости отрегулируйте, но придерживайтесь основных принципов, которые были у Эйзенхауэра. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы всегда можете написать нам в Твиттере, чтобы получить ответы на свои вопросы.

Срочные или важные — свободные концы Свободные концы

«Срочные проблемы редко бывают важными».
— Бывший президент Дуайт Эйзенхауэр

Случалось ли это когда-нибудь с вами? В конце напряженного дня вы садитесь и обнаруживаете, что думаете обо всех вещах, над которыми вы взялись. Вы понимаете, что были очень заняты, но по какой-то причине не чувствуете, что действительно чего-то добились. У вас все еще есть длинный список важных дел … добрые намерения, которые были в этом чертовом списке неделями, даже месяцами.Вы спрашиваете себя: «Если я так много делаю, почему мне кажется, что я никуда не пойду?»

Дело в том, что оставаться занятым — это не то же самое, что оставаться в курсе дел. Видите ли, хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность. Эффективное управление временем и достижение того, чего вы хотите достичь, требует тратить большую часть вашего времени на важные, а не только срочно важные дела.

Давайте посмотрим на разницу между ними:

• Важные действия имеют результат, ведущий к достижению ваших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные дела требуют немедленного внимания и часто связаны с достижением чужих целей.

Мы часто концентрируемся на неотложных делах; они требуют внимания, потому что последствия отказа от них немедленные.

В книге First Things First Стивен Кови описывает структуру для определения приоритетов задач, которая в основном нацелена на достижение долгосрочных целей за счет задач, которые кажутся срочными, но на самом деле менее важными.

Вот как это работает … эта матрица 2 × 2 классифицирует задачи как срочные и несрочные на одной оси и важные или неважные на другой оси (см. Диаграмму).

К сожалению, мы, как правило, проводим большую часть времени в квадранте 1, туша пожары, и в квадранте 3, тратя время на отвлечение. В его квадранте 2 есть несрочные, но важные вопросы. Он считает, что это те, которыми мы, вероятно, пренебрегаем; но следует сосредоточиться на достижении эффективности. Проблема в том, что когда вы игнорируете эти важные, но несрочные задачи в квадранте 2, они быстро становятся срочными.Затем вы обнаруживаете, что бегаете, как цыпленок с отрезанной головой!

Это действительно сводится к поиску баланса. Попробуйте проводить большую часть дня, выполняя важные задачи в квадранте 2. Помните, что вам неизбежно придется потратить некоторое время на срочные задачи из квадранта 1. Когда появляется срочное дело, не забудьте спросить себя…

«Я знаю, что это срочно, но действительно ли это важно?»

Если задача действительно попадает в квадрант 3, не поддавайтесь искушению ее выполнить! Не тратьте время на мелочи.Это действительно не повредит, если он выйдет из строя… или, еще лучше, поручите это сделать кому-то другому.

Что касается квадранта 4, будьте честны с собой: какие действия вы делаете, которые не являются ни важными, ни срочными? И сколько из этих действий мешает вам сосредоточиться на важных из квадранта 2? Многие из этих бездельников могут показаться расслабляющими, легкими в выполнении и даже забавными, но они никогда не помогут вам достичь того, чего вы действительно хотите в жизни.

Как выделить время для того, что важно, но не срочно

”Действие выражает приоритеты.»
~ Махатма Ганди

Почему мы не делаем того, что, как мы знаем, важно для нас?

Я видел это противоречие повсюду. (И в моей жизни, и в жизни других.)

Мы говорим что-то важное … но наши действия говорят о другом.

Несколько вещей, которые могут легко попасть в эту категорию:

• Медитация
• Журнал
• Звонок другу, чтобы наверстать упущенное
• упражнения
• Ложусь спать
• Приготовление здоровой еды

Очевидно, что эти занятия обогащают нашу жизнь.Однако так часто они остаются на второй план.

Мне стало ясно, почему это происходит так легко.

Хотя эти действия являются важными , они не кажутся срочными .

Мы живем в быстро меняющемся мире, где многие вещи кажутся насущными.

Смартфон в кармане постоянно увлекает вас на множество «срочных» задач:

• Оповещения о последних новостях
• Письма в вашем почтовом ящике
• Уведомления из социальных сетей

Независимо от того, насколько важны эти дела в вашей жизни, срочно легко отвлечь ваше внимание .

И когда это происходит, несрочные вещи уходят на второй план. Даже если он явно поддерживает вашу жизнь в лучшем виде!

Без этого чувства срочности вы не обязаны предпринимать какие-либо действия по ним.

Некоторое время это может показаться нормальным, но если не предпринять действий в отношении чего-то важного достаточно долго, вы останетесь с сожалением, виной и разочарованием.

Решение этой задачи делится на две категории:

1. Отказ от того, что срочно, но не важно
2. Приоритет важному, но не срочному