Важное неважное срочное несрочное: Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания».

Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро.

Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate (Делай – Планируй – Поручай – Не делай)

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь.

Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц. сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря

Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.

Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?

Определите, что для вас важно

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр

34-й президент США

Чтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.

• Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
• Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
• Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
• Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.

Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.

Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.

Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».

Превратите важные дела в срочные

Установите крайний срок

Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.

Определите последствия

Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.

Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.

1. Сообщите о своём намерении

Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.

2. Введите поощрения и наказания

Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.

3. Оставьте себе напоминания

О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.

---

Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.

Понимание матрицы Эйзенхауэра — Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

• Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочных/важных задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегирования срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, где это возможно, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Матрица Эйзенхауэра — важное несрочное?

Жизнь слишком ценна, чтобы тратить ее по пустякам.

          Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.

Сущность метода

Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:

• А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
• В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
• С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
• D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

A: Важное и срочное

Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, — это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

•    нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
• отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
• ленью;
• плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».    

Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

• Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
• Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
• Срочный звонок клиенту.
• Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

B: Важное, но не срочное

Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

• плановая работа;
• своевременная оплата счетов;
• регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C: Срочное, но не важное

К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

D: Не срочно и не важно

Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

• бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
• бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
• зависание в аське и других месседжерах;
• компьютерные игры;
• долгие телефонные разговоры;
• просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
• чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Полезные советы

• Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.

• Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».

• Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.

• Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.

Автор: Марина Тумовская

Важные и срочные дела (примерно):

Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи

Важные и несрочные дела

Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов

Неважные и срочные дела

Прерывания, перерывы
Некоторые телеф. звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность

Неважные и несрочные дела

Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телеф. звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

 

P.S.  В жизни каждого человека важно то, что сам человек посчитает для себя важным. И этот выбор определяет, на что человек потратит свою жизнь.  Что важно в жизни для тебя?

Метод эйзенхауэра в планировании. Матрица Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Прочитано: 5 335

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что важно. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочности и важности.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам различать срочные и срочные вопросы.важно, вы станете более продуктивным.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д. Эйзенхауэра.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно vs.важный

Фото любезно предоставлено Unsplash

. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно. Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

• Неожиданные проблемы в машине или доме.
• Последний срок или порученный вам проект.
• Насущные проблемы или жалобы клиентов.
• Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей.У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не быть неотложного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

• Изучение новых навыков.
• Личная гигиена и здоровье.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование.
• Построение и поддержание отношений.
• Образование и обучение.
• Анализ и планирование ваших финансов.
• Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать.Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно выполнит срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и не важные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

• Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
• Купоны и маркетинговая тактика.
• Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
• Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
• Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это.Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным. Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к вашим целям. Эти вещи расточают время.

То, что для вас является пустой тратой времени, может понадобиться кому-то другому. Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

• Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
• Смотрю телевизор часами от скуки.
• Бездумная прокрутка социальных сетей.
• Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
• Интернет-магазин часов.
• Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность. Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, а они отвлекают вас от выполнения действительно важных дел.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка

Фото любезно предоставлено Unsplash

Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя. Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов

Фото любезно предоставлено Unsplash

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время.В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач.Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
3. Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности.Наличие плана и составления расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
4. Делегирование и аутсорсинг. Как только вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
5. Скажи нет. Установление границ и твердое отношение к ним позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам. Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Фото любезно предоставлено Unsplash

Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы

Матрица Эйзенхауэра работает?

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать.Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?

Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.

Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены силы, и все же не можете указать на то, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк провел между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в реактивный режим , отмеченный защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в оперативном режиме , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица принятия решений Эйзенхауэра

Деловой мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: срочные и важные задачи

Квадрант 1 задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисных ситуаций, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

• Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
• Крайний срок курсовой работы
• Крайний срок уплаты налогов
• Жена в отделении неотложной помощи
• Двигатель автомобиля выходит из строя
• Работа по дому
• У вас сердечный приступ, и вы попали в больницу
• Вам позвонил директор школы вашего ребенка и сказал вам нужно прийти на собрание, посвященное его поведению.

При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и потратив больше времени на Квадрант 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадранту 2 : Не срочные, но важные задачи

Задачи квадранта 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но, тем не менее, они помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогут вам выполнить вашу общую миссию как мужчину. .

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

По словам Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на действия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

• Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
• Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-либо делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, нужны сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно держим их навсегда на заднем плане нашей жизни и говорим себе: «Я доберусь до этих вещей« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными вещами. .«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
• Сотрудник, который приходит к вам за столом в ваше лучшее рабочее время, чтобы попросить об одолжении
• Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
• Мама приходит без предупреждения и хочет вашей помощи с рутинная работа

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно считают важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что почувствуете , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Несрочные и неважные задачи

Квадрант 4 Действия не срочны и не важны.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный серфинг в Интернете
• Игра в видеоигры
• Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры
• Шоппинг

Я думаю если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем мире потрясений способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Как повысить продуктивность с помощью «ящика Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, отбывшим два срока с 1953 по 1961 год. За время своего пребывания в должности он запустил программы, которые непосредственно привели к развитию системы автомагистралей между штатами в Соединенных Штатах, запуску Интернета ( DARPA), исследование космоса (НАСА) и мирное использование альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

До того, как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом в армии США, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию ​​и Германию. .

В другие моменты своего пути он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время, чтобы заняться такими хобби, как гольф и рисование маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий.И поэтому неудивительно, что его методы управления временем, управлением задачами и продуктивностью изучались многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как ящик Эйзенхауэра (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Коробка Эйзенхауэра: как быть более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра для действий и организации ваших задач проста.Используя приведенную ниже матрицу решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

1. Срочно и важно (задачи сделаете сразу).
2. Важно, но не срочно (задачи, которые вы планируете выполнить позже).
3. Срочно, но неважно (задачи вы делегируете кому-то другому).
4. Ни срочно, ни по важности (задачи, которые вам предстоит устранить).

Самое замечательное в этой матрице состоит в том, что ее можно использовать для общих планов продуктивности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») И для более мелких, ежедневных планов («Что мне делать сегодня?»).

Вот пример того, как сегодня выглядит моя шкатулка Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это вещи, на которые, как вам кажется, нужно реагировать: электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея, «важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.”1

Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно. Причина, по которой мне нравится матрица Эйзенхауэра, заключается в том, что она обеспечивает четкую основу для принятия решений снова и снова. И, как и все в жизни, последовательность — самая сложная часть.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал с помощью этого метода.

Исключение перед оптимизацией

Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и натолкнулся на интересную цитату:

«Нет кода быстрее, чем код без кода.”
–Кевлин Хенни

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то — будь то чтение компьютером строки кода или вычеркивание задачи из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать. Это не повод для лени, а скорее предложение заставить себя принять трудные решения и удалить любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: «Действительно ли мне нужно это делать?» Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или «поработать немного позже сегодня вечером», чем терпеть боль от устранения задачи, которую вам удобно выполнять, но это не так. наилучшее и эффективное использование вашего времени.2

Как говорит Тим ​​Феррис, «быть занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня задаться вопросом, действительно ли действие необходимо, а это означает, что я с большей вероятностью перенесу задачи в квадрант «Удалить», чем бездумно их повторяю. И, честно говоря, если вы просто избавитесь от всего, на что вы тратите время каждый день, вам, вероятно, не понадобятся какие-либо советы о том, как быть более продуктивным в важных делах.

Помогает ли это мне достичь моей цели?

И последнее замечание: может быть трудно избавиться от лишней траты времени, если вы не уверены, над чем работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе ящика Эйзенхауэра.

Эти два вопроса…

1. Над чем я работаю?
2. Какие основные ценности движут моей жизнью?

Это вопросы, которые я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и своем отчете о добросовестности.Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. Решить, какие задачи выполнять, а какие удалить, становится намного проще, если вы четко понимаете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра — не идеальная стратегия, но я обнаружил, что она является полезным инструментом принятия решений для повышения моей продуктивности и устранения поведения, которое требует умственной энергии, тратит время и редко приближает меня к моим целям. Надеюсь, вам это тоже пригодится.3

Матрица Эйзенхауэра: расставляйте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и, в конце концов, не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов. Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Разграничивая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные. Он разбивает задачи на четыре блока, в которых определяется приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как матрица срочно-важных, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей».Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр устроил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало влияет
• Долгосрочные цели не достигаются
• Страдают от прокрастинации
• Изо всех сил сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные, а требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивное мышление , которое может заставить вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узко сосредоточенным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах формирует у вас отзывчивый образ мышления , который поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочное.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важно и срочно / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Задачи несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи помогут вам в достижении цели — а не имеет срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Большинство людей, однако, не проводят здесь достаточно времени, потому что не знают, что для них важно, или потому, что сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Поручите эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к своим долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются насущными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите эти задачи из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на каком участке матрицы вы проводите время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю распределите выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи на основе ваших целей, а не чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач из квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на занятую работу. Если вы руководитель, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил стараются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но не срочных задач.Включение матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам распланировать свои приоритеты на основе того, что для вас наиболее важно.

Как сосредоточиться на том, что важно, а не только на срочном

Достигаете ли вы конца рабочего дня и чувствуете, что уложились в самые насущные сроки, но не достигли ничего принципиально важного? Вы не одиноки. В серии исследований, недавно опубликованных в Journal of Consumer Research, люди обычно предпочитали выполнять задачи, к которым были привязаны очень короткие сроки, даже в ситуациях, когда задачи с менее острыми сроками были столь же легкими и сулили большее вознаграждение.

Это естественное желание, чтобы задачи, связанные с дедлайном, были исключены из вашего умственного списка дел. Парадокс, с которым сталкиваются многие люди, заключается в том, что у наших наиболее значимых задач меньше шансов иметь дедлайны, чем у задач, которые относительно не важны. Ваши важные приоритеты могут относиться к:

• воплощение в жизнь ваших ценностей (например, волонтерство или проведение большего количества времени со своими детьми)
• достижение общественного признания (приглашение принять участие в отраслевых дискуссиях или написание книги)
• улучшение жизненно важных навыков (повышение уровня знаний статистики или изучение нового языка)
• предотвращение бедствий (планирование ежегодного осмотра у врача или создание протокола кризисного управления для вашего бизнеса)

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритеты уходят в прошлое, когда вы работаете над второстепенными задачами, привязанными ко времени, такими как бронирование номера в отеле для конференции, очистка почтового ящика электронной почты или письмо ежемесячный информационный бюллетень.

Итак, что вы можете сделать? Я составил список практических стратегий и советов, но знаю, что ни одно из этих советов не приведет к тому, что вы сделаете идеальный выбор. Стремление к совершенству — вот что заставляет людей застревать. Вместо этого применяйте стратегии, которые постепенно будут двигать вас в правильном направлении, но не потребуют больших усилий.

Запланируйте важные дела и уделите себе больше времени, чем вам потребуется

Исследования показывают, что планирование того, когда и где вы что-то сделаете, значительно повышает вероятность того, что задача будет выполнена.

Для очень важных задач, которых я давно избегаю, мне нравится стратегия, которую я называю «расчистка колод», что означает назначение конкретной задачи на только , над которой я работаю весь день. Недавно я применил эту стратегию, чтобы заставить себя настроить менеджер паролей, чего я откладывал буквально годами.

Незнакомые, но важные задачи часто требуют обучения, поэтому время их выполнения непредсказуемо. Работа над ними часто кажется скорее неуклюжей, чем эффективной, что является еще одним тонким фактором, по которому мы их не делаем.В этих случаях может оказаться полезной стратегия «очистить колоды», позволяющая себе целый день, даже если он кажется чрезмерным.

Чтобы не откладывать важную личную заботу, попробуйте выделить один раз в неделю выделенное время, чтобы вы могли записаться на личную встречу в рабочее время, если это необходимо. Это поможет обеспечить своевременное расследование медицинских проблем. Большую часть недель слот не будет использоваться, но не закрывайте его стеной, когда в этом возникнет необходимость.

Выделите наиболее важные элементы важных задач

Большие задачи часто требуют постепенного продвижения.Возвращаясь к примеру с менеджером паролей, моей первоначальной целью было создать новые, надежные и уникальные пароли для всех моих учетных записей в Интернете, но это не было абсолютно необходимым. Было наиболее разумно начать с моих 10-20 самых ценных аккаунтов.

Если вы обычно ставите цели настолько высоки, что в конечном итоге откладываете их, попробуйте следующее: когда вы рассматриваете цель, подумайте также о версии с половинным размером. Мысленно поместите свою оригинальную версию и версию половинного размера рядом и спросите себя, какая из них является лучшей (более реалистичной) целью.Если ваша задача по-прежнему пугает, сокращайте ее еще больше, пока не почувствуете, что она выполнима. Вы можете в конечном итоге достичь цели, размер которой составляет одну четверть или одну десятую от того, что вы изначально планировали, но это более достижимо — и, начав, вы всегда можете продолжать идти.

Предвидеть чувство тревоги и управлять им

Многие важные задачи включают терпение к размышлениям о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает беспокойство. Примеры: составление завещания, расследование единовременно, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание этого плана управления кризисом.

Даже когда задачи не связаны с размышлениями о катастрофах, те, которые могут принести большие плоды в будущем, обычно требуют терпимости к тревоге. Общие примеры важных, но потенциально провоцирующих беспокойство задач включают в себя: завязать новые дружеские отношения, сделать что-то сложное в первый раз, спросить, чего вы хотите, вести неловкие разговоры, бороться с ошибками и исправлять их, а также отказываться от большого количества дел в течение нескольких месяцев. задачи, в которых вам нужно терпеть колебания уверенности в себе и сомнения на протяжении всего проекта.

Вообще говоря, работа над важными делами обычно требует хороших навыков, позволяющих переносить неприятные эмоции. Вот личный пример: чтение сочинений писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но вызывает зависть и социальные сравнения. Признание и обозначение определенных эмоций, которые делают переживания эмоционально сложными, — основной, но эффективный шаг к их ослаблению.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы зоны психологического комфорта, если у вас будут первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Тратьте меньше времени на несущественные задачи

Неважные задачи имеют отвратительную тенденцию занимать больше времени, чем следовало бы. Например, вы можете сесть, чтобы вычитать отчет сотрудника, но, прежде чем вы это узнаете, вы потратили час на то, чтобы все переписать. В будущем вы можете ограничиться тремя наиболее важными комментариями по поводу любой принципиально приемлемой части работы или ограничить время написания заметок.

Также может помочь наличие стратегии для более быстрого принятия решений. Когда вам нужно принять неотложное решение, может быть лучше принять быстрое решение, чем идеальное, на которое уходит больше времени.

Расставьте приоритеты для задач, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

В современной жизни легко попасть в ловушку, «будучи слишком занятым погоней за коровами, чтобы построить забор». Сценарии, которых вы больше всего хотите избежать, заключаются в многократном устранении одних и тех же проблем или многократном повторении одних и тех же инструкций.Чтобы преодолеть привычку тратить весь день на «погоню за коровами», вы можете передать на аутсорсинг, автоматизировать, группировать небольшие задачи, исключить задачи, оптимизировать рабочий процесс или создать шаблоны для повторяющихся задач. Ищите ситуации, в которых вы можете потратить время один раз, чтобы настроить систему, которая сэкономит ваше время в будущем, например, создавая повторяющийся заказ на канцелярские товары, а не заказывая товары по одному, когда они закончатся.

Одна конкретная стратегия, которую я описываю в The Healthy Mind Toolkit — это переподготовка «пиявок» в вашей жизни.Пиявки принятия решений — это люди, которые откладывают принятие решений на вас. Например, вы можете попросить кого-то другого принять решение, но вместо этого он отправит вам по электронной почте список вариантов, на которые вы можете обратить внимание, возлагая ответственность на вас. Вместо того, чтобы автоматически отвечать человеку, попросите его дать четкую рекомендацию.

Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

Когда мы погружаемся в рутину, трудно иметь достаточно мысленного пространства, чтобы увидеть общую картину.Обратите внимание на то, что естественным образом помогает вам в этом. Что-то, что мне помогает, — это путешествия, особенно перелеты в одиночку. Нет ничего лучше, чем буквальный вид с высоты 10 000 футов, чтобы дать мне более четкое представление о моем пути. Таблицы тоже помогают мне увидеть общую картину. Как бы я ни ненавидел бухгалтерский учет и налоги, их выполнение помогает мне обратить внимание на мою общую ситуацию и оптимизировать ее. Чем больше перерывов, тем больше вы не попадете в кроличью нору, тратите много времени на несущественные дела, не осознавая, что именно вы делаете.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это общаться с коллегами, с которыми я встречаюсь каждые шесть месяцев или около того. Это обязательно предполагает предоставление друг другу обновленной информации о том, что мы делаем и что пытаемся сделать. Точно так же, когда дело доходит до денег, есть определенные блоггеры по личным финансам, которых я люблю читать время от времени, чтобы помочь мне не сбиться с пути.

Отслеживание использования времени тоже может помочь, но недостатком является то, что само отслеживание требует времени и силы воли.Я использую приложение RescueTime, чтобы легко отслеживать, сколько времени я провожу на разных веб-сайтах (включая Gmail). Затем я бегло просматриваю отчет каждую неделю.

Что бы ни помогало вам увидеть общую картину, не пропускайте эти вещи. Кроме того, дайте себе время после этих занятий, чтобы понять, как вы собираетесь воплотить свои мысли в конкретные планы и действия.

Если вы пытаетесь расставить приоритеты перед срочным, не будьте слишком строги к себе.Количество сроков и решений, с которыми мы сталкиваемся в современной жизни, в сочетании с эмоционально (и когнитивно) сложным характером многих важных задач, делает эту борьбу почти универсальной. Я написал целые книги о том, как сосредоточиться на общей картине и прекратить саботаж, но мне до сих пор трудно. Я считаю, что успех заключается в том, чтобы как минимум в 50% случаев следовать собственному совету! Это разумное практическое правило, которое вы тоже можете принять.

Срочно или важно: в чем разница?

Примерно в шесть или восемь лет мы осознаем понятие «время».

Мы начинаем понимать секунды, минуты, часы и наше восприятие времени.

Вскоре после этого мы начинаем формировать привычки и принимать решения о том, как использовать свое время.

На стадии нашего развития другие обычно диктуют, как нам проводить время. Однако по мере того, как мы становимся профессионалами, у нас появляется все больше и больше независимости в отношении нашего времени.

Мы разрабатываем наши собственные персональные системы для проведения нашего времени — иногда успешно, иногда нет.

И каждый из нас должен решить: как я могу использовать свое время наиболее эффективно?

В процессе принятия решения нас могут обмануть, заставив думать, что задачи важны, когда на самом деле это не так.Или мы откладываем самые важные пункты в нашем списке задач, потому что они часто самые сложные.

А потом мы путаем, что срочно, а что важно.

Это важное различие, которое может изменить наши приоритеты и списки дел.

Прежде чем двигаться дальше, вот как мы определим эти термины:

Срочно:

Пункты, требующие немедленного внимания.

Важно:

Элементы, которые влияют на ваши долгосрочные цели и стратегию

Один из способов подумать о том, что вам нужно делать и что вы хотите сделать, — это поместить свои задачи в матрицу управления временем, часто известную как Матрица Эйзенхауэра.

Названный в честь бывшего президента США, этот метод стал популярным благодаря Стивену Кови в книге 7 навыков высокоэффективных людей .

Вот как выглядит квадрант с некоторыми соответствующими примерами для работы:

	Срочно	Не срочно
Важно 4 отправить депозит для мероприятия Файл для презентации Досадная ошибка в вашей ленте социальных сетей	Развитие новой привычки Создание новой стратегии
Неважно	«Срочные» встречи Чужие требования вашего времени	Навязчивые проверки Facebook, Snapchat, Instagram или других социальных сетей Проверяю ваши любимые новости es… снова Покупки в Интернете

Квадрант 1: Срочно и важно

Это то, что вы должны делать немедленно, иначе вскоре возникнут негативные последствия.Это могут быть немедленные проверки и изменения, которые вам нужно сделать до истечения крайнего срока, и могут иметь другие чувствительные ко времени последствия.

Эти важные виды деятельности принесут прибыль вашей компании, которую также необходимо выполнять немедленно.

Квадрант 1 Срочные и важные примеры:

• Крайний срок для отправки депозита на мероприятие
• Файл для презентации
• Досадная ошибка в вашей ленте социальных сетей
• Тестирование функций до дня запуска

Если только вы хирург-травматолог или что-то вроде героя, это не то место, где вам следует выполнять большую часть своей работы.

Квадрант 2: не срочно, но важно

Вот золотая середина для расстановки приоритетов в работе.

Здесь может быть ваша самая продуктивная работа. Это то, к чему вы стремитесь. Эти проекты, задачи и другие элементы действий — это кирпичики, которые помогут вам реализовать ваши долгосрочные инициативы.

Это не срочно, но поможет вам добиться успеха в достижении ваших целей.

Иногда в эти задачи входит тушение пожаров, которые могут не входить в вашу ответственность или вообще не должны были возникать.

Квадрант 2 Важные / несрочные Примеры:

• Развитие новой привычки
• Создание новой стратегии
• Работа над квартальным отчетом (до конца квартала)
• Планирование бюджета
• Написание кода для выпуск новой функции продукта
• Создание прототипа и MVP

Это то, как * должна * выглядеть большая часть вашей повседневной работы.

Если вы проводите слишком много времени в первом и третьем квадрантах с чрезвычайными ситуациями, вам нужно переосмыслить, изменить приоритеты или найти дополнительные ресурсы, чтобы помочь вам.

Квадрант 3: срочно, но неважно

Это наиболее опасный квадрант.

Здесь многие из нас живут и дышат, не желая этого.

Другим людям легко требовать нашего времени, не осознавая, что именно они делают.

Их проблема не обязательно связана с вашей чрезвычайной ситуацией. Если они пытаются найти быстрое решение или ответ на то, что не способствует развитию бизнеса, то четкое общение имеет огромное значение.

Платформа повышения производительности, такая как ClickUp , решает эту проблему.

Пользователи устанавливают разные уровни приоритета для задач, предоставляют оценки времени, чтобы гарантировать, что исполнитель знает объем, отправляют уведомления с напоминаниями и передают любую важную информацию всей команде. Это помогает согласовывать работу и ожидания и позволяет вам стать более эффективной командой.

Но мы должны быть осторожны. Наши телефоны и средства связи призваны отвлекать нас каждую секунду.Перегрузка уведомлений — это реальная проблема.

Push-уведомления на нашем телефоне для приложений социальных сетей заставляют нас думать, что что-то срочно, но на самом деле это не так, особенно когда это просто ваш друг показывает, как хорошо он проводит время в отпуске.

Интересно?

Может быть. Срочный? Ни за что.

Квадрант 4: неважно, не срочно

Также известен как квадрант прокрастинации.

Это то, чем вы занимаетесь, даже если это неважно и не срочно.По сути, это то, чем вы занимаетесь, когда должны работать.

Это не означает, что вам никогда не следует делать перерыв, отдых или расслабление. Но иногда хорошее можно возвысить до высшей точки. И вы не хотите, чтобы это стало для вас этим.

Они могут включать в себя такие вещи, как:

• Одержимая проверка Facebook, Snapchat, Instagram или других социальных сетей
• Проверка ваших любимых новостных сайтов… снова
• Покупки в Интернете

Сегодня на рынке есть много отличных приложений для повышения производительности. это может помочь вам оставаться сосредоточенным.Один из моих любимых — Forest. За каждый отрезок времени, когда вы продуктивны и не дотрагиваетесь до телефона, вырастает дерево.

Вы даже можете начать строить лес и делиться своими успехами с друзьями. Это игра, которая держит вас подальше от телефона.

Признавая разницу между срочными и важными

Еще один звонок в почтовом ящике.

Все больше телефонных звонков.

И вы знаете, что это значит? Пришло время принимать решения.

Да, каждое отдельное электронное письмо может сделать или испортить ваши следующие несколько минут, следующий час, весь день или даже всю неделю.

Если вы решите открыть письмо (возможно, подождите определенное время!), Вам нужно будет принять решение.

Где эта просьба / просьба вписывается в матрицу Эйзенхауэра? Какова срочность и важность задачи?

Социальные сети и цикл новостей заставляют нас думать, что каждая важная тема актуальна и требует нашего немедленного внимания.

Мы должны отфильтровать шум, чтобы найти истинный сигнал.

Срочные задачи вызывают реакцию.

Мы хотим сразу поработать и придумать ответ. Да, некоторые должности требуют более срочного принятия решений, чем другие (привет операторам экстренных служб!). Но без правильных процессов мы будем беспокоиться и не будем работать в полную силу.

Спешка с ответом может привести к неправильному решению, которое может отрицательно сказаться на производительности в будущем, добавив больше проблем к нашей рабочей нагрузке.

Важные задачи дают нам время для стратегии. Эти проекты и задачи — это то, что мы хотим выполнить и надеемся внести свой вклад.Это задачи для новых спецификаций продукта, предложения нового бизнес-плана или обдумывания финансовых целей для отдела продаж в следующем квартале.

Важные задачи — это преднамеренные действия, требующие внимания. Надеемся, что с этим повышенным вниманием количество ошибок будет ограничено.

Задачи могут быть срочными и важными, когда ключевое решение нужно принимать сразу. Но не всякая срочная задача обязательно важна.

Последнее электронное письмо от продавца отчаянно требует вашего внимания.Они делают это срочным, но для вас это неважно. Это задача, которую нужно делегировать.

Другие задачи требуют срочного решения. Например, коллега жалуется, что ему немедленно нужна помощь. Может, они сами в этом разберутся. Может быть, их срочная / важная задача не для вас.

Проблема с предположением, что каждая задача срочна и важна, заключается в том, что у вас не будет достаточно времени, чтобы стратегически обдумать все.

Важно, чтобы вы разработали стратегию продаж.За этим может быть даже некоторая срочность. Но если вы посвятите несколько дней или недель тщательному составлению плана, у вас будет меньше ошибок в бэкенде. Все важные задачи нельзя выполнить сразу — они слишком важны для этого и требуют особого внимания.

Но срочность заставляет нас чувствовать себя важными. Занятость могла маскировать недостаток стратегического внимания. Огромные организационные проблемы могли остаться незамеченными из-за загруженности.

Вы могли упустить неиспользованные потенциальные возможности, потому что у вас не было времени подумать о важных стратегических изменениях.

Представьте себе такую ​​фирму, как Blockbuster или Borders.

Это были огромные фирмы, занимавшиеся прокатом фильмов и продажей книг. Они пропустили меняющиеся приливы.

Может ли это быть связано только с тем, что они упускают важные задачи?

Конечно, нет. Но вы можете понять, почему время, потраченное на стратегическую работу, не всегда может быть самым «срочным».

Какие задачи входят в каждый квадрант?

Как вы решаете, что куда идет?

Это очень просто и хорошо сочетается с квадрантами.Они помогут:

1. Решите, срочно ли это, важно или и то, и другое
2. Проанализируйте ценность: Какова ценность этой задачи для вашего руководства, организации и бизнеса? Что бы изменилось и улучшилось, если бы вы его завершили или протолкнули?
3. Подумайте о времени: сколько времени на это у вас уйдет? Это несколько минут или несколько недель? Несколько месяцев? Если вы создадите план проекта для реализации крупномасштабных инициатив, тогда вы будете выполнять небольшие задачи, глядя на общую картину.
4. Подумайте о вырезании: какие элементы в вашем списке или проекте кажутся несущественными? Что несущественного? Если задачи или задания можно объединить, объедините их.
5. Подумайте о делегировании: есть ли задача, которая была назначена вам, но действительно находится в компетенции другого члена команды? Или есть коллега, который более квалифицирован или более опытен, чтобы взяться за это? Понимание ваших ограничений и того, что можно сделать на практике, также является частью процесса приоритезации.

Как расставить приоритеты для своего времени в матрице Эйзенхауэра / тайм-менеджмента?

Не все задачи имеют одинаковый вес.А задача, которую вы сочтете срочной / важной, может посчитать кто-то другой.

Тем не менее, вы должны планировать время специально для этих различных типов задач. Когда все спланировано и составлено по графику, вы можете привнести в каждого из них нужную энергию и настрой.

Вместо того, чтобы заниматься только тем, что будет дальше в вашем списке дел, каждый день или неделю выделяйте время на срочное / важное, а затем на важное / несрочное.

Это требует дисциплины. Например, ваше утро может быть заполнено первоочередными, срочными и важными делами.Затем вы можете потратить несколько минут, делегируя другие срочные / неважные задачи.

Днем или поздно ночью, когда все уляжется, вы можете углубиться в более стратегическую работу — важную, но не срочную.

Остались несрочные / неважные задачи. Здесь есть все, от проверки ваших социальных сетей до просмотра планов на отпуск на следующий год. В конце концов, они могут даже закрепиться за вашими неотложными или важными задачами.

Еще одно важное соображение: можете ли вы сделать это за 2 минуты или меньше?

Это правило взято из методологии Get Things Done Дэвида Аллена.

Он говорит, что если вы справитесь с задачей менее чем за две минуты, то вы сможете сделать это сами. Если нет, то делегируйте или рассмотрите его позже.

Как ClickUp может помочь вам расставить приоритеты в работе

ClickUp — это платформа для повышения производительности, которая может радикально изменить ваш подход к работе.

Вы можете организовать свои проекты с помощью папок и списков, а затем назначить их своей команде для работы или назначить себе. Эти функции помогут вам определить разницу между срочным и важным не только для себя, но и для всей вашей команды.

• Цели: ставьте цели в ClickUp каждый день, неделю, месяц, квартал — все, что вы выберете. Прикрепите ключевые результаты к каждой цели (обычно это число!), А затем также свяжите задачи с этими целями. Вы можете взять свои срочные / важные или важные / несрочные задачи и установить, над чем вы хотите работать каждую неделю.
• Флаги приоритета: помечайте задачи, которые ваша команда создает, с уровнем срочности — например, высокий, важный, нормальный или низкий. Как только ваша команда проверит или увидит задачу с пометкой приоритета, они будут знать, над чем работать дальше.Это хорошо подходит для задач, которые могут быть выполнены примерно в тот же день.
• Сроки выполнения / подзадачи: Сроки выполнения и подзадачи помогут вам еще больше разбить вашу работу. У вас может быть несколько задач, которые нужно выполнить примерно в одно и то же время, или, может быть, одна задача основывается на другой. Установка сроков выполнения важной / несрочной работы гарантирует, что вы найдете для нее время. При необходимости установите определенное время дня, когда необходимо выполнить задачу. Подзадачи также помогают делегировать работу, особенно если задача очень срочна или ее нужно разделить на несколько частей.
• Назначенные комментарии: эта уникальная функция ClickUp помещает комментарии в начало рабочего процесса. Вы можете назначить идеи, всплывающие в комментариях, другому человеку в команде. Затем он появляется в их уведомлениях и в окне просмотра, предлагая пользователю выполнить действие.
• Несколько представлений: ClickUp дает вам возможность сортировать свою работу с помощью обязательных представлений (например, списка или доски), а также с помощью календаря и диаграммы Ганта. Мы также предоставляем вам множество фильтров, чтобы настроить, как вы хотите, чтобы ваши задачи отображались.Сортировка по сроку, статусу, правопреемнику и т. Д. ClickUp предлагает все это.

Заключение: разница между срочным и важным влияет на ваше время

Размышление о разнице между срочным и важным может иметь большое влияние на то, чего вы достигаете с потраченным временем. Эти общие стратегии тайм-менеджмента помогут вам сосредоточиться.

• Четко сформулируйте свои долгосрочные приоритеты
• Поймите разницу между продуктивным и непродуктивным.
• Более эффективное делегирование
• Установите границы

Помня эти советы, вы будете готовы к решению срочных и важных проблем. Вот дополнительные ресурсы в ClickUp, которые помогут вам расставить приоритеты в вашей работе:

Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе PA

Часто ли у вас есть хорошо спланированный список «дел» на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы по-прежнему на правильном пути к достижению своих профессиональных целей.

Источник: Hubspot Blog

Срочное и важное

Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр

Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Мы бы вложили деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться к их устранению, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

Квадрант 2 — Не срочно / Важно

Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это действие поможет вам успешно достичь ваших целей.

Квадрант 3 — Срочно / Не важно

Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными задачами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.

Квадрант 4 — Не срочно / не важно

Все мы знаем, что это зачастую вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от нашей настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
2. Следующее решение Квадрант 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и научитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
3. Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести это к минимуму за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день планируете время для важных задач в Квадранте 2. Очень легко отложить важные задачи, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

Как убедиться, что вы работаете над важными вещами:

• Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
• Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
• Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
• Самостоятельно назначить вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
• Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, требуется практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.

No related posts.