Важное срочное – 6 простых техник, которые помогут быстрее добиваться поставленных целей

6 простых техник, которые помогут быстрее добиваться поставленных целей

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Существует теория, что сила воли — это исчерпаемый ресурс. Можно ли считать данное мнение оправданием тому, что многие дела мы бросаем на полпути? Мы считаем, что нет. А в этой статье расскажем об основных способах, которые помогут вам достигать поставленных целей быстрее и доводить любое дело до конца.

AdMe.ru представляет вашему вниманию действенные методы, которые поспособствуют достижению успеха в ваших начинаниях.

1. Метод 90/90/1

Суть метода состоит в том, что он убережет вас от трудностей в непростых делах. Нужно выбрать одно дело и на протяжении 90 дней первые 90 минут каждого дня посвящать только ему, не отвлекаясь ни на какие другие посторонние дела.

Такой метод эффективен и доступен совершенно каждому, ведь с утра мозг еще не устал и вы полны энергии. Вместо 90 дней и 90 минут можно брать и другие отрезки, например 45 дней и 45 минут, 70 дней и 70 минут и т. д.

2. Пирамида Франклина

www.adme.ru

Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря

Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.

Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?

Определите, что для вас важно

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США

Чтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.

• Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
• Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
• Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
• Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.

Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.

Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.

Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».

Превратите важные дела в срочные

Установите крайний срок

Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.

Определите последствия

Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.

Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.

1. Сообщите о своём намерении

Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.

2. Введите поощрения и наказания

Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.

3. Оставьте себе напоминания

О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.

---

Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.

lifehacker.ru

Как избавиться от «срочных и важных» дел

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге

Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица разделена на секторы для определения приоритетов дел:

• Квадрат 1 – задачи срочные и важные.
• Квадрат 2 – задачи важные, но не срочные.
• Квадрат 3 – задачи срочные, но не важные.
• Квадрат 4 – задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: работать в квадрате 2 – планировать, учиться, искать новые возможности – и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на третий квадрат не обратил внимания или не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат-то такой, где задачи срочные, но не важные? Как это вообще может быть?

Непонятый третий квадрат

Вначале снова заглянул в книгу, но Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

• Посторонние разговоры и звонки.
• Какая-то корреспонденция.
• Некоторые встречи.
• Предстоящие неотложные дела.
• Распространенные виды деятельности.

Для непонятливых автор поясняет: «Есть и другие люди – те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял – когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого. То есть, когда меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я в квадрате 1, возможно, в квадрате 3, потому что есть дела поважнее. В общем понятно, но я копнул глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал 20 статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в третьем квадрате делятся на три группы.

1. Обязанности, точнее обязательства:

• Обязательство быть матерью, женой, мужем: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, погулять с детьми, навести порядок, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, убраться в квартире…
• Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчет, посетить совещание, проверить почту…
• Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку…

2. Слабости, желания: сделать пост в соцсети о первом снеге, просьбы.

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в третий квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю это неправильным. Профилактика и планирование – тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, непонятно, как от них избавиться.

Список дел на день обычно составляют из задач первого и третьего квадрата. Верхняя часть списка – квадрат 1, что выполнить надо по объективным причинам. Нижняя часть – квадрат 3, что выполнить надо по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому, что они кажутся важнее или более срочными, а потому, что делали сотни раз. Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остается, а еще в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2.

И мы, как белки в колесе, каждый день делаем одно и то же, а когда бьет по лбу проблема (о которой знали, но не нашли времени ее решить заранее), напрягаемся сверх меры и, когда выполнили, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из третьего квадрата рекомендуют поручить или делегировать. В одном источнике нашел замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берем наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1), добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день. Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Будь это так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже понимая, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 – наша зона комфорта. Чтобы из нее выйти, нужно преодолеть немало преград.

1. Страхи. Боимся потерять премию, работу, друзей, звание хорошего человека. Боимся осуждения: «А, это тот, который сдает табели последним», «А, это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на 2 минуты». А еще: страх неудачи, страх успеха, да мало ли их. Редко наши цели перевешивают страхи.
2. Отсутствие желания или возможностей. Мало желания делегировать стирку, нужны средства, чтобы передать это на аутсорс домработнице или прачечной. Мало желания делегировать отчет, нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс. Или просто не желаете расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак на всю семью.
3. Привычки. Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю, месяц. Не задумываясь. Сработал триггер – табель на столе, сели и проверили, а потом еще сами отнесли в отдел персонала.
4. Отсутствие навыков. Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

Способы сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. И пока нашел только четыре:

1. Нарушайте правила. Несерьезно, помаленьку. Чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше всегда ездил по правилам, но в определенный момент начал нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными, и наблюдаю, к чему это приведет.
2. Фильтруйте чужие высказывания. Раньше беспокоился о том, что скажут и что подумают, но с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника. Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объеме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели, пришлось перестраиваться. Теперь на спине сидят только мои обезьяны.
4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.

Квадрат 3 – опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными. Удачи!

www.e-xecutive.ru

Матрица Эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate (Делай – Планируй – Поручай – Не делай)

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

smarttalks.me

методика для тех, кто хочет всё успевать

Чем раньше ты научишься управлять своим временем, тем легче тебе будет совмещать учёбу, работу, личную жизнь и хобби. Чтобы совладать с распорядком дня, не нужно изобретать велосипед. За тебя всё придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Поможем разобраться с принципами планирования дел и квадратом эффективности Эйзенхауэра.

Американский государственный и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр имел отличные организаторские способности и создал на основе своего опыта систему планирования. Методику назвали в его честь — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра. Ей до сих пор пользуются люди по всему миру

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра

Матрица выглядит как квадрат с четырьмя отделами. Между ними нужно распределить важные и срочные, несрочные важные, неважные срочные и несрочные неважные дела. Как это сделать, читай ниже.

Совет № 1: Выполняй важные и срочные дела в первую очередь

Выдели из своего перечня задачи, которые обязательно нужно выполнить сегодня. Из-за пропущенных важных и срочных дел бывают неприятные последствия: забыл выполнить домашнее задание — получил низкую отметку. Лучше не оставлять такие занятия на конец дня. Берись за задачи класса А в первую очередь и не накапливай их. Иначе придётся понервничать, разгребая завалы. Для удобства можно пометить в ежедневнике важные и срочные дела буквой А.

Совет № 2: Не откладывай в долгий ящик несрочные, но важные дела

Дели на кусочки долгосрочные важные задачи и уделяй им немного времени каждый день. Если постоянно откладывать их на потом, не заметишь, как они превратятся в срочные: затянул до последнего подготовку к экзамену — придётся ночами сидеть за учебниками. В планере напротив важных несрочных дел указывай букву В.

Совет № 3: Делегируй неважные, но срочные дела

В этот квадрат определяй задачи, которые не принесут тебе ощутимого результата. Например, навязанные внезапные встречи, бесцельные разговоры по телефону, бронирование билетов и т. д. Если возможно, попроси кого-нибудь помочь тебе с такими делами. Можно отложить их на вечер или выходные. В ежедневнике маркируй их буквой С.

Совет № 4: Откажись от несрочных и неважных дел

Как правило, делами из этой графы больше всего хочется заниматься: смотреть сериальчики, зависать в Инстаграме и т. д. Тебе стоит отметить «пожирателей времени» буквой D и не отвлекаться на них. От совсем бесполезных занятий стоит отказаться навсегда. Составь их список и озаглавь «Я никогда это не буду делать…». Приятные сердцу занятия, от которых ты не готов отказаться, попробуй дозировать или объединить с другими задачами. Например, сериал можно глянуть во время уборки комнаты, а проверить соцсети по дороге в школу.

Первое время пользоваться матрицей Эйзенхауэра будет сложновато. Но спустя пару недель ты научишься распределять ежедневную нагрузку быстрее. Поставь себе цель держать квадрат «важно и срочно» как можно чаще пустым. Это реально, если ты будешь вовремя и регулярно уделять внимание важным несрочным делам. Успехов!

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

adukar.by

Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел :: SYL.ru

Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.

В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение – вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.

На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах – важности и срочности.

Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

• Срочные и важные.
• Не срочные, но важные.
• Не важные, но срочные.
• Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Важные и срочные дела

Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.

Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.

Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.

Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.

Важные, но не срочные

Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.

Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, – одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел – оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.

Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они – залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.

Не важные, но срочные дела

Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.

Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.

У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.

Не срочные и не важные дела

Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.

Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.

Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени – день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, – собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.

www.syl.ru

Где неправы Эйзенхауэр и Кови, или Почему срочное не бывает важным

Есть один недоисследованный философский вопрос, который лежит в самой основе стратегического планирования, лидерства, тайм-менеджмента, искусства жизни.

 

Недавно на нашем занятии «Директор по развитию» произошла интересная дискуссия с одним из участников. (N. B. Курс «Директор по развитию» является завершающим этапом процесса проведения стратегической сессии, превращающим выработанную стратегию в набор корпоративных привычек.)

 

Схлестнулись мнениями по поводу известной модели под названием «матрица Эйзенхауэра», которую Стивен Кови приводит в своей нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». «Матрица Эйзенхауэра» представляет собой инструмент тайм-менеджмента, метод расстановки приоритетов, распределения целей и задач на те, что следует выполнить в первую очередь, те, что во вторую, и т. д.

 

Данная модель подчеркивает, что срочное и важное не являются синонимами, но являются перпенидикулярно действующими системами приоритетов. Если какая-то задача является срочной — это вовсе не означает, что она автоматически является так же и важной, т. к. бывает «срочное неважное». Важное, в свою очередь, тоже не означает автоматически срочное, т. к. есть «важное несрочное».

 

В целом в матрице Эйзенхауэра/Кови следует выделить четыре категории, четыре группы, на которые распределяются задачи:

1. «важное несрочное» — цели и задачи, которые связаны с «закладыванием будущего», поиском и реализацией новых возможностей, инвестированием, стратегией, «предупреждающими действиями»;

1. «важное срочное» — кризисы и проблемы, чрезвычайные ситуации;

1. «срочное неважное» — совещания, звонки, посетители, сторонние просьбы людей, все то, что требует нашего внимания, но в целом не определяет ситуации;

1. «неважное несрочное» — мелочи, корреспонденция, реклама, социальные сети, праздные разговоры и т. п.

 

Кови предлагает рассортировать дела в своем календаре по этим категориям и затем выполнять сначала «важное срочное», потом «важное несрочное» — а остальное перепоручать или отказываться от его выполнения вовсе.

 

Мы с участниками занятия долго сортировали задачи по четырем группам, разбирали конкретные случаи, люди почерпнули зерно этого метода, увидели возможность расчистить свой календарь от оперативных задач с тем, чтобы больше внимания уделять стратегии. Разошлись с тем, что метод Кови нельзя понимать однозначно: искусство менеджмента, вклад руководителя в том и заключается, что это он определяет приоритеты: что важно, а что срочно.

 

И вместе с тем, если присмотреться к этой ситуации, то нужно признать, что метод Кови при всей своей элегантности вовсе не содержит абсолютной истины по поводу расстановки приоритетов. Есть и точка зрения, которая прямо противоположна. Эта точка зрения утверждает, что срочное по определению не может быть важным. Срочное, говорит эта противоположная точка зрения, воплощает в себе требования других по отношению к нам, но вовсе не наши собственные приоритеты. Наши глубинные ценности находятся внутри нас бессрочно, и они никак внешне не могут заявить о себе, потребовать к себе срочного внимания.

 

Как такое может быть, спросите вы. А как же «окна возможностей», «горящие пожары», недовольные клиенты, раковые опухоли на последней стадии и тому подобные ситуации?

 

Приведу только один пример, одну историю, которая прекрасно иллюстрирует то, что хочется сказать по этому поводу. По

xn--80aaihbbsdp8ckgcbadc7gqhf.xn--p1ai