Важные и срочные дела: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению желаемых вами результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко представляете свои цели и границы , они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент, чтобы расставить приоритеты для своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

• Важно и срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Нажмите на изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Срочно Vs.Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это снова и снова пришло 5 ответов:

• Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, правдивую для себя, а не ту жизнь, которую от меня ожидали другие
• Жаль, что я не работал так усердно
• Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
• Мне жаль, что я не оставался на связи со своими друзьями
• Хотел бы я быть счастливее

Я много думаю над этим списком, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но едва ли нарушаю принцип. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно эту тему, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработанный Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая коробка разделяет задачи в простые категории:

В верхнем левом углу ( Важно и срочно ) вы можете поместить такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

Нижний левый угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, встреч и действий.

Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время создано. Сказать «У меня нет времени» — это все равно что сказать: «Я не хочу».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

Как сделать важные дела срочными

Самый простой способ удостовериться, что важная задача срочна, — это указать срок.

Сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. У вас и на то, чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вы сначала должны разбить его на более мелкие задачи и установить для них сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из статьи Getting Things Done , в которой Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, — это то, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала арендодатель позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили за квартиру. В противном случае, в конце концов, вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отчитываетесь в срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в дедлайн, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создание наград и наказаний

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор вознаграждений и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на $ 2000 какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечение ответственности других

Когда дело доходит до привлечения других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно, чтобы люди понимали, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что вы на самом деле регистрируетесь и разговариваете с дискомфортом, когда срываются сроки. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам будут считать, что сроки для вас не так важны, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите постоянные напоминания себе

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно приставляют вас к чему-то. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Положите стикеры на стол. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала.Но со временем это станет легче, и вы почувствуете себя гораздо менее напряженным.

У вас всегда будет достаточно срочных задач на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно стоит тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые у вас никогда не было времени.

Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Нажмите здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творчества и производительности.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание срочному настоящему, а не важному будущему ».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездочный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков пребывания на посту президента США он руководил строительством системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт в области гражданских прав с момента окончания Гражданской войны, положивший конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали бы такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи в 1954 году Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять излишки времени в вашей жизни и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

• Вы весь день бегаете вокруг тушения пожаров (образно говоря)

• Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но у вас нет времени или энергии для их достижения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применить матрицу как к вашим общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, было направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком над задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где приходит на помощь матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочность против важности

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

• Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

• Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому

• Несрочные и несущественные задачи / проекты, подлежащие удалению

В реальном мире различие между срочными / несрочными, «важно / не важно» гораздо мутнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные вопросы — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые возникают и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Стоянки на шоссе

• Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

• Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

• Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленным сроком, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к повышенному стрессу, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи в гораздо большей степени влияют на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы по дому или проекты технического обслуживания

• Профессиональные сети и построение личных отношений

• Изучение нового навыка в соответствии с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

• Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы активны и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. Квадрант 2 — это место, где происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы все время откладываете выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваш автомобиль остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Ненужные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он уходит

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

• Действия по купонам или ограниченное время предлагает

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи третьего квартала являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь еще сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать своим детям возможность мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Что в вашей жизни можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Сообщите другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

• Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

• Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

• Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, и его следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но в конечном итоге могут отнимать много времени.

Примеры:

• Часовой просмотр телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

• Чрезмерное количество покупок или поиск в Интернете

Квадрант 4 — это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом для многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не намерены делать это намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творчество.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслабились с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подошли к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день вновь проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере продолжения недели. Другими словами, умеренное отвлечение было нормальным, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать свои квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы сейчас находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:

1. Это было срочно для меня?

2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не на основе чужих.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы балансом квадрантов?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план с учетом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более проактивный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить напряжения.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

• Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

• Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить самых больших тратящих время и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план, как преодолеть прокрастинацию, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но деятельность в этом квадранте дает убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы перемещаете свои приоритеты в квадрант 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки каждому:

• Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо быть выполнено немедленно и лично

• Добавьте @important к задачам, которые имеют установленный срок и выполняются лично

• Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

• добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

• Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

• Важно & Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

• Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

• Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

• И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы низкой энергии; и какие задачи нужно просто удалить.

Подсказка Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

• Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

• Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

• Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

• Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Ваши задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться вверху каждого ежедневного списка дел в ваших представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочно, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: Неважно и срочно, p3:

• Делегируйте столько задач, сколько вы возможное. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какие из них выполнять в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте Матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

ВАЖНО VS. СРОЧНО — Агентство PGN

Различие имеет значение

Если вы, как и многие руководители бизнеса, начинаете свой день с просмотра своего почтового ящика, просматривая десятки предметов, требующих вашего внимания.Скорее всего, когда вы идете, вы обращаете внимание на важные предметы, срочные дела, действительно срочные предметы и чрезвычайные ситуации, связанные с пожаром штанов, которые требуют вашего немедленного внимания. Вы мысленно расставляете их по приоритетам и откладываете оставшиеся сообщения для будущего внимания — вероятно, когда-нибудь в 23 веке. Затем вы начинаете как можно быстрее решать чрезвычайные и срочные вопросы.

Скорее всего, завтра вы будете повторять те же шаги. То же самое и на следующий день, и на следующий день, в бесконечность, в то время как вы желаете себе, чтобы однажды неотложные дела прекратили свое существование.

Ну, может, и смогут. И, возможно, все, что вам нужно сделать, чтобы это произошло, — это изменить ваш взгляд на важные дела на срочности, а затем поставить на первое место важные. Первый шаг — правильно провести различие между ними.

Так как же отличить важные вопросы от срочных? Важные вещи почти всегда имеют хотя бы одну, а часто и все три из следующих характеристик:

• Срок
• Ценник
• Возможность эмоциональной катастрофы в случае плохого исхода.

Срочные вопросы тоже связаны с этими вещами? Конечно, многократно увеличенные и усиленные. Итак, каковы уникальные характеристики срочного дела?

Срочный вопрос — это важный вопрос, который был рассмотрен неадекватно или неправильно.

Угадайте, что происходит, когда весь ваш день, неделя или месяц уходит на решение неотложных вопросов? Важные вопросы остаются без внимания — создается следующий урожай неотложных. Чтобы человек или компания смогли полностью реализовать свой потенциал, этот порочный круг должен быть разорван; в какой-то момент важное должно стать приоритетом, чтобы перекрыть конвейер срочности пожара штанов.

За свою долгую карьеру в маркетинге у меня были десятки возможностей увидеть этот принцип в действии из первых рук — и, как правило, увидеть печальные результаты, когда бизнес-лидеры не осознавали или не принимали его. В контексте рекламного или маркетингового агентства сценарий повторяется почти ежедневно; текущий или потенциальный клиент обнаруживает, что теряет клиентов, прибыль или долю рынка, и входит в дверь, молясь о чудесном улучшении ситуации. Между тем есть вероятность, что они не предприняли самых основных шагов для решения проблемы — необходимых важных задач:

• Определение цели
• Разработка бизнес-стратегии для ее достижения
• Установление критериев успеха
• Создание временной шкалы
• Кодификация потребностей бизнеса и ресурсов
• Определение подотчетности и ответственности
• Составление бюджета

Тут все важные дела стали неотложными.Что происходит дальше? Агентство — если оно хорошее — пытается вмешаться и прояснить каждый из них как можно лучше, что и должно сделать прежде, чем оно сможет даже начать настоящую работу по созданию и реализации маркетинговой программы. Иногда этот подход работает вопреки самому себе. Слишком часто это не так.

Правила в рекламной или маркетинговой среде распространяются на весь остальной деловой мир, а также на повседневную жизнь — и действительно, они довольно просты. Разберитесь в первую очередь с важными вещами, прежде чем время станет вашим врагом.Создавайте планы, стратегии, процедуры и бюджеты заранее, а не реагируя. Подготовьтесь к большому экзамену за несколько недель до начала, а не дожидайтесь ночи до него. Прекратите есть так много нездоровой пищи сейчас, а не ждать, пока вы заболеете диабетом или заболеванием сердца. Во всех этих случаях вы будете решать большинство своих «срочных» проблем, даже не пытаясь — потому что вы в первую очередь предотвратите их возникновение.

Конечно, даже если мы на словах говорим о таких вещах, как предварительное планирование и проактивность, они противоречат нашим импульсам.Наша культура ориентирована на срочность и основана на немедленном удовлетворении. Мы стремимся к своевременному производству, доставке в тот же день и тридцатиминутной гарантии доставки пиццы. Мы не особо стараемся обращать внимание на отложенные наказания, которые накладывает на нас образ жизни, основанный на срочности, но это не значит, что их не существует. А срочность усиливается; мы оказываемся в окружении людей, которые бегают так же быстро, как и мы, чтобы не отставать от своих «срочных» проблем. Когда мы обнаруживаем, что делаем что-то другое, это может даже быть немного неудобно.

Но как говорится; почувствуй страх — и все равно сделай это. Конечно, неотложные вопросы будут всегда. Ни один человек, компания или система не являются абсолютно идеальными. Чрезвычайные ситуации будут возникать, но они должны быть исключением, а не правилом. Когда они это сделают, обращайтесь с ними как можно быстрее и эффективнее, не отрывая взгляда от мяча; решение важных вопросов, ожидающих вашего внимания.
Смена приоритетов и переключение передач могут существенно изменить образ вашего бизнеса и вашу жизнь.Эти изменения можно многократно усилить, если подать пример в организации сверху вниз и когда будет принято решение создать корпоративную культуру, в которой важные вещи стоят на первом месте. Внезапно бизнес стал работать более гладко. Напряжение на рабочем месте и трение снижаются. Снижается текучесть кадров. Поскольку планирование, составление бюджета, разработка стратегии и сбор ресурсов выполняются заранее, а не на лету, компания становится более гибкой, адаптируемой и успешной. И вы можете просто обнаружить, что утренний ритуал прокрутки папки «Входящие» становится намного приятнее.

Пит Доанато — генеральный директор PGN Agency, успешного рекламного и маркетингового агентства, расположенного в Юго-Восточном Мичигане, которое занимается разработкой и реализацией успешных стратегий и проектов цифрового маркетинга.

Срочно или важно: используйте свое время эффективно

Стратегии для различных квадрантов матрицы

Действия в вашем квадранте ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ — Есть два различных типа неотложных действий и : те, которые вы не могли предвидеть (например, возможность презентации от вице-президента), и другие, которые вы оставили на усмотрение Последняя минута.Избегайте действий в последнюю минуту, планируйте и не откладывайте на потом.

Однако такие проблемы и кризисы не всегда можно предвидеть. Поэтому оставьте в своем расписании какое-то незапланированное время для неожиданных важных дел. Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них можно было предвидеть, и подумайте о том, как вы могли бы запланировать такие действия заранее, чтобы предотвратить «скопление». В первую очередь расставьте приоритеты в своем расписании с помощью этих мероприятий — это важные строительные блоки в вашем календаре.Сведите к минимуму или заблокируйте перерывы в запланированное время.

НЕ ВАЖНО И СРОЧНО — Эти действия — это то, что мешает вам в достижении ваших целей и мешает вам завершить свою работу. Нужно ли вообще выполнять эти задачи? Если да, могут ли они быть отложены / перенесены или делегированы? Типичный источник таких прерываний — от других людей. Иногда уместно сказать «нет» вежливо и эффективно или побудить их решить проблему самостоятельно (см. Статью в блоге «Менеджеры используют ваши сильные стороны, чтобы избежать обезьяны» , чтобы помочь вам в этом).Как вариант, попробуйте запланировать время, когда вы будете доступны (или установить часы работы), и сообщите об этом, чтобы они не мешали вам. Часы работы могут быть запланированными регулярными встречами, когда многие потребности и проблемы вашей команды могут быть решены одновременно).

ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия помогут вам достичь ваших целей. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными. Не забудьте оставить достаточно времени для решения непредвиденных проблем, чтобы не отставать от графика.

НЕ ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия отвлекают вас, и их следует избегать. Некоторые можно просто проигнорировать или отменить. Другие — это действия, которые другие люди могут хотеть от вас, но не способствуют достижению вами желаемых результатов. Научитесь говорить «нет» вежливо и эффективно, а это значит, объясните почему. Если люди видят, что вы четко представляете свои цели и границы, они не будут просить вас делать что-то неважное в будущем. Уважение к вам, скорее всего, возрастет!

Еще 3 совета Черчилля: спросите себя:

• Добавляю ли я важные / срочные задачи в свой список дел, которые я мог бы вместо этого делегировать, чтобы помочь моей команде расти?
• Наблюдаю ли я закономерность в члене команды, который слишком часто обращается ко мне с неотложными проблемами? Если да, научите их более эффективно управлять своим временем.
• Могу ли я эффективно сказать «нет» другим и при этом сохранить отношения? Если нет, Черчилль тоже может помочь!

Наша команда Черчилля надеется, что такой подход принесет вам пользу. Если вам нужна дополнительная поддержка в области лидерства и развития команды, свяжитесь с нами.

Недавние сообщения, которые могут вам понравиться…

Разница между срочным и важным. И почему это важно.

Вы тратите слишком много времени на срочное и мало на то, что важно?

Подписка и прослушивание подкастов Apple | Spotify | Брошюровщик | Подкасты Google

Сегодня мы собираемся изучить матрицу управления временем Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить ваши срочные и важные задачи.

Начнем с определения разницы между ними. И я думаю, Стивен Кови, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», справляется лучше, чем я… Итак, давайте послушаем, как он разбирает разницу между срочным и важным…

«Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые возникают и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач.Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей.Никто другой не может определить, что для вас важно ».

Стивен Кови

Умение определять разницу между всеми различными комбинациями срочных, несрочных, важных и неважных поможет вам определить приоритетные задачи, на которых вам нужно сосредоточиться.

Если вы можете использовать тактику, о которой мы говорим сегодня, со своим списком дел, чтобы определить, в какой квадрант матрицы попадает ваша задача, вы сможете лучше управлять своим временем. И выполняйте задачи со сроками, требующими вашего опыта.Вы можете запланировать задачи, которые важны для вас, вашей семьи, вашего роста и вашего психического здоровья. И определите, что вам следует делегировать, а что исключить, когда вы чувствуете стресс или ваше расписание кажется заполненным.

Вы в настоящее время расставляете приоритеты в своем списке дел? Или вы придаете одинаковый вес всем задачам в вашем списке? Что может сделать ваш список неповторимым или неполным?

Но вы можете подумать: «У меня нет времени на то, чтобы закончить свои задачи, поэтому у меня определенно нет дополнительного времени, чтобы разграничивать срочные и важные задачи.”

Но что, если, потратив несколько дополнительных минут, вы почувствуете себя лучше. Вы можете научиться удалять напрасные траты времени, которые мешают вам тратить время на то, что вам нравится, или с семьей и друзьями.

Вы можете выработать ритм ежедневного распорядка дел. И тратьте меньше времени на работу, потому что задачи, которым вы посвящаете свое время, оказывают большее влияние на ваш бизнес и вашу семью. И вы будете выделять в своем расписании место для личных проектов, которые улучшат вашу жизнь, улучшат ваше здоровье или просто сделают вас счастливым.

Сколько еще подарков вы можете показать своим клиентам, коллегам и семье, когда чувствуете себя выполненным и удовлетворенным? Вы знаете, что это не проблема… вы хотите эту жизнь. И ты можешь это получить.

Как определить, что срочно и важно

Вам просто нужно попрактиковаться в расстановке приоритетов. Итак, давайте подробно рассмотрим, как вы определяете, какие задачи являются срочными и важными. Ваши задачи попадут в одну из 4 категорий:

• Срочно и важно
• Не срочно и важно
• Срочно и не важно
• Не срочно и не важно

Срочные и важные задачи требуют от вас принятия мер, потому что есть крайний срок или последствия, если вы этого не сделаете завершите их.Это может быть оплата счетов, работа на клиента или замена масла в машине. Если бы вы слышали мою серию на прошлой неделе о четырех аспектах тайм-менеджмента, эти срочные и важные задачи попали бы в категорию «Сделай это». Это должно быть сделано, и избегание этого не заставит его исчезнуть, это лишь отсрочит последствие. Так что просто сделай это.

Далее у нас есть важные, но не срочные задачи … эти задачи помогут вам достичь общих деловых, личных или семейных целей. Но обычно у них нет срока или последствий.Поэтому мы откладываем их в пользу тех задач, которые НАСТОЯТЕЛЬНЫ. Но часто эти действия оказывают наибольшее влияние на достижение наших целей, даже больше, чем неотложные задачи. Поддержание нашего психического и физического здоровья в порядке, времяпрепровождение с семьей или с самими собой, обучение новым навыкам или рост нашего сообщества имеют огромное влияние на наш успех. Однако мы часто пренебрегаем этими важными задачами. Так как же это исправить? Мы планируем для этого время. Включите это в расписание. Назначьте свидание.

И сейчас вы можете подумать: «Но если мне нужно сделать срочное, а я должен запланировать важное, я не смогу все это сделать».А-ха… Даю Квадрант 3. Срочные, но не важные задачи…

Магия квадранта 3 в том, что он не требует вашей конкретной области гения. Это задачи, которые вы делегируете, чтобы облегчить часть вашего расписания. Конечно, если не мыть посуду, есть последствия, но нужны ли для этого руки? Или вы могли бы попросить свою семью о помощи? Можете ли вы передать свои социальные сети или бухгалтерский учет кому-то другому? Можете ли вы отключить уведомления для своей электронной почты или текстовых сообщений, чтобы контролировать срочность? Если это действительно срочно и важно, если есть крайний срок или последствия, это часть вашего квадранта 1.Вы знаете, что это значит для вас. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты.

И, наконец, четвертый квадрант — это ваши несрочные и не важные задачи. Технически они попадают в категорию «Удалить». (Хотя я не думаю, что у многих из нас есть задачи из четвертого квадранта, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей или просмотр 12 часов Netflix в нашем списке дел.) Вы действительно заслуживаете простоя. Но не мешает ли время простоя не срочным, не важным задачам выполнить задачу, которую вы считаете важной? Нравится заниматься спортом? Или проводить время с семьей? Или овладеваете новым навыком? Важный не обязательно означает «работа» на просмотр.Это может просто означать задачу, которую вы решили, это что-то ценное для вашей жизни. И если у вас есть выбор, разве вы не захотите выбрать что-нибудь ценное?

Хорошо, давайте сделаем быстрый обзор, прежде чем приступить к расстановке приоритетов в списке дел. Вот разбивка того, что срочно, что важно, а что нет.

• Квадрант 1 — Ваши Срочные и Важные задачи. Приближается крайний срок или последствия бездействия. Вы должны выполнить эти задачи как можно скорее.
• Квадрант 2 — ваши Важные, а не срочные задачи. Вещи, которые улучшают вашу жизнь или бизнес, например упражнения, времяпрепровождение с семьей или общение с другими владельцами бизнеса. Включите эти задачи в свое расписание в определенное время.
• Квадрант 3 — ваши срочные, но не важные задачи. Эти действия необходимо будет выполнить, но для этого не потребуется специальных знаний. Или может казаться, что это нужно сделать СЕЙЧАС, потому что человек, отправляющий электронное письмо, текстовое сообщение или просящий вас о помощи, назначает крайний срок на своих условиях, а не на ваших.Это задачи, которые вы можете делегировать или отложить.
• Квадрант 4 не срочно и не важно. Удалите эти задачи из своего распорядка. Или, по крайней мере, оттолкните их, пока не закончите срочное и важное для дня.

D oes расставить приоритеты в списке дел по-прежнему кажется непреодолимым ? Я хотел бы помочь вам создать индивидуальную систему, чтобы определить, на каких задачах вам нужно сосредоточиться, чтобы развивать свой бизнес и проводить больше времени с семьей.Мои виртуальные интенсивы 1-на-1 помогут вам создать жизнь «заполнить пустое место» с меньшим выбором и большей свободой.