Важные и срочные матрица: Важное срочное. Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел

Содержание

Пример распределения дел с помощью матрицы эйзенхауэра. Срочное, но не важное

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы).

До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения . Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».

Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое — попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки.

Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.

Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени , то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того,

разработка четкого плана на день не только экономит время , она повышает эффективность .

Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра

Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.

Это принцип Парето , исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра — принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).

Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А — важные и срочные; выполнять немедленно; В — важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С — не важные, но срочные — в идеале делегировать).

В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план , состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия , если это допустимо.

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.

Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.

Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник — не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.

В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону , в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.

Выглядеть это может примерно так:

  • 9:00-10:00 — почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
  • 10:00-12:00 — работа по важным задачам;
  • 12:00-13:00 — обед, почта, месседжеры, резерв времени;
  • 13:00-15:00 — работа по текущим задачам;
  • 15:00-17:00 — работа по важным задачам;
  • 17:00-18:00 — почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.

При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?

Сопутствующие секреты планирования рабочего дня

Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове . Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.

Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой (это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно — и об этом очень многие забывают чаще всего — согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.

Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме — захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).

Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.

К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать — нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).

Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день , можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!

Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.

Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?

Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!

Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.

Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела – делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.

Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте – слово «НЕТ».

В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:

☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;

☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;

☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.

Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?

На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!

Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Спросите себя:

Привык ли я от одной срочной задачи «спешить» к другой?

Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи?

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1. Срочные/важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому мы Вам рекомендуем: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что Вы себя разгружаете, Вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4. менее срочные /менее важные задачи.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «К» на схеме)!

Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, Вы значительно повысите свою производительность (продуктивность, результативность)!

Еще раз аргументы в подтверждение этого вывода:

Вы начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими. Вы разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных.

Вы втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела.

Вы можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Украинская компания «ДИС» уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

  • Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
  • Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
  • Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
  • Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

 

Как справляться с задачами

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.


Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.


Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.


Срочные и важные задачи
— задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.


Не срочные, но важные задачи
рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.


Срочные, но не важные задачи
— самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.


Не срочные и не важные задачи
не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.


Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.


Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге

Написать клиентскую историю компании

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах
Срочное, но не важное Не срочное и не важное


Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?


Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное

Написать текст о новой телефонии в Мегаплане

Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Написать клиентскую историю компании

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах
Срочное, но не важное Не срочное и не важное

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Почитать книгу

Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги

Выйти на пробежку

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Пролистать ленту фейсбука


В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.


В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.


Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.


Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.


Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.


Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.


В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.


Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:


Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.


Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.


Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

12.11.2019

С помощью Матрицы Эйзенхауэра, которую еще называют Матрицей приоритетов, вы сможете решить различные задачи с определением их приоритетности по параметрам важности и срочности. Такой инструмент поможет выделить менее важные и срочные дела, которые не требуют срочности. Автором такой стратегии является Эйзенхауэр. Отличается она простотой при организации дел. Подходит таблица приоритетов для тайм-менеджмента. Пользователю предоставляется четыре возможности. Первый параметр позволяет определить первоочередные, важные и срочные задачи, требующие немедленного выполнения.

Второй параметр поможет отобрать важные, но не срочные задачи, запланировать которые нужно сейчас, а сделать позже. К третьей категории относятся срочные, но неважные задачи. Их можно делегировать кому-либо другому. И наконец, матрица позволит отсортировать не срочные и неважные задачи, выполнение которых вовсе необязательно. Наиболее важной особенностью матрицы является возможность использования для решения крупномасштабных задач, позволяющих повысить производительность. Кроме этого инструмент идеально подходит для небольшого ежедневного планирования.

Эйзенхауэр был пятизвездным генералом ВОВ и тридцать четвертым президентом Штатов. Эффективный менеджер создал уникальное упражнение, которое идеально подходит для саморазвития. С помощью такой матрицы можно определить приоритеты и выполнять срочные задачи без потери времени. Структура поможет спланировать жизнь таким образом, чтобы у вас оставалась ментальная свобода для решения наиболее важных вопросов. Разделена матрица по квадратам, каждый из которых заполняется в зависимости от потребностей и задач пользователя. Для отслеживания своих целей и времени, необходимо заполнить эти квадраты. Для этого следует определить приоритеты и выбрать задачи, требующие безотлагательного решения. Это поможет правильно организовать распорядок дня и сэкономить время.

 

Расставьте приоритеты для задач электронной торговли с помощью матрицы Эйзенхауэра

Опубликовано: 2021-02-13

Простая матрица два на два может помочь владельцам и менеджерам бизнеса в сфере электронной коммерции расставить приоритеты для задач и стать более эффективными.

Матрица Эйзенхауэра организует ваш список дел в зависимости от относительной важности и срочности каждой задачи. Модель требует от вас подумать о том, как задача может повлиять на бизнес в целом. Это также может способствовать долгосрочному планированию.

Матрицы принятия решений

Знаменитая рекламная кампания Miller Lite «Вкус великолепен, меньше наполнения» может служить наглядным примером того, как работает стандартная матрица принятия решений размером два на два.

Если мы поместим качество «Великолепный вкус» на вертикальную ось (ось Y), мы ожидаем, что количество «Отличный вкус» будет увеличиваться по мере продвижения вверх, так что два верхних квадранта будут иметь лучший вкус. Точно так же, если по оси абсцисс отложено «Меньше наполнения», мы ожидаем найти наименее наполненные сорта пива в двух правых квадрантах.

В типичной матрице два на два правый верхний является «магическим» квадрантом, в котором вы найдете лучшую или наиболее важную группировку.

Таким образом, квадрант в правом верхнем углу — это и «Вкус отличный», и «Меньше наполнения». Для большинства матриц два на два этот верхний правый квадрант является лучшим или самым важным.

Важность и срочность

Для Матрицы Эйзенхауэра ось Y — важность, а ось X — срочность.

Когда вы просматриваете свой список задач, связанных с электронной коммерцией, вы должны систематизировать их по квадрантам.

Если бы матрица Эйзенхауэра была стандартной матрицей, она выглядела бы так. Относительная важность отложена по оси Y, а относительная срочность — по оси X.

Например, Affirm предлагает варианты оплаты для покупателей электронной коммерции, и это популярный способ оплаты на многих сайтах. Недавно Affirm изменил интеграцию с JavaScript. Эти изменения потребовали от некоторых онлайн-продавцов обновления своих сайтов. Задача выполнения этих обновлений была как срочной — поскольку Affirm установила крайний срок 31 июля 2019 года, так и важной, поскольку способ оплаты Affirm может увеличить конверсию электронной торговли.

Тонущий корабль

Одним из первых преимуществ Матрицы Эйзенхауэра является то, что она заставляет нас сравнивать или согласовывать задачи, которые являются «важными и срочными», с задачами, которые «важны, но не срочны».

Распространенный способ объяснить разницу между этими квадрантами и задачами — представить тонущий корабль.

Представьте, что вы находитесь на озере в одиночестве в маленькой лодке, когда внезапно кусок мусора протыкает корпус размером с кулак ниже ватерлинии. У вас будут две важные задачи: (i) выкачать воду из лодки до того, как она затонет, и (ii) отремонтировать яму.

Перекачивание или откачка воды — это срочно и важно. Если вы не откачиваете воду и не выпускаете под залог, вы скоро будете плавать. Заглушка отверстия важна, но относительно не так актуальна. Можно было отложить хотя бы до тех пор, пока лодка не наполнится водой. Итак, что вам следует сделать в первую очередь?

Спасение от воды держит вас на плаву, но не решает реальной проблемы. Исправление отверстия решит основную проблему, но лодка может утонуть раньше, чем вы закончите.

Здесь решение может заключаться в быстром освобождении под залог, чтобы вы могли выделить время, необходимое для ремонта дыры. Возможно, вам придется на время выйти под залог, поработать над ямой, а затем вернуться к освобождению под залог.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра решает эту загадку двумя способами.

Во-первых, он нестандартен, поскольку переворачивает горизонтальную ось, помещая «важный, но не срочный» квадрант в верхнее правое положение. Это потому, что важные, но не срочные задачи часто являются ключом к долгосрочному успеху.

Если ваша компания электронной коммерции тонет, она затыкает дыры, а не спасает, что в конечном итоге заставит вас снова отправиться в плавание. Помещение важных, но не срочных задач в правом верхнем углу подтверждает это.

Но, во-вторых, сетка помечает квадрант в левом верхнем углу как «Сделай первым». Это важные и неотложные задачи. Это означает, что иногда вам нужно хотя бы немного спастись, прежде чем вы сможете заткнуть дыру, даже если последнее в конечном итоге более важно.

Матрица Эйзенхауэра помещает важные, но не срочные задачи в магический квадрант вверху справа. Вы должны проводить большую часть своего времени, работая над задачами в этом квадранте.

Сделай сначала. По своей природе в первую очередь решаются важные и срочные задачи. Как вы читаете вниз ваш список дел и назначить задачу этого квадранта, вы, по сути говоря , что это является приоритетом, если не является приоритетом. Вы должны сделать все возможное, чтобы завершить его немедленно. Вам по-прежнему нужно учитывать время, ресурсы и затраты, но это то, что вы должны сделать.

Решите (График). Правый верхний квадрант помечен как «Решить», как в «Решите, когда делать» или просто «Запланировать». Это важные, но не срочные задачи. И, опять же, это часто долгосрочные инициативы, которые будут способствовать развитию вашего бизнеса в электронной коммерции. Поместите эти задачи в календарь и относитесь к ним как к священным.

Например, ваш бизнес в сфере электронной коммерции может использовать контент-маркетинг для привлечения покупателей, поэтому важно публиковать видео на YouTube каждую неделю. Запись на YouTube редко бывает срочной, но всегда важной, поэтому запланируйте ее. Решите, что каждый понедельник вы будете посвящать созданию видео с 9:00 до полудня. Не позволяйте на этот раз прерывать другие задачи.

Делегат (автоматизация). Некоторые задачи срочны, но не важны для вашего бизнеса в сфере электронной коммерции. Насколько это возможно, вам следует избегать выполнения этих задач самостоятельно, но все же следить за тем, чтобы они были выполнены.

Например, оплата счетов — неотложная задача электронной коммерции. Если вы не оплатите аренду своего склада, вам негде будет хранить инвентарь. Так что делегируйте или автоматизируйте это. Рассмотрите возможность автоматической оплаты счетов.

Точно так же вы можете нанять помощника для просмотра звонков или электронной почты.

Удалить. Просматривая списки задач, вы найдете некоторые, которые не являются важными и не срочными. Матрица Эйзенхауэра дает вам возможность просто удалить их.

Самый быстрый способ отметить пункт в списке дел — не делать этого. Просто проведите через это черту и забудьте, что он когда-либо существовал.

Если удаление кажется слишком серьезным, подумайте о том, чтобы убрать его из списка. Например, если вы используете доску Канбан для своих проектов электронной коммерции, вы можете создать список «табличных» элементов. Любая задача, которая попадает в неважный и несрочный квадрант, «откладывается».

Соображения

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент. Он призван помочь вам подумать о задачах, над которыми вы решите работать, и о том, как они влияют на ваш бизнес. Используйте этот инструмент в сочетании со своим здравым смыслом и пониманием времени и ресурсов, необходимых для выполнения каждой задачи.

5 советов, которые помогут организовать рабочий день

Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:

1. Расставляйте приоритеты

Существует очень простой, но эффективный способ распределить свои дела по срочности и важности. Это схема, называемая матрицей Эйзенхауэра. Её изобрёл Дуайт Эйзенхауэр, американский президент, генерал армии США и просто очень продуктивный человек.

У меня есть два вида дел: срочные и важные. Важные редко бывают срочными, а срочные редко бывают важными.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

В матрице Эйзенхауэра четыре раздела. Горизонтальная ось показывает срочность дела, а вертикальная — важность. Матрица позволяет легко разместить все ваши задачи по категориям: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» или же «Срочные и важные».

Попробуйте распределить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, и вы поразитесь, как много времени тратите на срочные, но не очень важные дела. Например, на бесконечные сообщения от коллег или телефонные звонки, которые только отвлекают вас от неотложных задач.

Уделяйте своё время правильным вещам. Если есть что-то важное и срочное — сделайте это немедленно. Важные, но не срочные задачи запланируйте, оцените приблизительное время на их исполнение и решите, когда вы этим займётесь. Неважные, но срочные дела можно делегировать кому-нибудь другому. Несрочные и неважные задачи отложите на потом или откажитесь от них вовсе.

2. Отводите время для Deep Work

Венчурный капиталист Сэм Альтман как-то сказал: «Цифровое отвлечение (Digital Distraction) — одна из главных психологических проблем нашего времени». Подумайте только: мы в среднем проверяем наши смартфоны 50 раз в день. И, как считает учёный и писатель Кэл Ньюпорт, это значительно ухудшает наши способности к ясному мышлению и творческой деятельности.

В своей книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» он вводит понятие «глубокая работа» (Deep Work). Этот вид работы подразумевает полную сосредоточенность и погружение в определённую задачу. Никаких отвлечений — максимум усилий и концентрации. Только так вы сможете выполнять действительно сложные задачи с должным уровнем качества.

Ньюпорт приводит в пример тактику, которую использует его коллега, профессор Пенсильванского университета Адам Грант. Он посвящает осенний семестр преподавательской деятельности, а весну и лето — исследованиям и никогда не смешивает две эти задачи. Во время напряжённых исследований профессор подвергает себя полной изоляции, чтобы студенты ему не мешали.

Вполне вероятно, что у вас нет возможности пойти тем же путём и на несколько месяцев скрыться от источников раздражения. Не отчаивайтесь: не обязательно погружаться в «глубокую работу» на целый семестр. Ньюпорт предлагает составить собственный график, ориентируясь на ваши личные предпочтения.

Решите, в какое время вы чувствуете наибольший прилив сил и внимательности, и выполняйте самую сложную работу именно тогда, отключив при этом смартфон и отказавшись от проверок электронной почты. Например, сам Ньюпорт начинает трудиться рано утром, но никогда не делает этого после 17:30.

3. Оценивайте время для встреч

Пол Грэм, соучредитель стартап-инкубатора Y Combinator, говорит, что существует два вида рабочих графиков: график «менеджера» и график «творца».

Первый вариант — для организаторов и начальников. По их мнению, рабочим временем управлять просто. Нужно разделить день на часовые интервалы. И когда появляется новая задача, вы просто отводите на неё пару часов, помечая это в органайзере. Таким образом, если «менеджеру» нужно назначить время для деловой встречи или мозгового штурма, он смотрит в свой календарь, находит незанятый час и собирает своих коллег.

Но для «творцов» такие встречи, даже запланированные заранее, — катастрофа. Ведь творческие люди, программисты, писатели или художники, не делят своё расписание как «менеджеры». Для выполнения задач им обычно приходится использовать полдня как минимум, а за один час они в лучшем случае только разогреваются. И когда в самый разгар трудовой деятельности «творцам» приходится отрываться и идти на встречу с коллегами, они выпадают из своего ритма и вернуться потом к выполнению задачи им очень тяжело.

Расписание «менеджера» и расписание «творца» сами по себе прекрасно работают. Но вот когда они пересекаются, начинаются проблемы.

Пол Грэм

Поэтому, если вы управленец, узнайте заблаговременно у своих подчинённых, когда лучше организовывать совместные встречи, чтобы не отрывать людей от работы в самые неподходящие моменты.

4. Контролируйте расход вашей энергии

Тони Шварц и Джим Лоэр в своей книге «Жизнь на полной мощности!» утверждают, что главный ресурс для продуктивного работника не время, а энергия. Можно потратить целый день на выполнение сложной задачи, но если вам не хватает физических и умственных сил, вы будете топтаться на месте и ничего полезного так и не сделаете. А вот когда у вас достаточно внутренней энергии, вы сможете разобраться с трудным делом за пару часов, а остаток дня посвятить чему-нибудь попроще.

Шварц и Лоэр выделяют четыре вида энергии: физическую, эмоциональную, умственную и духовную. И если какой-то из них вам будет не хватать, продуктивность упадёт.

  • Физическая энергия напрямую влияет на вашу способность реагировать на окружающее пространство и принимать правильные решения. Нехватка этого ресурса связана с плохим питанием, недосыпом и усталостью.
  • Эмоциональная энергия влияет на способность должным образом управлять своими эмоциями в стрессовых ситуациях.
  • Умственная энергия позволяет вам фокусироваться на одной задаче и не отвлекаться. Человек с большим её запасом может сконцентрироваться даже в стрессовой ситуации, когда все окружающие так и норовят его отвлечь.
  • Духовная энергия позволяет увидеть цель в своей деятельности, чтобы поддерживать мотивацию. Она служит топливом для энтузиазма, упорства и обязательности.

Чтобы поддерживать все четыре показателя на должном уровне, правильно питайтесь, высыпайтесь и занимайтесь спортом (физические упражнения стимулируют мозговую деятельность). И пользуйтесь простыми приёмами для восполнения энергии.

Жизнь — это не марафон. Жизнь — это серия спринтов.

Тони Шварц

Хороший метод чередовать работу с полным погружением и короткий отдых — техника Pomodoro, которая идеально ложится на концепцию Deep Work Кэла Ньюпорта. Принцип прост: замеряем 25 минут таймером и занимаемся одной важной задачей всё это время без отвлечений. Затем — перерыв на 5 минут. За это время мы восполняем энергию. После чего повторяем цикл ещё четыре раза и делаем большой перерыв на 20 минут.

5. Ешьте лягушек на завтрак

У всех когда-либо бывало так: вам попадается какая-нибудь задача, которую выполнить нужно, но делать это страшно не хочется. Вы начинаете её откладывать, и по мере приближения дедлайна она всё сильнее нависает над вами, отвлекая от других дел и заставляя вас лишний раз переживать.

Популярный писатель Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». И он рекомендует не откладывать их на потом, а выполнять как можно раньше.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.

Марк Твен

Избавившись от сложной задачи, вы почувствуете удовлетворение, получите заряд положительной энергии на весь остаток дня и сможете со спокойной совестью перейти к следующим пунктам в вашем списке.

Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.

Читайте также 🧐

матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Разделение своих приоритетов и приоритетов своего подразделения Приоритетность задач для себя и для подразделения – разная.Важные дела для подразделения могут быть разбиты на последовательность действий, каждое из которых может быть отдельно делегировано

автора Тарасов Владимир Константинович

Из книги Быстрее, лучше, дешевле [Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов] автора Хаммер Майкл

Из книги Геймшторминг. Игры, в которые играет бизнес автора Браун Санни

3.4 Расстановка приоритетов Стюардесс мы избрали орудием утверждения авторитета организаторов.Мы предвидели проблему в том, что состав организаторов (за исключением автора) был столь же молодым, как и состав участников, среди которых подавляющее большинство составляли

Из книги Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов автора Джестон Джон

Из книги Совершенная машина продаж. 12 проверенных стратегий эффективности бизнеса автора Холмс Чет

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам» . Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Матрица срочности важности | Набор инструментов для непрерывного улучшения

Матрица «важность-срочность» — эффективный метод организации приоритетов. Это матрица из четырех полей, которую можно использовать для определения приоритетов как рабочих, так и личных действий. Например, вы можете использовать его, чтобы более эффективно управлять своей работой и временем. Ее также называют матрицей «срочно-важно» и матрицей Эйзенхауэра.

В матрице «важность-срочность» все мероприятия оцениваются с точки зрения важности и срочности.Затем они помещаются в соответствующие квадранты матрицы. Матрица важности-срочности состоит из четырех квадрантов:

Квадрант 1 предназначен для важных и срочных дел. Проблема может возникнуть, когда возникают неожиданные действия или когда действия становятся срочными из-за промедления или плохого планирования. Рекомендуется выделить в своем расписании некоторое время, чтобы справиться с неожиданными действиями. Будьте активны и избегайте откладывания на потом и не тратьте на работу больше времени, чем необходимо.Некоторые примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: дедлайны на работе, текущие проекты, неотложная медицинская помощь и выполнение срочного ремонта. Квадрант 2 — это та область, в которой вы должны проводить большую часть своего времени. Это исключительно важно, когда речь идет о личном развитии и росте. Сюда также входят такие действия, как планирование, профилактика и деятельность, основанная на лидерстве. Эти виды деятельности часто используются недостаточно, и поиск способов их расширения является основной целью использования этой матрицы.Спортсмены, предприниматели и другие выдающиеся люди находят время для этого квадранта. Действия в Квадранте 3 не важны и выполняются срочно. Большая часть этих действий утомительна и отнимает много времени. Примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: некоторые электронные письма, некоторые встречи, несколько телефонных звонков, частые перерывы, нежелательные разговоры и действия, потому что вы не можете сказать «нет». Оттолкнитесь, делегируйте полномочия или, по крайней мере, не увлекайтесь этими делами. Квадрант 4 — это область, в которой большинство из нас застряло. Она включает в себя те виды деятельности, которые часто используются для того, чтобы отдохнуть от важных и срочных дел. Например, просмотр любимого телешоу или игра в любимую видеоигру может избавить от важной работы. Ключевым моментом здесь является ограничение того, сколько времени вы проводите в этом квадранте. В противном случае вы потеряете контроль над своим будущим и уменьшите свои шансы на успех.

Как использовать матрицу важности-срочности

Следующие шаги описывают, как организовать свою деятельность с использованием матрицы важности-срочности:

  • Начните со своего личного или служебного списка занятий.
  • Нарисуйте матрицу важности-срочности на бумаге (или на флипчарте, если вы работаете в команде).
  • Отсортируйте все действия в соответствующем квадранте.
  • Управляйте тем, что находится в первых двух квадрантах, и отклоняйте или игнорируйте то, что находится в последних двух квадрантах.

Пример — Деятельность, связанная с работой

Возьмите свой список действий, связанных с работой, затем отсортируйте их в соответствующем квадранте матрицы важности-срочности. Ниже приведен пример:

Пример — Личная деятельность

Возьмите свой личный список дел и отсортируйте его по соответствующим квадрантам.Ниже приведен пример матрицы личной важности и срочности:

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам управлять своими действиями с точки зрения срочных, важных, и того и другого, или ни одного из них. Самый простой способ — использовать этот шаблон.


Другие форматы


Статьи по теме

Матричная диаграмма

Четырехпольная матрица

SWOT-анализ


Похожие шаблоны

Анализ силового поля

Ежедневная самооценка

Четырехпольная матрица




Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных | Лиз Хубер | The Startup

Вы весь день переключаетесь между встречами и срочными электронными письмами, а в 18:00 понимаете, что даже не приступили к тому важному проекту, над которым должны были работать? Или подготовились к завтрашней коммерческой презентации? Или, наконец, подумайте об эффективной стратегии снижения затрат на привлечение клиентов? Неужели кажется, что время просто летит незаметно, а иногда ты даже не знаешь, куда оно ушло? Или вам кажется, что вы постоянно работаете над чьими-то приоритетами, вместо того, чтобы преследовать собственные цели?

Я был там.Он называется Дилемма «Срочно против важного» и полностью блокирует меня от выполнения какой-либо эффективной работы в течение многих лет. Пока я не нашел Matrix , который изменил все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочный и важный» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.

Матрица срочности и важности — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз повысить вашу эффективность.Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют вашу повседневную деятельность по двум параметрам: уровню срочности и уровню важности.

Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:

Квадрант I:

Неотложные проблемы и кризисы, такие как спешка, чтобы собрать деньги для своего стартапа, чтобы заплатить своим сотрудникам в конце месяца, имея дело с серьезной еблей взлом в операционном отделе или буря пиара. Проекты с приближающимся крайним сроком, такие как своевременная отправка магистерской диссертации, отправка заявки на Y Combinator или отправка ваших годовых отчетов.

Квадрант II:

Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой по новому проекту и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Построение отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.

Квадрант III:

Коллеги отвлекают вас от неуместных вопросов или беседы.Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны специально для вас.

Квадрант IV:

Занятая работа без явного влияния на цели компании и / или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны и не актуальны конкретно для вас и / или необходимы для достижения ваших целей. Расточители времени, такие как социальные сети.

Для повышения производительности вам необходимо не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы сейчас находитесь.Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние на вас лично.

Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените, сколько% времени вы проводите в каждом квадранте:

Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, запишите все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и действия в таблицу, подобную следующей, и в конце вычислите процентное соотношение, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов.В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.

Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько показателей для каждого квадранта:

  • Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
  • Квадрант II: Вы чувствуете себя на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и профилактике.Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на проектах с высокой отдачей, новых возможностях, обучении и построении отношений.
  • Квадрант III: Большую часть времени вы тратите на дела, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и вы занимаетесь некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вы чувствуете, что постоянно имеете дело с проблемами, которые важны для других, но не связаны с вашими собственными приоритетами.
  • Квадрант IV: Вы часто чувствуете, что зря теряете время. Вы тратите много времени на напряженную работу, которая напрямую не связана с вашими целями, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.

Наиболее эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «Срочные и важные». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и проектами с высокой доходностью, вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать возникновение кризисов и вести более сбалансированную, спокойную и целенаправленную жизнь.

Вот что вы должны делать с занятиями в квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в квадранте II:

Действия в квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их не следует выполнять вообще. Вот как их устранить:

Устранение траты времени:

Документирование того, как вы проводите свое время в течение целой недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени использования экрана мобильного устройства с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в Выявление ваших личных расточителей времени.Как только вы узнаете свои слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. Д.), Используйте эти эффективные стратегии для их устранения:

  • Ограничьте использование социальных сетей определенным временем дня (например, поездка на работу, перерыв на обед или 5 минут перерывы)
  • Отключите уведомления на телефоне и компьютере
  • Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
  • Оставляйте телефон дома, когда проводите время с близкими

Устраните занятую работу:

Чтобы сказать это в слова Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще. Неважно, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя — всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, напрямую связано с их высшими целями. Или даже лучше, это задача, имеющая наибольшее влияние на достижение их главных целей. Вот как избавиться от лишней работы:

  • Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены
  • Перед тем, как начать новый проект, спросите себя «Действительно ли это то, что я должен делать сейчас? Имеет ли это смысл?»
  • Научитесь говорить НЕТ бессмысленным просьбам коллег
  • Бросьте вызов своему начальнику, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она может помочь с управлением временем?

Дуайт Эйзенхауэр, как известно, цитирует Дж.Роско Миллер, президент Северо-Западного университета, в своем выступлении: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

34-й президент Соединенных Штатов, который служил генералом в армии, запускал космические программы и отвечал за развитие межгосударственного шоссе, понимал важность эффективного управления временем. Фактически, он разработал целую систему, чтобы уменьшить нагрузку на рабочую нагрузку: Матрица Эйзенхауэра.

Четыре квадранта

Перед лицом растущего эмоционального выгорания на рабочем месте, с которым сталкиваются почти 23% сотрудников, метод Эйзенхауэра предлагает простую основу, которая помогает людям сбалансировать сумму, которая им не нужна.

Также называемый матрицей срочно-важных, этот визуальный метод управления временем разделяет задачи на четыре квадранта, чтобы помочь определить порядок выполнения по приоритетам. Поля помечены от одного до четырех, в каждом из которых указано конкретное действие: выполнить, принять решение, делегировать или удалить.

  1. Do: срочно и важно (задачи нужно выполнить немедленно).
  2. Решите: важно, но не срочно (задачи, которые вы должны расставить по приоритетам и запланировать, чтобы избежать спешки в последнюю минуту).
  1. Делегат: срочный, но не важный (срочные, но второстепенные задачи, например встречи, которые мешают важным).
  1. Удалить: не срочно и неважно (задачи, которые служат лишь зря тратой времени и которые можно удалить из списка дел).

Срочно или важно

Срочные задачи требуют срочного выполнения. Это те рабочие места, которые требуют немедленного внимания и включают телефонные звонки, встречи и срочные кризисные ситуации, подпадающие под эту категорию. С другой стороны, важные вопросы имеют первостепенное значение для роста и часто имеют эволюционный характер. Они вносят свой вклад в общую картину, и их часто откладывают, когда на помощь приходят срочные задачи.

Проблема, как вы можете себе представить, в том, что, когда важные задачи отходят на второй план, бизнес может оставаться в застое и не двигаться или развиваться более медленными темпами, чем вы хотите.Это особенно верно в отношении тех важных, но не срочных задач во втором квадранте, которые мы часто упускаем из виду, в то время как задачи в первом и третьем, а часто даже четвертом квадранте имеют приоритет.

Разделение «срочно» и «важно» помогает разделить мысли и принимать решения. Таким образом, матрица Эйзенхауэра позволяет без чувства вины сосредоточить ваше внимание на важных задачах — задачах в первых двух квадрантах — и устранить все, что не способствует вашей роли.

Решая, что важно

Естественно сделать пробел при попытке определить, где все должно поместиться в матрице Эйзенхауэра, особенно когда дело доходит до определения того, что считать «важным». Важно помнить, что срочные задачи важны не только потому, что они срочны.

Лучше всего начать с составления списка дел, который поможет вам визуализировать свои задачи. В конце концов, легче понять масштаб ваших обязательств, когда они записаны на бумаге, а не летают, как мухи в вашей голове.

Следующий шаг — просмотреть список и задать себе два вопроса: будут ли значительными последствия, если эта задача не будет выполнена, и можете ли вы делегировать эту задачу? Иногда срочные задачи заставляют нас ослеплять нас до такой степени, что мы считаем их более важными, чем они есть на самом деле. Если вы можете исключить задачу из своего списка дел, не затрагивая бизнес, сделайте это. Точно так же, если есть возможность передать задачу коллеге, то это может быть не так важно для вас лично.

Когда у вас будет хорошее представление о том, что составляет важную задачу, вы можете начать разделять задачи по срочности. Надеюсь, этот шаг должен быть более понятным, чем предыдущий. Если его нужно завершить сегодня или в ближайшие пару дней, то это срочно. Если вы можете отложить это на потом, то, вероятно, это не так срочно.

После того, как вы настроили матрицу, ваша следующая задача — начать действовать! Вы, вероятно, обнаружите, что ваши приоритеты меняются, что поначалу может показаться немного пугающим.Но цель Матрицы Эйзенхауэра — укрепить инициативу, и со временем она должна стать проще и понятнее.

Матрица Эйзенхауэра (срочная или важная)

Продакт-менеджеры обычно очень занятые люди. Есть та или иная задача, которой нужно уделить внимание в определенный момент. Однако, если не проявить осторожность, вы можете обнаружить, что изо всех сил потратили немного времени на то, чтобы показать свои усилия.

Эффективная приоритезация — отличительная черта успешных менеджеров по работе с клиентами. Если вы хотите добиться большего, вы должны четко различать «срочно» и «важно».«Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов, который может помочь вам сделать это эффективно.

О матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это структура для определения приоритетов задач на основе их срочности и важности. Это помогает исправить проблемы, связанные с неэффективным управлением временем и задачами. Люди также называют это матрицей срочно-важных, ящиком Эйзенхауэра и матрицей решений Эйзенхауэра.

Структура приоритезации получила свое название в честь Дуайта Эйзенхауэра. 34-й президент США представил идею, лежащую в ее основе.Эйзенхауэр был известен своей впечатляющей целеустремленностью и продуктивностью на работе, при этом у него было достаточно времени для своих хобби.

Стивен Кови популяризировал эту матрицу много лет спустя в своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей». В настоящее время эта структура широко используется в деловом мире для поощрения рационального использования времени и повышения эффективности.

Как выглядит матрица?

Матрица «срочно-важно» состоит из четырех квадрантов или квадратов.Они создаются путем рисования пересекающихся вертикальных и горизонтальных линий. Ось X (горизонтальная) описывает срочность, а ось Y (вертикальная) отображает важность. Пункты или задачи в левом столбце являются срочными, а правые — нет. Кроме того, элементы в верхней половине важны, а элементы ниже — нет.

После построения матрицы вам нужно расположить элементы по квадрантам в соответствии с их срочностью и важностью. Вот что включить в каждый квадрат:

Квадрант 1 (вверху слева) — Срочные и важные вопросы

Квадрант 2 (вверху справа) — Пункты, которые не являются срочными, но важными

Квадрант 3 (внизу слева) — Срочные, но не важные элементы

Квадрант 4 (внизу справа) — Пункты, которые не являются ни срочными, ни важными

Матрица Эйзенхауэра выглядит очень просто.Но оказалось, что самые полезные инструменты не всегда состоят из сложных частей.

Как добиться большего с помощью матрицы Эйзенхауэра

Часто цитируют Эйзенхауэра: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Это так называемый принцип Эйзенхауэра.

Если вы взглянете на матрицу «Срочно-важно», то наверняка согласитесь с тем, что не всегда важно то, что срочно. Однако менеджеры по продукту могут легко упустить этот момент из-за длинного и постоянно растущего списка дел.

Давайте рассмотрим, как вы можете эффективно использовать эту структуру и повысить продуктивность, сосредоточившись на самом важном.

Верхний левый квадрант

Элементы этого раздела заслуживают вашего внимания. Когда вы смотрите на все задачи, стоящие перед вами, вы должны сразу сосредоточиться на них.

Здесь обычно бывают критические задачи или сроки, которые нельзя пропустить. Это также могут быть те, которые требуют вашего опыта.

Верхний правый квадрант

Пункты или задачи здесь важные, но не срочные. Так что вы можете позволить себе отложить их на потом, и вы должны это сделать.

Они являются частью того, что вам нужно сделать, но пока они не так важны. Примером может служить то, что может продвинуть вас в профессиональном плане или способствовать достижению долгосрочной цели.

Кови использовал упражнения как пример важной, но несрочной задачи. Преимущества долгосрочные.Если вы не тренируетесь сегодня, у вас будет время заняться этим позже.

Однако, когда вы приближаетесь к крайнему сроку или критическому этапу, задача здесь перемещается в первый квадрант.

Нижний левый квадрант

В этом разделе есть срочные, но не важные задачи. Это одни из тех, которые потенциально могут занять большую часть времени менеджера по маркетингу, мало что демонстрируя. Они прекрасно оправдывают заявление Эйзенхауэра о том, что срочные задачи редко бывают важными.

Следовательно, вы не хотите тратить свое драгоценное время на задачи в этом квадранте.Вместо этого вы должны передать их другим. Обычно они относятся к тем типам людей, о которых вы можете позаботиться. Пример — ответ на некоторые срочные электронные письма.

Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для выполнения этих задач. Ответ «Нет» также будет неуместным, например, когда коллега просит о помощи, чтобы не отвлекаться.

Нижний правый квадрант

Вам не будет хуже, если вы решили не обращать внимания на предметы в этом квадрате или оставить их, пока у вас не будет свободного времени.Они не являются ни важными, ни срочными, они просто расточают время.

В эту категорию обычно попадают задачи, не связанные с вашей работой. К ним относятся использование социальных сетей, просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.

Однако следует отметить, что некоторые задачи, которые кажутся связанными с работой, могут принадлежать к этому квадранту. Например, когда вы тратите дополнительное время на то, чтобы вещи выглядели «профессионально», даже если это не нужно для понимания.

С Матрицей Эйзенхауэра становится понятнее, на что следует обратить внимание в первую очередь.Структура позволяет эффективно расставлять приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра

для приоритезации | Hygger University

Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, используемых многими людьми по всему миру: от обычных сотрудников и менеджеров среднего звена до руководителей крупных компаний и всемирно известных корпораций.

Основателем этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как очень занятой человек, ему приходилось выполнять множество дел, связанных с его деятельностью, и он постоянно пытался оптимизировать свой ежедневный рабочий график.Специальная матрица для расстановки приоритетов стала отличным результатом его исследования.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра в основном состоит в том, чтобы научиться правильно расставлять приоритеты для всех задач и проблем, отличать важное от срочного, несрочное от наименее важного, а также сокращать время для совершения любого действия. что не приводит к значительным результатам.

Как это работает на практике?

Матрица состоит из 4 квадрантов , в основе которых лежат две оси — ось важности (вертикальная) и ось срочности (горизонтальная).Это довольно созвучно структуре Value and Effort в Hygger, которую можно визуализировать с помощью диаграммы приоритетов Backlog Priority Chart.

В результате каждый квадрант отличается своими качественными показателями. Все задачи размещаются в каждом из квадрантов, и формируется четкая и объективная картина того, что нужно сделать в первую очередь. Вы также понимаете, что делать во второй очереди, а что не стоит.

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, поскольку появление важных и срочных вопросов или задач является индикатором плохой организации.Многие люди заполняют эту часть расписания из-за своей лени и неправильной расстановки приоритетов. Конечно, все мы иногда можем с этим сталкиваться, но если это происходит ежедневно, то пора обратить внимание на самодисциплину.

Итак, лучше не помещать задачи в квадрант A. Для этого необходимо вовремя выполнить пункты других квадрантов. Однако есть кое-что, что стоит разместить здесь:

  • Проблемы, отказ которых отрицательно сказывается на достижении целей

  • Проблемы, отказ которых может вызвать трудности и проблемы

  • Проблемы, связанные со здоровьем

Также важно помнить, что существует такое понятие, как «делегирование » .Это означает, что если в вашем квадранте А есть вопросы, которые вы можете кому-то делегировать, вам непременно следует использовать эту возможность, чтобы как можно быстрее решить другие важные и срочные вопросы.

Немаловажно и то, что отсутствие срочности позволяет решать проблемы более осознанно и конструктивно.

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, потому что вопросы, которые здесь находятся, имеют наибольший приоритет.

Обычно люди, работающие с этим квадрантом, достигают в жизни наибольших успехов и зарабатывают больше денег.

Немаловажно и то, что отсутствие срочности позволяет более осознанно и конструктивно решать проблемы. Однако мы должны помнить, что вопросы из квадранта B могут легко попасть в квадрант A, если они не будут выполнены своевременно.

Проблемы в этом квадранте обычно отвлекают и не продвигают человека к намеченным результатам.

Часто они просто мешают сосредоточиться на действительно важных задачах и снижают эффективность.

Главное при работе с матрицей — не путать актуальные задачи квадранта С с актуальными задачами квадранта А.В противном случае то, что нужно сделать в первую очередь, останется в тени. Всегда помните о своих целях и научитесь отличать важное от неважного.

Вопросы последнего квадранта не приносят никакой пользы.

Во многих случаях полезно не только иметь дело с ними в последнюю очередь, но и не делать их вообще. Хотя о них нужно знать, поскольку они «пожиратели времени».

Такие задачи очень привлекательны для многих — они просты в исполнении и позволяют расслабиться.Поэтому устоять перед соблазном поработать с ними может быть довольно проблематично.

Как только вы овладеете матрицей Эйзенхауэра и научитесь правильно расставлять приоритеты для своих задач и проблем, вы поймете, что у вас много свободного времени и вы можете успевать все делать вовремя и без спешки. Все дело в организации и концентрации.

Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше тайм-менеджмент — Clockify Blog

Матрица Эйзенхауэра или тайм-менеджмента повышает продуктивность, обучая вас лучше расставлять приоритеты.Этот метод поможет вам узнать, какие занятия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

И в мире, где все мы спешим, чтобы идти в ногу со своим расписанием, это бесценный навык.

Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как думать в квадрантах .

1. Что такое матрица тайм-менеджмента?

Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, — это метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете задачи по приоритетам.Вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

На практике матрица тайм-менеджмента выглядит так:

Матрица служит инструментом для приоритезации, а не для планирования. Таким образом, вы не увидите здесь расписания или крайние сроки. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо указаний времени или календарей.

2. Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение

Каковы четыре временных квадранта?

При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из вашего списка дел на четыре группы.Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в сетке. У нас:

  • 1 квадрант — важные срочные задачи
  • 2-й квадрант — важные несрочные задачи
  • 3-й квадрант — неважные срочные задачи
  • 4 квадрант — неважные несрочные задачи

Для некоторых сортировка задач будет простой и очевидной с самого начала. Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна идти задача.Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. Хотя карьерный рост может иметь решающее значение для A, для B создание семьи может оказаться более важным.

Чтобы правильно применять правила матрицы и минимизировать вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем изучить следующий раздел.

Разница между ВАЖНО и СРОЧНО

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица превратится в кусок пирога.

Срочные задачи нужно решать как можно скорее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

Представьте себе подготовку к экзамену, о котором вы забыли, или попытку доставить травмированного друга в больницу.

С другой стороны, важных задач позволяют сделать шаг назад, проанализировать свою ситуацию и спланировать свой следующий шаг. Они не чувствительны ко времени, поэтому никакое давление не повлияет на ваше суждение.

Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. Д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать более здоровым.

Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнять свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на задачах, требующих срочного решения, мы не увидим дальше того, что ждет нас завтра.

Отсюда также напрашивается вопрос:

Как мне узнать, что для меня срочно, а что важно?

Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать.Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочны, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.

  • Запишите свои основные ценности, свои идеалы и жизненные цели;
  • Подумайте о вехах, которых вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из важных действий.

Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, ради чего вы работаете.Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…

  • Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.

Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в любимом магазине, неисправности дома,…

Как расставить задачи по четырем квадрантам

Теперь, когда мы объяснили различие между срочными и важными , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям.Мы будем использовать несколько распространенных повседневных примеров.

Квадрант 1, «Сделайте» —
Важные и срочные вопросы.

Это задачи, у которых есть строгие, очень близкие сроки. Например, тест по математике — срочная задача для ученика, и большинство других вещей отойдут на второй план.

Другие примеры:

  • Чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы

Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.

То, что вы откладывали, а теперь торопитесь закончить.

Семейные или рабочие обязанности, необъявленные посетители и т. Д.

Квадрант 2, «Решить» —
Пункты важны, но не срочны.

Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную выгоду, но имеют свойство не быть срочными. Подумайте о решениях, таких как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. Д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в сторону срочных задач.

Другие примеры:

Разработка или приготовление здорового питания;

Получение продвижения по службе, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. Д .;

Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.

Важное примечание: Откладывание важных задач каждый раз, когда возникает что-то срочное, рискует сделать срочными в будущем. Если человек откладывает здоровое питание на долгие годы из-за того, что ему мешают другие вещи, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.

Квадрант 3, «Делегат» —
Пункты в этом квадранте срочны, но не важны.

Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, если вам не удается оплатить счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросите коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочные дела.

Другие примеры:

Организация встреч, планирование определенных встреч,

Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. Д.

Квадрант 4, «Исключить» —
Пункты неважные и несрочные.

Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они не приносят долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть просмотр каналов днем, вместо того, чтобы работать, например, над книгой.

Другие примеры:

Проверка (времяпровождение) социальных сетей, неважных электронных писем и т. Д.

Хотя отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект.Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных занятий;

Внимание!

3. Как взвесить свои приоритеты в матрице

Рассмотрим диаграмму ниже шпаргалки по матрице тайм-менеджмента. Для более наглядных типов это могло бы предоставить более удобный способ организации их задач в четырех квадрантах.

Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента

Помните, что только вы можете знать, какие задачи важны для вас, а какие нет. Спрашивая себя: « Что мне нужно делать прямо сейчас? »,« Что является расточительным и требует устранения? », и « Какие задачи мне нужно выполнять, и какие из них кто-то может сделать за меня? »

В ходе этого процесса вы должны сосредоточиться на WHAT вместо WHEN .Планирование становится проще, если вы знаете свои приоритеты.

Теперь, когда мы знаем, что матрица управления временем на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее практическому применению.

4. Пример работы матрицы тайм-менеджмента

Лучший способ понять, как работает матрица, — это на примере.

Допустим, есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проектов в компании среднего размера.Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, у нее есть муж и двое детей, а кроме того, она старается жить и есть здоровую пищу. Похоже, это много, и можно подумать, что Джули не удалось сделать многое из того, что она планировала. Однако, применяя матрицу, она знает, где находятся ее приоритеты и как обходить изменения в своих планах.

Для начала предположим, что расписание Джули выглядит так:

Четверг, 6 февраля
8:00 — 9:00 Stand-up meeting + электронная почта
9:00 — 11:00 Ход проекта, отчеты и анализ
11:00 — 11:30 Обед
11:30 — 11:45 Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
12:00 — 14:05 Встреча с клиентом / создание основы для нового проекта
14:05 — 14:20 Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
14:20 — 16:00 Штатное собрание по проекту
16:30 — 17:00 Отвезите Джейми к педиатру для проверки

(скрестим пальцы, он поправился!)

17:30 — 18:30 Тренировка
18:30 — 19:30 Душ + ужин
19:30 — 21:00 Проведите время с детьми
21:30 — 22:00 Новый выпуск «Анатомии Грея»!

Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным.Однако Джули знает, что есть вероятность, что расписание изменится, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

Как и ожидалось, к концу дня расписание Джули изменилось. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив матрицу управления временем к своим задачам:

  • Оранжевые отложены на потом
  • Зеленые делегированы
  • Красные ликвидированы
Четверг, 6 февраля
8:00 — 9:00 Stand-up meeting + электронная почта
9:00 — 11:00 Ход проекта, отчеты и анализ
11:00 — 11:30 Обед
11:30 — 11:45 Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе
12:00 — 14:05 Встреча с клиентом / создание основы для нового проекта
14:05 — 14:20 Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе!
14:20 — 16:00 Штатное собрание по проекту
16:30 — 17:00 Отвезите Джейми к педиатру для проверки

(скрестим пальцы, он поправился!)

17:00 — 17:20 Продовольственные товары
17:30 — 18:30 Тренировка
18:30 — 19:30 Душ + ужин
19:30 — 21:00 Проведите время с детьми
21:30 — 22:00 Новый выпуск «Анатомии Грея»!

Матрица Эйзенхауэра в действии, пример

Вот как Джули применила матрицу управления временем к своему мыслительному процессу:

  • Утром не успела дойти до писем, так как на встрече были выявлены некоторые проблемы в отделе контроля качества.Мозговой штурм для решения был важнее электронных писем, поэтому она назвала их чем-то, что нужно наверстать завтра;
  • Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что производственная практика ее сына была достаточно далекой, и ей не сразу понадобилась необходимая информация. Она могла позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
  • Примерно в 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания.Однако сын Джули болел последнюю неделю и должен пойти к врачу на обследование. Поскольку здоровье ее сына превыше всего, она поручает проведение собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежку на следующий день;

Матрица Эйзенхауэра в домашних условиях, пример

  • Несмотря на запись на прием, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать до осмотра. На всякий случай Джули просит мужа сделать покупки в магазине, потому что они могут этого не сделать;
  • Джули хочет поправить свое физическое здоровье, поэтому она пытается тренироваться три раза в неделю.Но когда она пришла домой, ее коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Для некоторых решений требовалось одобрение. Джули решила перенести тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, которые остались после работы. Помочь им закончить работу, чтобы они могли вернуться домой, было важнее и срочнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
  • К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими занятиями. Больше ей ничего не хотелось, кроме сна. Зная, что в тот момент это пойдет ей на пользу, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.

Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас, как делать более простые звонки в соответствии с нашим расписанием. Она не задумывалась о задачах или последствиях своих действий, потому что заранее полностью осознавала их. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.

5. Чем матрица тайм-менеджмента отличается от других методов?

Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых изящных навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему.Это поможет вам лучше понять свои цели, какие занятия потратили впустую ваше время, а какие помогли вам достичь того, чем вы занимаетесь сегодня. Таким образом, вы сможете лучше планировать и планировать будущее.

После использования в течение некоторого времени он вызовет положительное преобразование. Вы заметите, насколько легче планировать свою работу и насколько лучше вы научились справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.

Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие методы управления временем на сегодняшний день.На случай, если матрица вам не понравится, есть из чего выбрать.

Инструкция по использованию матрицы тайм-менеджмента

Считается, что этот метод управления временем впервые использовал Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позже он был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».

В книге он обсуждал идею Four Generations of Time Management , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

Поколение 1: Контрольные списки и примечания

Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования тайм-менеджмента. Все задачи, которые необходимо решить, записываются и анализируются. Все должно быть организовано с учетом количества времени и энергии, которые им требуются.

Поколение 2: календари и расписание

Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы.Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

Поколение 3: еженедельные планы

Третье поколение призвано сократить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.

Поколение 4: взаимосвязи и результаты

В то время как первые три поколения занимались управлением деятельностью и временем, четвертое — это то, что действительно придает смысл всему процессу.

Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

6. Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?

Как и любой другой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки.Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем принимать решение, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для и .

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

  1. Заставляет задуматься о важности поставленных задач;
  2. Это помогает переоценить, что срочно, а что нет;
  3. Обучает лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
  4. Вы станете лучше принимать решения за доли секунды.

Недостатки матрицы тайм-менеджмента:

  1. Вы сортируете задачи только по срочности и важности.Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
  2. Короткие, срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить продуктивность и набрать обороты;
  3. Ежедневное использование матрицы может быть трудным и трудоемким;
  4. Сетка может быть перегруженной, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше всего ограничить их до 5 штук.

Для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови.Попробуйте в течение недели. Составьте список своих задач на неделю, отсортируйте их в четырехквадрантной сетке, затем используйте счетчик времени, чтобы отслеживать свои успехи в течение недели, и делайте заметки о том, как вы себя чувствуете в определенных ситуациях.

По мере того, как испытание подходит к концу, взгляните на накопленные вами данные.

Вы стали более продуктивными?

Было ли легче принимать решения?

Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?

Заключение

В каком-то смысле попытки управлять временем ушли в прошлое.Все больше и больше тренеров и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Потому что у нас не может быть больше времени. Мы можем просто использовать это умнее. Поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть как можно больше задач в день, попробуйте расставить приоритеты среди тех, которые имеют значение. Те, которые работают на ваше самосовершенствование и прогресс. Матрица управления временем Кови — отличный учитель в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличная ступенька к поиску более персонализированной и подходящей техники.

Матрица приоритезации (срочная важная матрица)

Матрица приоритезации Введение

Матрица приоритезации (2 × 2 или 3 × 3) — это структура, которая дает командам визуальное представление о том, какие проекты имеют приоритеты, а какие можно отложить. Другое название матрицы приоритезации — матрица «Срочно-важно» или матрица Эйзенхауэра. Последний метод назван в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, хотя никогда не было доказано, что он сам использовал этот метод.

Матрица приоритезации помогает, например, выбирать и расставлять приоритеты задач, проблем и проектов. Матрица приоритетов также помогает людям более эффективно организовать свое время, матрица больше ориентирована на управление временем. Все это делается с учетом срочности и важности. Это включает в себя рассмотрение, а затем сортировку, какие задачи менее срочны, а какие важные задачи необходимо выполнить как можно быстрее.

Матрица

Матрица состоит из сетки, разделенной на четыре квадранта, с квадратами 2 × 2.По вертикальной оси отложено «важность», а по горизонтальной оси — «срочность». Задачи организованы в сетку в зависимости от важности и срочности. Все задачи, задачи и проекты также можно разместить в нужном месте на графике. Квадрант 1 означает высокую важность и срочность. Квадрант 2 — высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность. Таким образом, матрица приоритезации дает команде представление о том, на какой задаче, проблеме или проекте им следует сосредоточиться и в каком порядке это следует делать.

Выполнение метода

  • Шаг 1. Нарисуйте матрицу

    Для этого метода используйте матрицу из шаблона, цифровую бумагу или большой лист бумаги размером не менее A4. Нарисуйте матрицу с четырьмя квадрантами. Напишите «важность» на вертикальной оси, «срочность» на горизонтальной оси, затем разделите квадранты. Квадрант 1: высокая важность и срочность. Квадрант 2: высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность.

  • Шаг 2: Составьте список

    Затем составьте список всех важных задач, проблем или проектов. Обратите внимание: речь идет не о том, чтобы собрать как можно больше заданий, а о их выполнении.

  • Шаг 3: Заполните матрицу

    Просмотрите все важные задачи, проблемы или проекты по каждому пункту, используйте составленный список. Отсортируйте элементы по срочности и важности. Какие пункты менее срочны, а какие важны и должны быть выполнены как можно скорее? Разместите их в соответствующем квадранте.Не размещайте более восьми предметов в одном квадранте.

  • Шаг 4: Выполнить

    Теперь, когда все элементы четко отображаются, можно выполнять элементы из квадранта 1, затем из квадранта 2 и так далее, пока не будут выполнены все задачи из всех квадрантов.

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *